Protokół nr 11/07 - Archiwa Państwowe

Protokół nr 5/07
z posiedzenia Centralnej Komisji Metodycznej w dniu 12 listopada 2007 r.
Obecni: przewodniczący - Magadalena Marosz (AP w Krakowie), sekretarz – dr Andrzej
Klubiński (NDAP), członkowie- Stanisław Flis (AP w Gdańsku), Janina Gregorowicz (AP m.
st. Warszawy), dr Maciej Janik (AP w Łodzi), Anna Karpińska (AP w Olsztynie), Małgorzata
Kośka (AGAD), Sławomira Krupa (AP w Katowicach), dr Marek Romaniuk (AP w
Bydgoszczy), Kazimierz Schmidt (NDAP), Eugenia Szymczuk (AAN)
uczestnicy spotkania –Aleksandra Czapelska (NDAP), Jacek Krochmal (NDAP), Anna
Laszuk (NDAP), Ewa Podgórska (NDAP)
Program posiedzenia:
• Wstępna dyskusja nad bazą FOTO do opracowania fotografii w archiwach
państwowych.
• Zatwierdzenie wskazówek w sprawie postępowania z kopiami materiałów
archiwalnych.
• Opinia Centralnej Komisji Metodycznej w sprawie budowy nazwy zespołów akt z
wyborów władz samorządowych, wniosek Komisji Metodycznej Archiwum
Państwowego w Toruniu.
• Dyskusja nad projektem wskazówek metodycznych dotyczących zasad opracowania
zespołów archiwalnych sądów wytworzonych od XIX do XXI wieku,
przechowywanych w archiwach państwowych.
Komisja rozpoczęła obrady od dyskusji nad pytaniem o poprawną budowę nazwy zespołów
akt z wyborów władz samorządowych, które skierowało do CKM Archiwum Państwowe w
Toruniu.
Na wstępnie sekretarz Komisji przedstawił zebranym informację i krótko
scharakteryzował problem dotyczący poprawności sformułowania nazwy zespołu akt z
wyborów akt samorządowych.
Rozpoczynając dyskusję uczestnicy posiedzenia odnieśli się do praktyki gromadzenia akt
komisji wyborczych w poszczególnych archiwach. Sławomira Krupa przedstawiła złożoną
praktykę przejmowania akt wyborczych na przykładzie Archiwum Państwowego w
Katowicach i w Częstochowie wskazując na zróżnicowaną praktykę gromadzenia zasobu oraz
problemy ewidencji i formułowania nazw zespołów akt komisji wyborczych. Kontynuując
dyskusję dr Anna Laszuk i dr Jacek Krochmal wskazywali na problem kompletności opisu i
jego adekwatności do obowiązującej struktury instytucji wytwarzających akta wyborcze.
Proponując możliwe sposoby opracowania Tadeusz Grabarz, dr Anna Laszuk, dr Marek
Romank, Eugenia Szymczuk dyskutowali poprawność metodyczną konstruowania zespołów
otwartych akt wyborczych. Sławomira Krupa zaproponowała wyodrębnienie każdej z
kampanii wyborczych w osobny zbiór. W kontekście zmieniającej się struktury
2
organizacyjnej dyskutowano także poprawność umieszczenia w nazwie zespołu określeń „z
terenu województwa” i „z terenu działania delegatury”. Uznano, że za przyjęciem drugiego z
proponowanych rozwiązań przemawiałaby zmienność terytorialna właściwości terytorialnej
delegatur, które wykraczają poza granice administracyjne województw. W związku z
przedstawioną w dyskusji propozycją Stanisław Flis i Eugenia Szymczuk wskazywali
konieczność ustalenia czy przyjęcie takiego rozwiązania jest poprawne ze względu na
prawidłowość określenia delegatury jako sukcesora akt. Uczestnicy posiedzenia zwracali też
uwagę, że przyjęcie kryterium podziału terytorialnego nie jest odpowiednie dla wyborów do
sejmu, a przy formułowaniu poprawnej nazwy należy uwzględnić również jej wartość
informacyjną przy wyszukiwaniu danych.
W podsumowaniu dyskusji, w związku z odrębnymi opiniami Przewodnicząca CKM
poprosiła dr. Marka Romaniuka i Annę Karpińską o przygotowanie informacji w sprawie
poprawnego sformułowania nazwy zespołu akt wyborczych i przedstawienie ich na
najbliższym spotkaniu. Uzgodniono, że po wysłuchaniu dwu propozycji Komisja sformułuje
ostateczną opinię w tej sprawie.
Kontynuując obrady, zgodnie z porządkiem obrad, Komisja wysłuchała informacji
dotyczącej dyskusji nad bazą FOTO jaka miała miejsce na posiedzeniu zespołu Informatyka i
Archiwa. Zgodnie z wcześniejszą decyzją Komisja postanowiła, aby podjąć dyskusję i
zaopiniować bazę po wyrażeniu stanowiska w tej sprawie przez Zespół Informatyka i
Archiwa. Informację o przebiegu dyskusji nad bazą na posiedzeniu Zespołu Informatyka i
Archiwa przedstawili dr Jacek Krochmal i Kazimierz Schmidt. Członkowie Komisji uzyskali
informację o dyskusji Zespołu nad założeniami bazy. Wobec braku protokołu z obrad Zespołu
oraz braku opinii dotyczących bazy FOTO, które były przedstawione na posiedzeniu Zespołu
Informatyka i Archiwa, CKM uznała, że nie może się ustosunkować do opinii Zespołu na
podstawie częściowej informacji, która została przekazana przez Przewodniczącego Zespołu
Rafała Magrysia do ZNA na krótko przed posiedzeniem Centralnej Komisji Metodycznej.
Zgodnie z przekazaną informacją w sprawie oceny metodycznej i technicznej bazy FOTO
Zespół nie zdołał przedyskutować na posiedzeniu i uzgodnić wspólnego stanowiska
wyrażonego w formie wspólnej opinii. W związku z powyższym Komisja poprosiła o
scharakteryzowanie bazy i problematyki metodycznej dr Annę Laszuk, która w swoim
wystąpieniu wskazała na cele powstania bazy FOTO, potrzeby wynikające z konieczności
realizacji zadań w archiwach państwowych, i uwarunkowania towarzyszące powstawaniu
bazy.
Odnosząc się do wcześniejszej dyskusji nad założeniami metodycznymi bazy
wyjaśniła, że baza FOTO została zaprojektowana jako moduł do bazy danych IZA. Jej
3
budowa i cechy uwzględniają przede wszystkim potrzeby archiwów państwowych
posiadających własny, niezbyt liczny zasób fotografii, inny niż archiwa centralne, a zwłaszcza
ADM korzystający ze specjalnie dedykowanej mu bazy i programu ZEUS. W dyskusji nad
założeniami bazy zwrócono uwagę, że wydaje się konieczne zapewnienie systemu na okres
przejściowy przed wprowadzeniem do powszechnego użycia w archiwach zintegrowanego
systemu informacji i wspólnej bazy do opracowania zasobu fotografii. W dalszej dyskusji
Stanisław
Flis,
Kazimierz
Schmidt,
Magdalena
Marosz
dyskutowali
konieczność
dostosowania przepisów metodycznych i stosowania normy ISAD (G) pod kątem
ujednolicenia terminologii stosowanej w bazie i metodyki opisu fotografii. Kazimierz
Schmidt zwrócił uwagę, że również przy opracowaniu fotografii nie jest konieczne
stosowanie normy ISAD (G). Włączając się do dyskusji Doradca Naczelnego Dyrektora
Archiwów Państwowych, Ewa Podgórska przedstawiła zebranym założenia bazy Zeus, i
wskazała, że najlepszą praktyką byłoby ujednolicenie opisu w projektowanej bazie ZOSIA,
zwracając uwagę na brak istotnych różnic między funkcjonalnościami baz FOTO i ZEUS. W
uzupełnieniu dr Anna Laszuk zwróciła uwagę na pilną potrzebę wprowadzenia bazy, na którą
archiwa oczekują już od ponad roku. W podsumowaniu dyskusji Przewodnicząca Komisji
poddała w wątpliwość czy CKM jest właściwym ciałem do opracowania wskazówek
metodycznych dotyczących bazy FOTO i uzgodnienia proponowanych w niej poprawności
rozwiązań z przepisami Naczelnego
Dyrektora.
Zaproponowała, aby uzgodnienie
poprawności metodycznej bazy przekazać do Zakładu Naukowego Archiwistyki.
W konkluzji Przewodnicząca CKM zaproponowała, aby zgodnie z przedstawioną
informacją i dyskusją przeprowadzoną na posiedzeniu Komisja przychyliła się do stanowiska,
że konieczna jest dalsza praca nad bazą, która wymaga poprawek technicznych oraz, że w
okresie przejściowym, do czasu wprowadzenia zintegrowanego systemu informacji
archiwalnej we wszystkich archiwach państwowych, baza jest narzędziem spełniającym
wymagane kryteria poprawności metodycznej w zakresie ewidencji i opracowania fotografii.
Równocześnie Centralna Komisja Metodyczna rekomenduje dostosowanie terminologii bazy
do standardu opisu ISAD (G) i ujednolicenie elementów opisu z wskazówkami
metodycznymi
Naczelnego
Dyrektora
dotyczącymi
opracowania
zasobu.
Komisja
zaakceptowała przedstawioną propozycję.
Przechodząc do kolejnego punktu obrad Komisja powróciła do projektu wskazówek w
sprawie postępowania z kopiami materiałów archiwalnych. W związku z licznymi zmianami
redakcyjnymi Komisja miała podjąć decyzję o przyjęciu ujednoliconego tekstu wskazówek.
4
W nawiązaniu do podjętej decyzji w związku z brakiem uwag do projektu Komisja przyjęła
tekst wskazówek we wcześniej zaakceptowanym brzmieniu.
Po uzgodnieniu wspólnej opinii w sprawie wskazówek dotyczących postępowania z
kopiami materiałów archiwalnych Komisja przystąpiła do dyskusji nad projektem wskazówek
metodycznych dotyczących zasad opracowania zespołów archiwalnych sądów wytworzonych
od XIX do XXI wieku, przechowywanych w archiwach państwowych, które zostały
przedstawione przez Sławomirę Krupę, Przewodniczącą Zespołu do spraw dokumentacji
wytworzonej przez sądy, prokuraturę i notariat.
Odnosząc się do projektu członkowie komisji zwrócili uwagę na kompletność literatury
przedmiotu dołączonej do wskazówek metodycznych. Wskazywano m.in. na konieczność
uzupełnienia spisu o akty prawne, m.in. o rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 1937 r.
dotyczące kwalifikacji sądowej. W odpowiedzi Sławomira Krupa wyjaśniła, że komisja
opracowująca wskazówki uznała, że kryterium wyboru aktów prawnych było dostarczenie
archiwistom wiedzy niezbędnej do opracowania akt. Wskazując na ograniczenia
chronologiczne Małgorzata Kośka i dr Maciej Janik wskazywali na konieczność
uwzględnienia w przepisach specyfiki wynikającej z przynależności ziem polskich do zaboru
rosyjskiego i austriackiego. W odpowiedzi Sławomira Krupa zwróciła uwagę na konieczność
zachowania spójności z wcześniejszymi wskazówkami metodycznymi dotyczącymi
opracowania akt sądowych. W dalszej dyskusji zwracano uwagę na konieczność
uwzględnienia w przepisach akt wyłączonych do odrębnego opracowania (akta rejestrowe),
rekomendując szybkie opracowanie wskazówek metodycznych w tym zakresie, poruszano
sprawę indeksowania i funkcjonalności bazy danych. W podsumowaniu dyskusji Komisja
wydała pozytywną ocenę wskazówek przy jednym głosie wstrzymującym.
Po wyczerpaniu porządku obrad na wniosek Przewodniczącej uzgodniono, że Komisja na
najbliższym spotkaniu zajmie się projektem wskazówek metodycznych dotyczących
opracowania akt wytworzonych w okresie kancelarii austriackiej. Zgodnie z przyjętym
postanowieniem, po sformułowaniu pisemnych informacji dotyczących budowy nazwy
zespołu akt komisji wyborczych przez dr. Marka Romaniuka i przez Annę Karpińską, zostaną
one rozesłane do wiadomości członków CKM. Ustalono, że wstępnie zaplanowany na marzec
termin następnego posiedzenia zostanie potwierdzony w późniejszym terminie drogą
mailową.