Jak wybraæ program ksiêgowy. - Format

Jak wybrać program księgowy.
Nie każdy właściciel firmy decyduje się na skorzystanie z drogich usług biur
rachunkowych. Duża część z nich wybiera wariant oszczędnościowy, rezygnując
tym samym z opłat za usługę oraz konieczności ciągłego podróżowania z
dokumentami pomiędzy siedzibą firmy i biura. Korzystają oni z programów
komputerowych umożliwiających samodzielne prowadzenie dokumentacji
księgowej. Ekonomiczność tego wyboru powinna jednak zostać potwierdzona
zakupem odpowiedniej aplikacji do obsługi księgowej firmy. Taki dobór nie może
więc być przypadkowy.
Decyzja o zakupie oprogramowania powinna być poprzedzona oceną kilku jego
wyróżników. I nie chodzi tutaj tylko o pierwsze wrażenie w kontakcie z instalatorem i
grafiką. Powinniśmy dokonać obiektywnej oceny zakresu działania programu, kosztów
jego zakupu, sposobów i cennika aktualizacji oraz pomocy, jaką w razie trudności
możemy uzyskać od producenta. Na co zatem należy zwrócić szczególną uwagę?
Wybór programu księgowego dokonywany jest najczęściej w przeświadczeniu, że
będzie on nam służył przez kilka najbliższych lat, zapewniając właściwe
przygotowanie i przechowywanie niezbędnej dokumentacji. Dlatego świadomy dobór
programu powinien być poprzedzony oceną aplikacji w wersji demonstracyjnej.
Pierwszy, pozytywny kontakt z instalatorem wersji próbnej dobrze rokuje na
przyszłość.
Instalator wersji demonstracyjnej
Powinien być dostępny m.in. na stronie internetowej producenta. Jej wygląd i
zastosowane rozwiązania stanowią ważną zapowiedź tego, co czeka nas po zakupie
oprogramowania:
- Jak każdy produkt, także program komputerowy mający służyć pomocą przy
prowadzeniu firmy powinien być intuicyjnie oczywisty dla użytkownika, i to bez
Strona 1 - Jak wybrać program księgowy. - Centrum prasowe - Biuro Informatyki Stosowanej Format
względu na swój stopień wewnętrznej komplikacji i technologicznego zaawansowania
- tłumaczy A. Malińska.
Jeśli zatem już na etapie instalacji wersji demonstracyjnej nie możemy się obejść bez
pomocy specjalisty, musimy liczyć się z koniecznością późniejszego zatrudniania
fachowca przy każdej próbie instalacji nowej wersji, uaktualnień modułów czy
przenoszenia aplikacji na nowy dysk. A to zwiększy koszty działalności firmy.
Funkcjonalność i zakres działania programu
Wraz ze wzrostem ilości oferowanych funkcji, wzrasta wartość programu. Uboga,
mało elastyczna aplikacja, mimo że niedroga, szybko uświadomi jej użytkownikowi
ograniczenia, wywołując jego niezadowolenie i zmuszając do decyzji o zmianie
oprogramowania:
- Im więcej funkcji, które oferuje nam program, tym lepiej dla klienta - wyjaśnia
Agnieszka Malińska z B.I.S. Format, wrocławskiej firmy produkującej Super Księgę
Podatkową. - Warto również sprawdzić, jak długo program jest obecny w sprzedaży.
Aplikacje dłużej egzystujące na rynku są wciąż ulepszane i rozbudowywane, ze
względu na większe doświadczenie producenta i użytkowników, którzy z nich
korzystają i zgłaszają własne uwagi dotyczące działania programu. Ryzyko
występowania w nich błędnych lub źle działających skryptów jest więc znikome.
Nieco gorzej jest z programami nowymi, przetestowanymi na mniejszej liczbie
klientów. Tutaj możliwość błędnego wyboru wzrasta.
Cena programu
Faktyczna cena końcowa oprogramowania zależy przede wszystkim od ilości
modułów, które są niezbędne do prowadzenia prawidłowej dokumentacji księgowej
użytkownika. Należy przy tym dokonać analizy własnych planów działalności firmy na
dwa-trzy najbliższe lata i oszacować, które z funkcji będą nam niezbędne. Wersja
podstawowa może być bowiem niezwykle uboga, choć atrakcyjna cenowo, jednak
zakup dodatkowych funkcji, np. płac, przelewów czy środków trwałych, okaże się
niezbędny, lecz... dość kosztowny. Nowy klient może też liczyć na zniżki, związane z
wyborem nowego systemu. Często takie ulgi są stosowane również wobec osób
dopiero rozpoczynających własną działalność gospodarczą.
Strona 2 - Jak wybrać program księgowy. - Centrum prasowe - Biuro Informatyki Stosowanej Format
Rola pierwszego wrażenia
Program powinien wspierać użytkownika w codziennej pracy, a nie - stać się źródłem
jego stresów i frustracji. Musi także odpowiadać jego potrzebom zawodowym,
umożliwiając proste, intuicyjne poruszanie się po aplikacji. Niezwykle istotna jest tutaj
przejrzystość, logika i elastyczność programu:
- System powinien być na tyle elastyczny, aby dzięki wyborowi odpowiednich opcji,
można go było dostosować do własnej specyfiki. Dobry system jest tak
zaprojektowany, że rzadziej używane elementy, choć stale dostępne, nie przysłaniają
zadań pierwszoplanowych - dodaje A. Malińska.
Aktualizacje i pomoc techniczna
Ciągłe zmiany przepisów księgowych sprawiają, że tego typu oprogramowanie musi
być stale modyfikowane. Modyfikacje legislacyjne mogą być wprowadzane
kilkakrotnie w ciągu roku kalendarzowego. Dlatego tak ważne jest dokładne
sprawdzenie, czy użytkownikowi przysługuje tzw. opieka aktualizacyjna i czy jest ona
bezpłatna. Należy także upewnić się, jakie są stawki roczne za przyszłe usługi
aktualizacyjne.
Ostatnim z istotnych elementów jest kwestia oferowanej przez producenta pomocy
technicznej. Warto więc sprawdzić, czy producent jasno określił zasady postępowania
z klientem i styl komunikowania się z nim. W niektórych firmach działa np. wirtualne
Centrum Serwisowe, które umożliwia bezpośredni kontakt użytkownika z
producentem, za pośrednictwem Internetu. Z pewnością pomoże ono w samodzielnym,
prawidłowym prowadzeniu dokumentacji księgowej firmy.
Strona 3 - Jak wybrać program księgowy. - Centrum prasowe - Biuro Informatyki Stosowanej Format