Technologia gromadzenia informacji

Procesy informacyjne zarządzania
Gromadzenie informacji w procesie
informacyjnym
dr inż. Janusz Górczyński
1
Technologia gromadzenia informacji (1)
Technologia gromadzenia informacji zależy od funkcji, jakie
proces informacyjny spełnia w danym systemie społecznogospodarczym. Technologia gromadzenia informacji
obejmuje:
a. Rodzaj nośnika materialnego, na którym informacja jest
utrwalana w celu gromadzenia (dokument papierowy,
dokument elektroniczny);
b. Techniki gromadzenia nośników materialnych,
przykładowo gromadzenie ankiet, ich wysyłanie w wersji
cyfrowej via poczta elektroniczna czy też wypełniania
formularzy via Internet.
2
Technologia gromadzenia informacji (2)
Technologia gromadzenia informacji w systemach społecznogospodarczym jest z reguły uregulowana odpowiednimi
normami.
Można wyróżnić dwa modele organizacyjne gromadzenia
danych:
a. model aktywny, czyli taki, w którym źródła informacji są
bierne, a ciężar gromadzenia informacji spada np. na
ankieterów;
b. model pasywny, w którym źródła informacji są aktywne w
jej gromadzeniu, a osoby zaangażowane w proces
informacyjny koncentrują się na zapewnieniu możliwości
rejestracji danych wytwarzanych przez źródła
3
Technologia gromadzenia informacji (3)
Model aktywny gromadzenia danych stosowany jest w tych
sytuacjach, gdy źródła informacji mają charakter bierny i w
konsekwencji gestor procesu informacyjnego nie ma żadnej
możliwości zmuszenia źródła informacji do jej rejestrowania.
Model aktywny charakteryzuje się znacznie większymi
kosztami, które trzeba ponieść na zgromadzenie informacji.
Z kolei korzyścią jest to, że w tym modelu można zapewnić
znacznie większą jakość zgromadzonej informacji.
Model pasywny stosowany jest w tych sytuacjach, gdy gestor
procesu informacyjnego ma możliwość zmuszenia źródła
informacji do jej rejestrowania. Klasycznym przykładem
takiego modelu jest polski system podatkowy, która zmusza
obywatela do dostarczenia do US wszystkich potrzebnych
danych.
4
Język gromadzenia informacji (1)
W fazie gromadzenia informacji może zachodzić translacja
wiadomości z języka, w którym została wygenerowana, na
jakiś inny język.
Z translacją mamy do czynienia w tych sytuacjach, w których
następuje:
1. zmiana nośnika materialnego, w którym informacja jest
gromadzona, np. z wersji papierowej przechodzimy na
wersję cyfrową;
2. wykorzystywanie informacji przez osoby korzystające z
innego języka niż użyty do jej wygenerowania, np.
ankieter dodatkowo koduje pewne dane (w celu choćby
lepszej kontroli błędów czy lepszego wykorzystania
zgromadzonych informacji w dalszych fazach procesu
informacyjnego.
5
Język gromadzenia informacji (2)
W sytuacjach, w których dochodzi do translacji informacji w
fazie jej gromadzenia trzeba dołożyć starań, aby:
1. Nie doprowadziło to do niekontrolowanej zmiany treści
informacji;
2. Strat informacji;
3. Wygenerowanie informacji innych niż te, które zostały
zebrane ze źródła informacji.
Błędy w translacji w fazie gromadzenia informacji są trudne
do wykrycia, a ich identyfikacja i korekta z reguły kosztowna,
stąd w wielu procesach informacyjnych stosuje się mechanizmy poprawności translacji. Przykładowo, rejestrując w
wersji cyfrowej numer NIP możemy zastosować funkcję
badającą jego poprawność.
6
Przechowywanie informacji (1)
Przechowywanie informacji jest w swojej istocie przekazywaniem informacji w czasie poprzez umieszczanie jej na
nośnikach materialnych o trwałości właściwej dla danego
procesu informacyjnego.
Pozyskane informacje gromadzone są w odpowiednich
urządzeniach technicznych, których specyfikacja dostosowana jest do cech fizycznych materialnych nośników
informacji.
W praktyce do przechowywania informacji wykorzystuje się
papier lub różne rodzaje nośników magnetycznych czy
cyfrowych (dyski twarde, dyski optyczne, pamięci stałe).
7
Przechowywanie informacji (2)
Przy wyborze materialnego nośnika informacji brane są pod
uwagę następujące kryteria:
a. Trwałość nośnika materialnego i związana z nim trwałość
przechowywanej informacji;
b. Koszt nośnika materialnego i koszt jego
przechowywania;
c. Koszt odwzorowania i utrwalenia informacji na nośniku
materialnym;
d. Koszt dostępu (odczytu) do informacji zapisanej na
danym nośniku materialnym.
8
Przechowywanie informacji (3)
Trwałość nośnika materialnego zależy od celów i funkcji
systemu informacyjnego, z których wynika właściwy czas
przechowywania informacji. W wielu systemach czas ten jest
określany przez odpowiednie normy prawne.
Przykładem takiej sytuacji jest obowiązek przechowywania
przez obywateli dokumentów wymaganych przez urzędy
skarbowe przez określony czas.
Na koszt całkowity nośnika składają się koszty samego
nośnika jak i urządzeń potrzebnych do utrwalenia informacji i
jej odczytu, także koszty personelu zaangażowanego w ten
proces.
Nie można także zapominać o kosztach przechowywania
nośników informacji (koszty materialne i ludzkie).
9
Przechowywanie informacji (4)
W wielu państwach, w których informacja uznana jest za
dobro narodowe, istnieją ogólnokrajowe systemy
przechowywania określonych rodzajów informacji.
Zasady przechowywania informacji (istotnej dla
funkcjonowania państwa) są regulowane aktami prawnymi, w
wielu wypadkach najwyższej rangi (np. ustawa o archiwach,
bibliotekach, informacji naukowo-technicznej, statystyce
publicznej, administracji publicznej, sądach i biurach
notarialnych itd.)
W państwach tych niszczenie zgromadzonej informacji
wbrew prawu jest surowo zakazane.
10
Bezpieczeństwo przechowywanej informacji (1)
Przy wyborze określonego nośnika informacji trzeba brać pod
uwagę także koszty ewentualnego utracenia zgromadzonej
informacji. Koszty te zależą od funkcji procesu informacyjnego i rodzaju zgromadzonej informacji.
Biorąc pod uwagę zabezpieczenia przed utratą informacji
można wydzielić trzy grupy procesów informacyjnych:
1. Procesy bezpieczne w sytuacjach ekstremalnych, czyli
takie, które w aktualnych warunkach technicznych
gwarantują bardzo wysoki poziom bezpieczeństwa
zgromadzonych informacji. Taki poziom bezpieczeństwa
powinny mieć te procesy informacyjne, w których utrata
informacji może mieć poważne skutki ekonomiczne czy
społeczne.
11
Bezpieczeństwo przechowywanej informacji (2)
2. Procesy bezpieczne w ustalonych warunkach, czyli takie,
które można uznać za gwarantujące bezpieczeństwo
zgromadzonej informacji w warunkach uznanych za typowe
(„normalne”). O tym, jakie warunki można uznać za typowe
decydują odpowiednie reguły prawne. Ten poziom
bezpieczeństwa procesów informacyjnych dominuje w
gospodarce. Przykładowo przepis prawny określa czas i
rodzaj dokumentów, które musimy przechowywać do
rozliczenia się z obowiązków podatkowych;
3. Procesy bez zabezpieczenia przechowywanej informacji,
w których cała odpowiedzialność za przechowywanie
informacji spada na jej końcowego użytkownika.
Przykładem może być choćby ten wykład.
12
Aktualizacja zgromadzonej informacji (1)
Aktualizacja informacji w trakcie jej przechowywania jest
integralnym zadaniem tej fazy procesu informacyjnego. W
nowoczesnych społeczeństwach zbiory zgromadzonych
informacji są zbyt wielkie, aby można je było stale powiększać
poprzez dodawanie nowych informacji.
Celem aktualizacji zasobów informacyjnych w fazie ich
przechowywania jest optymalizacja tych zasobów, która
polega na:
a. Usuwaniu informacji uznanej za zbędną;
b. Wprowadzaniu nowej informacji uznanej za potrzebną;
c. Zastępowaniu informacji nieaktualnej aktualną;
13
Aktualizacja zgromadzonej informacji (2)
d. Optymalizacji technologii przechowywania informacji i
organizacji zasobów informacyjnych – polega najczęściej
na zmianie nośników informacji, np, z dysków CD na DVD,
inna sytuacja to zmiana urządzenia i nośnika na takie,
które gwarantują lepszy i tańszy dostęp do zgromadzonej
informacji;
e. Optymalizacji organizacji zasobów danych w celu
zapewnienia dostępu do zgromadzonych informacji, w tym
wprowadzeniu mechanizmów wyszukiwania potrzebnej
informacji. Jest to niezmiernie istotne w sytuacji
ustawicznego rozrastania się gromadzonych zasobów
informacyjnych
14
Koszty przechowywania informacji
Nowoczesne technologie informacyjne umożliwiają względnie
tanie przechowywanie informacji, dotyczy to przechowywania
informacji na dyskach twardych czy na dyskach optycznych.
Jednym z ubocznych skutków tej sytuacji jest wzrost tendencji
do przechowywania nadmiaru informacji, po prostu na
„wszelki wypadek”. Skutkuje to przechowywaniem informacji,
które nie są użyteczne, a ich przechowywanie nie ma
merytorycznego uzasadnienia.
W takiej sytuacji informacja rzeczywiście potrzebna ginie w
gąszczu informacji bezużytecznych. Wiemy, że potrzebna
informacja jest zapisana, ale jej odszukanie jest wtedy bardzo
utrudnione.
15
Kryteria oceny jakości przechowywanej
informacji
Podstawowymi kryteriami oceny jakości przechowywanej
informacji są:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
aktualność;
integralność:
użyteczność;
wiarygodność:
adekwatność;
istotność (relewancja);
pertynencja (dostarczanie informacji zgodnej z
oczekiwaniami użytkowników);
8. bezpieczeństwo;
9. dostępność.
16
Przetwarzanie informacji (1)
Przetwarzanie informacji polega na generowaniu nowej
informacji na podstawie wcześniej zgromadzonej informacji
utrwalonej na jakimś materialnym nośniku i wyrażonej w
pewnym języku w ramach określonego procesu
informatycznego.
Przetwarzanie informacji jest przede wszystkim procesem
semiotycznym, językowym, transformacją przeprowadzaną na pewnych zbiorach elementów języka lub języków
zgodnie z regułami pewnych języków i w nich wyrażonych.
Przetwarzanie to wykonanie transformacji na wiadomości,
polegające na tym, że z pewnych wiadomości lub ich części
powstaje nowa wiadomość lub wiadomości o innych polach
semantycznych niż te, które występują w źródłach.
17
Przetwarzanie informacji (2)
Przetwarzanie informacji ma także swój aspekt materialny
związany z przekształcaniem materialnych nośników informacji.
Przetwarzanie informacji polega na:
1. podziale informacji na części (wiadomości);
2. selekcji, czyli wybraniu ze zbioru informacji pewnej ich
części;
3. translacji, czyli przełożeniu informacji z jednego języka na
inny język;
4. generowaniu nowej informacji na podstawie innych
informacji;
5. eliminacji polegającej na usunięciu części informacji;
6. reorganizacji informacji, czyli zmiany jej struktury.
18
Przetwarzanie informacji (3)
W praktyce w fazie przetwarzania informacji jednocześnie
zachodzi kilka z wcześniej wymienionych czynności
jednocześnie. Przykładowo dziennikarz przygotowuje swoje
informacje poprzez selekcję informacji dostarczanych przez
inne agencje prasowe i uzupełnienie ich własnym tekstem.
Selekcja i zmiana organizacji wiadomości to także
przetwarzanie informacji, szczególnie istotne w systemach
masowej komunikacji społecznej (prasa, telewizja, Internet).
Wybór informacji dokonany przez dziennikarza jest już
przetworzeniem informacji, często także jej zniekształceniem.
Nieodpowiednia reorganizacja zasobów informacji może
spowodować, że dostęp do tych informacji stanie się
niemożliwy lub utrudniony, np. zmiana terminu emisji.
19