Miejsce Piastowe 8 - Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie
Transkrypt
Miejsce Piastowe 8 - Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie
REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA w RZESZOWIE 35 - 064 Rzeszów, ul. Mickiewicza 10 WK.610 - 8/5/2007 Rzeszów, dnia 14 maja 2007 r. Pan Marek Klara Wójt Gminy Miejsce Piastowe WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 1, ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (t. j.: Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.), Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie w dniach od 4 stycznia 2007 r. do 16 marca 2007 r. przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej w Urzędzie Gminy w Miejscu Piastowym. Wyniki kontroli omówiono na naradzie pokontrolnej, zorganizowanej w dniu 16 marca 2007 roku. Przeprowadzona kontrola wykazała szereg nieprawidłowości, w zakresie: księgowości i sprawozdawczości budżetowej, dochodów oraz wydatków. Do przyczyn powstania tych nieprawidłowości zaliczyć należy niestosowanie i nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów prawa, jak również przypadki zaniedbania obowiązków służbowych przez pracowników Urzędu. W oparciu o zapisy protokołu kontroli, Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie, działając na podstawie art. 9, ust. 2 powołanej na wstępie ustawy, przedstawia najistotniejsze nieprawidłowości stwierdzone w toku kontroli, wskazując wnioski zmierzające do ich usunięcia i usprawnienia badanej działalności. W zakresie księgowości i sprawozdawczości: • W opisie systemu informatycznego prowadzonych przy użyciu komputera ksiąg rachunkowych brak zasad ochrony danych (dopuszczenia osób do użytkowania poszczególnych programów), oraz daty rozpoczęcia eksploatacji tych programów. Wniosek nr 1. Dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości uzupełnić o opis systemu informatycznego, wskazującego osoby i zasady dopuszczenia do użytkowania poszczególnych programów, oraz zawierający daty rozpoczęcia ich eksploatacji zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j.: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zmianami). • Brak numerów identyfikacyjnych na dowodach księgowych zamieszczanych pod raportami kasowymi i wyciągami bankowymi (rachunki, faktury, delegacje, listy płac itp.) Wniosek nr 2. Nadawać numery identyfikacyjne dowodom księgowym, które stanowią podstawę zapisu w księgach rachunkowych zgodnie z art. 23 ust. 2 i art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. 2 • Niezgodność informacji zawartych w księdze inwentarzowej środków trwałych grupy 1, z ewidencją analityczną stosowaną do umorzenia tych środków trwałych. Wniosek nr 3. Księgi inwentarzowe środków trwałych prowadzić zgodnie z ewidencją analityczną stosowaną do umorzenia tych środków trwałych, z uwzględnieniem art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. • Niedokonywanie zmniejszenia wartości mienia komunalnego w ewidencji księgowej na koniec 2006 roku, o wartość sprzedanych w trakcie roku gruntów. Wniosek nr 4. W ewidencji środków trwałych zmniejszać wartość gruntów mienia komunalnego po dokonaniu ich sprzedaży, stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, który stanowi, iż do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, który w polityce rachunkowości Urzędu został określony jako miesiąc, należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. • Nieprawidłowy sposób naliczenia umorzenia za 2005 rok samochodu strażackiego STAR 244 w OSP Widacz, poprzez naliczanie umorzenia osobno dla poszczególnych zwiększeń wartości środka trwałego, powstałych w wyniku jego modernizacji. Wniosek nr 5. Dokonywać zwiększenia wartości środka trwałego powstałego w wyniku modernizacji, a umorzenie naliczać od nieumorzonej dotychczas wartości zgodnie z art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. • Nieprawidłowe naliczenia umorzenia licencji MS Office 2003 o wartości 14.932,80 zł poprzez wprowadzenie jej do ewidencji w dniu 21 grudnia 2005 r. i umorzenie jednorazowo. Wniosek nr 6. Wartości niematerialne i prawne umarzać zgodnie z § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020). • Nieegzekwowanie od kierowników gminnych jednostek organizacyjnych obowiązku składania kompletnych sprawozdań jednostkowych. Wniosek nr 7. Od kierowników gminnych jednostek budżetowych egzekwować obowiązek sporządzania i przedkładania kompletnych sprawozdań budżetowych stosownie do § 4 pkt 2 lit. b rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781). W zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków: • Nieprawidłowe ewidencjonowanie czeków gotówkowych w księgach druków ścisłego zarachowania. Wniosek nr 8. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzić na bieżąco w księgach druków ścisłego zarachowania zgodnie z zarządzeniem Nr 1/05 Wójta Gminy Miejsce Piastowe z dnia 30 września 2005 r. w sprawie Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów. • Brak w ewidencji druków ścisłego zarachowania bloków kontokwitariuszy wykorzystywanych przez inkasentów (sołtysów) do poboru podatków. 3 Wniosek nr 9. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzić w księdze druków, w której ewidencjonuje się przychód i rozchód druków płatnych wydanych kasjerowi, stosownie do § 6 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761). • Brak ewidencji analitycznej do konta 223 - „Rozliczenie wydatków budżetowych” odrębnie dla każdej jednostki budżetowej Gminy Miejsce Piastowe. Wniosek nr 10. Ewidencję analityczną konta 223 – „Rozliczenie wydatków budżetowych” prowadzić w szczegółowości do każdej jednostki budżetowej, w sposób przewidziany przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dna 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020). • Nieobjęcie w 2005 roku inwentaryzacją gruntów mienia komunalnego oraz wartości niematerialnych i prawnych. Wniosek nr 11. Obejmować inwentaryzacją grunty mienia komunalnego oraz wartości niematerialne i prawne stosownie do art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. W zakresie wykonania budżetu • Naruszenie kompetencji organu stanowiącego polegające na zwiększeniu przez Wójta Gminy zarządzeniem z dnia 22.12.2005 r. planu dochodów i wydatków gminy w dziale 750 - Administracja Publiczna, rozdz. 75023 – „Urzędy gmin” w wysokości 10.000 zł, z tytułu otrzymanego „grantu” dla Gminnego Centrum Informacji. Wniosek nr 12. Przestrzegać kompetencji organów jednostek samorządu terytorialnego w zakresie uchwalania i wykonywania budżetu gminy określonych w Dziale IV ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 z późn. zm.) oraz art. 18 i 30 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j.:Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) • Nieterminowe przekazanie zarządzenia Nr 261/05 z dnia 22 grudnia 2005 r. Wójta Gminy Miejsce Piastowe w sprawie zmian w budżecie Gminy na 2005 r. do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Rzeszowie. Wniosek nr 13. Zarządzenia Wójta Gminy objęte nadzorem RIO przekazywać do organu nadzoru w terminie określonym w art. 90. ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym. W zakresie dochodów • Nieegzekwowanie w 2005 roku od podatników obowiązku terminowego składania deklaracji podatkowych na podatek rolny, leśny i od środków transportowych. Wniosek nr 14. Od podatników podatku rolnego i leśnego egzekwować obowiązek terminowego składania deklaracji podatkowych stosownie do art. 6 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682 z późn. zm.) oraz art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2006 r. Nr 136, poz. 969 z późn. zm.). • Przyjmowanie deklaracji podatkowych na 2005 rok niezgodnych ze wzorem ustalo- 4 nym przez Radę Gminy. Wniosek nr 15. Od podatników podatku rolnego i leśnego żądać składania deklaracji podatkowych na formularzach, których wzór został ustalony przez Radę Gminy. • Nieopodatkowanie nieruchomości mienia komunalnego Gminy Miejsce Piastowe, podlegających obowiązkowi objęcia podatkiem od nieruchomości i podatkiem leśnym. Wniosek nr 16. Nieruchomości stanowiące własność Gminy Miejsce Piastowe, które nie zostały wydzierżawione innym podmiotom, oraz które nie zostały zwolnione od opodatkowania na postawie przepisów podatkowych, opodatkować stosownie do postanowień art. 3 ust. 1 i art. 6 ust. 9 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych oraz art. 2 ust. 1 i art. 6 ust. 5 ustawy o podatku leśnym. • Przypadki braku ewidencjonowania daty doręczenia nakazu płatniczego. Wniosek nr 17. W celu ustalenia obowiązku podatkowego bezwzględnie ewidencjonować datę doręczenia podatnikowi nakazu płatniczego, stosownie do art. 21 i 47 ustawy z dnia 29 września 1997 r. Ordynacja podatkowa (j.t.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zmianami). • Udzielanie ulg w podatku rolnym na wniosek podatnika bez wydania decyzji podatkowej. Wniosek nr 18. Ulgi i zwolnienia w podatku rolnym przyznawane na wniosek podatnika, udzielać w drodze decyzji podatkowej, stosownie do art. 13d ustawy o podatku rolnym i art. 207 Ordynacji podatkowej. • Błędne zastosowanie ulgi inwestycyjnej w podatku rolnym, w wyniku czego zaniżono dochody Gminy o kwotę 4.628,88 zł. Wniosek nr 19. Ulgę inwestycyjną w podatku rolnym stosować wg zasad określonych w art. 13 ust. 2 ustawy o podatku rolnym. Podjąć działania zmierzające do wyegzekwowania do budżetu nieprzedawnionej części podatku rolnego niewyegzekwowanego od podatnika wskazanego w protokole kontroli, w związku z nieprawidłowym zastosowaniem ulgi inwestycyjnej. • Przypadki niepodejmowania czynności egzekucyjnych, lub wszczynanie tych czynności ze znacznym opóźnieniem, w stosunku do podatników zalegających z zapłatą należnych gminie podatków. Wniosek nr 20. W stosunku do podatników, zalegających z zapłatą należnych gminie podatków, wszczynać postępowanie egzekucyjne, na podstawie art. 6 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005 r. Nr 229, poz. 1954 z późn. zm.) oraz § 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.). • Brak kontroli poprawności formalno-rachunkowej składanych deklaracji podatkowych na podatek od nieruchomości i od środków transportowych w 2006 roku, w wyniku czego zaniżono z tego tytułu kwotę dochodów Gminy. Wniosek nr 21. Dokonywać czynności sprawdzających w zakresie formalnej i rachunkowej poprawności składanych deklaracji podatkowych, stosownie do art. 272 ustawy z dnia 29 września 1997 r. Ordynacja podatkowa. Na podstawie art. 274 § 1 pkt 2 tej ustawy wezwać wskazanych w protokole kontroli podatników do złożenia stosownej ko- 5 rekty deklaracji podatkowej i wyegzekwować należny podatek. • Niewykazanie w sprawozdaniach budżetowych Gminy Miejsce Piastowe za 2005 rok skutków zwolnień w podatku od nieruchomości, wynikających z uchwały Nr II/8/02 Rady Gminy Miejsce Piastowe z dnia 11.12.2002 r. w sprawie wprowadzenia zwolnień w podatku od nieruchomości. Wniosek nr 22. Dokonać korekty sprawozdań budżetowych za 2005 rok w zakresie skutków zwolnień udzielonych w podatku od nieruchomości, wynikających z uchwały Nr II/8/02 Rady Gminy Miejsce Piastowe z dnia 11.12.2002 r. W przyszłości sprawozdania budżetowe sporządzać zgodnie z postanowieniami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.). • Nieprzeprowadzanie w okresie 2003 – 2006 kontroli podatkowych bezpośrednio u podatników, w zakresie rzetelności deklarowanych podstaw opodatkowania podatkiem od nieruchomości. Wniosek nr 23. Realizować ustawowy obowiązek przeprowadzania kontroli podatkowych bezpośrednio u podatników, mający na celu sprawdzenie wywiązywania się podatników z obowiązków prawa podatkowego, zgodnie z art. 281 oraz art. 282 Ordynacji podatkowej. • Niewłaściwe ewidencjonowanie daty wpływu do Urzędu Gminy deklaracji podatkowych na podatek od środków transportowych. Wniosek nr 24. Na składanych deklaracjach podatkowych zamieszczać datę wpływu do Urzędu Gminy oraz ujmować je w odpowiednim rejestrze korespondencji przychodzącej stosownie do przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319). • Nieegzekwowanie od inkasenta obowiązku terminowego odprowadzania do budżetu Gminy środków pobranych tytułem opłaty targowej w 2006 roku. Wniosek nr 25. Od inkasentów opłaty targowej egzekwować terminowe wpłaty do budżetu Gminy pobranej gotówki, zgodnie z art. 47 § 4a Ordynacji podatkowej. • Wprowadzenie, po wybudowaniu kanalizacji sanitarnej w miejscowości Głowienka, opłaty adiacenckiej w oparciu o uchwałę Rady Gminy nieogłoszoną w Dzienniku Urzędowym Województwa Podkarpackiego. Wniosek nr 26. Działania związane z wprowadzeniem opłaty adiacenckiej podejmować w oparciu o uchwały organu stanowiącego ogłoszone w wojewódzkim dzienniku urzędowym, zgodnie z art. 98a i 144 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (j.t.: Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 z późn. zm.) i art. 13 pkt 2 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 190, poz. 1606 z późn. zm.). W zakresie wydatków budżetu i gospodarki mieniem komunalnym gminy: • Rozliczenie podróży służbowych na podstawie poleceń wyjazdu wystawionych na inny niż rozliczony termin i miejsce wyjazdu. Wniosek nr 27. Podróże służbowe odbywać zgodnie z terminem i miejscem wykonania podróży służbowej wynikającym z polecenia wyjazdu służbowego, zgodnie z art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21 poz. 94 z późn. 6 zm.), oraz § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania wysokości należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zmianami). • Przypadki nieprawidłowego naliczenia i wypłacenia diety przeznaczonej na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. Wniosek nr 28. Naliczać i wypłacać diety przeznaczone na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży zgodnie z § 4 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania wysokości należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zmianami). • Przypadki niezamieszczania celu przejazdu w kartach drogowych samochodu służbowego. Wniosek nr 29. W kartach drogowych samochodów służbowych zamieszczać informacje dotyczące celu przejazdu. • Przypadki niewłaściwego określenia formy wnoszenia wadium do przetargów na zbycie nieruchomości mienia komunalnego. Wniosek nr 30. W ogłoszeniach o przetargach na zbycie mienia komunalnego, formy wnoszenia wadium określać w sposób przewidziany w § 4 ust. 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108). • Nieujmowanie w zawiadomieniach o miejscu i terminie zawarcia aktu notarialnego na sprzedaż nieruchomości mienia komunalnego informacji o tym, że jeżeli osoba ustalona jako nabywca nieruchomości nie stawi się bez usprawiedliwienia w miejscu i w terminie podanym w zawiadomieniu, organizator przetargu może odstąpić od zawarcia umowy, a wpłacone wadium nie podlega zwrotowi. Wniosek nr 31. W zawiadomieniach wysyłanych do nabywców mienia komunalnego informujących o miejscu i terminie zawarcia aktu notarialnego zamieszczać informacje przewidziane przepisem art. 41 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 z późn. zm.). • Niesporządzanie wykazów nieruchomości mienia komunalnego przeznaczonych do oddania w dzierżawę. Wniosek nr 32. Sporządzać i podawać do publicznej wiadomości wykazy nieruchomości mienia komunalnego przeznaczonych do dzierżawy, zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami. • Określenie nieprawidłowej wysokość zabezpieczenia należytego wykonania umowy w specyfikacjach istotnych warunków zamówienia „Rozbudowy sali gimnastycznej przy SP w Rogach” i „Przebudowy ul. Potockiego w Łężanach”. Wniosek nr 33. Wysokość zabezpieczenia należytego wykonania umowy określać w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zgodnie z art. 150 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 z późn. zmianami). 7 • Udzielenie z budżetu Gminy dotacji dla LKS w Miejscu Piastowym na działalność statutową klubu (koszty sędziowania meczów, przewóz zawodników na mecze i inne) niebędącą zadaniem gminy i rozliczenie sprawozdania LKS-u z tej działalności. Wniosek nr 34. Z budżetu gminy udzielać dotacji dla jednostek spoza sektora finansów publicznych, tylko na zadania ustawowo przypisane do zadań gminy stosownie do art. 176 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych. Wniosek nr 35. Dokonać prawidłowego rozliczenia i wyegzekwować od LKS Miejsce Piastowe część przekazanej z budżetu Gminy dotacji wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem. Wniosek nr 36. Usunąć inne uchybienia i usterki wymienione w protokole kontroli. Przedstawiając powyższe zalecenia, Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie wnosi o wykorzystanie przedstawionych w zaleceniach sposobów usunięcia nieprawidłowości. Jednocześnie, na podstawie art. 9 ust. 3 powołanej na wstępie ustawy, Izba oczekuje przedłożenia w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o wykonaniu zaleceń w nim zawartych, bądź o przyczynach ich niewykonania. Do wniosków zawartych w niniejszym wystąpieniu przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby, za pośrednictwem Izby, w terminie 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa, poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Do wiadomości: Rada Gminy