Etyczna Gorąca Linia Sojitz Najczęściej zadawane

Etyczna Gorąca Linia Sojitz Najczęściej zadawane

Etyczna Gorąca Linia Sojitz
Najczęściej zadawane pytania
P.
W jakim celu Sojitz założył etyczną gorącą linię?
•
•
•
P.
Chcemy mieć pewność, że nasi pracownicy dysponują wieloma drogami zgłaszania swoich uwag bez
obawy o narażenie się na konsekwencje. Etyczna Gorąca Linia Sojitz to narzędzie informacyjne
stworzone z myślą o ochronie, w granicach dopuszczalnych prawem, anonimowości i poufności
użytkowników systemu.
Oddając do dyspozycji pracowników otwarte kanały komunikacji, możemy wpływać na stworzenie
przyjaznego środowiska pracy i maksymalizować jej wydajność.
Skuteczna sprawozdawczość może okazać się najbardziej przydatnym narzędziem ograniczania strat z
tytułu oszustw i/lub nadużyć.
Kto obsługuje Etyczną Gorącą Linię Sojitz?
Operatorem Etycznej Gorącej Linii Sojitz jest podmiot zewnętrzny o nazwie EthicsPoint, Inc. EthicsPoint
oferuje poufne i – w przypadkach przewidzianych prawem oraz w razie zgłoszenia takiego życzenia –
anonimowe narzędzie informacyjne.
EthicsPoint gromadzi informacje pochodzące od pracownika
składającego sprawozdanie z wykorzystaniem strony internetowej bądź telefonicznie, aby następnie
przekazać takie doniesienie do Sojitz w celu podjęcia dalszych działań i przeprowadzenia dochodzenia w tej
sprawie. Więcej informacji na temat EthicsPoint znajdziesz na www.ethicspoint.com.
P.
Czy mogę złożyć sprawozdanie z wykorzystaniem Internetu lub telefonu?
Tak. Dając Ci wybór, Etyczna Gorąca Linia Sojitz stwarza sytuację, w której dany pracownik ma możność
złożenia doniesienia w sposób najbardziej dlań dogodny.
Złożenie sprawozdania na Etyczną Gorącą Linię jest możliwe z każdego komputera podłączonego do
Internetu. Możesz wysłać odpowiednią informację z domu. Wiele miejsc publicznych posiada dostęp do
Internetu, w tym na przykład biblioteki publiczne.
Jeśli nie masz dostępu do sieci, albo skorzystanie z komputera w celu złożenia doniesienia jest dla Ciebie
niedogodne, możesz zadzwonić pod numer lokalnej, bezpłatnej Etycznej Gorącej Linii Sojitz. Gorąca linia
telefoniczna Sojitz jest obsługiwana przez specjalistów EthicsPoint.
Sprawozdanie można złożyć bądź to przez Internet, bądź telefonicznie, w swoim rodzimym języku. Strona
internetowa Etycznej Gorącej Linii Sojitz oraz bezpłatny numer gorącej linii są dostępne 24 godziny na dobę,
7 dni w tygodniu, przez 365 dni w roku.
P.
Czy kierownictwo naprawdę oczekuje ode mnie informacji w tym trybie?
Niewątpliwie tego właśnie oczekujemy. Co więcej, potrzebujemy Twoich sprawozdań. Ty wiesz, co dzieje
się w firmie – i dobrego i złego. Być może dysponujesz wiedzą o sprawach mogących budzić
zaniepokojenie. Złożone przez Ciebie sprawozdanie może zminimalizować potencjalnie negatywny wpływ
takiego zdarzenia na firmę i zatrudnionych w niej pracowników. Poza tym, pozytywny wkład ze strony
pracowników może pomóc rozpoznać kwestie, które poprawią kulturę firmy i jej wyniki.
P.
Dlaczego powinienem informować o tym, co wiem? Co mi z tego przyjdzie?
Wszyscy mamy prawo pracować w korzystnym otoczeniu; razem z tym prawem idzie także
odpowiedzialność za działanie zgodne z zasadami etyki i informowanie właściwych osób o czyimś
nieodpowiednim zachowaniu. Współpracując możemy zachować zdrowe i efektywne warunki pracy.
Przypadki działania na szkodę firmy mogą zagrozić podstawom funkcjonowania całego przedsiębiorstwa.
P.
O jakiego rodzaju sytuacjach powinienem informować?
Czy muszę dysponować dowodem
niewłaściwego zachowania zanim zdecyduję się złożyć odpowiednie sprawozdanie?
EthicsPoint to narzędzie komunikacyjne oferujące ścieżkę informacyjną służącą wyrażaniu propozycji i
uwag, a także składaniu doniesień na temat zachowań mogących nosić znamiona działań nieetycznych,
nielegalnych, łamiących standard zawodowe czy w inny sposób naruszających zasady zawarte w Kodeksie
Postępowania i Zachowań Etycznych Twojej firmy.
1
Etyczna Gorąca Linia Sojitz
Najczęściej zadawane pytania
Zachęcamy do informowania, kierując się dobrą wiarą, o wszelkich uzasadnionych obawach, nawet wtedy,
gdy na poparcie swoich podejrzeń nie dysponujesz żadnym dowodem. Proszę jednak pamiętać, że
ktokolwiek celowo formułuje fałszywe zarzuty pod czyimś adresem będzie przedmiotem postępowania
dyscyplinarnego, z rozwiązaniem umowy o pracę włącznie.
P.
Nie jestem pewien, czy to co zaobserwowałem lub usłyszałem stanowi naruszenie zasad firmy, albo
wyczerpuje znamiona zachowania nieetycznego, ale po prostu wydaje mi się czymś niewłaściwym. Co
powinienem zrobić?
Poinformuj o tym. EthicsPoint pomoże przygotować i złożyć sprawozdanie w taki sposób, aby zostało
właściwie odebrane. Lepiej poinformować o sytuacji, która okaże się nieszkodliwa, niż pozwolić, żeby
potencjalnie nieetyczne zachowanie uszło komuś płazem, ponieważ nie miałeś pewności jak zinterpretować
zaistniałą sytuację.
P.
Jak działa Etyczna Gorąca Linia Sojitz?
dostęp?
Dokąd wędrują składane sprawozdania?
Kto ma do nich
Składając doniesienie za pośrednictwem strony internetowej Etycznej Gorącej Linii Sojitz, serwis
podpowie Ci, jakiego rodzaju informacje są wymagane w celu wszczęcia postępowania w sprawie
domniemanego naruszenia zasad. Będziesz miał możliwość skorzystania z serwisu w kilku językach oraz
złożenia sprawozdania w Twoim rodzimym języku.
Podczas telefonicznego kontaktu z Etyczną Gorącą Linią Sojitz, zgłosi się specjalista gorącej linii
EthicsPoint posługujący się językiem angielskim. W zależności od języka, w którym będziesz chciał
kontynuować, specjalista z centrum telefonicznego bądź to podejmie dalszą rozmowę, bądź przełączy cię
do kolegi władającego Twoim językiem, lub też poprosi o pomoc tłumacza. Etyczna Gorąca Linia Sojitz
operuje w większości języków, w tym angielskim, czeskim, francuskim, hiszpańskim, japońskim, kantońskim,
mandaryńskim, niemieckim, polskim, portugalskim, rosyjskim, tureckim, węgierskim i włoskim.
Korzystając zarówno z sieci, jak i bezpłatnej linii telefonicznej, będziesz miał możliwość pozostać osobą
anonimową (w granicach określonych prawem), albo podać swoje nazwisko i dane kontaktowe.
Sprawozdania składane pod adresem Etycznej Gorącej Linii Sojitz są bezpośrednio wprowadzane na dyski
bezpiecznego serwera EthicsPoint, aby zapobiec ryzyku naruszenia zasad bezpieczeństwa. EthicsPoint
udostępnia pozyskane tym sposobem informacje jedynie określonym osobom w ramach firmy, którym zleca
się ich ocenę zarówno pod względem rodzaju naruszenia, jak i lokalizacji incydentu. Każdy z odbiorców
takiego sprawozdania został przeszkolony pod kątem zachowania maksymalnej poufności pozyskanych w
ten sposób informacji.
P.
A jeśli mój szef albo inni przedstawiciele kadry kierowniczej są uwikłani w naruszenie? Czy informacja
nie dostanie się w ich ręce i czy nie podejmą próby zatuszowania sprawy?
Etyczna Gorąca Linia Sojitz oraz system dystrybucji sprawozdań zostały zaprojektowane w taki sposób, aby
osoby zainteresowane nie były informowane, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej, bądź miały dostęp
do informacji, w których przewija się ich nazwisko.
P.
A jeśli przypomnę sobie coś ważnego w związku ze zdarzeniem po złożeniu przeze mnie sprawozdania?
Albo jeśli firma ma do mnie pytania dotyczące raportu?
Po złożeniu sprawozdania za pośrednictwem strony internetowej Etycznej Gorącej Linii Sojitz albo
bezpłatnego numeru gorącej linii telefonicznej, otrzymasz unikalny klucz raportu i zostaniesz poproszony o
wybór hasła. Możesz ponownie zwrócić się do Etycznej Gorącej Linii Sojitz bądź to przez Internet, bądź
telefonicznie i uzyskać dostęp do pierwotnego sprawozdania w celu uzupełnienia informacji. Zalecamy
powrót do Etycznej Gorącej Linii Sojitz w ciągu dziesięciu dni, w celu sprawdzenia statusu zgłoszenia i
udzielenia odpowiedzi na pytania firmy.
2
Etyczna Gorąca Linia Sojitz
Najczęściej zadawane pytania
W zależności od stopnia złożoności przedmiotowej sprawy, po ponownym zgłoszeniu się do Etycznej
Gorącej Linii Sojitz możesz zostać poinformowany, że Twoje sprawozdanie jest nadal przedmiotem
postępowania, że dochodzenie zostało zakończone i podjęto działania lub ich nie podjęto, bądź że jesteś
proszony o dodatkowe szczegóły odnośnie raportu w celu umożliwienia firmie przeprowadzenia dalszego
badania sprawy. Jednakże, w związku z koniecznością przestrzegania zasad poufności, szczegóły
dotyczące sposobu w jaki konkretna sprawa jest rozwiązywana bądź została rozstrzygnięta, mogą nie być
Ci ujawnione.
P.
Czy dalsze kroki podejmowane w związku ze złożonym zawiadomieniem są równie bezpieczne jak
pierwotne doniesienie?
Całość korespondencji w ramach Etycznej Gorącej Linii Sojitz jest objęta takimi samymi, ścisłymi zasadami
poufności, jak raport pierwotny, odbywając się pod ochroną anonimowości, o ile zezwalają na to przepisy
prawa.
P.
Rozumiem, że jakikolwiek wysłany przeze mnie z komputera raport skutkuje zapisem operacji na
serwerze, który pokazuje każdą stronę internetową, z jaką połączył się mój komputer. Czy ten rejestr nie
zidentyfikuje mnie jako autora doniesienia?
EthicsPoint nie generuje ani nie przechowuje żadnego wewnętrznego rejestru połączeń z zapisem adresów
IP, tak więc żadne informacje łączące twój komputer z EthicsPoint nie są dostępne.
P.
W przypadku telefonu na Etyczną Gorącą Linię Sojitz, czy rozmowa zostanie zarejestrowana?
Nie. Jednakże specjaliści gorącej linii EthicsPoint sporządzą notatki z rozmowy z Tobą w celu sporządzenia
raportu z doniesienia.
P.
Czy można namierzyć moją rozmowę z Etyczną Gorącą Linią Sojitz za pomocą identyfikatora
rozmówcy?
Nie. Funkcja identyfikacji rozmówcy jest dezaktywowana dla połączeń przychodzących.
P.
Boję się, że informacje jakich udzielę EthicsPoint spowoduje w efekcie ujawnienie mojej tożsamości.
Jaką dajecie mi gwarancję, że tak się nie stanie?
System EthicsPoint zaprojektowano w ten sposób, aby chronić Twoją anonimowość, zaś o Twoje nazwisko i
dane kontaktowe zostaniesz poproszony jedynie w sytuacjach przewidzianych prawem. Jednak, jako autor
doniesienia, powinieneś sam zadbać o to, aby treść sprawozdania nie ujawniła twojej tożsamości przez
przypadek, na przykład pisząc: „Siedząc przy biurku obok Jana Kowalskiego…”, albo „Przez 33 lata moje
pracy w firmie…”.
P.
A jeśli chcę, aby moja tożsamość była ujawniona w ramach sprawozdania? Czy jeśli się ujawnię, moja
tożsamość pozostanie informacją poufną?
Nie musisz, na ile pozwala na to prawo, ujawniać swojej tożsamości składając raport za pośrednictwem
strony internetowej Etycznej Gorącej Linii Sojitz bądź dzwoniąc pod bezpłatny numer gorącej linii
telefonicznej. Podczas rozmowy lub wypełniając jedną z części formularza sprawozdania sieciowego,
zostaniesz zapytany o to, czy pragniesz pozostać osobą anonimową, czy też nie. Będziesz miał do
dyspozycji opcję nieograniczonego udostępnienia twojej tożsamości i danych kontaktowych na rzecz Sojitz,
możliwość udostępnienia swojej tożsamości i informacji kontaktowych jedynie tym pracownikom Sojitz,
którzy są odpowiedzialni za prowadzenie dochodzeń w sprawach etycznych, a którzy są zobligowani do
utrzymywania takich informacji w tajemnicy, bądź będziesz mógł pozostać osobą całkowicie anonimową, w
granicach zakreślonych przepisami prawa.
Powinieneś wszakże zwrócić uwagę na fakt, iż nie istnieje możliwość zagwarantowania całkowitej
anonimowości w każdych okolicznościach. Ujawnienie danych podmiotom wewnątrz i na zewnątrz Sojitz
może być w pewnych sytuacjach, wymagane prawem, na przykład w odniesieniu do doniesienia o
podejrzeniu przestępstwa w postaci prania pieniędzy. Ponadto istnieje prawdopodobieństwo, że ktoś może
domyślić się Twojej tożsamości z treści zawartych w sporządzonym przez Ciebie sprawozdaniu. Powyższe
okoliczności nie powinny wszakże zniechęcać Cię do informowania w sytuacji podejrzenia nieprawidłowości.
3
Etyczna Gorąca Linia Sojitz
Najczęściej zadawane pytania
P.
Co stanie się, jeśli osoba wspomniana przeze mnie w raporcie dowie się, że to ja sporządziłem
doniesienie?
Polityka Sojitz polega na zachęcaniu pracowników do tego, aby informowali o swoich podejrzeniach
dotyczących zachowań nieetycznych i nielegalnych bądź sprzecznych z literą Kodeksu Postępowania i
Zachowań Etycznych, a także na ochronie pracowników podnoszących tego typu kwestie przed działaniami
odwetowymi. Jak głosi nasz Kodeks Postępowania, „Wyciąganie konsekwencji w związku z doniesieniami o
rzeczywistych lub domniemanych wykroczeniach, poczynionymi w dobrej wierze, jest zabronione”. Firma
podejmie wszelkie uzasadnione środki zapobiegawcze w celu ochrony Twojej anonimowości, w zgodzie z
obowiązującym prawem i zasadami wyznawanymi przez firmę.
Działania odwetowe stanowią poważne naruszenie naszego Kodeksu Postępowania, zaś jakiekolwiek
działania tego typu ze strony pracownika Sojitz podlegają procedurze dyscyplinarnej, włącznie ze
zwolnieniem z pracy.
P.
Z kim powinienem się skontaktować, jeśli będę miał więcej pytań na temat Etycznej Gorącej Linii Sojitz?
Możesz skontaktować się ze swoim przełożonym, pracownikami działu kadr bądź radcą z działu prawnego.
4