Rada Miejska w Czaplinku - protokół

Egz. Nr 2
NK.1.431.1.47.11.MK.
PROTOKÓŁ
z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 16 czerwca 2011 r. w Radzie Miejskiej
w Czaplinku, Rynek 6, 78-550 Czaplinek, zwanej dalej „Radą”.
Kontrolę przeprowadziła Małgorzata Krzemieniecka - starszy inspektor w Wydziale
Nadzoru i Kontroli Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie,
na podstawie upowaŜnienia Nr 56/11 z dnia 10 czerwca 2011 r.
Przedmiotem kontroli objęto sposób przyjmowania oraz załatwiania skarg i wniosków od
dnia 1 stycznia 2009 r. do dnia kontroli, tj. 16 czerwca 2011 r.
Funkcję Przewodniczącego Rady w okresie objętym kontrolą:
- pełnił od dnia 24 listopada 2006 r. Pan Stanisław Kuczyński,
- pełni od dnia 27 listopada 2010 r. Pan Bogdan Kalina.
•
•
Ustaleń w przedmiotowym postępowaniu kontrolnym dokonano na podstawie przepisów:
ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego
(Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.), zwanej dalej „Kpa”,
rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji
przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46), zwanego dalej
„rozporządzeniem”.
W trakcie kontroli wyjaśnień udzielała Pani Katarzyna Mazurek, inspektor ds. obsługi
Rady Miejskiej.
U S T A L E N I A:
Zakres działania Rady w okresie objętym kontrolą określał Statut Gminy Czaplinek,
stanowiący załącznik do uchwały Nr XXX/236/05 Rady Miejskiej w Czaplinku z dnia
30 czerwca 2005 r. (z późn. zm.). Przepis § 79 ust. 2 Statutu wskazuje, iŜ radni mogą
przyjmować obywateli w siedzibie Urzędu Miejskiego w Czaplinku w sprawach dotyczących
Gminy i jej mieszkańców. Ponadto ustalono, iŜ organizacja załatwiania skarg oraz wniosków
podlegających rozpatrzeniu przez Radę została powierzona pracownikom Urzędu Miejskiego
w Czaplinku. Stosownie do § 36 ust. 5 pkt 21 i pkt 22 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu
Miejskiego w Czaplinku, wprowadzonym zarządzeniem Nr 8/V/2011 Burmistrza Czaplinka
z dnia 8 marca 2011 r., przygotowanie projektów odpowiedzi na skargi mieszkańców
kierowanych do Rady, jak równieŜ nadawanie urzędowego biegu skargom na Burmistrza
i
kierowników
gminnych
jednostek
organizacyjnych
naleŜy
do
Referatu
Ogólnoorganizacyjnego Urzędu.
Podczas kontroli ustalono, Ŝe informacja o dniach i godzinach przyjmowania obywateli
w sprawach skarg i wniosków przez radnych, umieszczona została na tablicy informacyjnej
w budynku Rady, zgodnie z przepisem art. 253 § 4 Kpa. DyŜury radnych zostały wyznaczone
w następujący sposób:
- klub radnych Komitet Wybroczy „Polskiego Stronnictwa Ludowego”: kaŜda pierwsza
środa miesiąca w godz. 17.00-18.00,
- klub radnych „Stowarzyszenie Przyjaciół Czaplinka”: kaŜda druga środa miesiąca
w godz. 17.00.-19.00,
- radny Wacław Mierzejewski: kaŜdy pierwszy czwartek miesiąca w godz. 15.30-16.00,
- klub radnych „Młodzi dla was”: kaŜda ostatnia środa miesiąca w godz. 17.00-18.00,
- Przewodniczący Rady: kaŜdy pierwszy czwartek miesiąca w godz. 17.00-18.00.
Egz. Nr 2
Organizacja przyjmowania obywateli w przedmiotowym zakresie nie była zgodna
z przepisem art. 253 § 2 Kpa, zgodnie z treścią którego: „Kierownicy organów wymienionych
w § 1 lub wyznaczeni przez nich zastępcy obowiązani są przyjmować obywateli w sprawach
skarg i wniosków co najmniej raz w tygodniu.”.
W okresie objętym kontrolą do Rady wpłynęło 7 skarg, z czego 1 sprawa została
przekazana do właściwego organu. Nie odnotowano wpływu wniosków. Ustalono takŜe, iŜ do
podmiotu kontrolowanego nie były składane skargi ustnie do protokołu.
Rejestr skarg i wniosków prowadzony był w sposób czytelny i przejrzysty. Zawarte w nim
informacje odzwierciedlały rzeczywisty przebieg prowadzonych postępowań. Dokumentacja
skargowa przechowywana była zgodnie z art. 254 Kpa.
W celu sprawdzenia przestrzegania prawidłowości rozpatrywania skarg, kontroli poddano:
- skargę Nr 3/2009, przesłaną według właściwości z NajwyŜszej Izby Kontroli
w Warszawie (NIK) w dniu 10 lipca 2009 r. Pismo zawierało znamiona skargi na działalność
Urzędu Miejskiego w zakresie niegospodarnego postępowania w zakresie zmiany w studium
uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy Czaplinek mających
negatywny wpływ na interesy mieszkańców oraz wniosku o przeprowadzenie kontroli we
wskazanym zakresie. W aktach sprawy znajdował się protokół Komisji Rewizyjnej Rady
z dnia 5 sierpnia 2009 r. dotyczący przedmiotowej sprawy oraz pismo Przewodniczącego
Rady z dnia 7 sierpnia 2009 r. skierowane do NIK oraz skarŜącego, którego przedmiotem
była informacja o ww. posiedzeniu Komisji. Jednocześnie w dokumentacji wskazanej sprawy
znajdowała się uchwała Rady Nr XLII/370/09 z dnia 22 sierpnia 2009 r., dotycząca skargi
Nr 4/2009. Pismem z dnia 2 września 2009 r. przesłano zainteresowanym stronom protokół
Komisji oraz uchwałę z dnia 22 sierpnia 2009 r. Przyjęto pisemne wyjaśnienie, zgodnie
z treścią którego obecni na obradach Komisji w dniu 5 sierpnia 2009 r. radni oraz radca
prawny uznali, iŜ pismo jest wnioskiem o przeprowadzenie kontroli, nie zawiera zaś zarzutów
w stosunku do Burmistrza Czaplinka. Stosownie do art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca
1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz.1591 z póŜn. zm.) oraz
§ 24 Statutu, Rada rozstrzyga w drodze uchwał sprawy naleŜące do jej kompetencji;
(dowód: akta kontroli str. 5-15)
- skargę Nr 4/2009, przekazaną w dniu 13 lipca 2009 r. przez Zachodniopomorski Urząd
Wojewódzki w Szczecinie (ZUW). Przedmiotem skargi były kwestie dotyczące działalności
Burmistrza Czaplinka związane z budową fermy wiatrowej na terenie Gminy. Pismem z dnia
10 sierpnia 2009 r. poinformowano skarŜącego o nowym terminie rozpatrzenia skargi,
wyznaczonym na koniec sierpnia 2009 r. Uchwałą Nr XLII/370/09 z dnia 22 sierpnia 2009 r.
Rada uznała przedmiotową skargę w części za bezzasadną. Rozstrzygniecie ww. sprawy
zawierało uzasadnienie faktyczne i prawne, zgodnie z art. 238 § 1 Kpa. W dniu 26 sierpnia
2009 r. Przewodniczący Rady przekazał wskazaną uchwałę skarŜącemu;
- pismo Nr 5/2009 z dnia 15 lipca 2009 r. zawierające wniosek dotyczący
przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w zakresie prawidłowości dokonania
adaptacji strychu. Pismem z dnia 20 lipca 2009 r. strona doprecyzowała przedmiot wniosku
uznając, iŜ jest to skarga. W związku z powyŜszym, skargę przekazano pod obrady Komisji
Rewizyjnej Rady, które odbyły się w dniach 23 lipca 2009 r. oraz 5 sierpnia 2009 r.
W wyniku analizy skargi członkowie Komisji uznali, iŜ Rada nie jest organem właściwym do
podjęcia stosownego rozstrzygnięcia. Zawiadomieniem z dnia 7 sierpnia 2009 r.
Przewodniczący Rady poinformował skarŜącego o przekazaniu skargi do Burmistrza
Czaplinka, jako organu właściwego w sprawie. Wskazane pismo skierowane zostało równieŜ
do wiadomości organu wykonawczego Gminy. Przepis art. 231 Kpa stanowi: „JeŜeli organ,
Egz. Nr 2
który otrzymał skargę, nie jest właściwy do jej rozpatrzenia, obowiązany jest niezwłocznie,
nie później jednak niŜ w terminie siedmiu dni, przekazać ją właściwemu organowi,
zawiadamiając równocześnie o tym skarŜącego, albo wskazać mu właściwy organ.”;
(dowód: akta kontroli str. 16-28)
- skargę Nr 6/2009, która wpłynęła w dniu 2 września 2009 r. Przedmiotem skargi było
niezałatwienie sprawy w terminie przez Burmistrza Czaplinka. Pismem z dnia 7 września
2009 r. Przewodniczący Rady poinformował, iŜ skarga zostanie rozpatrzona pod koniec
września 2009 r. Uchwałą Nr XLIV/380/09 z dnia 30 września 2009 r. Rada uznała zarzuty
przedstawione w skardze za bezzasadne. Zawiadomienie o negatywnym sposobie załatwienia
sprawy zawierało uzasadnienie faktyczne i prawne, co odpowiadało treści art. 238 § 1 Kpa.
Pismem z dnia 10 października 2009 r. Przewodniczący Rady przesłał stronie wskazaną
uchwałę;
- skargę Nr 7/2009, nadesłaną w dniu 21 grudnia 2009 r. przez ZUW w Szczecinie według
właściwości w zakresie działalności Burmistrza. Pismem z dnia 18 stycznia 2010 r.
poinformowano skarŜącą o przewidywanym terminie rozpatrzenia sprawy na sesji Rady na
przełomie stycznia/lutego 2010 r. Uchwałą Nr L/427/10 z dnia 2 lutego 2010 r. Rada uznała
przedmiot skargi za bezzasadny. Zawiadomienie o odmownym sposobie załatwienia sprawy
nie zawierało uzasadnienia prawnego, czym naruszono z art. 238 § 1 Kpa. Pismem z dnia
4 lutego 2010 r. Przewodniczący Rady przekazał stronie wskazaną uchwałę;
(dowód: akta kontroli str. 29-31)
- skargę Nr 2/2010 z dnia 29 marca 2010 r. przekazaną zgodnie z właściwością przez
Generalnego Inspektora Ochrony Środowiska w sprawie nienaleŜytego wykonywania
obowiązków słuŜbowych przez Burmistrza Czaplinka. Uchwałą Nr LIV/462/10 z dnia
29 kwietnia 2001 r. Rada potraktowała przedmiotową skargę za bezzasadną. Informacja
o wskazanym sposobie załatwienia skargi zawierała uzasadnienie faktyczne i prawne,
stosownie do art. 238 § 1 Kpa. Pismem z dnia 30 kwietnia 2010 r. Przewodniczący Rady
poinformował stronę o sposobie załatwienia skargi;
- skargę Nr 4/2011, otrzymaną w dniu 14 kwietnia 2011 r. w zakresie działalności
Dyrektora Czaplineckiego Ośrodka Kultury. Pismem z dnia 11 maja 2011 r. poinformowano
stronę o załatwieniu sprawy na kolejnej sesji Rady. W przypadku konieczności przedłuŜenia
terminu załatwienia sprawy zastosowanie ma przepis art. 36 Kpa, zgodnie z treścią którego
organ powinien wskazać nowy termin zakończenia sprawy.
(dowód: akta kontroli str. 32)
W toku prowadzonej kontroli problemowej udzielono instruktaŜu w zakresie
rozpatrywania skarg zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego.
Kontrolę odnotowano w ksiąŜce kontroli prowadzonej przez Urząd Miejski w Czaplinku
pod Nr 4/2011.
Przedstawicielowi kontrolowanej jednostki po zapoznaniu się z treścią protokołu
przysługują następujące uprawnienia:
1. Prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeŜeń
dotyczących ustaleń zawartych w protokole. ZastrzeŜenia zgłasza się na piśmie,
w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.
Egz. Nr 2
2. Prawo odmowy podpisania protokołu kontroli, z wyjaśnieniem przyczyn tej odmowy,
złoŜonych w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. Odmowa
podpisania protokołu kontroli nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez
kontrolującego i sporządzenia wystąpienia pokontrolnego.
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach: Nr 1 i Nr 2, z których
egzemplarz Nr 1 pozostawiono w jednostce kontrolowanej, egzemplarz Nr 2 w Wydziale
Nadzoru i Kontroli Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie.
Przewodniczący
Rady Miejskiej
….………………………………………
Miejscowość, data
Kontrolujący
……………………………….