Wysy aniedokfinansowychPDFpocz

Mechanizm wysyłania dokumentów finansowych PDF pocztą elektroniczną
Funkcjonalność w systemie KS-SOMED dostępna jest od wersji 2012.01.0.00.
Przed korzystaniem z funkcjonalności niezbędne jest zainstalowanie drukarki PDF na
stanowiskach, na których będą drukowane i wysyłane faktury. System KS-SOMED
współpracuje z popularnym programem PDFCreator (http://www.pdfforge.org/). Ponadto
należy dokonać odpowiednich ustawień:
-
w Opcjach głównych systemu na zakładce Komunikacja, należy wprowadzić
poprawne dane konta pocztowego do wysyłania e-maili,
-
w Opcjach modułu Kasa na zakładce E-Faktura należy wprowadzić dane, które
będą wykorzystywane do wydruku i wysyłania e-faktury:
- temat wiadomości e-mail,
- treść wiadomości e-mail.
Zarówno w temacie jak i w treści można wykorzystać makro %DOKUMENT%, które
podczas wysyłki zostanie zastąpione symbolem dokumentu finansowego.
Ponadto należy ustawić wcześniej zainstalowaną drukarkę PDF, na której nastąpi wydruk
dokumentu do pliku PDF oraz ustawić katalog, w którym powstanie plik PDF i z którego plik
ten zostanie pobrany i wysłany pocztą elektroniczną przez oddzielny program.
-
na karcie odbiorcy (pacjenta, firmy, innej jednostki służby zdrowia) należy
wprowadzić poprawny adres e-mail.
Jeżeli zostaną spełnione wszystkie powyższe warunki wystawiony dokument finansowy
zostanie wysłany odbiorcy elektronicznie pod warunkiem, że w oknie faktury/korekty zamiast
przycisku Zapisz i zamknij, z menu zostanie użyta funkcja Zapisz, zamknij i wyślij. Jeżeli
natomiast nie zostały spełnione wszystkie warunki, np. nie został wprowadzony adres e-mail
odbiorcy, czy nie została ustawiona drukarka PDF w opcjach na zakładce E-faktura, funkcja
zadziała jak Zapisz i zamknij.
Kontynuując
po
użyciu
wspomnianej
funkcji
zostanie
uruchomiony
program
KSPLPDFSender, znajdujący się w katalogu głównym systemu KS-SOMED. Zadaniem
programu jest oczekiwanie na pojawienie się dokumentu PDF we wskazanym wcześniej
katalogu na dysku i wysłanie dokumentu na wskazany adres e-mailowy odbiorcy. Program
KSPLPDFSender dostępny jest w zasobniku systemowym, po kilkunastominutowej
bezczynności samodzielnie się zamyka.
Jeżeli wszystko przebiegło pomyślnie, odbiorca otrzyma poniższą wiadomość e-mail:
Inną możliwością wysłania faktury drogą elektroniczną jest włączenie podczas
wystawiania dokumentu przycisku E-mail zamiast wydruk, dostępnym na zakładce Wydruki.
W tej sytuacji funkcja Zapisz i zamknij nie spowoduje wydruku faktury w tradycyjny sposób,
ale przygotowanie pliku PDF i wysłanie go pocztą elektroniczną.
Wyłączenie przycisku E-mail zamiast wydruku przywróci zwykły wydruk faktury.
Dodatkowym usprawnieniem jest dostępność opcji Jeśli to możliwe, zamiast wydruku
wyślij dokument pocztą elektroniczną, dostępnej w Opcjach modułu Kasa na zakładce
Wydruki. Włączenie opcji spowoduje, że przycisk E-mail zamiast wydruk domyślnie będzie
włączony.
To czy możliwe jest wystawienie e-faktury wskazuje ikona z kopertą, a dokładniej
podpowiedź, którą można wyświetlić po najechaniu kursorem myszy na tę ikonkę.
Istnieje również możliwość wysłania drogą elektroniczną faktury, która została wcześniej
wystawiona i wydrukowana w tradycyjny sposób. W tym celu na dokumencie finansowym na
zakładce Wydruki, należy użyć przycisku Wyślij via e-mail. Jeżeli jednak nie ma możliwości
wysłania e-faktury, funkcja nie spowoduje, że faktura zostanie wydrukowana w tradycyjny
sposób.