Umiejętności doradcze
Transkrypt
Umiejętności doradcze
Mark Thomas Umiejętności doradcze Skuteczny konsulting wewnątrz firmy Przełożyła Marta Werbanowska Kliknij, aby kupić książkę w: profinfo.pl Warszawa 2010 SPIS TREŚCI Lista ilustracji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Wste˛p . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Symbole używane w ksia˛żce . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 15 18 CZE ˛ ŚĆ I. Zarza˛dzanie zmiana˛ – jak nie dać sie˛ zaskoczyć Atak na funkcje wsparcia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Szansa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Czym tak naprawde˛ jest doradztwo? . . . . . . . . . . . . . Różnica pomie˛dzy doradztwem eksperckim a procesowym . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Czym różni sie˛ doradca wewne˛trzny od zewne˛trznego? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Charakterystyka doradztwa wewne˛trznego . . . . . . . . Do czego potrzebny jest doradca wewne˛trzny? . . . . Jak zostać doradca˛ wewne˛trznym . . . . . . . . . . . . . . . . Czas na zmiany . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 26 27 28 CZE ˛ ŚĆ II. Sztuka zarza˛dzania klientem . . . . . . . . . . . . . . . Zrozumienie podstawowych etapów procesu doradztwa wewne˛trznego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 29 35 41 46 53 55 59 10 Umieje˛tności doradcze Realizacja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Role w zespole według Belbina – kwestionariusz . . 74 79 CZE ˛ ŚĆ III. Doradztwo wewne˛trzne – marketing . . . . . . . Nawia˛zanie kontaktu i zawarcie porozumienia z klientem Opracowanie własnej strategii marketingowej . . . . . Analiza potrzeb klientów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Czego szukaja˛ klienci . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Promowanie siebie – ustalenie punktu wyjścia . . . . . Marketing wśród kadry zarza˛dzaja˛cej . . . . . . . . . . . . . Jak przekonać do siebie członków zarza˛du . . . . . . . . Skuteczniejszy marketing – praktyczne wskazówki . Studium przypadku doradztwa wewne˛trznego . . . . . 99 101 103 106 108 113 114 116 118 121 CZE ˛ ŚĆ IV. Zarza˛dzanie wste˛pnymi spotkaniami z klientem Podstawowe zasady zarza˛dzania wste˛pnymi spotkaniami z klientem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Czego unikać podczas wste˛pnych spotkań . . . . . . . . Jak okazać szacunek, otwartość i zrozumienie podczas wste˛pnego spotkania z klientem . . . . . . . . . . . . . Wste˛pne spotkanie z klientem – szablon doradcy . . Wste˛pne warunki współpracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opracowywanie ofert handlowych . . . . . . . . . . . . . . . Zarza˛dzanie spotkaniami wste˛pnymi – lista kontrolna 129 CZE ˛ ŚĆ V. Zrozumieć i określić problem klienta . . . . . . . Badania źródłowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Wywiad z klientem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zarza˛dzanie wywiadem z klientem . . . . . . . . . . . . . . . Zarza˛dzanie wywiadem z klientem – lista kontrolna dobrych praktyk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Wywiady grupowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Techniki przeprowadzania wywiadów . . . . . . . . . . . . Niewerbalna komunikacja podczas wywiadu . . . . . . 155 158 160 164 132 135 136 140 140 148 151 165 169 174 178 Spis treści Pytania uzupełniaja˛ce . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Jakich pytań nie należy zadawać . . . . . . . . . . . . . . . . . Pozyskiwanie informacji za pomoca˛ kwestionariuszy Projektowanie kwestionariusza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mapowanie procesów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Analiza procesów – pytania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zrozumieć i określić problem klienta – ukierunkowanie na klienta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179 184 186 187 204 212 CZE ˛ ŚĆ VI. Zarza˛dzanie zmiana˛ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zrozumieć zmiany wewna˛trz organizacji . . . . . . . . . . Indywidualne reakcje na zmiane˛ . . . . . . . . . . . . . . . . . Krzywa przejściowa zmiany . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Szablon zarza˛dzania zmianami organizacyjnymi . . . Ocena gotowości do zmian organizacyjnych . . . . . . Zarza˛dzanie zmianami organizacyjnymi – szablon . Szablon zarza˛dzania zmiana˛– kluczowe czynniki sukcesu Analiza uczestników projektu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zarza˛dzanie zmianami organizacyjnymi – lista kontrolna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217 219 220 224 229 234 236 237 244 CZE ˛ ŚĆ VII. Dostarczanie informacji klientowi . . . . . . . . . Sporza˛dzanie raportów – wste˛p . . . . . . . . . . . . . . . . . . Różne rodzaje raportów dla klienta . . . . . . . . . . . . . . Opracowanie struktury raportu . . . . . . . . . . . . . . . . . . Typowa struktura raportu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Jak napisać raport dla klienta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sprawdzanie raportu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prezentacja przed klientem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Dostarczanie informacji – ukierunkowanie na klienta 253 256 259 259 260 263 269 271 281 CZE ˛ ŚĆ VIII. Realizacja, ocena i zamykanie projektu . . . Realizacja projektu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Realizacja projektu – ukierunkowanie na klienta . . 285 287 290 213 246 11 12 Umieje˛tności doradcze Ocena projektu doradczego – ukierunkowanie na klienta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ewaluacja projektów doradczych . . . . . . . . . . . . . . . . . Podsumowanie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . CZE ˛ ŚĆ IX. Zestaw narze˛dzi doradcy wewne˛trznego . . . Zestaw narze˛dzi doradcy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zdolność organizacji: kwestionariusz efektywności * Audyt organizacji według modelu „7s” . . . . . . . . . . . Umieje˛tności doradcy wewne˛trznego – lista kontrolna Zarza˛dzanie zmiana˛ – czynniki sukcesu . . . . . . . . . . . Zarza˛dzanie zmiana˛ – arkusz planowania działań . . 292 293 296 297 299 304 313 320 321 LISTA ILUSTRACJI 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. Przejście od starego do nowego modelu zarza˛dzania Doradztwo eksperckie a procesowe . . . . . . . . . . . . . . . Ku jakiemu rodzajowi doradztwa sie˛ skłaniasz? . . . . . Proces zarza˛dzania klientem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Role w zespole według Belbina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zespół projektowy – podział ról . . . . . . . . . . . . . . . . . . Role w zespole według Belbina – mój zespół projektowy Mapowanie dotychczasowych klientów . . . . . . . . . . . . Doradztwo wewne˛trzne – marketing . . . . . . . . . . . . . . Specyfikacja warunków współpracy projektowej . . . . Techniki pozyskiwania informacji . . . . . . . . . . . . . . . . . Korzystanie z analizy SWOT w celu zdobycia i oceny informacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Analiza pola siłowego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zbieranie informacji – jak powstaje kwestionariusz . Przykład zastosowania skali Likerta w kwestionariuszu Graficzna prezentacja wyników ankiety . . . . . . . . . . . . Myślenie procesowe a wartość dodana . . . . . . . . . . . . Zestaw narze˛dzi procesowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Wartość dodana lub jej brak – sposób klasyfikacji . . Które działania zwie˛kszaja˛ wydajność? . . . . . . . . . . . . . 25 30 34 60 79 97 98 107 114 144 158 171 173 187 195 203 205 206 207 209 14 Umieje˛tności doradcze 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. Przykład mapy procesów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Myślenie procesowe – analiza organizacji jako całości Zarza˛dzanie zmiana˛ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Organizacja – ocena gotowości do wprowadzenia zmian . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zarza˛dzanie zmiana˛ – szablon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Analiza uczestników projektu – podstawowe strategie Opracowanie struktury raportu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prezentacja opcji klientowi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Plan generalny projektu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ocena zagrożeń dla projektu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Analiza ryzyka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210 211 220 235 243 245 268 280 288 289 289 WSTE˛P Niniejsza ksia˛żka pozwoli ci na dogłe˛bne i praktyczne zrozumienie kluczowych umieje˛tności zarza˛dzania klientami, niezbe˛dnych każdemu skutecznemu doradcy wewne˛trznemu. Przedstawione tutaj podejście i praktyki sa˛ oparte na 20 latach doświadczenia w dziedzinie doradztwa korporacyjnego w najwie˛kszych i najlepiej prosperuja˛cych organizacjach na całym świecie. Zastosuj sie˛ do nich, a twoje relacje z klientami z pewnościa˛ stana˛ sie˛ o wiele lepsze. Doradztwo wewne˛trzne wymaga poła˛czenia wiedzy z wielu dziedzin i szerokiej gamy umieje˛tności ze szczególnym ukierunkowaniem na klienta. Celem przyświecaja˛cym powstaniu tej ksia˛żki było stworzenie praktycznego przewodnika, w którym codziennie be˛dziesz mógł szukać wytycznych, propozycji i pomysłów dotycza˛cych zarza˛dzania klientami i projektami. Globalna gospodarka nieustannie ulega zmianom, a wraz z nia˛ organizacje na całym świecie. W zwia˛zku z tym rola wewne˛trznego doradcy nie tylko zyskuje na popularności, lecz także nabiera coraz wie˛kszego znaczenia. Od momentu ukazania sie˛ pierwszej publikacji na ten temat, czyli 1996 r., doradztwo wewne˛trzne stało sie˛ cze˛ścia˛głównego nurtu życia 16 Umieje˛tności doradcze organizacji, maja˛c wpływ przede wszystkim na funkcje wsparcia. Jeżeli ucze˛szczasz na konferencje biznesowe lub czytujesz korporacyjne ogłoszenia o pracy, mogłeś zauważyć, że coraz cze˛ściej używane jest sformułowanie „wewne˛trzny doradca” lub „konsultant”, a stanowisko to obejmuje wszystkie kluczowe funkcje wsparcia. Uważam, że model wewne˛trznego doradztwa stanowi duży krok na drodze do zdobywania wiedzy z zakresu wewne˛trznego funkcjonowania organizacji i pozwala na jego usprawnienie. Podejście to jest ponadto zgodne z płynnym i dynamicznym charakterem dzisiejszego świata biznesu. Pisza˛c te˛ ksia˛żke˛, szczególny nacisk kładłem na praktyczno-instruktażowa˛ strone˛ doradztwa wewne˛trznego. Nie chce˛ wyste˛pować w roli nauczyciela, który poprawiałby twoje działania zwia˛zane z technicznymi lub funkcjonalnymi aspektami twojej branży, niezależnie od tego, czy jest nia˛ informatyka, finanse, zasoby ludzkie czy też kompleksowe zarza˛dzanie jakościa˛. Wychodze˛ z założenia, że w swojej dziedzinie masz już zarówno specjalistyczna˛ wiedze˛, jak i doświadczenie. Moim zadaniem jest jasne przedstawienie procesu, który pozwoli ci na zarza˛dzanie klientami i projektami w profesjonalny sposób i odnoszenie w tej dziedzinie licznych sukcesów. Ksia˛żka ta zawiera liczne szablony i listy kontrolne, z których możesz skorzystać i dopasować je do własnych potrzeb. Nacisk, jaki w doradztwie wewne˛trznym jest kładziony na zmiane˛ perspektywy „od współpracownika do klienta”, może przynieść korzyści zarówno tobie, jak i funkcji, która˛ pełnisz. Relacja doradcza skoncentrowana na kliencie z założenia obejmuje bowiem świadczenie usług na poziomie przekraczaja˛cym biurokratyczne skłonności do kontroli wykazywane przez wie˛kszość tradycyjnie pojmowanych funkcji wsparcia. Taki model doradztwa może mieć dla ciebie szczególne znaczenie, jeżeli zajmujesz jedno z poniższych stanowisk: Wste˛p . . . . . . . . . . specjalista ds. systemu i technologii informacyjnych; specjalista ds. finansów i audytu wewne˛trznego; specjalista ds. zasobów ludzkich (kadr); specjalista ds. szkoleń i rozwoju; specjalista ds. rozwoju biznesu; menedżer projektu; kierownik administracyjny; kierownik ds. techniczno-eksploatacyjnych; pracownik działu wsparcia i obsługi klienta; specjalista ds. kompleksowego zarza˛dzania jakościa˛. Jak zapewne wiesz, wiele organizacji nadal korzysta z funkcji wsparcia na zasadzie outsourcingu, w wyniku czego klienci wewne˛trzni staja˛ przed koniecznościa˛ zakupu zasobów zewne˛trznych. Ta tendencja jest coraz bardziej widoczna w najważniejszych dziedzinach wsparcia organizacji: informatyce, zasobach ludzkich, szkoleniach i rozwoju oraz zarza˛dzaniu techniczno-eksploatacyjnym. Dla profesjonalnych doradców silna konkurencja stała sie˛ codziennościa˛, jeżeli zatem nasze funkcje wsparcia w organizacji maja˛ sie˛ rozwijać i rosna˛ć w siłe˛, musimy bezwzgle˛dnie skoncentrować sie˛ na świadczeniu coraz doskonalszych usług. Model doradztwa może nam w dużym stopniu w tym pomóc. Gdybyś jednak chciał jedynie odkryć korzyści, jakie niesie ze soba˛ styl działania wewne˛trznego doradcy dla funkcji, która˛obecnie pełnisz w swojej organizacji, ta ksia˛żka również powinna spełnić twoje oczekiwania. Przedstawione w niej umieje˛tności i praktyki maja˛szerokie zastosowanie i można je wykorzystać na niemal każdym stanowisku kierowniczym lub zarza˛dczym w taki lub inny sposób. Życze˛ ci licznych sukcesów i wielu lat wydajnej pracy w charakterze doradcy. Mark A. Thomas 17 18 Umieje˛tności doradcze Symbole używane w ksia˛żce Spostrzeżenie Pomocna wskazówka Przykład Lista kontrolna CZE˛ŚĆ I ZARZA˛DZANIE ZMIANA˛ – JAK NIE DAĆ SIE ˛ ZASKOCZYĆ Cze˛ść I. Zarza˛dzanie zmiana˛ – jak nie dać sie˛ zaskoczyć T ytuł tej ksia˛żki brzmi Umieje˛tności doradcze, a jej zawartość to poszerzenie treści z ksia˛żki Supercharge Your Management Role (Zwie˛ksz swoja˛ role˛ jako menedżer) wydanej w 1996 r. i poświe˛conej radykalnym zmianom zachodza˛cym w organizacjach, dotycza˛cych przede wszystkim poszczególnych stanowisk kierowniczych i funkcji wsparcia. Od tamtego czasu przedstawione w ksia˛żce tendencje uległy przyspieszeniu, o jakim nikomu sie˛ wtedy nie śniło. W latach 1998–2000 przeprowadzono transakcje fuzji korporacji o ła˛cznej wartości niemal czterech trylionów euro. Byliśmy w tym czasie świadkami brzemiennego w skutki triumfu i upadku dotcomów, któremu towarzyszył rozkwit i naste˛puja˛ce po nim załamanie sektora telekomunikacji na całym świecie, którego przedstawiciele przepłacili dosłownie miliardy euro, wykupuja˛c licencje na technologie 3G. Rynku o tak wielkiej tendencji zniżkowej nie było od czasów II wojny światowej. Oprócz tego byliśmy świadkami najbardziej skandalicznych nadużyć korporacyjnej pote˛gi i przywództwa w historii, których przykładami sa˛ historie Enronu i WorldComu, a ostatnio również europejskiej firmy Ahold. Wszystkie te wydarzenia zbiegły sie˛ w czasie z pogłe˛biaja˛ca˛ sie˛ niepewnościa˛ i polityczna˛ niestabilnościa˛ świata – świata, w którym zdarzyła sie˛ tragedia z 11 września 2001 r. To właśnie z ta˛ niepewnościa˛ i chwiejnościa˛ organizacje staraja˛ sie˛ walczyć, dokładaja˛c wszelkich starań, aby wypracować jak najwie˛ksza˛ elastyczność i umieje˛tność adaptacji. 21 22 Umieje˛tności doradcze Struktury organizacyjne oraz role osób zajmuja˛cych poszczególne stanowiska bez przerwy ulegaja˛zmianom. Stare modele organizacji nie gwarantuja˛ rozwoju w świecie przyszłości. Obecnie obowia˛zuja˛ce koncepcje zarza˛dzania, w dużej mierze opieraja˛ce sie˛ na poje˛ciach takich, jak: planowanie, sprawdzanie i kontrolowanie powinny jak najszybciej trafić do lamusa. Przyszłość nigdy nie była tak bardzo niepewna, jak dzisiaj. Każdego dnia organizacje ogłaszaja˛ drastyczne zmiany strategii, linii produktów i profilu oferowanych usług. Rozwój technologii prowadzi do powstawania nowych form struktur organizacyjnych, a fizyczna lokalizacja ma coraz mniejszy wpływ na organizacje˛ i prowadzenie działalności. Nasze dotychczasowe założenia dotycza˛ce sposobów planowania, zarza˛dzania i prowadzenia organizacji nieustannie sa˛ poddawane rewizji. Prawda˛ jest, że żyjemy w czasach wielkich zmian i rewolucji, w których zwykła intensyfikacja naszych dotychczasowych działań nie zapewni nam przetrwania. Dzisiaj musimy planować działania nie według kalendarza, lecz według sekundowej wskazówki zegara. Coraz cze˛ściej pytamy nie o to, czy w tym roku poszło nam lepiej niż w zeszłym, lecz o to, czy dzisiaj poszło nam lepiej niż wczoraj. Być może, wyznaczaja˛c sobie nowe horyzonty, również powinniśmy myśleć w kategorii tygodni i miesie˛cy, nie zaś lat. W miare˛ jak organizacje próbuja˛ w pełni wykorzystać korzyści płyna˛ce z gwałtownych zmian w dziedzinie technologii, zwie˛ksza sie˛ zainteresowanie nowymi metodami zarza˛dzania ludźmi. Koncepcje, takie jak zwie˛kszanie uprawnień pracowników, maja˛ za zadanie sprawić, że ludzie przyjma˛ na siebie wie˛ksza˛odpowiedzialność i be˛da˛w stanie samodzielnie kontrolować własne działania. Tego typu idee zyskuja˛ coraz wie˛ksza˛ popularność w dzisiejszym konkurencyjnym świecie. Pod koniec lat 90. XX wieku i na pocza˛tku obecnego milenium zarza˛dzanie wiedza˛ stało sie˛ fraza˛ kluczem, w wyniku Cze˛ść I. Zarza˛dzanie zmiana˛ – jak nie dać sie˛ zaskoczyć czego – co można łatwo dostrzec – tradycyjnie stosowane przez menedżerów praktyki sa˛ podawane w wa˛tpliwość. Klasyczne funkcje zarza˛dzania, takie jak: planowanie, kontrola i ocena sa˛ przekazywane ludziom, którzy wykonuja˛ prawdziwa˛ prace˛. Organizacje nie moga˛ pozwolić sobie na marnowanie czasu na ewentualne błe˛dy, nie moga˛ wie˛c także pozwolić sobie na zatrudnianie wielu osób na stanowiskach kierowniczych, kontroluja˛cych pozostałych pracowników. Zarza˛dzanie samym soba˛ stanowi podstawe˛ filozofii, która˛ liczne organizacje pragna˛wdrożyć w celu uzyskania przewagi w obliczu rosna˛cej konkurencji. Wiele stanowisk kierowniczych średniego szczebla okazuje sie˛ dla organizacji zbyt kłopotliwych i kosztownych, spowalniaja˛c ich wyścig z szybszymi, bardziej innowacyjnymi i oferuja˛cymi tańsze produkty konkurentami. W zwia˛zku z tym firmy coraz cze˛ściej pragna˛ poznawać nowe, bardziej radykalne podejścia do idei nadzoru, licza˛c na obniżenie kosztów i zwie˛kszenie konkurencyjności. Wiele spośród obecnie stosowanych koncepcji i praktyk organizacyjnych wywodzi sie˛ z tradycji zarza˛dzania z lat 60. XX wieku, a wie˛c od dawna nie mieliśmy do czynienia z prawdziwa˛ innowacja˛. „Im wie˛kszym dysponuje˛ budżetem, im wie˛cej pracowników mam pod soba˛, tym grubsza˛ ryba˛ jestem” – filozofia ta przez długi czas stanowiła podstawe˛, na której budowano liczne menedżerskie kariery. Ten sposób myślenia był aktywnie promowany przez firmy wdrażaja˛ce korporacyjne systemy nagród i awansów. Przykładowo, tradycyjne techniki oceny pracy cze˛sto wyróżniały i nagradzały stanowiska, w przypadku których była możliwa ocena ilościowa w oparciu o liczbe˛ podwładnych i wysokość budżetu. Tego rodzaju podejście cze˛sto prowadziło jednak do zachowań i praktyk kadry kierowniczej skupiaja˛cych sie˛ na układach wewna˛trz firmy, budowaniu imperiów i wykorzystywaniu ludzi. Żadne z tych zachowań nie przysparza firmie korzyści ani nie służy 23