Ramowy program panelu Standaryzacja zarządzania organizacją

Ramowy program panelu
Standaryzacja zarządzania organizacją - szanse i ograniczenia
Data: 09 listopada 2012
Miejsce: Centrum Szkolenia Gazownictwa, ul. Kasprzaka 25, Warszawa
11:00-11:15
Moderator – Piotr Todys - Prezes Zarządu Fundacji TUS i Federacji
Organizacji Służebnych MAZOWIA.
11:15 – 11:45
Wykład wprowadzający – Dlaczego standaryzacja? Struktury i procesy
zarządzania jakością w organizacjach pozarządowych z perspektywy doradcy
organizacyjnego- praktyczne aspekty pracy opartej na standardach na
przykładzie doświadczeń niemieckich organizacji pozarządowych- Hans
Jurgen-Wanke ekspert w Paritatischer Wohlfahrtsverband Berlin.
11:45 - 12:00
Dobre praktyki – Standaryzacja, to działa? - rola organizacji parasolowych
w
procesie
standaryzacji
-
standardy
pracy
w
organizacjach
wspierających/parasolowych na przykładzie federacji Missing Children Europe
Zuzanna Ziajko – przedstawicielka Fundacji ITAKA w zarządzie Federacji
Missing Children Europe
12:00 - 12:15
Standardy zarządzanie organizacją - organizacja i jej rozwój - kluczowe
procesy
i
podstawowe
wyzwania
w
zarządzaniu
organizacjami
pozarządowymi. Zarządzanie organizacją –to dążenie do skutecznego
i efektywnego osiągania celów organizacji – Grzegorz Idziak- ekspert ds.
zarządzania organizacją.
12:15- 12:30
Standardy zarządzanie finansami w organizacji – w jakich obszarach warto
mówić o standardach?– kluczowe procesy zarządzania finansami - jak
analizować ryzyko i eliminować problemy w procesie zarządzania finansamistandardy jako mechanizmy wypracowania przejrzystości i bezpieczeństwa
finansowego w NGO- Teresa Zagrodzka ekspertka ds. zarządzania
finansami w NGO.
12:30 – 13:00
Dyskusja i podsumowanie spotkania
Skutecznie i profesjonalnie – standardy formalno-organizacyjne mazowieckich NGOs
Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
13:00-13:30
Przerwa kawowa:
13:30-15:30
,,Skuteczne i profesjonalne NGO”- standardy zarządzania organizacją
w praktyce – gra planszowa.
Zasady gry przedstawi i warsztat poprowadzi - Filip Miłuński projektant gier
planszowych.
15:30-16:00
Podsumowanie konferencji
16:00-16:30
Obiad
Moderator:
Piotr Todys - Prezes Zarządu Fundacji TUS, a także Federacji Organizacji Służebnych MAZOWIA.
Specjalista
i
w
polityki
obrębie
badacz
w
zakresie
społecznej
oraz
tworzenia
w
zakresie
strategii
i
współpracy
programów
organizacji
operacyjnych
pozarządowych
z samorządem lokalnym. Trener, wykładowca i wieloletni dziennikarz społeczny. Aktywny uczestnik
sektora pozarządowego od 1993 roku.
Notki o panelistach:
Hans Jurgen-Wanke- z wykształcenia socjolog i ekonomista. Obecnie kierownik działu personalnego
i specjalista ds. rozwoju organizacji w Paritatischer Wohlfahrtsverband Berlin. od 20 lat zajmuje się
prowadzeniem zajęć akademickich z dziedziny zarządzania społecznego z głównym naciskiem na
obszar zarządzania zmianą. Poza tym zajmuje się coaching-em i doradztwem organizacyjnym.
Teresa Zagrodzka: konsultantka ds. finansowych organizacji pozarządowych, trenerka, prowadzi
zajęcia m.in. na studiach podyplomowych z ekonomii społecznej Akademii Ekonomicznej w Krakowie,
autorka tekstów i poradników dotyczących zarządzania finansami dla organizacji, doradca Zarządu
TISE, audytorka normy ISO 9001:2008. Współpracuje z organizacjami pozarządowymi od 1991r.
Zuzanna Ziajko: absolwentka Ukrainistyki na UW, licencjat Polonistyki UW, stypendystka na
Uniwersytecie im. Tarasa Szewczenki w Kijowie. Od wielu lat związana z ruchem pozarządowym. Od
2008 roku związana z Fundacją ITAKA, gdzie pracuje jako Dyrektor Zespołu Poszukiwań
i Identyfikacji. Jest też członkiem zarządu federacji Missing Children Europe, gdzie jest
odpowiedzialna za problem porwań rodzicielskich na terenie Europy oraz jakość i rozwój Telefonu w
Sprawie Zaginionego Dziecka i Nastolatka 116 000.
Skutecznie i profesjonalnie – standardy formalno-organizacyjne mazowieckich NGOs
Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Grzegorz Idziak: Absolwent podyplomowych studiów z zakresu marketingu i zarządzania w Wyższej
Szkole Biznesu-National-Louis University w Nowym Sączu. Absolwent szkoły trenerskiej i członek
Stowarzyszenia Trenerów Organizacji Pozarządowych. W latach 1998-2009 wicedyrektor Caritas
Diecezji Zielonogórsko-Gorzowskiej. Od roku 2004 przygotowuje i prowadzi szkolenia oraz doradztwo
dla organizacji pozarządowych z zakresu przywództwa i liderstwa, współpracy zespołowej,
pozyskiwania środków, funkcjonowania organizacji pozarządowych. Członek zarządu Stowarzyszenia
Wielkopolscy Doradcy Kariery WIDOK z Poznania.
Filip
Miłuński–projektant
gier
planszowych
i
karcianych,
współpracujący
między
innymi
z wydawnictwami Granna, Egmont Polska, Gry Leonardo i holenderskim White Goblin Games. Na co
dzień dziennikarz społeczny. Autor Małych Powstańców - gry która zdobyła główną nagrodę
w konkursie Świat przyjazny dziecku. Założyciel warszawskiej grupy autorów i testerów gier –
Monsoon Group.
Wypowiedzi panelistów:
Wykład wprowadzający - Hans Jurgen-Wanke ekspert z Paritatischer Wohlfahrtsverband Berlin.
Temat: Dlaczego standaryzacja organizacji pozarządowych? Struktury i procesy zarządzania
jakością w organizacjach pozarządowych z perspektywy doradcy organizacyjnego.
Podczas wykładu przedstawimy: praktyczne aspekty pracy opartej na standardach na przykładzie
doświadczeń niemieckich organizacji pozarządowych, rozważone zostaną kwestie szans i ryzyka
związanego ze standaryzacją.
Wypowiedź eksperta: W Republice Federalnej Niemiec (lata 1980-1990), pojawiło się krytyczne
stanowisko wobec organizacji pozarządowych w kontekście słabej efektywności przy przejmowaniu od
państwa (administracji publicznej) usług socjalnych (tu: na myśli przeniesienie części zadań z państwa
na NGO). Społeczeństwo niemieckie nie tylko źle oceniało przenoszenie zadań z państwa na
organizacje pozarządowe, wskazywało również na słabość organizacji pozarządowych przy realizacji
tych zadań. Organizacje pozarządowe chcąc sprostać wyzwaniu wyszły z założenia, że powinny się
ustandaryzować przejmując część myślenia, sposoby działania i widzenia zadań, struktur i procesów
zarządzania (zarządzania jakością) od instytucji i biznesu ( tu: w sensie prowadzenia organizacji).
O organizacji: PARYTETOWY Związek Socjalny w Berlinie jest organizacją o charakterze
parasolowym, jest członkiem Ogólnoniemieckiej Konfederacji Związków PARYTETOWYCH, należy do
LIGI Niezależnych Organizacji Parasolowych Opieki Społecznej w Berlinie, poza tym jest członkiem
Skutecznie i profesjonalnie – standardy formalno-organizacyjne mazowieckich NGOs
Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Stowarzyszenia Związków Pracodawców w Berlinie i Brandenburgii. W Związku PARYTETOWYM
stowarzyszonych jest 640 niezależnych, charytatywnych organizacji oraz grup samopomocy.
Dobre praktyki: Zuzanna Ziajko – przedstawicielka Fundacji ITAKA w zarządzie Federacji
Missing Children Europe.
Temat: Rola organizacji parasolowych w procesie standaryzacji – standardy pracy
w organizacjach wspierających/parasolowych.
Podczas panelu przedstawimy: dobre praktyki z pracy opartej na standardach w organizacjach
wspierających/parasolowych na przykładzie federacji Missing Children Europe.
Wypowiedź eksperta: Opowiem o znaczenie jakie odgrywają wspólnie opracowane i przyjęte przez
organizacje członkowskie federacji Missing Children Europe standardy w pracy na rzecz zaginionych
dzieci na terenie Europy. Dzięki wspólnie stworzonym standardom możliwa jest profesjonalna
i skuteczna współpraca m.in. w zakresie prowadzenia poszukiwań zaginionych dzieci. W 2011 roku
jako efekt trzyletniego projektu „Practical Guide for Hotline Operators” – powstał podręcznik
o standardach usługi 116 000. Obecnie będzie realizowany projekt (lata 2012-2015), którego
podstawowym efektem będzie opracowanie bazy danych zaginionych dzieci, jednakowej dla
wszystkich numerów 116 000 na terenie Europy.
O organizacji: Federacja MCE zrzesza 28 organizacji zajmujących się poszukiwaniem zaginionych
dzieci z 19 krajów Unii Europejskiej i Szwajcarii (Fundacja ITAKA Centrum Poszukiwań Ludzi
Zaginionych – Polska). Organizacja wspiera międzynarodową współpracę i lobbuje na rzecz
usprawnienia poszukiwań zaginionych dzieci na terenie Europy. Federacja jest również inicjatorem
powstania europejskiego numeru 116 000 w sprawie zaginionego dziecka i nastolatka, który na chwilę
obecną sprawnie działa w 18 krajach UE. Federacja stworzyła standardy działania linii 116 000 dla
wszystkich organizacji członkowskich i na bieżąco monitoruje ich realizację.
Standardy zarządzania finansami w organizacji- Teresa Zagrodzka ekspertka ds. zarządzania
finansami w NGO.
Temat: W jakich obszarach warto mówić o standardach?
Podczas panelu przedstawimy: Kluczowe procesy zarządzania finansami w organizacji, jak
analizować ryzyko i eliminować problemy w procesie zarządzania finansami. Standardy jako
mechanizmy wypracowania przejrzystości i bezpieczeństwa finansowego w NGO
Wypowiedź eksperta: Od ponad 20 lat obserwuję zarządzanie finansami w organizacjach
pozarządowych od środka - jako pracownik, członek zarządu i trochę od zewnątrz - jako konsultant
i trenerka. Zdecydowanie idziemy w kierunku tworzenia standardów w tym zakresie. Ale trzeba przy
Skutecznie i profesjonalnie – standardy formalno-organizacyjne mazowieckich NGOs
Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
tym odróżnić obowiązek – np. powołanie zarządu, prowadzenie ksiąg rachunkowych czy sporządzenie
sprawozdania finansowego – od standardu a więc pewnej normy, zbioru istotnych cech, które z tymi
obowiązkami mogą czy raczej powinny być związane. Standardy pomagają nam w budowaniu
zaufania społecznego, tak ważnego dla społecznej działalności naszych fundacji i stowarzyszeń.
W jakich obszarach warto mówić o standardach? W obszarze kompetencji i świadomości
odpowiedzialności członków zarządu – podstawowego organu decydującego o realizacji misji
organizacji; przy współpracy zarządu i osób zajmujących się księgowością – można powiedzieć jeden
ze słabszych punktów działalności organizacji, ale jakże niezwykle ważny dla zapewnienia jej
bezpieczeństwa i ciągłości finansowej organizacji. Standardy możemy wyznaczyć w sposobie
zarządzania finansami – planowaniu i monitorowaniu budżetu czy przepływów finansowych czy
wreszcie przy rzetelnej i wiarygodnej prezentacji sytuacji finansowej i majątkowej organizacji
zakończonego roku finansowego w bilansie, rachunku zysków i strat / rachunku wyników i informacji
dodatkowej. Jakie korzyści organizacja może czerpać z korzystania z proponowanych standardów?
Przede wszystkim bezpieczeństwo finansowe: możliwość zgromadzenia odpowiednich informacji do
podjęcia decyzji zarządczych w odpowiednim czasie; i bezcenne wartości: wiarygodność i zaufanie,
zarówno partnerów zewnętrznych, ale też – co warto podkreślić - własnego zespołu. Warto o to
powalczyć.
Standardy zarządzanie organizacją – Grzegorz Idziak ekspert ds. zarządzania organizacją.
Temat: Standardy jako gwarancja wewnętrznej spójności organizacji pozarządowej?
Podczas panelu przedstawimy: kluczowe procesy i podstawowe wyzwania w zarządzaniu
organizacjami pozarządowymi.
Wypowiedź eksperta: Organizacje pozarządowe dążą do zaspokojenia ważnych potrzeb
społecznych określonego środowiska poprzez ich identyfikację oraz wyznaczanie celów, które
pozwolą te potrzeby zaspokoić. W realizacji tych celów kierują się przyjętymi wartościami.
Świadomość potrzeb i wartości oraz konkretnych celów jest podstawowym standardem działania
organizacji. To dzięki niemu można efektywnie stosować kolejne standardy związane z określaniem
struktury organizacji, angażowaniem ludzi, budowaniem systemu komunikacji.
Podczas panelu pokażę zależność pomiędzy wszystkimi czterema opracowanymi standardami
związanymi z zarządzaniem organizacją, akcentując ich wymiar etyczny, organizacyjny i prawny.
Dostrzeżenie tych zależności i świadome wdrażanie standardów zarządzania gwarantuje nie tylko
skuteczność działań, ale także wewnętrzną spójność organizacji, która przekłada się na motywację jej
członków oraz jej wizerunek.
Skutecznie i profesjonalnie – standardy formalno-organizacyjne mazowieckich NGOs
Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Gra planszowa: ,,Skuteczne i profesjonalne NGO” – Filip Miłuński projektant gier planszowych.
Wypowiedź projektanta gier: Gra planszowa „Skuteczne i profesjonalne NGO” to próba
przeniesienia na planszę realiów funkcjonowania organizacji pozarządowej. Gracze wcielają się w jej
pracowników
i
starają
się
zapanować
nad
organizacyjnym
chaosem
panującym
w fikcyjnej fundacji. Aby być w stanie tego dokonać muszą zainwestować swój czas w rozwój
standardów pracy, dzięki którym usprawnią procesy i przyśpieszą działanie organizacji.
Gra operuje prostą mechaniką przesuwania na planszy kafelków symbolizujących osoby, dokumenty
i procesy w organizacji stawia jednak graczy przed ciekawymi dylematami. Czy starać się realizować
bieżące zadania, czy raczej inwestować w standardy, które przyniosą dobre efekty w dalszych
etapach gry?
Gra jest całkowicie kooperacyjna – wszyscy gracze mogą wygrać jako grupa, lub zostać pokonani
przez grę, jeśli niezałatwione sprawy i zadania służbowe „zaleją” ich organizację. Gra została
zaprojektowana w ramach projektu ,,Skutecznie i profesjonalnie - standardy formalno-organizacyjne
mazowieckich NGOs” organizowanego przez Federacje Mazowia. Jej głównym celem jest zachęcenie
liderów organizacji pozarządowych do wprowadzania procesu standaryzacji pracy we własnych
organizacjach. W formie gry kluczowe dla fundacji i stowarzyszeń osoby mogą eksperymentować ze
standardami pracy i prześledzić potencjalne skutki wprowadzenia ich we własnej organizacji."
Beata Żabka
Skutecznie i profesjonalnie – standardy formalno-organizacyjne mazowieckich NGOs
Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego