docWyjazd INTEGRACYJNY - Event Manager News
download 
Reklamacja Transkrypt
Wyjazd INTEGRACYJNY - Event Manager News
INSPIRACJA DLA EVENT MANAGERA Wyjazd INTEGRACYJNY NR 12 | MAJ 2014 OKIEM EKSPERTA Savoir vivre na wyjeździe str. 4 integracyjnym OKIEM EVENT MANAGERA Sprzedaż eventów do dużych korpo OKIEM PODWYKONAWCY Grywalizacja str. 10 str. 12 ŚWIEŻOŚĆ I DOŚWIADCZENIE POŁACZENIE IDEALNE 12 LAT DOŚWIADCZENIA W BRANŻY EVENTOWEJ NA POLSKIM I ZAGRANICZNYM RYNKU TO NIE PUSTE SŁOWA, TO NASZE ZOBOWIĄZANIE WOBEC KLIENTÓW. Nasi Klienci to przede wszystkim satysfkacja z sukcesu realizacji projektów na najwyższym poziomie. Codziennie spotykamy się z wymaganiami dotyczącymi eventów firmowych, zauważamy rosnące oczekiwania nie tylko te dotyczące jakości, ale i innowacyjności, świeżości spojrzenia. ADVENTURA to pewność, że każdy, nawet najbardziej szalony pomysł zostanie zrealizowany, ponieważ trafił na ludzi, z ponad 12 letnim doświadczeniem w branży, które przekłada się na lekkość poruszania się po czasem skomplikowanych elementach planowania i realizacji imprez. DZIĘKUJEMY ciągle powiększającej się grupie firm, będących naszymi klientami. To właśnie oni stanowią o naszej sile- są naszą rekomndacją, a jednocześnie satysfakcją z fantastycznie realizowanych projektów. WOJCIECH GOŁĘBIOWSKI 505 045 400 [email protected] www.adventura.pl KOMPLEKSOWA OBSŁUGA WYJAZDÓW PLENER WIECZORY TEMATYCZNE WYJAZDY ZAGRANICZNE PRZYGODA NA NIEPOGODĘ PIKNIKI KONFERENCJE I KONGRESY ZIMA Wyjazd INTEGRACYJNY Jak podczas wyjazdu integracyjnego NR 12 | MAJ 2014 zacieśniać więzi bez ryzyka utraty pracy? www.eventmanagernews.pl mail: [email protected] tel.: (+48) 22 308 00 11 tel. kom.: (+48) 698 682 267 ADRES KORESPONDENCYJNY: Kasprowicza 95, 01-823 Warszawa Event Manager Training Group EMTG NIP:118-174-78-31 REGON:142125616 Autorzy Artykułów: Michał Banach trener EMTG Każdy z pewnością spotkał się z artykułami dotyczącymi wybryków, jakie towarzyszą takim spotkaniom, zna ciemne strony integracji z autopsji lub oglądał film „Wyjazd integracyjny” w reżyserii Przemysława Angermana. W tym numerze, pod tym samym tytułem, Dorota rogoZińska REDAKCJA EVENT MANAGER NEWS co polska produkcja kinowa z 2011 roku, skupimy się jednak głównie na pozytywach, bo tę mroczną stronę, każdy kto pracuje w eventach dobrze już zna… Opowiemy o podstawowych zasadach savoir vivre, które Karol Lisowski Team Evolution przydadzą się także w życiu codziennym i zastanowimy Agnieszka Ciesielska Eventowa Bloggerka się nad formami integracji, które prócz zabawy, dostarczą Piotr Pajewski Enterprise Gamification Sp. z o.o. także cennych informacji o pracownikach, zgrają zespół lub spotęgują kreatywność. Zapytamy o opinię event Przemek Pichalski Agencja eventowa Bartbo managerów, hotelarzy i samych zleceniodawców, a także Mariusz Paszkiel Hotel Ossa Congress & Spa przeanalizujemy kwestię rozliczania tego typu spotkań. Magdalena Wrzesińska Grupa Aviva Nie zabraknie również anegdot i „opowieści dziwnej treści”, Michał Krysik Firma prawnicza LSW których powstawaniu, tak luźna i nieformalna atmosfera, SkłAD I łAMANIE: Robert Stolarek bardzo sprzyja. jaka panuje podczas firmowego wyjazdu, niewątpliwie ZNAJDZ NAS NA: Facebook: facebook.com/EventManagerNews Twitter: twitter.com/EventManagerNew Pinterest: pinterest.com/EventManagerNew W TYM NUMERZE: OKIEM HOTELARZA Goście, goście… ......................................................... str. 18 OKIEM EKSPERTA Savoir vivre na wyjeździe integracyjnym.......... str. 4 OKIEM ZLECENIODAWCY Spotkania firmowe .................................................. str. 22 OKIEM EVENT MANAGERA Innowacyjne eventy muzyczne – nowa odsłona integracji ...................................... str. 6 Sprzedaż eventów do dużych korpo – bieg z przeszkodami ............................................ str. 10 OKIEM PRAWNIKA opodatkowanie imprez firmowych ................ str. 24 CASE STUDY regaty Adriabuild 2014 ......................................... str. 28 OKIEM PODWYKONAWCY Grywalizacja ................................................................ str. 12 Pół żartem, pół serio ............................................... str. 14 EVENT MANAGER NEWS INSPIRACJE EVENTOWE Cyfrowe kurtyny wodne ....................................... str. 30 NR 12 | MAJ 2014 3 4 Wyjazd INTEGRACYJNY OKIEM EKSPERTA Sovoir Vivre na wyjeździe integracyjnym... Mnie osobiście wyjazd integracyjny bardziej kojarzy się z filmem o tym samym tytule niż z poważnym spotkaniem czy szkoleniem sprzedażowym. Niemniej jednak, coraz więcej firm kładzie nacisk na kształcenie i integrację zespołów swoich pracowników, niżeli tylko zabawę. Wychodząc z tego założenia, wyjeżdżając z firmą do hotelu, nadal jesteśmy w pracy i obowiązują nas zasady służbowego savoir vivre. J uż pod siedzibą firmy może dojść do zgrzytu, kto z kim i w jaki sposób powinien się witać. Załóżmy, że nasz Prezes ma potrzebę integracji już na starcie naszego wyjazdu i postanawia jechać wraz z szarymi pracownikami autokarem. Służbowa limuzyna zostaje pod biurem. Nie ukrywajmy - jest to pewien kłopot. W tej sytuacji, pracownicy muszą zachowywać się w drodze na szkolenie w sposób dystyngowany. Nie wypada otworzyć napojów regenerujących już na pierwszym skrzyżowaniu za firmą. Jeszcze przed wejściem do autokaru trzeba się przywitać. Na widok prezesa we flanelowej koszuli, mającej dawać sygnał obowiązującego, luźnego dress code, wszyscy wybuchają chóralnym „Dzień dobry Panie Prezesie!” - przecież jesteśmy w pracy. Prezes podchodząc do pracowników może, nie musi, odpowiedzieć na pozdrowienie i uścisnąć dłoń każdemu z nich. Oczywiście kolejność uściskiwania nie jest przypadkowa. Zawsze znajdzie się grupa pracowników, którzy zechcą być jak najbliżej Prezesa. Zawsze, w każdej firmie jest jakaś Pani Ania, która będzie już z daleka krzyczeć: „Super koszula Panie Prezesie!”. I to zapewne ona poda Prezesowi dłoń gotową do pocałunku. Stop. Tu moja wyobraźnia nie powinna iść dalej, bo to nie o tym artykuł. Wracając do ad remu, jak powiadał mój profesor, to Prezes wyciąga rękę do pracowników. Najlepiej trzymać się hierarchicznej kolejności powitania. Kierownicy, zastępcy kierowników, zastępcy zastępców kierowników i na końcu Pani Ania. Chociaż już niedługo, bo Pani Ania na pewno szybko awansuje. Wyjątek stanowi sytuacja w siedzibie firmy. Tam Prezes podałby rękę, jako pierwszemu, gospodarzowi miejsca, nawet jeśli nie jest on najwyższym rangą EVENT MANAGER NEWS pracownikiem, np. wchodząc na salę z obsługą kasową, Prezes wyciąga dłoń do przywitania do kasjera - bo to jego miejsce pracy. Wróćmy do naszego wyjazdu. Przed autokarem stoi Pan Piotr z działu kadr. Pana Piotra z działu kadr zawsze warto znać, bo może da znać wcześniej, jak by coś się działo (a przynajmniej mamy taką nadzieję, która podobno umiera ostatnia). Pana Piotra spotyka Pani Emilia z działu księgowości. I teraz kto, komu i jak? Otóż kluczem jest staż pracy. Jeśli Pan Piotr ma 30 lat pracy za sobą, a Pani Emilia tylko 5, to oczywistym jest, że Pani Emilia nie poda Panu Piotrowi pierwsza ręki. To on powinien to zrobić. No chyba, że oboje państwo znają się trochę lepiej niż służbowo, choć nawet w takiej sytuacji warto zachować pozory. Po co ludzie później mają gadać. W naszej kulturze rozpowszechnione jest całowanie Pań w dłoń. Moja rada - nie róbmy tego w relacjach służbowych... nawet w ogóle tego nie róbmy. Wsiadamy wreszcie do autokaru, wszyscy przywitali się ze wszystkimi i można ruszać w drogę. Gdzieś na tylnych siedzeniach nieśmiało, ktoś otwiera zabrany prowiant, ktoś zagłębia się w smartfonową konwersację z koleżanką siedzącą trzy rzędy dalej, a jeszcze inny dosypia po kolejnej nieprzespanej nocy przy nowonarodzonym potomku. Trochę na luzie, ale będąc jednak nadal w pracy, docieramy na miejsce. Tu warto wspomnieć o czynach zabronionych w czasie wyjazdów szkoleniowo – integracyjnych, które są ściśle związane z firmowym savoir vivre. NR 12 | MAJ 2014 Wyjazd INTEGRACYJNY „ W naszej kulturze rozpowszechnione jest całowanie Pań w dłoń. Moja rada - nie róbmy tego w relacjach służbowych... nawet w ogóle tego nie róbmy. W epoce smartfonów i aparatów wielkości karty kredytowej, trudno się ustrzec przed wszechobecnym robieniem zdjęć. Warto się zatem umówić, że np. po godzinie 20 nie pstrykamy fotek, nie umieszczamy ich na profilach fb, ani innych portalach społecznościowych, zwłaszcza bez zgody osób na nich występujących. Nawet, jeśli trudno się oprzeć, mając przed sobą widok Prezesa śpiącego w sałatce albo w czułych objęciach z Panią Anią. W luźnej atmosferze miłego hotelu łatwo zapomnieć o obowiązujących nas zasadach. Prezes, bez względu na to, kim jest i czy go lubimy, czy nie, nadal pozostaje Prezesem. Nie wydaje się możliwe, nawet w uniesieniu wieczornego bankietu, samozwańcze przejście na Ty. Choć przypomina mi się pewna scena, gdy kiedyś jeden z moich kolegów, nachylając się nad stolikiem Prezesa i z trudem trzymając pion, powiedział: „Wiesz EVENT MANAGER NEWS Jurek (nie byli na Ty), za co Cię lubię? Wiesz, za co Cię lubię? Lubię Cię za to, że jesteś naszym Prezesem”. Prezes udał, że nie słyszy, a nam w ostatniej chwili udało się odholować zagubionego kolegę do pokoju. Czynem zakazanym trzeba nazwać także, swego rodzaju służalczość. W naszej szerokości geograficznej nie przyjęło się bowiem, biegnięcie, wyprzedzanie, rzucanie się do klamki, tak oby tylko zdążyć dostojne otworzyć drzwi przed nosem Prezesa. No chyba, że Pani Ania jest na posterunku. Powyższy tekst przedstawia jedynie skrawek zasad, jakimi powinniśmy kierować się podczas spotkań i podróży służbowych. Rozsadzanie gości przy stole, zastawa, alkohole, wręczanie wizytówek, zachowanie w windach czy wchodzenie do pokoju Prezesa - warto poznać je wszystkie, by uniknąć niezręcznych sytuacji i rumieńca na policzkach. n Michał Banach, trener eMtG Absolwent Państwowej Wyższej Szkoły Teatralnej w Krakowie i Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie. Były Dyrektor III Programu Polskiego Radia i wieloletni wykładowca Wyższej Szkoły Promocji w Warszawie (przedmiot Sztuka Wystąpień i Zachowań Publicznych). Od 8 lat Dyrektor kanału telewizyjnego Polsat 2. NR 12 | MAJ 2014 5 Wyjazd INTEGRACYJNY Innowacyjne eventy muzyczne OKIEM EVENT MANAGERA 6 - nowa odsłona integracji Pieniądze to nie wszystko… Tak, w dużym uproszczeniu, można określić cel organizowania imprez integracyjnych w firmach i instytucjach. W dzisiejszych czasach największym kapitałem każdej firmy są, a przynajmniej powinni być, jej pracownicy. W związku z czym, aby osiągnąć sukces należy w szczególności zwracać uwagę na aspekt efektywnej współpracy w zespole, budowania odpowiedniej kultury organizacyjnej oraz rozwój i podnoszenie umiejętności pracowników. Niestety, odwiecznym problemem każdego managera/lidera jest utrzymywanie odpowiedniego poziomu motywacji pracowników, zaangażowania w realizowane zadania oraz dobrych relacji ze współpracownikami. J uż dawno zauważono, że pieniądze to nie wszystko w pracy zawodowej. Coraz częściej, nie tylko wzrost wynagrodzeń wpływa wymiernie na poprawę zaangażowania pracowników w wykonywanie ich zadań. Stwierdzono, że pozafinansowe motywatory mają równie istotne znaczenie dla wzrostu zadowolenia pracownika z powierzanych mu obowiązków. W efekcie szukania dodatkowych możliwości budowania zaangażowania pracowników zaczęto realizować różnego rodzaju imprezy integracyjne - eventy, które stały się nowym sposobem nagradzania członków zespołu i narzędziem do utrzymywania ich motywacji na oczekiwanym poziomie. Imprezy integracyjne często też zwane „teambuildingiem”, z roku na rok zyskują nowych zwolenników. Warto również podkreślić, że „integracje” oprócz wymiaru czysto motywującego, przynoszą również korzyści związane z realną poprawą relacji interpersonalnych między pracownikami. Dobrze zaplanowana, a następnie właściwie zorganizowana impreza integracyjna jest przestrzenią służącą zacieśnianiu relacji w zespole, pomagającą wyeliminować zaistniałe EVENT MANAGER NEWS wcześniej nieporozumienia, a ponadto jest okazją do dodatkowego wyodrębnienia liderów w grupie. Imprezy są wspaniałą szansą wspólnej zabawy i relaksu, na które trudno byłoby pozwolić sobie pracownikom w trakcie codziennej pracy. Liczy się pomysł! Nie ma nic gorszego niż wyjazdy integracyjne organizowane na siłę i bez pomysłu. Niestety, powyższe sytuacje mają miejsce głównie w firmach, których zarządzający traktują organizowanie eventów wyjazdowych, jako biznesową modę i zupełnie nie rozumieją, jak wiele mogą w ten sposób stracić. Planowanie takiego przedsięwzięcia odbywa się w sposób chaotyczny i więcej uwagi przywiązuje się do doboru menu niż do tego, co faktycznie dziać się będzie podczas takiego wydarzenia. W ten sposób realizowane imprezy integracyjne nie dają żadnych dodatkowych efektów, związanych z budowaniem zaangażowania pracowników. Wszystko skupia się tylko i wyłącznie wokół zastawionego stołu. Takie imprezy też mogą się podobać, ale pytanie czy można to nazwać imprezą NR 12 | MAJ 2014 Wyjazd INTEGRACYJNY integracyjną? Pamiętajmy - impreza integracyjna to nasza inwestycja – zadbajmy więc, aby prócz ciekawego menu jeszcze coś innego zapadło uczestnikom w pamięci. Co jest popularne? Obecnie na rynku można wybierać z szerokiej palety rozwiązań integracyjnych. Do najbardziej znanych można zaliczyć te, które stawiają na integracje z wykorzystaniem aktywnego wypoczynku: loty balonem i szybowcem, paintball, quady, gra w piłkę plażową i nożną, jazda na skuterach, ogniska, off-road. Na rynku spotykamy również gry scenariuszowe, czyli zabawy gdzie uczestnicy postępują według określonego scenariusza, by zrealizować kolejne zadania. Nie można także zapomnieć o nurcie integracji biesiadnej, która z integracją ma tyle wspólnego, że używa się podobnego słowa do jej określania. Niestety trudno dostrzec, inne prócz zabawy, korzystne efekty kilku dni spędzonych przy wspólnym spożywaniu różnego rodzaju trunków alkoholowych. Choć pewnie znajdą się i tacy, dla których taki rodzaj integracji jest najlepszy, to jednak dobry menadżer postrzega imprezę teambuildingową przez pryzmat celu nadrzędnego, którym jest realne podniesienie poziomu motywacji pracowników oraz docelowo, poprawa wyników osiąganych przez organizację. Nowy wymiar integracji: muzyka i sztuka Wydawało się, że w integracji wszystko już było - czy można jeszcze wymyślić coś nowego, zaproponować coś nowatorskiego? Dość świeżym nurtem w organizacji imprez integracyjnych EVENT MANAGER NEWS „ Dobrze zaplanowana, a następnie właściwie zorganizowana impreza integracyjna jest przestrzenią służącą zacieśnianiu relacji w zespole, pomagającą wyeliminować zaistniałe wcześniej nieporozumienia, a ponadto jest okazją do dodatkowego wyodrębnienia liderów w grupie. jest aktywne wykorzystanie muzyki w roli głównej. Zgodnie z definicją encyklopedyczną, muzyka jest jednym z przejawów ludzkiej kultury i od zawsze towarzyszyła człowiekowi w pracy, zabawie, odpoczynku oraz od początku łączona była z tańcem i śpiewem. Pierwotnie, muzyka służyła celom praktycznym - pomagała w pracy zespołowej, była formą komunikacji, później stała się także elementem tożsamości zbiorowej. Z czasem wykształciła się, jako jedna z gałęzi sztuki. Muzyka, z wiadomych zatem względów, jest nieodłącznym elementem wszystkich imprez integracyjnych, jednakże aktualnie również w bardziej innowacyjnej i zaskakującej formie. NR 12 | MAJ 2014 7 Wyjazd INTEGRACYJNY OKIEM EVENT MANAGERA 8 „ Jednym z nowych rozwiązań w branży eventowej są warsztaty muzyczne, w trakcie których pod okiem specjalistów z branży muzycznej i szkoleniowej: instruktorów, muzyków i specjalistów z obszaru HR, tworzy się odpowiedni scenariusz muzyczny. Orkiestra, zespół rokowy, kapela jazzowa - każda z wymienionych form bazuje na pracy zespołowej i osiąganiu efektu synergii poprzez wykorzystanie umiejętności i talentów każdego z członków zespołu. Czy sprawa nie wygląda podobnie w organizacji biznesowej? Jak można wykorzystać muzykę w integracji? Jak stworzyć muzyczny event, zapadający w pamięci uczestników? Co zrobić, aby muzyka stała się przestrzenią dla budowania współpracy, zaangażowania i solidarności? Dla firm szukających innych form i narzędzi budowania EVENT MANAGER NEWS zespołu, odpowiedzią mogą być innowacyjne eventy muzyczne, zdobywające ogromną popularność w USA, UK oraz Skandynawii, wchodzące również powoli na polski rynek eventowy. Wspólne muzykowanie to nie taka prosta sprawa! Integracyjne eventy muzyczne pozwalają pracownikom na wspólne muzykowanie, uwalniające bardzo często skrywane przez lata pokłady kreatywności i talentów. Nawet Ci, którym się wydaje, że nigdy nie śpiewali i nigdy śpiewać nie będą, garną się do mikrofonu jak szaleni. Dodatkowo warto podkreślić, że popularność TV Show z muzyką i tańcem w tle, przyczyniają się do wzrostu zainteresowania tą dziedziną sztuki. Podczas eventów muzycznych wielu otwiera się na nowe doznania i okazuje się, że może przezwyciężyć tremę. Każdy, dobrze zrealizowany event, opiera się na kilku kluczowych aspektach: dobrym scenariuszu, dostosowanym do danej organizacji i liczby uczestników oraz na ekipie realizacyjnej. W przypadku eventów muzycznych dodatkowo dochodzi kwestia wykwalifikowanej kadry instruktorów oraz samych muzyków, których profesjonalizm, zaangażowanie i przede wszystkim doświadczenie, mają kluczowe znaczenie dla sukcesu takiego przedsięwzięcia. Niezależnie od branży, w której NR 12 | MAJ 2014 „ Wyjazd INTEGRACYJNY Innym rozwiązaniem, pozwalającym użyć muzyki, jako narzędzia integrującego jest stworzenie kilku zespołów muzycznych. Pracownicy mogą spełnić swoje marzenie o byciu członkiem kapeli rockowej lub wokalistą r&b. Innym rozwiązaniem, pozwalającym użyć muzyki, jako narzędzia integrującego jest stworzenie kilku zespołów muzycznych. Pracownicy mogą spełnić swoje marzenie o byciu członkiem kapeli rockowej lub wokalistą r&b. Uczestnicy, pracujący przy wsparciu wykwalifikowanej kadry, przygotowują krótki pokaz muzyczny. Podsumowaniem imprezy jest korporacyjny talent show, gdzie każdy zespół prezentuje swoje utwory pozostałym pracownikom. Przyjacielska atmosfera oraz pozytywna energia są receptą na wzrost motywacji pracowników do wspólnej pracy i polepszania wzajemnych relacji. działa klient, liczby uczestników czy też pory roku, tego typu spotkania gwarantują świetną zabawę i prawdziwą integrację. Integracje muzyczne, szczególnie w przypadku korporacji i dużych firm, gdzie integracja 800 osób, z wiadomych względów, jest dość utrudniona, okazały się bardzo efektywne. Muzycznie, czyli jak? Jednym z nowych rozwiązań w branży eventowej są warsztaty muzyczne, w trakcie których pod okiem specjalistów z branży muzycznej i szkoleniowej: instruktorów, muzyków i specjalistów z obszaru HR, tworzy się odpowiedni scenariusz muzyczny. Świetnym przykładem jest choćby chór korporacyjny, w którym pracownicy podzieleni na głosy uczą się wspólnie utworów, które następnie prezentują na koncercie finałowym pod koniec warsztatów. Takie warsztaty eliminują obawy uczestników związane z umiejętnościami wokalnymi. Śpiew w chórze nikogo nie zmusza do wykonywania utworów solo, a śpiewanie w grupie dodaje pewności wszystkim uczestnikom. Wspólna praca przy piosenkach jest szansą na budowanie relacji w zespole, sprzyja poznaniu się pracowników w niecodziennych okolicznościach oraz jest przestrzenią wymiany spostrzeżeń i wzajemnej pomocy, gdy na przykład ktoś zapomni melodii. EVENT MANAGER NEWS Cele wydarzeń integracyjnych mogą być różne, warto jednak zastanowić się nad wyborem takiego przedsięwzięcia, gdzie prócz samej dobrej zabawy mamy szansę budować silny zespoł, zminimalizować skutki stresu i osiągnąć wzrost poczucia przynależności i lojalności pracowników wobec firmy. Cykliczne organizowanie wydarzeń integracyjnych powoduje, że w pewnym momencie dopada nas rutyna i nasze wydarzenia, pieczołowicie planowane i bardzo kosztowne, na nikim nie robią wrażenia. Warto wtedy zwrócić się ku nowym pomysłom. Kiedyś ktoś powiedział: „Muzykowanie dla informatyków i wspólne śpiewanie w firmie inżynieryjnej - to chyba się nie uda” - a nagle okazało się, że tam gdzie teoretycznie i stereotypowo muzyce daleko, zagościła ona na dobre i muzyczne wydarzenie stało się sukcesem integracyjnym na lata. n KAROL LISOWSKI Założyciel firmy Team Evolution (www.teamevolution.pl), project manager i osoba odpowiedzialna za kompleksową koordynacje realizowanych projektów. Ekonomista z wykształcenia, biznesmen z wyboru i organizator, koordynator z zamiłowania. Akredytowany Coach ICF, w trakcie certyfikacji Noble Manhattan Coaching. Od ponad 4 lat zajmuje stanowisko pełnomocnika zarządu w chorzowskiej grupie kapitałowej Saternus, Wice Prezes Zarządu w firmie Argos Investment Sp. z o.o. Jednocześnie jest założycielem i Prezesem Zarządu Śląskiego Stowarzyszenia Gospel. NR 12 | MAJ 2014 9 OKIEM EVENT MANAGERA 10 Wyjazd INTEGRACYJNY Sprzedaż eventów do dużych korpo - bieg z przeszkodami Bogate portfolio agencji, która pracuje z największymi korporacjami tego kraju, robi wrażenie, prawda? Marzysz, aby zorganizować event z wyższej półki, na 1000 osób, dla dużej korporacji. Z dużą ilością techniki, z wielkimi gwiazdami, z nowinkami technologicznymi. Taki„na wypasie” - gdzie emocje towarzyszące wydarzeniu, będą jeszcze długo utrzymywać się w pamięci Twojej i klienta. Taki, który da Ci duże pole do popisu w zakresie możliwości zastosowania multimediów, świateł i dźwięków. Tak, tak - taka impreza z rozmachem, z budżetem sześciocyfrowym. Hmm.... żyć nie umierać! Oj tak - marzysz i ofertujesz. Zanim jednak do tego dojdzie... ścieżka zdrowia, czyli sprzedaż eventów w praktyce. Odsłona pierwsza „Wbijasz się” na spotkanie z prezentacją pieszczoną przez długie tygodnie, nabuzowany i zachwycony przepiękną recepcją i systemem skanowania rogówki przed wejściem do centrum konferencyjnego. Dowód osobisty, spisanie numeru PESEL i plastikowy identyfikator na dzień dobry. Chwilę później poznajesz osobę odpowiedzialną za zakup eventu, wymieniasz wizytówki i start. To prościzna. Za Tobą już tysiące podobnych prezentacji, dziś tylko klient większy, ale Ty przecież masz argumenty. Rozpoczyna się spacer przez słoneczną, leśną polanę z klientem, którego zachwycasz kolejnymi slajdami i propozycjami atrakcji z najwyższej półki. Słoneczna polana, z czasem jednak przechodzi w deszczowy, zimny las o zmierzchu. Atmosfera jest gęsta. Znudzony klient albo nic nie mówi, albo klnie w myślach na Ciebie i na stratę czasu. Słyszał to milion razy - właśnie wysłuchuje milion-pierwszy. O watch-out’cie na przykład. A teraz zejdź na ziemię i wejdź w jego buty Klient „korpo” nie spotyka się z Tobą, aby zachwycić się Twoim pomysłem. Klient „korpo” spotyka się z Tobą, aby Cię na początek rozjechać walcem, potem wyśmiać, ośmieszyć, aż w końcu zdeptać i na sam koniec spojrzeć z góry na to, co z Twojej oferty EVENT MANAGER NEWS po takim spotkaniu zostało, żeby ewentualnie wybrać sobie z niej szczątkowe elementy. Najlepiej oczywiście za darmo, bo w przekonaniu klienta „korpo”, to raczej jemu należy płacić za możliwość organizowania mu eventów. W końcu to wielka korporacja. I jak - znasz to? Jak wygląda spotkanie z korporacją i na co musisz być gotowy? Kilka porad w pigułce: • Powitanie. Przygotuj się na to, że tradycyjna rozgrzewka mająca na celu nawiązanie kontaktu, czyli wstęp o pogodzie, ładnym biurze czy urokliwym krawacie, zostanie zgaszona wiadrem zimnej wody. „Nie mam czasu, do rzeczy”. Tak klient „kropo” wita się z dostawcą towarów czy usług. Nie będzie też wody ani kawy, bo to też strata czasu. Minimum zaangażowania. Bądź konkretny do bólu. • Jeśli masz nadzieję, że swoją prezentacją w animowanym PowerPoint’cie, Prezi czy nawet pieczołowicie zmontowanym video, zainteresujesz klietna „korpo” to się mylisz. Trzy razy ziewnie i pięć razy się skrzywi, cały czas przy tym się podśmiechując i drwiąc, celem odebrania Ci całej radości i pewności siebie. No cóż, widocznie tak są szkoleni, bo nie wierzę, że tak lubią. Kochają pokazywać przewagę. A Ty tu jesteś po to, by to znosić. Amen. NR 12 | MAJ 2014 Wyjazd INTEGRACYJNY uśmiech „szaleńca-korporata”. „I nie zakrywajcie się ustawą o 14 dniach płatności. To są nasze zasady współpracy i jak się nie podoba…” Apodyktyczny potok słów mija się z rozsądkiem. Life is brutal. • Spotkanie zakończone. Klient zarówno mową werbalną, jak też mową ciała, daje Ci wyraźnie do zrozumienia, że przez ostatnią godzinę, nie zrobiłeś nic, oprócz zmarnowania jego czasu. Wychodzisz ze wspaniałej recepcji - świat tak samo piękny, jak był godzinę temu. Z małą różnicą. Tobie nie chce się żyć, masz dosyć tego dnia i tej roboty. Masz przed oczami zmarnowane godziny przygotowań do tego spotkania. Zachodzisz w głowę jak on mógł Cię tak ośmieszyć i czy faktycznie jesteś nic nieznaczącym przecinkiem w świecie wielkich „korpo”. Nie, nie jesteś przecinkiem • Znasz ze szkoły tzw. „odpytywanie na dwóję”? Jeśli nie - przypomnę. Pani Profesor zadaje coraz głębsze pytania po to, aby pokazać Ci, że nic nie wiesz. Aż w końcu, uczeń wymięka i mówi „nie wiem”. Psychologiczny majstersztyk kładzenia na kolana. Zwykle w okolicach 4-5 pytania - leżysz. „A widzisz, nie nauczyłeś się. Siadaj, dwója”. Na spotkaniu z klientem „korpo” przypomnisz sobie szybko szkolne czasy. Marne szanse, że przychód Twojej firmy, załoga, długość linii produkcyjnej, czy wysokość rocznego obrotu, przekracza choćby 5% tego, co ma u siebie klient… Forget it. Ty potrzebujesz jego - on Ciebie niekoniecznie. I na pewno nie odpuści Ci takiego porównywania wielkości „narzędzi”, puentując to nonszalanckim: „No to, z czym Wy tu do mnie?”. A Ty już masz dość, chcesz już wiać… O nie, nie, nie. Zabawa dopiero się rozpoczyna. W tym nastroju klient jeszcze porzeźbi, bo ma ubaw. • „A co powiecie na to, że nasza firma daje 90 dni płatności?” - komunikuje klient. Kochamy te zagrania. Te poniżej pasa. Gdy czujesz, że już witasz się z gąską, a nagle lądujesz w głębokim rowie bez dna. To jedno z tych uczuć, kiedy ziemia sama ustępuje Ci pod nogami. „Wie Pan, raczej nie spotykamy się z tak długim terminem płatności. Okresy są zwykle od 14 do 30 dni, w wyjątkowych sytuacjach 45”. Idąc wg zasady: kupując szampon, klient płaci za niego zaraz w kasie, przed opuszczeniem sklepu. „A czy zatem jakiekolwiek zaliczki są możliwe?” - ciągnę wątek. W Odpowiedzi - „No co Wy?! Żadnych zaliczek nie ma. Albo pracujecie na naszych zasadach albo żegnam Państwa…” - do tego EVENT MANAGER NEWS Tak się czuje każdy eventowiec po próbie wbicia się do klienta rangi koncern. Czy to freelancer, czy to średniej wielkości agencja z bardzo dobrą renomą i doskonale radząca sobie na rynku, a nawet eventowi liderzy. Nawet takich „pewniaków” klient „korpo” może zawsze postraszyć konkurencją z zagranicy - z Niemiec, z Francji, ba… nawet z USA. (…). Więc nie, nie załamujcie się, nie rzucajcie całej pracy w kąt. Klient „kropo” tak ma i już. To są negocjacje. Twarde negocjacje. Całe działy szkoleniowe w takim „korpo” trenują klienta, jak wycisnąć wszystko co najlepsze, nie dając petentowi nic w zamian. Jest coś jeszcze Ktoś im ten event musi przecież zrobić! Nawet, jeśli rozjadą wszystkich oferentów swoim wielkim ego, to jednak muszą któregoś z nas wybrać. Może mnie, może Ciebie, a może większą agencję. Od czego to zależy? Jak zawsze, od pomysłowości, energii, oryginalności, sensownego kosztorysu, sexapilu i Waszego szóstego zmysłu, który podpowie jak trafić w gust klienta. Przecież na drugi dzień, klient „korpo”, na walnym zebraniu hiper-zarządu czy innej rady podzorczej, musi się wykazać i oznajmić na forum, jakiego oferenta wybrał na zorganizowanie 1000-lecia firmy. Więc nie zdziwcie się, jeśli po takim spotkaniu, które zapamiętacie, jako największą porażkę swojej kariery, zadzwoni do Was dowcipny Pan, z tego dowcipnego „korpo” i głosem Lorda Wadera powie „Dzień dobry Pani Agnieszko. Wie Pani, mam jeszcze dwa pytania… do tej tam Waszej… no tej tam… prezentacji. Warunki na pewno się nie zmienią, zapłacimy nie wcześniej niż 120 dni po końcu świata, ale… czy może Pani przyjechać porozmawiać?” Yes! Macie to! I sześciu-cyfrowy budget! I bal na tysiąc par! I przede wszystkim satysfakcję, że nie było lekko, ale jednak warto było przez te negocjacje przejść. n Źródło: BloG.aGaciesielsKa.pl NR 12 | MAJ 2014 11 OKIEM PODWYKONAWCY 12 Wyjazd INTEGRACYJNY Grywalizacja Grywalizacja - to słowo, już od jakiegoś czasu na zachodzie, a w Polsce od stosunkowo niedawna, robi ogromną furorę. Samo zjawisko jest gorącym trendem biznesowym (grywalizacja bizesowa) i staje się odpowiedzią na wiele potrzeb profesjonalistów różnych dziedzin. Nic w tym dziwnego, bo to recepta, jak sprawić, by chciało się chcieć. C zym zatem jest grywalizacja? Grywalizacja (ang. gamification), tłumaczona także, jako gryfikacja lub gamifikacja, oznacza świadome i celowe zastosowanie mechanizmów i technik wykorzystywanych podczas projektowania gier, w celu zwiększania zaangażowania, lojalności oraz modyfikowania zachowań i przyzwyczajeń ludzi. Grywalizacja wykorzystywana może być, jako wsparcie dla rozwiązania konkretnych, realnych problemów poprzez zmianę nastawień, nastrojów czy obiektywizację procesów. Założeniem grywalizacji jest ukierunkowanie działań jej uczestników na określony cel, zgodny z oczekiwaniami autora projektu i ich mobilizacji do podjęcia stosownych działań, nawet jeśli są one uważane za nudne lub rutynowe. Grywalizacja biznesowa (ang. enterprise gamification) jest zastosowaniem technik i mechanizmów grywalizacyjnych dla celów biznesowych. W zależności od potrzeb, mechanizmy te kierowane są do pracowników, klientów, kontrahentów lub innych partnerów biznesowych przedsiębiorstwa, co pozwala na podniesienie efektywności procesów biznesowych w odpowiednich obszarach - zarówno wewnętrznych (motywowanie, zwiększenie zaangażowania w pracę, usprawnienie komunikacji w firmie itp.), jak i zewnętrznych (np. sprzedaży, marketingu, rekrutacji itp.). Grywalizacja biznesowa sprawdza się w rozwiązywaniu konkretnych problemów przedsiębiorstwa, zespołu czy sektora. Brzmi ciekawie? I tak też wygląda w praktyce. Można sprawić, żeby ludzie czerpali frajdę z wykonywania zadań, których od nich oczekujesz oraz robili to, o co ich prosisz, w taki sposób, w jaki byś sobie tego życzył. Czyli strategia win-win w najczystszej postaci. Każdy jest zadowolony i każdy wygrywa. Do czego zatem grywalizacja może się przydać w zarządzaniu eventami i jak wpleść ją do tej dziedziny? Podstawowe pytanie brzmi - co chcemy osiągnąć? Czy chcemy zachęcić ludzi do zwiększenia liczby interakcji podczas spotkania EVENT MANAGER NEWS networkingowego? Może zależy nam na tym, aby z imprezy wynieśli konkretną wiedzę lub umiejętność? A może dążymy do zmiany ich udziału z pasywnego na aktywny? W końcu - być może, po prostu, chcemy nakłonić ich do udziału w evencie? Tak czy inaczej, naszym podstawowym celem jest zwiększenie zaangażowania. Kierunek aktywności to sprawa poniekąd drugorzędna, ponieważ bez zaangażowania jako takiego, sama aktywność nie będzie mieć miejsca. Wiadomo, że podczas rozmaitych spotkań, nawet tych teoretycznie nieformalnych, łatwo - będąc uczestnikiem - „zawiesić się” albo spędzić event tak, jakby się go oglądało w telewizji: posnuć się po holu, poudawać, że słucha się prezentacji i wykładów albo markować udział w zajęciach. Jedyną nieco angażującą aktywnością jest wówczas bieg do bufetu w porze obiadu. Ale przecież nie o to chodzi. Uczestnicy niechętni swojemu udziałowi w evencie tylko utwierdzają się w przekonaniu, że wyjazdy integracyjne są wyłącznie stratą czasu. Organizatorzy zaś marnują swój wysiłek oraz pieniądze. I tu właśnie warto wykorzystać grywalizację, aby zwiększyć zaangażowanie uczestników. Przy czym należy pokreślić jeszcze raz, że nie chodzi o zwiększenie liczby gier i zabaw, ponieważ nie na tym polega grywalizacja. Chodzi o to, żeby wykonując czynności, jakich od nich oczekujemy, uczestnicy czuli frajdę i potrzebę kontynuowania. Po pierwsze należy określić cele. Załóżmy, że organizujemy imprezę integracyjną dla osób z firmy, która ma oddziały w różnych miejscach Polski. Nasi pracownicy niby się znają - codziennie wymieniają maile i rozmawiają ze sobą przez telefon - jednakże nigdy nie widzieli się „na żywo”. Wiadomo zaś, że lepiej pracuje się z prawdziwymi ludźmi, a nie tylko z głosami z telefonów. Chcemy zatem, zachęcić ich do wzajemnego poznania się, bez przymusu w postaci mniej lub bardziej krępujących „zabaw” i bez nadmiaru alkoholu, który co prawda redukuje NR 12 | MAJ 2014 Wyjazd INTEGRACYJNY bariery, jednak przynosi więcej szkody niż pożytku. W tym celu dobieramy właściwe mechanizmy i techniki grywalizacyjne. Cała sztuka polega na tym, aby poprzez dobrowolne, ale silne zaangażowanie uczestników (z których każdy jak wiadomo ma różne oczekiwania, reprezentuje odmienny typ osobowości itd.), wywołać oczekiwane zmiany zachowań (w realnym świecie) i doprowadzić tym samym do realizacji wyznaczonych celów. Najczęściej stosowanymi mechanizmami grywalizacyjnymi jest tzw. triada PBL (PBL: points - badges - leaderboards, czyli: punkty - odznaki - rankingi). Punktowanie wybranych aktywności umożliwia budowanie rankingów, które mile łechcą ego. Jeśli dołączymy do tego trzeci składnik, czyli odznaki, zyskamy narzędzie zachęcające nie tylko do podstawowej założonej aktywności, ale również do wykraczania dalej. Ludzie samorzutnie będą angażować się bardziej niż w normalnych warunkach można by marzyć. Są one jak najbardziej skuteczne, należy jednak pamiętać, iż niewłaściwie zastosowane mogą wywołać wręcz odwrotny efekt. Dlatego powinny być wkomponowane w szerszy zestaw mechanizmów wpływających na wewnętrzną motywację i zaangażowanie. kreatywności. On w dużej mierze będzie decydował o pierwszym wrażeniu i zainteresowaniu uczestników na poszczególnych etapach. Pojedyncze zadania nie muszą być skomplikowane - można sięgnąć do najprostszych indywidualnych zadań typu „Porozmawiaj z trzema osobami z trzech różnych oddziałów”, jak i tych o charakterze zespołowym wymagających zaangażowania każdego z członków teamu. No i w końcu tzw. „flow”, czyli scenariusz oparty na zadaniach - tu zakres i skala projektu zależą już od naszych potrzeb i Managing Partner, Enterprise Gamification Sp. z o.o. www.grywalizacja24.pl EVENT MANAGER NEWS Dobrym rozwiązaniem jest dodatkowe sprzężenie platformy grywalizacyjnej z dedykowanym, firmowym serwisem społecznościowym, na którym będą publikowane wyniki wraz z możliwością zamieszczania komentarzy, zachęt i gratulacji. Grywalizacja lubi publiczność - wtedy mechaniki gier działają jeszcze skuteczniej. A po udanej integracji czas na wprowadzenie grywalizacji na co dzień w firmie. Ilu spośród nas, ma bowiem to szczęście, że każdy dzień w pracy jest dla nich źródłem radości i spełnienia? Ilu praca sprawia wyłącznie (niekłamaną) przyjemność i jest źródłem nieustającej satysfakcji? Może warto i tu ubarwić nieco szarą codzienność? n piotr pajeWsKi NR 12 | MAJ 2014 13 OKIEM PODWYKONAWCY 14 Wyjazd INTEGRACYJNY Pół żartem, pół serio czyli najśmieszniejsze imprezowe sytuacje prosto z życia… Wyjazdom integracyjnym zazwyczaj towarzyszy atmosfera radości i zabawy. Często, uczestnicy wyjazdu prowokują niezliczone, zabawne sytuacje. Poznać koleżanki i kolegów z pracy w otoczeniu innym niż firma i codzienne obowiązki to kwintesencja dobrze pojętej integracji. Ta, często zaczyna się już w drodze… P rzystanek na stacji paliw to pierwsze miejsce, gdzie może wydarzyć się coś śmiesznego. Grupa uczestników wyjazdu, około 30 osób, ustawiła się do jednej (jedynej) kasy na stacji benzynowej - na samym końcu stanął kierowca. Jeden z weselszych panów rzucił w jego stronę: „Proszę się nie przejmować - już wszystko obliczyłem - 30 osób, po 2 minuty dla każdej, to idealnie za godzinę zje Pan hot-doga!”. Wszyscy ryknęli śmiechem, łącznie z lekko przerażoną panią kasjerką. Po przyjeździe do hotelu, znajdującego się na drugim końcu Polski, nasz event manager przeszedł się po autokarze, aby sprawdzić czy nikt, niczego nie zostawił. Jakież było jego zdziwienie, gdy na ostatnim fotelu znalazł uczestnika integracji, który mocno zaspany, zapytał: „Ty jesteś kierownikiem tej wycieczki? Tak? To podaj azymut i dystans!” Wieczorne imprezy to miejsce, gdzie wesołych sytuacji - zwłaszcza patrząc na to z perspektywy czasu - jest dużo, bo i sami uczestnicy spotkań odświeżeni i okraszeni odrobiną EVENT MANAGER NEWS NR 12 | MAJ 2014 Wyjazd INTEGRACYJNY „ Zabawy prowadzone w centrum miasta, w trakcie orienteeringów, też pełne są nietypowych sytuacji. O ile zadania dla uczestników często są bardzo śmiałe i potrafią zaskoczyć przechodniów, o tyle w tym wypadku zaskoczyły również stróżów prawa. alkoholu, mają znacznie lepszy humor. W trakcie jednej z takich imprez, o charakterze kowbojskim, nasza obsługa zauważyła, że zniknął jeden z elementów dekoracji - naturalnych rozmiarów krowa. Jak się później okazało, dwóch kowbojów próbowało krowę uprowadzić, by pokazać ją koledze, który został w pokoju. Namierzyliśmy ich w połowie drogi i po dłuższych negocjacjach skłoniliśmy do oddania inwentarza. Innym razem, nie zdołaliśmy upilnować wszystkich elementów dekoracyjnych i podczas pakowania po realizacji zauważyliśmy, że brakuje jednej palmy - około dwumetrowego drzewka z bujną koroną. Rozpoczęte śledztwo nie doprowadziło nas jednak do zguby i dopiero następnego dnia otrzymaliśmy telefon od managerki hotelu, która odnalazła palmę na łóżku, w pokoju 214. Znowu ktoś, pod osłoną nocy zrobił psikus współlokatorowi, który rano obudził się przytulony do palmy. EVENT MANAGER NEWS NR 12 | MAJ 2014 Zabawy prowadzone w centrum miasta, w trakcie orienteeringów, też pełne są nietypowych sytuacji. O ile zadania dla uczestników często są bardzo śmiałe i potrafią zaskoczyć przechodniów, o tyle w tym wypadku zaskoczyły również stróżów prawa. Jednym z zadań było przekonanie przechodniów do obrania i zjedzenia surowej marchewki, przy czym osoba nakłaniająca miała na sobie strój królika. Aby zachęcić uczestników do wygłupów, nasza instruktorka również przebrała się za kicające stworzenie. W oczekiwaniu na grupy siedziała na ławeczce w centrum Warszawy przy worku pełnym marchewek, co najwyraźniej zainteresowało strażników miejskich, którzy chcieli wiedzieć czy nie potrzebuje pomocy i, czy dobrze się czuje… Podczas wypraw off-roadowych może się wiele wydarzyć. Na jednym ze stromych podjazdów, nasz instruktor postanowił pokazać możliwości auta 15 Wyjazd INTEGRACYJNY OKIEM PODWYKONAWCY 16 „ Wieczorne imprezy to miejsce, gdzie wesołych sytuacji - zwłaszcza patrząc na to z perspektywy czasu - jest dużo, bo i sami uczestnicy spotkań odświeżeni i okraszeni odrobiną alkoholu, mają znacznie lepszy humor. grupie pań, które z nim podróżowały. Jedna z kobiet, która siedziała tuż za nim, zamiast chwycić za fotel, objęła instruktora na wysokości klatki piersiowej i gdy auto ostro ruszyło jej paznokcie „powędrowały” po jego torsie. Długo się głowił jak wytłumaczy żonie, że to wypadek przy pracy… Innym razem realizowaliśmy dużą imprezę off-roadową, która wzbudziła spore zainteresowanie wśród miejscowych. Jeden z nich przyjechał rowerem (składakiem) w okolice, w których jeździliśmy samochodami. Wiadomo, że czasami, gdy auto ugrzęźnie porządnie w błocie, każda para rąk do wypychania z błota się przyda, więc drużyna poprosiła miłego fana o pomoc. Długo się mocowali, aż w końcu udało się wyciągnąć samochód. Tymczasem jeden z uczestników zobaczył rower i spytał miejscowego czy może zrobić rundkę, na co tubylec radośnie wyraził zgodę - reszta osób szybko podłapała temat i podpuściła uczestnika by spróbował rowerowego off-roadu. Pech chciał, że akurat górka, z której zjechał uczestnik była bardzo błotnista i rower utknął w błocie na dnie wąwozu. Z dołu dało się tylko słyszeć głośne wołanie: „Chłopaki… wyciągarkę po rower trzeba dać!” EVENT MANAGER NEWS To nie koniec off-roadowych historii. Kiedyś organizowaliśmy błotnistą wyprawę dla 50 uczestników, która była nagrodą „niespodzianką” po długiej konferencji. Aby nie stracić elementu zaskoczenia, organizator konferencji nie informował gości o tym, jak należy się ubrać. Przez pierwsze 15 minut każdy z panów spoglądał z przerażeniem na swoje buty i koszulę, aż wreszcie, gdy już posmakowali off-roadowego szaleństwa ktoś wpadł na pomysł, aby rozebrać się do slipek, a resztę ubrań pochować do worków. I tak, pod koniec dnia grupa 50 półnagich i ubłoconych panów wróciła do hotelu na kolację. Mega-piłkarzyki to dopiero ciekawe urządzenie. Zasady gry są proste jak te, występujące przy klasycznych, barowych piłkarzykach i tylko rolę graczy pełnią uczestnicy zabawy, którzy przypięci do rur, mogą poruszać się jedynie w prawo lub w lewo. Zabawa wyzwala dużo entuzjazmu i emocji oraz NR 12 | MAJ 2014 Wyjazd INTEGRACYJNY adrenaliny związanej z rywalizacją. Zdarzyło się, że luźny but uczestnika powędrował razem z piłką prosto do bramki, co przez drużynę przeciwną zostało uznane za niesportowe zachowanie. Innym razem, bramkarz jednej z drużyn tak bardzo chciał dostać się do piłki, że zrobił fikołka wokół rury, która go trzymała. Od razu zawodnicy rywali zaprotestowali: „Paweł mówiliśmy, że gramy bez młynków!” n przeMeK pichalsKi Absolwent Uniwersytetu Warmińsko Mazurskiego i Olsztyńskiej Wyższej Szkoły Informatyki i Zarządzania. Z branżą związany od 7 lat. Pracę poznawał od podstaw przechodząc przez wszystkie szczeble kariery. Instruktor od paintballa i quadów, a następnie przedstawiciel handlowy firmy - obecnie manager, odpowiedzialny za marketing agencji Bartbo. REKLAMA EVENT MANAGER NEWS NR 12 | MAJ 2014 17 Wyjazd INTEGRACYJNY Goście, goście… OKIEM HOTELARZA 18 O imprezach i spotkaniach integracyjnych, z perspektywy obiektu goszczącego, opowiada Mariusz Paszkiel, dyrektor sprzedaży Hotelu Ossa Congress & Spa Jakiego rodzaju spotkania firmowe dominują w Państwa obiektach? 1 Biorąc pod uwagę specyfikę spotkań i przede wszystkim, wielkość naszego hotelu, gościmy u nas bardzo zróżnicowane grupy. Począwszy od małych, 10-20 osobowych poprzez grupy 200-300 osobowe, na dużych (1200 osób) kończąc. Na pewno bardzo silnym atutem hotelu Ossa jest to, że jesteśmy w stanie dostosować się do wymagań wszystkich. W przypadku mniejszych spotkań, istnieje możliwość wydzielenia skrzydła naszego hotelu, dzięki czemu pokoje, sale konferencyjne i restauracje są w stosunku do siebie w bliskim położeniu. W przypadku natomiast dużych, 1000-osobowych spotkań, możemy zapewnić hotel na wyłączność. Istotnym aspektem przemawiającym na naszą korzyść jest to, że mamy możliwość organizacji dużych konferencji a następnie kolacji, bez przymusu zmiany aranżacji sali z konferencyjnej na bankietową. Jeżeli chodzi o firmy, które organizują spotkania w naszym obiekcie w dużej mierze dominują korporacje, które realizują swoje spotkania cykliczne, ale gościmy również mniejsze firmy, które organizują typowe wyjazdy integracyjne. Odnośnie samych atrakcji eventowych to potencjał naszego terenu pozwala na spełnienie praktycznie wszystkich wymagań naszych klientów. Nadal dużą popularnością cieszą się zajęcia outdoorowe i typowe zajęcia team-buildingowe umożliwiające pracę w grupie. Ostatnio dość popularną atrakcją są także „olimpiady” sportowe. Czy więcej jest spotkań organizowanych przez agencje czy bezpośrednio przez klientów końcowych? 2 W naszym hotelu realizujemy spotkania zarówno bezpośrednio z klientami korporacyjnymi, jak również z agencjami eventowymi. Ze strony agencji otrzymujemy głównie zapytania dla dużych grup. Firmy, w przypadku tego typu spotkań, EVENT MANAGER NEWS zdają się na obsługę doświadczonych agencji, co jest sporym ułatwieniem w zakresie przygotowania i realizacji przedsięwzięcia. Nadal jednak jest sporo firm, które chcą współpracować z nami bezpośrednio, zdając się na pomoc agencji tylko w zakresie wsparcia technicznego. Współpraca z event managerami z agencji i bezpośrednio od klienta - z kim się lepiej pracuje? 3 Szczerze mówiąc, nie ma to dla nas większego znaczenia czy współpracujemy z agencją czy bezpośrednio z klientem. Zawsze staramy się stanąć na wysokości zadania, stąd też utworzone od jakiegoś czasu stanowisko Business Managera, który pełni rolę opiekuna klienta od momentu jego przyjazdu do hotelu, poprzez przygotowania, po realizację. Najważniejszą rzeczą jest to, żeby klient wyjechał od nas zadowolony i ponownie wrócił. Biorąc pod uwagę doświadczoną kadrę na miejscu w hotelu, udało nam się wypracować model pracy, który doskonale się sprawdza i niesie korzyści dla obu stron. Jaka jest Państwa opinia o wyjazdach integracyjnych – zachowanie i kultura osobista gości, hałas, imprezy do białego rana? 4 W naszym Hotelu jest bardzo wiele miejsc (restauracji, klubów, sal bankietowych), w których każdego wieczoru organizujemy dla klientów również imprezy z szerokim wachlarzem atrakcji, m.in.: koncerty, pokazy. Na ogół firmy organizują takie eventy dla swoich gości na wyłączność i towarzyszy temu bardzo dobra zabawa. Niemniej, nie cierpią na tym nasi inni goście, gdyż hotel jest na tyle duży, że nie wpływa to na ich komfort pobytu. NR 12 | MAJ 2014 Wyjazd INTEGRACYJNY Czy zdarzają się sytuacje zabawne, dziwne, kryzysowe lub niebezpieczne? 5 Podczas dużych spotkań i biorąc pod uwagę częstotliwość organizacji wyjazdów integracyjnych w naszym obiekcie, trudno uniknąć takich sytuacji, ale są to przypadki z reguły bardziej zabawne niż niebezpieczne. Zawsze jednak staramy się być wyrozumiali dla naszych gości i w czasie imprez wieczornych czuwamy nad ich bezpieczeństwem. Ważne jest to, tak jak podkreślałem wcześniej, żeby klienci wyjeżdżali od nas zadowoleni i na długo zapamiętali dobrą zabawę w naszym hotelu. Jakie wydarzenia Państwo najmilej wspominają i czy zdarzają się oryginalne, ciekawe pomysły na atrakcje dzienne i wieczorne gale? 6 Największym wyzwaniem dla nas są duże grupy, które rezerwują hotel na wyłączność, ale tego typu spotkania dają też ogromną satysfakcję po zrealizowaniu imprezy. Oprócz elementu konferencyjnego i szkoleniowego, zawsze w przypadku tego typu spotkań dochodzi element atrakcji, który realizujemy z wykorzystaniem 23 hektarów naszego terenu. Mnie osobiście do gustu przypadły olimpiady sportowe, które są dość powtarzalnym elementem zabaw integracyjnych. Ostatnio popularne i bardzo oryginalne są akademie EVENT MANAGER NEWS militarne, które świetnie wpasowują się w specyfikę naszego terenu. Wieczorne gale to z kolei zabawa przy dobrej muzyce na żywo z gwiazdą lub zespołem coverowym. Wciąż dużą popularnością cieszy się karaoke i imprezy w stylu PRL. Jak Państwo oceniają poziom organizacji takich wyjazdów? 7 Biorąc pod uwagę szybko rozwijającą się technikę oraz nowe technologie, poziom organizacyjny tego typu wyjazdów jest bardzo wysoki. Wynika to pewnie z coraz wyżej stawianej poprzeczki przez samych uczestników. Aby zaskoczyć swoich klientów trzeba być oryginalnym i wymyślać pomysły, które do tej pory nie były realizowane. Przekłada się to na bardzo wysoki poziom organizacyjny i nie jest istotne czy organizatorem jest agencja, czy też bezpośrednio firma. Jakie pojawiają się trudności we współpracy z organizatorami od briefu, przez realizację, po ewaluację i rozliczenie eventu? Co można ulepszyć w komunikacji? 8 Nieskromnie powiem, że ciężko nas czymkolwiek zaskoczyć. Hotel Ossa, jego zaplecze oraz przede wszystkim ludzie, są jak jeden wielki organizm, który wzajemnie się uzupełnia, co NR 12 | MAJ 2014 19 Wyjazd INTEGRACYJNY OKIEM HOTELARZA 20 Sala Amfiteatralna gwarantuje bardzo wysoki poziom obsługi, a to z kolei przekłada się na satysfakcję gości. Oczywiście zdarzają się drobne „zawirowania”, zwłaszcza podczas dużych projektów, ale wtedy reagujemy natychmiast. Dla nas nie ma rzeczy niemożliwych i zawsze staramy się, żeby klient to czuł na każdym etapie realizacji eventu. To my jesteśmy dla organizatorów wsparciem i zawsze mogą na nas liczyć. Na pewno dużym ułatwieniem jest „prowadzenie” imprezy od samego początku do końca przez jedną osobę, zarówno ze strony organizatora, jak i hotelu. imprezie. Chcemy nie tylko wiedzieć, jakie są nasze plusy, ale również, co moglibyśmy jeszcze usprawnić w naszym działaniu. Połączenie tych wszystkich elementów, gwarantuje nam sukces i zadowolenie klienta, a przecież o to nam chodzi! Co wpływa na utrzymanie partnerskich stosunków ze zleceniodawcą - jakie są Państwa oczekiwania i jak sprawić by w Państwa oczach być odbieranym, jako zaufany klient? Tak, to prawda, że film „Wyjazd Integracyjny” odbił się szerokim echem, ale należy pamiętać, że to tylko komedia. Zupełnie inaczej wygląda to w rzeczywistości. Tak jak już wspominałem, goście mają poczucie tego, gdzie się znajdują i potrafią się dostosować. Dla nich najważniejszym elementem jest dobra zabawa, a dla nas satysfakcja wszystkich uczestników pobytu. 9 Wrócę do tego, co powiedziałem wcześniej, czyli poczucia bezpieczeństwa klienta na miejscu. Chcemy, żeby organizator na każdym etapie czuł nasze wsparcie i doświadczenie w organizacji dużych projektów. Stąd pozycja Business Managera, o której już wspominałem. Dla nas podstawą do współpracy są nasze możliwości, otwartość i wsparcie, które według nas są nieodzownym elementem partnerskich stosunków ze zleceniodawcą. Na pewno nie można zapomnieć o ciągłym kontakcie i podtrzymywaniu wypracowanych relacji. I tu niewątpliwie ogromna jest rola sprzedawców, którzy odpowiedzialni są za ciągły kontakt z klientem, zwłaszcza po zakończonej EVENT MANAGER NEWS 10 W Państwa obiekcie kręcono film „Wyjazd integracyjny”, który przedstawiał tego rodzaju spotkania w bardzo złym świetle - czy rzeczywiście większość integracji wygląda w ten sposób? WyWiadu udzielił: Mariusz paszKiel, dyrektor sprzedaży hotelu ossa Congress & Spa NR 12 | MAJ 2014 Wyjazd INTEGRACYJNY EVENT MANAGER NEWS NR 12 | MAJ 2014 OKIEM ?????????????????? e c s j e i m t s Tu je . . . ę m a l k e r ą j o w T na 21 Wyjazd INTEGRACYJNY Spotkania firmowe OKIEM ZLECENIODAWCY 22 z perspektywy zleceniodawcy O wydarzeniach firmowych rozmawiamy z Magdaleną Wrzesińską z Departamentu Marketingu Grupy Aviva w Polsce. Jakiego rodzaju spotkania firmowe Państwo organizują i jak dużo jest takich spotkań na przestrzeni roku? 1 Organizujemy wiele kampanii sprzedażowych dla naszych doradców ubezpieczeniowych. Stawką jest udział w spotkaniach i wyjazdach nagrodowych. To dość duże wydarzenia, na które zapraszamy od kilkudziesięciu do kilkuset gości. Bardzo ważnym elementem takich spotkań jest wymiana doświadczeń pomiędzy laureatami, czas na indywidualne rozmowy. Poświęcamy temu wiele uwagi, taka jest specyfika naszej branży. Kolejny rodzaj spotkań to szkolenia - prowadzimy je stale, mając na uwadze nieustanne podnoszenie kompetencji naszych doradców. Zajmuje się tym samodzielnie departament szkoleń. Od ponad 20 lat organizujemy też coroczny kongres sprzedaży czy spotkania jubileuszowe. Są to wyjątkowe gale, organizowane z wielką starannością i indywidualnym podejściem. Frekwencja sięga tysiąca gości. Odbywa się również szereg spotkań informacyjnych i roboczych, służących wypracowaniu nowych pomysłów czy form pracy. Generalnie przeważająca cześć wydarzeń ma charakter biznesowy i formalny. Osobno organizowane są spotkania dla pracowników centrali firmy, którymi zajmuje się departament HR. Czy więcej jest spotkań organizowanych przez agencje czy bezpośrednio przez Waszych pracowników? 2 Teraz zdecydowanie większość rzeczy robimy sami. Mamy doświadczony dział zakupów, z którym współpracują pracownicy poszczególnych departamentów, przygotowujący akurat spotkanie. Przez wiele lat, korzystając z pomocy agencji, dużo się nauczyliśmy. Znamy najwrażliwsze punkty wydarzenia, potrafimy wskazać momenty wymagające szczególnej uwagi oraz te, gdzie można wprowadzić unikatowe elementy, aby nadać wydarzeniu oryginalności. Największe spotkania pomagają nam przygotować agencje, przede wszystkim z uwagi na skalę i różnorodność elementów, które trzeba zabezpieczyć. EVENT MANAGER NEWS Praca agencji jest wtedy nieoceniona - zdejmują z nas ciężar wielu zadań do wykonania. Współpraca z event managerami z agencji - jakie pojawiają się trudności we współpracy z organizatorami od briefu, przez realizację, po ewaluację i rozliczenie eventu? Co można ulepszyć w komunikacji? 3 Relacja z agencją to połowa sukcesu. Uważam, że trzeba się lubić. Organizowanie imprez z osobą, która nie do końca czuje nasz sposób pracy, intencje, oczekiwania czy nawet żarty to trudne zadanie. Po kilku latach doświadczeń w takiej sytuacji, z pełnym przekonaniem zachęcam do zmiany menedżera. To korzyść dla obydwu stron. Agencja jest w stanie dokładniej odpowiedzieć na oczekiwania firmy, a my zyskujemy przekonanie o odpowiednim kierunku prac, no i nieocenioną przyjemność ze współpracy. Oczywiście działa to w obydwie strony, kiedy osoba z agencji nie czuje się komfortowo, również powinna przekazać zadanie komuś innemu. Ta współpraca wymaga po prostu porozumienia i zaufania. Jeśli współpracujemy z daną agencją po raz kolejny, od razu proszę o opiekuna, z którym dobrze pracowało nam się wcześniej. Oczywiście menedżer nie pracuje przy imprezie sam. Ma za sobą cały sztab ludzi pracujących na nasz sukces. Jego praca z nimi i koordynacja to najważniejszy element układanki. Dlatego lubię menedżerów z silnymi ekipami, szybko i skutecznie reagujących na zmienne okoliczności. Co jest dla Was najważniejsze przy organizacji wyjazdu integracyjnego - realizacja wyznaczonych celów, ciekawy pomysł, miła obsługa, lokalizacja, koszt? 4 Zawsze uważnie patrzymy na koszty - to istotny element wyboru oferty. Kiedy jednak mamy dwie oferty o podobnych parametrach kosztowych, analizujemy pomysł - zawsze zależy NR 12 | MAJ 2014 Wyjazd INTEGRACYJNY lub zakłóca spokój pozostałych gości. Wtedy dopuszczalne jest wyciąganie konsekwencji. Chcąc uniknąć improwizacji w takich sytuacjach, mamy regulamin wyjazdu, który opisuje prawa organizatora. Czy podczas imprez integracyjnych zdarzały się sytuacje zabawne, dziwne, kryzysowe lub niebezpieczne? 7 Oczywiście, że po każdym z wyjazdów jest garść anegdot do opowiedzenia. O tych kryzysowych czy niebezpiecznych nie chcę mówić - zwykle rozwiązuje się je dyskretnie i w małym gronie. To również świadczy o sile i profesjonalizmie organizacji. Niech tak zostanie. Jakie były najciekawsze i oryginalne pomysły na atrakcje dzienne i wieczorne gale? 8 nam, żeby był oryginalny i nie powielał dotychczasowych scenariuszy. O taki trudno, a często te rzeczywiście ciekawe są drogie. Teraz na przykład czekamy na propozycje dające możliwości zaangażowania uczestników oraz wykorzystania atrybutów i elementów miejsca z którego korzystamy. Jeśli korzystacie z usług agencji, to na jakiej podstawie ją wybieracie? 5 Bardzo szanujemy agencje, które już z nami pracowały i których realizacje zaliczamy do udanych. Jak już wspominałam, szczególnie cenimy niezawodność. Mamy na koncie kilka sytuacji, które wydawały się bez wyjścia, a z których ratowało nas właśnie zaangażowanie i oddanie sprawie menedżera. Chętnie wracamy do takich agencji i właśnie tych menedżerów. Co jakiś czas, zaczynając od mniejszych wydarzeń, zapraszamy do przetargu kogoś nowego. Agencję, która wcześniej zaciekawiła nas swoją wyjątkowością w zakresie oferty czy rodzaju pracy. Takie kreatywne podejście procentuje, na przykład w kolejnym przetargu. Jaka jest Pani opinia o wyjazdach integracyjnych - zachowanie, kultura osobista gości, hałas, imprezy do białego rana itp.? 6 To pytania o ocenę zachowań dorosłych osób w jednej z wielu społecznych sytuacji. A to sprawa osobistych zasad, wartości i wyznaczonych granic, przestrzeganych zarówno na spacerze, w pracy, na wakacjach czy u cioci na imieninach… Organizator czy sponsor wydarzenia mają absolutne prawo nie zgodzić się na rodzaj zachowania, który w ich mniemaniu uniemożliwia kontynuowanie spotkania w zaplanowany sposób EVENT MANAGER NEWS Mieliśmy ostatnio w firmie konkurs, a później galę pod hasłem „kocham życie”. Taki temat otwiera szerokie perspektywy. Było więc czerwono, inspirująco i pięknie. Kolejny przykład - w marcu na zakończenie innej konferencji runął nam kartonowy ekran. To był pomysł agencji, która niskobudżetowo zbudowała, a następnie zburzyła ten spektakularny rodzaj sceny. Element zaskoczenia w oczach uczestników pożądany przez każdego organizatora! Wykorzystujemy też siłę nowych technologii. Na ostatnim kongresie naszej sieci sprzedaży prezesowi udało się przenieść ze sceny w trzeci wymiar - w przyszłość. Dzięki temu nasi goście doświadczyli magii eventu, na co dzień dostępnej tylko w filmie. Siłą takich spotkań są również zapraszani goście ze świata ekonomii, sportu czy rozrywki. Znane nazwiska podnoszą atrakcyjność widowiska. Jakie wydarzenie Pani najmilej wspomina i dlaczego? 9 Wciąż wracam pamięcią do dni spędzonych na Cyprze z grupą laureatów jednej kampanii sprzedażowej. U nas wszyscy byliśmy zmęczeni długą zimą, a tam była już wiosna. Goście byli zachwyceni przede wszystkim pogodą. Słońce nas rozpieszczało. Dodatkowo hotel zadbał o pyszne jedzenie. Ten zestaw wystarczył za wszystkie atrakcje. Czasem wystarczy wybrać odpowiednie miejsce i porę wyjazdu. Uczestnicy doceniają to, czego brakuje im na co dzień. Kiedy wszyscy byli spragnieni słońca, ciepła i odpoczynku - wydarzenie w stu procentach odpowiadało oczekiwaniom. Bez dodatkowych fajerwerków i kosztów. WyWiadu udzieliła: MaGdalena WrzesińsKa Departament Marketingu Grupy Aviva w Polsce NR 12 | MAJ 2014 23 OKIEM PRAWNIKA 24 Wyjazd INTEGRACYJNY opodatkowanie imprez firmowych Kilka miesięcy temu poddaliśmy analizie temat opodatkowania udziału pracowników w imprezach integracyjnych, spotkaniach firmowych, wigiliach i tym podobnych wydarzeniach oraz związane z nim konsekwencje podatkowe dla pracownika. Na podatkowe aspekty organizacji wyjazdów warto również spojrzeć okiem organizatora. W tym zakresie pojawiają się przede wszystkim dwa zagadnienia, mające często niemały wymiar ekonomiczny. Pierwszym jest możliwość zaliczania wydatków poniesionych przez organizatora wyjazdu w podatkowe koszty uzyskania przychodu, drugim zaś, możliwość odliczania podatku VAT wynikającego z faktur związanych z organizacją. Organizacja wyjazdu integracyjnego a podatkowe koszty uzyskania przychodu Jak pokazują przykłady płynące „z rynku”, imprezy i spotkania integracyjne mogą mieć różną postać. Najczęściej mają charakter bądź szkoleniowy, bądź mieszany tj. szkoleniowo-rozrywkowy, bądź czysto rozrywkowy. Bez względu na charakter organizowanej imprezy, wyjazdu czy spotkania, chcąc rozważać możliwość zakwalifikowania poniesionych w związku z takim spotkaniem wydatków do podatkowych kosztów uzyskania przychodów, powinno ono spełniać podstawowy warunek tj. szerokorozumiane budowanie lub wzmacnianie relacji między pracownikami. Przy czym, zaliczanie do kosztów wydatków na imprezy integracyjne od wielu lat wzbudza wątpliwości i kontrowersje, niejednokrotnie również prowadzi do sporów z organami podatkowymi. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT (odpowiednio 22 ust. 1 ustawy PIT) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania, albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT (odpowiednio art. 23 ustawy PIT). Tak sformułowana definicja ma dość ogólny charakter. Dlatego też wydatki związane z organizacją tego typu wydarzeń powinny każdorazowo podlegać indywidualnej EVENT MANAGER NEWS analizie i ocenie pod kątem kwalifikowalności do podatkowych kosztów uzyskania przychodów. Ustawy o podatkach dochodowych w odniesieniu do niektórych wydatków wskazują wprost możliwość zaliczenia ich do kosztów, a w odniesieniu do innych wyłączają tą możliwość. W pozostałych przypadkach zasadnym jest badanie istnienia związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub prawdopodobną realną szansą powstania przychodów, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Związek ten może mieć charakter pośredni i bezpośredni. Aktualna linia interpretacyjna Ministra Finansów jest, co do zasady spójna i zgodna, że o ile organizowane spotkania mają na celu poprawę atmosfery pracy i zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co z kolei może wpływać na zwiększenie efektywności ich pracy, to wydatki związane z organizacją takich spotkań integracyjnych połączone są z prowadzoną przez podatników działalnością. Minister Finansów, przykładowo, w interpretacji indywidualnej (sygn: IBPBI/2/423-982/08/PH z dnia 2 grudnia 2008 r.) wskazał, „że wszystkie poniesione koszty, po wyłączeniu zastrzeżonych NR 12 | MAJ 2014 „ Wyjazd INTEGRACYJNY Wydatki na zorganizowanie imprezy integracyjnej dla pracowników Spółki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem ich właściwego udokumentowania. w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami lub służą zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów. Kosztami podatkowymi są m.in. tzw. koszty pracownicze. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w postaci organizacji dla nich imprez okolicznościowych i integracyjnych. Wydatki te związane są z prowadzoną przez podatnika działalnością. Mają na celu poprawienie atmosfery pracy i zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności pracy. Uczestnicząc w tego rodzaju spotkaniach, pracownicy konsolidują się z firmą. Efektywność pracy wykonywanej przez silny, zmotywowany i zharmonizowany zespół przekłada się w konsekwencji na przychody uzyskiwane przez firmę. W związku z powyższym wydatki na zorganizowanie imprezy integracyjnej dla pracowników Spółki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem ich właściwego udokumentowania (art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych)”. Minister prezentował również stanowisko, że „wydatki ponoszone na rzecz pracowników ze środków obrotowych w związku z organizacją dla nich imprez integracyjnych oraz szkoleniowo-integracyjnych są związane pośrednio z prowadzoną przez Spółkę działalnością oraz mają na celu poprawę atmosfery pracy, a przez to zwiększenie jej efektywności, a to przekłada się na wysokość osiąganych przez Spółkę przychodów. W związku z powyższym można zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów” (tak np. w interpretacji indywidualnej sygn. IP-PB3-423734/08-2/KR z dnia 12 sierpnia 2008 r.) - poprawność takiej interpretacji przepisów podatkowych Minister Finansów potwierdził m.in. w interpretacji z 20 dnia września 2011 r. (sygn. ILPB3/423-280/11-2/MM) oraz z dnia 22 listopada 2013 r. (sygn. ILPB3/423-390/13-2/JG). Organ wydający interpretacje indywidualne, wprawdzie wydaje się stawać po stronie podatników-przedsiębiorców, przy czym niejednokrotnie zostawia sobie swego rodzaju furtkę pozwalającą zakwestionować poprawność kwalifikacji EVENT MANAGER NEWS danych wydatków do kosztów. Minister, z jednej strony wskazuje, że wydatki na organizację spotkań o charakterze szkoleniowo-integracyjnym oraz integracyjnym, w którym uczestniczą pracownicy, sfinansowane ze środków obrotowych organizatora/pracodawcy, stanowią koszty uzyskania przychodów, przy czym jednocześnie zaznacza, iż wykazanie związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiąganych przychodów (zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów), obciąża podatnika-przedsiębiorcę (tak np. Minister Finansów w interpretacji ILPB3/423505/11-2/JG, z dnia 23 stycznia 2012 roku). Co więcej, Minister sugeruje by zachować ostrożność i sygnalizuje by wszelkie wydatki związane z wyjazdami i spotkaniami integracyjnymi nie były automatycznie kwalifikowane do podatkowych kosztów uzyskania przychodów. Przykładowo w interpretacji indywidualnej z dnia 23 stycznia 2012 r., sygn. ILPB3/423-505/11-5/JG wskazano, że jeśli impreza integracyjna nie ma na celu poprawy komunikacji wewnętrznej i motywacji do pracy poprzez zintegrowanie pracowników z firmą, budowanie zespołu, poprawy atmosfery, a jej celem jest tylko przebywanie pracowników ze sobą czy konsumpcja sama w sobie, to w takim przypadku nie można uznać, że wydatki poniesione na organizację takiej imprezy mają związek z przychodem, wobec czego nie stanowią one kosztu uzyskania przychodów. W związku z tym, należy mieć na uwadze, iż spotkania nie mogą mieć jedynie charakteru konsumpcyjnego czy rozrywkowego, a wydatki nie powinny wykraczać poza główny cel spotkania, jakim jest integracja bądź szkolenie i nie powinny mieć charakteru reprezentacji (podobnie również w interpretacji z dnia 2 listopada 2012 r., sygn. nr IBPBI/2/423-937/12/MS). Podsumowując, odpowiednie zaplanowanie, ułożenie i zorganizowanie spotkania lub wyjazdu integracyjnego (nawet z dodatkowymi elementami rozrywkowymi w postaci np. programu artystycznego lub gier i zabaw), daje szansę na zaliczenie wydatków poniesionych na ich zorganizowanie do kosztów podatkowych - co może zachęcić pracodawców do organizowania takich spotkań z uwagi na zmniejszenie ich realnego ciężaru ekonomicznego. Niemniej, w celu minimalizacji ryzyka wynikającego z zakwalifikowania omawianych wydatków do kosztów, podatnik powinien przyjąć jako cel takiej imprezy czy spotkania zintegrowanie pracowników z firmą/pracodawcą, jak również zintegrowanie pracowników pomiędzy sobą. Jeżeli nie przyjmie takiego założenia, to samo spotkanie polegające głównie na „konsumpcji” może nie stanowić kosztów uzyskania przychodów. Minister Finansów niejednokrotnie podkreślał, że kosztem uzyskania przychodów mogą być zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie NR 12 | MAJ 2014 25 OKIEM PRAWNIKA 26 „ Wyjazd INTEGRACYJNY konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione, jako zmierzające do ich osiągnięcia. Przy czym konieczne jest zaistnienie związku pomiędzy poniesionym kosztem a uzyskiwaniem, bądź też szansą uzyskiwania, przychodów przez podmiot, który ten koszt ponosi. Należy mieć na uwadze, iż spotkania nie mogą mieć jedynie charakteru konsumpcyjnego czy rozrywkowego, a wydatki nie powinny wykraczać poza główny cel spotkania, jakim jest integracja bądź szkolenie i nie powinny mieć charakteru reprezentacji. Należy również pamiętać, że to na podatniku (organizatorze) będzie spoczywał obowiązek wykazania (zgromadzenia dowodów) związku między poniesionym kosztem a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów). Konsekwentnie dążąc do minimalizacji ryzyka podatkowego, warto dołożyć starań w zakresie odpowiedniego udokumentowania celu spotkania czy wyjazdu i jego przebiegu (np. szczegółowy program wyjazdu, prezentacje przedstawiane w trakcie takich spotkań dotyczące np. podsumowania działalności podatnika, planów jej rozwoju, podsumowania pracy określonych zespołów, plany zabaw integracyjnych, teambuilding itp.). Co z podatkiem VAT? Niemal automatycznie po udzieleniu odpowiedzi czy dany wydatek będzie dla przedsiębiorcy kosztem uzyskania przychodu rodzi się pytanie czy od poniesionych wydatków można odliczyć podatek VAT? Ogólna zasada odliczania podatku naliczonego zawarta została w przepisie art. 86 ust. 1 ustawy VAT, zgodnie z którym, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Należy jednak pamiętać o ustawowych wyłączeniach możliwości odliczania VAT wskazanych w art. 88 ustawy VAT. W art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy VAT ustawodawca wskazał, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się EVENT MANAGER NEWS do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób. Analiza przepisów ustawy VAT oraz linii interpretacyjnej organów podatkowych prowadzi do wniosku, że nawet w sytuacji, gdy zakupione towary i usługi są w sposób pośredni wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, to podatnikom organizującym spotkania integracyjne przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT pod warunkiem, iż nie zachodzą wskazane powyżej przesłanki. Prawidłowość takiego stanowiska również potwierdza Minister Finansów. Przykładowo w interpretacji o sygn. IBPP1/4431325/09/EA z dnia 9 kwietnia 2010 roku, wskazał, że „(…) Zakupione towary i usługi, które tylko w sposób pośredni związane są z działalnością Podatnika, a więc nie służą dalszej odsprzedaży ani nie są wykorzystywane do wytworzenia wyrobów i usług będących przedmiotem obrotu, są przez Podatnika przekazywane do wykorzystania pracownikom, klientom i osobom związanym z Podatnikiem w okolicznościach wymienionych w przedmiotowym wniosku. Mając na uwadze powołane przepisy prawa podatkowego oraz przedstawiony we wniosku stan faktyczny, należy uznać, iż na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu wydatków ponoszonych na zakup towarów i usług wymienionych w przedmiotowym wniosku z wyjątkiem usług noclegowych i gastronomicznych oraz z uwzględnieniem innych wyłączeń wynikających z art. 88 ustawy o VAT (…)”. Takiego pośredniego związku z działalnością opodatkowaną należy upatrywać, gdy nabywane towary lub usługi są związane z całokształtem działalności (opodatkowanej) danego przedsiębiorcy i w rezultacie pośrednio wpływają na jego działalność (wykonywanie czynności opodatkowanych) - np. poprzez działania zmierzające do tworzenia sprawnie funkcjonującego zespołu pracowników. Na marginesie, należy pamiętać o ewentualnym ograniczeniu w odliczeniu całej kwoty podatku VAT, tj. w sytuacji, gdy np. przedsiębiorca nie prowadzi działalności wyłącznie opodatkowanej VAT, to nie będzie mógł odliczyć w całości podatku naliczonego (możliwość odliczenia może wystąpić tylko w takiej części, w jakiej impreza integracyjna dotyczy działalności opodatkowanej). Usługi noclegowe i gastronomiczne a usługa kompleksowa Zauważyć należy, że przepis art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT nie znajduje zastosowania w przypadku nabywania kompleksowych usług organizacji imprez integracyjnych, w których skład wchodzą, między innymi, usługi noclegowe NR 12 | MAJ 2014 „ Wyjazd INTEGRACYJNY Analiza przepisów ustawy VAT oraz linii interpretacyjnej organów podatkowych prowadzi do wniosku, że nawet w sytuacji, gdy zakupione towary i usługi są w sposób pośredni wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, to podatnikom organizującym spotkania integracyjne przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT pod warunkiem, iż nie zachodzą wskazane powyżej przesłanki. i gastronomiczne. Potwierdzają to organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach, czego przykładem może być interpretacja indywidualna z dnia 23 lipca 2008 r. (sygn. ILPP1/443436/08-4/BD) czy również interpretacja indywidualna z dnia 16 marca 2010 r. (sygn.: IPPP1-443-233/10-2/EK), gdzie Minister Finansów stwierdził, że „Spółce przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wykazany w fakturze z tytułu zakupu kompleksowej usługi organizacji i koordynacji działań zapewniających prawidłowe przeprowadzenie kongresu, konferencji, warsztatu, zjazdu, szkolenia produktowego bądź szkoleń dla pracowników działu sprzedaży i marketingu, szkoleń integracyjnych, szkoleń produktowych, połączonych z elementami integracyjno-rozrywkowymi, gdyż nabywane przez Spółkę usługi są związane z czynnościami opodatkowanymi, przez nią wykonywanymi.” Jak pokazuje praktyka rynkowa, część podatników chcąc skorzystać (w sposób pośredni) z odliczenia VAT również od usług noclegowych i gastronomicznych decyduje się na nabycie kompleksowej usługi w związku z organizacją spotkania lub imprezy integracyjnej (w skład której wejdą m.in. usługi noclegowe czy gastronomiczne) od jednego podmiotu - zewnętrznego organizatora, który wystawi fakturę za całość świadczenia (usługi noclegowe i gastronomiczne stanowią w takim przypadku integralną część nabywanej usługi). W przypadku nabycia złożonej usługi, usługa ta powinna być opodatkowana w sposób jednolity, właściwy dla usługi stanowiącej nadrzędny, ekonomiczny cel całej transakcji (zatem w naszym przypadku usługi organizacji spotkania integracyjnego). Podsumowanie Zorganizowanie wyjazdu czy spotkania integracyjnego dla pracowników i podatkowa kwalifikacja wydatków z tym związanych (zarówno na gruncie podatków dochodowych czy podatku VAT), jest od dawna problematyczne i należy mieć na uwadze, że w razie kontroli podatkowej, wydatki takie mogą być przedmiotem wnikliwego badania. Chcąc wyeliminować ryzyko podatkowe w tym zakresie, pomimo wydaje się, co do zasady, korzystnej linii interpretacyjnej Ministra Finansów (zarówno w zakresie podatku dochodowego, jak i w zakresie podatku VAT), zasadnym wydaje się uzyskanie indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego wydanej przez Ministra Finansów w całym opisanym wyżej zakresie. n Michał KrysiK doradca podatkowy, Firma prawnicza LSW Firma prawnicza LSW - od 15 lat doradza polskim i międzynarodowym korporacjom i organizacjom społecznym. Ponad 50 prawników LSW w Warszawie, Gdańsku i Katowicach dba o bezpieczeństwo prawne przedsięwzięć biznesowych, oraz doradza w kwestiach ochrony własności intelektualnej, reprezentując również klientów w sporach sądowych. LSW jest jedyną polską firmą prawniczą zrzeszoną w międzynarodowej sieci World Link For Law. Wspieramy polskie i sieciowe agencje reklamowe, domy mediowe, firmy PR-owe jak również reklamodawców oraz podmioty podejmujące kluczowe dla ich biznesów, często nieszablonowe przedsięwzięcia marketingowe. Współpracujemy również z instytucjami branżowymi, w tym Proto.pl, Krajową Izbą Producentów Audiowizualnych, MediaRun, Stowarzyszeniem Komunikacji Marketingowej SAR. Prawnicy LSW prowadzą szkolenia min. w ramach Uniwersytetu Reklamy oraz nadzorują i audytują konkursy branżowe takie jak KTR, Media Trendy, Effie czy Dyrektor Marketingu Roku. EVENT MANAGER NEWS NR 12 | MAJ 2014 27 CASE STUDY 28 Wyjazd INTEGRACYJNY CASE STUDY ie branży budowlanej Tytuł projektu: Spotkzan aty Adriabuild 2014 reg ora j i deweloperskie YACHTING Incentive Nazwa agencji: FORSAIL dowlano-deweloperska Nazwa klienta: Branża bu tive Kategoria projektu: Incen Liczba uczestników: 70 Lokalizacja: Chorwacja .2013 Termin realizacji: 22-26.09 FORSAIL Yachting Incentive jest firmą z największym na rynku doświadczeniem w organizacji wyjazdów Incentive oraz liderem i pionierem idei żeglarskich wyjazdów motywacyjnych Sail Incentive, a także wiodącą firmą w czarterach jachtów na całym świecie. Od 2010 roku pod marką FORSAIL Ski CLUB prowadzona jest szkoła narciarstwa i snowboardu, co stanowi uzupełnienie oferty zimowej w zakresie wyjazdów Incentives oraz indywidualnych. Kadrę firmy stanowią pasjonaci żeglarstwa i narciarstwa, osoby z bogatym doświadczeniem w organizacji turystyki, a także starannie wyselekcjonowani skipperzy oraz instruktorzy. Więcej na stronie www.forsail.pl W dawnych czasach wspólny wysiłek setek rąk załogi na pokładzie żaglowców, pomagał doprowadzić statek do portu bezpiecznego schronienia oraz osiągać nieznane i odległe cele podróży, co gwarantowało niezliczone korzyści. Obecnie, okrętem takim jest firma. Żeglowanie po burzliwym oceanie rynku, wymaga bezustannego zaangażowania załogi, wzajemnego zaufania i ducha współpracy oraz odwagi i rozsądku kapitana. Tylko wtedy firma może osiągnąć zamierzone cele, zdobyć nowe rynki i z pełnymi wiatru żaglami zostawić konkurencję za sobą. Sail Incentive™ to doskonała metoda budowania, motywacji i integracji zespołu, oparta na analogii pomiędzy pracą załogi na jachcie, a pracą jednostki organizacyjnej w firmie. Sail Incentive™, poprzez swoje elitarne konotacje, jak golf czy jazda konna, to również doskonała platforma do budowania relacji, nawiązywania kontaktów oraz networkingu. Oprócz wyjazdów Incentive realizowanych dla klientów firmowych, FORSAIL jest organizatorem regat branżowych w Chorwacji, takich jak: AdriaBuild - regaty dla branży budowlano-deweloperskiej, AdriaPharma - regaty dla branży farmaceutyczno-aptekarskiej oraz przygotowywane obecnie regaty AdriaEnegry kierowane do rynku energetycznego. Idea tego typu spotkań, na przykładzie regat AdriaBuild (www.adriabuild.pl) to nie tylko integracja branży i rywalizacja sportowa, ale także okazja do prowadzenia merytorycznych dyskusji, nieformalnych spotkań biznesowych oraz prezentacji firm z danej branży. Spotykają się tu bowiem firmy - podmioty szeroko rozumianego rynku budowlanego - począwszy od architektów, przez inwestorów, firmy deweloperskie, generalnych wykonawców, aż po firmy podwykonawstwa budowlanego. W II edycji Adriabuild 2013, która odbyła się w dniach 22-26 września, udział wzięło ponad 70 osób, startujących w 8 załogach na jachtach Bavaria 46 oraz Delphia 40 i Delphia 47. Byli to głównie prezesi, właściciele i kadra zarządzająca firm architektów, deweloperskich i budowlanych, a gościem specjalnym był Zastępca Głównego Inspektora Nadzoru Budowlanego, który omawiał zmiany w prawie budowlanym. Pierwszy dzień - niedziela - to czas EVENT MANAGER NEWS zarezerwowany na trening, trymowanie jachtów i zgranie załóg. Oficjalne rozpoczęcie odbyło się w niedzielę wieczorem przy uroczystej kolacji w restauracji w marinie Hramina w Murterze. Poniedziałek przywitał uczestników przepiękną, słoneczną pogodą oraz wiatrem, nieprzekraczającym 16 węzłów. Rozegrane zostały trzy wyścigi krótkodystansowe na trasie „śledziowej” oraz wyścig długodystansowy do uroczego portu na wyspie Zlarin. Końcówka dnia to mocniejszy wiatr, dochodzący nawet do 25 węzłów, a następnie wspaniała kolacja w lokalnej restauracji i pierwsze toasty za zwycięzców dnia. We wtorek w godzinach przedpołudniowych była flauta i upalna, słoneczna pogoda, wiec cała flotylla udała się na kotwicowisko, gdzie z pomocą RIBa uczestnicy oddawali się wodnym konkurencjom - wyścigi na pontonach, snorkling czy pirackie abordaże zaprzyjaźnionych jednostek z pomocą wiader z wodą. Po południu, nieduży wiatr pozwolił rozegrać wyścig do Rogoźnicy - jednej z najbardziej ekskluzywnych marin w Chorwacji. Tu, w eleganckiej portowej restauracji miała miejsce część NR 12 | MAJ 2014 Wyjazd INTEGRACYJNY oficjalna spotkania - prezentacje firm, wykład na temat prawa budowlanego, a następnie kolacja i wieczorne marynarskie uciechy. Środa to kolejne trzy wyścigi krótkodystansowe, oraz spokojne żeglowanie przepięknym kanionem rzeki Krka do miejscowości Skradin - bramy Parku Narodowego Krka. Wieczorny program to biznes mixer na jachtach, a następnie party hawajskie. Kreatywność uczestników nie miała granic i oprócz nagród dla zwycięzców dnia, wręczone zostały nagrody za najlepsze hawajskie przebranie, indywidualnie i zespołowo. Kolejny dzień - czwartek - to dłuższy poranny postój na zwiedzanie miasteczka Skradin i wycieczka do wodospadów Krka, a następnie ostatni podsumowujący wyścig i rejs na uroczą wysepkę Zminijak. Tu, w jedynym na wyspie zabudowaniu, mieści się lokalna Konoba serwująca wyśmienite owoce morza. Tu też, miało miejsce uroczyste zakończenie regat, wręczenie Pucharu przechodniego Adriabuild oraz pucharów w poszczególnych klasach i za EVENT MANAGER NEWS NR 12 | MAJ 2014 walkę fair play. Specjalnie ściągnięty na tę wysepkę zespół, uświetnił wieczorną zabawę, a muzyka, do późnych godzin nocnych, wypełniała okoliczne wysepki. Regaty branżowe, takie jak Adriabuild, to idealny sposób na połączenie zabawy i relaksu z integracją, budowaniem relacji oraz merytorycznym spotkaniem branżowym. To także wspaniała sportowa rywalizacja startujących załóg firmowych. Kolejna edycja tej imprezy już w dniach 21-25.09.2014. 29 INSPIRACJE EVENTOWE 30 inspiracje... Wyjazd INTEGRACYJNY CyfrowE kurtyNy woDNE Nie od dziś wiadomo, jak ważne jest, by zwrócić na siebie uwagę klientów i wyróżnić się w tłumie. Choć przepis na udany event nie istnieje, to wiadomo, że jednym z najistotniejszych jego elementów jest wzbudzenie jak największego zainteresowania odwiedzających. Stąd głośno ostatnio o tak zwanym efekcie WOW, czyli efekcie zaskoczenia. Weźmy dla przykładu targi branżowe. Odwiedzający są często oszołomieni natłokiem informacji. Ich percepcja jest przytłumiona i mają problemy z orientacją. Często przemykają pomiędzy stoiskami, nie zapamiętując wielu szczegółów. Dlatego tak ważne jest, aby zaskoczyć odwiedzających czymś nowym, niespotykanym. Organizatorzy muszą pamiętać, żeby w evencie nie zabrakło elementów, które spowodują, że odwiedzający nie przejdą obojętnie, lecz zatrzymają się na dłużej. Dzięki takim elementom liczba osób, które zwrócą uwagę na stoisko może być zwielokrotniona. Kilka miesięcy temu pojawiło się na polskim rynku urządzenie zapewniające ten efekt - to tak zwany cyfrowy wodospad graficzny. Jest to kilkumetrowy ekran wodny, który niczym drukarka tworzy obrazy za pomocą spadających kropel wody. Spadające obrazy nie są złudzeniem świetlnym - to prawdziwe, wielobarwne kropelki wody, których można nawet dotknąć. W czasie pokazu, magiczny wodospad wyświetla rozmaite efekty: przeplatanki, figury geometryczne, finezyjne kształty. Każdy klient może spersonalizować pokaz, dodając do wyświetlanych obrazów swoje logo czy slogan reklamowy. Rozwiązanie, które być może najbardziej zainteresuje widzów, to możliwość zaprojektowania własnego show. Dzięki podłączonemu do kurtyny wodnej tabletowi, każdy może sam narysować obrazy, które wyświetlą się w postaci wodospadu. Możliwość interakcji z maszyną z pewnością zatrzyma na dłużej każdego przechodnia. EVENT MANAGER NEWS NR 12 | MAJ 2014 Wyjazd INTEGRACYJNY Instalacja cyfrowego ekranu graficznego na stałe, na przykład w lobby hotelowym, aquaparku czy muzeum, otwiera szerszy wachlarz możliwości, ułatwiając samodzielne zmienianie wyświetlanych treści. Cyfrowa kurtyna wodna nie wymaga dużej przestrzeni, dzięki czemu można ją wykorzystać nawet na niewielkich stoiskach targowych. Do montażu najmniejszej, jednomodułowej wersji, wystarczy obszar 2m x 1,5m. Wersja standardowa ma od 3 do 10 metrów szerokości. Wodospad graficzny może stanąć w dowolnym miejscu. Im większy rozmiar kurtyny, tym więcej możliwości - o ile wersja jednomodułowa pozwala na wyświetlanie jednego obrazu na raz, to instalacja składająca się z kilku modułów umożliwia wyświetlanie w całości poziomych napisów. Większa rozdzielczość oznacza też lepszą widoczność z daleka. Wodospad graficzny może być wykorzystany zarówno we wnętrzach, jak i w otwartej przestrzeni. Instalacja cyfrowego ekranu graficznego jest gwarancją efektu WOW. Nikt nie przechodzi obok niego obojętnie. To doskonałe narzędzie uświetniające takie eventy jak targi, konferencje, koncerty, wystawy i wiele innych. To świetny sposób na promocję firmy. Odwiedzający będą zachwyceni wodnym show i na pewno chętnie podzielą się robionym zdjęciami i filmami ze swoimi znajomymi. Dzięki temu, wydarzenie ma szansę uzyskać większy rozgłos także w internecie. Zobacz film EVENT MANAGER NEWS NR 12 | MAJ 2014 31 w kolejnych numerach: Masz doświadczenie w branży i lubisz dzielić się wiedzą? Chcesz przedstawić ciekawe case study z twoich realizacji i pokazać osiągnięcia twojej firmy? Dotychczas pisali dla nas autorzy z takich firm jak: Sound Garden Hotel, Floral Concept Store by Eva Klimek, Focus Event, Microsoft, Design4Rent, Ericsson Sp. z o.o., Voda Naturalna, TransmisjeOnline, Like It Box, PRO4MEDIA, GRODA czy Moc&ArtGroup. Chętnych do pisania artykułów zapraszamy do zapoznania się z kalendarzem wydawniczym (artykuły muszą być spójne z tematyką numeru) i wysyłania zgłoszeń wraz z proponowanym tematem oraz krótkim konspektem na adres: [email protected] Nie czekaj! zAPytAj! Masz pytanie dotyczące branży MICE? Problem prawny, organizacyjny? A może szukasz ciekawych atrakcji lub solidnego podwykonawcy? Napisz do nas, a postaramy się pomóc [email protected] Najciekawsze pytania wraz z odpowiedzią profesjonalisty z danej dziedziny, zamieścimy w kolejnych wydaniach Event Manager News. EVENT MANAGER NEWS NR 12 | MAJ 2014 a j c a r i p s in ! a r e g a n a m t n e v dla e