1. Jakie umowy i kiedy zawierać z członkami zarządu

1. Jakie umowy i kiedy zawierać z członkami zarządu

1|Strona
Wstęp
Niniejsze opracowanie poświęcone jest przedstawieniu często spotykanego w praktyce
korporacyjnej zagadnienia jednoczesnego zawierania z osobami piastującymi kierownicze stanowiska
w spółce kilku umów różnego rodzaju.
W opracowaniu pokrótce omówiono najczęstsze przypadki takich konstrukcji prawnych,
a także ich konsekwencje na gruncie cywilnoprawnym, pracowniczym oraz podatkowym.
1. Jakie umowy i kiedy zawierać z członkami zarządu
Powierzenie funkcji w zarządzie spółki może odbyć się na podstawie samej uchwały o powołaniu,
bądź równocześnie z zawarciem z taką osobą jednej bądź kilku spośród następujących umów:
(a) umowa o pracę na stanowisku członka zarządu,
(b) umowa o świadczenie usług zarządzania,
(c) kontrakt menedżerski.
Przede wszystkim przedmiotem umów wskazanych wyżej mogą być czynności zarządzania
przedsiębiorstwem (zob. punkt 1.5), a zatem w ich ramach mieścić się będą typowe kompetencje członków
zarządu spółki. Częstą praktyką jest również zatrudnianie osoby wybranej uchwałą wspólników na
stanowisko członka zarządu spółki oraz następnie zatrudnienie jej na umowę o pracę. W takiej
sytuacji uchwała (akt powołania) stanowi jedynie podstawę do zawarcia umowy o pracę, która
szczegółowo reguluje wzajemne prawa i obowiązki zarządu i spółki. Uchwała zaś ogranicza się
jedynie do wskazania osoby powoływanej na dane stanowisko oraz podstawowych ram stosunku
pracy (zob. wzór uchwały zamieszczony w punkcie 2 poniżej).
Jednakże umowy takie mogą być zawierane także w konfiguracjach mieszanych, gdy jedna
z nich odnosi się do czynności zarządzania spółką, druga zaś stanowi umowę dodatkową, obejmującą
swoim zakresem inne obowiązki. Dopuszczalne konfiguracje to:
1. powołanie + umowa o pracę na innym stanowisku niż zarządcze,
2. powołanie + umowa o świadczenie usług innych niż zarządcze lub umowa o dzieło,
3. umowa o pracę + umowa o świadczenie usług innych niż zarządcze lub umowa o dzieło,
4. kontrakt menedżerski + umowa o świadczenie usług innych niż zarządcze lub umowa o dzieło lub
umowa o pracę na innym stanowisku niż zarządcze,
5. umowa o świadczenie usług zarządzania + umowa o dzieło.
2|Strona
Zawieranie dodatkowych umów z członkami zarządu odbywa się w trybie określonym w punkcie 2 .
1.1. Dodatkowa umowa o pracę
Obecnie nie ulega już wątpliwości, że członek zarządu, co do zasady, może być jednocześnie
zatrudniony na umowę o pracę na innym stanowisku w spółce. Przesądził to ostatecznie Sąd Najwyższy
w wyroku z 9 czerwca 2010 roku, sygn. II UK 33/10, w którym stwierdził, że przepisy prawa pracy i kodeksu
spółek handlowych nie stoją na przeszkodzie temu, aby ta sama osoba była wspólnikiem spółki, pełniła
funkcję członka jej zarządu i była zatrudniona przez tę spółkę jako pracownik.
Przykładowo, możliwe jest połączenie pełnienia funkcji prezesa zarządu spółki (np. w oparciu
o uchwałę o powołaniu, umowę o świadczenie usług zarządzania, kontrakt menedżerski) z jednoczesnym
zatrudnieniem na umowę o pracę na stanowisku dyrektora departamentu, który nie wchodzi w skład
zarządu.
Kodeks spółek handlowych przewiduje jednakże kilka ograniczeń w zakresie łączenia stanowisk
w spółce. Członek zarządu, prokurent, likwidator, kierownik oddziału lub zakładu oraz zatrudniony w spółce
główny księgowy, radca prawny lub adwokat nie może być jednocześnie członkiem rady nadzorczej. Tyczy
się to także innych osób, które podlegają bezpośrednio członkowi zarządu albo likwidatorowi, jak również
członków zarządu i likwidatorów spółki lub spółdzielni zależnej.
1.2. Dodatkowa umowa o świadczenie usług
Pełnienie funkcji członka zarządu na jednej ze wskazanych na wstępie podstaw może być łączone
z wykonywaniem na rzecz spółki innych usług na podstawie umowy cywilnoprawnej. Najczęstszym
przypadkiem jest świadczenie usług doradczych i analitycznych, przykładowo w zakresie:
−
dokonywanie analiz rynku, ukierunkowanych na identyfikację nowych klientów i produktów;
−
dokonywanie analiz dotyczących decyzji inwestycyjnych;
−
dokonywanie bieżącej analizy danych finansowych Spółki;
−
dokonywanie bieżącej analizy raportów technicznych dotyczących jakości świadczonych przez
Spółkę usług,
−
utrzymywanie kontaktów z klientami Spółki,
−
dokonywanie analizy marketingowej;
−
konsultacje w kwestii polityki personalnej Spółki,
−
konsultacje w zakresie IT oraz wdrażanych technologii Informatycznych,
−
bieżąca analiza danych finansowych Spółki,
3|Strona
−
bieżąca analiza jakości świadczonych usług,
−
utrzymywanie i rozwój kontaktów z klientami,
−
realizacja zadań sprzedażowych wynikających z przyjętego przez Spółkę planu,
−
udział w negocjacjach z dostawcami firmy,
−
udział w kreowaniu polityki handlowej firmy,
−
analiza i optymalizacja kosztów handlowych.
1.3. Dodatkowa umowa o dzieło
Umowa o dzieło, w odróżnieniu od umowy o świadczenie usług, zakłada powstanie w jej ramach
konkretnego wytworu pracy wykonawcy. Wykluczone jest, zatem pełnienie funkcji zarządzania
przedsiębiorstwem w oparciu o ten rodzaj stosunku cywilnoprawnego – zdecydowana większość czynności
zarządczych ma bowiem postać usług (kierowanie zakładem, reprezentowanie spółki, itp.).
Umowa o dzieło może być jednakże umową dodatkową, zawieraną obok innych umów. Może ona
dotyczyć np. opracowania biznesplanu, sporządzenia projektu wniosku o uzyskanie dofinansowania,
stworzenia materiałów reklamowych, itp. Oczywiście pod warunkiem, że tego typu obowiązki nie leżą
w zakresie czynności danego członka zarządu – np. wiceprezes ds. marketingu, którego obowiązkiem jest
opracowanie strategii reklamowej spółki nie może zawrzeć umowy o dzieło na jej opracowanie.
1.4. Ograniczenia ZUS
Wskazać jednakże należy, że łączenie umowy o pracę z inną umową cywilnoprawną jest dla
pracownika niekorzystne na gruncie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie bowiem z art. 8 ust. 2a ustawy
o systemie ubezpieczeń społecznych, za pracownika uważa się także osobę wykonującą pracę na
podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie
z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo umowy o dzieło, jeżeli:
−
umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub
−
w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.
Jak wynika z powyższego, przepisem tym objęte jest nie tylko połączenie umowy o pracę i umowy
cywilnoprawnej z tą samą spółką (jako pracodawcą i zleceniodawcą), ale także przypadki, gdy co prawda
umowa cywilnoprawna została zawarta z innym podmiotem, ale w jej ramach zleceniobiorca wykonuje
usługi ba rzecz swojego pracodawcy.
4|Strona
1.5. Ograniczenia podatkowe – podatek dochodowy
Przepisy podatkowe przewidują dwa rodzaje wyłączeń korzystnego opodatkowania umów
cywilnoprawnych oraz działalności gospodarczej:
(a) wyłączenie dla czynności zarządzania,
(b) wyłączenie przy łączeniu umowy o pracę i świadczenia usług w ramach działalności gospodarczej.
Ad. A
Za opodatkowane według skali podatkowej przychody z działalności wykonywanej osobiście
ustawodawca uznaje (art. 13 pkt 7 i 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych):
−
przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu
zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych,
−
przychody
uzyskane
na
podstawie
umów
o
zarządzanie
przedsiębiorstwem,
kontraktów
menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychody z tego rodzaju umów
zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej.
Kluczowe pozostaje zatem określenie czynności zarządzania przedsiębiorstwem, pozostałe bowiem
czynności mogą być wykonywane w ramach działalności gospodarczej i rozliczane podatkiem liniowym,
z zastrzeżeniem lit. B.
Na podstawie interpretacji indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe można stworzyć
katalog czynności zarządzania przedsiębiorstwem, który będzie obejmował:
−
bieżący nadzór nad pracą i udzielanie wytycznych podległym bezpośrednio pracownikom,
−
bieżący nadzór nad działalnością Spółki,
−
bieżący nadzór nad realizacją umów z kontrahentami,
−
realizowanie polityki handlowej Spółki,
−
podejmowanie kluczowych dla Spółki decyzji inwestycyjnych,
−
podejmowanie kluczowych decyzji personalnych,
−
podejmowanie decyzji oraz wyrażania zgody na rozporządzanie majątkiem Spółki,
−
podejmowanie innych decyzji dotyczących gospodarowania zasobami materialnymi i niematerialnymi
Spółki,
−
reprezentacja Spółki,
−
udział w obradach zarządu z prawem głosu,
−
udział w obradach innych organów spółki,
−
składanie sprawozdań radzie nadzorczej lub zgromadzeniu.
5|Strona
Ad. B.
Łączenie umowy o pracę z umowami cywilnoprawnymi może mieć również negatywne
konsekwencje na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych. Mianowicie osoba, która świadczy na
rzecz obecnego albo byłego pracodawcy usługi w ramach działalności gospodarczej w zakresie
odpowiadającym czynnościom, które wykonuje, bądź wykonywała na rzecz pracodawcy, nie może
skorzystać z opodatkowania dochodu z działalności gospodarczej podatkiem liniowym – dochód ten będzie
zatem opodatkowany według skali podatkowej.
Wybór podatku liniowego możliwy jest dopiero w kolejnym roku podatkowy, po roku w którym
zaprzestano świadczenia takich czynności na rzecz pracodawcy.
1.6. Kiedy podatek liniowy
Opodatkowanie podatkiem liniowym dochodu z działalności gospodarczej wykluczone jest w dwóch
przypadkach:
−
czynności kwalifikowanych, jako wykonywane osobiście, w szczególności dotyczy to czynności
zarządzania przedsiębiorstwem oraz kontraktów menedżerskich,
−
czynności wykonywanych na rzecz obecnego, bądź byłego pracodawcy, jeśli są one tożsame
z czynnościami wykonywanymi na podstawie umowy o pracę.
W pozostałym zatem zakresie możliwe jest wykonywanie usług na podstawie umów o świadczenie
usług, bądź umów o dzieło zawieranych w ramach działalności gospodarczej oraz opodatkowanie ich
podatkiem liniowym. Dotyczy to przykładowo czynności wymienionych w punktach 1.2 i 1.3.
1.7. Ograniczenia podatkowe – VAT
Odrębną kwestią, istotną dla osób wykonujących usługi zarządzania na rzecz spółki w ramach
prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, jest opodatkowanie tychże usług podatkiem VAT.
Co do zasady, każdy przedsiębiorca świadczący usługi może uzyskać status podatnika VAT
czynnego, czego konsekwencją jest obowiązek doliczania tegoż podatku do swojego wynagrodzenia oraz
wystawiania faktur VAT. Stawka podatku to 23%.
Istnieją dwie możliwości uniknięcia opodatkowania tego typu umów podatkiem VAT:
(a) zwolnienie podmiotowe od podatku – dotyczy ono przedsiębiorców, których roczny przychód
z prowadzonej działalności gospodarczej nie przekroczył 150.000 zł (w kwocie tej nie uwzględnia się
kwoty podatku VAT doliczanej do wynagrodzenia). W przypadku osób rozpoczynających działalność
gospodarczą w czasie roku kalendarzowego – kwotę tę oblicza się proporcjonalnie do okresu
prowadzenia tejże działalności (np. 1 miesiąc prowadzenia działalności gospodarczej w roku to limit
1/12 ww. kwoty). Zwolnienie to reguluje art. 113 ustawy o podatku od towarów i usług;
6|Strona
(b) sposób konstrukcji umowy ze spółką – niezależnie od wysokości przychodu z tytułu umowy
o zarządzanie, będzie ona zwolniona od podatku VAT, jeżeli w treści umowy zostanie zamieszczone
postanowienie, zgodnie z którym, za działania takich osób (menedżera, osoby świadczącej usługi
zarządzania) względem osób trzecich pełną odpowiedzialność ponosić będzie spółka, dodanie
takiego zapisu pozwala uniknąć opodatkowania umów podatkiem VAT niezależnie od tego, czy
menedżer/usługodawca będzie podatnikiem VAT zwolnionym (przychód roczny mniejszy niż 150 tys.
zł), czy podatnikiem VAT czynnym.
2. Sposób zawierania umów
Zawarcie umowy z członkiem zarządu, niezależnie od tego czy został on wybrany z grona
wspólników, czy też nie jest on udziałowcem spółki, wymaga ustanowienia reprezentanta spółki do zawarcia
takiej umowy. Istnieją w tym zakresie dwie możliwości:
−
spółka reprezentowana jest przez radę nadzorczą,
−
spółkę reprezentuje pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia.
Zasad tych nie stosuje się do jednoosobowych spółek z o.o., w których funkcję jedynego członka
zarządu pełni jedyny wspólnik. W takim wypadku, czynność prawna między tym wspólnikiem
a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego.
Wzór uchwały o powołaniu pełnomocnika
Uchwała nr 1
Zgromadzenia Wspólników ABC sp. z o.o.
w przedmiocie wyboru członka zarządu oraz
powołania pełnomocnika do zawarcia umowy z członkiem zarządu
1. Zgromadzenie Wspólników ABC sp. z o.o. powołuje na stanowisko członka zarządu
Spółki Pana Jana Kowalskiego.
2. Zgromadzenie Wspólników ABC sp. z o.o. postanawia, że członek zarządu wykonywać
będzie swoją funkcję na podstawie umowy o pracę, której wzór stanowi załącznik nr 1 do
7|Strona
niniejszej uchwały. Przy czym:
−
umowa zostanie zawarta na czas określony 4 lat,
−
wynagrodzenie wynosić będzie 5.000 zł/miesięcznie,
−
pozostałe elementy umowy o pracę określa załącznik nr 1 do niniejszej uchwały.
3. Mają na uwadze postanowienia art. 210 § 1 k.s.h., Zgromadzenie Wspólników ABC sp.
z o.o. powołuje pełnomocnika do zawarcia z członkiem zarządu Spółki Janem Kowalskim
umowy o pracę, na zasadach wskazanych w ust. 2 w osobie Adama Nowaka.
4. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.
5. Integralną część uchwały stanowi załącznik nr 1 – wzór umowy o pracę.