instrukcja wypełniania wniosku
Transkrypt
instrukcja wypełniania wniosku
INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA WNIOSKU Erasmus+ Młodzież Akcja 3 (KA3) Rozwój polityki młodzieżowej aktualizacja: 09/09/2014 Instrukcja wypełniania wniosku Erasmus+ Młodzież UWAGA: PRZED ROZPOCZĘCIEM WYPEŁNIANIA WNIOSKU NALEŻY GO ZAPISAĆ NA SWOIM KOMPUTERZE i dopiero wówczas rozpocząć jego wypełnianie. Nie ma możliwości wypełnienia wniosku otwartego na stronie internetowej. Przed rozpoczęciem wypełniania wniosku należy zapoznać się z poniższymi informacjami: 1. 2. 3. Przewodnik po programie Erasmus+; Strona www: http://erasmusplus.org.pl/jak-zlozyc-wniosek/, ze szczególnym uwzględnieniem informacji zawartych w pkt 3 i 4; Przewodnik dla użytkowników Systemu Indywidualnej Rejestracji(URF)i Portalu Uczestnika w dziedzinach edukacji, informacji audiowizualnej, kultury, obywatelstwa i wolontariatu. Przy wypełnianiu wniosku należy pamiętać o poniższych zasadach: 1. przed rozpoczęciem wypełniania wniosku plik PDF należy zapisać na swoim urządzeniu (np. komputerze): a) prawy przycisk myszy na odnośniku, następnie "Zapisz link jako" (Chrome) lub b) "Zapisz element docelowy jako" (Firefox, Internet Explorer); nie wypełniaj formularza bezpośrednio w przeglądarce internetowej, gdyż nie działa on wtedy prawidłowo i utracisz wynik swojej pracy; 2. w momencie wpisywania numeru/numerów PIC do wniosku, wypełniania części budżetowej wniosku, składania ostatecznej wersji wniosku online musi być zapewniona stała łączność na którym wypełniany jest wniosek; internetowa urządzenia (np. komputera), 3. zaleca się skompresowanie formularza wniosku PDF (np. w formacie ZIP lub RAR) przed jego wysłaniem za pośrednictwem poczty elektronicznej (np. w sytuacji, gdy niezbędne jest ustalenie ostatecznej treści wniosku pomiędzy instytucją wnioskującą i instytucjami partnerskimi); 4. rodzaje pól, które występują we wniosku: wypełnienie pól z czerwonym obramowaniem jest obowiązkowe; wypełnienie pól bez czerwonego obramowania nie jest obowiązkowe; pola o szarym tle, których nie można edytować, są polami, w których bądź automatycznie pojawiają się wcześniej wprowadzone dane (np. automatycznie pojawiają się dane instytucji wnioskującej po wpisaniu numeru PIC), Narodowa Agencja Programu Erasmus+ Dokument dostępny na: www.erasmusplus.org.pl/eforms Instrukcja wypełniania wniosku Erasmus+ Młodzież bądź też automatycznie wprowadzonych informacji; podsumowują się dane na podstawie wcześniej niektóre pola formularza aktywują się dopiero po wybraniu pewnych opcji w polach z listami wyboru; przyciski „+” oraz „-” pozwalają odpowiednio dodać lub usunąć rubrykę. Poniższa instrukcja odnosi się do poszczególnych rubryk wniosku (np. B, B.1. etc.). B.1. Dane identyfikacyjne projektu Data rozpoczęcia projektu Właściwa dla terminu konkursu wniosków – sprawdź w Przewodniku po Programie. Łączny czas trwania projektu (w miesiącach) oraz data jego zakończenia Należy wybrać z listy: od 3 do 24 miesięcy, przy czym należy pamiętać, iż w wybranym okresie muszą zostać zrealizowane wszystkie działania zaplanowane we wniosku, np.: wymiana młodzieżowa, Wolontariat Europejski (EVS), szkolenie. B.2. Narodowa Agencja instytucji wnioskującej Należy wybrać z listy: „PL01” (POLSKA). C.1. Instytucja wnioskująca Uwaga: Po wpisaniu numeru PIC dane instytucji wnioskującej automatycznie pojawią się we wniosku; nie ma możliwości edytowania i poprawiania tych danych. W razie stwierdzenia nieprawidłowości w podanych danych należy przejść do Portalu Użytkownika URF i tam dokonać korekty; następnie dane należy zweryfikować, korzystając z funkcji: „Check PIC”. Narodowa Agencja Programu Erasmus+ Dokument dostępny na: www.erasmusplus.org.pl/eforms Instrukcja wypełniania wniosku Erasmus+ Młodzież Instytucja partnerska Uwaga: W tej części należy wskazać wszystkich partnerów biorących udział w projekcie w zakresie realizacji działania międzynarodowego. Każdy z nich musi posiadać nr PIC. W celu dodania partnera/-ów należy użyć przycisku: „Dodaj partnera”, który znajduje się pod danymi osoby kontaktowej z organizacji wnioskującej (rubryka C.1.4.). W przypadku działania krajowego partnerstwo nie jest wymogiem formalnym. D. Części opisowe wniosku prosimy przedstawić w sposób wyczerpujący. Uwaga (wprowadzanie poszczególnych działań): W polu „Typ działania” należy wybrać typ działania projektowego (typy działań zostały przedstawione w Przewodniku po programie Erasmus+ w części dot. sektora młodzieżowego, KA3). W polu „Liczba uczestników” należy wskazać łączną liczbę osób uczestniczących w działaniu (seminarium: uczestnicy + liderzy, eksperci, politycy facylitatorzy). W polu „Uczestnicy ze specjalnymi potrzebami” należy wskazać ich liczbę. Definicja jest wskazana w Aneksie III Przewodniku po programie Erasmus+ W polu „Liczba młodych uczestników” należy wskazać ich liczbę z całkowitej liczby uczestników (są to młode osoby w wieku 13-30 lat). Definicja jest wskazana w Aneksie III Przewodniku po programie Erasmus+ W polu „Osoby towarzyszące” należy wskazać ich liczbę (eksperci, politycy, trenerzy, facylitatorzy). Należy wypełnić tabelę, wskazując wymagane informacje dotyczące uczestników i czasu trwania działania; należy odnieść się do wszystkich organizacji biorących udział w działaniu. W przypadku czasu trwania działania należy wskazać liczbę dni działania właściwego. I. Budżet Należy zapoznać się z informacjami zawartymi w Przewodniku po programie Erasmus+ Narodowa Agencja Programu Erasmus+ Dokument dostępny na: www.erasmusplus.org.pl/eforms Instrukcja wypełniania wniosku Erasmus+ Młodzież I.1. Podróż Uwaga: Koszty podróży uczestnika naliczane są automatycznie w zależności od wybranej odległości w kilometrach (w linii prostej z punktu A do B, gdzie A oznacza miejsce zamieszkania a B oznacza miejsce docelowe, w którym realizowane będzie działanie). Powyższa kalkulacja jest podstawą obliczenia dofinansowania tej kategorii w obie strony. Stawki kosztów podróży dla poszczególnych odległości określone są w Przewodniku po programie Erasmus+ W przypadku wyboru odległości 0-9 km, zgodnie z wytycznymi w Przewodniku po programie Erasmus+, koszty podróży nie przysługują. Uwaga: W celu właściwego wyboru odległości i związanej z nią kwoty dofinansowania kosztów podróży, należy obowiązkowo skorzystać z Kalkulatora Odległości, który dostępny jest pod poniższym linkiem: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_pl.htm I.3. Wsparcie osób ze specjalnymi potrzebami Uwaga: Jeśli występują należy je opisać. Po dodaniu pozycji należy wskazać numer działania, opis kosztu oraz jego wysokość. Jeśli chodzi o rodzaj kosztów, jakie kwalifikują się do dofinansowania w ramach tej kategorii, należy zapoznać się z informacjami zawartymi w Przewodniku po programie Erasmus+ . K. Lista kontrolna Uwaga: UWAGA: PRZED ZŁOŻENIEM WNIOSKU ONLINE wnioskodawca OBOWIĄZKOWO musi załączyć do tabeli N. „Załączniki” skany następujących dokumentów: Oświadczenie”: (klikając funkcję: „Wydrukuj oświadczenie”), podpisane przez reprezentanta prawnego wnioskodawcy zgodnie ze sposobem reprezentacji; pełnomocnictwo udzielone wnioskodawcy przez każdego z partnerów (tzw. mandates) do złożenia wniosku o dofinansowanie (jeśli dotyczy) – upoważnienia od innych partnerów do złożenia wniosku do Narodowej Agencji; UWAGA: Wszystkie pełnomocnictwa należy zeskanować do POJEDYNCZEGO pliku; pełnomocnictwem pełnomocnictwa muszą podpisać prawni reprezentanci organizacji partenrskiej; Narodowa Agencja Programu Erasmus+ Dokument dostępny na: www.erasmusplus.org.pl/eforms Instrukcja wypełniania wniosku Erasmus+ Młodzież harmonogram działań (skoroszyt zawiera trzy arkusze, należy wybrać właściwy arkusz do właściwego działania); wszelkie inne, wymagane dokumenty (np. pełnomocnictwo dla danej osoby do występowania w imieniu i na rzecz instytucji wnioskującej) dotyczące wyłącznie składanego wniosku. N. Załączniki Uwaga: Liczba załączników (plików), które możesz załączyć to pięć. Łącznie do wniosku można załadować dane do 5120 kB. Przy skanowaniu plików zaleca się następujące ustawienia skanowania: skan czarnobiały, rozdzielczość 200 dpi, format A4. Zaleca się, by dokument składający się z wielu stron został zeskanowany do jednego ciągłego pliku (np. PDF). Zaleca się by pełnomocnictwa udzielane wnioskodawcy zostały zeskanowane również do jednego ciągłego pliku (np. PDF). Harmonogram należy załączyć w formie pliku Excel. O. Złożenie wniosku Uwaga: Przed złożeniem i wysłaniem wniosku drogą elektroniczną (za pomocą funkcji „Złóż i prześlij online”), należy sprawdzić, czy został wypełniony w sposób prawidłowy i kompletny, a następnie zatwierdzić. Tylko ostateczna wersja wniosku powinna zostać przesłana drogą elektroniczną do Narodowej Agencji. Nie warto składać wniosku ostatniego dnia konkursu, wiąże się to z dużym ryzykiem jakiego potrafią dostarczyć elektroniczne aplikacje i programy. W przypadku wątpliwości co do kwestii formalnych lub merytorycznych prosimy o kontakt z Narodową Agencją za pośrednictwem adresu e-mail: [email protected] W celu ułatwienia identyfikacji Państwa problemu prosimy o wskazanie go w temacie wiadomości e-mail po wyrazie „Temat”: np. KA3_Temat: Problem z wypełnieniem harmonogramu. W przypadku wystąpienia problemów technicznych związanych z wypełnianiem i składaniem wniosku online, prosimy o kontakt z Narodową Agencją za pośrednictwem adresu e-mail: [email protected]. Narodowa Agencja Programu Erasmus+ Dokument dostępny na: www.erasmusplus.org.pl/eforms