Załącznik nr 1 do Procedury PS - 8 archiwizowania materiałów

Załącznik nr 1 do Procedury PS - 8 archiwizowania materiałów procesu kształcenia
na Wydziale Inżynierii Mechanicznej i Informatyki Politechniki Częstochowskiej
1. Archiwum powinno być należycie zabezpieczone (wyposażone w odpowiednią ilość
zamków, kraty w oknach itp.). Klucze od pomieszczeń archiwum, po zakończeniu
pracy, przechowywane są pod zamknięciem u portiera.
2. Prawo wstępu do magazynu archiwum, w których przechowywane są akta, mają tylko:
pracownik prowadzący archiwum, jego bezpośredni przełożony, upoważnieni
pozostali pracownicy archiwum oraz upoważnieni do tego przedstawiciele archiwów
państwowych.
3. Sprzątanie lokalu archiwum może odbywać się wyłącznie w obecności i pod
nadzorem pracownika prowadzącego to archiwum.
4. Materiały procesu dydaktycznego zgromadzone są w archiwum wydziałowym
w postaci akt opatrzonych etykietą „D” (dydaktyka).
5. Okres przechowywania materiałów kategorii D określa się cyfrą arabską przy symbolu
„D”.
6. Z akt spraw zakończonych, które są nadal potrzebne do prac bieżących, można
korzystać na prawach wypożyczania.
7. Akta przeznaczone do przekazania do archiwum powinny być uporządkowane przez
jednostkę organizacyjną, w której akta zostały wytworzone i zgromadzone.
8. Przez uporządkowanie akt wewnątrz teczek rozumie się ułożenie akt w porządku,
czyli według opisu spraw danej teczki lub według spisu zawartości teczki, jeśli nie był
prowadzony spis spraw; w obrębie akt sprawy - chronologicznie, od najwcześniejszej
daty na górze.
9. W razie braku niektórych dokumentów w teczce, osoba przekazująca materiały do
archiwum sporządza pisemne oświadczenie, w którym wskazuje, jakich dokumentów
brak, z jakiej przyczyny i kiedy zostaną one przekazane do archiwum.
10. Przekazywanie akt do archiwum odbywa się na podstawie spisów zdawczoodbiorczych sporządzanych przez jednostkę organizacyjną przekazującą akta.
11. Przekazywanie i przyjmowanie akt do archiwum odbywa się komisyjnie w obecności
2 osób wyznaczonych przez jednostkę organizacyjną i archiwum. Pracownik
archiwum jako strona przyjmująca sprawdza przekazywane akta co do zgodności ze
stanem wykazanym w spisie.
12. Spis zdawczo-odbiorczy powinien być podpisany przez osobę, która spis sporządziła.
13. Potwierdzenia przyjęcia akt dokonuje pracownik archiwum na spisie przekazywanych
akt.
14. W razie stwierdzenia jakichkolwiek nieprawidłowości dotyczących przygotowania akt
do przekazania pracownik archiwum może odmówić przyjęcia tych akt do archiwum,
zgłaszając ten fakt bezpośredniemu przełożonemu.
15. Przez korzystanie z akt w archiwum rozumie się udostępnianie ich dla celów
urzędowych i naukowo-badawczych.
16. Z materiałów archiwalnych można korzystać wyłącznie w pomieszczeniu biurowym
archiwum.
17. Wypożyczanie materiałów z archiwum do celów służbowych przez jednostki
organizacyjne odbywa się na podstawie karty udostępniania akt. Potwierdzenie zwrotu
materiałów na karcie udostępniania dokonuje personel archiwum w obecności
zdającego. Pozwolenie na korzystanie z akt do celów służbowych dla osób
niezatrudnionych na Wydziale wydaje Dziekan.
18. Czynności związane z materiałami znajdującymi się w archiwum dokonuje pracownik
archiwum.
19. Dokument znajdujący się w aktach może być z nich wyjęty tylko w przypadku
uzasadnionej potrzeby. W miejscu wyjętego dokumentu odnotowuje się podstawę
wyjęcia i zamieszcza informację, gdzie wyjęty dokument się znajduje.
20. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń materiałów wypożyczonych,
pracownik archiwum sporządza protokół, który podpisują: wypożyczający materiały,
jego bezpośredni przełożony i pracownik archiwum.
21. Przez brakowanie akt rozumie się wydzielenie z zasobu archiwalnego akt których
termin, przechowywania już minął, celem przekazania ich do zniszczenia.
W archiwum brakowanie odbywa się corocznie.
22. Przy przekazywaniu materiałów archiwalnych dołącza się informację, zawierającą
podstawowe dane dotyczące zmian organizacyjnych danej jednostki organizacyjnej,
jakie nastąpiły w czasie, z którego one pochodzą.
23. Datę przekazania materiałów archiwalnych odnotowuje w odpowiednich pozycjach
spisów zdawczo-odbiorczych.
24. Osoby pragnące korzystać dla celów naukowo-badawczych z nieopublikowanych prac
dyplomowych i magisterskich winny przedłożyć właściwemu organowi lub
nauczycielowi upoważnienie samodzielnego pracownika nauki, pod którego
kierunkiem (lub na zlecenie) zainteresowany opracowuje pracę magisterską względnie
prowadzi badania naukowe.