Załącznik

Załącznik do Stanowiska Krajowej Rady Doradców Podatkowych
z dnia 25 maja 2011 r. w sprawie przyjęcia Informacji o sposobie realizacji wniosków z ustaleń
kontroli i zaleceń dotyczących usunięcia uchybień wynikających z protokołu kontroli Biura oraz
Regionalnych Oddziałów KIDP przeprowadzonej przez Krajową Komisję Rewizyjną
za okres od 1 stycznia 2009 r. do 31 grudnia 2009 r.
Informacja
o sposobie realizacji wniosków z ustaleń kontroli i zaleceń dotyczących
usunięcia uchybień wynikających z protokołu kontroli Biura oraz
Regionalnych Oddziałów KIDP przeprowadzonej przez Krajową Komisję
Rewizyjną za okres od 1 stycznia 2009 r. do 31 grudnia 2009 r.
Działając na podstawie § 33 ust. 4 Statutu KIDP, w związku
z przedstawieniem na posiedzeniu Krajowej Rady Doradców Podatkowych (dalej:
KRDP) w dniu 29 marca 2011 r. wniosków i zaleceń z kontroli Krajowej Komisji
Rewizyjnej (dalej: KKR KIDP), KRDP informuje, że podjęte zostały następujące
działania związane z realizacją tych zaleceń:
Zalecenie nr 1 KKR: „Opracowanie niezbędnych regulaminów, instrukcji oraz
procedur będących uzupełnieniem wprowadzonych już w Krajowej Izbie
Doradców Podatkowych unormowań i dokumentów.”
W roku 2010 r. opracowano i wdrożono do stosowania dokumenty
dotyczące unormowań i procedur obowiązujących w Krajowej Izbie Doradców
Podatkowych (dalej: KIDP):
1. Zmodyfikowano politykę rachunkowości obowiązującą w KIDP (uchwała
nr 524/2010 KRDP z dnia 7 grudnia 2010 r.). Zmiany dotyczyły przede
wszystkim:
 doprecyzowania zasad kwalifikacji kosztów,
 określenia zasad kontroli wewnętrznej,
 dopasowania rozwiązań księgowych do potrzeb KIDP, w szczególności
w zakresie rozliczania składek członkowskich oraz składek OC.
2. Przyjęto nową treść Regulaminu gospodarki finansowej KIDP (uchwała
nr 273/2010 KRDP z dnia 8 września 2010 ze zmianami wynikającymi
z uchwały nr 525/2010 KRDP z dnia 7 grudnia 2010), w ramach których:
 zmodyfikowano zasady budżetowania w zakresie określenia kwot
przychodów możliwych do uzyskania oraz limitów wydatków
planowanych na dany rok budżetowy,
 wprowadzono wzór planu przychodów i wydatków zawierający
powiązanie danych z wykonania z planu przychodów i wydatków ze
sprawozdaniem finansowym,
 zawarto nowe regulacje w zakresie m.in. sporządzania i prezentowania
co kwartał sprawozdania z wykonania planu przychodów i wydatków.
3. Opracowano dokument „Wytyczne do planu przychodów i wydatków”
zawierający wskazówki dotyczące kwalifikacji przychodów i wydatków
oraz prawidłowego klasyfikowania operacji gospodarczych (dokument
przyjęty uchwałą Komisji Finansowej KRDP i przekazany do stosowania
do Oddziałów Regionalnych KIDP oraz Organów KIDP).
4. Opracowano nową wersję dokumentu „Instrukcja Kancelaryjna”, która
została wprowadzona zarządzeniem Dyrektora Biura KIDP nr 1/2011
z dnia 17 stycznia 2011 r.
Dokumenty te zostały przekazane do stosowania w Biurze KIDP w Warszawie oraz
w Biurach Oddziałów Regionalnych KIDP.
W odniesieniu do wniosku nr 2 pkt 2 sformułowanego w protokole przez KKR
KIDP, KRDP stwierdza, że dokumenty, o których w tym wniosku mowa, w okresie
prowadzenia kontroli przez KKR istniały. Regulamin organizacyjny Biura KIDP
przyjęty został uchwałą nr 5/2002 KRDP z dnia 13 marca 2002 r. i obowiązuje
(choć w nieco zmienionej formie) od początku istnienia Biura KIDP do chwili
obecnej. Instrukcja Kancelaryjna po raz pierwszy wprowadzona została
zarządzeniem Dyrektora Biura KIDP nr 2/2003 z dnia 21 stycznia 2003 r. Na
przełomie roku
2010/2011 dokumenty te zostały zmodyfikowane celem
dostosowania ich do aktualnych potrzeb KIDP. Wdrożono je również do
stosowania.
We wniosku nr 1 KKR KIDP stwierdza, że na etapie przygotowania planu
przychodów i wydatków na rok 2009 założona została nadwyżka wydatków nad
przychodami bez wskazania źródeł finansowania deficytu.
Regulamin gospodarki finansowej KIDP w § 22 określa mechanizm tworzenia
planu przychodów i wydatków dopuszczający wysokość planowanych wydatków jedynie
do wysokości 70% sumy wpływów uzyskanych w roku poprzednim, powiększonych
o środki pieniężne pozostające do dyspozycji z lat ubiegłych. Mechanizm ten z założenia
przewiduje, iż nadwyżka wydatków nad przychodami nie może przekroczyć kwoty
środków pieniężnych zgromadzonych w okresach poprzednich oraz, że środki te są
jedynym możliwym źródłem sfinansowania deficytu w palnie przychodów i wydatków.
Ponadto, w ramach realizacji zalecenia KKR nr 1, w roku 2011 opracowane
i wdrożone do stosowania zostaną:
a/ Zasady prowadzenia gospodarki majątkiem trwałym KIDP – instrukcja
wykonawcza do Polityki Rachunkowości; termin opracowania 30 sierpień
2011 r.; osoba odpowiedzialna – Główny Księgowy Biura KIDP; osoba
nadzorująca Skarbnik KRDP.
b/
Zasady kontroli wewnętrznej – instrukcja wykonawcza do Polityki
rachunkowości; termin opracowania 30 październik 2011 r.; osoba
odpowiedzialna Dyrektor Biura KIDP, Główny Księgowy Biura KIDP; osoby
nadzorujące Skarbnik KRDP, Sekretarz KRDP.
c/ Instrukcja inwentaryzacji: termin opracowania do 30 listopada 2011 r.; osoba
odpowiedzialna Główny Księgowy Biura KIDP; osoba nadzorująca Skarbnik
KRDP.
Przyjęcie do stosowania nowych instrukcji i regulaminów połączone będzie
z przeprowadzeniem stosownych szkoleń dla pracowników Biura KIDP.
Zalecenie Nr 2 KKR: „Konsekwentne egzekwowanie i stosowanie
obowiązujących uchwał w Krajowej Izbie Doradców Podatkowych mających
wpływ na bieżącą sytuację finansową Izby”
Organy KIDP oraz inne jednostki organizacyjne KIDP działają w oparciu
o ustawę o doradztwie podatkowym, Statut KIDP, uchwały Krajowego Zjazdu
Doradców Podatkowych (dalej: KZDP), uchwały KRDP. Biuro KIDP działa ponadto
w oparciu o zarządzenia Dyrektora Biura KIDP.
Przypadki naruszania obowiązujących w strukturach KIDP aktów prawa
miały w ocenie KRDP charakter sporadyczny. Jednakże podjęto działania mające
na celu wyjaśnienie przypadków, w których wystąpiły nieprawidłowości wskazane
protokołem KKR KIDP.
Przypadki naruszenia gospodarki kasowej (pogotowia kasowego), o których
mowa we wniosku nr 3 KKR KIDP, zgodnie z wyjaśnieniami udzielonymi przez
Oddziały Regionalne KIDP, związane były generalnie z organizacją szkoleń
i koniecznością zgromadzenia środków na sfinansowanie wydatków opłacanych
gotówką – głównie wynagrodzeń dla wykładowców. Zgodnie z § 16 ust. 5
zarządzenia Dyrektora Biura KIDP nr 3/2008 z dnia 4 stycznia 2008 r. w sprawie
gospodarki kasowej (obecnie w § 51 ust. 5 zarządzenia Dyrektora Biura KIDP
nr 1/2011 z dnia 17 stycznia 2011 r. w sprawie Instrukcji kancelaryjnej Biura
KIDP), w przypadku, gdy stan kasy przez 5 kolejnych dni przekracza 150% limitu
pogotowia kasowego, osoba prowadząca rozliczenia kasowe powinna zgłosić ten
fakt niezwłocznie, tj. nie później niż 6-go dnia (a jeśli jest to dzień wolny, to
w najbliższym dniu roboczym) w formie pisemnego powiadomienia, Dyrektorowi
Biura KIDP. Zgodnie z wyjaśnieniami uzyskanymi z Oddziałów Regionalnych KIDP,
w większości stwierdzonych przez KKR KIDP przypadków przekroczenia kwoty
pogotowia kasowego, nadwyżka środków była przed upływem 5 dni wydatkowana
i stan środków gotówkowych ponownie nie przekraczał limitu pogotowia
kasowego.
W ramach realizacji zalecenia nr 2, pracownicy Biura KIDP zatrudnieni
w Warszawie oraz w Oddziałach Regionalnych KIDP zostali pouczeni
o konieczności bieżącego kontrolowania stanu gotówki w kasie. W przypadku
wystąpienia nadwyżki środków ponad kwotę pogotowia kasowego, która nie
została w terminie 5 dni wpłacona do banku, pracownik w pisemnym zgłoszeniu
tego przekroczenia Dyrektorowi Biura KIDP, zobowiązany jest dodatkowo do
wyjaśnienia przyczyny przekroczenia pogotowia kasowego oraz sposobu
rozliczenia nadwyżki środków.
We wniosku nr 4 KKR KIDP stwierdza, że niektóre Oddziały Regionalne KIDP
niewłaściwie realizowały obowiązki wynikające z uchwały nr 34/2006
II KZDP z dnia 22 stycznia 2006 r. (zmienionej uchwałą nr 24/2007 II NKZDP z dnia
3 czerwca 2007 r.) w sprawie gospodarki finansowej KIDP, w zakresie
przeprowadzenia procedury wyboru najkorzystniejszej oferty.
KRDP, w ramach realizacji postanowień uchwały nr 56/2010 III KZDP
z dnia 17 stycznia 2010 r. w sprawie gospodarki finansowej KIDP (która zstąpiła
przywołane wyżej uchwały), podjęła następujące działania:
 W dniu 17 lutego 2010 r. powołana została Komisja Ofert KRDP, do której
zadań należy wykonanie zapisów § 3 w/w uchwały. W przypadku, jeśli
zamierzone przez KRDP przedsięwzięcie może spowodować zdarzenie,
w wyniku którego przekroczone zostaną limity kwot określone w uchwale
nr 56/2010 III KZDP z dnia 17 stycznia 2010 r. w sprawie gospodarki
finansowej
KIDP,
przeprowadzana
jest
procedura
wyboru
najkorzystniejszej oferty. W roku 2010 została zrealizowana procedura
wyboru hotelu obsługującego noclegi członków KIDP w okresie od
1 stycznia 2011 r. do 31 stycznia 2012 r. zakończona podjęciem przez KRDP
w dniu 8 czerwca 2010 r. uchwały nr 137/2010 w sprawie przedłużenia
umowy o współpracy handlowej z Hotelem Novotel Warszawa Centrum do dnia
31.12.2012 r. oraz upoważnienia Członków KRDP w tym zakresie.
 Uchwałą nr 50/2010 KRDP z dnia 30 marca 2010 r. w sprawie Regulaminu
działania Komisji Ofert KRDP, KRDP zobowiązała Zarządy Oddziałów
Regionalnych KIDP do powołania Komisji Ofert, które realizują obowiązki
wynikające z uchwały nr 56/2010 III KZDP z dnia 17 stycznia 2010 r.
w zakresie wydatków dotyczących Oddziałów Regionalnych KIDP.
Do dnia 30 kwietnia 2011 r. Komisje Ofert nie zostały powołane
w Oddziałach:





Świętokrzyskim,
Zachodniopomorskim,
Łódzkim,
Warmińsko-Mazurskim,
Kujawsko-Pomorskim.
Przewodnicząca Komisji Ofert KRDP zobowiązała Zarządy tych Oddziałów
do powołania Komisji Ofert do dnia 30 czerwca 2011 r.
 Ponadto, księgowość Biura KIDP monitoruje na bieżąco poziom obrotów
z poszczególnymi dostawcami. Członkowie Zarządów Oddziałów
Regionalnych KIDP oraz pracownicy Biura KIDP zostali poinformowani
o konieczności sprawdzania poziomu obrotów ze wszystkim dostawcami,
z którymi planują prowadzenie operacji gospodarczych. Rozważane jest
wprowadzenie procedury przesyłania Oddziałom Regionalnym KIDP listy
dostawców, dla których limity obrotów, określone uchwałą nr 56/2010
III KZDP z dnia 17 stycznia 2010 r. zostały już przekroczone i dla których
każda transakcja wymaga przeprowadzenia procedury ofertowej.
KRDP informuje ponadto, że w roku 2010 i 2011 zmodyfikowała cześć
obowiązujących procedur kontroli wewnętrznej oraz na bieżąco wprowadza
dodatkowe procedury kontrolne, mające na celu m. in. monitorowanie
działalności finansowej KIDP w taki sposób, aby prowadzona ona była zgodnie
z aktami prawnymi obowiązującymi w strukturach KIDP z zachowaniem zasady
racjonalności i gospodarności.
Zalecenie nr 6 „Poddanie analizie wszystkich umów cywilno-prawnych,
zawartych na czas nieokreślony, których kontynuacja jest nieuzasadniona
ekonomicznie i podjęcie stosownych decyzji”
Zalecenie nr 8 „Dokonywanie bieżącej analizy ekonomicznej skutków
finansowych
wynikających
z
zawartych
umów
cywilno–prawnych
długoterminowych”
W 2010 roku przeprowadzono analizę, o której mowa w zaleceniach KKR
KIDP. W efekcie:


z dniem 30 września 2010 r. rozwiązana została umowa na wynajem
mieszkania w Warszawie, przy ul. Dickensa 15/38;
z dniem 31 grudnia 2010 r. rozwiązana została umowa na obsługę prawną
Rzecznika Dyscyplinarnego KIDP zawarta z Kancelarią Prawną
mec. J. Ruseckiego;
Zawarta została umowa z operatorem telefonii komórkowej POLKOMTEL S.A.
obowiązująca dla wszystkich jednostek organizacyjnych KIDP, na warunkach
korzystniejszych niż umowy indywidualne zawierane do tej pory przez
poszczególne jednostki organizacyjne KIDP.
Ponadto, aktualnie prowadzona jest procedura wyłaniania operatora telefonii
stacjonarnej i dostawcy usług internetowych. Prowadzone są rozmowy
z firmą ZPK-SOFT w zakresie warunków licencji i obsługi programu Doradca
(umożliwiający archiwizację i elektroniczny obieg dokumentów w Biurze KIDP).
Bieżącej analizie podlegają również inne umowy zawarte przez KIDP
o charakterze długoterminowym.
Zalecenie nr 7 „Bieżące konsekwentne nadzorowanie procesu windykacji
należności z tytułu składek członkowskich oraz bieżącego dokonywania
aktualizacji tychże należności”
W dniu 7 września 2010 r. KRDP przyjęła stanowisko w sprawie wdrożenia
procedur windykacyjnych w zakresie składek członkowskich. W ramach
procedury windykacyjnej przyjęto zasady:

Wysyłania na koniec każdego kwartału wezwań do zapłaty do doradców



podatkowych zalegających ze składkami na kwotę przekraczającą 200 zł.
Do doradców tych wraz z wezwaniem do zapłaty przesyłana jest
informacja
o możliwości wystąpienia z wnioskiem o rozłożenie zaległości na raty lub
o wszczęcie procedury rozjemczej lub złożenia wniosku o umorzenie
składek
w przypadkach uzasadnionych trudną sytuacją doradcy.
W przypadku braku wpłaty lub niezłożenia jednego z w/w wniosków,
wszczynana jest procedura windykacji na drodze sądowej.
Oddziałom Regionalnym KIDP co kwartał przestawiana jest lista doradców
– członków KIDP z danego regionu zalegających ze składkami.
Zgodnie ze stanowiskiem KRDP, Skarbnik i Sekretarz KRDP na kolejnych
posiedzeniach KRDP przedstawiają informację o przebiegu realizacji procedury
windykacyjnej.
Procedura windykacji rozpoczęta została we wrześniu 2010 r. i jest na
bieżąco prowadzona wg zasad omówionych wyżej.
Na dzień 30 kwietnia 2011 r.:
 kwota zaległych składek zasądzonych prawomocnymi wyrokami sądu
wyniosła
=114.301,18 zł ; w tym wyegzekwowanych =74.421,46;

kwota składek dochodzonych na drodze sądowej wyniosła =54.055,00 zł.
Kolejne sprawy kierowane są na drogę postępowania sądowego.
Dodatkowo sprawy zaległych składek (w tym przedawnionych) kierowane są
sukcesywnie do Rzecznika Dyscyplinarnego KIDP.
Zalecenie 4 „Podnoszenie kwalifikacji przez pracowników biura KIDP”
Pracownicy Biura KIDP objęci są systemem szkoleń wewnętrznych
z zakresu programów i procedur stosowanych w KIDP, m.in.:



obsługi procedur i programów księgowych,
obsługi programu ZPK SOFT Doradca,
obsługi portali i programów firmy BER-MAR.
W listopadzie 2010 r. przeprowadzono szkolenie wszystkich pracowników
zatrudnionych w Biurze KIDP w w/w zakresie. Podobne szkolenie
przeprowadzone będzie w maju 2011 r.
Pracownikom Biura KIDP zapewniono również możliwość uczestniczenia
w szkoleniach specjalistycznych – z zakresu prawa podatkowego i rachunkowości
lub innych szkoleniach o tematyce przydatnej w pracy Biura KIDP,
organizowanych przez KIDP. W miarę istniejących potrzeb, pracownicy kierowani
będą na zewnętrzne szkolenia specjalistyczne – na podstawie decyzji Dyrektora
Biura KIDP, z uwzględnieniem możliwości finansowych.
Ponadto, w roku 2011 utworzony został portal dyskusyjny dla pracowników
Biura KIDP, umożliwiający wymianę doświadczeń oraz bieżące zgłaszanie
i wyjaśnianie wątpliwości oraz problemów pojawiających się przy bieżącym
stosowaniu obowiązujących przepisów i procedur.
Planowane jest cykliczne powtarzanie szkoleń wewnętrznych, mających
na celu doskonalenie wiedzy pracowników oraz ulepszanie procedur stosowanych
w KIDP.
Zalecenie nr 3 „Wzmocnienie kontroli wewnętrznej eliminującej
dokonywanie nieuzasadnionych i nieekonomicznych wydatków”
Zalecenie nr 5 „Sprawowanie bieżącej i wzmożonej kontroli oraz nadzoru
nad realizowanymi przez pracowników biura KIDP zadaniami”
Wymienione
wcześniej
procedury
wprowadzane
sukcesywnie
w strukturach KIDP, mają na celu prowadzenie działalności zgodnie z aktami
prawnymi obowiązującymi w KIDP, przy zachowaniu zasady racjonalności
i gospodarności. Przestrzeganie w/w procedur ma również na celu
wyeliminowanie dokonywania nieuzasadnionych i nieekonomicznych wydatków.
Jednocześnie prowadzone akcje szkoleniowe oraz wdrażane – aktualnie
i przyszłości – procedury kontroli wewnętrznej, zapewnią nadzór nad prawidłową
realizacją zadań przez pracowników Biura KIDP.