Microsoft Word Viewer - Sprawozdanie_końcowe

SPRAWOZDANIE KOŃCOWE
z wykonania zadania publicznego
Pomoc finansowa z tytułu wkładu własnego przy realizacji zadania „PROMOCJA
LOKALNEJ TWÓRCZOŚCI Z WYKORZYSTANIEM DZIEDZICTWA
KULTUROWEGO I HISTORYCZNEGO POPRZEZ ZORGANIZOWANIE DLA
DZIECI I MŁODZIEŻY WARSZTATÓW I KONKURSU "HISTORIA I DZIEŃ
DZISIEJSZY PARAFII I MIEJSCOWOŚCI KARPACKICH"
(tytuł zadania publicznego)
w okresie od 29 kwietnia 2011 do 27 lipca 2011
określonego w umowie nr 8/2011
zawartej w dniu 29 kwietnia 2011r pomiędzy
Urzędem Gminy w Szaflarach
(nazwa Zleceniodawcy)
a Grupą Inicjatyw Lokalnych „GIL” z siedzibą w Borze, KRS 0000326208
(nazwa Zleceniobiorcy/(-ów), siedziba, nr Krajowego Rejestru Sądowego)
Data złożenia sprawozdania4)
04 sierpnia 2011r
Część I. Sprawozdanie merytoryczne
1. Informacja czy zakładane cele realizacji zadania publicznego zostały osiągnięte w wymiarze określonym w części
III pkt 6 oferty. Jeśli nie, wskazać dlaczego.
Zostały osiągnięte cele, którymi było umożliwienie mieszkańcom obszaru Podhalańskiej LGD
kultywowania lokalnego dziedzictwa kulturowego poprzez zorganizowanie konkursu z wiedzy o
regionie pod tytułem: "Historia i dzień dzisiejszy parafii i miejscowości karpackich" oraz
promowanie walorów i atrakcji turystycznych wybranych miejscowości karpackich poprzez
wydanie materiałów pokonkursowych w formie książkowej. Publikacja objęła zasięgiem wszystkie
miejscowości Gminy Szaflary w tym te, które nie posiadają opracowanych materiałów
historycznych w wydaniu książkowym.
2. Opis wykonania zadania z wyszczególnieniem organizacji pozarządowych, podmiotów, o których mowa
w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, lub innych
podmiotów wykonujących poszczególne działania określone w części III pkt 9 oferty.5)
Poszczególne działania w zakresie realizowanego
zadania publicznego wraz z krótkim opisem
wykonania zadania
Terminy realizacji
poszczególnych
działań
1. Pierwszym działaniem było przygotowanie i do 09-04-2011r
opracowanie materiałów pokonkursowych.
Zgromadzenie danych, przygotowanie tekstów
i zdjęć. Opracowanie szaty graficznej i
wyglądu publikacji. Dokonanie korekty
błędów i wprowadzenie uwag.
2. Drugim działaniem było przekazanie do 18 maja 2011r
materiałów do drukarni i wydanie książki.
3. Trzecim etapem było przeprowadzenie do 31 maja 2011r
reklamy i kolportowanie materiałów.
Zleceniobiorca(-y) lub inny podmiot,
który wykonywał działanie w zakresie
realizowanego zadania publicznego
Zleceniobiorca we współpracy ze
Szkołą Podstawową w Borze
Zleceniobiorca + podwykonawca
Drukarnia MK s.c.
Zleceniobiorca łącznie ze Szkołą
Podstawową w Borze
3. Opis, w jaki sposób dofinansowanie z dotacji inwestycji związanych z realizacją zadania wpłynęło na jego
wykonanie
Zadanie nie przewidywało dofinansowanie inwestycji.
1. Opis osiągniętych rezultatów
1. Wydanie publikacji w nakładzie 500 szt. - wykonanie zadania nastąpiło w całości – 100%.
2. Przekazanie uczestnikom konkursu publikacji w ilości 50 szt.
Przekazanie publikacji do szkół i bibliotek w ilości 50 szt.
Rozprowadzenie publikacji wśród mieszkańców i turystów obszaru Gminy 100 szt.
Stowarzyszenie przekazało 350 szt. publikacji do Szkoły Podstawowej w Borze, która jako
przedstawiciel Urzędu Gminy w Szaflarach (stosownie do umowy partnerskiej z 26-01-2010r)
została zobligowana do rozprowadzenia publikowanych materiałów. Materiały w ilości 90 szt. były
kolportowane przez Stowarzyszenie. Do promocji w późniejszym terminie pozostało 60 szt.
3. Zapoznanie się z materiałami pokonkursowymi przez mieszkańców regionu w ilości kilku
tysięcy osób.
Rezultat jest ciężko mierzalny, przyjmuje się jednak, że prace rozdysponowane trafiły do osób,
które zapoznały z książką swoje środowisko rodzinne i znajomych. Możliwość wypożyczenia
książki w bibliotekach szkolnych i publicznych daje gwarancję zapoznania się przez następną
rzeszę potencjalnych odbiorców. Została zorganizowana promocja w ramach zakończenia projektu
w dniu 30-05-2011r w remizie OSP Bór oraz dodatkowo w ramach własnych środków w dniu 0706-2011r w Restauracji „KAPRYS” w Nowym Targu co również zwiększyło listę odbiorców
4.. Przygotowanie materiałów w wydaniu książkowym dla potencjalnych uczestników edycji w
następnych latach.
Rezultat ten zostanie zweryfikowany podczas następnej edycji konkursu w roku 2012. Na dzień
dzisiejszy jest to zakładany rezultat.
2. Liczbowe określenie skali działań zrealizowanych w ramach zadania6)
W ramach prowadzonego projektu zrealizowano w całości liczbowe działania, tj wydano materiały
pokonkursowe w formie papierowej - wersja książkowa; w formacie B5, 200 stron, papier
kreda 130 g, druk w środku, strony kolorowe + strony czarno białe, okładka ful - kolor
foliowana, oprawa miękka w nakładzie 500 szt.
Część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków
1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł)
I
II
III
IV
Koszty
merytoryczne
(z
uwzględnieniem
kosztów
jednostkowych)
poniesione
przez
Zleceniobiorcę
1) Drukowanie
materiałów
pokonkursowyc
h , nakład
500szt.
Koszty obsługi
zadania
publicznego, w
tym koszty
administracyjne
(z
uwzględnieniem
kosztów
jednostkowych)
poniesione
przez
Zleceniobiorcę
13 10.
.0 00
00 0,0
,0 0
0
0,00
0, 0,0 0,00
00 0
Inne koszty, w
0,
tym koszty
00
wyposażenia
i promocji
(z
uwzględnieniem
kosztów
jednostkowych)
poniesione
przez
Zleceniobiorcę
Ogółem
13
.0
00
,0
0
0, 0,0
00 0
0,00
0,00
z tego pokryty z dotacji
3.000,
00
Bieżący okres sprawozdawczy za okres realizacji zadania
publicznego (w zł)
z tego z
z tego
z tego z
z tego
finansowy pokryty z
finansowy pokryty z
ch
wkładu
ch
wkładu
osobowego,
osobowego,
środków
środków
własnych, w tym pracy
własnych, w tym pracy
środków
społecznej
środków
społecznej
z innych
członków
z innych
członków
źródeł, w i świadczeń
źródeł, w i świadczeń
tym wpłat wolontariusz
tym wpłat wolontariusz
i opłat
y
i opłat
y
adresatów
adresatów
zadania
zadania
publiczne
publiczne
go
go
koszt całkowity
z tego
pokryty z
wkładu
osobowego,
w tym pracy
społecznej
członków
i świadczeń
wolontariusz
y
z tego z pokryty dotacji
z tego
pokryty z
finansowy
ch
środków
własnych,
środków
z innych
źródeł, w
tym wpłat
i opłat
adresatów
zadania
publiczne
go
Poprzedni okres sprawozdawczy
(w zł)7)
koszt całkowity
z tego pokryty z dotacji
Całość zadania zgodnie z umową
(w zł)
koszt całkowity
Lp. Rodzaj kosztów
13 10.
.0 00
00 0,0
,
0
00
3.000,00
0,00
0,00
0, 0,0 0,00
00 0
0,00
0, 0,0 0,00
00 0
0,00
0,0 0,00
0
0,00
0, 0,0 0,00
00 0
0,00
0, 0,0 0,00
00 0
0,00
10. 3.000,00
00
0,0
0
0,00
0, 0,0 0,00
00 0
0,00
13
.0
00
,0
0
0,00
10. 3.000,00
00
0,0
0
2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania
Źródło finansowania
Koszty pokryte z
dotacji:
Całość zadania
(zgodnie z umową)
zł
10.000,00
Z tego z odsetek
0,00
bankowych od dotacji
Koszty pokryte
3.000,00
ze środków finansowych
własnych:
Koszty pokryte ze
0,00
środków finansowych z
innych źródeł (ogółem):
%
76,92
Bieżący okres
sprawozdawczy – za okres realizacji
zadania
zł
%
10.000,00
76,92
0,00
23,08
3.000,00
23,08
0
0,00
0
0
0,00
0
100%
13.000,00
100%
Z tego:
Z wpłat i opłat
adresatów zadania
publicznego:
Z finansowych środków
z innych źródeł
publicznych
(w szczególności:
dotacji
z budżetu państwa lub
budżetów jednostek
samorządu
terytorialnego, funduszy
celowych, środków z
funduszy strukturalnych:
Z pozostałych źródeł:
Koszty pokryte z wkładu 0,00
osobowego
(w tym świadczeń
wolontariuszy, pracy
społecznej członków)
Ogółem:
13.000,00
Uwagi, które mogą mieć znaczenie przy ocenie prawidłowości wykonania wydatków:
nie dotyczy
3. Informacja o kwocie przychodów uzyskanych przy realizacji umowy i odsetek bankowych od środków z
dotacji zgromadzonych na rachunku bankowym
Nie osiągnięto przychodów przy realizacji umowy i odsetek bankowych (rachunek Stowarzyszenia jest
nieoprocentowany)
4. Zestawienie faktur (rachunków)9)
Lp. Numer
dokumentu
księgowego
Numer
pozycji
kosztorysu
(zgodnie
z częścią II.1
– rozliczenie
ze względu
na rodzaj
kosztów)
Data
wystawienia
dokumentu
księgowego
1.
1
26-05-2011 Wydani 13.00 10.000,
e książki 0,00 00
486/05
Nazwa
kosztu
Kwota Z tego
(zł)
ze środków
pochodzących
z dotacji (zł)
Z tego ze
Data
środków
zapłaty
finansowych
własnych,
środków
z innych źródeł
w tym wpłat i
opłat adresatów
zadania
publicznego
(zł)
3.000,00
01-062011r
Część III. Dodatkowe informacje
nie dotyczy
Załączniki:10)
1. Poświadczona kserokopia Faktury VAT nr 166/2011
2. Poświadczona lista wydanych materiałów pokonkursowych
3. 1 egz. książki "HISTORIA I DZIEŃ DZISIEJSZY PARAFII I MIEJSCOWOŚCI KARPACKICH"
Oświadczam(-y), że:
1) od daty zawarcia umowy nie zmienił się status prawny Zleceniobiorcy(-ów);
2) wszystkie podane w niniejszym sprawozdaniu informacje są zgodne z aktualnym stanem prawnym i
faktycznym;
3) zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane za środki finansowe uzyskane w ramach umowy zostały
dokonane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010
r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.)11);
4) wszystkie kwoty wymienione w zestawieniu faktur (rachunków) zostały faktycznie poniesione;
5) w zakresie związanym z otwartym konkursem ofert, w tym z gromadzeniem, przetwarzaniem i
przekazywaniem danych osobowych, a także wprowadzaniem ich do systemów informatycznych, osoby, których
te dane dotyczą, złożyły stosowne oświadczenia zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych
osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.).
(pieczęć(-cie) Zleceniobiorcy/(-ów)12))
(podpis osoby upoważnionej lub podpisy osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu
Zleceniobiorcy(-ów)
Poświadczenie złożenia sprawozdania
Adnotacje urzędowe
POUCZENIE
Sprawozdania składa się osobiście lub przesyła przesyłką poleconą w przewidzianym w umowie terminie na adres
Zleceniodawcy.
Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało wysłane w formie dokumentu
elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.), za poświadczeniem przedłożenia
Zleceniodawcy lub nadane w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego.
1)
Niepotrzebne skreślić.
Sprawozdanie częściowe i końcowe sporządzać należy w okresach określonych w umowie.
3)
Podać nazwę właściwego rejestru lub ewidencji.
4)
Wypełnia Zleceniodawca.
5)
Opis powinien zawierać szczegółową informację o zrealizowanych działaniach zgodnie z ich układem zawartym
w ofercie, która była podstawą przygotowania umowy. W opisie konieczne jest uwzględnienie wszystkich
planowanych działań, zakres w jakim zostały one zrealizowane, i wyjaśnienie ewentualnych odstępstw w ich
realizacji, w odniesieniu do ich zakresu, jak i harmonogramu realizacji.
6)
Należy użyć tych samych miar, które zapisane były w ofercie realizacji zadania, w części III pkt 9.
7)
Wypełniać tylko w przypadku, gdy podczas realizacji zadania sporządzono sprawozdanie częściowe. Dotyczy
wyłącznie okresu objętego poprzednim sprawozdaniem.
8)
W przypadku oferty wspólnej kolejni Zleceniobiorcy dołączają do tabeli informację o swoich kosztach.
9)
Dotyczy wszystkich dokumentów księgowych związanych z realizacją zadania. Zestawienie powinno zawierać:
numer faktury (rachunku), datę jej wystawienia, wysokość wydatkowanej kwoty i wskazanie, w jakiej części
została pokryta z dotacji, oraz rodzaj towaru lub zakupionej usługi. Każda faktura (rachunek) powinna być
opatrzona pieczęcią organizacji pozarządowej lub podmiotu, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24
kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, oraz zawierać sporządzony w sposób
trwały opis zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było
przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacja powinna być
podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji lub podmiotu,
o którym mowa w art. 3 ust. 3 ww. ustawy. Do sprawozdania nie załącza się faktur (rachunków), które należy
przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz postanowieniami umowy i udostępniać na żądanie
Zleceniodawcy. W przypadku umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego Zleceniodawca może żądać
także faktur (rachunków) dokumentujących pokrycie kosztów ze środków innych niż dotacja przekazana przez
Zleceniodawcę.
10)
Zleceniodawca może żądać załączenia materiałów dokumentujących działania faktyczne podjęte przy realizacji
zadania (np. listy uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu, raporty, wyniki prowadzonych
ewaluacji), jak również konieczne działania prawne (kopie umów, kopie dowodów przeprowadzenia
odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych, o ile z umowy lub przepisów odrębnych wynika
obowiązek stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r.
Nr 113, poz. 759, z późn. zm.).
11)
Stosuje się, o ile z umowy lub przepisów odrębnych wynika obowiązek stosowania ustawy z dnia 29 stycznia
2004 r. – Prawo zamówień publicznych.
12)
Wypełniać, jeśli Zleceniobiorca(-y) posługuje(-ą) się pieczęcią.
2)