mr_przelewy - faktury ok.pl

MR_PRZELEWY
1. Uwagi ogólne
Program przeznaczony jest dla firm, które korzystają z konta Inteligo, PKO BP, mBank
lub ING BankOnline, Nadwarciański Bank spółdzielczy lub przelewy Elixir i używają
programu MR_FAKTURY_PRO w wersji zarejestrowanej (płatnej). Ułatwia on
rejestrowanie spłat faktur przelewowych oraz dokumentację tych spłat. Łatwiej też jest
znaleźć wpłaty na nasze konto szczególnie jeśli ktoś wpłaca na nasze konto z różnych
kont.
Dzięki temu że program przechowuje dane z przelewów – mamy dokumentację spłat i
wpłat na konto i możemy po nią sięgać w dowolnym czasie, bez dostępu do internetu.
Program jest bezpieczny w użytkowaniu bo nie ma dostępu do naszego konta a jedynie
do danych w postaci pliku tekstowego jakie możemy uzyskać z naszego konta.
Program umożliwia także obsługę indywidualnych kont dla klientów. A także generuje te
konta na podstawie danych klientów z programu MR_FAKTURY_PRO. Dzięki
funkcjom zawartym w tym programie można w szybki sposób spłacić dużą ilość faktur
nawet gdy faktury są spłacane z różnych kont. Możemy zrobić także wydruki klientowi
by pokazać mu jakich dokonał wpłat gdy twierdzi że już wszystko uregulował.
W przypadku gdyby program nie obsługiwał formatu danych jakiegoś banku, który
używamy zawsze można zgłosić to na adres [email protected]
2.Instalacja
Instalacja programu jest bardzo prosta. Uruchamiamy instalatora programu
instalator_przelewy.exe Pokaże się nam następujący obrazek
1
Należy koniecznie podać katalog gdzie znajduje się program MR_FAKTURY_PRO i
następnie nacisnąć klawisz <Instaluj> program zainstaluje się w katalogu gdzie jest
zainstalowany program MR_FAKTURY_PRO.
Jeśli posiadamy starszą wersję programu MR PRZELEWY to możemy ja uaktualnić
nowszą wersją programu nie tracąc przy tym wprowadzonych już danych. Należy jednak
pamiętać że program MR PRZELEWY dostępny na stronie na ogół jest dostosowany do
współpracy z programem MR_FAKTURY_PRO także będącym na stronie. Także jeśli
chcemy skorzystać z programu MR_PRZELEWY dobrze jest mieć zainstalowaną
najnowszą wersję programu MR_FAKTURY_PRO.
3. Zaczynamy pracować z programem
W pierwszym kroku definiujemy sobie nasze konta. Wchodzimy w menu Konta ►
Konto i wprowadzamy nazwy naszych kont. Numery kont są podawane tylko dla naszej
informacji. Pokaże nam się następujący obrazek
2
W nazwie konta podajemy jakąś przyjazną nazwę, która definiuje nam konto np. Konto
firmowe. Numer konta tu podajemy numer konta ale jest to bardziej dla naszej informacji
i identyfikacji w przypadku kiedy byśmy używali większej ilości kont.
Bardzo ważna jest ostatnia opcja - typ konta. Tu musimy wybrać bank jaki jest związany
z danym kontem. Jest to o tyle istotne że każdy z banków generuje inne formaty danych
wyciągów z konta. Program częściowo sprawdza czy dany plik pochodzi z danego banku.
Dlatego też ważne jest aby wybrać odpowiedni typ banku.
W przypadku obsługi płatności masowych gdzie każdy klient naszej firmy posiada
indywidualne konto na które wpłaca pieniądze obecnie program oferuje obsługę konta w
standardzie Elixir
3
Dzięki użyciu tej opcji możemy także automatycznie przydzielić za pomocą przycisku
Zapisz konta indywidualne konta na jakie nasi klienci będą wpłacali do banku
pieniądze. Konta te są zapisywane do danych klienta w programie
MR_FAKTURY_PRO. Konta definiowane są na podstawie numeru otrzymanego z
banku na podstawie umowy, który to zawiera numer banku i numer konta masowego oraz
numeru wewnętrznego w programie także ponowna ich generacja nie przypisze innego
numeru - nawet w przypadku zmiany danych firmy za pomocą funkcji popraw w
MR_FAKTURY_PRO. Generowane numery zawierają sumy kontrolne i są pełnym
numerem banku.
Drugim elementem, które należy zdefiniować to definicja grup. Czynimy to w menu
Ustawienia ► Grupy
4
Grupy służą do tego żeby w późniejszym czasie można było przefiltrować poszczególne
przelewy np. w celu prześledzenia przelewów jakie były dla danego celu. Np możemy
sobie zażądać aby program pokazał nam wszystkie przelewy dotyczące podatków za
dany okres. Oczywiście tylko od nas zależy czy chcemy tej dodatkowej funkcjonalności
czy nie - możemy nie tworzyć nowych grup.
Dla konta w mBanku możemy także zdefiniować początki nazw tyczących się tytułu
danego przelewu. Można to zrealizować w menu Ustawienia ► Teksty tytułów
W programie zdefiniowano już pewne tytuły ale możemy samodzielnie dodać inne.
5
4. Odczyt przelewów
W przypadku kiedy jest zdefiniowane jedno konto jest ono automatycznie wczytywane
do programu. Jeśli jest ich więcej obok numeru konta pojawi się przycisk Wybierz i tu
należy wybrać numer konta, do którego chcemy wczytać dane.
Aby zapisać przelewy do programu należy wejść do konta inteligo lub PKO BP Inteligo
lub mBank lub ING na stronie internetowej i następnie wyeksportować przelewy za
pomocą typu csv. Dla przelewów z ING BankOnLine można także wyeksportować w
formacie MT940. Następnie za pomocą menu Czytaj ► Czytaj z csv
Za pomocą przycisku Znajdź znajdujemy plik z danymi przelewów w formacie csv lub
innym, które potrafi przeczytać program. Po naciśnięciu przycisku czytaj program
przeczyta przelewy i zaimportuje je do bazy. Nie należy się przy tym przejmować tym że
w pliku mogą się już znajdować przelewy, które już zostały zaimportowane wcześniej.
Program drugi raz już ich nie zaimportuje.
Uwaga
W przypadku płatności masowych niestety nie ma możliwości filtrowania już
wczytanych przelewów. Dlatego należy bardzo uważać z wczytywaniem poszczególnych
porcji danych. Najlepiej przed każdym wczytaniem danych z takiego konta sprawdzić
jaka jest dana początkowa w pliku i porównać z tą pokazywaną na winiecie. Dzięki temu
unikniemy przykrych niespodzianek w postaci wczytania tych samych danych.
6
5. Rejestracja spłat
Za pomocą menu Przydziel możemy wybrać o jakie przelewy nam chodzi spłaty długów
własnych czy spłaty długów klientów. Wybieramy zatem potrzebną nam opcję z menu
Przydziel►Spłaty Sprzedaży lub Przydziel►Spłaty dostawy lub Przydziel►Spłaty
sprzedaży dla firmy lub Przydziel►Spłaty Sprzedaż i dostaw gdy chcemy spłacać
jednocześnie sprzedaże i dostawy.
W przypadku wyboru opcji Przydziel►Spłaty sprzedaży dla firmy pokaże się nam
okienko
Tu mamy możliwość w przypadku domyślnym (najwygodniejszym) wpisanie do dwóch
fragmentów tekstu, które znajdują się na przelewach konkretnego klienta. Np imię i
nazwisko - do jednego pola wpisujemy imię a do drugiego obok nazwisko. Choć może
być to np Nazwisko i część adresu. Chodzi o to żeby program wybrał tylko przelewy od
danej firmy. Zaletą tego rozwiązania jest że nie ważne z jakiego konta jest wpłata
program i tak to znajdzie.
Druga opcja jest wtedy kiedy znamy konto z jakiego jest wpłata i należy ono do
obsługiwanego klienta.
Jeśli wybierzemy teraz wybierz to pojawi się nam data początkowa i końcowa od jakiej
będziemy przydzielać przelewy. Tak samo w przypadku wybrania pozostałych opcji
Przydziel - przed pojawieniem się głównego okienka pojawi się nam okienko wyboru
dat. Dzięki czemu możemy przydzielać przelewy za dany okres.
7
Po wybraniu żądanej opcji pokazuje się nam okienko gdzie podajemy okres na jakie będą
opiewały przelewy. Po wybraniu tego okresu pojawi się nam główne okno spłat.
Po lewej stronie okienka mamy dane aktualnego przelewu na którym pracujemy. Po
prawej stronie u góry są dane firmy z programu MR_FAKTURY_PRO oraz niżej długi
jakie posiada dany klient o ile zostanie rozpoznany. Jeśli jest nie rozpoznany wówczas to
miejsce jest puste podobnie jak Zaległości.
Program na podstawie kodu klienta, bądź adresu i nazwy klienta w przelewie, bądź
numeru konta będzie usiłował znaleźć właściwego klienta. Gdy tak się stanie pokaże na
m dane tego klienta w okienku zatytułowanym „Znaleziona firma (osoba)”
Gdyby program nie potrafił znaleźć tej osoby lub była to nie ta osoba którą wybrał
program należy nacisnąć klawisz Zmień firmę i na podstawie danych klienta z Nazwa
firmy (osoby) lub okienka Tytułem wybrać odpowiedniego klienta. Czasem może nam
podpowiedzieć ewidencja sprzedaży za dany okres, szczególnie gdy kwoty na fakturach
są różne. Do tego służy przycisk Ewidencja sp. Po jego naciśnięciu pojawi się okienko
wyboru dat z ustawionymi standardowo marginesem dat w zależności od daty
księgowania. Wybór faktury spowoduje odczyt z niej danych klienta.
Za pomocą przycisku Dodaj zaległość dodajemy daną fakturę do spłacanych zaległości.
Można za jednym przelewem spłacać szereg faktur. W przypadku gdy kwota przelewu
nie pokryje całości spłacanych faktur ostatnio wprowadzona faktura do górnego okienka
nie zostanie całkowicie spłacona. Będzie to tzw. częściowa spłata. Z chwilą dodania
zaległości zniknie przycisk Przypisz do sprzedaży a pojawi się przycisk Wykonaj.
Program sam dodaje zaległość jeśli jest podany numer faktury w polu Tytułem.
Gdybyśmy się pomylili co do wybranej konkretnej faktury przeznaczonej do płaty
8
możemy ją usunąć z listy za pomocą przycisku Usuń.
Przycisk Przypisz do sprzedaży służy do wskazania faktury, która została już spłacona
ręcznie w programie MR_FAKTURY_PRO. Gdy Kwota przelewu jest większa niż
kwota spłacana program spłaci tę wybraną fakturę i zostawi ten przelew jako nie
przydzielony jednak zmniejszy kwotę jaka zostanie do spłacania faktur co zostanie
pokazane za następnym razem kiedy będziemy chcieli przydzielić spłatę dla tego
przelewu.
W przypadku kiedy naciśniemy przycisk Wykonaj program wykona spłatę i przydzieli
jej wybraną grupę.
Gdy firma nie ma zaległych faktur do spłacenia to pojawi się tylko przycisk Przypisz do
sprzedaży Naciśnięcie tego przycisku spowoduje pokazanie okienka gdzie możemy
wybrać okres w którym program będzie szukał faktury. Po wybraniu okresu pokaże się
nam lista z fakturami dla tej firmy. Jeśli naciśniemy na klawisz Wybór ta faktura
zostanie przypisana do wskazanego przelewu.
Przed spłatą dobrze jest wybrać także odpowiednią grupę dla spłaty. Grupy spłat
umożliwiają nam później przefiltrowanie przelewów np. w poszukiwaniu jakiegoś
konkretnego przelewu.
Gdy z jakiegoś powodu nie chcemy spłacać danej faktury przelewem, który jest aktualnie
wskazywany to wystarczy, że naciśniemy na przycisk Pomiń. To spowoduje pominięcie
tego przelewu. Nie zostanie on zaznaczony jako przydzielony dzięki czemu będzie on
brany pod uwagę następnym razem.
Dla przelewów innych niż spłaty faktur możemy użyć przycisku Nie dotyczy znika on
9
wówczas z listy spłat. Warto jednak wtedy wstawić dla nich odpowiednią grupę, którą
wcześniej należy sobie oczywiście zdefiniować np. „oprocentowanie konta”,
„opłataprzelewu” itp.
Program identyfikuje także klienta na podstawie numeru konta z jakiego dokonano
przelewu. Gdy klient wykonuje przelew np na poczcie wówczas jest to mylna informacja
dla programu. Można wówczas należy przycisnąć przycisk pomiń znajdujący się obok
konta z jakiego dokonano wpłaty i oznaczonego Rachunek. Dopisze ono to konto do
pomijanych w trakcie rozpoznawania firmy.
Mamy tu też przycisk Historia który ma za zadanie pokazać nam historię spłat tego
klienta. Czasem pomaga to w identyfikacji spłaty.
6. Ewidencja przelewów
Program umożliwia nam przeglądanie przelewów które znajdują się w systemie. Za
pomocą menu Pokaż możemy oglądać przelewy na różny sposób. Po wybraniu zakresu
dat w jakim będziemy przeglądać przelewy.
W tym okienku możemy także zmienić rodzaj grupy a także usunąć przydział danego
przelewu do faktury.
Możemy także przeglądać przelewy według różnych kryteriów. Można np. przeglądać
przelewy dla danej firmy (ale wówczas tylko wyświetlane są przelewy przydzielone) lub
dla danej grupy lub grup itd.
Klikając w nagłówek większości kolumn możemy posortować jej zawartość według tej
kolumny.
Jest to kapitalne narzędzie do szukania przelewów lub wskazywania klientowi iż nie
spłacił nam wszystkich faktur. Bo dzięki mechanizmom różnego rodzaju filtrowania
danych możemy zobaczyć a także wydrukować interesujące nas przelewy a także na jakie
10
faktury zostały one przypisane.
Możemy tu zobaczyć sobie jakie są nadpłaty od klientów. Wystarczy zaznaczyć Pokaż
nadpłaty i pokazane zostaną wszystkie nie uregulowane dotychczas nadpłaty.
Możemy także pokazać przelewy z danego konta. Jeśli jesteśmy na danym koncie i
chcemy zobaczyć jakie były inne przelewy z niego to wystarczy nacisnąć na przycisk
wyb wskaz. zostanie wówczas do pola wpisany numer konta a zaznaczenie Pokaż
przelewy z konta spowoduje że inne przelewy będą niewidoczne z zostaną tylko te
których numer konta jest pokazany w tym polu.
Możemy także przeglądać przelewy według cech lub cechy. Wystarczy tylko dodać
interesujące nas cechy za pomocą przycisku Dodaj a potem zaznaczyć napis Pokaż
przelewy zawierające. Jeśli interesują nas przelewy dla konkretnej przypisanej już dla
nich firmy to należy za pomocą klawisza Wybierz wybrać konkretną firmę, której dane
pokażą się później w okienku powyżej. Zaznaczenie Pokaż przelewy dla firmy
spowoduje że zostaną pokazane te przelewy.
Możemy także przefiltrować przelewy w zakresie kwot. Podając zakres kwot od do i
zaznaczając Pokaż przelewy z kwotą
Jednak najbardziej mocną możliwością filtrowania jest opcja Przelewy z tekstem.
Umożliwia ona w prosty sposób filtrowanie przelewów od konkretnych klientów. Dzięki
temu że mamy do dyspozycji dwa pola możemy nie przejmując się kolejnością wpisać np
imię i nazwisko wpłacającego każde w osobne pole i otrzymać wynik pozytywny. Także
czasem nie do końca znamy nazwę firmy lub jest ona bardzo długa. Dzięki temu możemy
skrócić wpis i uściślić drugim opisem.
Istnieje też możliwość skasowania przydzielenia w przypadku kiedy okazało by się że
jednak coś źle przydzieliliśmy. Należy jednak pamiętać że spłaty należy skasować w
mr_faktury_pro osobno. Można je też skasować w menu Pokaż -> Historia spłat
7. Uwagi końcowe
Program jest na bieżąco uaktualniany. Ułatwia on w znaczny sposób rozliczenia firm szczególnie tych, które obsługują przelewy masowe lub firm, które posiadają duże ich
ilości.
Jeśli program ma obsługiwać firmy np. obsługujące sieci kablowe lub internetowe to
warto drukować klientom ich numery klienta i prosić by koniecznie umieszczali je w
przelewach gdyż doskonale mogą one zastąpić lesze ale i droższe rozwiązanie z kontami
indywidualnymi, które ten program tez obsługuje.
Jeśli jakiś format banku który Państwo używają nie jest obsługiwany przez program to
można sobie zamówić opracowanie czytania takiego formatu. Kosztuje to 200 zł netto.
Sądzę że warto wydać te pieniądze gdyż program sprawdził się także przy spłacaniu
długów firm wobec autora tego programu. Przyspiesza to bardzo znajdowanie długów
firm a także wykazywanie że dane faktury nie zostały spłacone - bo można przesłać
firmie ewidencję faktur a także ewidencję przelewów od tej firmy nawet gdy wpłaty
dokonywane były z różnych kont.
11
Wszelkie uwagi proszę kierować na maila [email protected]
lub na telefon 502 107 188
MR_FLASH
Mirosław Rogula
Czekanów, 16 listopada 2013
12