Podróże służbowe służbowy wyjazd krajowy:1 Pracownicy Instytutu

Podróże służbowe
służbowy wyjazd krajowy:1
Pracownicy Instytutu Psychologii UWr planujący krajowy wyjazd służbowy, powinni
1. wypełnić druk podania do Dyrektora o sfinansowanie wyjazdu wraz z określeniem
szacunkowych kosztów, (zakładka DRUKI)
2. zgłosić się do przełożonego - Kierownika Zakładu w celu uzyskania jego akceptacji,
wyrażonej podpisem, finansowania tego wyjazdu ze środków przyznanych na zakład w
danym roku kalendarzowym. Uwagi:
a. podstawowym środkiem transportu do odbycia podróży służbowej jest pociąg II
klasy
 pośpieszny jeżeli trasa podróży jest krótsza niż 250 km.
 pośpieszny, ekspresowy, IC, EC, jeżeli trasa podróży wynosi od 251
km do 500 km
 pośpieszny lub ekspresowy, w wagonie sypialnym lub kuszetce,
jeżeli trasa podróży wynosi powyżej 500 km
b. osoby, które planują wyjazd w delegację prywatnym samochodem i chcą
otrzymać zwrot kosztów podróży, powinny uzyskać – po akceptacji Dyrektora
Instytutu – zgodę Dziekana na dofinansowanie kosztów takiej podróży. (patrz:
decyzja dziekana nr1/2008; wniosek do wypełnienia w zakładce DRUKI).
Uwaga: Jeżeli Dyrektor Instytutu wyrazi zgodę na pokrycie kosztów, ale z
zastrzeżeniem – do wysokości kosztu biletów PKP – to należy dołączyć do
wniosku
dokument,
który
wskazuje
cenę
biletu
(może
być
wydruk
z
www.pkp.pl). Jest to niezbędne do wyliczenia stawki za 1 kilometr (wyliczenia
dokonuje pełnomocnik ds. finansowych WNHiP - p. Halina Trudzik).
c. zasady obliczania diet i noclegów – w załączeniu
3. po uzyskaniu akceptacji Kierownika Zakładu wypełnić druk podania do Kwestury
(zakładka DRUKI) wraz z danymi dotyczącymi kwoty, terminu wpłaty, numeru konta
itp.
4. złożyć w sekretariacie oba podania o sfinansowanie wyjazdu w celu ustalenia przez
Dyrektora Instytutu źródła płatności kosztów wyjazdu. Do sekretariatu należy dalszy
obieg dokumentu.
5. Uwaga: do obowiązków pracownika należy
a. przekazanie organizatorowi konferencji/ szkolenia danych, na jakie powinien
wystawić fakturę.
Uniwersytet Wrocławski - Instytut Psychologii
1
Opracowanie na podstawie Zarządzenia Rektora Uniwersytetu wrocławskiego nr 7/2006 zmienionego Zarządzeniem
nr 97/2007 w sprawie wprowadzenia Instrukcji ustalającej tryb delegowania oraz rozliczania kosztów podróży
służbowych pracowników Uniwersytetu Wrocławskiego
Pl. Uniwersytecki 1
50-137 Wrocław
NIP 896-000-54-08
REGON 000001301
przesłać fakturę
Instytut Psychologii
ul. J.W. Dawida 1
50-527 Wrocław
b. jeżeli faktura nie zostanie przesłana do Instytutu przez organizatora przed
konferencją – to należy fakturę odebrać osobiście podczas konferencji i
dostarczyć ją do sekretariatu IPs w ciągu 7 dni od otrzymania. Ważne:
konsekwencją niedostarczenia ww. faktury w wyznaczonym terminie, będzie
konieczność opłacenia następnego wyjazdu z własnych środków
6. przed planowanym wyjazdem zgłosić się do sekretariatu po zarejestrowany druk
polecenia wyjazdu służbowego (tzw. delegację) oraz poinformować o zajęciach,
które nie odbędą się z powodu wyjazdu (stosowną informację w Komunikatach
zamieści Sekretariat).
7. Podczas pobytu na konferencji/szkoleniu należy pamiętać o zdobyciu pieczęci na druku
delegacji (pieczęć i podpis z miejsca pobytu), która jest potwierdzeniem pobytu
służbowego.
8. Po powrocie, w okresie do 14
9.
dni, zgodnie z obowiązującym Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej,
wyjeżdżający zobowiązany jest do rozliczenia się z delegacji. Uwaga: prawidłowe
wypełnienie druku delegacji jest obowiązkiem pracownika i warunkiem
szybkiego zwrotu kosztów (w załączeniu – POMOCNIK do wyliczeń)
10. W
celu
rozliczenia
się
z
delegacji
należy
przekazać
do
sekretariatu
komplet
dokumentów:
a. Druk delegacji prawidłowo wypełniony (na pierwszej stronie powinna być pieczęć
i podpis z miejsca pobytu oraz własnoręcznie napisana informacja, jakich
świadczeń nie zapewniał organizator wyjazdu np. Organizator nie zapewniał
wyżywienia i noclegu).
b. Bilety – jeżeli środkiem transportu był pociąg II klasy
lub
c. Ewidencję przebiegu pojazdu (zakładka DRUKI) – jeżeli środkiem transportu był
samochód osobowy wraz z wnioskiem podpisanym przez Dziekana oraz
kalkulacją odległości oraz – jeżeli dyrektor wyraził zgodę „do wysokości kosztu
biletów PKP” - dokument, który wskazuje cenę biletu (może być wydruk z
www.pkp.pl).
Uwaga: jeżeli dojazd do miejsca docelowego wymagał różnych środków
transportu (np. pociągu i autobusu), należy dostarczyć wszystkie bilety oraz
odpowiednio zaznaczyć ten fakt na druku delegacji (wyjazd-przyjazd).
d. Fakturę za nocleg – jeżeli organizator nie zapewnił zakwaterowania. Opis faktury
na odwrotnej stronie: Faktura za nocleg podczas podróży służbowej – podać cel
(np. Konferencja) w dniach …. Zwrot należności na konto …(imię i nazwisko –
czytelnie), nr konta znany kwesturze. Uwaga: jeżeli pracownik dokonuje
płatności przelewem internetowym lub kartą kredytową/płatniczą powinien
dołączyć wydruk potwierdzenia tej operacji.
e. Fakturę za uczestnictwo w konferencji/szkoleniu – jeśli otrzymano ją dopiero na
miejscu. Opis faktury na odwrotnej stronie: Faktura za uczestnictwo w
Konferencji ……. w dniach …. Zapłacono przelewem w formie przedpłaty
(zazwyczaj tak jest – w innych przypadkach, proszę konsultować się z
sekretariatem).
11. Rozliczeniu podlegają też
a. diety żywieniowe – jeżeli organizator nie zapewnił wyżywienia. Pracownik oblicza
je samodzielnie, zgodnie z załącznikiem Diety i Noclegi. Aktualna wysokość diety
23,00 zł.
b. dojazdy
środkami
komunikacji
miejscowej
w
formie
ryczałtu.
Za
każdą
rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej pracownikowi przysługuje ryczałt
w wysokości 20% diety – aktualnie 4,60 zł. Uwaga: ryczałt nie przysługuje,
jeżeli pracownik odbywa podróż służbową pojazdem samochodowym.
c. inne udokumentowane wydatki (koszty kserokopii, opłaty parkingowe itp.)