Protokół - BIP Starostwo Powiatowe w Pabianicach

Protokół - BIP Starostwo Powiatowe w Pabianicach

Wył cznie do u ytku słu bowego
BK II 0913/10/2006
Pabianice 18.07.2006r.
PROTOKÓŁ
z kontroli przeprowadzonej od 11 do 14 lipca 2006 roku przez inspektora kontroli
wewn trznej Starostwa Powiatowego w Pabianicach Janusza Małkusa w Wydziale
Infrastruktury Społecznej i Spraw Obywatelskich.
Kontrola została przeprowadzona na podstawie Zarz dzenia Nr 32/06 Starosty Pabianickiego
z dnia 10 lipca 2006 roku w sprawie upowa nienia do przeprowadzenia kontroli.
Zakresem kontroli obj to sprawowanie nadzoru nad stowarzyszeniami w latach 2003 - 2005
w oparciu o postanowienia ustaw: Prawo o stowarzyszeniach i Kulturze fizycznej.
Naczelnikiem Wydziału jest od 01.09.2000 roku Gra yna Kaczmarek.
Zgodnie z postanowieniami Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Pabiani-cach ( § 59 pkt. 3 ) Wydział Infrastruktury Społecznej i Spraw Obywatelskich sprawuje w
w imieniu Starosty Pabianickiego nadzór nad stowarzyszeniami na podstawie przepisów
ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 roku Prawo o stowarzyszeniach ( tekst jednolity: Dz.U. z 2001
roku , Nr 79 , poz.855 ).
Powy szy nadzór dotyczy:
1) Stowarzysze ( stowarzyszenia zwykłe , stowarzyszenia lokalne , jednostki terenowe
stowarzysze ogólnopolskich ).
2) Uczniowskich klubów sportowych i nie prowadz cych działalno ci gospodarczej klubów
sportowych.
3) Ochotniczych stra y po arnych.
Zgodnie z postanowieniami ustaw: o kulturze fizycznej ( tekst jednolity; Dz.U. z 2001r. Nr 81
poz.889 ) oraz o ochronie przeciwpo arowej ( tekst jednolity; Dz.U. z 2002r. Nr 147 , poz.
1229 ) wymienione w pkt. 2 , 3 organizacje działaj tak e w oparciu o przepisy ustawy
Prawo o stowarzyszeniach.
Prowadzone przez Wydział ewidencje stowarzysze obejmuj aktualnie 236 stowarzysze ,
wykaz stowarzysze jest zał cznikiem nr 1 do protokołu z kontroli.
Powy szym wykazem , dost pnym na stronie internetowej powiatu pabianickiego obj to
wszystkie stowarzyszenia wpisane zgodnie z ustaw Prawo o stowarzyszeniach do ewidencji
stowarzysze nad którymi nadzór sprawuje lub sprawował w imieniu starosty kontrolowany
Wydział. W przypadku stowarzysze , które ju nie funkcjonuj wykaz zawiera stosowne
informacje o likwidacji , rozwi zaniu , zawieszeniu działalno ci stowarzysze .
W trakcie trwania kontroli sprawdzono dokumentacj 64 stowarzysze , zaznaczaj c w w/w
zał czniku stowarzyszenia których dokumentacja została sprawdzona.
W trakcie kontroli sprawdzono:
a) dokumentacj wszystkich 13 stowarzysze zwykłych,
b) dokumentacj 22 stowarzysze lokalnych , w ewidencji 77 takich stowarzysze ,
c) dokumentacj 11 terenowych jednostek organizacyjnych ( kół , oddziałów ) stowarzysze
o zasi gu ogólnopolskim , w ewidencji 38 takich jednostek,
d) dokumentacj 6 ochotniczych stra y po arnych z 60 zaewidencjonowanych,
e) dokumentacj 6 uczniowskich klubów sportowych z 17 zaewidencjonowanych,
- 2 f) dokumentacj 6 klubów sportowych , w ewidencji 31 klubów sportowych.
W ramach sprawowanego nadzoru Wydział ma prawo da dostarczenia przez zarz dy
stowarzysze , w wyznaczonym terminie , odpisów uchwał walnego zebrania członków
( zebrania delegatów ) , niezb dnych wyja nie .
W/w dokumenty stanowi podstaw :
* ustalenia ( aktualizacji ): składów zarz dów stowarzysze , osób reprezentuj cych stowa-rzyszenia , adresów siedziby i numerów telefonów , dni i godzin urz dowania,
* ustalenia zgodno ci podj tych uchwał z obowi zuj cymi przepisami prawa i statutem
stowarzysze ( regulaminem działalno ci w przypadku stowarzysze zwykłych ),
* ustalenia , czy działalno stowarzyszenia jest zgodna z prawem i nie narusza postanowie
statutu,
* ustalenia , czy istniej przesłanki do rozwi zania stowarzyszenia jak; zmniejszenie si
liczby członków poni ej liczby członków wymaganych do jego zało enia lub brak prze-widzianych w ustawie Prawo o stowarzyszeniach władz i braku warunków do ich wyłonie-nia w okresie nie dłu szym ni rok , a tak e ustalenia , czy nie zachodzi potrzeba zło enia
wniosku do s du o ustanowienie kuratora dla stowarzyszenia , je li nie posiada zarz du
zdolnego do działa prawnych.
Statuty stowarzysze ( regulaminy stowarzysze zwykłych ) okre laj okres kadencji władz
stowarzysze i wyboru nowych władz w trakcie walnych sprawozdawczo – wyborczych
zebra członków ( zebra delegatów ).
Przede wszystkim dokumenty z walnych zebra sprawozdawczo – wyborczych ( uchwały,
protokoły , listy obecno ci ) powinny by dostarczane do Wydziału celem aktualizacji danych
o władzach stowarzysze , osobach reprezentuj cych stowarzyszenia.
Tak e stowarzyszenia maj obowi zek powiadamiania organu nadzoruj cego ( Wydziału ) o
zmianach w składzie zarz du , adresie siedziby , statutu ( regulaminu w przypadku stowarzy-sze zwykłych ) , powstałych w okresie mi dzy walnymi zebraniami sprawozdawczo - wyborczymi , dotyczy to tak e rozwi zania stowarzyszenia.
W zwi zku z powy szym Wydział mo e te
da dokumentów z corocznych
walnych zebra sprawozdawczych lub zebra nadzwyczajnych uchwalaj cych zmiany , o
których mowa powy ej oraz podejmuj cych decyzj o rozwi zaniu stowarzyszenia.
W przypadku otrzymanych informacji o rozwi zaniu stowarzyszenia Wydział powinien da
stosownych dokumentów , tj. uchwał o rozwi zaniu stowarzyszenia , przyj tych wniosków
członków stowarzysze zwykłych o rozwi zanie stowarzyszenia.
Jak wynika ze sprawdzonej w trakcie kontroli dokumentacji stowarzysze , w okresie po
utworzeniu powiatów i przekazaniu dokumentacji stowarzysze do powiatów przez
sprawuj ce nadzór nad stowarzyszeniami do tego czasu Urz dy Wojewódzkie , stowarzy-szenia stosownymi pismami Wydziału były informowane o konieczno ci dostarczenia
dokumentacji z walnych zebra sprawozdawczo – wyborczych oraz informowania o zmia-nach władz stowarzysze , adresów siedziby , osób upowa nionych do reprezentowania
stowarzysze . Brak takich powiadomie dotyczył trzech stowarzysze zwykłych z pi ciu
takich stowarzysze prowadz cych działalno w okresie przed utworzeniem powiatów.
W okresie obj tym kontrol ( lata 2003 – 2005 ) , w roku 2003 Wydział w praktyce nie dał
dostarczania dokumentów z walnych zebra sprawozdawczo – wyborczych , je li powy sze
dokumenty nie zostały dostarczone do Wydziału.
W roku 2004 Wydział przesyłał do stowarzysze , które nie spełniały obowi zku dostarczania
dokumentów , pisma daj ce dostarczenia dokumentów z ostatnich zebra sprawozdawczo –
- wyborczych ( protokołów , uchwał , list obecno ci ) oraz wskazania członków zarz du,
- 3 osób aktualnie reprezentuj cych stowarzyszenia , podaniem ich adresów , podania: aktualne-go adresu siedziby , numeru telefonu , dni , godzin pełnionych dy urów.
W powy szych pismach wskazywano termin do którego w/w dokumenty nale y dostarczy ,
tak e informowano o konsekwencjach w przypadku nie respektowania da Wydziału w
zakresie przesyłania wymaganych dokumentów wynikaj cych z art. 26 ustawy Prawo o
stowarzyszeniach , tj. skierowania wniosku do s du , który mo e nało y na stowarzyszenie
grzywn w wysoko ci do 5.000 zł.
W roku 2005 oprócz wymienionych na str.2 protokołu z kontroli pism , przesyłano pisma
( dotyczyło to przede wszystkim stowarzysze podlegaj cych rejestracji s dowej ) informu-j ce o:
* prowadzeniu działalno ci w oparciu o zatwierdzony statut,
* niezwłocznym informowaniu S du o zmianach statutu,
* przestrzeganiu postanowie ustawy o rachunkowo ci,
* konieczno ci wpisu stowarzysze prowadz cych działalno gospodarcz do rejestru przed-si biorców.
* przekazywaniu do Wydziału tak e protokołów z corocznych walnych zebra sprawozdaw-czych.
Pisma w zakresie dania dokumentów od stowarzysze z 09.12.2004 roku i 30.06.2005 roku
stanowi zał cznik nr 2 do protokołu z kontroli.
W przypadku braku reakcji niektórych stowarzysze na pisma zawieraj ce dania dostarcze-nia dokumentów , mog cych wskazywa , e stowarzyszenia ju nie prowadz działalno ci
Wydział od 2006 roku rozpocz ł przesyłanie pism do członków zarz dów takich stowarzy-sze . Pisma takie: z 27.02.2006 roku , prosz ce o kontakt osobisty lub telefoniczny z Wy-działem oraz z 30.06.2006 roku informuj ce adresata o braku dokumentów dotycz cych
działalno ci stowarzyszenia od 2001 roku s zał cznikiem nr 3 do protokołu z kontroli.
Zgodnie ze sprawdzon w trakcie kontroli dokumentacj niektóre stowarzyszenia nie dostar-czały adnych dokumentów do wydziału w okresie od przej cia nadzoru przez Wydział nad
stowarzyszeniami do 2006 roku , cz
stowarzysze w tym okresie zaprzestała działalno ci.
Podj te od roku 2004 i kontynuowane nadal działania prowadz do uzyskiwania informacji o
stowarzyszeniach , w tym ustalenia stowarzysze , które ju zaprzestały prowadzenia działal-no ci , zatem b dzie mo liwo wykre lenia ich z rejestru stowarzysze oraz wyst pienia do
s du o wykre lenie stowarzysze , które podlegały rejestracji s dowej i nie dopełniły obo-wi zku zło enia wniosku o wykre lenie z rejestru s dowego.
Do dnia zako czenia kontroli , pomimo pism do stowarzysze , członków zarz dów stowa-rzysze Wydział nie uzyskał dokumentów , pisemnych informacji o n/w stowarzyszeniach:
a) stowarzyszenia zwykłe;
* Stowarzyszenie Pabianickich Kamieniarzy,
b) stowarzyszenia lokalne;
* Pabianickie Stowarzyszenie Opieki Nad Zwierz tami,
* Stowarzyszenie Telewizji Kablowej Łaska II,
c) terenowe jednostki stowarzysze ogólnopolskich;
* Towarzystwo piewacze „LIRA”,
* Pabianicki Zwi zek W dkarski Koło Gminne w Dłutowie,
* Stowarzyszenie Dzieci Wojny w Polsce Oddział w Konstantynowie,
* Stowarzyszenie Polskich Rodzin Katolickich Koło nr 33 w Pabianicach,
* Polskie Stowarzyszenie Diabetyków Koło Powiatowe w Pabianicach.
W skontrolowanej dokumentacji stwierdzono przypadki braku da przez Wydział dostar-
- 4 -czenia uchwał w sprawie rozwi zania stowarzysze lub zło enia wyja nie dlaczego
uchwały takie nie podj te ( statuty stowarzysze okre laj , e rozwi zanie stowarzyszenia,
zawieszenie działalno ci nast puje w drodze uchwały władz stowarzyszenia ).
Brak uchwał , wyja nie oraz da dostarczenia tych uchwał lub wyja nie dotyczy n/w
stowarzysze :
a) stowarzyszenia lokalne;
* Stowarzyszenie Ekologiczno – Kulturalne Klub Inaczej – pismo członka zarz du stowarzy-szenia z 27.02.2006 roku , e stowarzyszenie nie funkcjonuje od 2000 roku,
* Towarzystwo piewacze „FLORIAN” – pismo osób reprezentuj cych stowarzyszenie z
dnia 31.08.2004 roku , e w dniu 22.08.2002 roku działalno stowarzyszenia została
zako czona,
* Zrzeszenie Kupców Pabianickich – pismo z dnia 23.04.2004 roku przewodnicz cego
stowarzyszenia , e w 1997 roku stowarzyszenie zako czyło działalno ,
* Towarzystwo Przyjaciół I LO w Pabianicach – pismo Dyrektora szkoły z dnia 20.12.2004
roku , e od pa dziernika 1998 roku nie odbywaj si adne spotkania członków stowarzy-szenia,
b) terenowe jednostki stowarzysze ogólnopolskich;
* Towarzystwo Literackie im. Adama Mickiewicza – pismo członka zarz du z 17.06.2006
roku , e stowarzyszenie nie funkcjonuje od 1981 roku,
c) ochotnicze stra e po arne;
* Ochotnicza Stra Po arna przy Rolniczym Zakładzie Do wiadczalnym w Puczniewie - pismo prezesa z 23.04.2004 roku , e stowarzyszenie nie prowadzi działalno ci,
d) uczniowskie kluby sportowe;
* Mi dzyszkolny Klub Sportowy „Pabianice” – pismo stowarzyszenia z 20.02.2006 roku,
e działalno została zawieszona w 2004 roku.
Innymi uchybieniami stwierdzonymi w trakcie kontroli były:
1) Brak działa zmierzaj cych do ustalenia , czy stowarzyszenie lokalne p/n Polskie Stowa-rzyszenie Greenkeeperów posiada zarz d zdolny do podejmowania działa prawnych.
Stowarzyszenie wpisane do Krajowego Rejestru S dowego 20.05.2004 roku , brak wpisu
członków zarz du do rejestru , figuruj nazwiska członków komitetu zało ycielskiego,
brak pism Wydziału do stowarzyszenia w powy szej sprawie.
W analogicznym przypadku Stowarzyszenia Samorz dowo – Gospodarczego , które
zostało wpisane do KRS-u 14.11.2005 roku Wydział przesłał stosowne pisma z zapyta-niem , czy dokonano wyboru władz stowarzyszenia.
2) Brak pism w sprawie aktualizacji statutów np. statut Polskiego Zwi zku Filatelistów
jaki jest w posiadaniu Wydziału i na podstawie którego funkcjonuje pabianicki oddział
stowarzyszenia pochodzi z 1982 roku.
Zgodnie z postanowieniami art. 7 i 7a ustawy o kulturze fizycznej , uczniowskie kluby
sportowe oraz kluby sportowe , których statuty nie przewiduj prowadzenia działalno ci
gospodarczej podlegaj wpisowi do ewidencji , prowadzonej przez starostów wła ciwych
ze wzgl du na siedzib tych organizacji , uzyskuj c osobowo prawn z chwil wpisania
do ewidencji.
Sposób prowadzenia ewidencji okre la Minister wła ciwy do spraw kultury fizycznej i
sportu.
Wszystkie statuty klubów sportowych obj tych kontrol nie zawierały postanowie o
prowadzeniu działalno ci gospodarczej.
- 5 Podstaw wpisu do ewidencji s wnioski w/w organizacji z zał czon stosown dokumen-tacj o wpis do ewidencji. Potwierdzeniem dokonania wpisu s postanowienia wydawane
przez Wydział z upowa nienia starosty w sprawie wpisu do ewidencji.
Takie postanowienie z dnia 12.01.2004 roku o wpisaniu do ewidencji uczniowskiego klubu
sportowego jest zał cznikiem nr 4 do protokołu z kontroli.
Aktualnie ewidencja jest prowadzona w oparciu o przepisy Rozporz dzenia Ministra Sportu
z dnia 16 stycznia 2006 roku w sprawie ewidencji klubów sportowych ( Dz.U. z 2006r. Nr 16,
poz.123 ).
Powy sze Rozporz dzenie wskazuje na zamieszczanie w ewidencji oprócz informacji , które
znajdowały si w ewidencjach prowadzonych w okresie obj tym kontrol , tak e: imion,
nazwisk i dat urodzenia członków komitetu zało ycielskiego oraz imion , nazwisk i funkcji
osób wchodz cych w skład organu kontroli wewn trznej.
Ewidencje prowadzona w formie ksi g ewidencyjnych , odr bnie dla uczniowskich klubów
sportowych i klubów sportowych.
Ewidencje uczniowskich klubów sportowych zawieraj wszystkie informacje wymienione w
§ 5 Rozporz dzenia.
W ewidencji klubów sportowych , brak informacji o członkach komitetów zało ycielskich
jedenastu klubów , dotyczy to klubów tworzonych jeszcze w latach 60 , 70 , 80.
Takich informacji nie zawierała dokumentacja przekazana przez organ sprawuj cy nadzór
nad klubami sportowymi tj. Wydział Kultury i Sportu Urz du Wojewódzkiego w Łodzi
do czasu obj cia nadzoru przez Wydział.
Równie brak informacji o członkach organów kontroli wewn trznej , w przypadku sze ciu
klubów.
Sprawdzona w trakcie kontroli dokumentacja stowarzysze , nie wskazywała na korzystanie
przez Wydział z uprawnie wynikaj cych z n/w artykułów ustawy Prawo o stowarzyszeniach:
1) Art. 31 do składania wniosków do s du w sprawie rozwi zania stowarzyszenia , je li liczba
członków stowarzyszenia uległa zmniejszeniu poni ej liczby członków wymaganych do
jego zało enia lub braku przewidywanych w ustawie władz i braku warunków do ich wyło-nienia w okresie nie dłu szym ni rok.
2) Art. 26 , 29 , 30 do składania wniosków do s du celem dyscyplinowania władz stowarzy-sze , np. dostarczania danych dokumentów , podj cia działa zmierzaj cych do pro-wadzenia przez stowarzyszenie działalno ci zgodnej ze statutem , wyłonienia zarz du
zdolnego do działa prawnych.
Tak e sprawdzona dokumentacja nie wskazywała na prowadzenie kontroli w stowarzysze-niach , prowadzenia działa zmierzaj cych do wykre lenia z Krajowego Rejestru S dowego
stowarzysze ju nie istniej cych oraz informacji o wykre leniu nie istniej cych stowarzysze
z rejestrów s dowych.
Na pismo kontroluj cego w/w sprawach z 12.07.2006 roku Wydział udzielił pisemnej odpo-wiedzi w dniu 14.07.2006 roku.
Powy sze pisma s zał cznikiem nr 5 do protokołu z kontroli.
Zgodnie z pismem Wydziału z uprawnie wynikaj cych z w/w artykułów ustawy Prawo o
Stowarzyszeniach w okresie obj tym kontrol Wydział nie korzystał.
Jako powód nie korzystania z uprawnie wynikaj cych z art. 31 wskazano na brak mo li-wo ci wyst pienia do KRS w stosunku do stowarzysze , które nie wyst piły o przerejes-trowanie z rejestrów stowarzysze prowadzonych do ko ca 2000 roku przez S d Okr gowy
Powołano si tak e na uzyskan informacj z S du Rejonowego w Łodzi Wydział Krajowego
- 6 Rejestru S dowego o zako czonej w ostatnim czasie procedurze przerejestrowania z urz du
stowarzysze uprzednio zarejestrowanych w rejestrach S du Okr gowego.
W cytowanym pi mie wskazano tak e , e Wydział jest w trakcie tworzenia listy stowarzy-sze , która zostanie przesłana do S du Rejonowego w Łodzi z zapytaniem , które stowa-rzyszenia s aktualnie zarejestrowane w Krajowym Rejestrze S dowym i po uzyskaniu
informacji b dzie wyst pował o wykre lenie stowarzysze ju nie działaj cych.
Z uprawnie wynikaj cych z art. 26 nie korzystano , poniewa skutkiem kierowanych pism
do stowarzysze było dostarczanie danych dokumentów.
Natomiast nie korzystanie z uprawnie wynikaj cych z art. 29 i 30 był w ocenie Wydziału
brak wystarczaj cych przesłanek.
Dokumentacja obj tych kontrol stowarzysze nie wskazuje na prowadzenie działalno ci
przez stowarzyszenia niezgodnej z prawem lub statutem , w przypadku stowarzysze
wymienionych na str. 4 protokołu z kontroli w dokumentacji których brak informacji o
ich zarz dach , Wydział nie posiada informacji na podstawie , których mógłby jednozna-cznie stwierdzi , e stowarzyszenia te nie posiadaj zarz dów.
W zwi zku z powy szym aktualnie wyst puje brak przesłanek do skorzystania z uprawnie
wynikaj cych z art. 29 , 30 ustawy.
Natomiast je li w/w stowarzyszenia b d uchylały si od dostarczenia stosownych informacji
o funkcjonuj cych zarz dach , wyst pi przesłanki do skorzystania z uprawnie wynikaj -cych z art. 26 oraz art. 31 je li nie b dzie mo liwo ci wyłonienia ustawowych władz tych
stowarzysze .
Nie prowadzono w okresie obj tym kontrol kontroli w stowarzyszeniach , z uwagi na
zmian przepisów ustawy Prawo o stowarzyszeniach w 1996 roku , tj. wykre lenie art. 25
ust.2 uprawniaj cego organ nadzoruj cy do prowadzenia takich kontroli.
W cytowanym pi mie Wydziału wskazano , e s d nie przesyła do Wydziału postanowie
o wykre leniu stowarzysze z rejestrów s dowych , takie postanowienia Wydział otrzymuje
jedynie od stowarzysze .
Co najmniej do roku 2004 nadzór nad stowarzyszeniami nie był prowadzony w sposób wła -ciwy , Wydział nie posiadał stosownych informacji o stowarzyszeniach , nie wiedział , e
niektóre stowarzyszenia ju od dawna nie funkcjonuj , nie podejmował te skutecznych
działa zmierzaj cych do uzyskania danych informacji.
Od 2004 roku sytuacja ulega stałej poprawie , wi kszo stowarzysze stosownie do da
Wydziału , przesyła stosowne dokumentacje , udziela wyja nie .
Podj te działania od 2004 roku zaczynaj przynosi efekty jak:
* zdyscyplinowanie zarz dów stowarzysze co najmniej do terminowego składania dokunen-tów z zebra sprawozdawczo – wyborczych,
* ustalenia stowarzysze nie prowadz cych działalno ci,
* informowania o nie prowadzeniu lub zawieszeniu działalno ci.
Protokół sporz dzono w 3 jednobrzmi cych egzemplarzach , w tym jeden egzemplarz dla
kontrolowanego Wydziału.
Kontrolowany Wydział mo e zło y zastrze enia w formie pisemnej do faktów uj tych
w protokole w terminie 3 dni od dnia podpisania protokołu oraz wyja nienia do ustale
zawartych w protokole w terminie 7 dni od dnia podpisania protokołu.
- 7 -
Podpisy osób reprezentuj cych
kontrolowane jednostki
PODINSPEKTOR
w Wydziale Infrastruktury Społecznej
i Spraw Obywatelskich
Katarzyna Kardas
Otrzymałam dnia 31.07.2006 r.
Podpis kontroluj cego
INSPEKTOR
KONTROLI WEWN TRZNEJ
mgr Janusz Małkus