linkiem - Project Management Group

Sprawozdanie z Warsztatów Young Crew 2011 26-27.11.2011r. - Warszawa
Wykład: Budowanie zespołów zadaniowych w projektach o wysokim ryzyku i niepewności
Prowadzący: mjr Piotr Haręźlak
Wykład odbył się w godzinach 10.00-11.00 w sobotę. Mieliśmy przyjemność posłuchać wystąpienie
prelegenta, który Ukończył Wyższą Szkołę Oficerską Wojsk Zmechanizowanych, absolwenta Akademii Obrony
Narodowej oraz Canadian Land Force Command and Staff College. Ponadto Uczestnik działań sił pokojowych
ONZ (UNDOF – Syria 1999) oraz operacji Irackiej (2005) i Afgańskiej (2007 i 2011). Pełnił obowiązki
dowódcze i sztabowe w dowództwach szczebla taktycznego w kraju i za granicą. Obecnie pracownik Akademii
Obrony Narodowej.
Przedmiotem wykładu były projekty o wysokim ryzyku realizowane w siłach zbrojnych. Zapoznaliśmy się z
metodami oraz postępowaniem wojskowym w przedsięwzięciach sił zbrojnych. Wykład był ciekawy, lecz
przekaz dość typowy jeśli chodzi o jego formę i styl wypowiadana się dla majora. Przez moment poczuliśmy się
jak w koszarach a donośny, surowy głos prelegenta wywołał gęsią skórkę. Dowiedzieliśmy się, iż
najwłaściwszym postępowaniem w chwili wykrycia wadliwości lub niepoprawnego funkcjonowania jest
eliminacja. Słynne zdanie „ Nie mieścisz się w kwadracie? Czeka Cię eliminacja” Zapamiętamy do końca
życia”. Również nasza wiedza na temat helikopterów, dział przeciw lotniczych oraz czołgów T-55 została
poszerzona. Mimo, wszystko doświadczenie tego wykładu sporo nas nauczyło o samym funkcjonowaniu oraz
zachowaniu w sytuacjach kryzysowych oraz że bezwzględność niejednokrotnie jest jedynym wyjściem w
zarządzaniu.
Wykład: Efektywne zespoły
Prowadzący: Tomasz Mnich
W sobotę w godzinach 11:15 – 12:15 braliśmy udział w wykładzie "Efektywne zespoły" prowadzonym
przez Tomasza Mnicha, wybitnego eksperta w zakresie rozwoju organizacji oraz przywództwa. Tomasz
zapoznał nas z fundamentami pracy zespołowej. Krok po kroku odkrywaliśmy proces transformacji team’u
w celu zwiększenia efektywności i skutecznej współpracy. Pierwszym, najważniejszym elementem od którego
trzeba zacząć jest szacunek. Im bardziej czujemy się szanowani, tym mniej boimy się zaistnieć w grupie.
Pozbywając się sarkazmu, ignorancji, członkowie zespołu mają odwagę by aktywnie działać w zespole.
Następnie zespół powinien zbudować wspólne zaufanie by swobodnie dzielić się ze swoimi myślami
i uczuciami. Otwartość to kolejny klucz do efektywności - otwartość rozwijająca ciekawość w aspekcie - co inni
mają do powiedzenia? Równie ważne jest zaangażowanie członków zespołu stanowiące dalszy wyznacznik
sukcesu efektywności. Kiedy przejdziemy przez wszystkie wyżej wymienione etapy, czeka nas ostatni stopień
przemiany w zespole, tzw. przełom. Jest to moment kiedy zespół każdą zaistniałą sytuację, każdy problem
rozpatruje w kategorii szansy i możliwości. Dzięki przejściu przez te pięć etapów każda pojawiająca się zmiana
odbierana jest przez członków zespołu jako naturalna kolej rzeczy.
Tomasz całkowicie zahipnotyzował nas swoją charyzmatyczną postacią i podejściem do uzyskania
zespołowej efektywności. By zjednoczyć zespół wyeliminował stoły stanowiące rodzaj bariery, zaproponował
pracę w kółku. To podejście faktycznie zadziałało. Nie znając się, zaczęliśmy dzielić się swoimi
spostrzeżeniami, opiniami i odczuciami na temat pracy w grupie, czuliśmy się bardziej zintegrowani i można
było wyczuć pewien rodzaj interakcji zespołowej. Nie liczyliśmy upływającego czasu, mimo tego że wykład
nieco się przedłużył. Gdyby nie wyznaczono nam ograniczeń czasowych, chętnie posłuchalibyśmy jeszcze
dłużej tak inspirującej osobowości jaką jest Tomasz Mnich.
Gra strategiczna. Warsztat symulujący projekt prowadzony zgodnie z metodyką PRINCE2®
Warsztat odbył się w godzinach 9.00-13.00 w niedzielę, przed przystąpieniem do gry zapoznaliśmy się z jej
zasadami na krótkim wykładzie oraz zostaliśmy przydzieleni do grup poprzez losowanie.
Rzym, rok 71 naszej ery. Od dwóch lat panuje Cezar Wespazjan Flawiusz, który objął władzę po śmierci
Cesarza Nerona oraz po wojnie domowej, która po niej nastąpiła. Cesarz, generał i zwycięzca w jednej osobie,
reformator i reorganizator państwowości rzymskiej, konsekwentnie buduje potęgę swoją i Rzymu. Skarbiec jest
pełen złota, a do portów przybijają statki pełne niewolników. Nadszedł czas na wzniesienie budowli, która
przetrwa wieki, będzie godna Rzymu i Cezara. W tym momencie zaczyna się gra Koloseum, podczas której
uczestnicy wcielają się w role zespołu projektowego obejmującego wszystkie role zarządcze w projekcie; od
Komitetu Sterującego po kierowników zespołów wykonawczych np. cieśli, kamieniarzy, tragarzy. Zadanie jest
jasne: wybudować Koloseum – amfiteatr, większy niż wszystkie dotąd, na chwałę Rzymu oraz ku potędze
Cezara. Zespoły mają do dyspozycji: plany budowli, dokumentację projektu, klocki Lego® (symbolizujące
drewno i kamień) oraz gotówkę regularnie dostarczaną przez wysłannika Cezara.
Każdy kierownik projektu wiedział, że nawet najpiękniej zaczynające się projekty mają swoje ograniczenia i
utrudnienia; ilość złota była ograniczona, akwedukty ulegały erozji, gladiatorzy czasem uciekali, nie każdy
transport docierał na miejsce, choroby dziesiątkowały pracowników, pogoda nie zawsze sprzyjała… Z pomocą
przychodziła metodyka zarządzania projektami (tutaj PRINCE2®), dobrze przygotowana dokumentacja,
umiejętności i doświadczenie uczestników. Wygrywa ten zespół, któremu uda się zrealizować plan, czyli:
wydobyć i dostarczyć na budowę odpowiednią ilość materiałów, wybudować Koloseum wraz z akweduktami,
wytrenować gladiatorów i zorganizować Wielkie Igrzyska na otwarcie obiektu. Gra w pełnym wymiarze trwa
dwa dni. Podczas Konferencji można było wziąć udział w czterogodzinnych warsztatach obejmujących fragment
gry. Uczestnicy tych warsztatów znalezli się od razu w środku projektu. Po rozlosowaniu ról, już podczas
pierwszych działań, stawiali czoła przeciwnościom losu. Każdy uczestnik miał szansę wczuć się w swoją rolę w
zespole zarządzania projektem mógł podejmować decyzje odpowiednie dla przypisanej roli.
Cele warsztatu:
· poznanie pojęcia związane z zarządzaniem projektami zgodnie z metodyką
PRINCE2®,
· przećwiczenie działanie procesów zarządczych,
· sprawdzenie umiejętności w bezpiecznym środowisku symulacyjnym,
· dobra zabawa
Grę wygrał zespół 4 w składzie zespołu byli między innymi Malwina Praża, Marlena Szulc oraz Dawid
Kasprzyk, nagrodą była książka „ NCB National Competence Baseline” . Gra ta była niesamowitym
doświadczeniem dla nas wszystkich, dzięki niej mieliśmy okazję doświadczyć namiastki prawdziwego
zarządzania personelem oraz budową obiektu.
Warsztat: Od celów do harmonogramu krok po kroku
Prowadzący: Michał Słupski (drugi z prelegentów Krzysiek Krzyżanowski niestety nie dojechał)
Michał Słupski to certyfikowany Kierownik projektów (IMPA C, Prince2), analityk i architekt oraz
niezależny ekspert w zakresie organizacji i zarządzania projektami oraz wdrażania i utrzymania rozwiązań
informatycznych.
Warsztat odbył się w największej sali Knowledge Village – Hadar. Ustawienie stołów wskazywało, że
nie będzie to kolejna nudna prezentacja, na której prowadzący będzie się przed nami produkował, a my
będziemy tylko siedzieć i odliczać czas do końca. Pierwsza myśl jaka przeszła mi przez głowę to: zapowiadają
się pracowite 3 godziny.
Na samym początku prowadzący zaproponował, abyśmy mówili sobie po imieniu, co wprowadziło
ogólne rozluźnienie. Zostaliśmy podzieleni na 5 grup 5-6 osobowych. Zanim Michał rozpoczął swoją
prezentację, każda z grup miała za zadnie wymyślić nazwę dla siebie, jak również krótko przedstawić każdego z
członków. Bardzo dobry pomysł, przestaliśmy być dla siebie anonimowi. Wprowadziło to bardzo przyjemną i
luźną atmosferę.
Następnie prowadzący powiedział kilka słów o sobie, omówił kilka rzeczy i… i w sumie to tyle. Reszta
należała już do nas. Dostaliśmy kartki z opisanym problemem który mieliśmy rozwiązać. Tematem przewodnim
był grunt w nadmorskim kurorcie, który dostaliśmy w spadku po pradziadku. Każda z grup miała swój
scenariusz na zagospodarowanie tego terenu. Pierwsza część zadania opierała się na ustaleniu celów. Czego tak
naprawdę oczekujemy podejmując dany krok (w przypadku mojej grupy było to wybudowanie mariny).
Kolejnym etapem było przedstawienie harmonogramu, ukazującego w jakiej kolejności będziemy podejmować
odpowiednie kroki niezbędne do zrealizowania naszego projektu. Oczywiście cały czas mogliśmy liczyć na
pomoc Michała. Jeżeli grupa miała z czymś problem, prowadzący starał się go nie tyle rozwiązać za nas, co
naprowadzić nas na właściwy tor. Kontrolował na bieżąco nasze działania i dawał nam przydatne wskazówki.
Na koniec wysłuchaliśmy kilka ciekawych historii związanych z jego pracą jako Project Managera oraz
konsultanta strategii IT.
Warsztat był bardzo interesujący. Mogliśmy choć trochę zapoznać się z pracą Project Managera przy
ustalaniu celów jak i przy ustalaniu harmonogramu projektu. Dzięki aktywnemu uczestnictwu, dużemu
zaangażowaniu i niezliczonej ilości pytań, warsztat przebiegł w dynamicznym tempie. Dyskusja na tyle się
rozwinęła, że skończyliśmy 10 minut po czasie.