UMOWY – INSTRUKCJA STANOWISKOWA

UMOWY – INSTRUKCJA STANOWISKOWA
Klawisze skrótów:
F7 – wywołanie zapytania (% - zastępuje wiele znaków _ - zastępuje jeden znak
F8 – wyszukanie według podanych kryteriów (system rozróżnia małe i wielkie
litery)
F9 – wywołanie listy wartości
F6 – Wprowadzanie nowych danych (nowego rekordu)
F10 – zapisanie dokonanych zmian
F3 – Kopiuje pole powyżej
F4 – Kopiuje wiersz powyżej
Ctrl + F1 – wywołuje listę dostępnych klawiszy skrótów
- nie zamykaj formularza. Kiedy ikona jest zaznaczona po wywołaniu nowego
formularza przy wyjściu z niego system powróci do formularz na którym
zaznaczyliśmy ikonę.
- zapisz. Zapisuje dokonane zmiany. Tą samą funkcję spełnia „F10”
- nowy rekord. Wprowadzanie nowych danych. Tą samą funkcję spełnia „F6”
- usuń rekord. Usuwa wprowadzone dane. W momencie zapisu dokonanej
zmiany dane są usuwane z systemu.
- czyść rekord. Czyści dane wprowadzone w danym rekordzie.
(Wykorzystywany często przy rezygnacji z wprowadzania nowego dokumentu)
- Kopiuj wiersz. Tę samą funkcję spełnia „F4”
- Kopiuj pole. Tę samą funkcję spełnia „F3”
- Redaguj zapytanie. Tę samą funkcję spełnia „F7”
- Wykonaj zapytanie. Tę samą funkcję spełnia „F8”
- Policz. Zlicza rekordy (np. ilość dokumentów wyszukanych wg zadanego
kryterium.) Rezultat wyświetlany jest w polu komunikatów w dolnej części
ekranu.
- Pierwszy rekord. Powoduje przejście do pierwszego rekordu na liście
- Poprzedni rekord. Powoduje przejście do poprzedniego rekordu na liście
- Następny rekord. Powoduje przejście do kolejnego rekordu na liście
- Ostatni rekord. Powoduje przejście do ostatniego rekordu na liście
- Edytuj. Edycja wskazanego rekordu.
- Informacja dodatkowa.
- Pola definiowalne
- Zmień oddział
- Pomoc. Uruchamia okno pomocy.
- Zakończ. Zamyka formularz. Wyjście z trybu Redaguj zapytanie.
- Filtr
1
Obsługa umów
Obsługa umów znajduje się w module Projekty gdzie z menu głównego
wybieramy Dokumenty -> Umowy
Po uruchomieniu, formularz znajduje się w trybie zapytania.
Poprzez funkcję Wykonaj zapytanie
wprowadzone do systemu umowy.
2
możemy
wyświetlić
wszystkie
Jeżeli w systemie nie znajdują się żadne dane spełniające kryteria wyszukiwania
formularz pozostanie w trybie zapytania, a na dolnym pasku pokaże się
komunikat:
Rejestracja nowej umowy
Wprowadzenie nowego wiersza jest możliwe tylko po wykonaniu funkcji Wykonaj
zapytanie
Jeżeli w systemie nie znajdują się żadne dane spełniające kryteria wyszukiwania
wtedy należy wyjść z trybu wyszukiwania poprzez kombinację klawiszy Ctrl+q
lub poprzez wybranie ikony „drzwi”
formularza.
znajdującej się w prawym górnym rogu
Po rozpoczęciu wprowadzania rekordu (
lub F6) pojawia się pusty, żółty
wiersz, w którym należy wprowadzić niezbędne dane.
Postępujemy według następującego schematu:
Krok 1
Uzupełnienie kodu rodzaju (dwukrotne kliknięcie na polu Kod rodzaju)
Krok 2
Uzupełnienie pól Numer umowy oraz Skrócony numer
Krok 3
Uzupełnienie pola Data podpisania
Krok 4
3
Uzupełnienie pola Stron (Kontrahenta)
Krok 5
Po wprowadzeniu wszystkich danych zatwierdzamy zmiany.
lub F10.
Krok 6
Uzupełnienie pola Pracownik odpowiedzialny z listy dostępnej przez podwójne
kliknięcie lub przycisk F9.
Zatwierdzamy zmiany.
lub F10
Rejestracja danych umowy
Kolejnym krokiem jest ustalenie Daty ważności umowy na zakładce Dane
umów. Dane znajdujące się z prawej strony formularza nie są danymi
wymaganymi.
Po wprowadzeniu wszystkich danych zatwierdzamy zmiany.
lub F10
Istotną funkcjonalnością jest rejestracja załączników do poszczególnych danych
umowy (przycisk Załączniki), która działa tak samo jak rejestracja załączników
do umowy (strona 11) z tą różnicą, iż każdy aneks może mieć własny zestaw
załączników.
Zmiana statusu umowy
Po wprowadzeniu wszystkich danych dotyczących umowy można na zakładce
Umowy zmienić jej status, na jeden z następujących:
1.Edycja
Status ten jest automatycznie nadawany po wprowadzeniu umowy. Pozwala na
zmiany w nagłówku oraz danych umowy (generacja aneksu).
4
2.Aneksowana
Status ten jest nadawany umowom, które są aneksowane.
Pozwala na zmiany w nagłówku oraz danych umowy (generacja aneksu).
3.Zatwierdzona
Status dla poprawnych umów będących w trakcie realizacji.
Pozwala na zmiany w nagłówku oraz danych umowy (generacja aneksu).
4.Zakończona
Status dla umów już zakończonych.
Nie pozwala na żadne zmiany w nagłówku oraz danych umowy.
5
Aneks umowy
Jeżeli w trakcie trwania umowy, zaistnieje potrzeba wygenerowania aneksu to
dla umowy posiadającej status 1.Edycja lub 2.Aneksowana można zrobić to na
zakładce Dane umów wypełniając pola Data zmiany oraz Powód (wybierany z
rozwijanej listy) oraz naciskając przycisk Generuj aneks. Jeżeli przy generacji
aneksu zaznaczone zostaną pola Przepisz pozycje oraz Przepisz informacje o
stawkach opcje te zostaną przeniesione do aneksu umowy.
6
Aneks umowy otrzymuje kolejny numer względem umowy, która jest
aneksowana. Wprowadzona wcześniej Data zmiany staje się dniem, od którego
obowiązują nowe dane umowy. Dzień poprzedni od Daty zmiany jest dniem, do
którego aktualne są dane umowy aneksowanej.
Wartości w okresach
Na zakładce Wartości w okresach system umożliwia rejestrację wartości
umowy w poszczególnych przedziałach czasowych. W celu wprowadzenia nowej
wartości należy rozpocząć wprowadzanie nowego rekordu oraz zatwierdzić
zmiany.
lub F10
7
Rejestracja zobowiązań - ewidencja
W systemie istnieje możliwość wystawienia zobowiązania w oparciu o daną
umowę.
Poniżej przykład dokumentu będącego zobowiązaniem wystawionego w module
NZ.
8
Wprowadzone zobowiązania zostaną automatycznie uwzględnione na zakładce
Zobowiązania.
Projekty - ewidencja
Projekty, podobnie jak w przypadku zobowiązań, również mogą korzystać z
wprowadzonych wcześniej umów. Poniżej przykład projektu z modułu Projekty
opartego o umowę.
9
Wprowadzone w oparciu o umowy projekty zostaną automatycznie uwzględnione
na zakładce Projekty.
Dodatkowe strony
10
Jeżeli zajdzie potrzeba dodania dodatkowych stron umowy to można to wykonać
poprzez przycisk Dodatkowe strony znajdujący się w prawym dolnym rogu
zakładki Umowy na głównym formularzu umów.
Załączniki
System umożliwia podpinanie załączników do poszczególnych umów.
Załącznikami mogą być praktycznie wszystkie pliki (obrazy, pliki tekstowe).
Załączniki do umowy dołącza się przyciskiem Załączniki znajdującym się w
prawym dolnym rogu zakładki Umowy na głównym formularzu umów.
Załączniki do poszczególnych danych umów (aneksy) dodaje się poprzez
wciśnięcie przycisku Załączniki znajdującego się na zakładce Dane umów.
11
12