Zapytanie ofertowe

Sygnatura akt: CEZAMAT/PU/2/2015
Warszawa, dnia 22.09.2015 r.
Zapytanie ofertowe
I.
Nazwa i adres Zamawiającego:
CEZAMAT PW Sp. z o.o., ul. Polna 50, 00-644 Warszawa
II.
Nazwa przedmiotu zamówienia:
Wykonanie i dostawa kalendarzy książkowych na 2016 rok.
III.
Opis przedmiotu zamówienia:
1.
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie i dostawa kalendarzy książkowych na 2016 rok.
2.
Zamówienie jest realizowane w ramach projektu Centrum Zaawansowanych Materiałów
i
Technologii
współfinansowanego
z
Europejskiego
Funduszu
Rozwoju
Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013.
3.
Termin realizacji zamówienia: do 5 tygodni od dnia zawarcia umowy, jednak nie później niż do dnia
30 listopada 2015 r.
4.
Wymagania Zamawiającego:
1) szyty;
2) format: B5, 170 x 250 mm (+/- 10 mm);
3) papier: biały 80-100 g/m2, bezchlorowy;
4) liczba stron: 360 w układzie dziennym, 1 dzień = 1 strona; sobota i niedziela na jednej stronie;
5) kolorystyka wnętrza: szaro-granatowa (Zamawiający dopuszcza użycie dodatkowego, trzeciego koloru);
6) narożniki bloku: zaokrąglone;
7) registry miesięczne: panoramiczne 90˚;
8) tasiemka: w kolorze granatowym (szerokość ok. 5 mm) z logo Zamawiającego w kolorze białym;
9) okładka: okleina szczotkowana (widoczne pionowe żłobienia), piankowa, w kolorze jasnosrebrnym,
szyta; z tłoczeniem na sucho z efektem termoprzebarwienia: rok, logotyp Zamawiającego, logo PO IG,
logo UE z odwołaniem słownym do EFRR; projekt tłoczenia zostanie przygotowany przez Wykonawcę
w uzgodnieniu z Zamawiającym;
10) środek: druk offsetowy wysokiej jakości; obszerna część informacyjna, wszyty zeszyt teleadresowy,
mapa administracyjna Polski;
11) kalendarium: w 5 językach (PL, GB, D, F, RUS); imieniny; numery tygodnia, wschody i zachody
słońca; znaki zodiaku; miejsce na notatki; perforacja narożników;
12) szczegóły: dane personalne, notes teleadresowy zintegrowany, kolorowe mapy świata, informacje
dla podróżujących, oświadczenie o zdarzeniu drogowym, święta narodowe wybranych państw,
numery kierunkowe, święta ruchome, miary i wagi, planowanie miesięczne, plan urlopów,
kalendarzyki skrócone – co najmniej rok przyszły i bieżący;
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
13) granatowa gumka oraz szlufka na długopis;
14) na trzeciej stronie okładki koperta wewnętrzna lub trójkąt na dokumenty;
15) wkładka: 8 stron (gramatura papieru co najmniej 120 g/m2) promocyjnych, dot. Zamawiającego,
umiejscowionych „na początku” lub „w środku” kalendarza; wsad graficzny do stron promocyjnych
przygotowuje Wykonawca; zadruk stron promocyjnych: druk (4+4) full kolor CMYK, kreda błysk lub
mat (do ustalenia z Zamawiającym);
16) liczba: 400 sztuk.
IV.
Wymagania związane z wykonaniem:
W ramach realizacji przedmiotowego zamówienia do obowiązków Wykonawcy należało będzie
w szczególności:
- przygotowanie projektu graficznego kalendarzy z uwzględnieniem materiałów przekazanych przez
Zamawiającego (materiał informacyjny i wizualizacje),
- skład i przygotowanie do druku,
- wydruk kalendarzy,
- dostawa kalendarzy do siedziby Zamawiającego.
Sposób realizacji przedmiotowego zamówienia określają istotne postanowienia umowy, zawarte
w części V zapytania ofertowego.
V.Istotne postanowienia umowy:
§1
Przedmiot umowy
1.
Przedmiotem umowy jest wykonanie i dostawa kalendarzy książkowych na 2016 rok.
2.
Zamówienie jest realizowane w ramach projektu Centrum Zaawansowanych Materiałów
i Technologii współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach
Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013.
3.
Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot umowy zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia,
stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy.
4.
Wykonawca oświadcza, że przed złożeniem oferty Zamawiającemu zapoznał się ze wszystkimi
warunkami, które są niezbędne do wykonania przez niego niniejszej umowy, bez konieczności
ponoszenia przez Zamawiającego jakichkolwiek dodatkowych kosztów.
§2
Termin i miejsce realizacji umowy
1.
Wykonawca zobowiązuje się wykonać zamówienie w terminie nie dłuższym niż 5 tygodni od dnia
zawarcia umowy, jednak nie później niż do dnia 30 listopada 2015 r.
2.
Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia przedmiotu umowy do siedziby CEZAMAT PW Sp. z o.o.,
tj. na adres: ul. Polna 50, 00-644 Warszawa, pokój 503 (5. piętro).
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
§3
Warunki i zasady realizacji przedmiotu umowy oraz gwarancja
1.
Wykonawca zobowiązuje się wykonywać przedmiot umowy z należytą starannością.
2.
Wykonawca opracuje projekt graficzny kalendarzy z uwzględnieniem materiałów przekazanych przez
Zamawiającego (materiał informacyjny i wizualizacje), w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania
materiałów od Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia uwag do projektu
graficznego. Wykonawca zobowiązany będzie uwzględnić uwagi Zamawiającego w terminie nie dłuższym
niż 3 dni robocze od zgłoszenia uwag.
3.
Wykonawca zobowiązany jest powiadomić Zamawiającego z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem
o planowanym terminie dostawy przedmiotu umowy.
4.
Wykonawca ponosi odpowiedzialność za przedmiot umowy do chwili przekazania Zamawiającemu
przedmiotu umowy na podstawie protokołu odbioru.
5.
Po realizacji dostawy Strony podpiszą protokół odbioru przedmiotu umowy.
6.
W każdym przypadku Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za tę część zamówienia, którą
powierza Podwykonawcom.
7.
Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków
określonych niniejszą umową, w tym również za szkody wyrządzone przez osoby przez niego
upoważnione, osoby działające w jego imieniu lub/i na rzecz Wykonawcy.
§4
Wynagrodzenie i warunki płatności
1.
Wykonawca zrealizuje niniejszą umowę za cenę netto .............. zł (słownie: ............................ złotych).
2.
Do ceny, o której mowa w ust. 1 Wykonawca doliczy …% VAT w kwocie .... zł (słownie złotych:……...).
3.
Po doliczeniu podatku VAT, o którym mowa w ust. 2, cena całkowita umowy wynosi ……………… zł
(słownie: …………………………………………………………………………………………….…... złotych).
4.
Po podpisaniu przez Strony protokołu odbioru bez zastrzeżeń Wykonawca wystawi faktury VAT zgodnie
z ust. 7.
5.
Podstawą do wystawienia faktury VAT będzie podpisany bez zastrzeżeń przez Zamawiającego protokół
odbioru. Przedmiot umowy musi być zgodny z charakterystyką zawartą w opisie przedmiotu zamówienia,
nie może zostać dostarczony w stanie uszkodzonym.
6.
Wynagrodzenie za wykonanie i dostarczenie przedmiotu umowy zostanie zapłacone na podstawie
prawidłowo wystawionej i dostarczonej przez Wykonawcę faktury VAT, po prawidłowym zrealizowaniu
umowy, o którym mowa w § 1 ust. 1.
7.
Faktura VAT za wykonanie i dostarczenie przedmiotu umowy wystawiona będzie na nabywcę: CEZAMAT
PW Sp. z o.o., ul. Polna 50, 00-644 Warszawa, NIP: 701-034-61-75, REGON: 146180411, oraz
dostarczona zostanie na adres: CEZAMAT PW Sp. z o.o., ul. Polna 50, 00-644 Warszawa, pok. 503, 5
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
piętro.
8.
Zamawiający zapłaci Wykonawcy należność, o której mowa w ust. 3 przelewem na rachunek bankowy
Wykonawcy wskazany na fakturze VAT. Za dzień zapłaty strony ustalają dzień, w którym Zamawiający
wydał swojemu bankowi polecenie przelewu należności na rachunek bankowy Wykonawcy.
9.
Należność Wykonawcy z tytułu realizacji przedmiotu niniejszej umowy będzie płatna w ciągu 14 dni
od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT zgodnie z ust. 7.
10. W przypadku zgłoszenia podczas odbioru przez Zamawiającego wad dostarczonego przez Wykonawcę
przedmiotu umowy, płatność będzie odroczona, aż do dnia usunięcia wad przez Wykonawcę i / lub
wymiany wadliwego produktu na nowy.
11. Faktura VAT powinna zawierać dodatkowo:
1)
nazwę przedmiotu zamówienia,
2)
numer umowy,
3)
informację: Projekt Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii,
4)
numer konta Wykonawcy,
5)
termin płatności zgodnie z postanowieniami ust. 9,
6)
oznaczenie kodowe właściwe dla przedmiotu umowy zgodnie ze słownikiem CPV.
12. Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą będą dokonywane w złotych polskich.
13. Przy zleceniu Podwykonawcy wykonania części zamówienia, koszty usług zleconych pokrywa
Wykonawca.
§5
Nadzór nad prawidłowym wykonaniem umowy
1.
Osobami odpowiedzialnymi za prawidłową realizację niniejszej umowy są:
1)
ze strony Wykonawcy będzie …..………………………………………………………..
numer telefonu ………………………… adres e-mail …………………………………….;
2)
ze strony Zamawiającego będzie …………………………….…….……………………
numer telefonu ………………………. adres e-mail ………………………….……..……
2.
Wymiana przez Strony bieżących informacji związanych z wykonaniem umowy może być dokonywana
w każdej powszechnie przyjętej formie, w szczególności za pośrednictwem faksu, poczty elektronicznej
oraz telefonicznie, poprzez bezpośredni kontakt w siedzibie Zamawiającego lub Wykonawcy.
3.
Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2 nie stanowi zmiany umowy i wymaga jedynie pisemnego
oświadczenia złożonego drugiej stronie.
§6
Wypowiedzenie i odstąpienie od umowy
1. Zamawiający ma prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:
1)
zajęcia majątku Wykonawcy w stopniu uniemożliwiającym mu wykonanie umowy;
2)
trzykrotnego istotnego naruszenia warunków niniejszej umowy przez Wykonawcę;
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
3)
nieprzystąpienia przez Wykonawcę do
wykonania niniejszej umowy,
o ile bezczynność
Wykonawcy trwa powyżej 7 dni;
4)
opóźnienia Wykonawcy w realizacji postanowień niniejszej umowy przekraczającej 7 dni.
2. Wykonawca ma obowiązek zawiadomić Zamawiającego o zaistnieniu zdarzenia opisanego w ust. 1 pkt 1
w terminie nie dłuższym niż 48 godzin od chwili zaistnienia zdarzenia.
§7
Kary umowne
1. Wykonawca zobowiązany jest zapłacić Zamawiającemu kary umowne, o których mowa w pkt. 1)-3)
bez względu na to, czy szkoda faktycznie zaistniała:
1)
w razie wypowiedzenia niniejszej umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie
Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 15%
wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 3 niniejszej umowy;
2)
z tytułu opóźnienia w wykonywaniu przez Wykonawcę przedmiotu niniejszej umowy, Wykonawca
zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 2% wynagrodzenia, o którym mowa w § 4
ust. 3 niniejszej umowy za każdy dzień opóźnienia w stosunku do terminów określonych
w niniejszej umowie lub na jej podstawie;
3)
w wysokości 1% wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 3 niniejszej umowy za każdy inny
przypadek niż określone w pkt. 1 i 2 przypadki niewykonania lub nienależytego wykonania
niniejszej umowy, w szczególności za dostawę katalogów niezgodnych z opisem przedmiotu
zamówienia lub dostarczonych w niewłaściwym rozmiarze, w niewłaściwej liczbie, lub w przypadku
nieuwzględnienia wcześniej zgłoszonej reklamacji.
2. Określone w ust. 1 kary umowne mogą być naliczane niezależnie od siebie. Zamawiający może dochodzić
na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej.
3. Wykonawca
wyraża
zgodę
na
potrącenie
przez
Zamawiającego
kar
umownych
z przysługującego Wykonawcy wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 3 niniejszej umowy.
4. W przypadku naliczenia kar umownych, o których mowa w ust. 1, Zamawiający poinformuje Wykonawcę za
pośrednictwem poczty elektronicznej na adres ......................... potwierdzonej drogą pocztową, o
przyczynach naliczenia i wysokości kary umownej oraz obciąży Wykonawcę karą i potrąci ją z
wynagrodzenia,
o
którym
mowa
w
§
4
ust.
3
niniejszej
umowy
przy
zapłacie
faktury
VAT wystawionej zgodnie z § 4 niniejszej umowy, bądź w przypadku naliczenia kary umownej w sytuacji,
gdy Wykonawca nie jest jeszcze uprawniony do wystawienia faktury VAT – Wykonawca będzie
zobowiązany do zapłaty kary umownej na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez
Zamawiającego. W przypadku
dokonania
potrącenia,
Wykonawcy
zostanie
doręczona
nota
obciążeniowa wystawiona przez Zamawiającego. Jeżeli kwota kar umownych przewyższy należne
wynagrodzenie, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kwotę przewyższającą w terminie 7 dni od
otrzymania wezwania do zapłaty. Zamawiający
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
poinformuje
Wykonawcę
na
piśmie,
o
fakcie
pomniejszenia wynagrodzenia Wykonawcy, w związku z powstaniem obowiązku zapłaty kar umownych.
§8
Postanowienia końcowe
1. W razie sporu związanego z realizacją niniejszej umowy, Strony będą dążyć do jego polubownego
rozstrzygnięcia, a w przypadku braku porozumienia Strony poddadzą spór pod rozstrzygnięcie sądu
powszechnego właściwego dla siedziby Zamawiającego.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową, zastosowanie mają w szczególności przepisy ustawy
z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.
3. Zmiana postanowień warunków umowy może nastąpić w następujących przypadkach:
1) w części dotyczącej sposobów realizacji poszczególnych czynności opisanych w umowie w przypadku
konieczności dostosowania tych zapisów do aktualnych standardów rynkowych lub regulacyjnych
wymaganych dla prawidłowego i akceptowalnego poziomu świadczonej dostawy;
2) w
zakresie
aktualizacji
danych
Wykonawcy
poprzez
zmianę
w
szczególności:
nazwy
przedsiębiorstwa, adresu siedziby, formy prawnej Wykonawcy;
3) w przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa odnoszących się do niniejszego zamówienia;
4) w przypadku zaistnienia okoliczności, z przyczyn obiektywnych niezależnych od Stron niniejszej
umowy, powodujących konieczność zmiany pierwotnych warunków realizacji dostawy przewidzianej
w opisie przedmiotu zamówienia, gdy dalsza realizacja dostawy na dotychczasowych warunkach
uniemożliwiałaby dotrzymanie przez Wykonawcę istotnych warunków postanowień niniejszej umowy,
pomimo dołożenia przez Wykonawcę wszelkich starań.
4. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
5. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa dla Zamawiającego i jeden dla
Wykonawcy.
VI.
Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie się kierował kryterium:
1. Cena – 100%,
VII.Ofertę należy złożyć w formie pisemnej pocztą elektroniczną na adres: [email protected]
w terminie do dnia 25.09.2015 r. do godziny 1200 na „Formularzu oferty”. W przypadku braku możliwości
realizacji zamówienia Zamawiający również zwraca się z prośbą o informację pocztą elektroniczną. Decyduje
data wpływu oferty do Zamawiającego.
VIII. Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami z ramienia Zamawiającego jest: Marika Czarnecka,
tel.: 22 234 7157, e-mail: [email protected], [email protected]
Mariusz Wielec
/-/
Prezes Zarządu
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
Romuald Beck
/-/
Wiceprezes Zarządu
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ds. naukowych