Panie Ministrze, Szanowni Goście, Panie i Panowie członkowie

Panie Ministrze, Szanowni Goście, Panie i Panowie członkowie korpusu służby
cywilnej,
To chyba pierwszy raz, gdy tak liczne grono przedstawicieli służby cywilnej z
całej Polski zebrało się w gmachu Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. Jestem
niezmiernie wdzięczna Pani Premier, że zgodziła się na zorganizowanie tego
spotkania w swojej siedzibie.
Szanowni Państwo,
Jesteśmy w gronie urzędników - osób, których opieczętowane podpisy nie
widnieją na ważnych aktach prawnych i które trudno znaleźć na pamiątkowych
fotografiach zrobionych na zakończenie historycznych negocjacji. Ale
jednocześnie jesteśmy w gronie osób, bez których te akty prawne by nie
powstały, a negocjacje nie mogłyby się nawet rozpocząć. Co najważniejsze –
jesteśmy w gronie osób, które na co dzień dbają, aby stanowione prawo było w
Polsce właściwie wykonywane i przestrzegane dla dobra nas wszystkich. Mam
na myśli nie tylko wydawanie decyzji, udzielanie koncesji czy pobór podatków.
Bez pracy obecnych na tej sali inspektorów, którzy stale monitorują
respektowanie – jak Polska długa i szeroka - zasad ochrony środowiska,
produkcji i sprzedaży żywności, czy obrotu farmaceutykami, jakość życia
obywateli, a także ich poczucie bezpieczeństwa byłyby znacząco niższe.
Państwa rola w budowaniu tego poczucia bezpieczeństwa jest niemożliwa do
przecenienia.
1
Szanowni Państwo,
osoby zgromadzone na tej sali wiedzą najlepiej, że intensywna praca zwykłych
urzędników, w bardzo wielu obszarach, ma swój ważny udział w obchodzonym
w ubiegłym roku ćwierćwieczu demokratycznych przemian.
Mamy za sobą lata budowy służby cywilnej, która w tym roku osiąga
pełnoletność.
Mamy za sobą lata budowania apolitycznego i zawodowego korpusu
urzędniczego.
Mamy też za sobą dekadę uczestnictwa w Unii Europejskiej, w tym zakończony
dużym sukcesem semestr naszego przewodnictwa w Radzie oraz
wynegocjowanie znaczącego pakietu finansowego dla realizacji inwestycji w
przyszłość naszego kraju w finansowej perspektywie 2014- 2020. Wszystkie te
rzeczy, i wiele, wiele innych było możliwe także dzięki Państwa aktywności.
Mam nadzieję, iż wiecie o tym niezależnie od tego, czy słyszycie podziękowania
i słowa zachęty ze strony waszych przełożonych.
Dzisiaj szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów stawia przed nami nowe
wyzwanie – wyzwanie podjęcia intensywnej pracy nad budową społecznego
zaufania do instytucji publicznych. To niezbędny, a wciąż brakujący nam
element nowoczesnego państwa prawa. Obywatel nie może się bać urzędu i nie
może się obawiać urzędnika. Musi być przekonany, że urzędnik, z którym ma on
kontakt, stosuje prawo i procedury w najlepszym interesie społecznym i
najlepszym interesie naszego kraju.
2
Wierzę, że kluczem do osiągnięcia tego celu jest otwartość na obywatela ze
strony urzędów i urzędników, udostepnienie istniejącej infrastruktury,
wyczerpujące i zrozumiałe udzielanie odpowiedzi na wszelkie pytania,
niezależnie od formy – pisemne, elektroniczne czy ustne, pomoc w wypełnianiu
formularzy i formułowaniu pism. Klient urzędu powinien nie tylko widzieć, że
realizujemy stosowne procedury, ale także czuć, że pracujemy dla niego. Że jest
współgospodarzem urzędu, że jest u siebie, u swojej administracji.
Owszem, każdy urzędnik może działać tylko na podstawie prawa i w zgodzie z
licznymi regulacjami, nie możemy jednak tracić z oczu naszego najważniejszego
celu – pracując dla dobra obywateli pracujemy także dla dobra każdego
obywatela osobno. Każdy klient zwracający się z pytaniem czy wnioskiem do
nas jest właśnie tym obywatelem, w którego interesie powinniśmy używać
naszej profesjonalnej wiedzy, doświadczenia i przypisanych nam uprawnień.
Chcąc zyskać zaufanie obywatela, najpierw sami musimy obdarzyć go
zaufaniem. W tym właśnie duchu została ogłoszona zmiana w Kodeksie
Postępowania Administracyjnego polegająca na zamianie wszędzie, gdzie to
możliwe, zaświadczeń na oświadczenia. Ta prosta regulacja pozwala
obywatelom skrócić czas załatwiania wielu spraw w urzędach, a w swojej
istocie polega na rezygnacji z niepotrzebnej podejrzliwości. Jeżeli nie ma ku
temu podstaw, nie wolno zakładać złej woli klienta. Powinni o tym pamiętać
także ci z nas, którzy uczestniczą w tworzeniu prawa. Dobre przepisy to takie,
które są zrozumiałe i jak najmniej uciążliwe dla obywateli.
Natomiast ci, którzy stosują prawo stanowione, powinni mieć na względzie, że
zgodnie z Konstytucją „kto znajduje się pod władzą Rzeczypospolitej Polskiej,
korzysta z wolności i praw zapewnionych w Konstytucji.” Ustawa zasadnicza
3
nakazuje nam wszystkim koncentrować się na ułatwianiu życia obywatelom, a
nie piętrzeniu przeszkód.
Pamiętajmy wszyscy, że obsługa klienta polega nie tylko na tym, aby
doprowadzić stosowną procedurę do końca, ale także na tym, aby obywatel
został odpowiednio jasno poinformowany o istotnych dla niego okolicznościach
sprawy i aby rozumiał, czemu służą te wszystkie formalności.
Szanowni Państwo,
Polska administracja publiczna, jak wspomniał Minister Cichocki, modernizuje
się także technologicznie. Cieszyliśmy się, kiedy powstawały pierwsze strony
internetowe, kiedy pojawiały się pierwsze adresy email, na które obywatele
mogli pisać - i otrzymywać odpowiedź - i później, gdy wyrosły pierwsze usługi w
pełni dostępne w sieci. Wypełnianie formularzy PIT przez Internet jest już tak
powszechne, że bez większego echa przeszła wiadomość, że od 1 stycznia tego
roku przedsiębiorcy zatrudniający więcej niż 5 pracowników wysyłają deklaracje
dotyczące podatku dochodowego wyłącznie w formie elektronicznej. Z
pewnością jest, i zawsze będzie, miejsce w polskiej sieci dla kolejnych
projektów informatycznych, ale jest się czym pochwalić już dziś.
Dlaczego więc nie do końca to widać? Dla obywatela liczne sieciowe usługi są
trochę jak puzzle - tylko zebrane razem i odpowiednio połączone dają wyraźny i
interesujący obraz. Kiedy są w rozsypce, odbiorca widzi chaos, nawet jeżeli na
ten chaos składa się wiele doskonale wykonanych elementów.
Wspólnie z Ministerstwem Spraw Wewnętrzych, Ministerstwem Administracji i
Cyfryzacji oraz Ministerstwem Infrastruktury i Rozwoju rozpoczęliśmy już prace
nad narzędziem, które pomoże obywatelowi złożyć ten obraz w całość. Mam
na myśli jedną stronę internetową, na której działalność administracji zostanie
4
intuicyjnie skatalogowana, po to, aby obywatel z łatwością dotarł do ważnych
dla niego informacji - od klarownego opisu procedury po wzorcowe formularze.
Chcemy, żeby znalazł tam również link do odpowiedniego serwisu
transakcyjnego (jeżeli taki istnieje) i kontakt do urzędów odpowiedzialnych za
podobne sprawy w jego miejscu zamieszkania.
80 najpowszechniej wykorzystywanych usług administracji to początek. W
dalszej perspektywie ten katalog będzie rósł, podobnie jak liczba procedur
możliwych do przeprowadzenia on-line. Projekt ten będzie integrował
dotychczasowe dążenia administracji do udostępnienia usług publicznych z
potrzebą jednorodnej informacji o tych usługach w Internecie. Ponadto będzie
integrował powstałe wcześniej rozwiązania internetowe, tworząc faktyczny eprzewodnik po usługach publicznych.
To ważne zadanie dla nas wszystkich i proszę Państwa o szczególnie intensywną
współpracę przy tym projekcie. Opis żadnej procedury nie będzie dobry, jeżeli
nie pomogą nam pracownicy instytucji odpowiedzialnej za dany temat.
Dostarczamy narzędzie, które to Państwo muszą wypełnić treścią.
Podobnie uruchomienie i prowadzenie infolinii wymaga nie tylko technologii,
ale również, a może przede wszystkim - zaangażowania i przygotowania
pracowników. Uruchamiamy projekt szkoleniowy, dzięki któremu w każdym
urzędzie będzie profesjonalnie przeszkolona osoba do udzielania - także
dzwoniącym klientom - wyczerpujących informacji sformułowanych prostym i
zrozumiałym językiem. Chcemy uruchomić dla członków korpusu służby
cywilnej projekty szkoleniowe, kształtujące umiejętności skutecznego i
sprawnego załatwienia sprawy, z uwzględnieniem indywidualnego podejścia do
5
każdego klienta usług publicznych. Będziemy to robić wykorzystując pełen
wachlarz naszych możliwości: zarówno w oparciu o Krajową Szkołę
Administracji Publicznej jak i dzięki wykorzystaniu unijnych środków
finansowych. Chcemy, żeby szkolenia objęły ponad 2 500 pracowników
urzędów administracji rządowej zespolonej i niezespolonej. Naszą ambicja jest,
żeby udostępnić takie szkolenia przedstawicielom każdego urzędu administracji
rządowej w Polsce. Rozwijając projekt infolinii pamiętamy, że najważniejszą
inwestycją jest inwestycja w ludzi.
Szanowni Państwo,
Kolejną kwestią, wymagającą rozwiązania, jest pisemna komunikacja pomiędzy
obywatelami a administracją rządową. Rzecz nie tylko w tym, że nie na
wszystkie wpływające od obywateli pisma do urzędów udzielane są
odpowiedzi. Nierzadko bywają one niezrozumiałe, pełne nadmiernie
specjalistycznego, hermetycznego słownictwa, którego użycie często jest
nieuzasadnione. Tymczasem komunikaty i pisma wychodzące do obywatela
powinny być proste, zrozumiałe i klarowne.
W tej dziedzinie także potrzebne są zmiany i to tym trudniejsze, że nie możemy
zapominać, że chcemy, aby urzędnik był nie tylko profesjonalnym, znającym
przepisy prawa pracownikiem administracji, ale także troskliwym człowiekiem.
Liderem zmian w zakresie udzielania odpowiedzi na skargi i wnioski obywateli
stanie się Departament Spraw Obywatelskich KPRM – jednostka, która określi
trendy i przede wszystkim udostępni Państwu przykłady dobrych rozwiązań.
Szanowni Państwo,
6
Chcę także przypomnieć o projekcie praktyk studenckich w urzędach, który
został zapowiedziany w expose Pani Premier.
W trakcie praktyk w administracji publicznej studenci mogą nabyć wiele
potrzebnych w miejscu pracy umiejętności, a w szczególności umiejętności
planowania i organizacji pracy, komunikacji z klientem zewnętrznym
i wewnętrznym, pracy zespołowej oraz analizy informacji. Są to zatem przede
wszystkim tzw. kompetencje miękkie, niezbędne do prawidłowego
funkcjonowania w życiu zawodowym przyszłych absolwentów. Intensywnie
pracujemy nad podniesieniem jakości dotychczas oferowanych przez
administrację rządową praktyk oraz zwiększeniem, w miarę możliwości
urzędów, ich liczby. Planujemy zorganizowanie praktyk dla nie mniej niż 1
studenta na 20 zatrudnionych pracowników urzędu rocznie. Jakościowe
standardy praktyk oparte będą o zalecenia Rady Unii Europejskiej w sprawie
ram jakości staży oraz zalecenia Polskiego Stowarzyszenia Zarządzania Kadrami.
Program praktyk przyjmie postać zalecenia, które określi obowiązki w zakresie
przygotowania miejsc stażowych oraz wytyczne dotyczące sposobu
przygotowania praktyk. Ale przede wszystkim musimy pamiętać, iż osoby
odbywające praktyki w naszych urzędach powinni wyjść z nich przekonane, że
każdego dnia profesjonalny korpus służby cywilnej pracuje z zaangażowaniem
dla obywatela. Kontakt z każdym z nas powinien młodych ludzi o tym
przekonywać.
Chociaż, dotychczas we wspomniane projekty zaangażowane były przede
wszystkim ministerstwa i Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, są to zadania dla
całego korpusu służby cywilnej, dla wszystkich nas, nie tylko obecnych na tej
sali. Wszyscy jesteśmy odpowiedzialni za zaufanie obywatela do administracji
publicznej.
7
Drodzy koledzy i koleżanki,
mam nadzieję, że dzisiejsze spotkanie pozwoli Państwu wrócić do domów w
całej Polsce z przekonaniem o dużej roli służby cywilnej w procesie
modernizacji kraju. Proszę Państwa także o szczególne zainteresowanie kwestią
otwartości na obywatela. Naszą odpowiedzią na postawione zadanie muszą być
działania, które spowodują, że do końca roku każdy obywatel, który zwróci się z
pytaniem do urzędu – elektronicznie, telefonicznie, osobiście, czy listownie –
będzie miał poczucie, że załatwił swoją sprawę i że na swoje pytania otrzymał
życzliwą, wyczerpującą i jasno sformułowaną odpowiedź. Tego oczekuje od nas
szef rządu, konstytucyjny przełożony służby cywilnej.
Dziękuję.
8