Program Gromadzenia Czasopism

61-614 Poznań, ul.Mołdawska 18
tel. 0-61 656 44 10
adres do korespondencji:
os. Stefana Batorego 13/27
60-969 POZNAŃ 60, skr. 40
mgr inż. Leszek Masadyński
Program Gromadzenia Czasopism
Klient TCP/IP
Instrukcja Obsługi
Poznań, lipiec 2006
2
SPIS TREŚCI
1. W stęp. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3
2. Główne
okno
programu.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.4
3. Katalog czasopism
2.1. Wielopoziomowy opis
katalogowy czasopisma. . . . . . . . . . .5
3.2. Przeglądanie katalogu czasopism. . . . . . . . . . . . . . . . . .5
5. Kartoteka dostawców. . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .7
6. Zamawianie prenumeraty czasopism. . . . . . . . . . . . . . . . .8
6.1. Nagłówki zamówień. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
6.2. Specyfikacja zamówienia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
6.3. Drukowanie
zamówienia
i
polecenia
przelewu.
.
.
.
.
.
.
.
.10
6.4. S umowanie wartości zamówień. . . . . . . . . . . . . . . . .10
7. Ewidencja wpływu zeszytów. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10
7.1. Kartoteka
wpływu
7.2. Planowanie
rozmieszczenia
7.3. Tworzenie
reprezentacji
7.4. Przeglądanie
7.5. Operacja
8. Rejestracja
i
. . . . . . . . . . . . . . . .10
czasopisma.
karty
.
akcesji
aktualizowanie
rozdysponowania
wydatków
10. Instalowanie
zeszytów.
.
.
.
czasopisma.
karty
akcesji
zeszytów.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
czasopisma.
.
.
.
.
.
.
.
.
.12
.
.
.13
.
.
.14
.
.14
.
biblioteki. . . . . . . . . . . . . . . . . .16
programu
S O WA-AK C.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.19
10.3. Zmiany w słownikach systemu S O WA. . . . . . . . . . . . . .21
10.4. Parametry
konfiguracji
systemu
S O WA.
. . . . . . . . . . .22
11. Zakończenie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23
3
1. WSTĘP
Program gromadzenia czasopism obsługuje zamawianie prenumeraty czasopism, umożliwia
ewidencję zeszytów wpływających do biblioteki oraz rozliczanie faktur dotyczących
czasopism (prenumerata i zakupy bezpośrednie). Program umożliwia prowadzenie kartoteki
dostawców, rejestru prenumerat oraz rejestru wpływu zeszytów czasopisma (kart akcesji).
Program ułatwia wyszukiwanie niezrealizowanych prenumerat. Za pomocą programu
S O WA-AKC można drukować rozliczenia pojedynczej faktury oraz zestawienia wydatków
zarejestrowanych w wybranym okresie. Ważną cechą programu jest zautomatyzowanie
procesu ewidencji jednostek inwentarzowych (wolumenów).
Program współpracuje z serwerem aplikacji S O WA, z którym komunikuje się protokołem
TCP/IP. Dzięki temu program gromadzenia czasopism może być eksploatowany zdalnie, np.
przez odległe filie biblioteczne, pracujące na katalogu centralnym czasopism.
4
2. GŁÓWNE OKNO PROGRAMU
Aby uruchomić program naciskamy dwukrotnie lewym klawiszem myszki, ikonę
Czasopisma znajdującą się na pulpicie. Następnie należy wpisać nazwę użytkownika i hasło.
Po wpisaniu właściwych danych znajdujemy się już w podstawowym stanie pracy programu.
Na ekranie powinien pojawić się obraz jak na rys. 2.1.
Rys. 2.1. Główne okno programu
Poszczególne funkcje programu zostaną omówione szczegółowo w dalszych rozdziałach
niniejszej instrukcji.
Aby zakończyć prace programu należy nacisnąć myszką symbol krzyżyka w prawym górnym
rogu okna.
5
3. KATALOG CZASOPISM
3.1. WIELOPOZIOMOWY OPIS KATALOGOWY CZASOPISMA
Katalog czasopism w systemie S O WA obejmuje dwa poziomy rekordów:
- poziom tytułu czasopisma,
- poziom wolumenów czasopisma (jednostek inwentarzowych dla wolumenów oprawnych),
Na pierwszym poziomie wprowadza się elementy opisu wspólne dla wszystkich wolumenów
danego czasopisma. Jest to przede wszystkim tytuł (z wyróżnieniem tytułu aktualnego,
poprzedniego lub następnego), strefa odpowiedzialności czasopisma (redaktor, instytucja
sprawcza) oraz elementy klasyfikacyjne (np. oznaczenie tematyki czasopisma, ocena
ważności czasopisma, symbol I S S N, indeks czasopisma, ogólna sygnatura czasopisma w
bibliotece itp.).
Wolumen czasopisma jest umownym oznaczeniem grupy zeszytów czasopisma. Zazwyczaj
jednostką taką jest rocznik lub półrocznik czasopisma, zdarza się też, że wolumenami są
pojedyncze zeszyty. Skompletowane wolumeny stają się jednostkami inwentarzowymi.
Informacje o poszczególnych wolumenach danego czasopisma stanowią drugi poziom
danych katalogowych. Dane charakterystyczne dla tego poziomu to rok ukazania się
czasopisma, numer (numery) wolumenu wydawcy, liczba zeszytów w jednostce
inwentarzowej (częstotliwość), numery tych zeszytów, sygnatura i wartość jednostki
inwentarzowej.
Wprowadzanie danych w przedstawiony powyżej sposób można zrealizować za pomocą
powiązań rekordów. Przykład zawartości takiego okienka pokazano na rys. 3.1.
Rys. 3.1. Przykładowe okienko "powiązania".
Pierwszy wiersz okienka reprezentuje pierwszy poziom elementów opisu czasopisma.
Wiersze reprezentujące niższy poziom oznaczone są graficznie jako "gałęzie" wyrastające z
podstawowego pnia. Analogicznie reprezentowane są niższe poziomy opisu.
6
3.2. PRZEGLĄDANIE KATALOGU CZASOPISM
Każdy serwer katalogu udostępnia pewną liczbę sposobów porządkowania informacji,
nazywanych indeksami. Zazwyczaj lista indeksów obejmuje typowe porządki alfabetyczne
wg nazwiska, tytułu i hasła przedmiotowego.
Użytkownik wskazuje indeks poprzez wybranie „zakładki” opatrzonej nazwą tego
indeksu. W ramach zakładki informacje ułożone są w kolejności odpowiadajacej budowie
danego indeksu. Kolejne pozycje przedstawione są w formie „klatek”. Klatki tworzą „film”,
który można przewijać w dowolnym kierunku. Służą do tego przyciski umieszczone na belce,
z prawej strony „filmu”.
Jeżeli kursor myszy zostanie ustawiony w obrębie klatki i zostanie naciśnięty lewy
przycisk myszy, to zawartość klatki zostanie wyrózniona (kolor seledynowy). Dodatkowo, w
górnej części okna, za przyciskiem idź do, pojawia się identyfikator rekordu odpowiadający
danej klatce. Tak rozumiane wyróżnienie jest wykorzystywane w wielu miejscach programu i
pozostaje do momentu „kliknięcia” w obrębie innej klatki. Wyróżnienie wykorzystywane jest
m. in. przy użyciu przycisku:
Pozwala on na szybki powrót do wyróżnionej klatki po przewinięciu „filmu” w inne
miejsce. Pamiętajmy, że konkretna pozycja katalogowa nie musi występować we wszystkich
indeksach.
7
4. KARTOTEKA DOSTAWCÓW
Kartoteka dostawców zawiera informacje o dostawcach czasopism. Poza typowymi
informacjami adresowymi kartoteka zawiera numery identyfikacyjne dostawców oraz
informację o indeksie biblioteki u dostawcy. Dane dostawcy wprowadza się tak jak każdy
rekord systemu S O WA, poprzez naciśnięcie przycisku:
oraz wybranie z menu polecenia rekord dostawcy.
Formularz rekordu dostawcy pokazano na rys. 4.1.
Rys. 5.1. Formularz dostawcy.
Kartotekę dostawców można przeglądać na ekranie w układzie alfabetycznym wg nazwy
dostawcy.
8
5. ZAMAWIANIE PRENUMERATY CZASOPISM
5.1.Przeglądanie kartoteki zamówień.
Kartoteka zamówień zawiera informacje o zamówieniach prenumeraty adresowanych w
danym roku do poszczególnych dostawców. Każde zamówienie posiada numer, który musi
być unikalny. System nie narzuca sposobu numerowania zamówień, ale zaleca się aby
numer miał postać rrrr-nnnnn, gdzie rrrr oznacza rok złożenia zamówienia, natomiast nnnnn
– numerem kolejnym (z zerami wiodącymi). Przy takiej numeracji możliwe jest łatwe
przeglądanie kartoteki zamówień wg rosnacych w kolejnych latach numerów (indeksy
“zamówienia wg numerów” i “zamówienia wg dat”). W ramach indeksu prezentowana jest
informacja o poszczególnych zamówieniach oraz ikony służące do generowania
dokumentów finansowych. Obraz “klatki” zamówienia pokazano na rys. 5.1
Rys. 5.1. Przeglądanie zamówień prenumeraty.
“Klatka” zawierająca opis zamówienia zawiera ikonę z symbolem drukarki, której naciśniecie
powoduje wygenerowanie specyfikacji zamówienia. Pozostałe ikony służą do wytworzenia
reprezentacji odpowiednio przedpłaty i rachunku powiązanych z zamówieniem.
5.2. Wprowadzanie nowego i modyfikowanie zamówienia
Zamówienie wprowadza się tak jak każdy rekord systemu S O WA, poprzez naciśnięcie
przycisku
oraz wybranie z menu polecenia zamówienie. W celu zmodyfikowania istniejacego
zamówienia naeży odszukać odpowiednią “klatkę”, wyróżnić i nacisnąć przycisk:
Formularz zamówienia pokazano na rys. 5.2.
9
Rys. 5.2. Formularz zamówienia
Obowiązkowe pola formularza: nr zamówienia (dostępne do edycji tylko przy pierwszym
wypełnianiu formularza), data zamówienia, rok wpływu (rok, którego dotyczy zamawiana
prenumarata), dostawca (wybrany z kartoteki dostawców).
Wprowadzenie nowej pozycji zamówienia następuje po nacisnieciu przycisku dodaj
pozycję. Na ekranie pojawia się okienko jak na rys. 5.3.
Rys. 5.3. Okienko pozycji zamówienia
Po wybraniu przycisku wybierania tytułu na ekranie pojawia się okienko umozliwiające
wskazanie czasopisma z katalogu (rys 5.4).
10
Rys 5.4. Wybieranie czasopisma z katalogu
W celu wskazania rekordu czasopisma należy zaznaczyć (kliknięcie) odpowiednią “klatkę”
oraz nacisnąć przycisk OK . Można także dwukrotnie kliknąć w obrębie klatki.
Pole l.egz zawiera liczbę zamawianych egzemplarzy czasopisma. Powinna być ona równa
sumie liczb egzemplarzy przydzielonych do poszczególnych lokalizacji (tabela przydział). Ze
względu na kooperację firm dostarczających czasopisma dostawca wybranej pozycji
zamówienia może być inny niż ten, u którego złożono zamówienie.
11
6. EWIDENCJA WPŁYWU ZESZYTÓW
6.1. Lista kart wpływu
Ewidencja wpływu zeszytów konkretnego czasopisma prowadzona jest z podziałem na
okresy, zazwyczaj odpowiadające okresom zamówień. W ramach jednego okresu tworzona
jet karta wpływu zawierająca informacje o poszczególnych zeszytach czasopisma. Lista kart
wpływu danego czasopisma pojawia sie na ekranie po naciśnięciu ikony:
która prezentowana jest w obrebie “klatki” czasopisma. Na ekranie pojawia się wówczas lista
kart wpływu jak na rys. 6.1
Rys. 6.1. Lista kart wpływu
Karta wpływu związana z zamówieniem powstaje automatycznie. Dodnie nowej karty,
niezwiązanej z zamówieniem następuje po naciśnięciu przycisku oznaczonego ikoną:
Otwarcie istniejacej karty wpływu odbywa się przez naciśnięcie na ikonie:
prezentowanej w obrębie odpowiedniej “klatki”
6.2. Modyfikowanie karty wpływu.
Karta wpływu zawiera informacje o zeszytach czasopisma rejestrowanych w danym okresie
(zazwyczaj roku). Karta modyfikowana jest poprzez formularz pokazany na rys 6.2.
12
Rys 6.2. Formularz karty wpływu
W celu utworzenia (dodania na końcu) listy zeszytów należy nacisnać przycisk oznaczony
ikoną:
Jeżeli chcemy wprowadzić dodatkowe zeszyty przed już istniejacymi należy nacisnąć
przycisk:
W obu przypadkach na ekranie pojawia się okno w którym podaje się początkowy nr
wolumenu, początkowy nr zeszytu, datę planowanego wpływu pierwszego zeszytu oraz
liczbę rejestrowanych zeszytów, jak na rys. 6.3.
Rys 6.3. Dodawanie/powielanie zeszytów.
Parametry modyfikowana sekcja numeru określają sposób modyfikowania numeru
wolumenu i numeru zeszytu we wprowadzanych automatycznie wierszach. Założono,że
numer może zawierać dowolne znaki, wśród nich dają się wyodrębnić ciągi cyfr (może być
ich kilka). Numer sekcji wskazuje który z tych ciagów będzie w każdym nowym zeszycie
automatycznie powiększany (numer 0 oznacza, że żaden)> Zeszty zostaną dodane po
naciśnięciu przycisku wprowadź.
W większych bibliotekach (np. uczelnianych) czasopisma są zazwyczaj rozmieszczane w
wielu miejscach (np. w bibliotekach instytutowych). W ramach karty wpływu należy wskazać
miejsce (miejsca), gdzie będzie przechowywane (udostępniane) dane czasopismo. S uma
liczb przydzielanych egzemplarzy musi być równa łącznej liczbie egzemplarzy podanej w
karcie wpływu.
6.3. Rejestrowanie wpływu zeszytu
13
W celu zarejestrowania wpływu zeszytu należy otworzyć odpowiednią kartę wpływu i
odszukać odpowiedni wiersz (zeszyt). Następnie należy zmodyfikować pole liczba (liczba
zarejestrowanych egzemplarzy), w którym początkowo jest wartość 0. Zmiana wartości
powoduje automatyczne wprowadzanie daty wpływu i kwalifikuje zeszyt do “zrealizowanych”.
Wycofanie (np. po błędzie) odbywa się przez wpisanie liczby 0.
14
7. Powiązanie ewidencji zeszytów z katalogiem i inwentarzem
Informacja o wpływie zeszytu pojawia się w katalogu bezpośrednio po zamknięciu karty
wpływu. Nie jest to jednak ostatnia czynność procesu ewidencji wpływu. Zgodnie z zasadami
przechowywania materiałów bibliotecznych zeszyty czasopism są grupowane w jednostki
(odpowiadające najczęściej rocznikom), nazywane wolumenami, które:
1. posiadają odrębną reprezentację w katalogu czasopism,
2. są podstawą prowadzenia inwentarza czasopism.
W systemie S O WA poszczególne wolumeny posiadają reprezentację w postaci odrębnych
rekordów, powiązanych hierarchicznie z rekordem tytułu czasopisma. Nowy wolumen
powstaje przez dodanie (najlepiej w ramach powiązań) nowego rekordu podrzędnego i
oznaczenie go “wolumen”.
Procedurę tworzenia nowego wolumenu rozpoczyna się od wyszukania klatki
reprezentujacej tytuł czasopisma, w której należy uzyć ikony:
Na ekranie pojawia się okno zawierające listę zeszytów czasopisma, których wpływ został
zarejestrowany ale które nie zostały wcześniej skatalogowane (rys. 7.1)
Rys. 7.1. Lista nieskatalogowanych zeszytów
Zeszyty, które mają utworzyć wolumen należy oznaczyć dwukrotnie klikając w odpowiednich
klatkach. Następnie należy wybrać polecenie do katalogu. Na ekranie pojawia się okno
powiązań rekordów (por. Rys.3.1), w ramach którego należy dodać nowy wolumen. Rekord
wolumenu początkowo jest pusty (“nowy rekord”), dlatego należy uzupełnić dane wolumenu
15
przez popraw. Kolejny krok polega na dołączeniu wskazanych wczesniej zeszytów do
rekordu wolumenu. Realizuje to podwójne klikniecie na wierszu wolumenu.
Dane inwentarzowe wolumenu wprowadza się poprzez wypełnienie w formularzu wolumenu
pola identyfikator (patrz dokumentacja “Opis formatu S O WA”).
16
8. Rejestrowanie wydatków i rachunków
Wydatki rejestrowane za pomocą programu dzielą się na następujące grupy:
- przedpłaty związane z zamówieniami prenumeraty,
- wydatki z tytułu rachunków za prenumeratę,
- wydatki do rachunków zakupu bezpośreniego konretnego tytułu.
Informacje o wydatkach można przeglądać w ramach indeksu wydatki ułożonego wg lat i
numerów wydatku w roku.
Rys. 8.1. Przeglądanie wydatków.