plik 99170

Warszawa, dnia 12 lutego 2016 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE, numer 1/940100/2016
Świadczenie usług rozliczania transakcji bezgotówkowych opłacanych kartami płatniczymi w
jednostkach Uniwersytetu Warszawskiego.
I.
ZAMAWIAJĄCY
Uniwersytet Warszawski, Kwestura
ul. Karowa 20
00-324 Warszawa
II.
TRYB POSTĘPOWANIA
W oparciu o art. 4 pkt 8 ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29.01.2004 r. (Dz. U. Nr
164, poz. 1163 z późn. Zmianami z 2006 r.) zamówienie poniżej 30 tys. euro w celu wybrania
najkorzystniejszej oferty zostaje umieszczone na stronie internetowej Zamawiającego.
III.
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług rozliczania transakcji bezgotówkowych
opłacanych kartami płatniczymi w jednostkach Uniwersytetu Warszawskiego zwanego dalej
Zleceniodawcą.
Zleceniodawca wymaga przedstawienia przez centrum rozliczeniowe zwane dalej Zleceniobiorcą
oferty obejmującej obsługę płatności kartami płatniczymi co najmniej, organizacji: VISA,
MASTERCARD i American Express z wykorzystaniem terminali posiadających formę autoryzacji
POS oraz Mail Order.
Zleceniodawca określa:
roczną wysokość płatności dokonywanych kartami płatniczymi za pośrednictwem terminali POS
na ok. 1.540.000,- PLN
- ilość wykorzystywanych stacjonarnych terminali POS: na 6 sztuk
- częstość wynajmu mobilnych terminali POS: na ok. 3 razy w roku (do 7 dni każdorazowo)
- możliwość rozszerzenia umowy o wynajem dodatkowych 4 szt terminali dla jednostek
organizacyjnych Zleceniodawcy nie ujętych na dzień podpisania umowy.
W ofercie należy uwzględnić wykonanie następujących czynności :
1. Wynajem przez Zleceniobiorcę na rzecz Zleceniodawcy w okresie obowiązywania umowy
następujących urządzeń:
 terminale płatnicze POS umożliwiające obsługę transakcji bezstykowych – 6 szt,
 inne akcesoria, w tym: niezbędne kable połączeniowe oraz oprogramowanie sterujące
pozwalające na poprawną eksploatację,
 instrukcje obsługi terminali POS dla użytkowników.
a) opisane wyżej zestawy zwane będą w dalszej części niniejszego opisu Zestawami POS,
b) ponadto do obsługi konferencji w terminach wskazanych przez Zleceniodawcę zostaną
wynajęte (bez opłat za wynajem) bezprzewodowe, przenośne Zestawy POS (GPRS).
Zleceniodawca przewiduje około 3 konferencji rocznie.
1
c) Zleceniodawca przewiduje w trakcie trwania umowy możliwość jej rozszerzenia o
wynajem dodatkowych 4 szt terminali dla jednostek organizacyjnych Zleceniodawcy nie
ujętych w Tabeli nr 1 na dzień podpisania umowy.
2. Realizację przez Zleceniobiorcę na rzecz Zleceniodawcy usług związanych z dostarczeniem,
instalacją, wdrożeniem, uruchomieniem i serwisem eksploatacyjnym Zestawów POS w
jednostkach organizacyjnych Zleceniodawcy na terenie Warszawy.
Wykaz jednostek UW na dzień uruchomienia usługi, zawiera Tabela nr 1.
2.1. W ramach usług instalacyjnych Zestawów POS, Zleceniobiorca na rzecz Zleceniodawcy:
a) sprawdzi możliwości techniczne podłączenia Zestawów POS w jednostkach
organizacyjnych Zleceniodawcy,
b) zainstaluje i uruchomi w miejscach wskazanych przez Zleceniodawcę, Zestawy POS w
terminie minimum 3 dni roboczych przed rozpoczęciem świadczenia usługi.
c) skonfiguruje Zestawy POS w sposób umożliwiający:
 obsługę wskazanych przez Zleceniodawcę rachunków bankowych na poszczególnych
Zestawach POS,
 realizację szyfrowanych połączeń poprzez sieć internetową lub ewentualnie przez linię
telefoniczną,
 drukowanie loga Zleceniodawcy na wydrukach pochodzących z zestawu POS.
d) dostarczy i zainstaluje bezprzewodowe, przenośne Zestawy POS do obsługi konferencji w
terminach i miejscach wskazanych przez Zleceniodawcę.
2.2. W ramach usług wdrożeniowych zestawów POS Zleceniobiorca zapewni:
a) szkolenie dla wskazanych pracowników Zleceniodawcy w zakresie akceptacji kart i
obsługi Zestawów POS w miejscach ich zainstalowania,
b) powtórzenie szkolenia wymienionego w punkcie powyżej w przypadku wystąpienia
Zleceniodawcy do Zleceniobiorcy ze stosownym żądaniem,
c) szczegółową procedurę postępowania i wzajemnego informowania w przypadku
podejrzenia lub wykrycia przestępstw dokonanych za pośrednictwem kart płatniczych.
Treść procedury musi być opracowana w uzgodnieniu ze Zleceniodawcą i wymaga jego
akceptacji,
d) przekazanie instrukcji obsługi zestawu POS i instrukcji obsługi transakcji opłacanych
kartami płatniczymi (mail order).
2.3. W ramach uruchomienia eksploatacyjnego zestawów POS Zleceniobiorca zobowiązany
jest do:
a) wykonania testu poprawności działania zainstalowanych i skonfigurowanych zestawów
POS. Pozytywny wynik testu dla każdego zestawu POS stanowi warunek przyjęcia
zestawu do eksploatacji przez Zleceniodawcę,
b) wskazania danych kontaktowych pracownika Zleceniobiorcy świadczącego na rzecz
Zleceniodawcy konsultacji prowadzonych drogą telefoniczną lub za pośrednictwem
korespondencji e-mailowej dotyczących poprawności działania Zestawów POS,
2.4. W ramach serwisu eksploatacyjnego Zleceniobiorca:
a) usuwać będzie wszelkie awarie Zestawów POS zgłaszane Zleceniobiorcy przez
Zleceniodawcę telefonicznie, faksem lub za pośrednictwem korespondencji e-mailowej.
Usunięcie awarii realizowane będzie najpóźniej 48 godzin od momentu zgłoszenia.
Zgłoszenie awarii Zestawów POS za pośrednictwem faksu lub korespondencji e-mailowej
nie wymagają potwierdzenia przez Zleceniobiorcę ich przyjęcia. Za awarię Zestawu POS
uważać się będzie jakąkolwiek utratę jej funkcjonalności, niezależnie od przyczyn i natury
powstania wady w tym także brak materiałów eksploatacyjnych. Za skutecznie
zrealizowane usunięcie zgłoszonej awarii uważać się będzie przywrócenie do pełnej
funkcjonalności wszystkich Zestawów POS zgłoszonych jako wadliwe,
b) dokonywać będzie ewentualnych zmian instalacyjnych i konfiguracyjnych Zestawów POS
po uprzednim uzgodnieniu przez obie strony konieczności oraz sposobu przeprowadzenia
tych czynności. Zleceniobiorca każdorazowo udostępni Zleceniodawcy Zestawy POS w
2
celu przeprowadzenia czynności serwisowych i po uprzednim pisemnym wniosku
Zleceniobiorcy o powyższe dostarczonym Zleceniodawcy. Wszystkie czynności serwisowe
będą dokumentowane i potwierdzane przez obie strony. Zleceniodawca zastrzega
dostępność serwisu 7 dni w tygodniu.
3. Realizację przez Zleceniobiorcę na rzecz Zleceniodawcy obsługi płatności dokonywanych
kartami płatniczymi, co najmniej organizacji: VISA, MASTERCARD i American Express z
wykorzystaniem terminali POS oraz Mail Order.
4. Każdorazowe przekazywanie kwoty uiszczanej przez posiadaczy kart płatniczych na
wskazane przez Zleceniodawcę konta bankowe, umieszczając na przelewach opisy
umożliwiające zidentyfikowanie przez Zamawiającego otrzymanych środków z
przeprowadzonych transakcji, w tym co najmniej następujące dane: numer raportu, data
transakcji, numer Zestawu POS nie później niż do 2 dni roboczych po dniu przekazania do
Zleceniobiorcy z Zestawów POS potwierdzonych transakcji płatniczych. Za datę przekazania
środków uznawać się będzie datę wpływu środków na rachunek bankowy Zlecającego.
Opłaty należne Zleceniobiorcy należy potrącać z rozliczonych operacji kartowych. W
przypadku braku operacji kartowych w którejkolwiek z jednostek w danym okresie
rozliczeniowym, jednostka ureguluje należność Zleceniobiorcy na jego rachunek wskazany w
fakturze.
5. Przekazywanie Zleceniodawcy za pośrednictwem bezpiecznego medium lub udostępnienie
do pobrania w sposób bezpieczny informacji o dokonanych w danym dniu transakcjach wpłat
w postaci raportów sporządzanych przez Zleceniobiorcę odrębnie dla każdego Zestawu POS
w terminie do godziny 12:00 następnego dnia roboczego w postaci pliku w formacie
ustalonym ze Zleceniodawca. Raport dzienny, miesięczny, roczny powinien zawierać co
najmniej następujące dane:
 numer raportu,
 data transakcji,
 oznaczenie przelewu realizowanego przez Zleceniobiorcę na rzecz Zleceniodawcy,
 numer Zestawu POS, na którym przeprowadzono daną transakcję,
 numer rachunku bankowego, którego dotyczą transakcje,
 poszczególne kwoty transakcji,
 numer (część numeru) kart, za pośrednictwem której przeprowadzono daną transakcję,
 numery transakcji przeprowadzonych za pośrednictwem danego POS,
 podsumowanie kwot transakcji za dany dzień, miesiąc, rok w odniesieniu do określonego
rachunku bankowego, w rozbiciu na rodzaje kart. Zleceniodawca może zmienić format
pliku lub wystąpić do Zleceniobiorcy o realizację niniejszego punktu w postaci
niezależnych formatów. Zmiana formatu pliku lub jego wygenerowanie w dodatkowym
wskazanym przez Zleceniodawcy formacie nastąpi w terminie 10 dni roboczych licząc od
daty pisemnego poinformowania Zleceniobiorcy przez Zleceniodawcy o wystąpieniu
powyższej potrzeby.
6. Realizację następujących innych usług wykonywanych przez Zleceniobiorcę na rzecz
Zleceniodawcy polegających na:
a) kontroli i monitorowaniu ryzyka oraz zapobieganiu oszustwom kartowym, w tym
wyjaśnienia okoliczności dokonania transakcji przy użyciu karty skradzionej lub
sfałszowanej oraz wykrywaniu oszustw,
b) przyjęciu i rozpatrzeniu reklamacji dotyczących rozliczanych operacji dokonywanych za
pośrednictwem Zestawów POS w terminie 15 dni kalendarzowych od daty ich realizacji,
c) dostarczeniu najpóźniej z chwilą dostarczenia Zestawów POS naklejek – emblematów
obsługiwanych przez Zleceniobiorcę systemów kartowych,
d) dostarczeniu materiałów eksploatacyjnych do Zestawów POS.
W celu zapewnienia sprawnej obsługi jednostek organizacyjnych, Zleceniobiorca wyznaczy
opiekuna do bezpośrednich kontaktów ze Zleceniodawcą.
3
Tabela nr 1. Wykaz jednostek organizacyjnych UW przewidzianych, na dzień uruchomienia
usługi, do obsługi transakcji bezgotówkowych.
L.p.
1
2
3
4
5
6
IV.
Nazwa i adres jednostki
Kwestura UW
00-324 Warszawa, Karowa 20
HERA
00-594 Warszawa, Belwederska 26/30
SOKRATES
02-678 Warszawa, Smyczkowa 9
Dom Studenta Nr 2
02-089 Warszawa, Żwirki i Wigury 95/97
Dom Studenta Nr 4
00-187 Warszawa, Zamenhofa 10A
Dom Studenta Nr 6
02-323 Warszawa, Radomska 11
forma akceptacji kart
sposób połączenia
terminala z centrum
Terminal POS,
Mail Order
Terminal POS
internet
Terminal POS
internet
Terminal POS
internet
Terminal POS
internet
Terminal POS
internet
telefon/internet
Termin i miejsce składania ofert
Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej na załączonym FORMULARZU OFERTY wraz z
oświadczeniem o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu.
Zeskanowane dokumenty ofertowe należy składać pocztą elektroniczną na adres
[email protected] do dnia 26 lutego 2016 r. do godziny 1200.
Osobami uprawnionymi w Uniwersytecie Warszawskim do kontaktowania się w sprawie
niniejszej oferty są:
- Ewa Odzimkowska, tel. 22 55 23 224
- Tomasz Szynal, tel. 22 55 23 218.
V.
Kryteria oceny wyboru ofert
Kryterium wyboru ofert jest: cena (C) - 100 % (waga kryterium) w tym:
a) Wysokość prowizji od pojedynczej transakcji (O) - 90 %
b) Czynsz najmu terminala (S) - 10 %
Opis sposobu obliczenia ceny (C) oferty
Cenę należy policzyć mnożąc przewidywaną roczną wartość transakcji (1.540.000,- PLN)
przez oferowaną wartość procentową prowizji od transakcji. Jedna wartość prowizji do
wszystkich typów kart.
W odrębnej pozycji należy podać wartość miesięcznego czynszu najmu jednego terminala
pomnożoną przez 72 (iloczyn używanych terminali i miesięcy w roku).
Do powstałych kwot należy doliczyć inne składniki mające wpływ na cenę np. VAT.
Kryterium C zostaje przypisana maksymalna liczba 100 punktów.
Poszczególnym wykonawcom za kryterium, przyznawana będzie ilość punktów według poniższej
zasady:
4
A. Punkty przyznawane za kryterium O – Wysokość prowizji od pojedynczej
transakcji wg następującego wzoru:
O = (Omin/Oof) x100
gdzie:
O – ilość punktów przyznana danej ofercie
Omin – najniższa opłata prowizyjna zaoferowana w postępowaniu,
Oof – opłata prowizyjna podana w badanej ofercie
Niedopuszczalne jest wyrażenie ceny oferty o wartości mniejszej lub równej zero.
B. Punkty przyznawane za kryterium S – czynsz najmu terminala liczona będzie
według wzoru:
S = (Smin/Sof) x 100
gdzie:
S – liczba punktów przyznana danej ofercie
Smin – najniższy czynsz za wynajem terminala
Sof – czynsz zaoferowany w ofercie badanej
Dla zaoferowanego czynszu Sof = 0 przyznane zostanie S=100 punktów.
Wskaźnik oceny oferty
Won = O x 0,9 + S x 0,1
gdzie:
O – ilość punktów za opłatę prowizyjną przyznanych badanej ofercie,
S – ilość punktów za czynsz najmy terminala,
Won – wskaźnik oceny oferty
VI.
Termin wykonania zamówienia
Zamówienie będzie realizowane od dnia 01.04.2016 r. do dnia 29.11.2019 r.
VII.
Warunki udziału w postępowaniu
1) Z udziału w niniejszym postępowaniu wyklucza się Wykonawców, którzy podlegają
wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.
2) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełnią następujące
warunki:
- posiadają uprawnienia do wykonywania działalności/czynności będącej przedmiotem
zamówienia i nie podlegają wykluczeniu z postępowania,
- posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i
osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
- znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie
Zamówienia,
- nie podlegają wykluczeniu z postępowania.
3) Ocena spełnienia warunków wymaganych od wykonawców nastąpi na podstawie
dokumentów złożonych przez wykonawców i oparty będzie na zasadzie TAK/NIE
(spełnia / nie spełnia).
5
4) W celu wykazania spełnienia warunków udziału w niniejszym postępowaniu, każdy z
wykonawców powinien przedłożyć wraz z formularzem oferty Formularz nr 1
(oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu) z dołączonymi
następującymi dokumentami:
a) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do
ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru
lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6
miesięcy przed upływem terminu składania ofert,
b) w przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, do oferty należy dołączyć
pełnomocnictwo, z którego wynika zakres umocowania. Pełnomocnictwo musi posiadać
termin ważności, z którego wynika, że jest obowiązujące dla niniejszego postępowania
oraz musi być podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania wykonawcy lub
mieć postać aktu notarialnego albo poświadczonej notarialnie kopii,
c) Zaleca się dołączenie do oferty zaakceptowanego wstępnie (podpisanego) przez
osoby/osobę uprawnione do reprezentowania wykonawcy, wzoru umowy oraz
sporządzenie szczegółowego zestawienia (spisu) wszystkich dostarczonych oświadczeń i
dokumentów i dołączenie go jako Formularz nr 2.
d) Dokumenty, których aktualność (dzień wystawienia) nie została określona szczegółowo
muszą być ważne (aktualne) na dzień składania ofert.
VIII. Informacje o możliwości unieważnienia postępowania
Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez
podania przyczyny, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty, zwłaszcza w
sytuacji, kiedy cena najkorzystniejszej oferty przewyższać będzie kwotę, którą Zamawiający
mógłby przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
IX.
Ogłoszenie wyników postępowania i formalności po wyborze oferty
1. O wyniku postępowania i wyborze najkorzystniejszej oferty, oferenci zostaną
poinformowani e-mailowo oraz poprzez ogłoszenie opublikowane w Biuletynie
Informacji Publicznej UW, najpóźniej w ciągu 3 dni roboczych od daty zakończenia
składania ofert. W tym samym terminie do Oferenta wybranego w wyniku rozstrzygnięcia
zapytania, zostanie skierowane zaproszenie do realizacji zamówienia.
2. Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy,
Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę spośród pozostałych, bez obowiązku
przeprowadzania ich ponownej oceny.
6
FORMULARZ OFERTY
wraz z załączonymi formularzami
................................................
(pieczęć firmowa wykonawcy)
........................... dnia ..............
OFERTA
UNIWERSYTET WARSZAWSKI
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
Nawiązując do ogłoszenia o zamówieniu publicznym udzielanego na podstawie art. 4 pkt 8
ustawy Prawo zamówień publicznych:
„Obsługę i rozliczanie transakcji bezgotówkowych opłacanych kartami płatniczymi w
jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu Warszawskiego w okresie od 01.04.2016 r.
do 29.11.2019 r”
.......................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................
/pełna nazwa firmy wykonawcy/
posiadając/ego/a siedzibę
.......................................................................................................................................................
/ulica nr domu kod pocztowy miejscowość/
.......................................................................................................................................................
Telefon, telefax ……………………………….……
Internet: http:/...........................................................
e-mail ...........................@........................................
nr identyfikacyjny NIP: ...........................................REGON:......................................................
będący płatnikiem podatku VAT, po zapoznaniu się z opisem przedmiotu zamówienia oferujemy
wykonanie przedmiotu zamówienia:
Obsługa i rozliczanie transakcji bezgotówkowych opłacanych kartami płatniczymi w
jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu Warszawskiego w okresie od 01.04.2016 r. do
29.11.2019 r w zakresie objętym w opisie przedmiotu zamówienia na następujących
warunkach:
1. wysokość prowizji brutto wyliczona zgodnie opisem w kryterium wyboru ofert wynosi
…………,.. zł (słownie ………..…………………………………………………… złotych )
w tym:
należny podatek VAT w wysokości ……%
tj. (liczbowo) złotych: ..................................................................................................
wysokość prowizji od transakcji bezgotówkowych wynosi: ……%
7
tj. (liczbowo) złotych: ..................................................................................................
2. czynsz najmu brutto terminali wyliczony zgodnie opisem w kryterium wyboru ofert
wynosi ……………,..zł
(słownie ………………………………………………………………………… złotych )
w tym:
należny podatek VAT w wysokości ……%
tj. (liczbowo) złotych: .........................................................................................................
3. Oferowana cena uwzględnia wszystkie składniki kosztów i opłaty związane z
wykonaniem przedmiotu zamówienia.
4. Zobowiązujemy się wykonywać zamówienie w okresie od 01.04.2016 r do 29.11.2019 r.
5. Po zapoznaniu się z opisem przedmiotu zamówienia, oświadczamy, że akceptujemy
wszystkie warunki Zamawiającego bez zastrzeżeń.
6. Oświadczamy, że uważamy się związani niniejszą ofertą w ciągu 30 dni. Bieg terminu
związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
7. Oświadczamy, pod rygorem wykluczenia z postępowania, iż wszystkie informacje
zamieszczone w naszej ofercie i załącznikach do oferty są prawdziwe.
8. W przypadku wyboru naszej oferty zobowiązujemy się do zawarcia umowy w terminie
i miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego.
Do niniejszej oferty dołączono jako załączniki:
1. Formularz nr 1 - oświadczenie o spełnianiu warunków wraz z załącznikami,
2. Formularz nr 2 – spis dokumentów
3. Zaakceptowany wzór umowy,
Warszawa, dnia ………………….. 2016 r.
8