Instrukcja wypełniania wniosków o aktualizację danych w Krajowej

Transkrypt

Instrukcja wypełniania formularzy
o aktualizację danych
w Krajowej bazie
Warszawa, sierpień 2014
INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA WNIOSKÓW O AKTUALIZACJĘ DANYCH W KRAJOWEJ BAZIE
Spis treści
1
DEFINICJE ................................................................................................................................................. 3
2
AKTUALIZACJA DANYCH........................................................................................................................... 4
3
RODZAJE WNIOSKÓW o AKTUALIZACJĘ DANYCH ..................................................................................... 5
3.1
Aktualizacja danych ................................................................................................................................ 5
3.2
Zamknięcie zakładu ................................................................................................................................. 6
4
PROCES SKŁADANIA WNIOSKÓW AKTUALIZACYJNYCH PRZEZ UŻYTKOWNIKÓW ..................................... 6
4.1
Wypełnianie formularza wniosku „Aktualizacja danych” na stronie WWW ........................................... 8
4.2
Wypełnianie formularza wniosku „Zamknięcia zakładu” na stronie WWW ......................................... 13
kontakt:
Krajowy Ośrodek Bilansowania i Zarządzania Emisjami
00-805 Warszawa, ul. Chmielna 132/134
tel.: +48 22 5696596 (dostępny w dni robocze w godzinach 9.00 – 15.00)
fax.: +48 22 5696500
[email protected]
Działalność KOBiZE jest finansowana ze środków
Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
»
K O B i Z E
«
2
1 DEFINICJE
Ilekroć w Instrukcji jest mowa o:
1) Administratorze Krajowej bazy – rozumie się przez to Krajowy Ośrodek Bilansowania
i Zarządzania Emisjami, działający w strukturze Instytutu Ochrony Środowiska Państwowego Instytutu Badawczego w Warszawie, który prowadzi Krajową bazę.
2) Dniach roboczych – rozumie się przez to wszystkie dni oprócz sobót, dni ustawowo
wolnych od pracy oraz dni wolnych od pracy ustalonych decyzją Dyrektora Instytutu
Ochrony Środowiska – Państwowego Instytutu Badawczego we wszystkich jednostkach
organizacyjnych IOŚ-PIB, dostępną na stronie internetowej http://www.kobize.pl.
3) Formularzu Aktualizacyjnym – rozumie się przez to formularz dostępny dla Użytkownika
po zalogowaniu się na stronie internetowej http://www.krajowabaza.kobize.pl, który
umożliwia Podmiotowi przekazanie Krajowemu ośrodkowi informacji o zmianie danych
podanych we Wniosku dotyczących Podmiotu, Zakładu lub Użytkownika, niezbędnych do
wygenerowania Wniosku Aktualizacyjnego.
4) Formularzu Rejestracyjnym – rozumie się przez to formularz dostępny na stronie
internetowej
http://www.krajowabaza.kobize.pl,
który
umożliwia
Podmiotowi
przekazanie Krajowemu ośrodkowi danych (w tym danych osobowych Użytkowników
w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U.
z 2002 r., Nr 101. poz. 926, z późn. zm.)) niezbędnych do wygenerowania Wniosku.
5) Koncie w Krajowej bazie – rozumie się przez to konto założone przez Administratora
Krajowej bazy dla Użytkownika, za pośrednictwem którego Użytkokwnik wprowadza
raport roczny do Krajowej bazy.
6) Krajowym ośrodku – rozumie się przez to Instytut Ochrony Środowiska – Państwowy
Instytut Badawczy z siedzibą w Warszawie, któremu powierzono wykonywanie zadań
Krajowego Ośrodka Bilansowania i Zarządzania Emisjami, zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy
z dnia 17 lipca 2009 r. o systemie zarządzania emisjami gazów cieplarnianych i innych
substancji (Dz. U. Nr 130, poz. 1070, z późn. zm.).
7) Podmiocie – rozumie się przez to Podmiot korzystający ze środowiska w rozumieniu art. 3
pkt 20 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. – Prawo ochrony środowiska (Dz. U. z 2008 r. Nr
25, poz. 150, z późn. zm.), obowiązany na mocy ustawy z dnia 17 lipca 2009 r. o systemie
zarządzania emisjami gazów cieplarnianych i innych substancji do sporządzenia
i wprowadzenia do Krajowej bazy raportu rocznego w terminie określonym w ww.
ustawie.
8) Użytkowniku lub Wskazanym Przedstawicielu – rozumie się przez to osobę wskazaną
przez Podmiot do zarządzania Kontem w Krajowej bazie w jego imieniu, w tym do
»
K O B i Z E
«
3
sporządzenia i wprowadzenia raportu rocznego, wskazaną przez Podmiot we Wniosku
albo Wniosku Aktualizacyjnym.
9) Wniosku – rozumie się przez to wniosek o utworzenie Konta w Krajowej bazie,
wygenerowany jako dokument w formacie PDF na podstawie danych wprowadzonych do
Formularza Rejestracyjnego, niezbędnych do zapewnienia Użytkownikowi dostępu do
Konta w Krajowej bazie.
10) Wniosku Aktualizacyjnym – rozumie się przez to wniosek o aktualizację danych podanych
we Wniosku dotyczących Podmiotu, Zakładu lub Użytkownika, wygenerowany jako
dokument w formacie PDF na podstawie danych wprowadzonych do Formularza
Aktualizacyjnego.
11) Zakładzie – rozumie się przez to zakład w rozumieniu art. 3 pkt 48 ustawy z dnia 27
kwietnia 2001 r. – Prawo ochrony środowiska (Dz. U. z 2008, Nr 25, poz. 150, z późn. zm.).
11) Numerze identyfikacyjnym Zakładu – rozumie się przez to 6-cyfrowy unikalny numer
identyfikacyjny Zakładu. Numer ten jest nadawany przez Krajowy ośrodek, po
pozytywnym rozpatrzeniu Wniosku o utworzenie Konta w Krajowej bazie i przesyłany
w wiadomości e-mail do wskazanych we Wniosku Przedstawicieli do prowadzenia
sprawozdawczości dla opisanego Zakładu. Numer ten nadawany jest jeden raz przy
pierwszej rejestracji Zakładu w Krajowej bazie.
2 AKTUALIZACJA DANYCH
Wprowadzone do Krajowej bazy dane, które zostały przez Podmiot podane we
wnioskach składanych do Krajowej bazy, tj. informacje dotyczące:

Podmiotu – nazwa, REGON, NIP i KRS,

Zakładu – adres,

Wskazanych Przedstawicieli – imię, nazwisko oraz PESEL
nie są możliwe do zmiany przez Użytkownika z poziomu Konta w systemie Krajowej bazy.
Aby dokonać zmiany tych danych w Krajowej bazie należy wypełnić Formularz
Aktualizacyjny, przesłać go drogą elektroniczną do Administratora Krajowej bazy, a następnie
złożyć podpisany Wniosek Aktualizacyjny w formie pisemnej do Krajowego ośrodka na adres:
Krajowy Ośrodek Bilansowania i Zarządzania Emisjami, ul. Chmielna 132/134, 00-805
Warszawa, z dopiskiem Krajowa baza.
Aktualizacji danych można dokonać wyłącznie za pomocą Formularza Aktualizacyjnego
i Wniosku Aktualizacyjnego wygenerowanego na podstawie danych wprowadzonych do
Formularza Aktualizacyjnego.
Formularz Aktualizacyjny dostępny jest w zakładce „Wnioski dla zakładu” dopiero po
zalogowaniu na konto Użytkownika.
»
K O B i Z E
«
4
Proces aktualizacji danych odbywa się w dwóch etapach:
1) wypełnienie Formularza Aktualizacyjnego na stronie WWW;
2) otrzymanie wiadomości e-mail zawierającej aktywujący adres URL (tylko w przypadku
dodania bądź zmiany Użytkownika;
3) złożenie Wniosku Aktualizacyjnego w formie pisemnej.
Złożenie Wniosku Aktualizacyjnego w innej formie lub niezgodnie z Instrukcją, stanowi
brak formalny Wniosku Aktualizacyjnego i skutkuje pozostawieniem go bez rozpatrzenia,
o czym Krajowy ośrodek informuje niezwłocznie wnioskodawcę.
3 RODZAJE WNIOSKÓW O AKTUALIZACJĘ DANYCH
Wyróżniamy dwa rodzaje Formularzy/Wniosków Aktualizacyjnych:
1)
Aktualizacja danych;
2)
Zamknięcie zakładu.
3.1 Aktualizacja danych
Wniosek Aktualizacyjny „Aktualizacja danych” należy złożyć w przypadku, gdy:
1)
nieprawidłowo wprowadzono dane we wcześniejszych wnioskach składanych do
Krajowej bazy (omyłki pisarskie);
2)
nastąpiła zmiana:
a) nazwy Podmiotu podanej we Wniosku;
b) Podmiotu (podmiot przejmujący zakład jest następcą prawnym dotychczasowego
podmiotu), a co za tym idzie numeru REGON, numeru NIP i numeru KRS;
c) nazwy Zakładu podanej we Wniosku;
d) administracyjnych danych adresowych Zakładu (np. ulicy, numer budynku);
e) danych osób wskazanych we Wniosku jako Upoważnieni Przedstawiciele do
wprowadzania raportów, takich jak imię i nazwisko;
3)
nastąpiła konieczność dodania drugiego Użytkownika dla wybranego Zakładu bądź
zmiany Wskazanego Przedstawiciela (poprzez usunięcie wskazanej osoby i dodanie
innej).
Jeżeli nowy Podmiot nie jest następcą prawnym, składa Wniosek o utworzenie Konta
w Krajowej bazie.
W przypadku gdy Podmiot nie może uzyskać dostępu do Konta przejętego Zakładu
zarejestrowanego w Krajowej bazie z uwagi na brak możliwości:
»
K O B i Z E
«
5

zalogowania się przez osoby wskazane do wprowadzania raportów we Wniosku do
sporządzenia i wprowadzenia raportu w imieniu Podmiotu do Krajowej bazy, a z różnych
powodów
nie
została
wcześniej
wszczęta
procedura
usunięcia
Wskazanego
Przedstawiciela oraz dodania na jego miejsce nowego Użytkownika (np. Użytkownik
przestał być pracownikiem Zakładu i przed odejściem z pracy nie uruchomił procedury
dodania dodatkowego Przedstawiciela poprzez wypełnienie stosownego Wniosku
Aktualizacyjnego, dostępnego po zalogowaniu na Konto w Krajowej bazie, w zakładce
„Wnioski dla zakładu”)

skorzystania z opcji „Przypomnij hasło” w celu ponownego uzyskania dostępu do Konta
w Krajowej bazie, gdyż adres email, na który został uprzednio wysłany login i hasło
z różnych względów nie jest już aktywny,
powinien, w celu uzyskania dostępu do Konta i aktualizacji danych związanych ze zmianą
prowadzącego instalację oraz Wskazanych Przedstawicieli wypełnić Formularz uzyskania
dostępu do utworzonego konta w Krajowej bazie dostępny na stronie internetowej
http://www.krajowabaza.kobize.pl w zakładce „Wnioski” i przesłać do KOBiZE w formie
papierowej Wniosek o uzyskanie dostępu do utworzonego Konta w Krajowej bazie.
3.2 Zamknięcie zakładu
Wniosek Aktualizacyjny „Zamknięcie zakładu” należy złożyć w przypadku, gdy w danym
Zakładzie zostaje zakończona działalność. Wówczas Podmiot powinien złożyć raport za ten
okres w roku sprawozdawczym, w którym eksploatowane były instalacje zlokalizowane na
terenie danego Zakładu, a następnie złożyć Wniosek Aktualizacyjny „Zamknięcie zakładu”.
4 PROCES SKŁADANIA WNIOSKÓW AKTUALIZACYJNYCH PRZEZ
UŻYTKOWNIKÓW
Po zalogowaniu się do systemu Krajowej bazy otwiera się okno powitalne, gdzie należy
dokonać
wyboru
Zakładu,
dla
którego
zaistniała
konieczność
złożenia
Wniosku
Aktualizacyjnego.
Po wybraniu Zakładu należy wybrać zakładkę „Wnioski dla zakładu” (Rys. 1). Wówczas
wyświetli się lista wniosków jakie zostały już złożone dla danego Zakładu.
»
K O B i Z E
«
6
Rys. 1. Menu zakładu
Aby wypełnić Formularz Aktualizacyjny i złożyć go w postaci elektronicznej należy
nacisnąć przycisk Złóż nowy wniosek zlokalizowany z prawej strony ekranu. Wyświetli się
wówczas okno, w którym należy pobrać właściwy do wypełnienia Formularz Aktualizacyjny. Po
złożeniu Formularza Aktualizacyjnego drogą elektroniczną, należy pobrać w postaci pliku PDF
Wniosek Aktualizacyjny, wydrukować, uzupełnić wymagane podpisy i pieczątki. Następnie
podpisany Wniosek Aktualizacyjny wraz z wymaganymi załącznikami należy wysłać na adres
Krajowego ośrodka.
Na liście wniosków dla Zakładu wyświetlany jest Wniosek o utworzenie konta oraz
wszystkie Wnioski Aktualizacyjne przypisane do wybranego Zakładu, z widoczną datą
utworzenia i aktualnym statusem (brak statusu, oczekujący, rozpatrywany, wycofany,
odrzucony, zaakceptowany). Wnioski Aktualizacyjne, które nie mają nadanego statusu można
usunąć lub pobrać w formacie PDF, natomiast te, które mają nadany konkretny status można
jedynie pobrać w formacie PDF, nie jest możliwe ich usunięcie.
Każdy ze Wskazanych Przedstawicieli do wprowadzania raportów może pobrać
w formacie PDF jedynie te wnioski, które były składane przez niego. Drugi Wskazany
Przedstawiciel nie może pobrać tych wniosków w formacie PDF, są one dla niego widoczne
jedynie na liście wniosków dla Zakładu, z aktualnym statusem wniosku i datą utworzenia.
Ze względu na zawartość we Wniosku o utworzenie konta w Krajowej bazie danych
osobowych Wskazanych Przedstawicieli do wprowadzania (w tym nr dowodu, nr PESEL), nie
jest możliwy podgląd tego Wniosku przez Użytkowników.
»
K O B i Z E
«
7
Nowy Wniosek Aktualizacyjny można złożyć jedynie wówczas, gdy wszystkie
dotychczasowe Wnioski Aktualizacyjne na liście są rozpatrzone przez Administratora Krajowej
bazy.
4.1 Wypełnianie formularza wniosku „Aktualizacja danych” na stronie WWW
Po pobraniu Formularza Aktualizacyjnego „Aktualizacja danych” zostanie wyświetlony
formularz wypełniony danymi Podmiotu, Zakładu i Wskazanych Przedstawicieli do
sporządzania i wprowadzania raportów, które zostały zawarte we wcześniejszych wnioskach
składanych do Krajowej bazy.
W przypadku, gdy zmianie uległy dane Podmiotu, należy odpowiednio dokonać zmian
w tych polach, wprowadzając aktualne informacje w części, gdzie wyświetlane są dane
Podmiotu składającego wniosek:

Nazwa – nazwa Podmiotu, zgodnie z nazwą zawartą w Krajowym Rejestrze Sądowym,
ewidencji działalności gospodarczej albo w innym rejestrze umożliwiającym weryfikację
danych Podmiotu;



REGON – 9-cyfrowy numer statystyczny podmiotu gospodarczego w Krajowym Rejestrze
Urzędowym Podmiotów Gospodarki Narodowej; jeżeli nie nadano numeru REGON
należy zaznaczyć pole „brak”;
NIP – 10-cyfrowy numer identyfikacji podatkowej; jeżeli nie nadano numeru NIP należy
zaznaczyć pole „brak”;
KRS – 10-cyfrowy numer podmiotu w Krajowym Rejestrze Sądowym; w przypadku
Podmiotu nie wpisanego do Krajowego Rejestru Sądowego należy zaznaczyć pole
„brak”.
 Ponieważ Wniosek Aktualizacyjny musi zostać podpisany i przesłany w formie pisemnej
do Krajowego ośrodka, należy w Formularzu Aktualizacyjnym podać również imiona
i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania Podmiotu, które będą
podpisywały Wniosek Aktualizacyjny. Jako osoby uprawnione do reprezentowania
Podmiotu należy wskazać:

członków reprezentacji zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w KRS
albo w umowie spółki – w przypadku spółek prawa handlowego,

osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą – w przypadku osób
fizycznych prowadzących działalność gospodarczą na podstawie wpisu do
ewidencji działalności gospodarczej,

wspólników spółki – w przypadku spółek cywilnych,
bądź inne osoby właściwie umocowane – w takim przypadku należy do Wniosku o aktualizację
danych w Krajowej bazie dołączyć stosowne pełnomocnictwo udzielone w formie pisemnej,
»
K O B i Z E
«
8
podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji lub inny dokument będący podstawą do
podejmowania czynności w imieniu lub na rzecz określonego Podmiotu.
W przypadku wypełniania Formularza Aktualizacyjnego „Aktualizacja danych” w celu
wprowadzenia zmian dotyczących Zakładu, należy wskazać przyczyny tych zmian,
odznaczając odpowiednie pole/pola:
a) nieprawidłowo
wprowadzone
dane
we
wcześniejszych
wniosku
składanych
do Krajowej bazy (np. podanie adresu siedziby Podmiotu zamiast lokalizacji Zakładu,
inne omyłki pisarskie);
b) zmiana nazwy Zakładu;
c) administracyjna zmiana danych adresowych Zakładu (np. nazwy ulicy, numeru
budynku).
Jeżeli nazwa Zakładu lub dane adresowe nie będą zmieniane (edytowane), zaznaczenie
powodu aktualizacji nie jest wymagane.
W przypadku, gdy zmianie uległy dane Zakładu, jakie podane były we Wniosku, należy
odpowiednio dokonać zmian wprowadzając w tych polach aktualne dane.
Jeżeli niepoprawnie wprowadzono we Wniosku dane dotyczące lokalizacji Zakładu,
należy odpowiednio poprawić informacje w poszczególnych polach:
 Nazwa zakładu – zakład, na terenie którego eksploatowane są instalacje;
 Ulica – o ile istnieje;
 Nr budynku – o ile istnieje;
 Nr lokalu – o ile istnieje;
 Miejscowość – nazwa miejscowości, w której znajduje się zakład;
 Kod pocztowy – kod pocztowy miejscowości, w której znajduje się pocztowy urząd
nadawczy;
 Poczta – nazwa miejscowości, w której znajduje się pocztowy urząd nadawczy, o ile inna
niż miejscowość;
 Województwo;
 Powiat;
 Gmina.
W przypadku, gdy podmiot wprowadza do powietrza substancje w wyniku eksploatacji
wyłącznie urządzeń (w tym środków transportu), należy podać dane dotyczące Podmiotu.
Przeniesienie Zakładu (eksploatowanych instalacji) w inne miejsce jest związane ze
zmianą lokalizacji tego Zakładu i tym samym zmianą jego oddziaływania na środowisko.
»
K O B i Z E
«
9
W takim przypadku Zakład przeniesiony traktuje się jako nowy Zakład i należy dla niego złożyć
Wniosek o utworzenie Konta w Krajowej bazie. Dla takiego przypadku nie jest dopuszczalne
złożenie Wniosku Aktualizacyjnego. W przypadku zmiany lokalizacji Zakładu należy złożyć
Wniosek o utworzenie Konta w Krajowej bazie dla nowej lokalizacji Zakładu.
Wypełniając ten formularz należy wskazać aktualny zakres korzystania ze środowiska
w Zakładzie, tzn. zaznaczyć czy w Zakładzie ma miejsce wprowadzanie gazów lub pyłów do
powietrza, czy z Zakładu odprowadzane są ścieki do wód lub do ziemi, czy pobierana jest woda
podziemna lub powierzchniowa z ujęć własnych, czy składowane są odpady (dotyczy
składowisk).
W przypadku, gdy podmiot wprowadza do powietrza substancje w wyniku eksploatacji
wyłącznie urządzeń (w tym środków transportu), należy podać dane dotyczące Podmiotu.
W dalszej części formularza wyświetlona jest lista Wskazanych Przedstawicieli do
sporządzania i wprowadzania raportów, przypisanych do wybranego Zakładu:
 Imię;
 Nazwisko.
Do każdego Zakładu musi być przypisany co najmniej jeden Wskazany Przedstawiciel do
sporządzania i wprowadzania raportów. Dodanie drugiego Użytkownika do prowadzenia
sprawozdawczości dla opisywanego Zakładu jest opcjonalne i możliwe po wybraniu przycisku
„Dodaj Drugiego Przedstawiciela”. Należy wówczas wypełnić następujące pola:
 Imię;
 Nazwisko;
 E-mail - służbowy adres poczty elektronicznej dodawanego Przedstawiciela, na który
będzie wysłany login i hasło;
oraz powtórzyć wpisany adres e-mail.
Pozostałe wymagane informacje Użytkownik będzie musiał uzupełnić już po zalogowaniu
się na Konto.
Dodanie drugiego Użytkownika do sporządzania i wprowadzania raportów możliwe jest
jedynie w przypadku, gdy do wybranego Zakładu przypisany jest tylko jeden Przedstawiciel.
W przypadku, gdy Użytkownik chce dokonać zmiany Przedstawiciela dla danego Zakładu,
wówczas powinien usunąć go z listy a następnie dodać nową osobę, wpisując w odpowiednie
pola jej dane: imię, nazwisko, adres e-mal. Do jednego Zakładu może być przypisanych
maksymalnie
dwóch
Wskazanych
Przedstawicieli.
Osoba
wypełniająca
Formularz
Aktualizacyjny ma również możliwość usunięcia samego siebie.
W odpowiedzi na przesłany Formularz Aktualizacyjny system wysyła na adres e-mail
dodawanego Użytkownika do sporządzania i wprowadzania raportów wiadomość z
»
K O B i Z E
«
10
aktywującym adresem strony internetowej. Adres ten służy do rozpoczęcia procesu aktywacji
Wniosku. Otwierając w przeglądarce otrzymany adres URL albo klikając w link następuje
przejście do etapu aktywacji Wniosku.
Jeżeli po wysłaniu Formularza Aktualizacyjnego w ciągu 24 godzin nie dotarła
wiadomości e-mail z aktywującym adresem URL, w pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy
wiadomość nie znalazła się w folderze niechcianej poczty (SPAM). Przyczyną nieotrzymania
wiadomości może być błędnie podany w Formularzu Aktualizacyjnym adres e-mail
dodawanego
Użytkownika.
W takim
przypadku
konieczne
jest
usunięcie
Wniosku
Aktualizacyjnego z listy wniosków, ponowne wypełnienie Formularza Aktualizacyjnego
i poprawne wpisanie adresu e-mail.
Otwierając w przeglądarce otrzymany na adres e-mail aktywujący adres URL albo
klikając w link następuje aktywacja Wniosku Aktualizacyjnego. Jeśli w Formularzu
Aktualizacyjnym dodawanych było dwóch Wskazanych Przedstawicieli, to do pełnej aktywacji
Wniosku Aktualizacyjnego konieczne jest kliknięcie w linki aktywujące przez obie osoby.
Jednocześnie w wyniku aktywacji adresów URL przez obu dodawanych Przedstawicieli do
wprowadzania raportów, system wysyła wiadomość e-mail na adres osoby wypełniającej
formularz, zawierającą Wniosek w formacie PDF oraz wskazówki co do dalszego
postępowania.
Wniosek należy wydrukować, podpisać i przesłać na adres:
Krajowy Ośrodek Bilansowania i Zarządzania Emisjami
ul. Chmielna 132/134
00-805 Warszawa
Krajowa baza
Dane
obowiązkowe
(których
podanie
jest
obligatoryjne)
są
w Formularzu
Aktualizacyjnym oznaczone symbolem „*” (gwiazdka).
Przesłanie wypełnionego Formularza Aktualizacyjnego drogą elektroniczną do
Administratora Krajowej bazy, następuje poprzez naciśnięcie pola Złóż wniosek. Po złożeniu
Formularza Aktualizacyjnego drogą elektroniczną, system wyświetli zaktualizowaną listę
wniosków dla wybranego Zakładu. Wygenerowany na podstawie wprowadzonych do
Formularza Aktualizacyjnego danych Wniosek Aktualizacyjny należy pobrać w formacie PDF,
wydrukować, uzupełnić wymagane podpisy oraz pieczątki i wraz z wymaganymi załącznikami
przesłać na adres Krajowego ośrodka. Pola na Wniosku Aktualizacyjnym, w których dokonano
zmiany zostaną wyróżnione, widoczne będą zarówno dane przed zmianą, jak i nowe
informacje. W przypadku, gdy W Formularzu Aktualizacyjnym dodawane były nowe osoby do
prowadzenia sprawozdawczości, Wniosek Aktualizacyjny będzie możliwy do pobrania dopiero
»
K O B i Z E
«
11
po aktywacji adresów URL przez dodawanych Przedstawicieli do sporządzania i wprowadzania
raportów.
W przypadku, gdy do Formularza Aktualizacyjnego wprowadzono błędnie dane należy
taki formularz usunąć z listy wniosków, wybierając w kolumnie Akcja opcję Wycofaj wniosek
i wypełnić Formularz Aktualizacyjny ponownie.
W przypadku, gdy nastąpiła zmiana danych Podmiotu lub osób uprawnionych do
reprezentowania Podmiotu, które będą podpisywały Wniosek Aktualizacyjny, należy dołączyć
do Wniosku Aktualizacyjnego oryginały albo kserokopie, potwierdzone za zgodność
z oryginałem następujących dokumentów, potwierdzających wprowadzone zmiany:
 aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, nie starszego niż 3 miesiące
(w przypadku spółek prawa handlowego), bądź wydruk ze strony internetowej
Ministerstwa Sprawiedliwości, którego nie trzeba potwierdzać za zgodność z oryginałem;;
 zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej (w przypadku osób
fizycznych prowadzących działalność gospodarczą);
 umowy spółki cywilnej w celu weryfikacji prawidłowości reprezentacji (w przypadku osób
fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej);
 albo zaświadczenia potwierdzającego nadanie numeru REGON, jeżeli numer taki nie został
nadany – zaświadczenia o wpisie do innego rejestru umożliwiającego weryfikację danych
podmiotu
(np.
Restrukturyzacji
zaświadczenia
o wpisie
do
ewidencji
producentów
i Modernizacji Rolnictwa) – np. w przypadku osób
z Agencji
fizycznych
prowadzących działalność rolniczą lub ogrodniczą.
Przez kopię dokumentu potwierdzoną za zgodność z oryginałem należy rozumieć:
 kopię dokumentu zawierającą klauzulę „za zgodność z oryginałem” umieszczoną na każdej
stronie dokumentu wraz z datą i czytelnymi podpisami1 osób uprawnionych do
potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem,
 kopię dokumentu zawierającą na jednej ze stron dokumentu klauzulę „za zgodność
z oryginałem od strony 1 do strony …” wraz z datą i czytelnymi podpisami1 osób
uprawnionych do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem. Wszystkie
strony tak potwierdzonego dokumentu muszą być ponumerowane i przedstawione
w sposób wskazujący na integralność dokumentu (np. zszyte).
Zgodność z oryginałem kopii dokumentów powinna być poświadczona przez:
 osobę lub osoby upoważnione do reprezentacji wnioskodawcy,
 notariusza, adwokata lub radcę prawnego.
1
Podpis nieczytelny jest dopuszczalny wyłącznie z pieczęcią imienną osoby składającej podpis.
»
K O B i Z E
«
12
W przypadku, gdy jako osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu zostaną
wprowadzone inne osoby, niż te które zostały podane we wcześniejszych wnioskach
składanych do Krajowej bazy, należy do Wniosku Aktualizacyjnego dołączyć stosowny
dokument będący podstawą do podejmowania czynności w imieniu lub na rzecz określonego
Podmiotu (np. aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego, zaświadczenie o wpisie do
ewidencji działalności gospodarczej, stosowne pełnomocnictwo lub dokument będący
podstawą do podejmowania czynności w imieniu lub na rzecz określonego Podmiotu).
Administrator Krajowej bazy przekazuje drogą elektroniczną, na adres poczty
elektronicznej Użytkownika składającego Wniosek Aktualizacyjny informację o pozytywnym
rozpatrzeniu i aktualizacji danych, natomiast do dodawanych Wskazanych Przedstawicieli
zostają przesłane wiadomości e-mail zawierające dane dostępowe do kont (loginy i hasła).
W przypadku złożenia błędnie wypełnionego Wniosku Aktualizacyjnego, lub bez kompletu
wymaganych dokumentów wzywa się podmiot do usunięcia braków w terminie 14 dni
roboczych, pod rygorem pozostawienia bez rozpatrzenia.
4.2 Wypełnianie formularza wniosku „Zamknięcia zakładu” na stronie WWW
Po pobraniu Formularza Aktualizacyjnego „Zamknięcie zakładu” zostanie wyświetlona
lista Zakładów przypisanych do konta osoby wypełniającej Formularz Aktualizacyjny, na której
trzeba odznaczyć Zakłady do „zamknięcia”.
Ponieważ Wniosek Aktualizacyjny musi zostać podpisany i przesłany w formie pisemnej
do Krajowego ośrodka, należy w Formularzu Aktualizacyjnym podać również imiona
i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu, które będą podpisywały
Wniosek Aktualizacyjny.
Po wypełnieniu i zatwierdzeniu Formularza Aktualizacyjnego przyciskiem Złóż wniosek,
system wyświetli zaktualizowaną listę wniosków dla wybranego Zakładu.
Wniosek Aktualizacyjny należy pobrać w formacie PDF, wydrukować, uzupełnić
wymagane podpisy oraz pieczątki i przesłać na adres Krajowego ośrodka. W przypadku, gdy
jako osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu zostaną wprowadzone inne osoby, niż
te które zostały podane we wcześniejszych wnioskach składanych do Krajowej bazy, należy do
Wniosku Aktualizacyjnego dołączyć stosowny dokument będący podstawą do podejmowania
czynności w imieniu lub na rzecz określonego Podmiotu (np. aktualny odpis z Krajowego
Rejestru Sądowego, zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, stosowne
pełnomocnictwo lub dokument będący podstawą do podejmowania czynności w imieniu lub
na rzecz określonego Podmiotu).
»
K O B i Z E
«
13
W przypadku, gdy do Formularza Aktualizacyjnego wprowadzono błędnie dane należy
taki formularz usunąć z listy wniosków, wybierając w kolumnie Akcja opcję Wycofaj wniosek
i wypełnić Formularz Aktualizacyjny ponownie.
»
K O B i Z E
«
14

Instrukcja wypełniania wniosków o aktualizację danych w Krajowej

Transkrypt

Podobne dokumenty