Miejski Zespół Obsługi Placówek Oświatowych w Radlinie

Nr KW 0914-5/05
Radlin, dnia 2.12.2005
PROTOKÓŁ
Kontroli sprawdzającej przeprowadzonej w Miejskim Zespole Obsługi Placówek
Oświatowych w Radlinie w dniach 8.11.2005 do 29.11.2005 przez:
mgr inż. Andrzej Hajm – Podinspektor KW
działającego na podstawie upoważnienia nr AK/1023/36/2005 z dnia 7.11.2005 wydanego
przez Burmistrza Radlina.
W trakcie trwania kontroli:
Kierownikiem kontrolowanej jednostki jest Pan mgr Henryk Brachmański.
Głównym księgowym Pani mgr Katarzyna Huwer.
Zakres kontroli:
Sprawdzenie gospodarki finansowej,
celowości
zaciągania
zobowiązań
finansowych
i dokonywania wydatków. Zapewnienie przestrzegania procedur obiegu i kontroli
dokumentów księgowych, oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania
zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Kontrola w wymiarze co najmniej 5%
wydatków jednostki kontrolowanej.
Wyjaśnień w toku kontroli udzielali:
Henryk Brachański – Dyrektor MZOPO
Katarzyna Huwer – Główny księgowy MZOPO
1
Ustalenia ogólne:
Zbadano działający w Miejskim Zespole Obsługi Placówek Oświatowych w Radlinie
mechanizm kontroli wydatkowania środków na podstawie dokumentów regulujących kwestie
organizacyjne MZOPO, oraz powiązanie w sposób bezpośredni z badaną tematyką, wyrażone
w pieniądzu zużycie środków.
Postępowanie kontrolne zostało oparte o następujące dokumenty regulujące kwestie
gospodarki finansowej i kontroli Miejskiego Zespołu Obsługi Placówek Oświatowych
w Radlinie:
1. Zarządzenie nr 2/02/MZOPO z dnia 28.03.2002r. Dyrektora Miejskiego Zespołu Obsługi
Placówek Oświatowych w Radlinie w sprawie wprowadzenia do realizacji instrukcji
sporządzania i kontroli dokumentów, terminarza spływu dokumentacji finansowoksięgowej oraz zakładowego planu kont.
2. Zarządzenie nr 4/2000/MZOPO z dnia 24 października 2000r. Dyrektora Miejskiego
Zespołu Obsługi Placówek Oświatowych w Radlinie w sprawie wprowadzenia do
realizacji „Regulaminu premiowania pracowników Miejskiego Zespołu Obsługi Placówek
Oświatowych w Radlinie”.
3. Zarządzenie nr 4/01/MZOPO z dnia 19.04.2001 Dyrektora Miejskiego Zespołu Obsługi
Placówek Oświatowych w Radlinie w sprawie ustalenia procedury kontroli wydatków
dokonywanych ze środków publicznych, zasad wstępnej oceny celowości ponoszonych
wydatków oraz sposobu wykorzystania wyników kontroli w jednostkach oświatowych,
których obsługę finansowo-księgową prowadzi Miejski Zespół Obsługi Placówek
Oświatowych w Radlinie.
4. Zarządzenie nr 2/2004/MZOPO z dnia 31.12.2004 Dyrektora Miejskiego Zespołu Obsługi
Placówek Oświatowych w Radlinie w sprawie wprowadzenia do realizacji regulaminu
przeprowadzania kontroli w samorządowych placówkach oświatowych prowadzonych
przez Miasto Radlin.
5. Inne dokumenty regulujące kwestie organizacyjne MZOPO.
Oprócz wymienionych wyżej dokumentów wewnętrznych, podczas kontroli posługiwano się:
•
Ustawą z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. 2002, nr76,
poz. 694 z późniejszymi zmianami).
2
•
Ustawą z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U.2003,
nr 15, poz. 148).
•
Ustawą z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jednolity: Dz. U. z 2003 r.
Nr 118 poz. 1112 wraz z późn. zm.).
•
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad
wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych
w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu
terytorialnego (Dz. U. Nr 61
poz. 708), art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych
(Dz. U. Nr 21 poz. 124 wraz z późn. zm.).
•
Uchwała Nr XXVIII/242/2000 Rady Miejskiej w Radlinie z dnia 28 września 2000 roku,
w
sprawie
ustalenia
najniższego
wynagrodzenia
zasadniczego
pracowników
samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych Miasta Radlin.
•
Uchwała Nr XXVIII/245/2000 Rady Miejskiej w Radlinie z dnia 28 września 2000 roku,
w sprawie uzgodnienia wartości jednego punktu w złotych, dla pracowników nie będących
nauczycielami, zatrudnionych w placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto
Radlin.
•
Inne dokumenty wyznaczające zasady gospodarki finansowej np. Rozporządzenie Ministra
Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki
finansowej jednostek budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych
oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady
budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych ( Dz.U. 2000, nr 122, poz.
1333 z późniejszymi zmianami); Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 grudnia
2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora
finansów publicznych (Dz.U. z 2001, nr 153, poz. 1752).
Ustalenia szczegółowe:
Kontrola dotyczyła roku 2004 i objęła celowość, gospodarność, rzetelność gospodarki
finansowej a w szczególności sporządzanie dowodów księgowych. Analizowano ich zgodność
pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, terminowości rozrachunków
z kontrahentami, przestrzegania zasad rachunkowości oraz przepisów ustaw dot. badanych
kwestii, dokumentowania zdarzeń gospodarczych i sporządzania dowodów księgowych.
3
Analizie poddano faktury za okres od 1.05.2004 do 3.06.204. Skontrolowano między innymi
następujące dowody zakupu:
256/2004 26-05-2004
1632/04 z dnia 25-05-2004
FBR21449390/005/04 z dnia 21-05-2004
107/2004/F z dnia 21-05-2004
FRB21593246/005/04 z dnia 21-05-2004
3996/FV/2004 z dnia 20-05-2004
FBR2112010/005/04 z dnia 21-05-2004
0/140832/14/17 z dnia 19-05-2004
FBR21116827/005/05 z dnia 21-05-2004
WN/2845/04 z dnia 6-05-2004
FBR21358760/005/04 z dnia 21-05-2004
WN2820/04 z dnia 6-05-2004
FBR21110900/005/04 z dnia 21-05-2004
WN/2774/04 z dnia 6-05-2004
FBR21570957/005/04 z dnia 21-05-2004
169/0/04 z dnia 26-04-2004
FBR21337154/005/04 z dnia 21-05-2004
283/2004 z dnia 12-05-2004
FA/01010/05/2004 z dnia 27-05-2004
239/04 z dnia 19-05-2004
184/2004 z dnia 28-05-2004
POD/2004/05/00041 z dnia 4-05-2004
2/F/2004 z dnia 01-05-2004
POD/2004/05/00040 z dnia 4-05-2004
WN/2819/04 z dnia 26-05-2004
POD/2004/05/00042 z dnia 4-05-2004
00090/05/2004 z dnia 26-05-2004
03/2004 z dnia 11-05-2004
0-142613/14/14 z dnia 21-05-2004
136/04/01 z dnia 18-05-2004
10642/VG/2004 z dnia 11-05-2004
77/K z dnia 18-05-2004
4038/FV/2004 z dnia 21-05-2004
79/04 z dnia 10-05-2004
859/04 z dnia 30-04-2004
00027/216/RAD1/04 z dnia 19-05-2004
1871/04 z dnia 19-05-2004
349/R/04 z dnia 38-04-2004
34/2004 z dnia 26-05-2004
1963/04 z dnia 20-05-2004
3/F/2004 z dnia 19-05-2004
CZL006/05/040 z dnia 06-05-2004
0405160022064 z dnia 18-05-2004
200/TOM/04 z dnia 11-05-2004
FA00042599/04 z dnia 10-05-2004
008282/2004 z dnia 30-04-2004
OGM003/05/04 z dnia 18-05-2004
008032/2004 z dnia 30-04-2004
16960/04 z dnia 18-05-2004
008031/2004 z dnia 30-04-2004
557/05/2004 z dnia 19-05-2004
008030/2004 z dnia 30-04-2004
65/V/04 z dnia 31-05-2004
008029/2004 z dnia 30-04-2004
289/2004 z dnia 15-05-2004
FR/11085/0404/R z dnia 30-04-2004
1862/04 z dnia 13-05-2004
116/G/2004 z dnia 30-04-2004
G/07842/04 z dnia 20-05-2004
122/C/2004 z dnia 30-04-2004
422040908-31824/520 z dnia 13-05-2004
123/C/2004 z dnia 30-04-2004
4
002927/2004 z dnia 27-04-2004
DZ/253/04 z dnia 23-04-2004
111/04/01 z dnia 26-04-2004
DZ/285/04 z dnia 14-05-2004
1714/04 z dnia 10-05-2004
DZ/281/04 z dnia 23-04-2004
00008/216/RAD1/04 z dnia 6-05-2004
DZ/254/04 z dnia 23-04-2004
172/0/04 z dnia 28-04-2004
636/2004 z dnia 7-05-2004
216/0/04 z dnia 18-05-2004
VAT/205/04/2004 z dnia 28-04-2004
FA/00106/05/2004 z dnia 18-05-2004
FP00131/04/04 z dnia 26-04-2004
1708/04 z dnia 08-05-2004
F 07/04/04 z dnia 27-04/2004
14/2004 z dnia 37-04-2004
3399/FV/2004 z dnia 29-04-2004
353/04/06 z dnia 12-05-2004
C/37/04 z dnia 19-04-2004
13/2004 z dnia 27-04-2004
53/2004 z dnia 27-04-2004
FAK/3391/2004/1015 z dnia 11-05-2004
559/04 z dnia 22-04-2004
449/04 z dnia 10-05-2004
0/119989/14/01 z dnia 28-04-2004
483/06/2004 z dnia 4-05-2004
0/113211/14/14 z dnia 22-04-2004
6/04/2004 z dnia 29-04-2004
33/04/2004 z dnia 27-04-2004
172/2004 z dnia 30-04-2004
204/0/04 z dnia 30-04-2004
185/2004 z dnia 30-04-2004
FA00036337/04 z dnia 19-04-2004
171/2004 z dnia 30-04-2004
3/04/2004 z dnia 29-04-2004
3587/FV/2004 z dnia 6-05-2004
FRB21792557/004/04 z dnia 16-04-2004
FA/00059/05/2004 z dnia 12-05-2004
FBR21570957/004/04 z dnia 16-04-2004
128/04/01 z dnia 7-05-2004
FRB21398193/004/04 z dnia 16-04-2004
4582/RO/2004/04 z dnia 20-04-2004
120/04/012 z dnia 9-04-2004
129/04/01 z dnia 7-05-2004
FBR21110900/004/04 z dnia 16-04-2004
DZ/292/04 z dnia 23-04-2004
Poza ww. fakturami sprawdzono również inne dokumenty księgowe w tym między innymi:
•
polecenia wyjazdu służbowego,
•
ryczałty samochodowe,
•
polecenia przelewu,
•
wnioski o zaliczkę,
•
zestawienia rachunków,
•
ewidencje przebiegu pojazdu,
•
polecenia księgowania,
5
•
noty księgowe,
•
zlecenia wypłat pomocy zdrowotnej.
W dokumentach zwrócono szczególną uwagę na prawidłowości ewidencji poszczególnych
rozrachunków, sprawdzenie prawidłowości i realności sald, oraz należności i zobowiązań.
Postępowanie kontrolne obejmowało ponadto analizę, czy wykazuje się dostateczną troskę
o prawidłowy przebieg operacji gospodarczych.
Ponadto kontrola objęła zapisy księgowe, zwłaszcza z punktu widzenia merytorycznej
prawidłowości i terminowości ich dokonywania.
Kontroli poddano dokumentację dot. zatrudnienia pracowników. Sprawdzono teczki losowo
wybranych pracowników wszystkich jednostek obsługiwanych przez Miejski Zespół Obsługi
Placówek Oświatowych tj.: Przedszkola Publicznego nr 1, Przedszkola Publicznego nr 2,
Przedszkola Publicznego nr 3, Szkoły Podstawowej nr 3, Szkoły Podstawowej nr 4,
Gimnazjum nr 1, Zespołu Szkół Sportowych, Świetlicy Środowiskowej, Ogniska Pracy
Pozaszkolnej. Oprócz kontroli pracowników ww. jednostek zbadano dokumentację
wybranych pracowników MZOPO. Umowy analizowano w szczególności pod względem:
•
wysokości wynagrodzenia zasadniczego,
•
dodatku za wysługę lat,
•
dodatku za „wychowawstwo”,
•
dodatku motywacyjnego,
•
stopnia awansu,
•
posiadanych kwalifikacji.
Kontrola polegała na analizie zapisów w umowach i porównaniu ich z listami płac. Badano
zasadność i prawidłowość naliczonych wynagrodzeń.
Sprawdzono wynagrodzenia za pracę za miesiąc maj 2004 roku uwzględniając podczas
badania obowiązujące przepisy ze szczególnym uwzględnieniem zobowiązań pracodawcy
względem pracownika (stawki zaszeregowania, wysokość wynagrodzenia, wartości premii,
itp.).
6
Analizę przeprowadzono w oparciu o następujące listy płac:
•
lista płac dla placówki MIEJSKI ZESP. OBSŁUGI PLACÓWEK OŚWIATOWYCH
– maj 2004 – administracja,
•
lista płac dla placówki PAŃSTWOWE PRZEDSZKOLE NR 01
– maj 2004 – pedagodzy,
•
lista płac dla placówki PAŃSTWOWE PRZEDSZKOLE NR 01
– maj 2004 – administracja, obsługa,
•
lista płac dla placówki PAŃSTWOWE PRZEDSZKOLE NR 02
– maj 2004 – pedagodzy,
•
lista płac dla placówki PAŃSTWOWE PRZEDSZKOLE NR 02
– maj 2004 – administracja, obsługa,
•
lista płac dla placówki PAŃSTWOWE PRZEDSZKOLE NR 03
– maj 2004 - pedagodzy,
•
lista płac dla placówki PAŃSTWOWE PRZEDSZKOLE NR 03
– maj 2004 – administracja, obsługa,
•
lista płac dla placówki OGNISKO PRACY POZASZKOLNEJ
– maj 2004 – pedagodzy,
•
lista płac dla placówki OGNISKO PRACY POZASZKOLNEJ
– maj 2004 – administracja,
•
lista płac dla placówki ŚWIETLICA ŚRODOWISKOWA
– maj 2004 – pedagodzy,
•
lista płac dla placówki ŚWIETLICA ŚRODOWISKOWA
– maj 2004 – obsługa,
•
lista płac dla placówki SZKOŁA PODSAWOWA NR 3
– maj 2004 – pedagodzy,
•
lista płac dla placówki SZKOŁA PODSTAWOWA NR 3
– maj 2004 – administracja, obsługa,
•
lista płac dla placówki SZKOŁA PODSTAWOWA NR 4
– maj 2004 – pedagodzy,
•
lista płac dla placówki SZKOŁA PODSTAWOWA NR 4
– maj 2004 – administracja, obsługa,
•
lista płac dla placówki ŚWIETLICA GM NR 1
– maj 2004 – pedagodzy,
7
•
lista płac dla placówki ŚWIETLICA GM NR 1
– maj 2004 – administracja, obsługa,
•
lista płac dla placówki ŚWIETLICA PRZY SP 2
– maj 2004 – pedagodzy,
•
lista płac dla placówki ŚWIETLICA PRZY SP 2
– maj 2004 – administracja, obsługa,
•
lista płac dla placówki ŚWIETLICA PRZY SP 4
– maj 2004 – pedagodzy,
•
lista płac dla placówki ŚWIETLICA PRZ SP 4
– maj 2004 – administracja, obsługa,
•
lista płac dla placówki GIMNAZJUM NR 1
– maj 2004 – pedagodzy,
•
lista płac dla placówki GIMNAZJUM NR 1
– maj 2004 – administracja, obsługa,
•
lista płac dla placówki ZESPÓŁ SZKÓŁ SPORTOWYCH GIMNAZJUM NR 2
– maj 2004 – pedagodzy,
•
lista płac dla placówki ZESPÓŁ SZKÓŁ SPORTOWYCH GIMNAZJUM NR 2
– maj 2004 – administracja, obsługa,
•
lista płac dla placówki ZESPÓŁ SZKÓŁ SPORTOWYCH S.P.
– maj 2004 – pedagodzy,
•
lista płac dla placówki ZESPÓŁ SZKÓŁ SPORTOWYCH S.P.
– maj 2004 – administracja, obsługa.
Badając listy plac zwrócono uwagę na następujące dane: okres za który obliczono
wynagrodzenie; nazwisko i imię pracownika; wynagrodzenie zasadnicze; dodatki i dopłaty;
wynagrodzenie brutto; potrącenia według poszczególnych tytułów; wynagrodzenie netto.
Kontrola nie objęła dokumentacji związanej z ewidencją czasu pracy (ewentualnych
nieobecności). Kontrola wykazała:
•
zarobki wynikają z kart pracy i są zgodne z dokumentacją osobową;
•
przy sporządzaniu list plac nie popełniono celowo błędów rachunkowych;
•
nie wypłaca się wynagrodzeń (nagrody, premie) bez ujęcia ich w listach plac;
•
ujęte w listach plac wypłaty są zgodne z obowiązującym regulaminem wynagrodzeń;
8
•
pobrania wynagrodzeń są w sposób prawidłowy potwierdzone (przelew bankowy).
Oprócz tradycyjnych metod kontroli dokumentów źródłowych (papierowych) - kontrolę
wynagrodzeń oparto o system informatyczny wykorzystywany w Miejskim Zespole Obsługi
Placówek Oświatowych. Zbadano dokumentacje elektroniczną, oraz konfigurację programu
QWARK (wersja 18.00) - QNT Systemy Informatyczne Sp. z o.o., ul. Karola Miarki 12-14,
44-100 Gliwice. Skontrolowano losowo wybranych pracowników, porównano obliczenia
programu do stanu faktycznego udokumentowanego aktami osobowymi (np. umowami
o pracę). System informatyczny rachunkowości jest tak zorganizowany i prowadzony,
że pozwala w łatwy sposób, uprawnionemu użytkownikowi uzyskać rzetelne informacje
o stanie finansowym oraz o wynikach działalności.
Sprawdzono dokumentację fizyczną (papierową) dotycząca L-4 a następnie porównano jej
treść z wpisami zawartymi w programie płacowym.
Kontroli poddano oświadczenia pracowników MZOPO złożone dla celów stosowania
podwyższonych kosztów uzyskania przychodów ze stosunku służbowego lub umowy o pracę
(art. 32 ust. 5 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podarku dochodowych od osób fizycznych
– Dz. U. 1993 r. nr 90, poz. 416 z późniejszymi zmianami). Na podstawie ww. dokumentów
zbadano zasadność stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów w stosunku
do poszczególnych pracowników Miejskiego Zespołu Obsługi Placówek Oświatowych, oraz
wybranych pracowników jednostek obsługiwanych przez Zespół. Zbadano następujące
oświadczenia:
•
Ewa Południkiewicz – zam. Rybnik
•
Gabriela Marcol – zam. Rybnik
•
Monika Zielkiewicz – zam. Rybnik
•
Katarzyna Gawlas – zam. Rybnik
Kontrola objęła
o
Regulamin
system
premiowania
premiowania
Oświatowych. Sprawdzono
pracowników MZOPO funkcjonujący w oparciu
pracowników
prawidłowość
Miejskiego
Zespołu
Obsługi
Placówek
naliczania premii w stosunku do zapisów
ww. regulaminu. Czynności dokonano w oparciu o „wykaz przyznanej premii pracownikom
MZOPO w Radlinie” z dnia 24.05.2004.
9
Skontrolowano umowę zlecenie nr 6/04 z dnia 28.07.2004 zawarta przez Dyrektora Świetlicy
Środowiskowej – Małgorzatę Kania z Panią Aleksandrą Gala. Dot. wykonania czynności
„Prowadzenie pogadanek dotyczących umiejętnego radzenia sobie w trudnych sytuacjach”.
Badając legalność umowy zlecenia oceno, czy praca objęta umową może być w ogóle
przedmiotem umowy ze względu na charakter i zakres pracy (do kogo należał nadzór nad
pracami objętymi zleceniem i merytoryczna akceptacja). Sprawdzono również, czy zlecone
prace zostały faktycznie wykonane.
W wyniku kontroli stwierdzono:
Ewidencjonowanie i przetwarzanie operacji gospodarczych w Miejskim Zespole Obsługi
Placówek Oświatowych w Radlinie jest realizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami
prawa i praktyką księgową. Operacje zostały prawidłowo wprowadzone do ewidencji
księgowej. Transakcje są zatwierdzane zgodnie z przepisami i regulaminem, a wskazane
w ewidencji wydatki zostały w rzeczywistości poniesione. Dokumentacja dot. zatrudnienia
i wynagrodzeń również nie budzi zastrzeżeń.
Porównanie zapisów w dokumentach źródłowych (papierowych) do dokumentacji
elektronicznej prowadzonej w komputerze nie wykazało różnic między poszczególnymi
typami dokumentów. System został prawidłowo skonfigurowany. Zarówno:
•
stawki podatku dochod., ubezp., zdr.,
•
parametry obliczania składek ZUS,
•
zasiłki rodzinnie i dodatki,
•
stopnie awansu zawodowego,
zostały prawidłowo prowadzone jako parametry konfiguracyjne, co pozwala wnioskować,
że obliczenia wykonywane przy pomocy oprogramowania QWARK są prawidłowe. Ręczne
wyliczenie wybranych składników wynagrodzenia daje identyczny efekt z wyliczeniami
uzyskanymi z komputera.
Postępowanie kontrolne nie wykazało błędów w żadnym z obszarów objętych kontrolą.
10
Na tym protokół zakończono i po przeczytaniu podpisano bez zastrzeżeń parafując każdą
ze stron / Kontrolowany odmówił podpisania.*
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, które otrzymali:
•
Dyrektor Miejskiego Zespołu Obsługi Placówek Oświatowych w Radlinie
•
Komórka ds. kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Radlin
Termin przedłożenia udokumentowanych wyjaśnień upływa w ciągu 3 dni roboczych od daty
podpisania protokołu.
Na tym protokół zakończono i po przeczytaniu podpisano parafując każdą
ze stron / Kontrolowany odmówił podpisania*
* niepotrzebne skreślić
Podpisali:
mgr Henryk Brachmański
mgr Katarzyna Huwer
mgr inż. Andrzej Hajm
Zatwierdzam:
mgr Barbara Magiera – Burmistrz Radlina
11