docAudyt funduszy unijnych
download 
Reklamacja Transkrypt
Audyt funduszy unijnych
Współpraca pomiędzy Instytucją Pośredniczącą a Beneficjentami i LGR - dobre praktyki Konferencja „ Instrument RLKS w ramach Priorytetu 4 EFMR” Warszawa, 22 maja 2014 r. PO RYBY w Wielkopolsce Na terenie Wielkopolski funkcjonuje 6 LGR, z czego 3 mają siedzibę w Wielkopolsce a 3 są grupami tzw. „międzywojewódzkimi”. Łączna wielkość budżetu przypadającego na Wielkopolskę to ok. 100 mln zł. Procent zakontraktowania budżetu ok. 90% Procent rozliczonych środków ok. 43% 2 Komunikacja podstawą dobrej współpracy… Wypracowywanie wspólnych stanowisk pomiędzy SWW a LGR, opiniowanie dokumentów (np. wzorów wniosków) – szczególnie w początkowym etapie wdrażania PO RYBY. Miesięczne informacje na temat wdrażania i rozliczania projektów przekazywane przez SWW do LGR (kontraktacja, odmowy, rezygnacje, rozliczone wnioski o płatność, informacje o wskaźnikach). 3 Komunikacja podstawą dobrej współpracy… Wysyłanie pism do Beneficjentów o uzupełnienie wniosków do wiadomości LGR (za uprzednią zgodą Beneficjenta). Pracownicy biur LGR pomagają Wnioskodawcom czy Beneficjentom w przygotowaniu uzupełnień – szczególne znaczenie w kontekście intensyfikacji działań w zakresie realizacji „zasady n+2”. Dotyczy to także informacji o planowanej kontroli u Beneficjenta. Pracownicy biur LGR pomagają Beneficjentowi w przygotowaniu się do kontroli. 4 Komunikacja podstawą dobrej współpracy… Warto dodać, że jedna z LGR opracowała generator wniosków i upowszechniła go wśród pozostałych LGR – co ułatwiło Beneficjentom przygotowanie wniosków a pracownikom SWW ułatwiło ich weryfikację. 5 Komunikacja podstawą dobrej współpracy… Podejście do weryfikacji SWW zaprezentowane jest w Poradniku opracowanym i udostępnionym LGR oraz Beneficjentom za pośrednictwem strony internetowej. Bieżące problemy związane z kwalifikowalnością kosztów omawiane są na szkoleniach organizowanych przez SWW dla LGR w cyklu raz na kwartał. Program szkoleń rozbudowywany jest o zagadnienia zgłaszane przez LGR. Szkolenia dla Beneficjentów miały miejsce we wstępnej fazie wdrażania PO RYBY. 6 Komunikacja podstawą dobrej współpracy… Od początku wdrażania PO RYBY SWW organizuje także konferencje dla LGR mające na celu wymianę wspólnych doświadczeń. W planach organizacja sympozjum ogólnokrajowego poświęconego nowej perspektywie finansowej. 7 Komunikacja podstawą dobrej współpracy… Zapytania obecnych i potencjalnych Beneficjentów przekazywane są do SWW za pośrednictwem LGR wraz ze stanowiskiem LGR. Przekazywanie informacji Beneficjentom i LGR za pośrednictwem strony internetowej www.poryby.umww.pl np. wzory dokumentów, prezentacje ze szkoleń, aktualny stan kontraktacji, wytyczne dotyczące nowej perspektywy finansowej. 8 Usprawnienia procesów związanych z weryfikacją wniosków Wprowadzenie koncepcji tzw. „opiekuna projektu”, w tym także opiekuna LGR. Zgodnie z ww. koncepcją jedna osoba zajmuje się projektem począwszy od etapu wdrażania po związanie z celem. 9 Usprawnienia procesów związanych z weryfikacją wniosków Pełnomocnictwo Zarządu Województwa dla Dyrektora Departamentu – skrócenie procesu obiegu dokumentów, przyśpieszenia procesu podpisywania umów o dofinansowanie. Tzw. „grupowe podpisywanie” umów przez Beneficjentów. 10 Usprawnienia procesów związanych z weryfikacją wniosków Wprowadzenie sprawozdań kwartalnych dla Beneficjentów – pogląd na stan realizacji projektu, motywacja dla Beneficjentów w zakresie systematyczności gromadzenia faktur i dowodów zapłaty przed złożeniem wniosku o płatność. 11 Usprawnienia procesów związanych z weryfikacją wniosków \ Umożliwienie potwierdzania za zgodność dokumentacji przez LGR (Wnioskodawcy czy Beneficjenci nie muszą przemieszczać się do Poznania z odległych części Wielkopolski) - potwierdzanie za zgodność przez LGR nie dotyczy faktur i innych dokumentów księgowych do wniosku o płatność. „Notatki systemowe”, mające na celu upraszczanie podejścia czy też regulujące podejście np. w przypadku kolizji prawnych – dobra praktyka podkreślana przez służby kontrolne i audytowe (przekazywanie informacji LGR na szkoleniach). 12 Usprawnienia procesów związanych z weryfikacją wniosków Wysyłanie informacji elektronicznych do Beneficjentów przypominających o konieczności przygotowania sprawozdania rocznego czy złożenia wniosku o płatność wraz ze wskazówkami na temat prawidłowego jego sporządzenia i informacją na temat wymaganych załączników. Zwiększenie częstotliwości typowania wniosków do kontroli – przełożenie na skrócenie weryfikacji wniosków o płatność. 13 Nie tylko komunikacja i usprawnienia są gwarantem dobrej współpracy, ale przede wszystkim nastawienie ludzi… 14 Dziękuję za uwagę Karolina Szambelańczyk Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego [email protected] Operacja współfinansowana przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rybackiego zapewniającą inwestycje w zrównoważone rybołówstwo
