1 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I. Szczegóły

1 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I. Szczegóły

ZAŁĄCZNIK NR 1 DO SIWZ
ZZP-216/16
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest:
•
Kompleksowa organizacja 90 (dziewięćdziesięciu) jednodniowych seminariów,
każdorazowo
dla
40-70
(minimalnie
czterdziestu,
maksymalnie
siedemdziesięciu) osób, z udziałem krajowych i wojewódzkich konsultantów w
ochronie zdrowia oraz z przedstawicielami środowiska lekarskiego, w celu
skonsultowania opracowywanych map potrzeb zdrowotnych
w ramach projektu systemowego pn. „Mapy potrzeb zdrowotnych - Baza Analiz
Systemowych i Wdrożeniowych” współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków
Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja
Rozwój.
I. Szczegóły dotyczące zamówienia.
Zamawiający przewiduje organizację i obsługę 90 (dziewięćdziesięciu) jednodniowych
seminariów każdorazowo dla 40-70 (minimalnie czterdziestu, maksymalnie
siedemdziesięciu) osób z udziałem konsultantów krajowych i wojewódzkich w
ochronie zdrowia oraz z przedstawicielami środowiska lekarskiego, które odbędą się
w okresie od listopada 2016 r. do końca 2018 r.
Zamawiający zastrzega sobie także prawo zwiększenia łącznej liczby seminariów do
maksymalnie 120.
Zamawiający przekaże Wykonawcy daty kolejnych seminariów przewidzianych na dany
miesiąc na 30 dni przed początkiem tego miesiąca. Zamawiający zastrzega sobie prawo do
odwołania lub zmiany terminów seminariów w przypadkach określonych w umowie, o czym
zobowiązany jest powiadomić Wykonawcę w terminie nie później niż na 7 dni przed
planowanym rozpoczęciem danego seminarium.
Zamawiający przekaże Wykonawcy dokładną informację na temat liczby uczestników
przewidywanych na poszczególnym seminarium wraz z harmonogramem na dany miesiąc.
Lokalizacja:
Hotel o standardzie co najmniej 3 gwiazdek z odpowiednim zapleczem i infrastrukturą,
położony w Warszawie, w odległości do 5 km (w prostej linii) od Dworca Centralnego w
Warszawie, z możliwością dotarcia uczestników do budynku hotelu jednym środkiem
komunikacji miejskiej (przystanek komunikacji miejskiej w odległości nie dalej niż 300 m od
miejsca organizacji seminarium) w czasie nie dłuższym niż 10 min zgodnie z aktualnym
rozkładem jazdy ZTM. Sala oraz catering zostaną zorganizowane w jednym
obiekcie/budynku. Seminaria mogą zostać zorganizowane w różnych obiektach przy
założeniu, że każdy z tych obiektów spełnia wymagania określone w niniejszym opisie
przedmiotu zamówienia.
Ramowy harmonogram (tzn. dokładne godziny rozpoczęcia i zakończenia wydarzenia oraz
godziny przerw) każdego seminarium. Zamawiający przekaże najpóźniej na 14 dni przed
1
jego datą. W przypadku gdy zawarcie umowy nastąpi w terminie późniejszym, Zamawiający
przekaże harmonogram w dniu zawarcia umowy.
Zamówienie obejmuje:
1. Zapewnienie sali wraz z odpowiednim wyposażeniem.
2. Oznaczenie miejsca wydarzenia.
3. Zapewnienie miejsca na recepcję i jej obsługę.
4. Zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej oraz zapewnienie sali wraz
z odpowiednim wyposażeniem w ramach tej usługi.
5. Zapewnienie bezpłatnej szatni dla uczestników seminariów.
6. Zapewnienie bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników seminariów
przyjeżdżających własnym środkiem lokomocji.
7. Przygotowanie materiałów dla uczestników seminariów
8. Zapewnienie sprzętu komputerowego oraz przyłącza internetowego.
Ad. 1. Zapewnienie sali wraz z odpowiednim wyposażeniem.
Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia klimatyzowanej sali na każde z 90
(dziewięćdziesięciu) seminariów, dostosowanej do liczby około 40-70 osób, z odpowiednim
wyposażeniem, do wykorzystania w ramach prowadzonych seminariów w postaci:
•
stoły oraz fotele dla uczestników i prowadzących (łącznie dla minimum 45,
maksymalnie 75 osób, w tym 40-70 uczestników oraz około 5 osób ze strony
Zamawiającego). Dokładne ustawienie stołów i miejsc na sali zostanie uzgodnione
pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą,
•
dostęp do światła dziennego z możliwością zaćmienia sali oraz zapewnienia
oświetlenia sztucznego,
•
tablica flipchart z minimum 4 pisakami (różne kolory),
•
rzutnik multimedialny wraz z ekranem,
•
laptop z dostępem do internetu (zgodnie z opisem w pkt. 8.),
•
odpowiednie nagłośnienie,
•
możliwość korzystania z mikrofonu (zapewnienie min. 3 sztuk mikrofonów
bezprzewodowych oraz 2 stacjonarnych),
•
zaplecze sanitarne na tym samym piętrze co sala,
•
zapewnienie obsługi technicznej na 1 godzinę przed i w trakcie każdego seminarium.
Sala i jej lokalizacja w budynku musi spełniać warunki umożliwiające dostęp dla osób
niepełnosprawnych (tzn. brak barier architektonicznych, parter lub piętro z windą
dostosowaną do przewozu osób niepełnosprawnych).
Sala, w której odbywać się będą seminaria będzie zamykana na czas przerw i
zabezpieczona przed niepowołanym dostępem. Za ewentualne szkody związane ze
zniszczeniem lub kradzieżą sprzętu komputerowego Zamawiającego oraz ww. wyposażenia
sali odpowiada Wykonawca.
Ad. 2. Oznaczenie miejsca wydarzenia.
Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania oznaczeń:
2
•
sali, sali cateringowej oraz szatni,
•
ciągów pieszych na terenie obiektu, w którym odbywać się będzie seminarium,
ułatwiających dotarcie uczestników do sali, sali cateringowej i szatni od wejścia
głównego obiektu oraz z parkingu.
Oznaczenia muszą zawierać system identyfikacji wizualnej zgodny z zasadami z Księgi
identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki
spójności na lata 2014-2020.
Wykonawca jest zobowiązany do przekazania wersji elektronicznej oznaczeń do akceptacji
Zamawiającego na minimum 3 dni przed planowaną datą organizacji pierwszego seminarium
Ad. 3. Zapewnienie miejsca na recepcję i jej obsługa.
Wykonawca będzie zobowiązany zapewnić w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia
do sali miejsce wraz z wyposażeniem (stolik oraz miejsca siedzące) w celu zorganizowania
recepcji seminarium, umożliwiające podpisywanie się uczestników na liście obecności, a
także dystrybucję materiałów wśród uczestników. Wykonawca oznaczy to miejsce napisem
„Rejestracja uczestników”.
Wykonawca zabezpieczy osobę do prowadzenia recepcji odpowiedzialną za wydanie
materiałów dla uczestników, zebranie podpisów na liście pokwitowań odbioru materiałów
oraz podpisów na liście obecności.
Listy obecności Zamawiający dostarczy na miejsce seminarium we własnym zakresie.
Ad. 4. Zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej oraz zapewnienie sali wraz
z odpowiednim wyposażeniem w ramach świadczenia tej usługi.
Całodniowy bufet kawowy zapewniony zostanie dla około 40-70 osób na każdym z
seminariów.
Bufet kawowy zaopatrzony będzie w co najmniej następujące produkty:
•
galanteria cukiernicza - minimum 4 rodzaje pokrojonych ciast serwowanych
równocześnie (w tym deserowe, tortowe, kruche), uzupełniane na bieżąco w razie
potrzeby,
•
świeże owoce, pokrojone, gotowe do spożycia – min. 3, uzupełniane na bieżąco w
razie potrzeby,
•
samoobsługowy ekspres ciśnieniowy z funkcją spieniania mleka i wsadem na kawę
ziarnistą lub kapsułki z możliwością parzenia kawy dla każdego uczestnika
oddzielnie, wyposażony w co najmniej dwa podajniki, uzupełniane na bieżąco w razie
potrzeby,
•
herbatę (min. 3 rodzaje herbat w torebkach, w tym zielona, czarna i owocowa),
wrzątek, mleko, cukier, cytryna, wszystko uzupełniane na bieżąco w razie potrzeby,
•
soki owocowe w szklanych dzbankach (jabłkowy, pomarańczowy), uzupełniane na
bieżąco w razie potrzeby,
•
wodę mineralną gazowaną i niegazowaną w szklanych butelkach, uzupełniane na
bieżąco w razie potrzeby,
•
serwis gastronomiczny (zapewnienie stołu, na którym serwowany będzie catering
wraz z dekoracją, obsługa kelnerska, zastawa ceramiczna oraz szklana, wymieniana
w razie potrzeby na czystą, sprzątanie).
3
Bufet kawowy musi znajdować się w bezpośrednim sąsiedztwie sali, w której odbywać się
będzie seminarium - dostępny od momentu rozpoczęcia rejestracji uczestników i uzupełniany
na bieżąco.
Wykonawca zapewni lunch dla 40-70 osób na każdym z seminariów.
Lunch zostanie zorganizowany w pomieszczeniu z miejscami siedzącymi dla wszystkich
uczestników seminarium, zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników lub z wyraźnie
wydzielonym miejscem dla uczestników, znajdującym się w tym samym budynku co sala, w
której odbywać się będzie seminarium. Miejsce to będzie odrębne od sali, w której
prowadzone jest seminarium.
Lunch w formie bufetu składać się będzie co najmniej z:
•
2 rodzajów zup do wyboru,
•
2 drugich (ciepłych) dań do wyboru, w tym 1 mięsne i 1 wegetariańskie,
•
2 rodzajów surówek,
•
deseru (minimum 2 rodzaje do wyboru),
•
soków owocowych
i niegazowanej),
•
serwisu gastronomicznego (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów,
zastawa ceramiczna oraz szklana, sprzątanie).
(jabłkowy,
pomarańczowy),
wody
mineralnej
(gazowanej
Lunch zostanie zorganizowany zgodnie z harmonogramem seminarium.
Ponadto:
•
wszystkie dania oraz napoje gorące podane zostaną w naczyniach ceramicznych,
•
podczas trwania lunchu Wykonawca zapewni odpowiednią do spożycia temperaturę
dań ciepłych,
•
napoje zimne serwowane będą w szklankach,
•
do konsumpcji przygotowane zostaną sztućce metalowe,
•
użyta zastawa będzie czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana,
•
użyte obrusy oraz skirtingi muszą być czyste, nieuszkodzone,
•
wszystkie śmieci pozostałe po posiłkach będą na bieżąco sprzątane,
•
wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże i
przyrządzone w dniu świadczenia usługi,
•
użyte składniki muszą być wysokiej jakości.
Posiłki muszą być serwowane estetycznie. Produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata,
soki i inne) będą posiadały odpowiednią datę przydatności do spożycia.
Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia „Menu” do akceptacji przez
Zamawiającego, w terminie nie później niż na 2 dni przed datą każdego wydarzenia.
Zamawiający zobowiązuje się do niezwłocznej akceptacji „Menu” lub zgłoszenia w tym
terminie zastrzeżeń. Wykonawca po otrzymaniu zastrzeżeń będzie zobowiązany do ich
uwzględnienia i ponownego przedstawienia Zamawiającemu.
Ad. 5. Zapewnienie bezpłatnej szatni dla uczestników seminariów.
Wykonawca udostępni lub zorganizuje bezpłatną szatnię dla uczestników każdego
seminarium zapewniając bezpieczne przechowywanie, odbiór i wydawanie pozostawionych
rzeczy.
4
Ad. 6. Zapewnienie bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników seminariów..
Wykonawca będzie zobowiązany do zabezpieczenia bezpłatnych miejsc parkingowych dla
uczestników seminarium, którzy przyjadą własnym środkiem transportu. Dokładną liczbę
niezbędnych miejsc parkingowych Zamawiający uzgodni z Wykonawcą na 2 (dwa) dni przed
datą każdego seminarium.
Ad. 7. Przygotowanie materiałów dla uczestników seminarium.
Wykonawca będzie zobowiązany do przygotowania szaty graficznej materiałów i
dostarczenia ich w wersji papierowej dla uczestników seminariów. (40-70 sztuk na każde
seminarium, przy czym przekazane przez Zamawiającego komplety materiałów będą różne
na każde z seminariów) wraz z przygotowaniem segregatora, do którego zostaną wpięte
wcześniej przygotowane materiały. Wykonawca będzie zobowiązany również do
przygotowania dla uczestników notesów (40-70 sztuk na każde seminarium) oraz długopisów
(40-70 sztuk na każde seminarium).
Specyfikacja dotycząca papierowej wersji materiałów:
Format
Okładka
Środek
Oprawa
Wykończenie
Charakterystyka materiału
Liczba stron
Liczba sztuk
A4
Segregator A4 25-30 mm /4 R biały
Nadruk na okładce (przód, tył, grzbiet)
Kolorystyka CMYK: 4+4
Folia błysk
Papier offset 100 g
4 przekładki kreda matowa 200 g
Kolorystyka CMYK: 4+4
Nadruk dwustronny
Segregator (mechanizm 2-ringowy;
możliwość otwierania i zamykania)
Segregator
tekst+zdjęcia+grafiki
nie więcej niż 100
6300 + 90 bezpłatnych
•
Zamawiający odpowiada za treść merytoryczną i dostarczenie Wykonawcy treści
materiałów.
•
Wykonawca w ramach realizacji zadania:
zaprojektuje okładkę segregatora, na której umieszczone zostaną wszystkie
elementy przekazane i wymagane przez Zamawiającego, w tym przede
wszystkim:
o nazwa projektu,
o zapis ”Mapy potrzeb zdrowotnych”,
o zapis miejsca i daty wydania, tj. „Warszawa 2016 rok”,
o zapis „projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków
Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego
Wiedza Edukacja Rozwój”,
o system identyfikacji wizualnej (logotypy), zgodny z zasadami z Księgi
identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków
programów polityki spójności na lata 2014-2020,
5
zapis (tył segregatora): Ministerstwo Zdrowia, Departament Analiz i
Strategii, ul. Miodowa 15, 00-952 Warszawa,
o zapis „egzemplarz bezpłatny”.
wykona nadruk na segregatorach,
przygotuje i dostarczy wersje papierowe środka materiałów (strony tekstowe i
przekładki),
wykona dziurkowanie i umieści wydrukowany środek w segregatorach,
dostarczy materiały na miejsce realizacji seminariów i przekaże uczestnikom za
pokwitowaniem.
o
•
Sam segregator będzie jednakowy na wszystkie 90 seminariów
•
Zamawiający przekaże materiały do przygotowania i dostarczenia w wersji
papierowej do segregatorów najpóźniej na 7 dni kalendarzowych przed datą
organizacji każdego seminarium..
•
W ramach realizacji zamówienia Wykonawca przekaże wizualizację okładki
segregatora w wersji elektronicznej do akceptacji Zamawiającego, najpóźniej na 14
dni kalendarzowych przed datą organizacji pierwszego z seminariów. Zamawiający
dokona akceptacji lub zgłosi uwagi. W przypadku gdy zawarcie umowy nastąpi w
terminie późniejszym, Wykonawca przekaże wersję elektroniczną okładki
niezwłocznie po zawarciu umowy.
•
Wykonawca zobowiązany będzie do uwzględnienia wszystkich uwag zgłoszonych
przez Zamawiającego i dostarczenia wersji papierowej materiałów w uzgodnionej i
zaakceptowanej przez Zamawiającego wersji.
Wykonawca dostarczy w ramach zamówienia każdorazowo 1 dodatkowy (bezpłatny)
egzemplarz materiałów w celach archiwizacyjnych.
Ad. 8. Zapewnienie sprzętu komputerowego oraz przyłącza internetowego.
Wykonawca zapewni wynajem, dostawę, uruchomienie i serwis sprzętu komputerowego. Na
każde z seminariów dostarczy laptop dla prowadzącego oraz 2 laptopy zapasowe;
Każdy dostarczony laptop będzie spełniał następujące minimalne standardy:
•
oprogramowanie Microsoft: Windows 10 x32
•
dostęp do przeglądarki internetowa Google Chrome
•
zainstalowany pakiet Microsoft Office
•
przeglądarka dokumentów pdf
•
karta Wifi
•
wyposażony będzie w mysz oraz zasilacz.
W ramach realizacji zamówienia Wykonawca:
1. Dostarczy sprawnie działający sprzęt w liczbie sztuk laptopów wskazanej przez
Zamawiającego na każde seminarium (do sali, w której odbywać się będzie
seminarium) wraz z niezbędnym, legalnym oprogramowaniem, osprzętem i
6
akcesoriami i możliwością podłączenia każdego z nich do zasilania bez konieczności
przestawiania sprzętu.
2. Dostarczy wystarczającą liczbę przedłużaczy, oraz wszelkie inne akcesoria oraz
oprogramowania umożliwiające podłączenie laptopów do sieci elektrycznej i
internetowej (bezprzewodowej).
3. Zapewni montaż stanowisk komputerowych i infrastruktury elektrycznej w sali/salach
wskazanych przez Zamawiającego, z zachowaniem zasad BHP.
4. Uruchomi dostarczony sprzęt na miejscu seminarium i dokona konfiguracji
podłączenia internetowej sieci bezprzewodowej na minimum 1 godzinę przed jego
rozpoczęciem.
5. Dostarczy zapasowy sprzęt w liczbie sztuk laptopów wskazanej
Zamawiającego, na wypadek awarii sprzętu w trakcie seminarium.
przez
6. Dokona wymiany sprzętu w przypadku jego awarii w ciągu 48 h od momentu
zgłoszenia.
7. Ubezpieczy sprzęt co najmniej na wypadek jego kradzieży i uszkodzenia.
8. Zdemontuje i odbierze sprzęt po seminarium.
UWAGA:
ZAMAWIAJĄCY ZASTRZEGA SOBIE PRAWO PRZEPROWADZENIA WIZJI LOKALNEJ
OBIEKTÓW BĘDĄCYCH MIEJSCEM ORGANIZACJI WYDARZEŃ W RAMACH
ZAMÓWIENIA W ZAKRESIE SPEŁNIENIA WARUNKÓW OKREŚLONYCH W
NINIEJSZYM SZCZEGÓŁOWYM OPISIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA, PRZED
WYBOREM OFERTY.
JEŻELI W TRAKCIE PRZEPROWADZENIA WIZJI
STWIERDZI, ŻE ZAOFEROWANA PRZEZ WYKONAWCĘ
WYMOGÓW NINIEJSZEGO SZCZEGÓŁOWEGO OPISU
(NP. SALE SZKOLENIOWE, WINDA, PARKING,
WYKONAWCY ZOSTANIE ODRZUCONA.
LOKALNEJ ZAMAWIAJĄCY
LOKALIZACJA NIE SPEŁNIA
PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
SZATNIA ETC.), OFERTA
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu
Społecznego
7