Zawartość Inwentaryzacja - Kancelaria Doradztwa Podatkowego BUK

INWENTARYZACJA 2013
__________________________________________________________________________
________
Zawartość
Inwentaryzacja........................................................................................................................ 1
Co obejmuje inwentaryzacja................................................................................................1
Terminy Inwentaryzacji........................................................................................................2
Kiedy można odstąpić od inwentaryzacji.............................................................................3
Dokumentowanie spisu z natury..........................................................................................3
Inwentaryzacja
Pojęcie to oznacza ogół czynności rachunkowych zmierzających do sporządzenia
szczegółowego spisu z natury składników majątkowych i źródeł ich pochodzenia na
określony dzień. Inwentaryzacja polega na ustaleniu za pomocą spisu faktycznego stanu
wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych, jak też wyjaśnienie różnic
pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (rzeczywistym) a stanem
wynikającym z ewidencji księgowej1.
Co obejmuje inwentaryzacja
Na mocy art. 26. Ustawy o Rachunkowości Przedsiębiorcy zobowiązani do prowadzenia
pełnej rachunkowości, przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego
inwentaryzację przeprowadzoną za pomocą następujących techniki:
1. Spisu z natury
- dotyczy inwentaryzacji aktywów pieniężnych (z wyjątkiem
zgromadzonych na rachunkach bankowych), rzeczowych składników aktywów
obrotowych papierów wartościowych w postaci materialnej, środków trwałych oraz
nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn
i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - drogą spisu ich ilości
z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz
wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
2. Potwierdzenia sald - dotyczy inwentaryzacji aktywów finansowych zgromadzonych na
rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów
wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych
pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych
składników aktywów - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów
1
Definicja zaczerpnięta z WWW.pl.wikipedia.org/wiki/Inwentaryzacja
__________________________________________________________________________
________
Kancelaria Doradztwa Podatkowego „BUK” Sp. z o.o.
ul. Patriotów 220 04-701 Warszawa tel.:22 812 10 15, kom. 660 490 508; fax.: 22 33 67 899; e-mail
[email protected]
1
INWENTARYZACJA 2013
__________________________________________________________________________
________
potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu
tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
3. Porównanie danych z ksiąg z dokumentami źródłowymi i weryfikacja wartości środków
trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw
zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach
również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób
nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także
aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli
przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie
było możliwe - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi
dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.
Terminy Inwentaryzacji
Termin i częstotliwość inwentaryzacji, określone w ust. 1, uważa się za dotrzymane, jeżeli
inwentaryzację:
1. składników aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych,
produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych,
określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 - rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed
końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś
stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu
z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń),
jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu
wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg
rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym;
2. zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się
w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową przeprowadzono raz w ciągu 2 lat;
3. nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących
się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń
wchodzących w skład środków trwałych w budowie - przeprowadzono raz w ciągu
4 lat;
4. zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową
w punktach obrotu detalicznego jednostki - przeprowadzono raz w roku;
5. zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną - przeprowadzono
raz w roku.
Inwentaryzację, o której mowa, przeprowadza się również na dzień zakończenia działalności
przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub ogłoszenia
upadłości.
__________________________________________________________________________
________
Kancelaria Doradztwa Podatkowego „BUK” Sp. z o.o.
ul. Patriotów 220 04-701 Warszawa tel.:22 812 10 15, kom. 660 490 508; fax.: 22 33 67 899; e-mail
[email protected]
2
INWENTARYZACJA 2013
__________________________________________________________________________
________
Raz w roku
Raz na dwa lata
Raz na cztery lata
1) składników aktywów – z
wyłączeniem aktywów pieniężnych,
papierów wartościowych, produktów
w toku produkcji oraz materiałów,
towarów i produktów gotowych,
określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 –
rozpoczęto nie wcześniej niż 3
miesiące przed końcem roku
obrotowego a zakończono do 15
dnia następnego roku, ustalenie zaś
stanu nastąpiło przez dopisanie lub
odpisanie od stanu stwierdzonego
drogą
spisu
z
natury
lub
potwierdzenia salda – przychodów i
rozchodów
(zwiększeń
i
zmniejszeń), jakie nastąpiły między
datą spisu lub potwierdzenia a
dniem ustalenia stanu wynikającego
z ksiąg rachunkowych, przy czym
stan
wynikający
z
ksiąg
rachunkowych nie może być
ustalony po dniu bilansowym;
2) zapasów materiałów,
towarów,
produktów
gotowych i półproduktów
znajdujących
się
w
strzeżonych składowiskach
i
objętych
ewidencją
ilościowo-wartościową.
3)
nieruchomości
zaliczonych do środków
trwałych oraz inwestycji,
jak też znajdujących się
na terenie strzeżonym
innych środków trwałych
oraz maszyn i urządzeń
wchodzących w skład
środków
trwałych
w budowie.
4) zapasów towarów i materiałów
(opakowań) objętych ewidencją
wartościową w punktach obrotu
detalicznego jednostki
5) zapasów drewna w jednostkach
prowadzących gospodarkę leśną.
Kiedy można odstąpić od inwentaryzacji
Można odstąpić od przeprowadzenia inwentaryzacji:
1. w przypadku ogłoszenia upadłości z możliwością zawarcia układu, jeżeli zgodnie
z art. 12 ust. 3 pkt 3 jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych;
2. w przypadku połączenia lub podziału jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych,
jeżeli strony w drodze umowy pisemnej odstąpią od przeprowadzenia inwentaryzacji;
3. w przypadku zawieszenia działalności, jeżeli zgodnie z art. 12 ust. 3b jednostka nie
zamyka ksiąg rachunkowych.
__________________________________________________________________________
________
Kancelaria Doradztwa Podatkowego „BUK” Sp. z o.o.
ul. Patriotów 220 04-701 Warszawa tel.:22 812 10 15, kom. 660 490 508; fax.: 22 33 67 899; e-mail
[email protected]
3
INWENTARYZACJA 2013
__________________________________________________________________________
________
Dokumentowanie spisu z natury
Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać
z zapisami ksiąg rachunkowych. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem
rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć
w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.
Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie
rachunkowości określonych ustawą o rachunkowości. Jeżeli jednak pisemnie powierzy
wykonanie inwentaryzacji w formie spisu z natury innej osobie, wówczas nie ponosi
odpowiedzialności za ten spis. Należy jednak pamiętać, że osoba, której ten obowiązek
został powierzony, musi wyrazić zgodę na jego wykonanie 2. Pozostałe czynności związane
z inwentaryzacją również mogą być powierzone innej osobie. Jednakże nie wyłącza
to odpowiedzialności Kierownika jednostki za poprawność wykonywanych obowiązków
wynikających z ww. ustawy.
Niewykonywanie obowiązków ustawowych zagrożone jest karą na mocy art. 77 ustawy
o rachunkowości. Nieprowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzenie ich wbrew przepisom
ustawy lub podawanie w tych księgach nierzetelnych danych oraz niesporządzenie
sprawozdania finansowego, sporządzenie go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcie
w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności
do lat 2, albo obu tym karom łącznie.
W celu właściwego przeprowadzenia inwentaryzacji należy przygotować instrukcję
inwentaryzacji3, w której oprócz sposobu jej przeprowadzenia powinien być wyznaczony
termin oraz osoby odpowiedzialne. Przykładowe arkusze spisu z natury można znaleźć np.
na stronie:
http://www.sciaga.pl/tekst/27061-28arkusz_spisu_z_natury_tabelki_w_formacie_worda/zalacznik/3878/
Zwyczajowo część przedsiębiorców wysyła potwierdzenia wyłącznie do dostawców
wykazujących salda różne od zera. Nie wydaje się, by było to słuszne stanowisko. Prosimy
o podjęcie decyzji i poinformowanie nas co do zakresu wysyłki. Odpłatność za wysłanie
zgodnie z cennikiem.
2
art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości
3
przykładową instrukcję inwentaryzacji można znaleźć np. pod adresem: < http://www.portalfk.pl/rachunkowosc/instrukcja-inwentaryzacyjna6106?gclid=CKLloIXZ0LsCFcud3godNz4Anw>
__________________________________________________________________________
________
Kancelaria Doradztwa Podatkowego „BUK” Sp. z o.o.
ul. Patriotów 220 04-701 Warszawa tel.:22 812 10 15, kom. 660 490 508; fax.: 22 33 67 899; e-mail
[email protected]
4