Zarządzenie Nr 10/2014 z dnia 20.05.2014r. w sprawie

Zarządzenie Nr 10/2014 z dnia 20 maja 2014r.
Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Kolnie w sprawie wprowadzenia zasad
rachunkowości projektów konkursowych realizowanych w partnerstwie z Powiatowym
Urzędem Pracy w Łomży i Powiatowym Urzędem Pracy w Zambrowie
§1
Na podstawie § 20 ust.1 pkt 8 Regulaminu organizacyjnego Powiatowego Urzędu Pracy w
Kolnie uchwalonego Uchwałą Nr 85/307/09 Zarządu Powiatu Kolneńskiego z dnia 21 grudnia
2009r. wprowadzonego Zarządzeniem Nr 18/09 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w
Kolnie z dnia 29 grudnia 2009r. oraz art.10 ust 2 ustawy z 29 09. 1994r. o rachunkowości
(DZ. U z 2009r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) i szczególnych ustaleń zawartych w art. 40 ustawy
z 27 08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) oraz:
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 2. 03. 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji
dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł
zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207),w celu prawidłowej realizacji projektów z
dofinansowaniem środków unijnych, a w szczególności:
- Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz
Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. U. UEL 210 a z 31
07.2006r.),
- Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z 8 . 12. 2006r. ustanawiającego szczegółowe
zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083.2006 (Dz.U. UE l 371 z 27.12.2006r.),
- krajowych wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków w ramach Funduszy
Strukturalnych i Funduszy Spójności w okresie 2007-2013 z 30.07.2007 r. wydanych przez
Ministra Rozwoju Regionalnego,
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 19 stycznia 2012r. zmieniającego rozporządzenie w
sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów dla budżetu państwa, budżetów
jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów
budżetowych , państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych
mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 22 poz. 121).
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 października 2013r. zmieniającego
rozporządzenie w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie
operacji finansowych,
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014r. w sprawie sprawozdawczości
budżetowej ( Dz.U. 2014r. poz. 119).
§2
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania określa zasady rachunkowości oraz
obiegu, kontroli i archiwizacji dokumentów księgowych w projekcie partnerskim ”Twoje
życie – twój wybór” współfinansowanym ze środków europejskich do stosowania w
Powiatowym Urzędzie Pracy w Kolnie. Opis procedur stanowią załączniki do niniejszego
Zarządzenia.
Załącznik nr1
I.
Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe projektu prowadzone są:

w zakresie i wydatków realizowanych przez Powiatowego Urzędu Pracy w Kolnie w
siedzibie Powiatowego Urzędu Pracy w Kolnie przy ul. Wojska Polskiego 46.
Na podstawie niniejszych zasad rachunkowości.

w zakresie wydatków realizowanych przez Powiatowego Urzędu Pracy w Łomży w
siedzibie Powiatowego Urzędu Pracy w Łomży przy ul. Nowogrodzkiej 1 w oparciu o
własne procedury.

w zakresie wydatków Powiatowego Urzędu Pracy w Zambrowie w oparciu o własne
procedury w siedzibie PUP w Zambrowie przy ul. Fabryczna 3 w oparciu o własne
procedury.
II . Wyodrębnienie ewidencji księgowej
Prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków Projektu w sposób przejrzysty zgodny z
zasadami określonymi w programie, tak aby możliwa była identyfikacja poszczególnych
operacji związanych z Projektem.
Urząd jako beneficjent odpowiada za wprowadzenie i utrzymanie odrębnego modułu
księgowego do ewidencji operacji gospodarczych związanych z realizowanym projektem
współfinansowanym ze środków europejskich. Wyodrębniona ewidencja jest prowadzona dla
kont kosztów kwalifikowalnych, rachunku bankowego oraz kont rozrachunkowych.
Ewidencja ta spełnia wymogi w zakresie kontroli wykorzystania przyznanych środków UE
oraz sprawozdawczości budżetowej i finansowej.
W trakcie kontroli wewnętrznej są sprawdzane dokumenty i wydatki poniesione w ramach
danego projektu, także fizyczne rezultaty realizowanego projektu.
W ramach wyodrębnionej ewidencji do projektu są prowadzone konta:
- konta syntetyczne
- konta analityczne,
- ewidencja księgowa pozabilansowa (jeżeli jest wymagana w projekcie).
Prowadzenie kont pozabilansowych pozwala na utrzymanie ciągłości realizacji projektu
wykonywanego przez kilka lat.
Oprócz wyodrębnionej ewidencji
księgowej wszystkie dowody księgowe są dodatkowo
oznaczone nazwą Programu oraz numerem Podziałania.
III. Księgi rachunkowe projektu i sprawozdawczość
1. Dziennik jest prowadzony
oddzielnie dla projektu
w księgowym programie
komputerowym SYRIUSZ na zasadzie dziennika szczegółowego.
Numeracja zapisów w dzienniku dotyczy danego projektu jest prowadzona narastająco
w sposób ciągły niezależny od miesiąca. Każdy dowód księgowy jest oznakowany
numerem pozycji dziennika i numerem poddziałania.
Numer księgowy dokumentu w zakresie wydatków kwalifikowalnych jest nadawany i
przestrzegany we wnioskach o płatność.
2. Księga główna projektów jest prowadzona według zasady podwójnego zapisu w
powiązaniu z kontami analityczny i na zasadzie pełnej zgodności zapisów w jednostce
z zapisami bankowymi wykazanymi w wyciągach bankowych.
3. Zestawienie obrotów i sald księgi głównej - wydruk tego zestawienia zabezpiecza
program komputerowy i dodatkowo potwierdza prawidłowość wyodrębnienia
księgowego danego projektu. Najpóźniej na koniec roku następuję zapis tego
zestawienia oraz dziennika projektu na trwałym informatycznym nośniku.
Zasady prowadzenia ewidencji analitycznej i jej powiązanie z kontami syntetycznymi
projektu przedstawia poniższa tabela.
Symbol
konta
130
201
223
Nazwa
Rachunek
projektów
Opis kont księgowych
bieżący Ewidencja stanu środków pieniężnych oraz obrotów
na rachunku z tytułu wydatków i dochodów
budżetowych objętych planem finansowym z
uwzględnieniem paragrafów klasyfikacji budżetowe z
czwartą cyfrą 7 dla wydatków finansowanych ze
środków europejskich oraz czwartą cyfrą 9 dla
wydatków krajowych
Rozrachunki
z Ewidencję analityczną prowadzi się
wg
odbiorcami
i poszczególnych kontrahentów .
dostawcami
Rozliczenie wydatków Ewidencję analityczną prowadzi się w sposób
budżetowych
umożliwiający ustalenie stanu rozliczeń projektu z
tytułu realizowanych wydatków
z Ewidencje szczegółową prowadzi
poszczególnych zadań w projekcie
się
według
225
Rozrachunki
budżetem
229
Pozostałe
rozrachunki
publiczno- prawne
Rozrachunki z tytułu
wynagrodzeń
Ewidencja analityczna prowadzona jest oddzielnie dla
dodatków i świadczeń z wyszczególnieniem zadań i
rodzaju składek
Ewidencja szczegółowa prowadzona dla dodatków i
świadczeń
240
Pozostałe rozrachunki
Ewidencja szczegółowa prowadzona
poszczególnych tytułów rozrachunków
4
Koszty
Ewidencja analityczna dotyczy w szczególności
paragrafów klasyfikacji budżetowe z czwartą cyfrą -7
dla wydatków finansowanych ze
środków
europejskich oraz czwartą cyfrą -9 dla wydatków
krajowych
401
402
Zużycie materiałów i Materiały promocyjne i inne
energii
Usługi obce
Usługi świadczone w ramach projektu
404
Wynagrodzenia
Dodatki wypłacane dla pracowników
projekt
405
Ubezpieczenia
społeczne i inne
Składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i
fundusz pracy
409
Pozostałe
koszty Świadczenia wypłacane bezrobotnym – stypendia za
rodzajowe
staż
Fundusz jednostki
Ewidencja szczegółowa odnosi się do każdego roku
budżetowego
231
800
860
Wynik finansowy
Ewidencja szczegółowa
poniesionych w projekcie
wg.
jest
wg
realizujących
rodzajów
kosztów
Konta pozabilansowe
975
Wydatki strukturalne
Analityka do sporządzania sprawozdań
980
Plan finansowy wydatków
Ewidencja szczegółowa wg. klasyfikacji
budżetowej
998
Zaangażowanie
wydatków Ewidencja szczegółowa wg. klasyfikacji
budżetowych roku bieżącego
budżetowej
999
Zaangażowanie
wydatków Ewidencja do każdego zadania
budżetowych przyszłych lat
955
Zwrot naliczonego podatku Ewidencja
na
podstawie
informacji
VAT od zakupów dokonanych przekazanej przez dział merytoryczny o
z udzielonych dotacji
wysokości naliczonego VAT-u do każdej
dotacji.
4. Sprawozdawczość
Z realizacji projektów będą sporządzane sprawozdania z wydatków realizowanych przez
PUP Kolno:

miesięczne: sprawozdanie Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych
samorządowej jednostki budżetowej/jednostki samorządu terytorialnego,
sprawozdanie Rb-23 o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych
jednostek budżetowych , z wyłączeniem rachunków izb celnych,

kwartalne: RB-N o stanie należności, Rb – Z o stanie zobowiązań,

roczne: Rb-WSa o wydatkach strukturalnych poniesionych przez jednostkę sektora
finansów publicznych,

roczne sprawozdania finansowe.

wnioski o płatność za okresy kwartalne z własnych wydatków oraz zbiorczy wniosek
o płatności składane do Instytucji Pośredniczącej w terminach ustalonych w umowie
w sprawie realizacji Projektu.
IV.
Wycena aktywów pasywów oraz ustalania wyniku finansowego.
1. Przychody środków europejskich – środki finansowe przekazywane są przez Bank
Gospodarstwa Krajowego za pośrednictwem rachunku bankowego Starostwa
Powiatowego w Kolnie na wydzielone rachunek bankowe partnerów projektu tj.

Powiatowego Urzędu Pracy w Kolnie na realizacje zadań w projekcie,

Starostwa Powiatowego w Łomży w celu przekazania dla PUP w Łomży na realizacja
zadań,

Starostwa Powiatowego w Zambrowie w celu przekazania dla PUP w Zambrowie na
realizacje zadań.
2. Publiczne środki krajowe
stanowi dotacja celowa przekazywana przez WUP w
sposób przewidziany dla środków europejskich,
3. Wkład własny w projekcie stanowi wkład prywatny poniesiony przez przedsiębiorców
na wypłatę wynagrodzeń pracowników zatrudnionych w ramach projektu.
4. Zobowiązania wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty.
5. Odsetki od środków na rachunkach bankowych , w tym również te do których stosuje
się przepisy dotyczące zobowiązań, ujmuje się w księgach rachunkowych w
momencie ich zapłaty.
6. Fundusz i pozostałe aktywa i pasywa wycenia się na dzień bilansowy w wartościach
nominalnych.
V.
Wydatki kwalifikowane w projekcie
Wydatki w projekcie
kwalifikuje się zgodnie z wytycznymi w zakresie kwalifikowania
wydatków w ramach PO KL.
Okres kwalifikowania wydatków w realizowanych
projekcie
w ramach Działania 6.1
Poprawa dostępu do zatrudnienia oraz wspieranie aktywności zawodowej w regionie w
projekcie „ Twoje życie – twój wybór”.
- początek okresu kwalifikowalności 1 maj 2014r,
- koniec okresu kwalifikowalności wydatków 30 kwiecień 2015r.
Do wydatków kwalifikowalnych zalicza się wydatek , jeżeli:
- zostały poniesiony w ramach projektu realizowanego z Europejskiego Funduszu
Społecznego oraz środków krajowych ( budżet państwa, środki prywatne pracodawców)
uwzględnionych w budżecie projektu i umowie o dofinansowanie,
- jest niezbędny do realizacji projektu,
- jest rzetelnie udokumentowany i możliwy do zweryfikowania,
- jest zgodny z kryteriami określonymi szczegółowo przez instytucje zarządzającą,
- jest poniesiony zgodnie z prawem zamówień publicznych,
- jest zgodny z kryteriami przewidzianymi w umowie o dofinansowanie.
Wszystkie dokumenty dotyczące wydatków kwalifikowalnych: faktury, wnioski, listy płac i
inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej są opisane w sposób, aby
widoczny był bezpośredni związek wydatku z projektem.
W szczególności opis dowodu księgowego zawiera następujące informacje:
- numer umowy o dofinansowanie projektu w ramach programu wsparcia,
- nazwę projektu, adnotacje: „Projekt jest współfinansowany z EFS i środków budżetu
państwa”
- nazwę zadania zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie (np. stypendia stażowe, dodatki
specjalne),
- informacje o poprawności formalnej, rachunkowej i merytorycznej dokumentu księgowego,
- w przypadku gdy wydatek podlega pod ustawę – Prawo zamówień publicznych, jest
wskazana podstawa prawna zgodnie z ww. ustawą,
Jeżeli jest kwalifikowalna jedynie część wydatku, na odwrocie dokumentu księgowego należy
podać sposób jego wyliczenia.
Dokumenty będące przedmiotem indywidualnych negocjacji lub wynikające z zapisów
umów zwierają dodatkowe informacje w sprawie zasad rozliczeń z kontrahentami.
Załącznik nr 2
OBIEG DOKUMENTOW FINANSOWO – KSIĘGOWYCH PROJEKTU
Obieg dokumentów księgowych
określony został w procedurach Urzędu, poniższa
informacja jest uzupełnieniem do Zarządzenia 8/2007 Dyrektora PUP Kolno z dnia 10
sierpnia 2007r. w sprawie ustalenia instrukcji obiegu i kontroli oraz przechowywania i
zabezpieczania dowodów źródłowych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kolnie.
Dodatkowe obowiązki w zakresie obiegu dokumentów, które wiążą się z funkcją lidera w
projekcie.
Lider projektu ma obowiązek:

Na podstawie wniosków o płatność dostarczonych przez partnerów,
przygotować i
przekazać do Instytucji Wdrażającej zbiorczy wniosek o płatność,

Przedkładać do Starostwa Powiatowego w Kolnie informacje o należnych do
przekazania transzach środkach finansowych wynikających z harmonogramu
poszczególnych wniosków o płatność.
Dokumenty finansowo-księgowe potwierdzające poniesione w ramach projektu wydatki
zwierają następujące elementy opisu:
- adnotację o sprawdzeniu pod względem formalnym i rachunkowym wraz z datą i czytelnym
podpisem. W przypadku nieczytelnych podpisów lub parafek należy stosować pieczęcie
funkcyjne,
- adnotację o sprawdzeniu pod względem merytorycznym wraz z data i czytelnym podpisem .
W przypadku nieczytelnych podpisów lub parafek należy stosować pieczęcie funkcyjne,
- adnotację o klasyfikacji budżetowej, sposobie ujęcia w księgach rachunkowych, tj.
wskazanie cyfrowych symboli kont księgowych oraz stron, na których są księgowane wraz z
data i podpisem osoby dokonującej wpisu do ewidencji księgowej.
- adnotację o zatwierdzeniu dokumentu wraz z datą i czytelnym podpisem. W przypadku
nieczytelnego podpisu lub parafek z pieczęcią funkcyjną,
- adnotację o uregulowaniu zobowiązania wynikającego z dokumentu – sposób i data zapłaty.
Opis przedstawiający związek wydatku z projektem zawiera co najmniej:
- numer umowy o dofinansowanie projektu,
- informację o współfinansowaniu projektu przez Unię Europejską w ramach Europejskiego
Funduszu Społecznego programu POKL,
- nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu ( lub
adnotację, ze dokument dotyczy kosztów pośrednich ), w ramach , którego wydatek jest
ponoszony,
- kwotę kwalifikowalną lub w przypadku gdy dokument dotyczy kilku zadań – wskazanie
odrębnych kwot w odniesieniu do każdego zadania. W przypadku gdy kwota wskazana na
dokumencie tylko w części dotyczy projektu, zapis kwoty kwalifikowalnej wydatków
projektu wraz z wyliczeniem. W przypadku występowania kilku źródeł finansowania, jest
dokonany podział kwoty wydatku na źródła finansowania.
Na dokumencie finansowo-księgowym jest również wpisany numer ewidencji księgowej.
W przypadku braku wystarczającej ilości miejsca na dokumencie finansowym zamieszcza się
wszystkie niezbędne informacje na dodatkowej kartce papieru, oznaczając ją jako załącznik
do dokumentu finansowego nr ……….., a na dokumencie głównym zapis o treści „ opis
niniejszego dokumentu zamieszczono na załączniku”. Obie kartki (dokument i załącznik) są
trwale spięte.
Załącznik nr 3
INWENTARYZACJA AKTYWÓW I PASYWÓW PROJEKTU
Aktywa i pasywa projektu są inwentaryzowane na podstawie harmonogramów inwentaryzacji
określonych przez Dyrektora urzędu, w formie z częstotliwością:
1. Środki pieniężne projektu na rachunku bankowym – w formie potwierdzenia z
bankiem salda na koniec roku.
2. Salda należności – w formie potwierdzenia salda z kontrahentami wg stanu na koniec
rok.
3. Suma wydatków kwalifikowanych projektu podlega weryfikacji dokumentalnej
uwzględniającej różnice wartościowe pomiędzy wydatkami kwalifikowanymi
projektu, jeżeli takie różnice występują i są uzasadnione.
4. Inne salda bilansowe i pozabilansowe projektu podlegają
na konie roku
inwentaryzacji w formie wzajemnych uzgodnień albo weryfikacji dokumentów.
Załącznik nr 4
OPIS SYSTEMU PRZETWARZANIA DANYCH
Do prowadzeniu ksiąg rachunkowych projektu wykorzystywany jest program Syriusz w
obecnej wersji 2.0.27.1
Do monitorowania i raportowania realizacji projektu wykorzystywany jest program Generator
wniosków płatniczych w obecnej wersji 7.5.2.
Zbiory danych stanowiące księgi rachunkowe znajdują się na serwerze Urzędu poza jego
siedzibą w Centrum Przetwarzania Danych MPiPS ul. Bracka 4 w Warszawie zgodnie z
umową powierzenia przetwarzania danych osobowych Nr DI/WPD/12.
System przetwarzania danych tworzy moduły (moduł Finanse i Księgowość, moduł Płace,
moduł Kadry i inne moduły używane do realizacji projektu).
1.Moduł finanse i księgowość stanowi główną część systemu przetwarzania danych.
W module tym są prowadzone:
Dziennik
-
zbiór
danych
zarejestrowanych
chronologicznie
w
danym
okresie
sprawozdawczym i zadekretowanych dokumentów obcych lub własnych oraz wewnętrzne
dowody księgowe.
Księga główna – służy do chronologicznego oraz systematycznego ujęcia wszystkich zdarzeń
oraz operacji gospodarczych , które wystąpiły w danym okresie sprawozdawczym.
Księgi pomocnicze – stanowią uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów kont księgi głównej
w ujęciu systematycznym.
Głowna część programu finanse i księgowość stanowi zakładowy plan kont, dostosowany do
wymogów przyjętych w zasadach rachunkowości.
Wszystkie dowody księgowe, przenoszone za pośrednictwem urządzeń łącznością są
oznaczone przez ich zakwalifikowanie do ujęcia w księgach rachunkowych, w sposób
automatyczny wcześniej zdefiniowany i zgodny z przyjętymi zasadami.
Zabezpieczenie systemu ochrony danych i ich zbiorów
1. Zabezpieczenie zbiorów
Ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych zapewniają sprawdzone zabezpieczenia
pomieszczeń, w których przechowuje się zbiory księgowe. Są to zamki w drzwiach.
Dodatkowym zabezpieczeniem dla przechowywanych dokumentów są odpowiednie szafy.
Szczególnej ochronie poddane są:
- sprzęt komputerowy użytkowany w dziale księgowym,
- księgowy system informatyczny,
- dowody księgowe,
- sprawozdania budżetowe i finansowe z realizacji projektu,
Dla prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych stosuje się:
- odpowiedni poziom zarządzania dostępem do danych, pracowników na różnych
stanowiskach ( imienne konta użytkowników z bezpiecznie przechowywanymi hasłami
dostępu, możliwości różnicowania dostępu do baz danych i dokumentów w zależności od
zakresu obowiązków danego pracownika).
- profilaktykę antywirusową - opracowane i przestrzegane odpowiednie procedury oraz
stosowane programy zabezpieczające,
- odpowiednie systemy bezpiecznej transmisji danych,
- system podtrzymywania napięcia w razie awarii sieci energetycznej ( UPS).
Kompletne księgi rachunkowe projektu drukowane są nie później niż wg stanu na koniec
roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg
rachunkowych na inne nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas
nie krótszy niż do 2020 roku.
2. Przechowywanie zbiorów
Dokumentacje projektu przechowują partnerzy w zakresie realizowanych przez siebie zadań
w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo wg następujących zasad:
- w sposób trwały nie krótszy niż 50 lat przechowywane są zatwierdzone plany finansowe
roczne sprawozdania budżetowe i finansowe, a także dokumentacja płacowa ( listy płac,
karty wynagrodzeń lub inne dowody na podstawie których następuje ustalenie podstawy
wymiaru emerytury lub renty),
- okresowemu przechowywaniu w okresie do 31 grudnia 2020 roku podlegają :
a) dowody księgowe i księgi rachunkowe projektu,
b) dokumentacja zasad rachunkowości projektu,
c) sprawozdania budżetowe miesięczne i kwartalne, wnioski o płatność,
3. Udostępnienie danych i dokumentów
Udostępnienie sprawozdań finansowych i budżetowych z realizacji projektu oraz dowodów
księgowych, ksiąg rachunkowych lub innych dokumentów z zakresu rachunkowości projektu
ma miejsce:
- w siedzibie jednostki po uzyskaniu zgody Dyrektora Urzędu lub upoważnionej przez niego
osoby;
- poza siedzibą jednostki, po uzyskaniu pisemnej zgody Dyrektora Urzędu, po zostawieniu
pisemnego pokwitowania zawierającego spis wydawanych dokumentów:
a) w związku z kontrolą projektu, kontrolujący mogą zażądać wydania akt, ksiąg i
dokumentów na czas trwania kontroli za pokwitowaniem,
b) w razie powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że są one nierzetelne lub gdy Urząd nie
zapewnia warunków umożliwiających wykonywanie czynności kontrolnych związanych z
badaniem dokumentacji – w
szczególności nie udostępnia samodzielnego pomieszczenia i
miejsca do – przechowywania dokumentów.