pobierz

Załącznik do zaproszenia do składania ofert na świadczenie usług doradztw technicznego
I.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Ogólny zakres prac związany z doradztwem technicznym:
Przedmiot zamówienia.
Analiza przedwdrożeniowa.
Zakup licencji.
Gwarancja
Szkolenia
Dokumentacja
Użytkownicy systemu
Podstawy prawne
Warunki niefunkcjonalne
Wymagania techniczne
Wymagania ogólne
II.
Zakres obszarów funkcjonalnych związanych z doradztwem technicznym
1. Kadry
1) funkcjonalności związane z prowadzeniem kartoteki osobowej oraz ewidencji zdarzeń dotyczących
pracowników,
2) funkcjonalności uwzględniające specyfikę uczelni wyższej,
3) funkcjonalności związane z ewidencją czasu pracy i nieobecnościami pracownika,
4) funkcjonalności dotyczące ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych (zgłoszenie do ubezpieczeń,
korekty zgłoszeń, wyrejestrowanie),
5) funkcjonalności związane z ewidencją projektów finansowanych z innych środków (UE, MEN, MZ,
itp.) oraz pracowników uczelni zaangażowanych do pracy w tych projektach
6) funkcjonalności związane z obsługą systemu,
7) funkcjonalności związane z obsługą Uczelnianego Funduszu Świadczeń Socjalnych (UFŚS),
8) wydruki, raporty, sprawozdawczość,
9) integracja ZISZ z systemem POL-on w zakresie prowadzenia ewidencji nauczycieli akademickich,
zmian kadrowych. Przypominanie o terminowym dokonaniu zgłoszeń,
10) dostęp pracownika do swoich danych przez portal,
11) integracji kartoteki osobowej z Uczelnia XP (m.in. w zakresie możliwości dostępu do informacji
o rozliczonych godzinach ponadwymiarowych nauczyciela akademickiego i przysługującym mu
wynagrodzeniu).
2. Płace
1) skalowalność i rozbudowa sposobu modyfikacji formuł płacowych dotyczących naliczeń wynagrodzeń,
2) wyliczanie wynagrodzeń na podstawie prowadzonych ewidencji, zgodnie z obowiązującymi
przepisami, w tym nauczycieli akademickich,
3) pełna automatyzacja obliczania wynagrodzeń poprzez wskazanie okresu, którego dotyczy dany składnik
płacy miesięcznej, co powinno jednocześnie umożliwić automatyczne rozliczanie okresów
zasiłkowych, kontrolowanie z jakich podstaw należy rozliczać dany rodzaj zasiłku, kontrolowanie czy
dany pracownik ma uprawnienia do zasiłku, naliczanie odpowiednich procentów, uwzględnianie
zmiany wymiaru etatu i wysokości podstawy w poszczególnych miesiącach, w przypadku absencji
chorobowej powyżej 3 m-cy nauczyciela akademickiego system musi wstrzymać wypłatę dodatku
funkcyjnego zgodnie z obowiązującymi przepisami,
4) wgląd w kartotekę przebiegu zatrudnienia w układzie historycznym,
5) prowadzenie kartoteki zarobkowej z podziałem na listy płac i zawarte w nich składniki wynagrodzenia,
6) obliczanie listy płac musi być możliwe wielokrotnie, z uwzględnieniem zmian naniesionych np. przez
dział kadr,
7) dla każdego pracownika w danym m-cu możliwość zdefiniowania jednej listy głównej oraz
nieograniczonej ilości list dodatkowych,
8) zaewidencjonowanie potrąceń stałych ( kwotowych i procentowych ), możliwość wprowadzania
dodatkowych,
9) eksport danych do systemów: Płatnik, POLON i inne. Integracja z programem Płatnik także w zakresie
zgłoszeń i wyrejestrowań pracowników i zleceniobiorców,
10) przelewy elektroniczne,
11) drukowanie deklaracji PIT z możliwością elektronicznej wysyłki do pracowników według procedury
zgodnej obowiązującym prawem,
12) system musi zapewnić pełną automatyzację dekretacji list płac w systemie FK ,
13) ewidencja pożyczek i zautomatyzowane rozliczanie kasy zapomogowo-pożyczkowej,
14) elektroniczne przesyłanie deklaracji podatkowych do US (w tym IFT-1, IFT-1R, 8c ),
15) w przypadku zatrudnienia na więcej niż jeden etat, eksport do systemu Płatnik jako jedna pozycja na
raportach RCA, RSA oraz winien być generowany jeden PIT,
16) możliwość przekazywania wynagrodzenia no dowolną liczbę kont bankowych (podział procentowy lub
kwotowy),
17) możliwość przekazywania wynagrodzenia z innych tytułów na wskazane konto bankowe,
18) możliwość redagowania wynagrodzenia tylko na podstawie umów o pracę oznaczonych jako
podpisane w systemie kadrowym,
19) przy naliczaniu wynagrodzenia i generowaniu wydruków system powinien uwzględniać podział pracy
między pracowników Rachuby Płac, z możliwością zastępstwa,
20) system musi umożliwić wydruki.
3.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)
15)
Umowy cywilno-prawne
wypłata umów-zleceń, umów o dzieło, w tym za godziny ponadwymiarowe nauczycieli,
klasyfikacja umów,
pełna obsługa przygotowania i ewidencji umów przy użyciu systemu informatycznego w różnych
komórkach organizacyjnych Uczelni,
umowy zlecenia zawarte z osobą nie będącą pracownikiem na kwotę poniżej minimalnego
wynagrodzenia,
możliwość zajęcia wynagrodzenia z tytułu umów cywilno – prawnych,
możliwość redagowania wypłat z tytułu umów cywilno-prawnych w rozbiciu na kilka rodzajów
kosztów,
uwzględnianie limitu z tytułu korzystania z kosztów uzyskania autorskich przez pracowników,
blokowanie kosztów uzyskania w przypadku złożenia wniosku przez wykonawcę,
umowy zlecenia zawarte z osobami nie będącymi pracownikami -raporty RCA „0”, RZA ,,0”,
wszystkie wypłaty po zakończeniu umowy zlecenia zawartej z osobą nie będącą pracownikiem
powinny występować na raportach RCA lub RZA z kodem 3000,
umowy cywilno - prawne o niskiej wartości – podatek zryczałtowany,
umowy cywilno – prawne zawarte z osobami zagranicznymi – właściwy podatek zryczałtowany,
umowy o dzieło zawarte z osobą nie będącą pracownikiem – blokada naliczania składek ZUS,
możliwość obliczania podatku według wyższej stawki określonej w skali podatkowej (w przypadku
złożeniu wniosku przez pracownika),
raportowanie zbiorczych zestawień w wybranym układzie,
system musi generować m.in. następujące raporty i zestawienia.
4. Finanse i księgowość
1) powiązanie z elektronicznym obiegiem dokumentów, dowodami księgowymi, elektroniczne obrazy
dokumentów, gromadzone w centralnym archiwum. System ma umożliwić bezpośredni dostęp do
dowodów elektronicznych, co ma uprościć i skrócić czas potrzebny na ich rejestrowanie i analizę,
2) prowadzenie ksiąg rachunkowych,
3) automatyczne rejestrowanie i księgowanie wprowadzonych dokumentów,
4) wstępne rejestrowanie i niezależne zatwierdzanie dokumentów z blokadą wprowadzenia dwóch
dokumentów / faktur o tym samym numerze,
5) rozrachunki,
6) rozliczanie podatku VAT ,
7) kartoteka kontrahentów,
8) rozliczenia walutowe,
9) wydruki, raporty, sprawozdawczość,
10) ewidencja i monitorowanie świadczeń z UFŚS,
11) integracja z systemami bankowymi umożliwiająca pełną automatyzację księgowania wyciągów
bankowych,
12) raportowanie kosztów działalności (w tym podstawowej i naukowej),
13) automatyczna autoryzacja zapisów księgowych,
14) rozliczanie Stypendiów Studenckich (integracja z Uczelnia XP),
15) kasa,
16) wystawianie faktur sprzedaży towarów i usług w formie zgodnej z obowiązującymi przepisami,
17) gospodarka magazynowa,
18) rejestr umów z kontrahentami w celu kontroli realizacji i płatności,
19) dostęp do numerów rachunków bankowych pracowników UTH w systemie finansowym w celu
dokonywania płatności w formie przelewu (np.: delegacje służbowe itp.),
20) zestawienie dla potrzeb sporządzenia deklaracji INTRASTAT,
21) prowadzenia ewidencji dotyczącej PKZP z uwzględnieniem pracowników i emerytów poza ewidencją
księgową,
22) możliwość prowadzenia ewidencji zakupu i przyjęcia na stan majątkowy Uczelni aparatury naukowobadawczej.
5. Gospodarka magazynowa
1) ZISZ musi umożliwiać zarządzanie gospodarką materiałową w systemie bezmagazynowym,
wzorowanym na systemie JIT (Just In Time – dostawa na czas) – rozumianym jako system dostaw
materiałów bezpośrednio do użytkownika, bez wcześniejszego magazynowania, poprzez planowanie,
zamawianie i realizację dostaw materiałów dla komórek organizacyjnych Uczelni,
2) ZISZ powinien uniemożliwiać operację rozchodu poniżej stanu magazynowego
3) ZISZ powinien być przystosowany do prowadzenia ewidencji środków o niskiej wartości oraz
wyposażenia wg pól spisowych,
4) ZISZ musi umożliwiać składanie zapotrzebowani on-line z możliwością śledzenia statusu zamówienia
wg określonego wzoru obowiązującego w Uczelni wraz z podglądem stanów magazynowych,
5) Wskazane powyżej funkcjonalności muszą być w pełni zautomatyzowane i zintegrowane z modułem
fakturowania i obiegiem dokumentów, umożliwiając automatyczne dekretowanie i księgowanie
dokumentów elektronicznych,
6) ZISZ powinien umożliwiać ewidencję wykorzystania środków transportu, zleceń wyjazdu, rozliczanie
kosztów oraz optymalizację wykorzystania transportu.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Środki trwałe oraz środki o niskiej wartości
Obsługa zamówień publicznych
E-kancelaria, elektroniczny obieg dokumentów
Sprawozdawczość zarządcza i analizy finansowe
Działalność naukowo-badawcza i rozliczanie projektów europejskich.
Kontrolowana dystrybucja informacji o studentach i absolwentach
1) ZISZ musi umożliwiać łatwy i szybki dostępu do bazy absolwentów w celu umożliwienia kontaktu
przedsiębiorcom ze studentami
III.
Doradztwo techniczne przy zakupie:
1) serwerów wraz z systemami operacyjnymi, backup’em, zasilaniem, instalacją i konfiguracją,
2) zestawów komputerowych wraz z systemami operacyjnymi, oprogramowaniem biurowym oraz
kosztami instalacji i konfiguracji,
3) zakup laptopów wraz z systemami operacyjnymi, oprogramowaniem biurowym oraz instalacja i
konfiguracja,
4) zakup i instalacja PIAP.