humansoft CORAX - ARTO-Soft

Zintegrowany System Zarządzania Firmą
humansoft
CORAX
OPIS SYSTEMU
Radom, wrzesień 2008
Powielanie w jakiejkolwiek formie, całości lub fragmentów podręcznika, bez
pisemnej zgody Humansoft Sp. z o.o. jest zabronione.
Copyright© 1991-2008 Humansoft Sp. z .o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.
Microsoft, MS-DOS, Windows, Visual FoxPro, SQL Server 2000, SQL Server
2005, Microsoft Server Database Engine (MSDE) są zastrzeżonymi znakami
towarowymi firmy Microsoft Corporation.
Radom IX, 2008
Humansoft Sp. z o. o.
26-600 Radom,
ul. Wernera 29/31
tel/fax (048) 360-89-09, 360-89-58, 360-85-23
http://www.humansoft.pl
e-mail: [email protected]
2
SPIS TREŚCI
1.
WYMAGANIA INSTALACJI .......................................................... 9
1.1. ZAWARTOŚĆ PAKIETU ........................................................................... 9
1.2. WYMAGANIA SPRZĘTOWE ..................................................................... 9
1.2.1.
Serwera ....................................................................................... 9
1.2.2.
Stacji klienckiej......................................................................... 10
1.3. PRACA W SIECI .................................................................................... 11
1.4. PRACA TERMINALOWA ........................................................................ 11
2.
PROCEDURA INSTALACYJNA .................................................. 12
2.1. SQL SERVER 2005 STANDARD EDITION. ............................................ 12
2.1.1.
Instalacja SQL Server 2005 ...................................................... 12
2.1.2.
Zakładanie użytkownika. .......................................................... 18
2.2. INSTALACJA. ....................................................................................... 21
2.2.1.
Instalacja wersji pełnej .............................................................. 22
2.2.2.
Instalacja wersji standardowej .................................................. 27
2.2.3.
Instalacja wersji niestandardowej. ............................................ 28
2.2.4.
Połączenie humansoft Corax z bazą .......................................... 30
2.2.5.
Firma licencjonowana ............................................................... 32
2.2.6.
Zmiana firmy licencjonowanej ................................................. 34
2.2.7.
Instalacja bibliotek na serwerze SQL ........................................ 36
2.2.8.
Rejestracja licencji. ................................................................... 38
2.2.9.
Rejestracja licencji na moduły. ................................................. 40
2.2.10. Aktywacja programu ................................................................. 41
2.2.11. Aktualizacja .............................................................................. 42
3.
KOMUNIKACJA Z PROGRAMEM ............................................. 44
3.1. MENU .................................................................................................. 44
3.2. TABELE ............................................................................................... 45
3.2.1.
Główne opcje oraz skróty klawiaturowe ................................... 46
3.2.2.
Przeglądanie tabeli .................................................................... 48
3.2.3.
Szybkie logowanie .................................................................... 48
3.2.4.
Manipulowanie zawartością tabel ............................................. 49
3.2.5.
Porządek sortowania pozycji .................................................... 51
3.2.6.
Wyszukiwanie pozycji .............................................................. 51
3.2.7.
Dodawanie nowej pozycji ......................................................... 52
3.2.8.
Usuwanie pozycji ...................................................................... 53
3.2.9.
Przeglądanie i poprawianie pozycji .......................................... 53
3.2.10. Filtry ......................................................................................... 53
3.2.11. Drukowanie, podsumowania i eksport ...................................... 55
3.3. FORMULARZE ...................................................................................... 57
3.4. KONTROLKI ......................................................................................... 58
3
4.
WYDRUKI ....................................................................................... 61
5.
DOKUMENTY ................................................................................. 65
5.1. DEFINICJE DOKUMENTÓW ................................................................... 66
5.2. NUMERACJA DOKUMENTÓW ............................................................... 66
5.3. PRACA Z DOKUMENTAMI .................................................................... 68
5.3.1.
Tworzenie nowego dokumentu ................................................ 68
5.3.2.
Poprawianie/przeglądanie dokumentu ...................................... 73
5.3.3.
Usuwanie dokumentu ............................................................... 73
5.3.4.
Drukowanie dokumentu ........................................................... 73
5.4. TWORZENIE ZESTAWIEŃ DOKUMENTÓW ............................................. 74
5.5. SCHOWEK DOKUMENTÓW ................................................................... 74
6.
WDROŻENIE .................................................................................. 77
6.1. ZAKŁADANIE NOWEJ FIRMY ................................................................ 77
6.2. WPROWADZANIE DANYCH STARTOWYCH ........................................... 78
6.3. USTAWIENIA GLOBALNE ..................................................................... 78
6.4. DANE PODATKOWE FIRMY .................................................................. 79
6.5. DEFINIOWANIE ODDZIAŁÓW ............................................................... 79
6.6. DEFINIOWANIE MAGAZYNÓW ............................................................. 79
6.7. DEFINICJE DOKUMENTÓW ................................................................... 80
6.7.1.
Rejestry sprzedaży .................................................................... 80
6.7.2.
Rejestry zakupów ..................................................................... 82
6.7.3.
Rejestry dokumentów MM ....................................................... 83
6.7.4.
Rejestry dokumentów rozchodowych R ................................... 83
6.7.5.
Rejestry dokumentów przychodowych (P) ............................... 84
6.8. DEFINIOWANIE KAS ............................................................................ 85
6.9. DEFINIOWANIE RACHUNKÓW BANKOWYCH ........................................ 85
6.10. WYPEŁNIENIE TABELI ARTYKUŁÓW .................................................... 86
6.11. WPROWADZENIE STANU POCZĄTKOWEGO TOWARÓW/WYROBÓW W
MAGAZYNIE ........................................................................................ 87
6.12. WPROWADZENIE STANU POCZĄTKOWEGO NALEŻNOŚCI I ZOBOWIĄZAŃ
........................................................................................................... 87
7.
TRANSFER DANYCH Z WERSJI HUMANSOFT
HERMESSTANDARD I HUMANSOFT HERMESAMAŁAFIRMA ...... 89
8.
WSPÓŁPRACA Z URZĄDZENIAMI ZEWNĘTRZNYMI........ 91
8.1. DRUKARKI FISKALNE .......................................................................... 91
8.2. KASY FISKALNE .................................................................................. 94
8.3. WAGI I DRUKARKI ETYKIET ................................................................ 95
8.3.1.
Konfiguracja ............................................................................. 96
8.3.2.
Definiowanie etykiet ................................................................ 97
8.3.3.
Ważenie i etykietowanie ........................................................... 99
4
8.4.
8.5.
9.
CZYTNIKI KODÓW KRESKOWYCH ...................................................... 100
KOLEKTORY DANYCH ....................................................................... 101
ADMINISTRACJA ........................................................................ 102
9.1. EKRAN POWITALNY ........................................................................... 102
9.2. MENU ADMINISTRACJA ..................................................................... 103
9.3. ARCHIWIZACJA DANYCH W SYSTEMIE HUMANSOFT CORAX .............. 104
9.3.1.
Wykonywanie kopii bazy danych ........................................... 104
9.3.2.
Odtwarzanie kopii bazy danych .............................................. 106
9.4. BACKUP DANYCH .............................................................................. 107
9.5. WYKONANIE ARCHIWUM .................................................................. 108
9.5.1.
Wykonanie pojedynczego Backupu w SQL Serwer Management
Studio. ................................................................................................ 108
9.5.2.
Wykonanie planu Backupów SQL Serwer Management Studio ..
................................................................................................ 110
5
WSTĘP
humansoft CORAX, to nowoczesny program kompleksowo wspomagający
zarządzanie małym i średnim przedsiębiorstwem. Powstał na bazie wieloletnich
doświadczeń firmy HUMANSOFT Sp. z o.o. jako producenta oprogramowania
biznesowego. System może być z powodzeniem wykorzystywany w firmach
o różnej wielkości i profilu działalności.
Na całość systemu składają się:
 Pakiet Podstawowy
 Zarządzanie Kontaktami
 System Lojalnościowy
 Księga Handlowa
 Kadry i Płace HR
 Środki Trwałe
 Produkcja
 Serwis i Usługi
 Książka Przychodów i Rozchodów
 OrangeSquid - środowisko rozszerzeń
Pakiet Podstawowy jako główny
następujące operacje:
- Sprzedaż
- Zakupy
- Gospodarka magazynowa
- Rejestry VAT
- Kasa/Bank
- Rozrachunki
- Analizy
- Konfiguracja
- Administracja
moduł
oprogramowania
obsługuje
Funkcjonalność głównego modułu można rozszerzyć o dodatkowe opcje:
- Obsługa akwizycji
rozliczanie akwizytorów i naliczanie im prowizji, organizowanie
kontroli dowozu towarów do klientów oraz rozliczanie kierowców
- Obsługa walut
rejestracja faktur importowych, dokumentów SAD, wystawianie
faktur eksportowych, rozrachunki wielowalutowe, wyliczanie różnic
kursowych, pobieranie kursów walut.
- Plany transakcji (faktury seryjne)
wspomaga pracę firm usługowych, w których cyklicznie pojawia się
potrzeba seryjnego fakturowania świadczonych usług, pozwala
automatycznie tworzyć i drukować serie dokumentów.
Program łączy w sobie wszystkie wymienione moduły zapewniając bezpieczny
przepływ potrzebnych informacji pomiędzy działami firmy.
Wystarczy ze użytkownik jeden raz wprowadzi daną informację do systemu,
a będzie ona już widoczna z każdego innego miejsca w programie.
Przykładowo, po wystawieniu faktury sprzedaży, automatycznie trafia ona do
rejestru VAT, na rozrachunki oraz jest widoczna z poziomu innych modułów
np. Kontaktów.
Jak widać, system łączy różne obszary działania przedsiębiorstwa, usprawnia
przepływ informacji i pozwala błyskawicznie odpowiadać na zmiany.
Informacje są uaktualniane w czasie rzeczywistym i dostępne tuż po ich
zaewidencjonowaniu. Naszym głównym celem była i jest, możliwie
najpełniejsza integracja wszystkich szczebli działalności przedsiębiorstwa oraz
szybka informacja pozwalająca na nowoczesne zarządzanie firmą.
Jak korzystać z podręcznika
Układ podręcznika został zaprojektowany tak, by sprostać potrzebom
użytkowników o różnym doświadczeniu w pracy z programami
komputerowymi.
Podręcznik można czytać rozdział po rozdziale lub wyrywkowo, zależnie od
potrzeb użytkownika.
O to lista dostępnych w sprzedaży podręczników do programu:
- Opis systemu (dystrybuowany bezpłatnie wraz z Pakietem
Podstawowym) – zawiera ogólny opis programu, zakres jego działania
i funkcjonalności. Posiada rozdziały poświęcone min. komunikacji z
programem, wdrożeniu systemu, transferu danych z innych
programów a także współpracy aplikacji z urządzeniami
zewnętrznymi.
- Podręcznik Podstawowy Część I – zawiera opis podstawowych opcji
programu takich jak: Sprzedaż, Zakupy, Gospodarka magazynowa,
Kasa/Bank, Rozrachunki, Rejestry VAT.
- Podręcznik Podstawowy Część II – zawiera opis pozostałych opcji
programu
tj:
Analizy,
Kartoteki,
Konfiguracja,
Funkcje
administracyjne. Posiada także instrukcję obsługi modułu
„Zarządzanie Kontaktami”
- Moduł Księga Handlowa
- Moduł Kadry i Płace HR
7
-
Moduł Środki Trwałe
Moduł Serwis i Usługi
Moduł Książka Przychodów i Rozchodów
Moduł Produkcja
Moduł OrangeSquid
Wszystkie wyżej wymienione podręczniki zostały zamieszczone w postaci
plików PDF na płycie instalacyjnej programu.
Konwencje graficzne
W podręcznikach wykorzystane zostały znaki graficzne, które mają ułatwić
użytkownikowi szybkie odnajdowanie interesujących go fragmentów tekstu a
także wskazać najważniejsze informacje/zalecenia, z którymi powinien się
zapoznać.

-
symbol ten wskazuje ścieżkę dostępu do danego tematu
-
znak ten wskazuje najważniejsze informacje/zalecenia producenta, z
którymi użytkownik powinien zapoznać się.
Kończąc wstęp, firma Humansoft życzy Państwu przyjemnej lektury oraz
efektywnej i owocnej pracy z programem.
8
1. Wymagania instalacji
1.1. Zawartość pakietu





płyta CD-ROM z programem instalacyjnym systemu oraz instalacją
Microsoft SQL Server 2005 Express
kody rejestrujące (dot. Pakietu Podstawowego, modułów i licencji
klienckich)
klucz sprzętowy
dokumentacja
umowa licencyjna
W sytuacji zakupu programu wraz z SQL Server 2005 w ramach
zintegrowanego oprogramowania, klient dostaje zamiast płyty CD-ROM, płytę
DVD zawierająca instalację programu oraz SQL Server 2005. Poza tym do
pakietu dołączana jest umowa licencyjna na oprogramowanie Microsoft tzw.
EULA.
Umowa licencyjna
Należy dokładnie zapoznać się z warunkami umowy licencyjnej. Określa ona
zasady na jakich można korzystać z systemu.
1.2. Wymagania sprzętowe
1.2.1. Serwera
-
Komputer / procesor
500 MHz lub szybszy (zalecane 1 GHz lub szybszy).
-
Pamięć
Wersja Express:128 MB (zalecana 512 MB lub większa; maksymalnie
1 GB)
Uwaga: Może być niezbędna dodatkowa pamięć, w zależności od
wymagań systemu operacyjnego.
9
-
Dysk twardy
SQL Server 2005 wymaga:
 350 MB wolnego miejsca na dysku w wypadku pełnej instalacji.
 390 MB na przykładowe bazy danych.
Uwaga: Wymagania odnośnie do dysku twardego zmieniają się
w zależności od konfiguracji systemu oraz zainstalowanych
aplikacji i funkcji.
-
System operacyjny
Wersje Express SQL Server 2005 może działać na następujących
systemach operacyjnych:
 Windows Server 2003, Standard Edition (Wymaga zastosowania
dodatku SP 1 dla systemu Windows Server 2003 lub nowszego)
 Windows Server 2003 Web Edition (wymaga zastosowania
dodatku SP 1 dla systemu Windows Server 2003 lub nowszego)
 Windows Small Business Server 2003 Standard Edition
 Windows® 2000 Server (wymaga zastosowania dodatku SP4 dla
systemu Windows 2000 lub nowszego)
 Windows 2000 Advanced Server (wymaga zastosowania dodatku
SP4 dla systemu Windows 2000 lub nowszego)
 Windows 2000 Professional (wymaga zastosowania dodatku SP4
dla systemu Windows 2000 lub nowszego)
 Windows XP SP2 lub nowszy
1.2.2. Stacji klienckiej.
-
Komputer / procesor
500 MHz lub szybszy (zalecane 1 GHz lub szybszy).
-
Pamięć
Minimum 256 MB.
-
Dysk twardy
Minimum 350MB wolnego miejsca na dysku.
-
System operacyjny
 Windows 2000 Professional (wymaga zastosowania dodatku SP4
dla systemu Windows 2000 lub nowszego)
 Windows XP SP2 lub nowszy
10

Windows Vista
-
.NET Framework

Microsoft .NET Framework v2.0

Microsoft .NET Framework v3.5
-
Windows Installer 3.1
1.3. Praca w sieci
Zastosowane w programie mechanizmy pozwalają na bezpieczna pracę w sieci.
Dzięki nim niemożliwe jest wystawienie dwóch faktur o tym samym numerze
lub sprzedanie tej samej partii towaru dwóm różnym kontrahentom.
1.4. Praca terminalowa
System humansoft Corax posiada instalator .msi, dzięki czemu można w prosty
sposób zainstalować go na użytek pracy terminalowej i nie ma potrzeby
osobnej rejestracji bibliotek dla poszczególnych użytkowników. Nie trzeba
powielać katalogów programu dla wszystkich użytkowników, ponieważ pliki
tymczasowe zapisywane są w katalogach poszczególnych użytkowników, a nie
w katalogu programu. Sposób instalacji systemu jest zgodny z wymaganiami
nowych systemów Microsoft.
11
2. Procedura instalacyjna
Instalacja programu odbywa się w dwóch etapach: pierwszy to instalacja
Microsoft SQL Server 2005, a drugi to instalacja oprogramowania na stacjach.
2.1. SQL Server 2005 Standard Edition.
2.1.1. Instalacja SQL Server 2005
1.
2.
3.
4.
5.
Włóż do napędu CD-ROM płytę instalacyjną.
Jeżeli w CD-ROM’ie wyłączona jest funkcja Autostartu należy
uruchomić plik “autorun.exe” w katalogu głównym na płycie CD.
Uruchom instalację Microsoft SQL Server™ 2005 Standard
Edition, Runtime-Restricted Use Software.
Na ekranie startowym wybierz Server components, tools, Books
Online, and samples.
Pojawi się okno na którym należy zaakceptować warunki licencji
Microsoft SQL Server 2005.
12
6.
Następnie instalator przejdzie do okna sprawdzającego poprawność
instalowanych komponentów.
7.
Po zakończeniu tego procesu pojawi się okno kreatora instalacji.
13
8.
Następnie instalator przeprowadzi test konfiguracji systemu.
9.
W oknie Registration Information podaj imię i nazwisko oraz nazwę
firmy.
14
10. W następnym oknie zaznacz opcję SQL Server Database Services,
Analysis Services i Workstation components, Books Online and
development tools.
11. W następnym oknie zaznacz opcję Default instance.
15
12. W oknie Service Account zaznaczyć należy opcję Use the built-in
System account wybierając Local system oraz w opcji Start
services at the end o setup zaznaczyć SQL Server, Analysis
Services i SQL Browser.
13. Na kolejnym ekranie należy zaznaczyć opcję Mixed Mode (Windows
Authentication and SQL Server Authentication) i wpisać hasło dla
operatora sa.
16
14. W następnym oknie należy wybrać opcję Collation designator and
sort order: Polish oraz zaznaczyć Accent – sensitive.
17
15. W oknie Ready to Install pojawi się informacja o wybranych
składnikach i rozpocznie się właściwy proces instalacji.
2.1.2. Zakładanie użytkownika.
Po instalacji serwera SQL można dodać użytkownika bazy danych.
Użytkownik ten będzie wykorzystywany do połączenia się programu z bazą
danych. W tym celu należy:
1. Uruchomić SQL Server Management Studio i zalogować się do
serwera. Gdzie NAZWA_SERWERA to nazwa komputera, adres ip
bądź nazwa instancji, na której zainstalowano serwer.
18
2.
Rozwinąć zakładkę Security i na pozycji Logins kliknąć prawym
klawiszem myszki.
3.
4.
Z pokazanej listy wybrać New Login….
Na zakładce General, należy wpisać nazwę użytkownika, zmienić
authentication na SQL Server Authentication i podać hasło.
19
5.
Na zakładce Server Roles, należy przypisać odpowiednie role.
20
6.
Na zakładce User Mapping , należy przypisać użytkownika do
poszczególnych baz (firma_dem to nazwa firmy jaka została
stworzona w programie ).
2.2. Instalacja.
Instalator systemu humansoft Corax umożliwia przeprowadzenie procesu
instalacji w trzech trybach:
 standardowy
 pełny
 niestandardowy
Instalacja Standardowa zawiera tylko wersję demo programu humansoft
Corax. Przeznaczona jest dla użytkowników posiadających już zainstalowany
serwer baz danych Microsoft SQL wraz bazą danych firmy.
Wersja Pełna przeznaczona jest dla świeżych instalacji. W wersji tej
oprócz programu humansoft Corax instalowany jest Microsoft SQL Server™
2005 Express oraz Firma przykładowa.
21
Wersja Niestandardowa pozwala nam na wybór, jaki z dostępnych
składników ma być instalowany. W przypadku posiadania zainstalowanego
serwera SQL skorzystamy tylko z instalacji programu humansoft Corax
i Firmy przykładowej.
Jeśli podczas instalacji nie zainstalowano Firmy przykładowej jej
doinstalowanie jest możliwe dopiero po uprzednim odistalowaniu
programu humansoft Corax.
W przypadku użytkowników, którzy zakupili SQL Serwer 2005 w wersji
Standard bądź Enterprise zalecane jest zainstalowanie programu Corax
w trybie niestandardowym.
2.2.1. Instalacja wersji pełnej
1.
2.
Po włożeniu płyty CD-ROM automatycznie uruchomi się prezentacja,
umożliwiająca instalację. W przypadku, gdy w CD-ROM’ie
wyłączona jest funkcja Autostartu należy uruchomić plik index.hta w
katalogu splash na płycie CD.
Na ekranie wybierz opcję Instalacja humansoft Corax.
22
3.
Następnie po pojawieniu się okna powitalnego pojawi się okno, na
którym należy zaakceptować warunki licencji humansoft Corax.
4.
Instalację przeprowadzamy dla Dowolnego użytkownika tego
komputera.
5.
Następnie wskaż odpowiedni katalog docelowy.
6.
W oknie Wybór typu instalacji wybierz instalacja Pełna.
23
7.
W oknie Połączenie z Serwerem SQL wprowadź hasło operatora sa
dla połączenia z serwerem baz danych.
8.
Następnie instalator przejdzie do instalacji Microsoft SQL Server’a i
sprawdzi poprawność instalowanych komponentów.
24
9.
W następnym oknie rozpocznie się instalacja komponentów serwera
SQL.
25
10. Po zakończeniu procesu instalacji serwera SQL rozpocznie się
instalacja humansoft Corax oraz wykonywany jest skrypt podłączający
bazę Firmy przykładowej do serwera.
11. Następnie instalator informuje o prawidłowo zakończonym procesie
instalacji.
26
2.2.2. Instalacja wersji standardowej
1. W oknie Wybór typu instalacji wybierz instalacja Standardowa.
2. Pojawi się okno prezentujące postęp procesu instalacyjnego i
instalator zakończy działanie.
27
2.2.3. Instalacja wersji niestandardowej.
1.
W oknie Wybór typu instalacji wybierz instalacja
Niestandardowa.
2.
Następnie wybierz składniki do instalacji komponenty humansoft
Corax i Firma przykładowa.
28
3.
W oknie Koszt dysku sprawdź kontrolnie ilość zajmowanego
miejsca przez instalowane składniki.
4.
W następnym oknie wprowadź nazwę serwera SQL oraz hasło
operatora sa dla połączenia z serwerem baz danych.
5.
Następnie pojawi się okno prezentujące postęp procesu
instalacyjnego i instalator zakończy działanie.
29
UWAGA
W sytuacji kiedy jest już zainstalowany na serwerze humansoft hermesSQL
funkcjonujący na HASPIE (na jednej instancji MS SQL Server), po instalacji
systemu humansoft Corax (na drugiej instancji MS SQL Server), system
humansoft Corax może funkcjonować w trybie pierwszego uruchomienia.
W takiej sytuacji należy wejść w opcje O programie i odświeżyć licencję lub
wyjąć HASPA.
System humansoft HermesSQL i humansoft Corax mogą pracować na jednym
komputerze, ale pod warunkiem instalacji na osobnych instancjach MS SQL
Server.
2.2.4. Połączenie humansoft Corax z bazą
Przy pierwszym uruchomieniu programu pojawia się komunikat informujący
o braku połączenia z serwerem SQL.
Aby móc rozpocząć dalszą prace musimy potwierdzić chęć ustawienia
parametrów połączenia.
1. Wybierz z listy dostępnych serwerów SQL odpowiedni serwer lub
wpisz jego nazwę bądź adres IP. Podaj Użytkownika i hasło dostępu
do serwera SQL i timeout połączenia.
30
Wpisać dodanego użytkownika lub podać:
Użytkownik: sa
Hasło:
Wpisane podczas instalacji SQL Server
2005
Po zatwierdzeniu w katalogu głównym humansoft Corax tworzony jest
zaszyfrowany plik „Sewer.ini” z wpisanymi parametrami połączenia.
2. Jeżeli wcześniej na serwerze SQL nie zainstalowano przykładowej
firmy to przy pierwszym uruchomieniu pojawi się puste okno firmy.
Należy kliknąć Dodaj. W następnym oknie podać symbol (symbol
„DEM” jest zarezerwowany dla firmy przykładowej) i nazwę nowej
firmy. Po zatwierdzeniu zostanie wygenerowana nowa firma. (opcja
Firma przykładowa dopisuje, jeżeli została zainstalowana na serwerze,
do istniejących firm firmę przykładowa).
W przypadku zainstalowania firmy przykładowej po podaniu
parametrów połączenia na liście firm pojawi się FIRMA DEM.
31
Po pierwszym uruchomieniu programu na serwerze SQL zakładana jest baza
Hermes (wykonywane jest polecenie CREATE DATABASE Hermes
i zakładane są tabele). W bazie tej przechowywane są informacje dotyczące
listy firm (firmy), licencji (licencje) i parametrów konfiguracyjnych
(hmconfig). Tabela stacje obecnie jest nie wykorzystywana. Kontrola ilości
pracujących stacji opiera się na liczbie połączeń do serwera..
2.2.5. Firma licencjonowana
Według licencji systemu Użytkownik zakupujący program ma prawo do
legalnego prowadzenia działalności
gospodarczej na jednej założonej
w systemie firmie. Firma taka będzie posiadała w programie
status
„Licencjonowana”. Wszystkim pozostałym firmom, które użytkownik założy
w czasie użytkowania systemu nadany zostanie status „Nielicencjonowana”.
Po zainstalowaniu programu i następnie jego uruchomieniu, wyświetlony
zostanie komunikat „ Proszę wskazać firmę licencjonowaną”. Po naciśnięciu
klawisza „OK” pojawi się okno z listą firm założonych w programie. Aby
nadać jednej z nich status „Licencjonowana” (firmie, na której kontynuowane
będzie prowadzenie działalności) należy wybrać ją z listy, a następnie użyć
klawisza „Ustaw firmę licencjonowaną”.
32
Wówczas przy danych firmy pojawi się zielony znacznik świadczący
o powodzeniu operacji przypisania licencji do wskazanej z listy firmy.
Jednocześnie automatycznie wygaszony zostanie przycisk „Ustaw firmę
licencjonowaną”.
Po wskazaniu firmy licencjonowanej otrzymuje ona znacznik „Firma
licencjonowana”, który widoczny jest w oknie głównym programu. Pozostałe
firmy są firmami nielicenjonowanymi, które mogą służyć na przykład do celów
szkoleniowych. Na wydrukach dokumentów z firm nielicencjonowanych
zamieszczony będzie napis „Wydruk z firmy nielicencjonowanej” oraz
„Dokument nie może być przedmiotem ewidencji gospodarczej”.
33
2.2.6. Zmiana firmy licencjonowanej
W celu przypisania licencji innej firmie, należy wskazać na liście firmę
licencjonowaną, a następnie użyć przycisku „Usuń”. Operacji tej może
dokonać operator posiadający uprawnienia administratora. Po naciśnięciu
przyciski „Usuń” program wymaga autoryzacji, a więc podania operatora
i hasła.
W wyniku wykonania tych czynności pojawia się kolejne okno.
Użytkownik określa tu, wybierając odpowiednią opcję, co chce zrobić z bazą
usuwanej firmy.
34
Może wybrać jedną z dwóch niżej opisanych opcji lub zaniechać dalszych
czynności związanych z usunięciem firmy, używają przycisku „Wróć”.
• Tylko odłączyć od serwera, co oznacza, że wskazana
wcześniej firma zostanie usunięta jedynie z listy firm. Będzie
natomiast fizycznie występować na serwerze. Przeprowadzenie tej
operacji umożliwi zwolnienie licencji i przydzielenie jej innej
wybranej z listy firmie.
W tym przypadku możliwie będzie ponowne podłączenie
usuniętej firmy. W tym celu należy w oknie Firmy użyć przycisku
„Dodaj”, a następnie wpisać symbol usuniętej
• Odłączyć od serwera i usunąć pliki bazy danych.
Wykorzystanie tej funkcji spowoduje nie tylko wykasowanie firmy z
listy i zwolnienie licencji, ale również trwałe usunięcie jej bazy z
serwera.
Po wyborze jednej z tych dwóch opcji i przejściu operacji
potwierdzających rozpoczęte czynności zostaje zakończony proces zwalniania
licencji. Można zatem przystąpić do nadania licencji innej firmie. Podobnie, jak
przy pierwszym przydzieleniu licencji firmie, należy wskazać z listy firmę i
użyć przycisku „Ustaw firmę licencjonowaną”.
Licencja programu dopuszcza jednak sytuacje, w których użytkownik ma
prawo legalnie założyć dodatkowe firmy w systemie i tym samy prowadzić
działalność innych podmiotów. W tym celu należy zakupić licencję na
prowadzenie dodatkowego podmiotu gospodarczego. Po zakupieniu licencji
Użytkownik otrzyma kod rejestrujący pozwalający założyć nową firmę lub
wskazać z listy firm tę, która posiadać będzie status „Licencjonowana”.
Dodatkowy podmiot gospodarczy będzie mógł korzystać z tych samych
modułów i licencji klienckich, jakich używa firma główna.
35
2.2.7. Instalacja bibliotek na serwerze SQL
W celu zarejestrowania licencji programu należy zainstalować biblioteki na
serwerze SQL, a następnie włożyć klucz sprzętowy do portu USB również na
serwerze SQL.
1.
Z płyty CD-ROM, na której znajduje się humansoft Corax należy
uruchomić opcje Instalacja bibliotek HASP w zależności od
posiadanej wersji 32 bądź 64 bitowej serwera SQL .
2.
Następnie pojawi się ekran powitalny.
36
3.
Instalację przeprowadzamy dla Dowolnego użytkownika tego
komputera.
4.
Wskazujemy katalog instalacyjny serwera SQL.
5.
Pojawi się okno prezentujące postęp procesu instalacyjnego i
instalator zakończy działanie.
37
2.2.8. Rejestracja licencji.
1.
2.
Włożyć klucz sprzętowy do portu USB na serwerze SQL.
Uruchomić opcję rejestracja licencji (Administracja  Rejestracja
licencji) w celu wprowadzenia kodu rejestrującego oraz wybrać rejestrację
z wykorzystaniem klucza sprzętowego HASP.
3.
Pojawi się okno informujące o rozpoczęciu procesu rejestracji
38
4.
Wprowadzenie kodu rejestrującego możliwe jest po naciśnięciu przycisku
OK.
5.
6.
Potwierdzić wprowadzone dane.
Ponownie uruchomić opcję rejestracji licencji i wprowadzić kod
rejestrujący co najmniej jednej stacji klienckiej.
Po wykonaniu rejestracji program pracuje przez 30 dni. W tym terminie należy
złożyć zamówienie na kod aktywujący (zamówienie znajduje się na umowie
licencyjnej). Program na 7 dni przed końcem upływu czasu generuje komunikat
informujący o terminie upływu aktywacji. Po przekroczeniu tego terminu
następuje blokada wejścia do firmy.
39
2.2.9. Rejestracja licencji na moduły.
1.
W celu zarejestrowania licencji na dodatkowe moduły należy wybrać
opcję Administracja.
2.
Następnie nacisnąć przycisk Rejestracja licencji.
3.
Zgodnie z instrukcją na ekranie wprowadzić kod rejestrujący do
danego modułu i zatwierdzić przyciskiem OK.
40
Jeżeli w ciągu 30 dni od daty zarejestrowania modułu nie aktywujemy go,
moduł ten zostanie wyłączony.
Jeśli jest to moduł Dodatkowy Podmiot Gospodarczy, to firma stanie się
nielicencjonowana.
W przypadku gdy dokonujemy ponownej rejestracji modułu (moduły Kadry
i Płace, Środki Trwałe, Licencje stacji, Dodatkowe Podmioty Gospodarcze)
i po 30 dniach nie aktywujemy go, to program powróci do obsługi poprzednio
zaktywowanego modułu.
(Warunkiem otrzymania Kodów Aktywujących z Humansoft jest dokonanie
zapłaty oraz odesłanie kopii umowy licencyjnej na dany moduł)
2.2.10. Aktywacja programu
Po otrzymaniu kodu aktywacyjnego należy:
1. W opcji Administracja -> Aktywacja wprowadzić kod aktywacyjny
41
2.
Potwierdzić wprowadzone dane.
Opisane powyżej operacje wykonuje się w przypadku aktywacji pakietu
podstawowego, modułów oraz stacji klienckich.
2.2.11.
Aktualizacja
Program umożliwia skonfigurowanie automatycznej aktualizacji stacji
roboczych, w tym celu należy:
Udostępnić folder stacjom roboczym, w którym znajduje się aktualizacja.
1. Na stacjach odpowiednio zmapować udostępniony katalog.
2. W programie ustawić ścieżkę do katalogu (menu: Konfiguracja ->
Ustawienia globalne)
42
3.
Dokonać aktualizacji na jednym stanowisku.
Na pozostałych stanowiskach pojawi się komunikat z pytaniem
o aktualizację.
Po potwierdzeniu następuje aktualizacji stacji roboczej.
43
3. Komunikacja z programem
Program jest nowoczesną, 32 bitową aplikacją pracującą w środowisku
Windows. W związku z tym zostały tutaj użyte standardowe elementy
interfejsu, co oznacza, że użytkownicy innych aplikacji Windows’owych nie
powinni mieć problemu z obsługą systemu.
Standardem w środowisku Windows jest obsługa programów przy pomocy
myszki. Twórcy programu zadbali o to by większość podstawowych czynności
można było wykonać z samej klawiatury. Przemawiają za tym przyzwyczajenia
użytkowników programów DOS’owych oraz sprawniejsza i szybsza obsługa z
klawiatury niektórych operacji.
3.1. Menu
Program firmy Humansoft, jak większość aplikacji, posiada menu główne,
które umieszczone jest na samej górze głównego okna. Zawiera opcje:
Operacje, Edycja, System, Pomoc. Najbardziej rozbudowaną opcją jest opcja
Operacje. Stąd inicjuje się większość akcji. Aby zwiększyć czytelność
programu, wszystkie funkcje opcji Operacje zostały przeniesione do
graficznego paska głównego umieszczonego poniżej.
44
U dołu głównego okna programu znajduje się pasek stanu.
Informacje na pasku stanu to:
 bieżąca data programu
 nazwa otworzonej firmy
 operator
 magazyn
 oddział
 stacja robocza
 aktualna kasa
Klikając na daną opcję paska można zmienić jej wartość np. wybrać inny
magazyn, wskazać inną datę czy operatora.
3.2. Tabele
Program jest typową aplikacją Windows’ową, więc akcja programu odbywa się
w oknach. Szczególnym typem okna jest okno z tabelą.
Przykładowa tabela
45
3.2.1. Główne opcje oraz skróty
klawiaturowe
Znak graficzny
Klawisze
Znaczenie
Opis
Insert
F4
D
Dodaj
Pozwala dodać nową pozycję
do tabeli.
Enter
F5
P
Popraw
Pozwala poprawić
pozycję w tabeli.
Delete
F6
U
Usuń
Pozwala
tabeli.
Przenoszenie treści
Włączenie trybu przepisywania
treści bieżącej pozycji w tabeli
do nowo tworzonej pozycji.
Drukuj
Drukuje zawartość tabeli
Kliknięcie
na
nagłówku
kolumny
Porządek
wg
Sortuje tabelę wg wybranej
kolumny rosnąco lub malejąco
F7
Szukaj
w
kolumnie
sortującej
Pozwala znaleźć pozycję w
tabeli. Szuka wpisanej wartości
w kolumnie porządkowej od
początku pola.
Ctrl+F
Szukaj
Przeszukuje całą tabelę
w
całej (wszystkie kolumny). Pozwala
tabeli
znaleźć dowolny ciąg znaków
również w środku pola
Filtruj
Filtrowanie pozycji w tabeli.
F8
46
usunąć
bieżącą
pozycję
z
F12
Sumowanie
Podsumowanie
kolumn tabeli.
Operacje
Zestawienia i inne operacje dla
tabeli
Narzędzia
Manipulowanie
kolumnami
tabeli oraz eksport danych.
Zapisz
wygląd
Zapamiętuje wygląd tabeli i
porządek sortowania.
Zmiana
Umożliwia zmianę widoku z
fabrycznego na użytkownika
widoku
liczbowych
Odśwież
Odświeża zawartość tabeli
pobierając z bazy danych
najnowsze informacje
Alt+Home
Początek
Alt+End
Koniec
Skok na początek lub koniec
tabeli
Znacznik
pozycji
Zaznaczanie
pozycji
z
możliwością ich wyfiltrowania
(prawy klawisz myszki)
Przekształć Przekształca
zaznaczony
dokument/dokumenty w inny
powiązany
z
nim
dokument/dokumenty,
np.
zamówienie od klienta (ZO) ->
w fakturę (F) lub dokument
WZ
47
3.2.2. Przeglądanie tabeli
Przewijanie zawartości tabeli.






 - następna kolumna
 - poprzednia kolumna
 - poprzednia/następna pozycja
PgDn, PgUp - następna/poprzednia strona
Alt+Home - skok do pierwszego wiersza tabeli
Alt+End - skok do ostatniego wiersza tabeli
Przewijanie zawartości tabeli przy pomocy myszki uzyskujemy operując
suwakiem poziomym i pionowym. Suwak pionowy umieszczony jest na
prawej, a poziomy, na dolnej krawędzi okna.
3.2.3. Szybkie logowanie
Program umożliwia uruchomienia systemu z pominięciem wyboru firmy i
operatora. W tym celu należy podać HumansoftCorax.exe a następnie symbol
firmy i operatora, np. HumansoftCorax.exe "DEM" " SZEF".
48
3.2.4. Manipulowanie zawartością tabel
Wygląd tabeli możemy dostosować do swoich potrzeb. Służą do tego celu
opcje „Edytuj kolumnę” oraz „Właściwości tabeli” dostępne w menu
„Konfiguracja tabeli”. Ponadto można zamieniać kolumny miejscami oraz
zmieniać ich szerokość.
Wprowadzone zmiany należy zapamiętać korzystają z przycisku Zapisz.
Edycja kolumny
Edytując kolumnę ustalamy:
 wyrażenie określające zawartość kolumny. Jest to pole widoku
zdefiniowanego fabrycznie lub przez użytkownika
Patrz
rozdział: Widoki




tytułu kolumny i jej czcionki
wyglądu komórki
o właściwości czcionki
o kolory czcionki i tła komórki
o warunki zastosowania poszczególnych właściwości komórki.
ilość miejsc wyświetlanych po przecinku w kolumnach z wartościami
liczbowymi. Umożliwiono zdefiniowanie dla danej tabeli kolumn
liczbowych w następujący sposób:
o jeśli w kolumnie występuje „0” to program wyświetla pusty
wiersz
o z użyciem separatora tysięcznego (1 000 zamiast 1000)
o z określeniem ilości miejsc po przecinku (max. 9)
49
Powyższy przykład zawiera definicje kolumny „Nazwa” w tabeli „Artykuły”.
Warunek sformułowany jest tak, że towary o zapasie poniżej minimum będą
wyświetlane na czerwono.
Nowo dodaną kolumnę należy potem przesunąć w żądane miejsce.

patrz poniżej Zmiana kolejności kolumn.
Zmiana rozmiaru okna
Zmiana rozmiaru okna polega na nasunięciu kursora myszy na brzeg okna aż
do pojawienia się znaku zmiany rozmiaru (), naciśnięciu lewego przycisku i
przesuwaniu myszy z naciśniętym przyciskiem. Po osiągnięciu docelowego
rozmiaru należy zwolnić przycisk myszy.
Przesunięcie okna
Przesuwanie okna polega na nasunięciu kursora myszy na tytuł okna,
naciśnięciu lewego przycisku i przesuwaniu myszki z naciśniętym przyciskiem.
Po osiągnięciu pozycji docelowej należy zwolnić przycisk myszki.
Szerokość kolumn
Szerokość kolumn tabeli można dowolnie ustawiać przez przeciąganie myszką
linii podziału kolumn.
Zmiana szerokości kolumny przydaje się, gdy np. nazwy twoich towarów są
dużo krótsze od obowiązujących w systemie 50-ciu znaków. Zwężając
50
kolumnę Nazwa artykułu zwiększasz ilość kolumn widocznych jednocześnie na
ekranie.
Zmiana kolejności kolumn
Zmianę kolejności wyświetlania kolumn uzyskujemy przez przeciąganie
myszką tytułu kolumny. Jest to przydatne, gdy widoczna na ekranie kolumna
ma dla Ciebie mniejsze znaczenie niż inna schowana poza ekranem.
Obsługa pól memo
Tabela może również zawierać kolumnę memo. Przeważnie są to uwagi do
dokumentów lub długie opisy do 65535 znaków. W tabeli widoczne są jako
kolumny wypełnione tekstem memo lub Memo. Duża litera M oznacza, że
pole zawiera wpis.
Zawartość pola memo można umieścić w okienku poniżej tabeli. W tym celu
należy umieścić kursor w kolumnie memo i nacisnąć kombinację przycisków
Ctrl+Home.
3.2.5. Porządek sortowania pozycji
Porządek sortowania ustalamy klikając podwójnie na nagłówku kolumny,
według której chcemy ustalić porządek. Kolejne sekwencje podwójnych
kliknięć ustalają porządek rosnący, malejący bądź go likwidują. Aktualna
kolumna porządkowa jest wyróżniona podkreśleniem, np.:
3.2.6. Wyszukiwanie pozycji
Możliwe jest przeszukiwanie tabeli na dwa sposoby:

Wyszukiwanie pozycji wg ustalonego porządku - opcja Znajdź (F7)
Np. dla tabeli Artykuły posortowanej wg symbolu artykułu wystarczy
podać kilka początkowych znaków symbolu. W trakcie wpisywania
szukanej wartości tabela jest przeszukiwana na bieżąco a wskaźnik pozycji
w tabeli ustawia się automatycznie.
51
Po naciśnięciu przycisku Znajdź (F7) wyświetli się w miejsce nagłówka
kolumny sortującej okienko służące do wpisywania szukanej wartości.
Aby zakończyć poszukiwanie wystarczy kliknąć poza obszar tego okienka
lub nacisnąć Enter, Esc lub użyć klawiszy strzałek góra/dół lub PageUp,
PageDown.

Wyszukiwanie dowolnego ciągu znaków – opcja Szukaj (Ctrl+F).
. Ta
metoda pozwala znaleźć w tabeli dowolny ciąg znaków nawet ze środka
pola. Jest to szczególnie użyteczne przy przeszukiwaniu tabeli
kontrahentów. Metoda ta jest wolniejsza od poprzedniej, choć ma to
znaczenie jedynie przy bardzo dużych kartotekach.
Naciśnięcie przycisku Szukaj (Ctrl+F), w lewym górnym rogu tabeli
wyświetlone zostanie okienko, w którym wpisujemy szukany ciąg znaków.
Użycie przycisku „następny” skutkuje rozpoczęciem przeszukiwania „w
dół” począwszy od bieżącej pozycji w tabeli, natomiast przycisk „od
początku” służy do przeszukiwania całości tabeli od samego jej początku
(od góry). Jeżeli wpisany ciąg znaków zostanie znaleziony, to wskaźnik
pozycji tabeli ustawi się w odpowiednim wierszu a kolumna, w której
wystąpił szukany ciąg znaków zostanie ustawiona w polu widzenia.
Zakończenie poszukiwania odbywa się analogicznie jak w punkcie
poprzednim.
3.2.7. Dodawanie nowej pozycji
Nową pozycję dodajemy do tabeli przez wybranie opcji Dodaj
lub
korzystamy z przycisku Narzędzia (opcja ta jest również dostępna pod prawym
przyciskiem myszy). W ten sposób dodajemy do tabeli np. nowego kontrahenta
52
czy nowy dokument. Pojawi się wówczas formularz odpowiedni dla danej
tabeli.
Ciekawe możliwości niesie użycie opcji Przenoszenie treści, które znajduje się
w górnym menu Tabela. Powoduje ona przepisanie zawartości pól bieżącej
pozycji do nowo dodawanej. Przydaje się to głównie dla kilku tabel: Artykuły,
Zestawy rabatów, Definicje dokumentów, Schematy księgowe.
Jeśli przykładowo zdefiniujesz jakiś schemat księgowy, a następnie zamierzasz
dodać bardzo podobny, to przed użyciem opcji Dodaj włącz opcję Tabela ->
Przenoszenie treści i ustaw wskaźnik na właściwym schemacie. Pozycje
schematu zostaną skopiowane do nowo dodawanego.
3.2.8. Usuwanie pozycji
Usunięcie pozycji następuje po jej podświetleniu i wyborze opcji Usuń
lub
korzystamy z przycisku Narzędzia (opcja ta jest również dostępna pod prawym
przyciskiem myszy). Nie każdą pozycję daje się usunąć, np. nie można usunąć
dokumentu przeniesionego do księgi handlowej jak również kontrahenta,
którego symbol widnieje na jakimś dokumencie. O przyczynie niemożliwości
usunięcia pozycji program informuje odpowiednim komunikatem.
3.2.9. Przeglądanie i poprawianie pozycji
Aby poprawić pozycję należy ją podświetlić i wybrać opcję Popraw
lub
korzystamy z przycisku Narzędzia (opcja ta jest również dostępna pod prawym
przyciskiem myszy). Pojawia się wówczas odpowiedni formularz zapełniony
danymi bieżącej pozycji. Jeśli dana pozycja nie może być z jakichś powodów
poprawiana (np. próba poprawienia zaksięgowanej faktury), to program
poinformuje o tym fakcie i formularz przejdzie w tryb Pokaż, uniemożliwiając
edycję pól.
3.2.10. Filtry
Mechanizm filtrowania to jedno z najpotężniejszych narzędzi programu.
Warto zapoznać się z nim bardzo dokładnie.
53
Przykładowe okno filtrów dla dokumentów sprzedaży
Filtry to:
 Źródło prostych raportów w nieskończonej ilości wariantów.
 Pomoc w odnalezieniu pozycji w bardzo licznych tabelach. Tabela
księgi głównej zawiera po kilku latach pracy setki tysięcy a nawet
miliony dokumentów zaksięgowanych. Filtry pozwalają w nim
odnaleźć interesujący nas dokumentu np. sprzed dwóch lat, o którym
wiemy tylko tyle, że dotyczył konkretnego kontrahenta. W oknie
filtrów wybieramy odpowiedniego kontrahenta i dodatkowo
orientacyjny okres i natychmiast widzimy tylko dokumenty
odfiltrowane.
 Narzędzie administratora. Niektórzy operatorzy, zwłaszcza w dużych
firmach, nie powinni mieć dostępu do pewnych danych. Tzw. stałe
filtry pozwalają administratorowi dostroić precyzyjnie system
uprawnień do potrzeb przedsiębiorstwa.

patrz rozdział Konfiguracja -> Grupy uprawnień
Ustalone filtry mogą być pamiętane indywidualnie dla każdego operatora.
Wystarczy zaznaczyć selektor Zapamiętać filtry, a następnie opuścić okno
dialogowe naciskając przycisk OK.
Wybranie przycisku Usuń filtry powoduje wyczyszczenie wszystkich aktualnie
ustawionych warunków filtrujących.
54
Od wersji 3.10 wprowadzone zostało pojęcie „Zestawu filtrów”. Są to
zapamiętane, często używane filtry, których można użyć bez konieczności
ustawiania ciągle tych samych parametrów. Są one również pamiętane dla
każdego użytkownika i każdego widoku tabeli oddzielnie. Dzięki temu
poprawia się ergonomia pracy, a korzyścią jest czas pracowników, którzy do tej
pory wielokrotnie musieli powtarzać te same ustawienia.
Nowy zestaw dodajemy definiując parametry i korzystając z przycisku Zapisz
nowy zestaw. Użytkownik zostanie wówczas poproszony o wprowadzenie
nazwy dla nowego zestawu filtrów. Unikalność nazw nie jest kontrolowana.
Skorzystanie z przycisku Wróć na formularzu wprowadzania nazwy jest
równoznaczne z rezygnacją z zapisania nowego zestawu filtrów.
Jeżeli mamy zdefiniowane zestawy filtrów, pojawią się one jako pozycje na
liście. Wybranie pozycji listy powoduje pojawienie się na formularzu
zdefiniowanych wcześniej dla danego zestawu parametrów.
Możemy je zmienić, a następnie zapisać zmiany, korzystając z przycisku
Zapisz zestaw. Zmiany w bieżącym zestawie filtrów mogą zostać zapisane
również po naciśnięciu przycisku OK.(program o to zapyta).
Obok listy znajduje się przycisk
umożliwiający usuniecie bieżącego
zestawu filtrów. Po usunięciu zestawu, lista ustawia się w pozycji „nie
wybrano”, a parametry są czyszczone, jak po użyciu przycisku Usuń filtry.
Ustawienie się w pozycji „nie wybrano” powoduje wyczyszczenie ustawionych
parametrów.
Zapamiętane zestawy filtrów dostępne są dla operatora, na którym były
zapisane.
3.2.11. Drukowanie, podsumowania i
eksport
Trzy powyższe funkcje operują na pozycjach odfiltrowanych.
Drukowanie
Zawartość tabeli można wydrukować po wybraniu przycisku Drukuj
Dla każdej z tabel zaprojektowano przeważnie po kilka wariantów
wydruku.
Więcej na temat wydruków

patrz rozdział Wydruki
55
Podsumowania
Opcja Podsumowania
przywołuje okno, w którym definiuje się dowolne
podsumowania. Przeważnie są to podsumowania wartości z kolumn tabeli.
Dodaj / Popraw
Powoduje dodanie nowego / poprawienie istniejącego podsumowania.
Zawiera listę numerycznych kolumn tabeli. Jeżeli nie
ma na tej liście kolumny którą chcemy podsumować
pole to zostawiamy puste.
Tytuł podsumowania Wpisujemy tu czytelny dla nas tytuł.
Wyrażenie
Wyrażenie które chcemy podsumować. Najczęściej
jest to pole bazy danych. Przy formułowaniu
wyrażenia można skorzystać z konstruktora wyrażeń.
Usuń
Usunięcie wybranego podsumowania.
Oblicz
Naciśnięcie tego przycisku powoduje przeliczenie wszystkich pozycji w
podsumowaniach. Wyniki obliczeń widoczne są w kolumnie Wartość.
Kolumna tabeli
56
Autopodsumowanie
Zaznaczenie tej opcji powoduje automatyczne obliczenie wszystkich
podsumowań przy każdym następnym wyborze opcji Podsumowania.
Ilość pozycji
Liczba pozycji odfiltrowanych w bieżącej tabeli.
OK
Zatwierdzenie wprowadzonych zmian w pozycjach podsumowań i wyjście z
podsumowań.
Wróć
Anulowanie wprowadzonych zmian i wyjście z podsumowań.
Eksport danych
Wybierając opcję Narzędzia -> Eksport danych można wyeksportować
zawartość tabeli do plików zewnętrznych w formatach takich jak Microsoft
Excell, Lotus 1-2-3, tekstowe itp. Eksportowane kolumny nie mogą zawierać
złożonych wyrażeń np. funkcji.
Opcja ta jest szczególnie przydatna przy tabelach prezentujących wyniki analiz
i zestawień, gdyż przeniesione np. do Excel-a można zaprezentować w postaci
graficznych wykresów, które łatwiej jest analizować.
3.3. Formularze
Formularze służą do wprowadzania danych, dodawania / poprawiania pozycji
w bieżącej tabeli.
Zawierają pewną ilość pól do wypełnienia, selektorów, kontrolek oraz przyciski
OK i Wróć - pierwszy zatwierdzający, drugi anulujący zmiany.
Formularz mogą być bardzo proste np. formularz Rozliczenie i księgowanie:
oraz bardziej złożone, tak jak formularz faktury:
57
Formularze zawierają pola tekstowe oraz obiekty opisane w następnym
rozdziale.
Opisy poszczególnych formularzy (oznaczenia pól, zasady wypełniania)
znaleźć można w dalszych rozdziałach podręcznika.
3.4. Kontrolki
Formularze są oknami zawierającymi pewną liczbę kontrolek typu: przycisk,
przełącznik, pole edycji, lista rozwijana itp. Przemieszczanie kursora w ramach
okna pomiędzy kontrolkami realizujemy naciskając klawisz Tab - w jednym
kierunku lub Shift+Tab - w kierunku przeciwnym. Istnieją pewne
przyzwyczajenia przeniesione z systemu DOS do używania w tym celu
klawiszy strzałek i Enter jednak nie w każdej sytuacji umożliwiają one
opuszczenie obiektu. Zwłaszcza próba przemieszczenia kursora klawiszem
Enter może dla niektórych obiektów skutkować niepożądanym działaniem
(rozwijanie listy, przywoływanie tabeli dla pola związanego z tabelą,
wywołanie dialogu spod przycisku itd.)
Najłatwiej dotrzeć do każdego obiektu okna przy pomocy myszki. Wystarczy
umieścić kursor myszki w obrębie danego obiektu i wcisnąć jej lewy klawisz
(kliknąć). Tą metodę polecamy początkującym jako bardziej intuicyjną.
Przycisk
58
Jego wybranie powoduje wykonanie czynności określonych w jego nazwie.
Przycisk z wyraźnie widoczną czarną obwódką jest przyciskiem domyślnym.
Jego wybranie następuje po naciśnięciu kombinacji klawiszy Ctrl+Enter bez
względu na bieżące położenie kursora.
Znacznik
Jego stan jest zmieniany naciśnięciem klawisza Spacja lub Enter lub
kliknięcie myszką. Znak oznacza, że jest włączony.
Przełącznik
Zaznacza tylko jedną z możliwych do wybrania opcji. Jego stan jest zmieniany
naciśnięciem klawisza Spacja lub Enter lub kliknięcie myszką. Gdy jedna z
pozycji jest wybrana, w przełączniku pojawia się kropka, a pozostałe
przełączniki w grupie zostają wyłączone.
Lista
Pojawia się w postaci ramki zawierającej pozycje do wyboru. Wybór pozycji
polega na umieszczeniu na niej podświetlenia i naciśnięciu klawisza Enter lub
podwójnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy. Przemieszczanie
podświetlenia następuje przy użyciu klawiszy kierunkowych (strzałki ),
PgUp, PgDn, Home, End lub szybkim naciskaniu pierwszych liter pozycji.
Lista rozwijalna (selektor)
59
Rodzaj listy, której elementy widoczne są po wybraniu przycisku
.
Pole edycji
Służy do wprowadzania słów, opisów, liczb lub dat z klawiatury.
Pole edycji związane z tabelą
W tego rodzaju polach program kontroluje poprawność wprowadzonych
danych, w tym przykładzie - symbolu artykułu. Jeśli wpisany symbol nie
występuje w tabeli Artykuły pojawi się komunikat Nie znaleziono i zostanie
przywołana tabela Artykuły. Kursor ustawi się na artykule o najbliższym
symbolu. Jeśli wpisany symbol jest poprawny, a czynność zakończymy
klawiszem Tab, tabela nie zostanie przywołana.
Bezwarunkowe przywołanie tabeli następuje, gdy :
 będąc w polu edycji wciśniemy klawisz Enter

klikniemy myszką na przycisku
.
Okno edycji pól memo
Służy do wprowadzania długich tekstów, np. uwag na dokumencie. Aby
zamknąć okno z zapisem zmian należy użyć przycisku . Aby porzucić edycję
należy wcisnąć Esc i wybrać odpowiedź Yes w oknie, które się później pojawi.
60
4. Wydruki
Drukowanie w programie realizowane jest za pomocą szablonów nazywanych
dalej wzorcami wydruku. Autorzy programu stworzyli pewną ilość wzorców
wydruku, wystarczającą do normalnej pracy - są to tzw. wzorce fabryczne.
Charakteryzują się tym, że nie można ich zmieniać.
Jeżeli jednak postać wydruku nie zadowala Użytkownika, można stworzyć
własne wzorce, dostosowane do indywidualnych potrzeb i wymagań.
 patrz podręcznik OrangeSquid -> rozdział Wzorce wydruków
Niezależnie od rodzaju wydruku przed rozpoczęciem drukowania wyświetlane
jest okienko dialogowe Wydruk pozwalające na ustalenie parametrów
wydruku.
Elementy okna dialogowego:
Wzorzec wydruku
selektor umożliwiający wybór z listy wzorca wydruku
Popraw
Drukarka
Właściwości
Liczba kopii
modyfikacja ustawień aktualnie wybranego wzorca
wydruku
wybór drukarki, na którą wysłany zostanie wydruk
przycisk przywołuje okno ustawień sterownika
drukarki
ilość kopii wydruku
61
Tylko podsumowanie selektor określający czy drukowane ma być tylko
podsumowanie. Przydatny dla wydruku zestawień.
Pokaż właściwości drukarki
przed wydrukiem
przywołanie okno ustawień drukarki
Drukuj
uruchomienie wydruku (wydruk na drukarkę, wydruk
do pliku) lub możliwość wysłania dokumentu pocztą
elektroniczną
Pokaż
podgląd wydruku na ekranie
Wróć
porzucenie okna Wydruk
Opcja Popraw
Wzorzec domyślny
Zaznaczenie tego selektora spowoduje, że tworzony wzorzec będzie
proponowany jako pierwszy na liście wzorców. Dla wydruku dokumentów
nadrzędne jest tu ustawienie domyślnego wzorca w opcji Konfiguracja ->
Definicje dokumentów.
Prolog
Przycisk przywołuje okno edytora tylko do odczytu zawierającego prolog
wydruku. Prolog jest programem w języku XBase uruchamianym przed
przystąpieniem do wydruku. Napisanie poprawnego prologu wymaga
znajomości podstaw języka XBase.

patrz podręcznik OrangeSquid -> rozdział Generator raportów
Epilog
Przycisk przywołuje okno edytora tylko do odczytu zawierającego epilog.
Epilog jest programem w języku XBase uruchamianym po wydruku. Napisanie
poprawnego epilogu wymaga znajomości podstaw języka XBase.

patrz podręcznik OrangeSquid -> rozdział Generator raportów
62
Tytuł wydruku
Wpisany tutaj tekst służy na niektórych wzorcach do zatytułowania wydruku.
Pojawia się w pierwszym wierszu wydruku.
Informacje dla wydruku
Można tu wskazać drukarkę (sterownik drukarki tekstowej), na którą wysyłany
będzie ten wzorzec wydruku oraz orientację strony (wymiary użytego papieru).
Orientacja strony
Wybór układu pionowego lub poziomego strony.
Uprawnienia
Przycisk otwierający okno Uprawnienia do wzorca wydruku. Możemy tu
nadać bądź odebrać uprawnienia, do aktualnie edytowanego wzorca,
określonym profilom użytkowników.
Najefektywniejsze sposoby wydruku w systemie Windows oferują obecnie
drukarki laserowe lub atramentowe. Drukarki takie wraz z wzorcami wydruku
dają możliwość korzystania z różnych czcionek (większa ilość danych na
wydruku, czytelniejsze wydruki), ramek, linii, kolorów czy grafiki (np. logo
firmy na fakturze) oraz znacznie przyspieszają sam proces drukowania.
Istnieje jednak możliwość wysyłania wydruków graficznych na drukarki
igłowe (zdefiniowanie w systemie Windows). Należy wtedy usunąć z wzorca
wszelkie elementy graficzne np. ramki, kolorowe nagłówki, grafiki, aby
zminimalizować czas wydruku. Wśród fabrycznych wzorców wydruku
dokumentów sprzedaży znaleźć można właśnie taki uproszczony wydruk
faktury (F_UPR___ Faktura – wydruk graficzny uproszczony) dostosowany do
drukarek igłowych.
Gdy wybrany jest wydruk graficzny selektor Drukarka zawiera listę drukarek
zdefiniowanych w systemie Windows. Wybrana jest zawsze drukarka
ustawiona w systemie jako domyślna, chyba że w definicji wzorca wydruku
wskazano inaczej.
Wybranie opcji Drukuj uruchamia wydruk, ale również daje możliwość zapisu
wydruku do pliku oraz wysłania raportu pocztą elektroniczną.
63
Format raportu
Selektor formatu, w którym dokument ma być zapisany lub wysłany.
Wydruki możemy zapisywać lub wysyłać w formatach: PDF, HTM, DOC,
XLS, RTF
Wyświetl po utworzeniu
po utworzeniu dokument otwiera się w programie skojarzonym z tym plikiem
Opcje pliku PDF
Opcja Dołącz czcionki dołącza do pliku użyte w raporcie czcionki
Opcje pliku XLS
Wybranie opcji Uproszczony Excel pozwala na zapisanie wszystkich
numerycznych pól w komórkach arkusza. Opcja Pełny Excel pozwala na
zapisanie również pól tekstowych
Opcje pliku HTM
Opcja Wyślij jako treść wiadomości wysyła raport jako treść wiadomości a
nie jako załącznik.
Plik
Wskazanie miejsca zapisu pliku
Zapisz/Wyślij
zapis do druku lub wysłanie wydruku mailem.
Wróć
porzucenie okna Zapisz do pliku
64
5. Dokumenty
Ta część podręcznika będzie poświęcona ogólnej charakterystyce
sporządzanych i rejestrowanych dokumentów własnych i obcych w programie.
Ogólne mechanizmy tworzenia, przeglądania i obróbki wszystkich
dokumentów są niemal identyczne. Zostaną one omówione w tym rozdziale.
Wykaz rodzajów dokumentów
F
KF
PD
FZ
KZ
FI
SA
WZ
ZK
PZ
ZD
P
R
MM
SN
IW
PC
PK
D
IN
IZ
RO
SL
KP
KW
BP
BW
KR
BR
ZW
ZO
OF
ZU
-
dokumenty sprzedaży (faktury, paragony, faktury eksportowe)
korekty sprzedaży (faktury korygujące)
zestawienie dzienne paragonów
dokumenty zakupu (faktury)
korekty zakupu (faktury korygujące)
faktury importowe
dokumenty SAD
wydania na zewnątrz
zwroty od klienta (korekty WZ)
przychody zewnętrzne
zwroty do dostawcy (korekty PZ)
przychody wewnętrzne (z produkcji lub oddziału)
rozchody wewnętrzne
przesunięcia międzymagazynowe
arkusze spisu z natury
dokumenty inwentaryzacji
zmiana ceny ewidencyjnej
polecenia księgowania (dla księgi handlowej)
dowody księgowe (dla księgi przychodów i rozchodów)
inne należności
inne zobowiązania
dokumenty rozliczeniowe
operacje na punktach systemu lojalnościowego
kasa przyjmie
kasa wypłaci
bankowy dowód wpłaty
bankowy dowód wypłaty
dokumenty kasowych różnic kursowych
dokumenty bankowych różnic kursowych
zamówienia własne
zamówienia obce
oferty dla klientów
zlecenia usługowe
65
5.1. Definicje dokumentów
Wykaz z poprzedniego rozdziału może być rozszerzany wyłącznie przez
producenta programu. Jednak szczegółowa definicja każdego dokumentu jest
dostępna dla użytkownika. Jest to kolejne potężne narzędzie programu, które
umożliwia wdrożenie w firmach o bardzo skomplikowanej strukturze. Dzięki
definicjom dokumentów można odwzorować w programie każdy, najbardziej
skomplikowany schemat ich obiegu. Rekomendacją dla opisywanego tutaj
mechanizmu jest przykład wycofania przez MF rachunku uproszczonego, czy
wprowadzenie nowego typu dokumentu – Faktury RR. Żadne z tych zdarzeń
nie wymagało zmian programistycznych w programie. Rachunek uproszczony
czy Fakturę RR można było zdefiniować w opcji Definicje dokumentów.
Definiowanie dokumentów odbywa się z poziomu tabeli Definicje dokumentów
dostępnej po wyborze opcji Konfiguracja.

Praktyczne wskazówki dotyczące tworzenia rejestrów znajdziesz
w rozdziale Wdrożenie.
5.2. Numeracja dokumentów
Każdy dokument posiada własny, niepowtarzalny numer ewidencyjny oraz
numer oryginalny.
Dla dokumentów własnych takich jak dokument sprzedaży (F), przyjęcie z
zewnątrz (PZ) itp. numer ewidencyjny jest tożsamy z numerem oryginalnym.
Dla dokumentów obcych takich jak faktura zakupu numer oryginalny należy
wprowadzić ręcznie na formularzu danego dokumentu w odpowiednie pole.
Numer ewidencyjny występuje na formularzu dokumentu jako zespół
obiektów:
- selektor zawierający wszystkie rejestry dokumentu
- rok wystawienia
- numer kolejny w danym rejestrze.
Pierwszą czynnością, którą należy wykonać podczas sporządzania dokumentu
jest wybór właściwego rejestru z selektora.
66
Budowa numeru ewidencyjnego
DD/xxx/RR/NNNNNN
Gdzie:
 DD - rodzaj dokumentu
 xxx – dowolny trzyznakowy symbol rejestru (dla dokumentów KP,
KW, BP, BW rolę rejestru pełnią odpowiednio: symbol kasy oraz
symbol rachunku bankowego)
 RR - rok wystawienia
 NNNNNN - 6-cio cyfrowy numer.
Ostatni segment, czyli 6-cio cyfrowy numer, program proponuje sam, według
jednej z dwóch metod:
- pierwszy wolny
- następny.
Metoda pierwszy wolny pozwala wypełniać dziury po dokumentach usuniętych
i jest metodą preferowaną. Metodę następny stosujmy wyjątkowo np. w
sytuacji, gdy z jakichś powodów chcemy zachować dziurę w numeracji
(zarezerwować numer dokumentu na przyszłość). Poza tym można poprawiać
proponowany przez system numer, o ile pozwala na to definicja danego
dokumentu.
Przykład
F /U /02/000013 - oznacza dokument sprzedaży F, z rejestru U (np. sprzedaż
usług), wystawiony w 2002 roku, pod numerem kolejnym 13.
Dokumenty obce, takie jak faktury zakupu (FZ) otrzymują również numer
ewidencyjny w systemie.
Przykład
FZ /T /01/000431 - oznacza dokument zakupu FZ, z rejestru T (np. zakup
towarów), zarejestrowany w 2001 roku, pod numerem kolejnym 431.
67
5.3. Praca z dokumentami
Zostaną tu omówione następujące operacje: tworzenie, usuwanie, drukowanie,
poprawiania dokumentów.
Aby wykonać którąś z powyższych operacji należy wpierw otworzyć tabelę
właściwych dokumentów. Otwieranie tabel dokumentów następuje po wyborze
z menu odpowiednich opcji.
Przykład: otwarcie tabeli dokumentów FZ następuje po wyborze opcji
Zakupy–>Dokumenty zakupu (FZ).
5.3.1. Tworzenie nowego dokumentu
Po użyciu opcji Dodaj pojawi się formularz odpowiedni dla danego
dokumentu.
Przykładowy formularz faktury zakupu
68
Formularz dokumentu
Większość dokumentów ma podobną strukturę, składa się z nagłówka, pozycji i
podsumowania.
Nagłówek
W nagłówku znajduje się np. numer dokumentu, kontrahent. Niektóre pola
nagłówka są zapisywane w momencie wejścia w edycję pozycji dokumentu i
nie można ich już zmienić. W przypadku pomyłki w nagłówku należy porzucić
edycję lub usunąć dokument i wystawić go jeszcze raz.
W nagłówku najczęściej występują pola:
Numer ewidencyjny dokumentu.
Rejestr, rok, i numer kolejny.
Pola dotyczące wyboru kontrahenta.
Kontrahenta możesz wybrać podając jego:
- symbol
- skrót nazwy
- numer NIP.
Pole, wg którego odbywać się będzie wyszukiwanie wskazuje się wybierając
myszką jeden z przycisków. Przycisk taki zostaje „zatrzaśnięty” na stałe.
Najczęściej korzystamy z wyboru według skrótu nazwy lub numeru NIP.
Wystarczy podać kilka początkowych znaków skrótu nazwy i nacisnąć Enter.
Program przywoła tabelę kontrahentów ustawiając wskaźnik na właściwym
kontrahencie. Jeżeli podasz pełen skrót nazwy lub numer NIP możesz przejść
do dalszej części dokumentu klawiszem Tab bez otwierania tabeli
kontrahentów.
Jeśli wybierzesz kontrahenta mającego zdefiniowane oddziały (np. sklepy), to
dodatkowo pod przyciskiem Pozostałe dane możesz wskazać Odbiorcę towaru.
Pozostałe dane
Przycisk ten zawiera dodatkowe cechy wystawianego dokumentu i może się
różnić zawartością w zależności od typu dokumentu. Niektóre z występujących
tu pól nie podlegają ogólnej zasadzie niepoprawialności nagłówka czyli można
je zmienić nawet po wystawieniu całego dokumentu.
Opisy zawartości tego przycisku znajdują się w rozdziałach opisujących
poszczególne dokumenty.
69
Pozycje dokumentu
Pozycje dokumentu stanowi tabela pozycji, której edycja jest możliwa na
zasadach obowiązujących dla każdej innej tabeli:
(Ins, F4, D) – Dodaj
(Enter, F5, P) – Popraw
(Del, F6, U) – Usuń .
Pola dotyczące wyboru artykułu.
Artykuł możemy wybrać poprzez jego:
- symbol,
- nazwę,
- kod kreskowy,
- numer katalogowy.
Pole, wg którego odbywać się będzie wyszukiwanie wskazuje się wybierając
myszką jeden z przycisków.
Wybrany myszką przycisk będzie „zatrzaśnięty” na stałe aż do następnej
zmiany.
Najczęściej korzystamy z wyboru według nazwy lub symbolu artykułu.
Wystarczy podać kilka początkowych znaków i nacisnąć Enter. Program
przywoła tabelę artykułów ustawiając wskaźnik na pozycji najbliższej
podanemu fragmentowi. Jeżeli podasz pełen symbol lub nazwę możesz przejść
do dalszej części dokumentu klawiszem Tab bez otwierania tabeli artykułów.
Wybór wg kodu kreskowego jest użyteczny wówczas gdy używasz czytnika
kodów kreskowych.
Jeśli wybrany artykuł już istnieje na dokumencie, to pojawi się okno takie jak
na rysunku poniżej.
70
Wybór opcji Dodać go ponownie spowoduje dodanie do dokumentu kolejnej
pozycji tego artykułu. Wybór opcji Zwiększyć ilość o ... aktywuje pole ilość.
Dodatkowy opis
Dwudziestoznakowy opis pozycji do wykorzystania wg potrzeb,
zapamiętywany razem z pozycją dokumentu. Dla dokumentów przychodowych
jest to przeważnie numer seryjny partii.
Przycisk Następny kończy dodawanie bieżącego artykułu i pozwala na dodanie
kolejnego.
Przycisk OK zamyka formularz dodając bieżący artykuł.
Przycisk Wróć przerywa dodawanie pozycji.
Poza ręcznym wprowadzeniem pozycji dokumentu mogą być one, po wybraniu
opcji Operacje:
- przeniesione automatycznie ze schowka
 patrz Dokumenty –> Schowek dokumentów
-
pobrane z kolektora danych

patrz Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi -> Kolektory danych
Dla dokumentów sprzedaży pozycje można pobrać również z dokumentu WZ,
Zamówienia lub Zlecenia usługowego.

patrz Podręcznik Opis systemu – rozdział Sprzedaż ->Dokumenty
sprzedaży.
Podsumowanie dokumentu
W dolnej części dokumentu znajdują się zawsze przyciski OK i Drukuj.
Pierwszy kończy pracę z dokumentem, drugi pozwala go wydrukować. Oprócz
już wymienionych, mogą się tam znajdować inne przyciski (w zależności od
rodzaju dokumentu), ale w przypadku większości dokumentów występują tu:
71
Płatność
Po wybraniu tego przycisku, pojawi się okno Płatności dokumentu.
Należy tu określić formę płatności, termin zapłaty, a przy zapłacie poprzez
bank wskazać rachunek bankowy, na który ma być dokonana wpłata oraz
ustalić z kim rozliczony ma zostać dokument. Można tu również udzielić
dodatkowego rabatu dla kontrahenta, który udzielony zostanie od całości
dokumentu.
Program umożliwia rozliczenie dokumentu z:
kontrahentem (tak zdarza się jeśli np. przy zakupie dostawca daje
dyspozycję zapłaty na konto innego podmiotu w związku ze
wzajemnymi z nim rozrachunkami)
pracownikiem (w ten sposób rozlicza się głównie faktury kosztowe z
zaliczki pracownika)
urzędem
innym podmiotem
właścicielem
Program pozwala stosować na dokumencie jednocześnie dwie formy płatności.
Umożliwia zapłatę części dokumentu gotówką (opcja Zapłata gotówka w
kasie) oraz wskazanie innej formy płatności (np. przelew, karta płatnicza) dla
pozostałej kwoty. Jednocześnie pozwala rozliczyć przedpłatę. W przypadku
należy wskazać z listy przedpłaty, które z danym dokumentem zostaną
rozliczone.
Lista form płatności zawiera na początku tylko jedną pozycję - G - gotówka.
W opcji Podstawowe tabele -> Formy płatności definiuje się pozostałe formy,
takie jak np.:
- P14 - przelew 14 dni
- O7 - płatność odroczona o 7 dni itp.
W przypadku, gdy kontrahent posiada przypisaną formę płatności, program
automatycznie proponuje ją dla wszystkich faktur kontrahenta.
Istnieje możliwość odebrania operatowi uprawnień do zmiany formy płatności
na fakturze.

patrz Konfiguracja -> Grupy uprawnień
W kartotece Kontrahenta w danych dodatkowych ustala się czy klient płaci
gotówką w kasie czy też otrzymuje inną formę płatności np. przelew. Ustalona
forma płatności proponuje się na dokumentach rozrachunkowych.
Przycisk Stan rozrachunków przywołuje okno prezentujące stan
rozrachunków z danym kontrahentem.
Dane księgowe
Ustala się tutaj :
72
datę umieszczenie dokumentu w rejestrze VAT (pusta data spowoduje, że
dokument nie trafi do rejestry VAT)
- datę i sposób księgowania dokumentu
Data księgowania może być tożsama z datą rejestracji (wpływu) lub
wystawienia dokumentu ewentualnie jest to inna, dowolna data. Wskazana
w tym polu data będzie jednocześnie datą z jaką dokument zostanie
umieszczony w rozrachunkach.
Pozostawienie pustego schematu księgowego oznacza księgowanie zgodne
z definicją dokumentu.
Uwagi
Dowolny tekst zapamiętany z dokumentem.
-
5.3.2. Poprawianie/przeglądanie dokumentu
Aby zmienić treść dokumentu należy umieścić na nim podświetlenie i wybrać
opcję Popraw z paska narzędziowego lub korzystając z przycisku Narzędzia
(opcja ta jest również dostępna pod prawym przyciskiem myszy). Pojawi się
formularz odpowiedni dla danego dokumentu.
Formularz może pojawić się w jednym z dwóch trybów:
 Popraw - możliwość modyfikacji dokumentu
 Pokaż - brak możliwości modyfikacji dokumentu
Program informuje o przyczynie zablokowania poprawiania dokumentu
odpowiednim komunikatem.
W praktyce każdy dokument da się poprawić. Jeśli np. program zgłasza, że
dokument został przeniesiony do KH, to po jego usunięciu z KH można go już
poprawić.
5.3.3. Usuwanie dokumentu
Dokument można usuwać po umieszczeniu na nim podświetlenia i wybraniu z
paska narzędziowego opcji Usuń (Del) lub korzystając z przycisku Narzędzia
(opcja ta jest również dostępna pod prawym przyciskiem myszy). Nie każdy
dokument da się w danym momencie usunąć. Obostrzenia są identyczne jak w
przypadku poprawiania dokumentów.
5.3.4. Drukowanie dokumentu
Drukowanie dokumentu następuje po wyborze przycisku Drukuj na
formularzu dokumentu lub po podświetleniu dokumentu w tabeli i wybraniu
opcji Operacje -> Wydruk jednego dokumentu.
73
5.4. Tworzenie zestawień dokumentów
Zestawienia tworzymy używając opcji Filtry. Pozwala ona odfiltrować tylko
interesujące nas dokumenty, a następnie wydrukować wybierając przycisk
Drukuj.
5.5. Schowek dokumentów
Program oferuje Użytkownikowi mechanizm schowka dokumentów, służący
do przenoszenia zawartości dokumentów.
Mechanizm schowka wzorowany jest na rozwiązaniu znanym powszechnie w
edytorach tekstu. Umożliwia automatyczne przenoszenie zawartości jednego
dokumentu do innego.
Do schowka i ze schowka przenoszone są tylko pozycje dokumentów, a
nie całe dokumenty.
Wykorzystanie schowka
Przenoszenie danych między dokumentami w ramach jednej firmy.
Po zarejestrowaniu faktury obcej należy przyjąć towary dokumentem PZ. Aby
uniknąć ponownego wprowadzania tych samych pozycji na PZ co na fakturze,
należy umieścić dokument w schowku, a podczas sporządzania PZ, posłużyć
się opcją Operacje –> Pobierz dokument ze schowka w celu przeniesienia
pozycji. W ten sposób można tworzyć dokumenty na podstawie innych.
Kolejne praktyczne zastosowanie schowka ujawnia się gdy po sporządzeniu
dokumentu zauważymy błąd obsługi, np. wybrano niewłaściwego kontrahenta
lub rejestr. W takim przypadku jedynym rozwiązaniem jest usunięcie
dokumentu i sporządzenie od nowa. Jednak najpierw należy dokument
umieścić w schowku po to, by sporządzając poprawny dokument pobrać jego
zawartość a nie przepisywać jeszcze raz.
Przenoszenie dokumentów pomiędzy oddziałami własnej firmy
Jeśli firma posiada skomputeryzowane oddziały, to po sporządzeniu dokumentu
R do oddziału lub MM można umieścić jego zawartość w schowku na
dyskietce. Wówczas, wraz z towarem i wydrukiem dokumentu przesyłana jest
dyskietka. W oddziale natomiast, sporządza się dokument P (przychód), do
którego wczytuje się dane z dyskietki. Funkcja przenosząca dane ze schowka
uzupełni tabelę Artykułów o brakujące pozycje.
74
Przenoszenie dokumentów pomiędzy niezależnymi podmiotami
Dwa podmioty gospodarcze posiadające program mogą oprócz dokumentów
(faktur) wydrukowanych na papierze przesyłać plik schowka na dyskietce,
podobnie jak w przypadku oddziału. Jeśli dodatkowo posiadają jednolitą
symbolikę towarów to cały proces przenoszenia dokumentu przebiega
podobnie jak w przypadku oddziałów.
Kopiowanie danych do schowka
Opcja Operacje –> Umieść dokument w schowku jest dostępna podczas edycji
lub przeglądu dowolnego dokumentu magazynowo-handlowego, w momencie
uaktywnienia tabeli pozycji na formularzu dokumentu.
Do schowka można przenieść również:
- sumaryczne stany magazynowe,
- tabelę Pozycje dokumentów
- zestawienie o nazwie Analiza ilościowa dokumentów.
Jeśli operacja umieszczenia w schowku dotyczy dokumentu rozchodowego, to
pojawi się poniższe okienko informacyjne, a następnie dialog Kopiuj do
schowka.
W powyższym oknie znajduje się selektor umożliwiający wskazanie celu
kopiowania. Selektor zawiera następujące pozycje:
- listę firm
- stacja A:
- stacja B:
- inne miejsce.
Proponowany jest katalog bieżącej firmy. Jeśli chcesz skopiować bieżący
dokument do katalogu innej firmy, to wskaż właściwą firmę. Aby umieścić
schowek na dyskietce, wybierz stacja A: . Wpierw umieść dyskietkę w
odpowiednim napędzie. Wybór pozycji Inne miejsce uaktywnia przycisk Plik i
skojarzone z nim pole edycji, w celu wskazania dowolnego dysku i katalogu.
Pobieranie danych ze schowka
Opcja Operacje -> Pobierz dokument ze schowka aktywna jest tylko podczas
edycji dokumentu (tryb POPRAW lub DODAJ) magazynowo-handlowego, w
75
momencie uaktywnienia tabeli pozycji na formularzu dokumentu. Po wybraniu
tej opcji pojawi się okno Pobierz ze schowka.
W powyższym oknie znajduje się selektor umożliwiający wskazanie źródła
kopiowania. Selektor zawiera następujące pozycje:
- katalog firmy
- stacja A:
- inne miejsce.
Po wskazaniu pliku schowka, numery dokumentów w nim zawartych
prezentowane są na liście. Z listy tej wybieramy interesujący nas dokument.
Aktywacja przycisku Przenieś powoduje przeniesienie pozycji wybranego
dokumentu do aktualnie edytowanego dokumentu roboczego, aktywacja
przycisku Kopiuj - ich skopiowanie. Po aktywacji przycisku Pokaż pojawi się
tabela z zawartością danego dokumentu w schowku.
Informacje dodatkowe.
Fizycznie schowek stanowią pliki o nazwie rozpoczynającej się na „buf_…”
umieszczone w katalogu firmy. Więcej na temat katalogu firmy:

patrz Wdrożenie -> Zakładanie nowej firmy
76
6. Wdrożenie
System jest niezwykle elastyczny i silnie konfigurowalny.
Wdrożenie systemu w dużym przedsiębiorstwie to czynność czasem niezwykle
skomplikowana. Wymagane jest duże doświadczenie zespołu wdrożeniowego.
Stopień komplikacji rośnie przeważnie wraz z wielkością firmy. Metodologię
wdrożeń wyspecjalizowane firmy wdrożeniowe wypracowują latami.
Problematyka ta znacznie przekracza cele niniejszego podręcznika.
Ale mamy nadzieję, że lektura bieżącego rozdziału choć trochę uprości proces
wdrożenia.
6.1. Zakładanie nowej firmy
Pierwszym krokiem jaki należy wykonać przy wdrożeniu programu jest
założenie firmy.
Zakładanie nowej firmy - krok po kroku.
1. Uruchom program. Pojawia się okno Wybór firmy.
2. Naciśnij przycisk
obok selektora z listą firm. Pojawi się okno Firmy.
3. W tabeli Lista firm wybierz przycisk Dodaj. Pojawi się okno Firma.
4. W pole Symbol firmy wpisz trzyliterowy symbol Twojej firmy
(identyfikator na liście firm).
5. W polu Nazwa wprowadź nazwę Twojej firmy. Nazwę firmy w
odróżnieniu od symbolu literowego można zmieniać nawet po utworzeniu
danej firmy.
6. Operację zakończ przyciskiem OK. Program tworzy tabele dla nowej
firmy.
7. Zaznaczamy firmę na liście i firmę licencjonowaną korzystając z przycisku
„Ustaw firmę licencjonowaną”.
8. Po zakończeniu należy zamknąć okno „Firmy” przyciskiem OK.
Informacje dodatkowe.
Wszystkie dane każdej nowo założonej firmy program umieszcza w osobnej
bazie (Databese), na aktualnie używanym serwerze. Nazwę tego serwera i
parametry połączenia ustala się w oknie „Połączenie”. Aby skonfigurować
parametry połączenia z serwerem należy w oknie „Wybór firmy” nacisnąć
przycisk „Administracja” a następnie przycisk „Parametry połączenia”. Nazwa
bazy danych jest tworzona według zasady FIRMA_XXX gdzie XXX jest
pobierany z pola Symbol firmy. Np. jeśli zakładasz firmę , której symbolem są
trzy litery ABC to na serwerze utworzona zostanie baza FIRMA_ABC.
Jednocześnie w katalogu, w którym został zainstalowany program utworzony
77
zostanie podkatalog o nazwie FIRMA.ABC (czyli wg podobnej jak poprzednio
konwencji). W podkatalogu tym program umieszcza pliki schowka

patrz Dokumenty -> Schowek dokumentów
oraz niektóre pliki konfiguracyjne programu.
6.2. Wprowadzanie danych startowych
Aby rozpocząć bieżącą pracę z programem musisz wykonać pewne czynności
wstępne. Są to:
 wprowadzenie danych firmy
 zdefiniowanie oddziałów i magazynów
 zdefiniowanie dokumentów
 zdefiniowanie kas i rachunków bankowych (wprowadzenie stanów
początkowych)
 ustalenie formatu symbolu artykułu i metody rozchodowania towarów
 wprowadzenie artykułów do kartoteki
 wprowadzenie stanu początkowego towarów w magazynach
 wypełnienie tabeli kontrahentów oraz innych tabel
 wprowadzenie stanu należności i zobowiązań na dzień rozpoczęcia
pracy w systemie.
W dalszej części rozdziału pokażemy szczegółowo jak wykonać te czynności.
6.3. Ustawienia globalne
W opcji Konfiguracja -> Ustawienia globalne znajdują się parametry
dotyczące całego systemu, które należy ustalić w momencie wdrożenia.
 Ustawienia dla artykułów
 Ostrzeżenie o sprzedaży poniżej ceny zakupu
 Ostrzeżenie o zadłużeniu kontrahenta
 Reakcja na zadłużenie
 Reakcja na przekroczenie limitu kredytu
 Nazwa firmy dla dokumentów sprzedaży
 Nazwa firmy dla transakcji z UE
 Nazwa firmy dla innych dokumentów
 Stawki VAT
 Metoda rozchodowania towarów
 Sposób łączenia rabatu operatora
 Wyliczanie wartości PLN na dokumentach w stawce 0ue i 0ex
 Wyświetlanie tabeli artykułów
 Wyświetlanie tabeli kontrahentów
78










Metoda naliczania punktów w SL
Logo firmy na fakturze
Kontrahent dla faktur wewnętrznych
Folder aktualizacji
Folder załączników
Śledzenie zmian
Folder plików XML (Celina)
Folder programu Formularze IPS
Folder programu do NFZ-SKO
Opis poszczególnych parametrów patrz Konfiguracja -> Ustawienia
globalne
6.4. Dane podatkowe firmy
W opcji Konfiguracja -> Dane podatkowe firmy należy uzupełnić wszystkie
informacje o firmie, które będą wykorzystywane do wydruku deklaracji
podatkowych, dokumentów ZUS i naliczania płac.

Opis formularza patrz Konfiguracja -> Dane podatkowe firmy
6.5. Definiowanie oddziałów
Program na starcie zakłada jeden oddział o symbolu O00001 i nazwie Centrala.
Możliwe jest definiowanie nieograniczonej ilości oddziałów. Zdefiniowane
oddziały mają charakter równorzędny. Program nie wyróżnia żadnego z nich.
Każdy oddział może być powiązany z konkretnymi magazynami (opcja
Konfiguracja -> Magazyny).
6.6. Definiowanie magazynów
Przy zakładaniu firmy standardowo tworzony jest jeden magazyn nazwany
Magazynem Centralnym o symbolu M00001. Jeśli posiadasz więcej
magazynów, to zdefiniuj je w opcji Konfiguracja -> Magazyny.
Przykład 1.
Posiadasz w firmie dwa magazyny rzeczywiste: magazyn towarów i magazyn
wyrobów gotowych. Zdefiniuj w tabeli Magazyny odpowiednio:
M00001 - magazyn towarów
M00002 - magazyn wyrobów gotowych.
79
Przykład 2.
Posiadasz sklep jako punkt sprzedaży i chcesz ewidencjonować jego
dokumenty. Zdefiniuj w tabeli Magazyny odpowiednio:
M00001 - magazyn centralny
M00002 - sklep
Dodatkowo jeżeli założyłeś oddział O00002 – Sklep, w definicji magazynu
M00002 przypisz, że powiązany on jest z oddziałem O00002.
6.7. Definicje dokumentów
Przy zakładaniu nowej firmy program tworzy standardowe rejestry, które
można modyfikować wg własnych potrzeb. Można również definiować
dodatkowe, własne rejestry.
Szczegółowe informacje na temat poszczególnych rodzajów dokumentów
znajdują się w dalszej części podręcznika w odpowiednich rozdziałach. W tym
miejscu zostaną przedstawione przykłady podziału najbardziej istotnych
dokumentów.
6.7.1. Rejestry sprzedaży
Przy zakładaniu firmy tworzone są dwa rejestry sprzedaży:
F /1 - Faktury VAT
F /2 - Paragony
Przykład 1.
Firma nie prowadzi sprzedaży detalicznej.
Wówczas drugi rejestr sprzedaży F/2 - Paragony jest zbędny i można go
usunąć.
Przykład 2.
Firma oprócz sprzedaży hurtowej prowadzi również sprzedaż dla odbiorców
indywidualnych. Dodatkowo używa drukarki fiskalnej dla rejestrowania
sprzedaży detalicznej. Z kolei odbiorcy detaliczni czasem żądają faktur
imiennych. Wówczas układ rejestrów powinien wyglądać następująco:
- F/1 - Faktury VAT (niefiskalne) - dla osób prowadzących działalność
(firm)
- F/2 - Faktury VAT (fiskalne) - dla osób fizycznych nie prowadzących
działalności
- F/3 - Paragony (fiskalne)
80
Przykład 3.
Jeśli chcesz osobno rozliczać sprzedaż towarów i usług, to utwórz dwa rejestry
sprzedaży:.
F/1 - Sprzedaż towarów
F/2 - Sprzedaż usług.
Przykład 4. dla rozwiązań wielomagazynowych.
Przyjmijmy, że w firmie jest dwóch akwizytorów i każdy z nich ma osobny
magazyn w programie.
M00001 - magazyn główny
M00002 - Akwizytor 1
M00003 - Akwizytor 2
Jeżeli akwizytorzy Ci wystawiają u klientów faktury i paragony należy stworzyć
odpowiednie rejestry.
F /FM1 - Faktury VAT - magazyn centralny
F /PM1 - Paragony - magazyn centralny
F /FM2 - Faktury VAT Akwizytora 1
F /PM2 - Paragony Akwizytora 1
F /FM3 - Faktury VAT Akwizytora 2
F /PM3 - Paragony Akwizytora 2
W symbolu rejestru jest zarówno wyróżnik rodzaju dokumentu (F- faktura, Pparagon) jak również określenie magazynu czyli akwizytora. W każdym
rejestrze ustawić należy odpowiednio parametr „Dla dokumentów z
magazynu”:
dla F /FM1, F /PM1 - dla dok. w magazynie - M00001
dla F /FM2, F /PM2 - dla dok. w magazynie - M00002
dla F /FM3, F /PM3 - dla dok. w magazynie - M00003
Jeżeli akwizytorzy wystawiają klientom tylko dowody wydań, a faktury i
paragony wystawiane są w centrali można stworzyć wspólne rejestry tych
akwizytorów.
F /F - faktury
F /P - paragony
W każdym rejestrze ustawić należy odpowiednio parametr „Dla dokumentów z
magazynu” - wszystkie magazyny
Na dokumentach można wtedy przypisywać akwizytorów jako osoby realizujące
transakcje i w ten sposób śledzić ich obroty .
Rejestry utworzone dla dokumentów sprzedaży mają odbicie w
rejestrach VAT. Każdy stworzony rejestr sprzedaży będzie jednocześnie
rejestrem VAT.
81
Jednocześnie należy pamiętać o tym aby do tworzonych rejestrów sprzedaży
utworzyć adekwatne rejestry korekt sprzedaży. Korekty sprzedaży mają
oznaczenie KF np.:
KF /1- Korekta sprzedaży towarów
KF /2 - Korekty sprzedaży usług.
Można skorzystać tu z funkcji automatycznego generowania korekt na
podstawie dokumentów sprzedaży, którą uruchamia się w opcji Operacje w
tabeli definicji dokumentów.
6.7.2. Rejestry zakupów
Przy zakładaniu firmy tworzone są trzy rejestry zakupu:
FZ /1 - Zakup towarów
FZ /2 - Pozostałe zakupy (wydatki)-koszty
FZ /3 - Zakup środków trwałych.
Można je zmodyfikować lub dodać następne wg własnych potrzeb, jednakże
podział ten wydaje się wystarczający dla firm nie prowadzących sprzedaży
zwolnionej z podatku VAT.
Jeśli prowadzona jest sprzedaż opodatkowana i zwolniona, to ilość
wymaganych definicji dokumentów rośnie.
Rejestr zakupów środków trwałych należy podzielić na trzy kolejne:
FZ /3Z - zakupy środków trwałych związanych tylko ze sprzedażą
zwolnioną
FZ /3O - zakupy środków trwałych związanych tylko ze sprzedażą
opodatkowaną
FZ /3ZO - zakupy środków trwałych związanych ze sprzedażą
zwolnioną i opodatkowaną.
Podobnie należy postąpić z rejestrem Pozostałe zakupy.
Rejestry utworzone dla dokumentów zakupu mają odbicie w rejestrach
VAT. Każdy utworzony rejestr zakupu będzie jednocześnie rejestrem
VAT.
Jednocześnie należy pamiętać o tym aby do tworzonych rejestrów zakupu
utworzyć adekwatne rejestry korekt zakupu. Korekty zakupów mają oznaczenie
KZ np.:
KZ /1 - Korekty zakupu towarów
KZ /2 - Korekty zakupu pozostałych (wydatków)
KZ /3 - Korekty zakupu środków trwałych.
Można skorzystać tu z funkcji automatycznego generowania korekt na
podstawie dokumentów zakupu, którą uruchamia się w opcji Operacje w tabeli
definicji dokumentów.
82
6.7.3. Rejestry dokumentów MM
Dokumentami MM dokonuje się przesunięć międzymagazynowych. Jeden
dokument dokonuje jednocześnie rozchodu z magazynu źródłowego i
przychodu do magazynu docelowego.
Przykład 1
W systemie mamy zdefiniowane magazyny:
M00001 -magazyn centralny
M00002 - magazyn 1
M00003 - magazyn 2
Warto zdefiniować dwa rejestry MM:
MM/1 - Przesunięcia z magazynu centralnego do magazynu 1
MM/2 - Przesunięcia z magazynu centralnego do magazynu 2
6.7.4. Rejestry dokumentów rozchodowych R
Przy zakładaniu firmy tworzone są dwa rejestry dokumentów rozchodowych:
R /N - Rozchody niedoborów
R /W- Rozchody wewnętrzne
Można je zmodyfikować wg własnych potrzeb dzieląc je wg kierunków
rozchodu (działów, wydziałów, oddziałów) , takich jak:
- produkcja
- administracja
- oddział w mieście X
- sklep firmowy itd.
- rozchód niedoborów.
Przykład 1
Jeśli firma posiada kilka magazynów i z różnych magazynów dokonuje się
rozchodów należy utworzyć odpowiednie rejestry dla każdego z nich.
R /NM1 - Rozchody niedoborów - magazyn 1
R /WM1 - Rozchody wewnętrzne - magazyn 1
R /NM2 - Rozchody niedoborów - magazyn 2
R /WM2 - Rozchody wewnętrzne - magazyn 2
83
Przykład 2.
Jeśli firma posiada kilka oddziałów i wydawany jest do nich towar za pomocą
dokumentów R zamiast MM, to dla każdego oddziału należy utwórz oddzielny
rejestr dokumentów rozchodu wewnętrznego R /W, tak aby można było
rozliczać wydania towaru do każdego z nich..
R /W1 - Rozchody wewnętrzne do oddziału nr 1
R /W2 - Rozchody wewnętrzne do oddziału nr 2
R /W3 - Rozchody wewnętrzne na potrzeby własne
Przykład 3.
Jeśli firma prowadzi działalność produkcyjną można stworzyć osobny rejestr
rozchodu materiałów na produkcję, w celu rozliczania wydań w tym kierunku.
R /WPR - Rozchody wewnętrzne na produkcję
R /W - Rozchody wewnętrzne na potrzeby własne
6.7.5. Rejestry dokumentów przychodowych
(P)
Przy zakładaniu firmy tworzone są dwa rejestry dokumentów przychodowych:
P /N – Przychód nadwyżek
P /W – Przychody wewnętrzne.
Można je zmodyfikować wg własnych potrzeb dzieląc je wg źródeł przychodu ,
takich jak:
- produkcja
- centrala -> oddział
- nadwyżki magazynowe.
Przykład 1
Firma posiada kilka oddziałów (skomputeryzowanych) i wydawany jest do nich
towar za pomocą dokumentów R. Oddział musi przyjąć dostawę z centrali
dokumentem P. Należy dla każdego oddziału utwórz oddzielny rejestr
dokumentów przychodu wewnętrznego.
P /C1 - Przyjęcie towaru z Centrali do oddziału 1
P /C2 - Przyjęcie towaru z Centrali do oddziału 2
P /C3 - Przyjęcie towaru z Centrali do oddziału 3
84
Przykład 2
Jeśli firma prowadzi działalność produkcyjną można stworzyć osobny rejestr
przychodu wyrobów z produkcji.
P /WR - Przychody wyrobów własnych z produkcji
P /W - Przychody wewnętrzne inne
6.7.5.1.1.1
P /N - Przychody nadwyżek
6.8. Definiowanie kas
Przy zakładaniu firmy program tworzy automatycznie jedną kasę. W trakcie
zakładania nowych kas lub poprawiania fabrycznej w opcji Konfiguracja ->
Kasy można określić numery startowe dokumentów kasowych tzn: KP, KW,
Raportu kasowego oraz wpisać stany początkowe poszczególnych kas.
6.9. Definiowanie rachunków bankowych
Przy zakładaniu firmy program tworzy automatycznie jeden rachunek
bankowy. W trakcie zakładania nowych lub poprawiania fabrycznego w opcji
Konfiguracja -> Rachunki bankowe można określić numer startowy wyciągu
85
bankowego, walutę w jakiej prowadzony jest rachunek oraz wpisać jego stan
początkowy.
6.10. Wypełnienie tabeli artykułów
Artykułami nazywamy zbiór przedmiotów sprzedaży i zakupów. Mogą to być
towary, materiały, wyroby, opakowania oraz usługi, a także wydatki, prawa
autorskie, licencje itp.
Artykuły dzieli się wg typu na:
- produkty (przedmioty o kontrolowanym zapasie magazynowym ),
- usługi,
- pozycje księgowe.
86
Mając na uwadze ten podział należy wprowadzić wszystkie artykuły
stanowiące asortyment firmy, podając ich dane podstawowe i dodatkowe.

więcej patrz Podręcznik Podstawowy Część II - Kartoteki -> Artykuły
Dane o artykułach, a także ich zapas magazynowy można przenieś
automatycznie z innych systemów.

patrz Podręcznik Podstawowy Część II – rozdział
administracyjne -> Import artykułów z pliku tekstowego

patrz Transfer danych z innych systemów
Funkcje
6.11. Wprowadzenie stanu początkowego
towarów/wyrobów w magazynie
Aby móc rozpocząć sprzedaż towarów należy wprowadzić stany magazynowe.
Początkowe stany magazynowe przyjmujemy dokumentem P - przychód, z
rejestru P/N - przychód nadwyżek. Jeżeli ma być prowadzona ilościowowartościowa gospodarka magazynowa, wprowadzając stany artykułów należy
podawać zarówno ich ilość jak i cenę zakupu/cenę ewidencyjną.
Początkowy stan magazynowy zostanie uzupełniony automatycznie w
przypadku transferu danych z systemu wykorzystywanego przed wdrożeniem
programu.
 patrz Transfer danych z innych systemów
6.12. Wprowadzenie stanu początkowego
należności i zobowiązań
Program umożliwia zarejestrowanie należności i zobowiązań, które powstały
przed wdrożeniem systemu.
Do tego celu stosuje się dokumenty IN - inna należność oraz IZ - inne
zobowiązanie.
87

Jeżeli wykorzystywany jest moduł Księgi Handlowej systemu o
wprowadzeniu stanu rozrachunków patrz podręcznik Moduł Księga
Handlowa.
88
7. Transfer danych z wersji humansoft
HermesStandard i humansoft
HermesaMałaFirma
System daje możliwość zaimportowania danych z wersji Standard i Mała
Firma. Platforma bazodanowa używana przez wymienione produkty (tabele
swobodne DBF) różni się znacząco od wykorzystywanej w programie bazy
opartej na MS SQL Serwer. Rygorystyczna kontrola więzów integralności
(spójności danych) w bazach SQL Serwer wymusza podobne uporządkowanie
danych wejściowych z tabel, w których powiązania te nie były ściśle
kontrolowane i na skutek różnych awarii zachwiane.
W związku z powyższym przed przystąpieniem do importu z wersji, dane
należy wstępnie przygotować w Standardzie. Program wymaga, aby dane do
importu pochodziły z wersji Standard nie wcześniejszej niż 10.79. Należy więc
najpierw uaktualnić posiadanego Standard do możliwie najnowszej wersji.
Procedura transferu danych wymaga wiedzy z zakresu konserwacji baz typu
DBF, znajomości struktury powiązań tabel w programie, sposobów usuwania
niespójności danych, wiedzy na temat administrowania bazami SQL Serwer
oraz często bezpośredniej pomocy ze strony firmy Humansoft. Dla
wymienionych wyżej powodów oraz z faktu, iż w zakres niniejszego
podręcznika wchodzą tematy dotyczące podstawowej obsługi systemu,
procedura transferu danych zostanie tu omówiona pobieżnie.
Do importu danych z dbf do bazy systemu wykorzystywany jest program
tworzący z poszczególnych tabel dbf pliki tekstowe. Separatorem kolumn jest
znak „¬”(172), natomiast wierszy „‡”(135). Po przygotowaniu plików
tekstowych dane do bazy SQL ładowane są za pomocą programu bcp (Bulk
Copy Program).
1. Przygotowanie danych do importu
Przed przystąpieniem do importu, dane należy wstępnie przygotować w
Standardzie. Pominięcie tych czynności skutkuje problemami podczas importu
danych. W Standardzie należy korzystając z jego opcji wykonać:
- odbudowę stanów magazynowych
- odbudowę stanu rozrachunków
- kontrolę spójności przych./roch.
- porządkowanie tabel
Pomimo wykonania powyższych czynności nadal mogą występować
niespójności w danych. Niespójności te wykrywa program importujący
89
dołączony do płyty instalacyjnej programu. W programie importującym należy
wskazać katalog z danymi i uruchomić opcję sprawdzania kluczy. Pojawi się
lista powtórzonych kluczy głównych. Lista ta jest zapisywana we wskazanym
katalogu z danymi firmy pod nazwą „bledypklog.txt”.
2. Import danych
Po zakończeniu przygotowań, należy przekopiować dane firmy do innego
katalogu, gdyż struktura tabel dbf podczas importu zostanie zaktualizowana.
1. Uruchomić program importu danych z CDROM’u.
2. Zalogować się do odpowiedniego serwera SQL
3. Wskazać katalog odkopiowanych danych firmy.
4. Dokonać sprawdzenia kluczy głównych.
Jeżeli występują powtórzone klucze główne to należy je usunąć i przystąpić
do dalszych czynności.
5. Zaznaczyć opcję Import do bazy nowej.
6. Wpisać trzyliterowy symbol tworzonej bazy.
7. Uruchomić proces importu przyciskiem OK. Rozpocznie się proces
tworzenia bazy i importu danych.
Program importu we wskazanym katalogu tworzy dodatkowo trzy typy plików
nazwa_tabeli.txt, nazwa_tabeli.err, nazwa_tabeli.out.
.txt – jest plikiem tekstowym zawierającym dane z poszczególnych tabel.
.err – jest plikiem błędów danych.
.out – jest plikiem podsumowania transmisji.
Po zakończeniu importu, za pomocą menadżera plików, należy sprawdzić czy
pliki .err nie zawiera wpisów i czy nie było problemów z transmisją (pliki .out).
Jeżeli są jakieś błędy to należy je poprawić i przystąpić do ponownego
ładowania.
W przypadku poprawnego załadowania danych można przystąpić do
uruchomienia programu, nastąpi aktualizacja struktury tabel i fabrycznych
wzorców wydruku do bieżącej wersji. Po wykonaniu tych czynności można
przystąpić do sprawdzenia zgodności danych wersji SQL i Standard poprzez
wykonanie podsumowań i analiz.
Informacje dodatkowe – transfer danych z innych programów.
Ze względu na konieczność przygotowania danych do importu w wersji
Standard nie wcześniejszej niż 10.79, nie zostały tu omówione funkcje
importujące dane z innych programów takich jak: Hermes 4.5, WF-MAG 3.1,
Subiekt 4, Subiekt dla Windows, NAVO Sprzedaż 3.52, Buchalter. Import
danych z wymienionych programów należy przeprowadzić w wersji Standard
posiłkując jego podręcznikiem użytkownika.
90
8. Współpraca z urządzeniami
zewnętrznymi
Na liście urządzeń zewnętrznych współpracujących z systemem znajdują się :
- drukarki i kasy fiskalne
- wagi firmy Radwag
- drukarki etykiet firmy Eltron
- czytniki kodów kreskowych
- kolektor danych
- urządzenia wspomagania sprzedaży (urządzenia mobilne).
8.1. Drukarki fiskalne
Program współpracuje z wybranymi modelami drukarek fiskalnych firmy
ELZAB, POSNET oraz INNOVA.
Wyboru typu drukarki fiskalnej oraz konfiguracji jej pracy z systemem
dokonuje się w opcji Konfiguracja -> Stacje robocze.

patrz Podręcznik Podstawowy Część II - rozdział Konfiguracja ->
Stacje robocze.
91
Drukarka podłączona do portu
Selektor umożliwia wybranie portu, do którego podłączona jest drukarka
fiskalna.
Maksymalna ilość pozycji na paragonie
Określenie ile maksymalnie pozycji może zostanie wydrukowanych na
paragonie
Tabela kodów
Tabela kodów stawek VAT dla drukarki fiskalnej. W pola to należy przepisać
kody zdefiniowane w drukarce.
Przykładowe kody dla drukarek fiskalnych
Typ
drukarki
DF-300
DF-301
Wiking
FP-600
Symbol
stawki
VAT_1
VAT_2
VAT_3
VAT_4
VAT_5
VAT_1
VAT_2
VAT_3
VAT_4
VAT_5
St.12% nie
jest używana
22 - A
7-B
0-C
zw - Z
22 - A
7-B
0-C
zw - E
St.12%
jest używana
22 - A
7-B
0-D
zw - Z
12 – C
22 - A
7-C
0-D
zw - E
12 – B
Unikalność przez symbol_art/nr_plu
Konfiguracja form płatności
Możliwość ustalenia form płatności w drukarce fiskalnej
92
Współpraca z drukarkami fiskalnymi wykorzystywana jest przy dokumentach
sprzedaż.

patrz Podręcznik Podstawowy Część I Dokumenty sprzedaży.
rozdział Sprzedaż ->
Po wystawieniu paragonu na dole formularza dostępny jest przycisk Wydruk
fiskalny. Użycie tego przycisku spowoduje wydrukowanie paragonu na
zdefiniowanej wcześniej drukarce fiskalnej. Program zapamiętuje operację i
wydruku i przy ponownym jego wybraniu ostrzega o powtórzeniu.
Aby przycisk Wydruk fiskalny był dostępny należy pamiętać o ustawieniu
rejestru dokumentów jako fiskalny.

patrz Podręcznik Podstawowy Część II - rozdział Konfiguracja ->
Definicje dokumentów
Drukarki ELZAB – lista błędów
W sytuacjach awaryjnych drukarka FP-600 unieważnia paragon oraz drukuje
czerwony napis # PARAGON UNIEWAŻNIONY #. Napis poprzedzony jest
jednym znakiem, który oznacza rodzaj błędu.
"1" ........ odebranie znaku różnego od Esc w momencie oczekiwania na na
sekwencję Esc,XXH lub sekwencja Esc,XXH "nieznana" w
paragonie lub niewłaściwa w danym momencie;
"2" ........ nieprawidłowa wartość rabatu (mniejsza od 1 lub większa od 99);
"3" ........ nieprawidłowa kolejność sekwencji "paragonowych" lub powtórzenie
paragonowych sekwencji jednokrotnych;
"4" ........ przekroczona maksymalna długość paragonu;
"5" ........ przekroczona maksymalna liczba linii drukowanych za pomocą
sekwencji Esc,09H;
"6" ........ przekroczona maksymalny czas wystawienia paragonu w trybie "na
bieżąco";
"7" ........ niezgodność sumy do zapłaty przesłanej z komputera z wyliczoną
przez drukarkę;
"A" ....... znak niedrukowalny w nazwie paragonu (o kodzie mniejszym od
20H);
"B" ....... mniej niż 10 liter znaczących w nazwie towaru;
"C" ....... nastąpiło zablokowanie towaru (zmiana stawki na mniejszą, a
następnie próba powrotu na większą)
"D" ....... brak miejsca na zapis towaru w bazie sum;
"E" ....... brak miejsca na zapis towaru w bazie nazw;
"F"........ przekroczona maksymalna ilość towaru (6 cyfr znaczących);
"G" ....... przekroczona maksymalna cena towaru (większa od 9999999,99);
93
"H"........ sekwencja Esc,ST nie wystąpiła w oczekiwanym miejscu;
"I" ......... stawka podatku w sekwencji Esc,ST nie w zakresie od A do E lub
użyta stawka rezerwowa;
"J" ......... ujemne saldo z towaru dla którego realizowana jest pozycja
korekcyjna;
"K"........ wartość pozycji (iloczyn ilości towaru i ceny) niezgodna z przesłaną z
komputera lub przekracza maksymalną wartość.
8.2. Kasy fiskalne
Program współpracuje z kasami fiskalnymi firmy ELZAB oraz INNOVA.
Konfiguracji tych kasy dokonuje się w opcji Konfiguracja -> Definicje kas
fiskalnych.
Należy tu ustalić:
- port komunikacji, szybkość transmisji, nr kasy
- kody dla stawek VAT
- definicje dokumentu, (określenie rejestru dokumentu, magazynu, formy
płatności oraz kontrahenta) jaki będzie tworzony po odczycie z kasy fiskalnej
- konfigurację połączenia modemowego
- określamy czy jest nowa homologacja i nowe oprogramowanie
94
W przypadku kas INNOVA ustalamy nr portu, dokument, kody dla stawek oraz
określamy czy artykuły mają być identyfikowane po kodzie kreskowym czy po
numerze PLU.
Współpracę z kasami fiskalnymi w programie realizują dwie opcje w
Sprzedaży:
- Cennik – wysyłanie informacji o artykułach i cenach do kasy
- Odczyt z kasy fiskalnej – pobranie z kasy danych o sprzedaży.
Operacje wysyłania i odczytu danych zostały omówione w odpowiednich
rozdziałach.


patrz Podręcznik Podstawowy Część I - rozdział Sprzedaż -> Cennik.
patrz Podręcznik Podstawowy Część I - rozdział Sprzedaż -> Odczyt z
kasy fiskalnej.
8.3. Wagi i drukarki etykiet
System współpracuje z wagami firmy Radwag oraz z etykieciarkami firmy
Eltron.
Obydwa urządzenia - waga i drukarka etykiet mogą być stosowane jako zestaw
lub pojedynczo- tylko waga lub tylko etykieciarka. Odczyt wyświetlacza wagi i
wydruk etykiety wykonywane są w tym samym momencie, po naciśnięciu
klawisza F9 w polu wpisywania ilości towaru.
95
Aby był możliwy odczyt z wagi i/lub wydruk etykiet konieczne jest
podłączenie tych urządzeń do komputera przy pomocy złącz szeregowych.
Potrzebne są więc w komputerze 1 lub 2 wolne porty szeregowe. Poniższy
rysunek zawiera schematy potrzebnych kabli połączeniowych.
8.3.1. Konfiguracja
Warunkiem współpracy programu z wagą i etykieciarką jest podłączenie tych
urządzeń do komputera oraz dokonanie odpowiednich ustawień w programie.
Ustawianie parametrów współpracy komputera z wagą i/lub etykieciarką:
1. Wybrać opcję Konfiguracja -> Stacje robocze
2. Wskazać stację, do której podpięte są urządzenia i wybrać opcję
Popraw.
3. Nacisnąć przycisk Konfiguracja wagi i etykieciarki.
4. Ustawić odpowiednie parametry
- Czy waga i etykieciarka są obsługiwane. W zależności od potrzeb
włącza/wyłącza się obsługę któregoś z urządzeń.
- Numery portów (kontrolki Port komunikacyjny)
- Prędkości transmisji (kontrolki Prędkość transmisji). Najczęściej w
etykieciarce ustawiona jest prędkość 9600.
Uwaga. Należy sprawdzić zgodność ustawionych parametrów
transmisji z parametrami wagi i etykieciarki.
96
-
-
-
-
W polu Sekwencja rozkazu wpisuje się rozkaz wysyłany do wagi w
celu odczytania wskazania wyświetlacza (domyślnym ustawieniem
jest rozkaz SI dla wag firmy RADWAG)
W polu Sekwencja kończąca rozkaz wpisuje się jako kody ASCII
znaki końca rozkazu (domyślnym ustawieniem są znaki 13 i 10 dla
wag firmy RADWAG)
Znacznik Pytanie przy wydruku etykiety deklaruje, czy przy
każdorazowym wydruku etykiety program będzie żądać potwierdzenia
drukowania.
Przycisk Konfiguracja wydruku uruchamia definicję zawartości
etykiety.
8.3.2. Definiowanie etykiet
Po naciśnięciu przycisku Konfiguracja wydruku uaktywnia się okno
dialogowe Definicja zawartości etykiety, do którego wpisuje się sekwencje
instrukcji dla etykieciarki.
W tym oknie wpisuje się listę zmiennych opisujących artykuł oraz rozkazy
sterujące pracą etykieciarki.
Opis użytych rozkazów:
 FR"ETYKIETA" - rozkaz służy do wybrania nazwy etykiety
zdefiniowanej w pamięci etykieciarki (duże litery max 8 znaków)
 ''?'' - oznacza początek wysyłania zmiennych
 Podwójne nawiasy <<…>> - w nawiasy wpisuje się nazwy
zmiennych opisujących dany artykuł
 P1 - wydruk jednej etykiety (P2, P3, ... wydruk kilku etykiet)
Dokładny opis rozkazów sterujących dla etykieciarki znajduje się w instrukcji
programowania drukarek ELTRON.
Projektowanie wyglądu etykiety odbywa się w programie narzędziowym
Create-A-Label Tools (CALTOOLS) dostarczanym wraz z etykieciarkami
firmy ELTRON. Czynności jakie trzeba wykonać w tym programie to:
rozmieszczenie elementów składowych na etykiecie (pola tekstowe, ramki,
kody kreskowe itd.), zdefiniowanie wybranych pól tekstowych jako zmiennych
etykiety, transfer etykiety do etykieciarki.
Najważniejszą czynnością w projektowaniu etykiety jest prawidłowe
zdefiniowanie zmiennych. Zmienne służą do zapełnienia odpowiednio
zdefiniowanych pól tekstowych etykiety żądanymi przez nas wartościami
97
opisującymi dany artykuł. Należy zwrócić szczególną uwagę aby zachować
zgodność ilości i kolejności zmiennych w etykiecie zdefiniowanej w programie
CALTOOLS oraz w programie w oknie Definicja zawartości etykiety.
Deklarowanie zmiennych etykiety:
W programie (okno Definicja zawartości etykiety) wpisuje się pomiędzy znaki
<<>> nazwę zmiennej opisującej artykuł. Mogą to być:
m.symbol_art ........ unikalny symbol artykułu,
m.nazwa_art. .......... nazwa artykułu,
m.kod_kresk .......... kod kreskowy,
m.ilosc ................... ilość artykułu,
m.symbol_jm ......... symbol jednostki miary,
m.cena .................... cena jednostkowa art.,
m.rabat ................... udzielany rabat,
m.termin ................. termin przydatności,
artykuly.nr_art. ...... numer PLU artykułu,
artykuly.nr_kat ....... numer katalogowy artykułu,
artykuly.sww_ku .... numer SWW/KU artykułu,
m.opis .................... opis artykułu.
Zmiennymi mogą być też wyrażenia, np. aby uzyskać wartość artykułu od jego
ilości i ceny trzeba napisać:
<<m.cena * m.ilosc>>
w celu zaokrąglenia wartości do 2 miejsc po przecinku piszemy:
<<ROUND(m.cena * m.ilosc, 2)>>
Można stosować wszystkie funkcje i działania wg języka FoxPro.
W programie CALTOOLS do projektowanej etykiety dodaje się pole Text i
ustawia się w nim właściwość Data Source = When printed oraz właściwość
String Length na żądaną ilość znaków. W ten sposób pole Text stanie się
zmienną etykiety i w czasie projektowania będzie widoczne na ekranie jako
znaki XXXXX…. Zmienną może być również kod kreskowy Bar Code,
którego właściwość Data Source ustala się podobnie jak dla pola Text na
"When printed".
Przykłady
Przykład 1
Chcemy aby na etykiecie do każdego artykułu znalazły się: nazwa, ilość, cena i
kod kreskowy. W tym celu w programie CALTOOLS budujemy etykietę o
przykładowej nazwie "ETYKIETA" z następującą kolejnością zmiennych:
nazwa artykułu, ilość, cena, kod kresk (patrz rys.7). Gotową etykietę
zapamiętujemy na dysku pod nazwą "etykieta.lbl" oraz dokonujemy transferu
do etykieciarki (menu File - Download Label to Printer). Wygląd etykiety
będzie teraz przechowywany na stałe w pamięci etykieciarki.
98
W programie wpisujemy listę zmiennych w odpowiedniej kolejności wraz z
niezbędnymi kodami sterującymi etykieciarki.
Przykład 2
Poprzedni przykład ilustrował użycie jednego, uniwersalnego projektu etykiety
dla każdego artykułu. Jeśli zachodzi taka potrzeba można zdefiniować etykiety
dla każdego artykułu osobno. W tym celu należy przy pomocy programu
CALTOOLS zaprojektować potrzebną ilość etykiet nadając im unikalne nazwy
np jako kolejne numery 00001.lbl, 00002.lbl itd. Każdą etykietę trzeba
zapamiętać na dysku komputera oraz w etykieciarce (Download Label to
Printer).
W programie w okienku Definicja zawartości etykiety wpisujemy:
FR"<<artykuly.nr_art>>"
P1
W pierwszej linii zamiast FR"ETYKIETA" pojawił się zapis
"<<artykuly.nr_art>>" - dzięki temu przy drukowaniu różnych artykułów
wywoływana będzie w etykieciarce etykieta o nazwie będącej numerem
artykułu.
W programie trzeba dla każdego artykułu podać jego numer.
Wybieramy opcję Kartoteki -> Artykuły. Z listy artykułów wybieramy żądany
lub dodajemy nowy a następnie w pole Numer PLU wpisujemy odpowiedni
numer.
Przykład 3
Aby na etykietach z przykładu 2 drukowana była dodatkowo ilość towaru
należy:
- dodać do każdej etykiety definiowanej programem COLTOOLS pole
Text jako zmienną,
- jeszcze raz przesłać wszystkie etykiety do pamięci etykieciarki,
- w programie w oknie Definicja zawartości etykiety wpisać:
FR"<<artykuly.nr_art>>"
?
<<m.ilosc>>
P1
8.3.3. Ważenie i etykietowanie
Warunki dokonywania ważeń:
99
- podłączenie wagi do komputera,
- prawidłowe ustawienie parametrów współpracy wagi z programem
Warunki wydruku etykiet:
- podłączenie etykieciarki do komputera,
- prawidłowe ustawienie parametrów współpracy etykieciarki z
programem
- prawidłowe zdefiniowanie etykiet programem CALTOOLS oraz
definicji etykiety w oknie Definicja zawartości etykiety
Ważenia (odczytu wyświetlacza wagi) i/lub etykietowania dokonuje się
poprzez naciśnięcie klawisza F9 w polu wpisywania ilości artykułu na
dokumencie. Po naciśnięciu tego klawisza wartość wyświetlacza wagi znajdzie
się w polu Ilość i zostanie wydrukowana etykieta.
Tarowanie wagi wykonuje się po naciśnięciu klawisza F2 w dowolnym
momencie pracy z programem
Uwaga! W przypadku braku podłączenia lub złego skonfigurowania
parametrów wagi i etykieciarki, naciśnięcie klawisza F9 spowoduje
kilkunastosekundowe zatrzymanie pracy programu. Następnie program oddaje
sterowanie użytkownikowi.
8.4. Czytniki kodów kreskowych
Program współpracuje ze wszystkimi czytnikami kodów kreskowych, które
podłącza się do gniazda klawiatury.
Czytnik kodów należy podłączyć do komputera. Następnie przy artykułach
nadać im prawidłowe kody kreskowe
 patrz Podręcznik Podstawowy Część II - rozdział Kartoteki ->
Artykuły -> Artykuł – formularz
Kody można wprowadzić ręcznie podając ich cyfrowy zapis lub odczytać je z
etykiet towarów używając czytnika.
Wprowadzone kody kreskowe mogą być używane na wszystkich dokumentach
programu do wyszukiwania towaru
 patrz rozdział Dokumenty -> Praca z dokumentami
a także przy tworzeniu spisu z natury.
Kody kreskowe wykorzystywane są również przy współpracy z kolektorami
danych.
100
8.5. Kolektory danych
Kolektor danych jest urządzeniem pozwalającym usprawnić wydawanie i
przyjmowanie towaru oraz sporządzanie spisu z natury.
Program współpracuje z kolektorem danych PDT 3100
Kolektor danych jest urządzeniem przechowującym informacje o kodach
kreskowych, ilościach poszczególnych artykułów a także - zależnie od modelu
- inne informacje.
Program współpracuje z kolektorami danych w następującym zakresie:
1. Na dokumentach sprzedaży i rozchodowych pobiera artykuły i ich ilości z
kolektora, tworząc poszczególne pozycje dokumentu. Rodzaj ceny artykułów
zależy od informacji znajdujących się w nagłówku dokumentów, ceny
pobierane są z tabeli artykułów. Oczywiście uwzględniany jest rabat udzielony
kontrahentowi.
2. Na dokumentach zakupu i przychodowych pobiera artykuły i ich ilości z
kolektora, tworząc poszczególne pozycje dokumentu, przy czym możliwe jest
wypełnienie ceny artykułu ostatnią ceną zakupu.
3. Na arkuszach spisu z natury pobiera artykuły i ich ilości. Jeżeli artykuł był
już na dokumencie, ilością z kolektora wypełniana jest ilość rzeczywista w
magazynie oraz liczone są ewentualne odchylenia ilości rzeczywistej od
ewidencyjnej. Jeżeli artykułu nie ma na dokumencie, jest on dodawany,
obliczana jest ilość ewidencyjna w magazynie, a ilość rzeczywista pobierana
jest z kolektora. Również i w tym przypadku liczone są odchylenia ilości
rzeczywistej od ewidencyjnej.
Pobranie danych z kolektora i umieszczenie ich na dokumencie obywa się po
aktywowaniu podręcznego menu w opcji "Więcej" (F12) pozycji dokumentu.
Aby skorzystać z tej możliwości, należy skonfigurować urządzenie w opcji
Konfiguracja ->Definicje kolektorów danych. Podajemy symbol urządzenia,
jego typ oraz konfigurujemy parametry połączenia - numer portu szeregowego i
prędkość transmisji.
Transmisja danych z kolektora następuje po włożeniu go do stacji dokującej
połączonej z portem szeregowym komputera, na którym pracuje program i
wykonaniu czynności określonych w instrukcji obsługi danego urządzenia.
101
9. Administracja
9.1. Ekran powitalny
Opcja Administracja dostępna z okna powitalnego Wybór firmy umożliwia
skonfigurowanie parametrów połączenia z serwerem SQL, pobranie
podstawowych informacji o programie oraz umożliwia rejestrowanie
wszystkich nowo zakupionych licencji.
Aby wykonać funkcję zawarte w opcji Administracja wszyscy operatorzy
muszą opuścić program.
102
Przyciskiem Parametry połączenia przywołujemy ekran konfigurujący
połączenie z bazami firm programu położonymi na SQL Serwer.
Na ekranie Połączenie

patrz rozdział: Procedura instalacyjna -> Instalacja
wybieramy nazwę serwera jakiego chcemy używać, wpisujemy nazwę i hasło
dla założonego na nim użytkownika i ustawiamy czas oczekiwania na
połączenie.
Przycisk O programie wywołuje okno zawierające podstawowe dane na temat
programu, opis danych konfiguracyjnych firmy, listę zainstalowanych
modułów i zarejestrowanych licencji, dane o producencie.
Przycisk Rejestracja licencji umożliwia zarejestrowanie licencji na nowo
zakupione moduły lub dodatkowe stanowiska.

patrz rozdział: Procedura instalacyjna -> Rejestracja licencji
Do podstawowych opcji administracyjnych wywoływanych z poziomu ekranu
powitalnego programu Wybór firmy można również zaliczyć funkcje
wywoływane przyciskiem
. Przywołany w ten sposób ekran Firmy pozwala
na dodawanie do bazy SQL nowej firmy, poprawianie nazwy już istniejącej lub
usuwanie wybranej firmy z listy.

patrz rozdział: Wdrożenie -> Zakładanie nowej firmy
Usuwanie firmy polega właściwie na usunięciu jej nazwy z listy firm w
programie a nie na fizycznym wykasowaniu danych. Aby usunąć firmę trzeba
użyć Enterprise Managera a potem dopiero można nazwę firmy usunąć z listy
w programie.
9.2. Menu administracja
Wiele funkcji administracyjnych programu znajduje się po wejściu do firmy w
menu Administracja. Obejmują one takie działania jak:
- zamykanie dokumentów
- przenoszenie dokumentów do księgi handlowej
- eksport/import dokumentów z oddziałów
- śledzenie zmian
Dalej zostanie omówiona ostatnia opcja gdyż pozostałe znajdują swe
rozwinięcie w innych częściach podręcznika.
103
Śledzenie zmian przydatne jest administratorowi systemu lub szefowi firmy
do badania, jakich zmian w bazie danych dokonywali poszczególni
użytkownicy programu. Zestawienie „Śledzenie zmian w bazie danych” można
wykonać za wybrany okres, dla wybranego operatora, dla wybranej tabeli, z
określeniem typu zmiany (dodanie, poprawienie lub usunięcie rekordu).
Po wykonaniu, zestawienie zawiera listę zmienianych rekordów
poszczególnych wyszczególnieniem jakie pola były zmieniane, wartości tych
pól przed poszczególnych po zmianach, kto poszczególnych kiedy dokonał
zmiany.
9.3. Archiwizacja danych w systemie
humansoft Corax
9.3.1. Wykonywanie kopii bazy danych
Każdy, kto choć raz utracił cenne dane, wie jak ważne jest wykonywanie kopii
bezpieczeństwa. Dane systemu humansoft Corax, które są zapisywane w bazie
MS SQL Server, też wymagają systematycznego archiwizowania. SQL Server
posiada zaawansowane mechanizmy tworzenia backupu danych, ale nie każdy
użytkownik musi uczyć się obsługi nowego narzędzia, żeby zapewnić sobie
bezpieczeństwo danych.
System Corax posiada również możliwość wykonania kopii bezpieczeństwa i
odtworzenia bazy z wcześniej wykonanej kopii.
Mechanizm ten udostępniony jest pod przyciskiem „Archiwizacja” w opcjach
administracyjnych dostępnych na formularzu logowania (rys. poniżej)
104
Obsługa archiwizacji bazy systemu Corax jest właściwie intuicyjna. Należy
zwrócić jedynie uwagę na istotne elementy.
Przede wszystkim należy zauważyć, że kopia danych zawsze zapisze się na tym
komputerze (serwerze), na którym jest zainstalowany serwer baz danych, bez
względu na to, czy system Corax będzie uruchomiony na serwerze, czy na
komputerze użytkownika (stacji roboczej).
Istotne jest zatem, żeby folder, który wpiszemy w polu „Folder kopii
bezpieczeństwa” (na rysunku poniżej jest to folder C:\BACKUPY) istniał na
serwerze, a nie na stacji roboczej.
Mechanizm archiwizacji automatycznie tworzy nazwę
pliku backupu,
składającą się z nazwy bazy oraz daty i godziny utworzenia kopii zapasowej.
Przykładowa nazwa pliku archiwum:
firma_dem_Sep_26_2007_10_35AM.BAK
Użytkownik ma jedynie wpływ na podanie logicznej nazwy kopii (na
poniższym rysunku jest to BACKUP_1)
105
9.3.2. Odtwarzanie kopii bazy danych
Odtwarzanie danych z kopii wykonywane jest na tym samym formularzu
archiwizacji, pod przyciskiem „Przywróć firmę z dostępnej kopii”. Istnieje
możliwość odtworzenia kopii nie tylko do tej samej bazy danych, ale również
pod inną nazwą. Przydaje się to na przykład wówczas, kiedy oprócz bazy, w
której odbywa się bieżąca praca użytkowników, chcemy mieć bazę do ćwiczeń
lub testów.
W przypadku odtwarzania należy wprowadzić symbol bazy, do której dane z
kopii bezpieczeństwa mają być odtworzone.
106
9.4. Backup danych
Archiwizacja danych w programie a właściwie w MS SQL Server 2005 jest
tematem przekraczającym zakres niniejszego podręcznika. Temat tworzenia
kopii bezpieczeństwa jest szeroki i równie szeroko opisywany w literaturze
fachowej dotyczącej produktu MS SQL Serwer 2005. Dalej zostaną skrótowo
omówione najważniejsze aspekty archiwizowania baz danych w MS SQL
Serwer 2005.
Wydaje się, że alternatywnym sposobem tworzenia kopii bezpieczeństwa SQL
Serwera 2005 jest zatrzymanie usługi SQL Serwera, a następnie utworzenie
kopii wszystkich plików, związanych z nim (w szczególności plików z folderu
mssql1\mssql\data). Jednak sposób ten nie jest w pełni funkcjonalny, ponieważ
może nie pozwolić na odtworzenie baz danych indywidualnie i nie zapewnia
możliwości przeprowadzenia odtwarzania bazy od punktu w czasie. Dlatego
zalecane jest stosowanie kopii bezpieczeństwa SQL Serwera 2005, a nie
bezpośrednie tworzenie kopii plików (fizycznie baza danych SQL to plik(i)
umieszczony w konkretnym miejscu na serwerze).
Można stworzyć kilka rodzajów kopii bezpieczeństwa w SQL Serwerze 2005.
 Kopia bezpieczeństwa bazy danych (FULL) – tworzy kopię całej bazy
danych, włączając w to tabele, indeksy, tabele systemowe i obiekty bazy
danych (które są otwarte w tych tabelach systemowych). Kopia
bezpieczeństwa bazy danych tworzy również kopię wpisów do dziennika
transakcji, ale nie przechowuje pustych stron ani nie usuwa z bazy danych
żadnych wpisów w tym dzienniku. Ta forma wykonywania backupu jest
zalecana.
 Różnicowa kopia bezpieczeństwa bazy danych (DIFFERENTIAL) – tworzy
kopię wszystkich stron danych, które były modyfikowane od czasu tworzenia
ostatniej kopii całej bazy danych. Odtwarzanie z kopii tego typu jest szybsze
niż z kopii bezpieczeństwa dziennika transakcji.
 Kopia bezpieczeństwa pliku i(lub) grupy plików – zakłada tworzenie kopii
bezpieczeństwa jedynie wybranych plików lub grupy plików, a nie całej bazy
danych. Jeżeli jedna tabela albo więcej tabel lub indeksów ma zostać
umieszczonych w odrębnych grupach plików zamiast pozostawienia
wszystkich danych i indeksów domyślnej grupie plików, można niezależnie
utworzyć kopię danych. Zaletą tego rozwiązania jest to, że jeśli pojedynczy
dysk zostanie uszkodzony, a została zrobiona kopia plików z tego dysku,
można odtworzyć uszkodzone pliki bez potrzeby odtwarzania całej bazy
danych.
 Kopia bezpieczeństwa dziennika transakcji – zawiera kopię wpisów
wszystkich zmian, jakie zostały wykonane w bazie danych w konkretnym
czasie. Zawiera wyrażenia uruchamiane przez użytkowników, jak również
107
działania drugoplanowe systemu. Dzięki transakcjom, które są zapisywane w
dzienniku, można odtworzyć wszystkie działania (transakcje). Inną korzystną
cechą dziennika transakcji jest to, że można uruchomić ponownie transakcje
do określonego punktu w czasie.
Dużo pracy zajmuje poprawne skonfigurowanie tworzenia kopii
bezpieczeństwa i jej regularne testowanie. Odpowiedzialność za tworzenie
kopii bezpieczeństwa spada na ogół na administratora bazy danych lub
administratora systemu sieciowego. Dobrze jest okresowo sprawdzać kopie
poprzez odtworzenie danych jednej z nich, aby przetestować serwer i upewnić
się, że wszystko działa zgodnie z oczekiwaniami.
Można tworzyć kopie na dysku, taśmie, dysku sieciowym. Taśma jest
nośnikiem preferowanym przez większość choć wolniejszym od dysku.
Powinno się archiwizować dyskowe kopie bezpieczeństwa na taśmie, nawet
jeśli są to kopie na dysku lokalnym lub innym dysku serwera.
SQL Serwer Management Studio wchodzący w skład MS SQL Serwer 2005
jest w pełni funkcjonalnym narzędziem w zakresie tworzenia kopii
bezpieczeństwa i można przy jego pomocy wykonać każdą z omówionych
wyżej typów kopii. Tworzenie kopii bezpieczeństwa baz danych i dzienników
transakcji za pomocą SQL Serwer Management Studio jest dość proste, choć
wymaga zrozumienia jego poszczególnych opcji i zachodzących w czasie
archiwizacji procesów.
Poniżej znajduje się opis wykonania pojedynczego backupu i harmonogramu
archiwizacji. Pełny opis działania narzędzi MS SQL Serwera 2005, w tym
narzędzi do archiwizacji, znaleźć można w szeroko dostępnych publikacjach na
temat MS SQL Serwera 2005.
9.5. Wykonanie archiwum
9.5.1. Wykonanie pojedynczego Backupu w
SQL Serwer Management Studio.
Aby wykonać pojedynczy backup bazy danych należy otworzyć SQL Server
Menagement Studio. Następnie:
1. Klikamy prawym przyciskiem myszy na nazwę bazy, której archiwum
chcemy wykonać, rozwijamy menu Tasks i wybieramy Back Up…
108
2.
Następnie przy wykonywaniu archiwum możemy ustawić między
innymi:
a. Backup type – rodzaj backupu (pełny lub częściowy).
b. Destination - miejsce wykonania backupu.
109
9.5.2. Wykonanie planu Backupów SQL
Serwer Management Studio
Aby wykonać harmonogramy wykonywania backupów bazy danych należy
otworzyć SQL Server Menagement Studio. Następnie:
1.
Rozwijamy zakładkę Menagement, klikamy prawym przyciskiem
myszy na Maintance Plans i wybieramy Maintance Plans Wizard.
110
2.
Następnie pojawi się okno kreatora.
111
3.
W kolejnym oknie w oknie Name wpisujemy nazwę dla planu,
ewentualny opis i parametry połączenia z serwerem SQL.
4.
Dalej wybieramy zadanie jakie ma być wykonane, czyli w tym
przypadku wybieramy opcję Back Up Database. Użytkownik może
wybrać rodzaj backupu Full lub Differential.
112
5.
Jeżeli wybraliśmy kilka zadań do wykonania to w kolejnym kroku
można ustalić ich kolejność wykonania.
113
6.
Następnie na kolejnym ekranie ustalamy szczegóły dotyczące
backupu. Na początek wybieramy, która baza ma być archiwizowana.
W tym celu rozwijamy menu Databases i wskazujemy bazę danych.
7.
Po wybraniu firmy do archiwizacji należy ustalić jeszcze nośnik, na
którym ma to być zapisywane (disk lub tape) oraz sposób tworzenia
pliku archiwum. Jeżeli wybrana zostanie opcja Back up databases
cross one or more files wówczas możliwe będzie aby program
zapisywał wszystko w jednym pliku (zastępując poprzedni backup)
lub do jednego pliku dodawał kolejne backupy.
Natomiast jeżeli wybrana zostanie opcja create a backup for every
database wówczas każdy backup będzie tworzony jako osobny plik i
katalog (w przypadku osobnego katalogu należy dodatkowo zaznaczyć
parametr create sub-directory for each database).
114
115
8.
Po ustaleniu parametrów zapisywania bazy przechodzimy dalej, gdzie
ustalimy szczegóły dotyczące harmonogramu wykonywania backupu.
W tym celu klikamy na przycisk change.
9.
W harmonogramie ustalamy parametry dotyczące przedziału
czasowego w jakim ma być wykonany Backup. W parametrze occurs
ustalamy czy archiwum ma być wykonywane raz dziennie,
tygodniowo czy miesięcznie. Jeżeli zostanie wybrana opcja daily
(dziennie) wówczas należy ustalić jeszcze ile razy dziennie ma być
wykonywany backup. Dodatkowo w daily frequency ustalamy
godzinę o której ma być wykonany backup lub seria backupów w
określonych odstępach czasu.
116
10. Po zatwierdzeniu
podsumowanie.
i
wyjściu
117
z
harmonogramu
pojawi
się
11. W kolejnym kroku ustalamy gdzie ma być zapisywany raport po
wykonanym backupie i czy ewentualnie ma być wysłany emailem.
12. Na końcu pojawi się okno z podsumowaniem
118