INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Regulamin Organizacyjny
dla
BIURA PZOS
Rozdział I
Postanowienia ogólne.
§1
1. Regulamin organizacyjny określa: zasady wewnętrznej organizacji pracy Biura,
zakresy zadań dla poszczególnych stanowisk pracy oraz procedury postępowania przy
realizacji wybranych zadań statutowych PZOS.
2. Regulamin organizacyjny Biura PZOS ustala Zarząd PZOS.
3. Biuro PZOS zwane dalej „Biurem” działa na podstawie Statutu PZOS, uchwał władz
PZOS oraz niniejszego regulaminu.
Rozdział II
Organizacja działalności Biura
§2
1. Biurem PZOS kieruje Dyrektor Biura, który może z upoważnienia Zarządu
reprezentować PZOS na zewnątrz w granicach umocowania.
2. Zarząd powołuje i odwołuje Dyrektora Biura, zatrudnia innych pracowników,
ustala wielkość zatrudnienia i zasady wynagradzania pracowników Biura.
3. Do wykonywania zadań Zarząd może zatrudnić pracowników na podstawie umów
o pracę jak również na podstawie umów cywilnoprawnych.
1.
2.
3.
4.
§3
Nadzór merytoryczny nad pracą Biura pełni Prezes Zarządu PZOS.
Zarząd udziela pełnomocnictwa Dyrektorowi Biura do prowadzenia spraw bieżących
PZOS.
Dyrektor organizuje wykonywanie zadań należących do Biura oraz reprezentuje Biuro
na zewnątrz.
Dyrektor sprawuje nadzór nad należytym spełnianiem obowiązków przez
pracowników Biura.
§4
1. W okresie czasowej nieobecności Dyrektora Biura z powodu choroby, urlopu itd.
obowiązki Dyrektora Biura wykonuje wskazana przez Prezesa Zarządu (koordynator
pracy Biura).
2. Na zastępującego przechodzą wszystkie prawa i obowiązki Dyrektora Biura.
3. W przypadku nieobecności pozostałych pracowników Biura ich uprawnienia i
obowiązki przejmują pracownicy wskazani w imiennych zakresach czynności lub
wyznaczeni przez Dyrektora Biura.
1
§5
1. Pracownicy Biura wykonują swoje obowiązki zgodnie z zakresem swoich zadań i
obowiązków określonych przez Zarząd.
2. Pracownicy Biura podlegają Dyrektorowi Biura.
3. Biuro używa pieczątki z nazwą i adresem PZOS oraz pieczątek imiennych.
§6
1. Ustala się następującą strukturę organizacyjną Biura (stanowiska pracy):
1) dyrektor Biura
2) główna księgowa
3) starszy specjalista (ds. określonych przez Zarząd)
4) kierownik wyszkolenia
2. Biuro obsługuje interesantów w dni powszednie w godzinach 9.30 – 15.00 .
3. Jeżeli zaistnieje potrzeba, (np. konsultacji z główną. księgową, obsługi magazynu itp.)
pracownicy mogą być obecni w biurze dodatkowo w innych umówionych terminach
np. w soboty lub w godzinach popołudniowych w dni powszednie.
Rozdział III
Zakres zadań stanowisk pracy Biura
§7
1. Dyrektor Biura (w zastępstwie Koordynator pracy Biura)
1) Koordynowanie wszystkich czynności służbowych wykonywanych przez
poszczególnych pracowników, w celu zwiększenia efektywności i skrócenia czasu
załatwiania spraw leżących w gestii biura PZOS;
2) Wykonywanie uchwał Zarządu PZOS i pośrednio uchwał Walnego Zebrania
Członków powierzonych do wykonania Zarządowi PZOS;
3) Przygotowywanie materiałów na Walne Zebranie Członków, posiedzenia
Zarządu;
1) Przyjmowanie korespondencji i rejestrowanie w Dzienniku Podawczym;
2) Przeglądanie,
przydzielanie i
przekazywanie korespondencji osobom
odpowiedzialnym za załatwianie poszczególnych spraw wraz z wyznaczaniem
terminu ich załatwienia;
3) Redagowanie i wysyłanie pism po zatwierdzeniu ich pod względem
merytorycznym przez Prezesa lub Sekretarza;
4) Przeglądanie korespondencji elektronicznej i odpowiadanie na otrzymane maile
lub kierowanie korespondencji do osób odpowiedzialnych za załatwienie danej
sprawy;
5) Prowadzenie kasy PZOS;
6) Obsługa Komisji Licencyjnej min: weryfikowanie i kontrola opłat za licencje
(klubowe, zawodnicze, sędziowskie, trenerskie, BT. KT, TP), wprowadzanie
informacji o opłatach na stronę PZOS;
7) Po decyzji i nadaniu nr licencji przez Komisję Licencyjną wydrukowanie i
dostarczenie nowych kart (hologramów) licencyjnych do poszczególnych klubów
lub osób w ciągu 14 dni od daty nadania nr licencji.
8) Administrowanie stroną PZOS – umieszczanie na stronie informacji dotyczących
min: spraw związanych z działalnością poszczególnych Komisji, zamieszczanie
informacji o zawodach regionalnych A -RTZ i B RTZ a także innych informacji,
po akceptacji Prezesa, Sekretarza lub Przewodniczącego Komisji Merytorycznej.
2
9) Koordynowanie akcji związanych ze wspomaganiem szkolenia – zgodnie
załącznikami oferty MSiT na dany rok (Doszkalanie) – min. narady, konferencje,
kongresy, druki (regulaminy, publikacje)
10) Prowadzenie i nadzór zadań związanych z planowaniem i realizacją CTZ
11) Zamieszczanie na stronie internetowej PZOS informacji związanych z CTZ
12) Nadawanie numerów ewidencyjnych na mapy do orientacji sportowej, na wniosek
wydawcy po uzyskaniu zgody Komisji Kartograficznej oraz prowadzenie
ewidencji map.
13) Zapewnienie prawidłowego funkcjonowania Biura, pod względem wyposażenia w
materiały eksploatacyjne do urządzeń biurowych, materiały biurowe, znaczki do
obsługi korespondencji itp.
14) Archiwizacja dokumentów wpływających do biura PZOS, wewnętrzny obieg akt.
15) Wykonywanie innych poleceń Prezesa lub Sekretarza
§8
1. Dyrektor Biura sprawuje pieczę nad majątkiem Biura (PZOS) oraz spełnia swoje
obowiązki ze starannością wymaganą w obrocie gospodarczo-finansowym, przy
ścisłym przestrzeganiu przepisów prawa oraz postanowień Statutu, uchwał Walnego
Zebrania i uchwał Zarządu.
§9
2. Główna Księgowa:
1) Prowadzenie księgowości w PZOS min. kontrola wszelkich akcji i napływających
w związku z nimi dokumentów pod względem finansowym, dokonywanie
przelewów z konta PZOS (związanych min. z rozliczaniem akcji, rozliczeniami z
US, ZUS, wynagrodzeniami dla pracowników, opłatą faktur przelewowych itp.);
2) Przygotowanie sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy i Planu Kont na
rok następny.
3) Prowadzenie teczek akt osobowych (do momentu powrotu Dyrektora Biura)
§ 10
3. Starszy Specjalista ds. sportu powszechnego
1) Przewodniczenie Komisji Licencyjnej – kontrola pod względem merytorycznym
wniosków o nadanie licencji (klubowych, zawodniczych, trenerskich,
budowniczych tras, kartograficznych, topograficznych) oraz wniosków
dotyczących zmiany barw klubowych;
2) Obsługa i nadzór akcji realizowanych w ramach Departamentu Sportu
Powszechnego MSiT (wg załącznika nr 1);
3) Prowadzenie magazynu SWD i SI;
4) Zamieszczanie na stronie internetowej PZOS informacji dotyczących realizacji
programu SWD;
5) Wykonywanie innych poleceń Prezesa lub Sekretarza.
§ 11
4. Starszy Specjalista ds. sportu kwalifikowanego
1) Obsługa zadań realizowanych w ramach Departamentu Sportu Młodzieżowego i
Kwalifikowanego MSiT (wg załączników nr 2 i nr 3);
3
2) Zamieszczanie na stronie internetowej PZOS informacji związanych z Zespołem
Wyszkolenia;
3) Prowadzenie magazynu SK i M (suplementy diety, sprzęt sportowy i
specjalistyczny);
4) Wykonywanie innych poleceń Prezesa lub Sekretarza
Rozdział IV
Prawa i obowiązki pracownika i pracodawcy
§ 12
1. Do podstawowych obowiązków pracodawcy należy:
1) zaznajomić pracowników podejmujących pracę z:
a) zakresem obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonym
stanowisku pracy oraz podstawowymi uprawnieniami pracowniczymi,
b) przepisami bhp oraz przeciwpożarowymi,
c) przepisami dotyczącymi tajemnicy służbowej.
2) zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy
3) terminowo i prawidłowo wypłacać wynagrodzenie,
4) przyjąć i stosować obiektywne i sprawiedliwe kryteria oceny pracowników,
5) umożliwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych.
§ 13
1. Do podstawowych obowiązków pracownika należy:
1) wykonywanie pracy sumiennie i starannie, zgodnie z przepisami prawa,
2) przestrzeganie ustalonego w biurze czasu pracy, porządku i obowiązujących
regulaminów, przepisów i zasad BHP.
3) zachowanie porządku na swoim stanowisku pracy oraz we wszystkich
pomieszczeniach,
4) zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić
pracodawcę na szkody,
5) przechowywanie dokumentów w miejscu do tego przeznaczonym, po zakończeniu
pracy odpowiednio je zabezpieczyć
§ 14
1. Pracownik ma prawo do:
1) zatrudniania na stanowisku pracy zgodnie z rodzajem pracy wynikającym z treści
zawartej umowy i zgodnie z posiadanymi kwalifikacjami,
2) wynagrodzenia za pracę,
3) wypoczynku w dniach wolnych od pracy, przez prawidłowe przestrzeganie czasu
pracy oraz korzystanie z urlopów wypoczynkowych i innych przerw,
4) bezpiecznych i higienicznych warunków pracy,
5) równych praw z tytułu jednakowego wypełniania takich samych obowiązków,
§ 15
1. Pracodawca ma prawo do:
1) korzystania z wyników pracy wykonywanej przez pracowników zgodnie z treścią
stosunku pracy
2) wydawania pracownikom w ramach uprawnień wiążących poleceń służbowych i
zarządzeń dotyczących pracy, które nie powinny być sprzeczne z przepisami
prawa lub umową o pracę,
4
3) ustalania zakresu obowiązków, zadań i czynności pracowników oraz ich
egzekwowania.
§ 16
Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy w jego
siedzibie lub w innym miejscu przeznaczonym do wykonywania pracy.
1.
§ 17
W przypadku pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę czas pracy:
1) wynosi przeciętnie 40 godzin na tydzień w okresie rozliczeniowym nie dłuższym niż
3 miesiące i nie może przekroczyć 8 godzin na dobę, przy zatrudnieniu w pełnym
wymiarze,
2) wynika z ustaleń umowy w przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu
pracy,
3) pracownicy, których dobowy wymiar czasu pracy wynosi co najmniej 8 godzin mogą
korzystać z 15 minutowej przerwy w pracy. Czas rozpoczęcia i zakończenia tej
§ 18
Czas pracy oraz inne warunki pracy pracowników zatrudnionych na podstawie umów
cywilno-prawnych (zlecenia, o dzieło itp.), określają warunki zawartych z nimi umów, na
podstawie przepisów dotyczących tej formy zatrudnienia.
§ 19
W sprawach pracowniczych nie uregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie
przepisy odrębne dotyczące pracy, płacy oraz spraw osobowych.
Rozdział V
Postanowienia końcowe
§ 20
1. Zmian Regulaminu dokonuje Zarząd w trybie właściwym dla jego uchwalenia.
2. W sprawach nie uregulowanych w niniejszym Regulaminie decyduje Zarząd kierując
się obowiązującymi przepisami prawa, Statutem, uchwałami władz PZOS.
§ 21
1. Regulamin został ustalony i zaakceptowany przez Zarząd w dniu ………………….
2. Regulamin wchodzi w życie z dniem zaakceptowania przez Zarząd.
5
Załącznik nr 1
HARMONOGRAM OBIEGU DOKUMENTÓW (SWD)
1. Biuro: Opracowuje ofertę do MSiT zgodnie z wymogami zawartymi w konkursie,
zbiera niezbędne załączniki do oferty, następnie składa kompletną ofertę w
wyznaczonym terminie.
2. Ministerstwo: Rozstrzyga konkurs i informuje o jego wynikach
3. Biuro: Po rozstrzygnięciu konkursu przez MSiT, informuje o otrzymanych środkach i
ogłasza konkurs na przyznane środki na stronie internetowej PZOS.
4. Organizatorzy: przesyłają wypełnione wnioski do biura w ogłoszonym terminie.
5. Biuro: ogłasza wyniki konkursu na stronie internetowej związku.
6. Biuro: Koryguje ofertę do otrzymanych kosztów i składa niezbędne dokumenty do
MSiT.
7. Biuro: Przesyła emailem umowę z załącznikami do organizatora i informacją o
maksymalnym terminie przesłania dokumentów do biura PZOS
8. Organizator: Drukuje umowę z załącznikami i po podpisaniu przez uprawnione osoby
(zgodnie ze statutem), przesyła podpisane dokumenty do biura PZOS (listem
poleconym).
9. Biuro: W przypadku nie otrzymania podpisanych dokumentów w wyznaczonym
terminie (decyduje data stempla pocztowego), Biuro wysyła informację o odebraniu
organizacji danego zadania.
10. Organizator: Do 14 dni od zakończenia zadania, przesyła kompletne rozliczenie z
załącznikami wymienionymi w umowie oraz opisane oryginały faktur, rachunków,
umów, deklaracji sędziowskich, itp. do biura PZOS.
11. Biuro: Po sprawdzeniu otrzymanych rozliczeń, pod względem merytorycznym i
finansowym, w przypadku wystąpienia nieprawidłowości informuje o nich emailem
organizatora, z prośbą o wyjaśnienie i uzupełnienie braków.
12. Organizator: Przesyła wyjaśnienie i występujące braki w rozliczeniu.
13. Biuro: w przypadku nie otrzymania brakujących dokumentów w wyznaczonym
terminie może nie przyjąć rozliczenia i otrzymaną dotację lub jej część zwrócić do
MSiT.
14. Biuro: po ostemplowaniu dokumentów finansowych odsyła je do organizatora w ciągu
14 dni. (listem poleconym).
15. Biuro: Po pozytywnym przyjęciu rozliczenia przelewa środki na konto organizatora
do 14 dni od daty przyjęcia rozliczenia.
16. Biuro: wysyła informację o przyjęciu lub odrzuceniu rozliczenia.
6
Załącznik nr 2
HARMONOGRAM OBIEGU DOKUMENTÓW (DSK i M)
1. Zespół Wyszkolenia (trenerzy poszczególnych kadr narodowych): Do miesiąca przed
wyjazdem informuje Biuro PZOS o ilości osób wyjeżdżających na akcję oraz zgłasza
zapotrzebowanie na transport, noclegi, wyżywienie itp.
2. Wszelkie zmiany w planach szkolenia (dotyczące ilości osób, dat, miejsca) należy
zgłaszać drogą elektroniczną do biura PZOS na 7 dni roboczych przed terminem
wyjazdu.
3. Biuro PZOS: W ciągu tygodnia załatwia potrzeby z pkt.1 i informuje trenera o
podjętych działaniach.
4. Trener Kadry: Do 2 dni roboczych przed terminem zgłoszeń przesyła emailem do
Biura imienną listę osób wyjeżdżających z podaniem kategorii i nr SI.
5. Biuro PZOS: Dokonuje terminowego zgłoszenia.
6. Biuro PZOS: Dokonuje przelewu w terminie – (harmonogram pkt. 2 i 4 wg załącznika
nr 3).
7. Trener Kadry: Przysyła emailem powołanie i kosztorys imprezy na 10 dni przed
wyjazdem
8. Biuro PZOS: Następnego dnia roboczego od wpłynięcia powołania do Biura,
umieszcza powołanie na stronie PZOS i wysyła do zainteresowanych klubów
emailem.
9. Trener Kadry: Do 7 dni przed wyjazdem przesyła emailem wniosek o zaliczkę z
podaniem wysokości zaliczki.
10. Biuro: Po sprawdzeniu pod względem merytoryczno – księgowym prawidłowości
zaliczkowanej kwoty, przelewa zaliczkę na konto trenera.
11. Trener Kadry: Po zakończeniu akcji przesyła wypełnione druki rozliczenia i
sprawozdania z akcji oraz faktury otrzymane i opisane podczas wyjazdu w ciągu 14
dni od zakończenia akcji (listem poleconym).
12. Biuro PZOS: Rozlicza akcję do 14 dni od dnia wpłynięcia do biura rozliczenia,
sprawdza nadesłane dokumenty pod względem merytoryczno – finansowym,
następnie informuje o przyjęciu rozliczenia lub wystąpieniu ewentualnej nadpłaty ze
strony biura.
13. Trener: Po otrzymaniu informacji o wystąpieniu nadpłaty zwraca nadwyżkę w ciągu
14 dni na konto PZOS.
7
Załącznik nr 3
Zasady współpracy Biuro-trenerzy kadr narodowych – terminy realizacji zadań ……………..
Użyte skróty:
PE – preliminary entry (zgłoszenia wstępne)
FE – final entry (zgłoszenia końcowe)
NE – name entry (zgłoszenia imienne-stosowane w MTBO)
PD – payment deadline (termin płatności)
ELITSERIEN
30.04
PE
PD
FE
19.04
19.04
10-MILA
1-2.05.
PE
PD
FE
Norrkoping, Szwecja
Finspong, Szwecja
31.03
28.02
33th IOO
21-24.05.
PE
PD
FE
Ahlbeck, Niemcy
1.05.
1.05.
?
4-6.06.
PE
PD
Novy Bor, Czechy
FE
PUCHAR ŚWIATA; Puchar Europy Juniorów 2-6.06.
PE
15.03
PD
Gdańsk, Polska
5.05
FE/NM 5.05.
EYOC (ME Juniorów)
1-4.07.
PE
30.04
PD
FE
23.06
JWOC (MŚ Juniorów)
Soria, Hiszpania
25.05
4-11.07.
Aalborg, Dania
8
PE
31.03
FE
31.05
PD
31.05
WOC/JWOC (MŚ i MŚ Juniorów) - MTBO
9-18.07.
PE
23.04
PD
FE
21.05
NE
4.06
WOC (MŚ Seniorów)
9-18.08
PE
9.04
PD
FE
1.07
Montalegre, Portugalia
21.05
Trondheim, Norwegia
9.04
9