Instrukcja sporzadzania zalacznika 3a 3b oraz 3c

INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA HARMONOGRAMÓW (3A, 3B, 3C)
STANOWIĄCYCH ZAŁĄCZNIKI DO UMOWY O DOFINANSOWANIE
DLA DZIAŁANIA 8.3 I 8.4 POIG.
OGÓLNE ZASADY:
1. Dokumenty powinny zawierać następujące elementy:
a. nazwę Beneficjenta,
b. numer projektu,
c. nazwę projektu.
2. Po sporządzeniu harmonogramów proszę usunąć następujące komentarze zamieszczone
w dokumentach:
a. Załącznik 3a – UWAGA! Należy pamiętać aby nazwy kategorii wydatków były zgodne
z katalogiem wydatków kwalifikowalnych dla Działania 8.3 i 8.4 POIG oraz były
zgodne z wnioskiem o dofinansowanie projektu. W przypadku wystąpienia wydatków
niekwalifikowalnych należy je także wyszczególnić w harmonogramie,
b. Załącznik 3c – UWAGA! Należy pamiętać aby nazwy kategorii wydatków były zgodne
z katalogiem wydatków kwalifikowalnych dla Działania 8.3 i 8.4 POIG oraz były
zgodne z wnioskiem o dofinansowanie projektu. Do każdej kategorii wydatku należy
przypisać podkategorie wydatku, tak aby Instytucja dokonująca oceny wniosku
wiedziała jakiego rodzaju wydatki składają się na poszczególne główne kategorie. W
przypadku wystąpienia wydatków niekwalifikowalnych należy je także wyszczególnić
w harmonogramie,
c. Załącznik 3b – przykładowy harmonogram,
d. Załącznik 3b – w celu prawidłowego przyporządkowania kwot do odpowiednich
wierszy w momencie sporządzania harmonogramu należy skontaktować się z
opiekunem projektu z Zespołu ds. Finansowo-Księgowych.
ZAŁĄCZNIK 3A HARMONOGRAM RZECZOWO – FINANSOWY PROJEKTU
(Planowane wydatkowanie w podziale na kategorie):
1. Należy wybrać odpowiednią opcję dotyczącą wydatków kwalifikujących się do objęcia
wsparciem (należy wpisać X w odpowiednim polu, zgodnie z poniższym przykładem):
X
NETTO (bez VAT)
W przypadku gdy wydatki kwalifikujące się do objęcia wsparciem będą rozliczane w wartościach
netto (VAT jest wydatkiem niekwalifikowalnym).
X
BRUTTO (z VAT)
W przypadku gdy wydatki kwalifikujące się do objęcia wsparciem będą rozliczane w wartościach
brutto (VAT jest wydatkiem kwalifikowalnym).
2. Nazwy kategorii wydatków (Wyszczególnienie wydatku) powinny być zgodne z nazwami
wskazanymi we wniosku o dofinansowanie (Planowane wydatki w ramach projektu według
podziału na kategorie wydatków) – proszę również o wskazywanie w identycznej kolejności
jak we wniosku o dofinansowanie.
3. Kwoty w podziale na poszczególne kwartały powinny być zawarte w okresie realizacji
projektu, tzn. w okresie kwalifikowania wydatków przewidzianym we wniosku o
dofinansowanie.
4. W załączniku należy wskazywać kwoty do dwóch miejsc po przecinku.
5. Kwota z kolumny Ogółem powinna być zgodna z kwotami wskazanymi we wniosku
o dofinansowanie.
Przykłady sporządzenia załącznika 3a:
I.
DZIAŁANIE 8.3 POIG
Założenia:
a) Okres realizacji projektu: 1.02.2010 r. – 31.12.2011 r.
b) Planowane wydatki w ramach projektu według podziału na kategorie (punkt z wniosku o
dofinansowanie):
Planowane wydatki w ramach projektu według podziału na kategorie wydatków
Kategorie wydatków
Liczba jednostek
Wartość
jednostki
Wydatki ogółem
(w PLN)
Wydatki
kwalifikowalne
(w PLN)
Wynagrodzenia
23
2 021
46 483,00
46 483,00
Zakup sprzętu komputerowego wraz z oprogramowaniem
Abonament internetowy
Promocja projektu
Szkolenia
50
1000
3
1
23
5
3 000
50
500
6 000
400
88,80
150 000,00
50 000,00
1 500,00
6 000,00
150 000,00
50 000,00
1 500,00
6 000,00
9 644,00
9 644,00
263 627,00
263 627,00
Koszty ogólne
RAZEM
Załącznik 3a
Załącznik nr 3a
Harmonogram rzeczowo-finansowy
Planowane wydatkowanie w podziale na kategorie
Nazwa Beneficjenta
Numer projektu
Nazwa projektu
Harmonogram rzeczowo – finansowy projektu
Wydatki kwalifikujące się do objęcia wsparciem w niniejszym harmonogramie są wydatkami:
NETTO (bez VAT)
X
BRUTTO (z VAT)
Okres realizacji projektu
Lp.
Wyszczególnienie
wydatku
2010
I kw.
I
Wynagrodzenia
II
Zakup
sprzętu
komputerowego
wraz
z
oprogramowaniem
2011
II kw.
III kw.
IV kw.
3 466,49
6 000,51
6 020,00
6 325,00
0,00
150 000,00
0,00
0,00
I kw.
ogółem
II kw.
III kw.
IV kw.
6 120,00
6 200,00
6 102,00
6 249,00
46 483,00
0,00
0,00
0,00
0,00
150 000,00
2
III
Abonament
internetowy
IV
Promocja projektu
V
Szkolenia
VI
Koszty ogólne
Razem
II.
0,00
5 000,00
7 500,00
7 500,00
7 500,00
7 500,00
7 500,00
7 500,00
50 000,00
500,00
0,00
0,00
500,00
0,00
0,00
0,00
500,00
1 500,00
0,00
6 000,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
6 000,00
975,82
1 240,18
1 240,00
1 240,00
1 240,00
1 230,00
1 238,00
1 240,00
9 644,00
4 942,31
168 240,69
14 760,00
15 565,00
14 860,00
14 930,00
14 840,00
15 489,00
263 627,00
DZIAŁANIE 8.4 POIG
Założenia:
a) Okres realizacji projektu: 1.04.2010 r. – 31.10.2010 r.
b) Planowane wydatki w ramach projektu według podziału na kategorie (punkt z wniosku o
dofinansowanie):
Planowane wydatki w ramach projektu według podziału na kategorie wydatków
Liczba jednostek
Wartość
jednostki
Wydatki ogółem
(w PLN)
Wydatki
kwalifikowalne
(w PLN)
Zakup kabla
5
610,00
3 050,00
2 500,00
Zakup radiolinii
Zakup zasilaczy
Zakup kabla sygnałowego do urządzeń klienckich
RAZEM
2
5
3
12 810,00
1 220,00
1 179,33
25 620,00
6 100,00
3 538,00
38 308,00
21 000,00
5 000,00
2 900,00
31 400,00
Kategorie wydatków
Załącznik 3a
Załącznik nr 3a
Harmonogram rzeczowo-finansowy
Planowane wydatkowanie w podziale na kategorie
Nazwa Beneficjenta
Numer projektu
Nazwa projektu
Harmonogram rzeczowo – finansowy projektu
Wydatki kwalifikujące się do objęcia wsparciem w niniejszym harmonogramie są wydatkami:
X
NETTO (bez VAT)
BRUTTO (z VAT)
Okres realizacji projektu
Lp.
Wyszczególnienie
wydatku
2010
2011
ogółem
I kw.
II kw.
III kw.
IV kw.
I kw.
II kw.
III kw.
IV kw.
I
Zakup kabla
0,00
2 500,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
2 500,00
II
Zakup radiolinii
0,00 21 000,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
21 000,00
3
III Zakup zasilaczy
0,00
5 000,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
5 000,00
Zakup kabla
IV sygnałowego do
urządzeń klienckich
0,00
1 200,00
1 700,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
2 900,00
0,00 29 700,00
1 700,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
31 400,00
Razem wydatki
kwalifikowalne
Podatek VAT
0,00
6 534,00
374,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
6 908,00
Razem wydatki
niekwalifikowalne
0,00
6 534,00
374,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
6 908,00
0,00 36 234,00
2 074,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
38 308,00
I
RAZEM
6. W przypadku gdy we wniosku występują wydatki niekwalifikowalne proponuje się
następujący układ załącznika 3a:
Lp.
Wyszczególnienie
wydatku
I kw
1.
2.
Razem wydatki kwalifikowalne
1.
2.
Razem wydatki niekwalifikowalne
RAZEM WYDATKI
Okres realizacji projektu
2010
II kw
III kw
Ogółem
IV kw
Wydatki kwalifikowalne z wniosku o
dofinansowanie
Wydatki kwalifikowalne z wniosku o
dofinansowanie
RAZEM Wydatki kwalifikowalne z
wniosku o dofinansowanie
Różnica pomiędzy wydatkami ogółem a
wydatkami kwalifikowanymi z wniosku
o dofinansowanie
Różnica pomiędzy wydatkami ogółem a
wydatkami kwalifikowanymi z wniosku
o dofinansowanie
RAZEM różnica pomiędzy wydatkami
ogółem a wydatkami kwalifikowanymi z
wniosku o dofinansowanie
RAZEM wydatki ogółem z wniosku o
dofinansowanie
ZAŁĄCZNIK 3B HARMONOGRAM RZECZOWO – FINANSOWY – PLAN
FINANSOWANIA PROJEKTU (Planowane finansowanie):
1. Proszę wskazać:
a. datę sporządzenia harmonogramu,
b. kwotę przyznanego dofinansowania zgodnie z umową o dofinansowanie / wnioskiem
o dofinansowanie.
2. Kwoty powinny zawierać się w okresie realizacji projektu.
3. W załączniku należy wskazywać kwoty do dwóch miejsc po przecinku.
4. W przypadku gdy Beneficjentem jest jednostka sektora finansów publicznych, każdy wydatek
kwalifikowalny powinien zostać ujęty we wniosku o płatność w terminie do 3 miesięcy od
dnia jego poniesienia. Wnioski o płatność pośrednią powinny być składane przez jednostki
sektora finansów publicznych raz na 2 miesiące w terminie 30 dni od zakończenia danego
okresu sprawozdawczego.
4
5. W przypadku gdy Beneficjentem nie jest jednostka sektora finansów publicznych wnioski o
płatność pośrednią powinny być składane raz na 3 miesiące w terminie 30 dni od zakończenia
danego okresu sprawozdawczego.
6. W przypadku niezłożenia do Instytucji Wdrażającej wniosku o płatność pośrednią
potwierdzającego rozliczenie zaliczki przez Beneficjenta na kwotę lub w terminach
określonych w Harmonogramie rzeczowo-finansowym Projektu, od środków pozostałych do
rozliczenia, przekazanych w ramach zaliczki, nalicza się odsetki jak dla zaległości
podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność – w
związku z tym należy przygotować dokument uwzględniający realne wykorzystanie środków.
7. Wypłata kolejnej płatności zaliczkowej jest możliwa po rozliczeniu co najmniej 70 %
wcześniej otrzymanych transz.
8. Płatność końcowa powinna stanowić min 5% kwoty dofinansowania (łączne dofinansowanie
przekazane Beneficjentowi w formie płatności pośrednich (zaliczka, refundacja) nie może
przekroczyć 95 % kwoty dofinansowania). Płatność końcową należy wskazać w okresie
realizacji projektu, w wierszu środki wnioskowane w formie refundacji-dostępne w budżecie
IW lub środki wnioskowane w formie refundacji-planowane przez IW do rezerwy i do budżetu
lat kolejnych.
9. Wydatki poniesione przed złożeniem wniosku o pierwszą płatność zaliczkową powinny być
wskazane w wierszu środki wnioskowane w formie refundacji-dostępne w budżecie IW lub
środki wnioskowane w formie refundacji-planowane przez IW do rezerwy i do budżetu lat
kolejnych.
10. Po sporządzeniu dokumentu należy sprawdzić czy spełnione są następujące równania:
a. suma kwot z kolumny RAZEM z wierszy środki wnioskowane w formie zaliczki–
dostępne w budżecie IW oraz środki wnioskowane w formie zaliczki–planowane przez
IW do rezerwy i do budżetu lat kolejnych = kwota z kolumny RAZEM z wiersza
wnioski złożone w celu rozliczenia zaliczki,
b. kwota z kolumny RAZEM z wiersza środki wnioskowane w formie zaliczki-dostępne
w budżecie IW + kwota z kolumny RAZEM z wiersza środki wnioskowane w formie
zaliczki–planowane przez IW do rezerwy i do budżetu lat kolejnych + kwota z wiersza
RAZEM z wiersza środki wnioskowane w formie refundacji-dostępne w budżecie IW
+ kwota z kolumny RAZEM z wiersza środki wnioskowane w formie refundacji–
planowane przez IW do rezerwy i do budżetu lat kolejnych = kwota dofinansowania.
11. W celu prawidłowego przyporządkowania kwot do odpowiednich wierszy w momencie
sporządzania harmonogramu należy skontaktować się z opiekunem projektu z Zespołu ds.
Finansowo – Księgowych.
5
Przykłady sporządzania załącznika 3b (sporządzane w oparciu o załączniki 3a zamieszczone powyżej):
I.
DZIAŁANIE 8.3
Beneficjent będący jednostką sektora finansów publicznych (założenie – dofinansowanie 85%).
Załącznik 3b
Harmonogram rzeczowo-finansowy
Planowane finansowanie
Nazwa Beneficjenta
Numer projektu
Nazwa projektu
Data sporządzenia harmonogramu
22.02.2010
Kwota przyznanego dofinansowania zgodnie z umową
224 082,95
Harmonogram rzeczowo-finansowy - plan finansowania projektu
Etapy projektu
212 832,95
23 004,15
16 847,00
29 949,75
143 032,05
Środki wnioskowane
w formie zaliczki planowane przez IW
do rezerwy i do
budżetu lat kolejnych
grudzień
listopad
październik
wrzesień
sierpień
lipiec
0,00
Środki wnioskowane
w formie zaliczki dostępne w budżecie
IW
czerwiec
maj
kwiecień
marzec
luty
styczeń
grudzień
listopad
wrzesień
sierpień
lipiec
czerwiec
maj
kwiecień
marzec
luty
styczeń
Zaliczka / refundacja
październik
2011
Razem
realizacja
2010
212 832,95
6 089,15
8 440,50
8 474,50
8 398,00
8 449,00
4 267,00
8 963,25
8 372,50
0,00
Środki wnioskowane
w formie refundacji dostępne w budżecie
IW
11 250,00
Środki wnioskowane
w formie refundacji planowane przez IW
do rezerwy i do
budżetu lat kolejnych
(*)
11 250,00
8 347,00
138 831,09
Wnioski złożone w
celu rozliczenie
zaliczki
4 200,96
(*)
Beneficjent nie będący jednostką sektora finansów publicznych (założenie – dofinansowanie 85 %).
Załącznik 3b
Harmonogram rzeczowo-finansowy
Planowane finansowanie
Nazwa Beneficjenta
Numer projektu
Nazwa projektu
Data sporządzenia harmonogramu
22.02.2010
Kwota przyznanego dofinansowania zgodnie z umową
224 082,95
7
Harmonogram rzeczowo-finansowy - plan finansowania projektu
Eatpy projektu
grudzień
listopad
październik
wrzesień
sierpień
lipiec
czerwiec
maj
kwiecień
marzec
luty
styczeń
grudzień
listopad
październik
wrzesień
sierpień
2011
lipiec
czerwiec
maj
kwiecień
marzec
Środki
wnioskowane w
formie refundacji dostępne w
budżecie IW
208 631,99
208 631,99
1 915,65
12 614,00
12 690,50
12 631,00
39 851,15
13 230,25
12 546,00
143 004,59
Wnioski złożone w
celu rozliczenie
zaliczki
168 780,84
Środki
wnioskowane w
formie zaliczki planowane przez
IW do rezerwy i
do budżetu lat
kolejnych (*)
0,00
Środki
wnioskowane w
formie zaliczki dostępne w
budżecie IW
0,00
luty
styczeń
2010
Zaliczka /
refundacja
Razem
realizacja
8
15 450,96
11 250,00
4 200,96
Środki
wnioskowane w
formie refundacji planowane przez
IW do rezerwy i
do budżetu lat
kolejnych (*)
II. DZIAŁANIE 8.4
(założenie – dofinansowanie 70 %)
Załącznik 3b
Harmonogram rzeczowo-finansowy
Planowane finansowanie
Nazwa Beneficjenta
Numer projektu
Nazwa projektu
Data sporządzenia harmonogramu
01.03.2010
Kwota przyznanego dofinansowania zgodnie z umową
21 980,00
Harmonogram rzeczowo-finansowy - plan finansowania projektu
Etapy projektu
grudzień
listopad
październik
wrzesień
sierpień
lipiec
czerwiec
maj
kwiecień
marzec
luty
styczeń
grudzień
listopad
wrzesień
sierpień
lipiec
czerwiec
maj
kwiecień
marzec
luty
styczeń
Zaliczka / refundacja
październik
2011
Razem
realizacja
2010
9
Wnioski złożone w
celu rozliczenie
zaliczki
19 131,00
19 131,00
19 131,00
19 131,00
1 099,00
1 750,00
Środki wnioskowane
w formie refundacji planowane przez IW
do rezerwy i do
budżetu lat kolejnych
(*)
0,00
Środki wnioskowane
w formie refundacji dostępne w budżecie
IW
2 849,00
Środki wnioskowane
w formie zaliczki planowane przez IW
do rezerwy i do
budżetu lat kolejnych
(*)
0,00
Środki wnioskowane
w formie zaliczki dostępne w budżecie
IW
10
ZAŁĄCZNIK 3C HARMONOGRAM RZECZOWO – FINANSOWY – PLAN
FINANSOWANIA PROJEKTU (Uszczegółowienie rodzaju planowanych wydatków w
ramach kategorii):
1. Nazwy kategorii mają być zgodne z wnioskiem o dofinansowanie.
2. Do każdej kategorii wydatku należy przypisać podkategorie wydatku, tak aby Instytucja
dokonująca oceny wniosku wiedziała jakiego rodzaju wydatki składają się na poszczególne
główne kategorie. W przypadku wystąpienia wydatków niekwalifikowalnych należy je także
wyszczególnić w harmonogramie.
Przykłady (sporządzone w oparciu o zamieszczony powyżej punkt z wniosku o
dofinansowanie oraz załącznik 3a)
I.
Działanie 8.3
Załącznik 3c
Harmonogram rzeczowo-finansowy
Uszczegółowienie rodzaju planowanych wydatków w ramach kategorii
Nazwa Beneficjenta
Numer projektu
Nazwa projektu
Harmonogram rzeczowo - finansowy projektu
Lp.
I
1
2
II
1
III
1
IV
1
V
1
2
3
4
VI
Wyszczególnienie wydatku w ramach projektu
Wynagrodzenia
Wynagrodzenie informatyka projektu (wynagrodzenie brutto + składki ZUS)
Wynagrodzenie koordynatora projektu (wynagrodzenie brutto + składki ZUS)
Zakup sprzętu komputerowego wraz z oprogramowaniem
Sprzęt komputerowy - 50 szt., oprogramowanie MS Office - 50 szt.
Abonament internetowy
Opłata abonamentu za internet
Promocja projektu
Ogłoszenia w prasie (3 szt.)
Szkolenia
Wynagrodzenie dla trenera
Wynajem Sali z wyposażeniem
Catering
Materiały szkoleniowe
Koszty ogólne
1
Wynagrodzenie księgowej projektu (wynagrodzenie brutto + składki ZUS)
2
Opłata za media
3
Zakup materiałów biurowych
II.
DZIAŁANIE 8.4
Załącznik 3c
Harmonogram rzeczowo-finansowy
Uszczegółowienie rodzaju planowanych wydatków w ramach kategorii
Nazwa Beneficjenta
Numer projektu
Nazwa projektu
Harmonogram rzeczowo - finansowy projektu
Lp.
I
1
II
1
III
1
Wyszczególnienie wydatku w ramach projektu
Zakup kabla
etap II 2 szt., etap III 3 szt.
Zakup radiolinii
64 mb/s (główny most radiowy wychodzący z serwerowni Wnioskodawcy)
Zakup zasilaczy
buforowych z obudową i kablami, 5 szt.
IV
Zakup kabla sygnałowego do urządzeń klienckich
1
etap I 1 szt., etap II 2 szt.
V
Podatek VAT
12