Pobierz artykuł - Dojrzała przedsiębiorczość

Wykorzystaj czas zamiast go wypełniać o zarządzaniu czasem słów kilka
Nie mam na to czasu, żeby trwonić czas. - Tadeusz Kotarbiński
By posuwać się naprzód, najpierw trzeba wyruszyć. By zaś wyruszyć, trzeba podzielić
złożone, przytłaczające zadania na małe, możliwe do wykonania kroki, po czym zacząć od
pierwszego - Mark Twain.
Często słyszymy, że czas płynie coraz szybciej. Bywa, że sami łapiemy się na tym, że
nie mamy czasu na to, co dla nas ważne. Tak jakby czas lub jego brak był winowajcą tego, że
nie z wszystkim zdążamy. Jeśli jednak spytamy siebie lub osoby w swoim otoczeniu, czy i jak
planujemy, okazuje się, że po prostu zapisujemy w kalendarzu, na lodówce lub na kartce,
którą zostawiamy na stole, bieżące sprawy do załatwienia. Bo przecież o to chodzi
w planowaniu. W takim wypadku nie ma co się dziwić, że czas nas wyprzedza i ilość zadań
wciąż nie zrealizowanych rośnie. A jak już załatwimy jedno, to w kolejce ustawia się
następne. Trudno zachować spokój w takiej sytuacji. Bywa też inaczej – mamy dużo wolnego
czasu i mało goniących nas obowiązków a po roku dochodzimy do wniosku „znów kolejny rok
a w moim życiu nic się nie zmieniło”.
Czy jest z tego jakieś wyjście? Mądre powiedzenie mówi „jeśli nie możesz zmienić
rzeczywistości wokół siebie, zmień swoje o niej myślenie”. Skoro nie ma co ustawiać się do
wyścigu z czasem, bo i tak nas przegoni, skoro nie ma co liczyć na to, że go uchwycimy, bo
i tak przeleci nam przez palce, to może warto inaczej do niego podejść. Jak?
Słyszałam jakiś czas temu o bardzo rozsądnym podejściu: „nie chodzi o to, by wypełnić czas,
ale go wykorzystać.” Nie chodzi o to, by jakoś ten dzień, tydzień minął, ale by na koniec dnia,
tygodnia mieć poczucie, że właściwie wykorzystałem/am dany mi czas dla realizacji tego, co
ważne, dobre, właściwe i istotne z punktu widzenia przyszłości. Nie chodzi o to, by mieć
poczucie, że jestem ciągle zabiegany/a i zapracowany/a, ale o to, by ten wysiłek przynosił
właściwy efekt. Od czego wiec zacząć? Dla zobrazowania niektórych aspektów związanych
z zarządzaniem czasem posłużę się przykładem pani Krystyny Kowalskiej.
Pani Krysia ma 51 lat, dwoje dorosłych, studiujących dzieci i męża. Pani Krysia nie pracuje (2
lata temu został zlikwidowany oddział, w którym pracowała jako księgowa), obecnie
opiekuje się schorowaną mamą. 1 pensja jakoś starcza, ale są miesiące w których pojawiają
się nieplanowane wydatki a wraz z nimi zmartwienia. Po stracie pracy szukała nowej przez 2
miesiące, ale okazało się, że nie zna języka angielskiego i programu Symfonia. Wtedy
stwierdziła, że więcej czasu spędzi z mamą. Jednak coraz częściej czuje, że przydałyby się
dodatkowe pieniądze na drożejące leki, prywatnych specjalistów i żeby raz na rok można
było razem z mężem wyjechać na jakiś wypoczynek. Poza tym brakuje jej kontaktu z ludźmi
(poza sąsiadami) i czuje się coraz bardziej zmęczona.
Przyjrzyjmy się problemom Pani Krysi:

Zmęczenie

Brak pracy

Brak stabilności finansowej

Sama zajmuje się domem i mamą

Nie ma czasu na swoje zdrowie

Brak kontaktu z innymi ludźmi
Na co Pani Krysia chce zamienić te problemy?

Dobry nastrój

Odpoczynek (już nie ma takiej sprawności jak kiedyś)

Dobra forma

Więcej pieniędzy

Praca

Więcej spotkań
Z oczekiwań Pani Krysia może ustalić swoje dążenia:

Podjęcie pracy w dziale księgowości

Zadbanie o swoje zdrowie i formę
2

Wdrożenie regularnego odpoczynku
Pani Krysia określiła to, czego potrzebuje i do czego będzie dążyć. Ma jednak pewne obawy:

Nie znam przecież wystarczająco języka angielskiego. Uczyłam się kiedyś trochę, ale
niewiele z tego pamiętam. Nie posługują się też Symfonią.

Jeśli podejmę pracę, będę miała mniej czasu na opiekowanie się mamą.

Skoro już mnie boli kręgosłup, to co ja z tym mogę zrobić? Przecież nie stanie się nagle
zdrowszy a ja nie stanę się młodsza. Czy to ma jakiś sens?
Dzięki przyjrzeniu się obawom, Pani Krysia może zacząć formułować to, czego potrzebuje,
by zrealizować swoje dążenia:

Nauczyć się języka angielskiego w stopniu, w którym będę mogła na rozmowie
kwalifikacyjnej opowiedzieć o sobie, swoich zainteresowaniach, odebrać telefon
i wysłać maila.

Nauczyć się obsługi programu Symfonia

Znaleźć pracę na ½ etatu

Spotkać się z fizjoterapeutą i dowiedzieć się, czy coś z moim kręgosłupem da się jeszcze
zrobić, żeby mi nie dokuczał.
Można by pomyśleć, że Pani Krysia wzięła na siebie za dużo. Wręcz odwrotnie, ponieważ
Pani Krysia podeszła do tego rozsądnie i ustaliła sobie realny czas na urzeczywistnienie tych
dążeń. Stwierdziła, że:

Do nauki języka angielskiego w stopniu, który na początek jej wystarczy, będzie
potrzebowała co najmniej roku.

Do nauki programu Symfonia będzie potrzebowała co najmniej miesiąc, a jeszcze nie
wie, gdzie będzie mogła pójść na kurs.

W związku z tym na poszukiwanie pracy będzie potrzebowała roku.

Co do kręgosłupa – cóż, musi najpierw spotkać się ze specjalistą.
Po tej analizie Pani Krysia ustaliła sobie następujący cel główny:

W ciągu roku znajdę pracę na pół etatu jako księgowa.
Żeby mieć pewność, czy to właściwy cel, zadała sobie kilka pytań:
3

Czy osiągnięcie tego celu zależy ode mnie? – tak, jeśli podejmę wysiłek i będę ciągle
zmotywowana, żeby tej pracy szukać.

Jak osiągnięcie tego celu, wpłynie na pozostałe obszary mojego życia i relacje z bliskimi
mi osobami? – dobrze, ponieważ będąc w pracy na pół etatu nie zostawię mamy
samej; poza tym będę się lepiej czuła, co też przyczyni się do lepszego klimatu w domu.

Na ile ten cel jest dla mnie motywujący? – jest, ponieważ podoba mi się wizja tego, że
będę znowu w pracy, będę też mogła odkładać pieniądze na urlop z moim mężem,
gdyż obydwoje tego potrzebujemy.

Czy ten cel jest określony w czasie? – tak, zakładam rok.

Czy ten cel jest realny? – sądzę, że tak. Rok to dużo czasu.
Pani Krysia określiła sobie cel główny, ale żeby go zrealizować, potrzebuje ustalić, jakie
działania podejmie, w jaki sposób będzie je wykonywać, jak będzie weryfikować postępy i
co może jej przeszkadzać.
W ramach celu głównego pojawiły się 2 pod-cele, które przybliżą ją do jego osiągnięcia
(symfonia i język angielski). Na razie zaplanowała naukę języka angielskiego:
Cel główny
cel
średnioterminowy
1
Podjęcie pracy jako księgowa na ½ etatu w ciągu roku
Nauczyć się języka angielskiego
po czym poznam, że cel jest osiągnięty?
4
będę potrafiła przedstawić
się, opowiedzieć o sobie i
swoich zainteresowaniach,
nazwać sprzęt biurowy i
podstawowe zagadnienia z
księgowości, odebrać
telefon i napisać maila
w jaki sposób będę się uczyć?
codziennie będę
poświęcać godzinę na
uczenie się zwrotów i
słówek. Chcę każdego dnia
nauczyć się co najmniej 1
wyrażenia i 2 słówek. W
soboty będę odpoczywać
od nauki.
jak będę mierzyć postępy?
Na koniec tygodnia będę
miała listę wyrażeń i
słówek, których uczyłam
się w tym tygodniu (co
najmniej 7 wyrażeń i 14
słówek, co w miesiącu da
28 wyrażeń i 2 razy tyle
słówek – a w skali roku
znacznie więcej – już się
nie mogę doczekać).
Poproszę syna, żeby mnie
sprawdzał. To czego nie
zapamiętam, przechodzi
na kolejny tydzień.
czego potrzebuję?
książki z płytą CD, notesu,
kolorowych mazaków,
ciszy
jaki czas będzie dla mnie najbardziej
dogodny, biorąc pod uwagę moje
obowiązki i tryb życia mojej rodziny?
codziennie między 8 a 9
gdzie będę się uczyć?
co mi będzie o tym przypominać?
5
najbardziej lubię w kuchni
przy stole. Tam jest jasno i
cicho.
ustawię przypominajkę w
telefonie, będzie
codziennie o tej porze
przypominać.
nauka może mi iść gorzej
niż zakładam
motywacja będzie spadać,
jeśli nie będę widzieć
efektów
jakie są ryzyka?
co mi pomoże?
napiszę do siebie list, będę
go czytać za każdym
razem, gdy będzie spadać
moja motywacja do nauki.
Jeśli nie będę uczyć się
słówek w takim tempie, to
zmniejszę ich liczbę na
tydzień
jak będę siebie nagradzać?
raz w miesiącu pójdę do
mojej ulubionej kawiarni
Trzeba jeszcze pomyśleć o Symfonii:

Sprawdzić w urzędzie pracy, czy mogę skorzystać z kursu dla księgowych.

Dowiedzieć się, ile czasu trwa kurs.
Moje zdrowie:

Umówić się z fizjoterapeutą.
Pierwszy zaplanowany tydzień Pani Krysi wygląda tak:
ponied
godziny ziałek wtorek środa czwartek piątek
8 j. ang j. ang
j. ang j. ang
j. ang
9
10 mama
11
12
urząd
pracy
mam
a
mama
6
sprawy
do
załatwien
ia w tym
sobota
niedziela tygodniu kiedy
dowiedzi
śniadanie z
eć się w
rodziną
Odpoczy urzędzie
sprawdzam nek pracy,
postępy w rodzina i czy mam
angielskim znajomi możliwoś
zakupy i
ć
najbliższy
sprzątanie
skorzysta wtorek
13
spotkani
ez
fizjoterap
uetą
ć z kursu
dla
księgowy
ch
umówić
się do
zadzwonię
fizjoterap w
euty
poniedziałek
telefon
do
fizjoter
14 apeuty
15
16
17
18
19
20
21
Jak widać jest jeszcze sporo wolnego miejsca.
Po spotkaniu w urzędzie pracy okazało się, że w następnym miesiącu rusza kurs dla
samodzielnych księgowych. Pani Krysia będzie mogła z niego skorzystać. Będzie trwał 2
miesiące, w godzinach 13.00 – 18.00. W związku z tym przeniesie godziny odwiedzin mamy
na wcześniejsze a naukę j. angielskiego na później. Zrezygnuje z oglądania serialu – i tak stał
się nudny.
Udała się też na konsultację do fizjoterapuety i dowiedziała się, że powinna ćwiczyć, by
wzmocnić mięśnie. Wtedy kręgosłup nie będzie tak dokuczał. Ćwicząc regularnie zadba też o
lepszą formę na dłużej. Dostała zestaw ćwiczeń, który wcale nie jest taki trudny i 1 seria
zajmuje tylko 15 minut. Ma je wykonywać 3 razy dziennie. Stwierdziła, że najbardziej
dogodne dla niej będą poranki (przed śniadaniem),
popołudnia (po obiedzie)
i wieczory (przed snem).
Po 2 tygodniach Pani Krysia była zadowolona ze swojego planu. Zobaczyła efekty
i poczuła, że wszystko stało się bardziej uporządkowane. Spędza mniej czasu na przeglądaniu
gazety rano, nie poświęca tyle czasu na telewizję. Będąc u mamy powtarza sobie także
słówka po angielsku.
7
Trochę trudniej jej było pogodzić wszystko, gdy zaczęła kurs. Przeanalizowała wszystkie
swoje czynności w poszukiwaniu złodziei czasu i okazało się, że:

Za dużo czasu spędza na bieżących zakupach.

Od kiedy ograniczyła czytanie prasy, dłużej czyta wiadomości w Internecie i przez to
marnuje sporo czasu.

Sporo czasu spędza także na sprzątaniu po swoich dzieciach.
Postanowiła:

Opracowywać plan obiadów na cały tydzień i w oparciu o niego sporządzać listę
zakupów. Plan będzie robić w piątki przy kawie a zakupy będzie robił mąż w soboty (z listą
będzie mu łatwiej).

Ograniczyć czas na przeglądanie wiadomości w internecie do 20 minut, z budzikiem.

Czas najwyższy, by dorosłe dzieci przejęły na siebie obowiązki domowe.

Trzeba porozmawiać z rodziną o zmianach.
Teraz jej plan wygląda tak:
sprawy
do
załatwien
ia w
kolejnym
tygodniu
godz poniedziałek wtorek
8 ćwiczenia
ćwiczenia
9
10
11
12 angielski
rachunki
13 ćwiczenia
14
środa
czwartek piątek
sobota
niedziela
ćwiczenia ćwiczenia ćwiczenia ćwiczenia
 zadzwo
śniadanie z
nić do
rodziną
Biura
sprawdzam
rachun
mama
postępy w
kowego
angielskim Odpoczynek XYZ
- rodzina i  pójść z
znajomi
mamą
angielski
angielski angielski angielski
do
przeglądam
lekarza
oferty
ćwiczenia
 zadzwo
pracy
lista
nić do
ćwiczenia ćwiczenia ćwiczenia zakupów obiad dziś i
cioci
Kurs księgowości
jutro
8
15
16
17
18
obiad na 2
19 dni
20 ćwiczenia
21
ćwiczenia
obiad na
czas dla
2 dni
siebie
ćwiczenia ćwiczenia ćwiczenia
Po 3 miesiącach okazało się, że:

Nauka języka małymi krokami przynosi efekty.

Z mamą spędza czas efektywniej.

Widzi już poprawę w samopoczuciu dzięki ćwiczeniom wzmacniającym mięśnie
zalecone przez fizjoterapeutę.

Mąż świetnie radzi sobie z zakupami.

Dzieci, cóż, narzekają, ale muszą się nauczyć odpowiedzialności.

Skończyła kurs księgowości i zna już program Symfonia.

Jest zadowolona z widocznych rezultatów swojego wysiłku i zorganizowania, co
sprzyja motywacji do dalszych kroków i lepszego samopoczucia.
W taki sam sposób pani Krysia zaplanowała również czynności związane
z poszukiwaniem pracy (przygotowanie do rozmowy kwalifikacyjnej, nawiązywanie
kontaktów z pracodawcami, wysyłanie CV). W trakcie spotkań rekrutacyjnych z dumą
opowiadała o realizowanych przez siebie planach rozwoju. Wspaniale przekonywała w ten
sposób o dobrej organizacji i samodzielności. Znalazła pracę. Nadal uczy się j. angielskiego.
Teraz z mężem planuje urlop w Hiszpanii (tam też można rozmawiać po angielsku).
Na przykładzie Pani Krysi widać, że zarządzanie czasem wymaga wdrożenia kilku zasad:
1.
Określenie celu – cel bierze się z problemów, potrzeb i marzeń. Warto spojrzeć na to, jak
jest teraz i jak chcę, żeby było. Cel właściwie sformułowany jest:
9

Ekologiczny- Jak osiągnięcie tego celu wpłynie na: Twoje życie?, relacje z ważnymi dla
Ciebie ludźmi? (obszary życia). Istotne jest, by realizacja celu nie szkodziła nikomu, nie
wpływała też negatywnie na pozostałe obszary życia (rodzina, przyjaciele, zdrowie itd.)

Pozytywnie sformułowany - Co chcesz w zamian? Kiedy formułujesz cel negatywnie,
np. nie chcę być zależny finansowo, moim celem jest uniknięcie choroby – pytanie to
pomaga w zamianie na pozytywne sformułowanie. Nie chodzi o to, czego nie chcę, ale o
to, co chcę.

Zależny od Ciebie - W jakim stopniu zależy to od Ciebie? Co w tej sprawie zależy od
Ciebie? Skoncentruj się na tych aspektach, które są w zakresie Twojego wpływu

Atrakcyjny - W jakim stopniu jest to dla Ciebie atrakcyjne?

Precyzyjny - Co dokładnie ?Ile dokładnie? Kiedy? Jak często?

Realny - W jakim stopniu jest to możliwe do osiągnięcia?
Myśląc o celach należy zwrócić uwagę na słowa, w jakich cel jest sformułowany:
 „Chciałbym/abym” – to pobożne życzenie, któremu zwykle towarzyszy ALE, co
oznacza, że nie posiadasz wiary w urzeczywistnienie tego, o czym mówisz.
 „Chcę” – to konkret, który staje się decyzją, jeśli towarzyszy mu działanie. Powodem
braku sukcesu CHCĘ są: usprawiedliwienia, wyjaśnienia, wykręty, wymówki,
preteksty.
2. Uwzględnić działania, które trzeba podjąć, by zrealizować cel
Cele długoterminowe (strategiczne) określają to, co jest dla nas istotne w dłuższej
perspektywie czasowej (np. jak najdłużej zachować zdrowie, odwiedzić kiedyś kuzynkę
w Kanadzie) i wyznaczają kierunek naszej aktywności (dbałość o zdrowy styl życia,
odkładanie pieniędzy na przelot). W ślad za nimi idą cele średnioterminowe (taktyczne),
które odnoszą się już do metod działania (stosowanie zbilansowanej diety, regularna
aktywność fizyczna, nauczenie się języka angielskiego). Zrealizowanie celów taktycznych
wymaga jednak jeszcze celów krótkoterminowych (operacyjnych) czyli konkretnych
czynności i zadań wyznaczanych w krótszych okresach czasowych. W przypadku pani Krysi to
m.in. poznanie 14 słówek co tydzień w języku angielskim.
10
3. Skoncentrować się na priorytetach
Rzadko kiedy jest tak, że wszystko co robimy jest równie istotne. Kiedy koncentrujemy się na
tym, co najważniejsze z punktu widzenia celu, możemy spodziewać się lepszych efektów.
Pani Krysia uznała, że seriale, przeglądanie Internetu i sprzątanie po dzieciach nie są
sprawami priorytetowymi. Nie można mieć czasu na wszystko, trzeba mieć czas na sprawy
naprawdę ważne. Pomocna w określaniu priorytetów jest matryca Eisenhowera. 2 kryteria
(ważności i pilności) wyznaczają 4 pola porządkujące sprawy w naszym życiu. Ważność to
kryterium, które wynika z najważniejszych celów i wartości. Pilność natomiast to kryterium
związane z czasem.
I.
II.
zadania pilne i ważne
zadania ważne, ale
niepilne
III.
IV.
zadania pilne, ale
zadanie niepilne i
nieważne
nieważne
Ćwiartka I - ważne sprawy, którymi trzeba jak najszybciej się zająć. Ich niewykonanie może
spowodować daleko idące konsekwencje, na przykład w postaci dodatkowej pracy. Są to
często sytuacje nagłe, trudne do przewidzenia, lub skutki zaniedbania i niewykonywania
regularnej pracy.
Ćwiartka II: ważne sprawy, które można rozłożyć w czasie lub wykonywać regularnie (np.
ćwiczenia fizyczne).
Ćwiartka III: zadania, które trzeba szybko zrealizować, jednak są one mało ważne (np. wizyta
u fryzjera) – powinniśmy wykonać lub zlecić w drugiej kolejności, zaraz po zadaniach z części
I.
Ćwiartka IV: sprawy mało ważne i mało pilne, czyli takie, które można zignorować. Często są
to złodzieje czasu.
11
4. Zaplanować działania
Zadania, które mają wyznaczone terminy są finalizowane dużo częściej. Pomocne metody
wspierające planowanie:
Reguła Parkinsona - czynność potrwa tyle ile założymy, że potrwa. Jeśli założysz, że pisanie
listu zajmie godzinę, to pewnie tyle zajmie, bo nawet jeśli skończysz wcześniej, to przez
raszce czasu możesz zastanawiać się, czy czegoś jeszcze nie dodać. Mamy tendencję do
przedłużania działania.
Metoda ALPEN – planując:
1. zrób listę zadań,
2. oszacuj czas trwania czynności,
3.pamiętaj o regule 60:40 (60 % czasu powinno być zaplanowane, 40% to zapas na
nieprzewidziane sytuacje),
4. wyznacz priorytety i deleguj zadania,
5. kontroluj realizację działań.
Metoda TRZOS – podobna do Alpen.
T- terminy zadań spisać,
R- ramy czasowe określić wg reguły 60:40,
Z- zaplanować rezerwy czasu,
O- ograniczyć działania do priorytetowych,
S – skontrolować rezultaty.
5. Wyeliminować pożeracze czasu
Pożeracze czasu tylko wypełniają czas, ale nie przybliżają do tego, co dla nas ważne:

nałogowe oglądanie TV,

surfowanie po Internecie bez konkretnego celu,

bezcelowe kupowanie „niezbędnych” artykułów,

długie rozmowy przez telefon o niczym, plotkowanie

i wiele innych.
Warto przyjrzeć się temu, co zyskujemy dzięki tym pożeraczom, bo być może pełnią funkcję
relaksu, o którą możemy zadbać zupełnie inaczej.
12