Rozliczanie wynagrodzenia na podstawie umowy o

Rozliczanie wynagrodzenia na podstawie umowy o

Rozliczanie wynagrodzenia na podstawie umowy o pracę – porady
1. Potrzebne dokumenty1:
i) Umowa o pracę (aneks)
ii) Deklaracja ZUS DRA
iii) Potwierdzenie zapłaty kwot z deklaracji ZUS DRA
(1) ubezpieczenie społeczne
(2) ubezpieczenie zdrowotne
(3) Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
iv) Raport miesięczny ZUS RCA (za pracownika projektu)
v) Deklaracja miesięczna PIT-4
vi) Potwierdzenie zapłaty podatku PIT
vii) Lista płac
viii) Potwierdzenie zapłaty wynagrodzenia
2. Wskazówki do prawidłowego przygotowania dokumentów:
i)
(1)
(2)
(3)
(4)
Umowa o pracę (aneks)
Okres trwania umowy powinien być spójny z czasem zatrudnienia w HRF
Nazwa stanowiska powinna być spójna z nazwą stanowiska w HRF
Wymiar etatu powinien być spójny z HRF
Zakres obowiązków w umowie powinien być spójny z opisem stanowiska we Wniosku
o dofinansowanie.
(5) Zawarcie w umowie określenia projektu i informacji o współfinansowaniu np.:
„Stanowisko: (nazwa stanowiska)
W ramach projektu (tytuł projektu) nr (nr projektu) współfinansowanego ze środków
EFRR w ramach działania 8.1 PO IG”
(6) Oznaczenie promocyjne umowy o pracę (przykład):
Źródło: „Zintegrowany poradnika na temat prowadzenia i rozliczania projektów w działaniach 8.1 i 8.2 POIG”
(7) W przypadku współfinansowania zatrudnienia dotychczasowych pracowników,
potrzebny jest aneks uwzględniający zatrudnienie w projekcie. Aneks powinien
uwzględniać analogiczne elementy dotyczące projektu jak w umowie.
(8) Jeśli pracownik ma wykonywać nie tylko zadania związane z projektem, należy
wyodrębnić zaangażowanie etatowe w projekt.
ii) Deklaracja ZUS DRA powinna dotyczyć każdego miesiąca zatrudnienia w projekcie.
Przykładowo, jeśli pracownik pracuje w ramach projektu od 1 kwietnia 2012, to pierwszą
1
W indywidualnych przypadkach mogą być potrzebne dodatkowe dokumenty lub dokumenty innego rodzaju.
deklaracją potrzebną do rozliczenia jest deklaracja nr 04/2012 (obejmująca ZUS od
wynagrodzeń za kwiecień).
iii) Potwierdzenie zapłaty składek ZUS (np.: wyciąg bankowy z dnia zapłaty składek)
powinno zawierać kwoty zgodne z kwotami na deklaracji. Całość uregulowanego
zobowiązania względem ZUS potwierdza, że uregulowano składki za pracownika projektu
– ZUS za całe przedsiębiorstwo jest płacony łącznie. Jeśli między wartością przelewów
a kwotami z deklaracji jest różnica (np.: wynikająca z odsetek), to należy wyjaśnić różnicę
przy wnioskowaniu o płatność. Składki ZUS od wynagrodzenia za pracę w danym
miesiącu są wypłacone w miesiącu następnym, czyli przykładowo: wynagrodzenie za maj
2012(wypłacone 31 maja), składki ZUS 15 czerwca (opłacenie deklaracji nr 05/2012).
Znaczne opóźnienie w wypłacie wynagrodzenia (np. zapłacenie 13 czerwca za pracę
w maju) powoduje, że składki od wynagrodzenia należnego za maj są opłacone w lipcu
i ujęte na deklaracji nr 06/2012.
iv) Raport ZUS RCA potwierdza indywidualne kwoty składek ZUS dla danego pracownika. Dla
uzyskania kwoty wydatków kwalifikowalnych (do punktu 11 wniosku o płatność) sumuje
się kwoty indywidualnych składek (z ZUS RCA) z wynagrodzeniem pracownika i kwotą
podatku dochodowego.
v) Deklaracja PIT – 4 wskazuje comiesięczne zaliczki na podatek dochodowy. Deklarację
dołączamy, jeśli firma ją sporządza (nie ma takiego obowiązku).
vi) Potwierdzenie zapłaty (np.: wyciąg bankowy z dnia zapłaty) powinno zawierać kwotę
zgodną z deklaracją PIT-4, w przypadku różnić należy we wniosku o płatność wyjaśnić
z czego wynikają (np. odsetek za nieterminową wpłatę). Terminy zapłaty podatku –
analogicznie jak w przypadku terminów zapłaty ZUS, tj. podatek od wynagrodzenia za
kwiecień (wypłaconego w kwietniu) jest ujęty na deklaracji kwietniowej płaconej do
20 maja.
vii) Lista płac za dany miesiąc jest podstawowym dokumentem do rozliczenia
wynagrodzenia płatnego na podstawie umowy o pracę. Listę płac umieszczamy w pkt 11
wniosku o płatność np.: lista płac (imię i nazwisko pracownika projektu) kwiecień 2012.
Jeśli druk listy wskazuje miejsca na podpisy uprawnionych osób – powinny być
wypełnione.
viii) Potwierdzenie zapłaty (np.: wyciąg bankowy z dnia zapłaty wynagrodzenia) powinno być
zgodne kwotowo z pozycją „do wypłaty” na liście płac. Na potwierdzeniu zapłaty
powinny być prawidłowo wskazane dane odbiorcy (zgodnie z umową o pracę) oraz
określenie przedmiotu zapłaty np.: „wynagrodzenie maj 2012”.
Dokumenty dołączamy we wniosku o płatność w formie kopii potwierdzonej
za zgodność z oryginałem (także w przypadku wydruków z systemu np.: bankowego).
3. Ujęcie we wniosku o płatność
W pkt 11 wniosku o płatność przedstawiamy dokumenty potwierdzające wynagrodzenie za
rozliczane miesiące. Ze względu na składki ZUS i podatek dochodowy komplet dokumentów
potwierdzających wynagrodzenie za dany miesiąc mamy w 2 połowie miesiąca następnego.
W trakcie realizacji projektu nie stanowi to dużego problemu – termin złożenia wniosku za
dany etap to 30 dni po jego zakończeniu, stąd swobodnie można zgromadzić dokumenty.
Natomiast wniosek końcowy (za ostatni etap) składa się najpóźniej w ostatnim dniu etapu
(i projektu) – dlatego planując okres HRF należy uwzględnić czas potrzebny na rozliczenie
wynagrodzenia za ostatni miesiąc pracy. Przykładowo, jeśli projekt trwa do 31.05.2012,
a ostatnie wynagrodzenie dotyczy kwietnia, wszystkie potrzebne dokumenty można
zgromadzić do 20.05.2012 (zapłata podatku).
 Kolumny w pkt 11 wniosku należy wypełnić w następujący sposób:W kolumnie „data
wystawienia dokumentu” – data listy płac.
 W kolumnie „data zapłaty” – przelew wynagrodzenia + przelew ZUS + przelew PIT.
 W kolumnie „kwota dokumentu brutto” – wartość całej listy.
 W kolumnie
„kwota dokumentu netto”– wartość całej listy (rozróżnienie
brutto/netto dotyczy tylko VAT, a nie np.: wynagrodzenia brutto).
 W kolumnie „wartość wydatków kwalifikowalnych” – wartość całej listy (w przypadku
listy imiennej zawierającej tylko kwalifikowalne elementy wynagrodzenia).
Przykładowo niekwalifikowalne dla Wnioskodawcy będą koszty wynagrodzenia
opłacone przez ZUS (typu tzw. urlop tacierzyński).
W działaniu 8.1 POIG „kwalifikowalne są wynagrodzenia wraz z obowiązkowymi
pozapłacowymi kosztami pracy” stąd dla uzyskania kwoty wydatków kwalifikowalnych
sumujemy: wynagrodzenie brutto + ZUS pracodawcy + FP FGŚP
Pomocniczo (dla rozpoznania poszczególnych kwot na deklaracjach i liście płac) można się
posłużyć kalkulatorami wynagrodzeń.
kwota wydatków
kwalifikowalnych
Wynagrodzenie
kierownika
projektu
za
styczeń, umowa
o pracę, pełny
etat
4221,35
4221,35
4221,35
(1) Wynagrodzenie brutto – 3 500,00 PLN, w tym:
 Netto (do wypłaty) – 2 505,34 PLN
 ZUS - 479,85 PLN
 Zdrowotne - 271,81 PLN
 Zaliczka na podatek PIT - 243,00 PLN
(2) ZUS Pracodawcy - 632,10 PLN
(3) FP i FGŚP - 89,25 PLN
Kwota wydatków kwalifikowalnych = (1) + (2) +(3) = 3 500,00 + 632,10 + 89,25 = 4221.3
w tym VAT
kwota dokumentu
netto
2013.01.30:
2013.02.15;
2013.02.20
kwota dokumentu
brutto
2013.01.30
nazwa towaru lub
usługi
PK/2013/01/23
data zapłaty
data wystawienia
dokumentu
Lista
wynagrodzeń
styczeń 2013
Jan Kowalski
nr księgowy lub
ewidencyjny
nr dokumentu
Pkt 11 dla wynagrodzenia (przykład):
0,0
0