GZEAS W TRZEBIELU wyst - Regionalnej Izby Obrachunkowej w

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Zielonej Górze
Zielona Góra, dnia 2009-07-07
RIO I-092/92/09
Pani
Jadwiga Pasturczak
Kierownik Gminnego Zespołu
Ekonomiczno - Administracyjnego Szkół
w Trzebielu
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze działając na podstawie
art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych
(tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) przeprowadziła w okresie
od 03.02.2009 r. do 08.05.2009 r. kontrolę kompleksową gospodarki finansowej i zamówień
publicznych za 2008 rok Gminy Trzebiel.
W trakcie kontroli objęto równieŜ jednostkę organizacyjną Gminny Zespół
Ekonomiczno – Administracyjny Szkół w Trzebielu (GZEAS) w zakresie prowadzenia
księgowości i sporządzania sprawozdań budŜetowych.
W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli
podpisanym w dniu 08 maja 2009 r. Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze,
stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, przekazuje Pani
Kierownik niniejsze wystąpienie pokontrolne.
Gminny Zespół Ekonomiczno – Administracyjny Szkół w Trzebielu w 2008 r.
prowadził obsługę finansowo-księgową gminnych jednostek oświatowych.
Dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości w jednostce zawiera
elementy określone w art. 10 ust. 1 ustawy z dnia dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
(tekst jedn. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) i jest aktualizowana zgodnie
z art. 10 ust. 2 tej ustawy.
W GZEAS prowadzone są wymagane przepisami prawa księgi rachunkowe,
a ewidencja operacji gospodarczych następuje na kontach przewidzianych w Zakładowym
Planie Kont.
W toku kontroli stwierdzono, Ŝe będące podstawą zapisów w księgach rachunkowych
dowody księgowe z września 2008 r. (kontrolą objęto łącznie 71 sztuk) nie spełniały
wymogów określonych w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
(tekst jedn. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), a w szczególności dokumenty nie
zawierały wskazania miesiąca ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz podpisem
osoby odpowiedzialnej za te wskazania, co jest niezgodne z art. 21 ust.1 pkt 6 ustawy
o rachunkowości. Ponadto w wewnętrznych dowodach księgowych poprawiano błędy w
sposób niezgodny z art. 22 ustawy o rachunkowości, a w szczególności: w 26,76%
przypadków błędy poprawiane były bez wskazania daty poprawki i podpisu osoby
upowaŜnionej, w 7,04% przypadków dokonywano przeróbek. Jest to niezgodne z art. 22
ust. 1 ustawy o rachunkowości. W związku z powyŜszym ksiąg rachunkowych nie moŜna
uznać za prowadzone bezbłędnie, stosownie do wymogu określonego w art. 24 ust. 3 ustawy
o rachunkowości. Z wyjaśnień Kierownika GZEAS wynika, Ŝe nieprawidłowość nastąpiła
z powodu przeoczenia.
Kontroli poddano równieŜ prawidłowość dokonywania we wrześniu 2008 r. zapisów
w dzienniku. Zapis ów tych dokonywano w jednostce przy uŜyciu komputera. Z ustaleń
kontroli wynika brak zgodności numerów identyfikacyjnych zapisanych na dowodach
księgowych z numerami identyfikacyjnymi dowodów księgowych zapisanych w dzienniku,
co jest niezgodne z art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości. W związku z powyŜszym
ksiąg rachunkowych nie moŜna uznać za sprawdzalne, w myśl art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy
o rachunkowości. Z wyjaśnień Kierownika GZEAS wynika, Ŝe powyŜsza nieprawidłowość
wynika ze stosowanej techniki dokonywania zapisów.
Ponadto kontrolująca ustaliła, Ŝe zapisy do ksiąg rachunkowych dowodów księgowych
zewnętrznych obcych (faktura VAT) dokonywano na podstawie zastępczego dowodu
księgowego, pomimo otrzymania obcego dowodu źródłowego oraz bez określenia rodzaju
i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego w przypadkach, gdy data róŜniła się od daty
dokonania operacji stanowiącej postawę zapisu, co jest niezgodne z art. 20 ust. 2, ust. 3 pkt 3
i ust. 4 oraz art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Z wyjaśnień Kierownika wynika, Ŝe
powyŜsza nieprawidłowość nastąpiła z powodu przeoczenia.
2
Z ustaleń kontroli wynika, Ŝe ze środków GZEAS dokonywano zapłaty zobowiązań
zaciągniętych przez Gminę Trzebiel, na podstawie not obciąŜeniowych, wystawionych przez
Urząd Gminy w Trzebielu wraz z załącznikami, będącymi podstawą obciąŜenia w postaci
kserokopii faktur VAT i polisy ubezpieczeniowej, wystawionych na Urząd Gminy
w Trzebielu, co jest niezgodne z art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r.
o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.). Przepis ten stanowi,
Ŝe wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających
z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Naruszony został równieŜ art. 20 ust. 4 ustawy
o rachunkowości, stosownie do którego w przypadku uzasadnionego braku moŜliwości
uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki moŜe zezwolić
na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych,
sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie moŜe to jednak dotyczyć operacji
gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów
i usług oraz skup metali nieŜelaznych od ludności. Tym samym ksiąg rachunkowych nie
moŜna uznać za prowadzone bezbłędnie w myśl art. 24 ust. 3 ustawy o rachunkowości.
Z wyjaśnień Kierownika GZEAS wynika, Ŝe powyŜsza nieprawidłowość jest wynikiem
stosowania tego rodzaju praktyki od wielu lat.
Kontrolująca ustaliła takŜe, Ŝe zapisy w księgach dotyczące obsługiwanych przez
GZEAS w Trzebielu jednostek oświatowych są dokonywane w księgach GZEAS, co jest
niezgodne z art. 13 ust. 4 pkt 1 w zw. z art. 4 ust.1 ustawy o rachunkowości. Przepisy te
stanowią, Ŝe księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być
trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (kaŜda księga
wiązana, kaŜda luźna karta kontowa, takŜe jeŜeli mają one postać wydruku komputerowego
lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi
rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania. Jednostki obowiązane są stosować przyjęte
zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową
i finansową oraz wynik finansowy. W związku z powyŜszym ksiąg rachunkowych nie moŜna
uznać za prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieŜąco, wbrew obowiązkowi
określonemu w art. 24 ust. 2 i 3, ust. 4 pkt 2 i ust. 5 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Przepisy
te stanowią, Ŝe księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeŜeli dokonane w nich zapisy
odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie,
jeŜeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do
zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz
bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Księgi rachunkowe uznaje się
za sprawdzalne, jeŜeli umoŜliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów,
3
stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności zapisy
uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych
umoŜliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych,
sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych. Księgi
rachunkowe uznaje się za prowadzone bieŜąco, jeŜeli pochodzące z nich informacje
umoŜliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych
i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych.
Z wyjaśnień Kierownika wynika, Ŝe przyczyną stwierdzonej nieprawidłowości jest błędna
interpretacja przepisów prawa.
Z ustaleń kontroli wynika, Ŝe Kierownik GZEAS sporządziła w terminie wszystkie
sprawozdania wymagane przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca
2006 r. w sprawie sprawozdawczości budŜetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.).
Stwierdzono jednak, Ŝe Kierownik GZEAS wykazała sprawozdaniach tej jednostki dane
wszystkich placówek oświatowych, które podlegają obsłudze GZEAS, co jest niezgodne
z § 4 pkt 2 lit. b ww. rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budŜetowej. Stosownie do
tego przepisu do sporządzania i przekazywania sprawozdań w imieniu jednostki są
obowiązani w zakresie budŜetów jednostek samorządu terytorialnego kierownicy jednostek
organizacyjnych podległych jednostkom samorządu terytorialnego - Rb-27S, Rb-27ZZ,
Rb-28S, Rb-50, Rb-Z, Rb-N. Z wyjaśnień Kierownika wynika, Ŝe powyŜsza nieprawidłowość
nastąpiła ze względu na zapewnienie zgodności kwot wykazanych w sprawozdaniach
z ewidencją księgową, która była prowadzona w jednej księdze rachunkowej dla wszystkich
jednostek oświatowych.
Ponadto ustalono, Ŝe Kierownik GZEAS w Trzebielu sporządziła sprawozdanie roczne
Rb-30 oraz sprawozdania Rb-Z i Rb-N za cztery kwartały 2008 r. Publicznego Przedszkola
Samorządowego w Trzebielu, co jest niezgodnie z § 4 pkt 2 lit. d rozporządzenia w sprawie
sprawozdawczości budŜetowej. Do sporządzania i przekazywania sprawozdań w imieniu
jednostki są obowiązani w zakresie budŜetów jednostek samorządu terytorialnego kierownicy
gminnych, powiatowych, wojewódzkich zakładów budŜetowych - Rb-30, Rb-Z, Rb-N.
Odpowiedzialność za tę nieprawidłowość ponosi Kierownik GZEAS, a przyczyną jest błędna
interpretacja przepisów prawa.
Przedstawiając powyŜsze uwagi i spostrzeŜenia, na podstawie art. 9 ust. 2 i 3 ustawy
o regionalnych izbach obrachunkowych, wnoszę o:
1. Zaprzestanie dokonywania dokumentowania operacji gospodarczych za pomocą
księgowych dowodów zastępczych, w sytuacjach gdy przedmiotem operacji są zakupy
4
opodatkowane podatkiem od towarów i usług, w myśl art. 20 ust. 4 ustawy z dnia
29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694
z późn. zm.).
2. Kwalifikowanie dowodów księgowych do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez
wskazywanie miesiąca ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby
odpowiedzialnej za te wskazania, stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy
o rachunkowości.
3. Poprawianie błędów w wewnętrznych dowodach księgowych zgodnie z art. 22 ustawy
o rachunkowości.
4. Prowadzenie ksiąg rachunkowych rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieŜąco, w sposób
wskazany w art. 24 ustawy o rachunkowości.
5. Zaprzestanie dokonywania wydatków ze środków GZEAS, wynikających ze zobowiązań
zaciągniętych przez Gminę Trzebiel, mając na względzie art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia
30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.) oraz
art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości.
6. Zaprzestanie sporządzania sprawozdań budŜetowych jednostek organizacyjnych Gminy
Trzebiel, uwzględniając w tym zakresie obowiązek kierowników tych jednostek,
wynikający z § 4 pkt 2 lit. b oraz d rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca
2006 r. w sprawie sprawozdawczości budŜetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.).
Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do
wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo złoŜenia zastrzeŜenia
do Kolegium Izby.
O wykonaniu wniosków lub przyczynach ich niewykonania proszę zawiadomić
Regionalną Izbę Obrachunkową w Zielonej Górze w terminie 30 dni od dnia otrzymania
niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Prezes Izby
/-/
Andrzej Skibiński
Do wiadomości:
1. Wójt Gminy Trzebiel,
2. Rada Gminy Trzebiel,
3. RIO.II,
4. aa.
5