zapytanie ofertowe - zamowienia.mazovia.pl
Transkrypt
zapytanie ofertowe - zamowienia.mazovia.pl
Załącznik nr 3 do Regulaminu planowania i udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie Nr sprawy OR-KP-III.2402.11.1.2017.SK ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach zakupu dostaw, usług lub robót budowlanych o wartości przekraczającej 5000 zł (bez VAT) i nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 EURO (bez VAT) Zamawiający: Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie 1. zaprasza do złożenia oferty na: Przedmiot zamówienia: Świadczenie usług doradczych w zakresie przeprowadzenia analizy obciążenia stanowisk pracy w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie w oparciu o dane pozyskane z wewnętrznego oprogramowania pomiarowego stanowiącego zasób organizacji oraz na podstawie informacji pozyskanych z zastosowania dodatkowych narzędzi m. in. przeprowadzonych wywiadów i ankiet w wybranych komórkach organizacyjnych Urzędu. 2. Poniżej przedstawiono szczegółowe informacje dotyczące badania: 2.1 Liczba uczestników łącznie: maksymalnie 90 uczestników 2.2 Uczestnicy badania: Pracownicy dwóch wybranych departamentów Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie 2.3 Miejsce badania: Warszawa Siedziba Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie oraz siedziba departamentów, w którym zostanie przeprowadzone badanie 2.4 Zakres merytoryczny badania: Główny cel badania: I. Badanie będzie obejmowało ocenę stopnia/poziomu obciążenia zadaniami na poszczególnych stanowiskach pracy w departamentach Urzędu poprzez przeprowadzenie analizy dokumentacji i danych uzyskanych z wewnętrznego oprogramowania pomiarowego w organizacji. Ze względu na specyfikę pracy w sektorze publicznym, analiza obejmie szczególnie kwestie liczby i powtarzalności zadań oraz jednostkowego czasu ich realizacji. Dodatkowo w kryteriach oceny uwzględnione zostaną problemy związane z warunkami świadczenia pracy, a także przepisy prawa pracy oraz czynności wynikających z zakresu zadań na stanowisku. Wynikiem przeprowadzonej analizy będą raporty, które pozwolą odpowiedzieć na pytania dotyczące minimalnej niezbędnej oraz optymalnej obsady stanowisk oraz propozycje działań w zakresie podjęcia decyzji odnośnie usprawnienia pracy oraz narzędzi wspomagających realizację codziennych zadań na stanowisku. Raporty określą m.in. efektywność poszczególnych czynności oraz czas ich realizacji. II. Szczegółowe cele badania: Obciążenie pracą w rozkładzie czasowym; Obecny stan zatrudnienia vs. oczekiwania/wskazania optymalnego zatrudnienia w departamentach; Biegłość obsługi kluczowych systemów i aplikacji niezbędnych na stanowisku pracy; Czas realizacji poszczególnych czynności, w tym zadań nie wymagających pracy przy komputerze; Poznanie potrzeb i oczekiwań na stanowisku (motywacja pracowników niższego i wyższego szczebla, w tym m.in. zdiagnozowanie potrzeb rozwojowych/szkoleniowych pracowników); Zaproponowanie działań doskonalących. 2.5 Realizacja przedmiotu zamówienia będzie obejmowała następujące etapy: I. 1. 2. II. 1. 2. 3. a) b) Konsultacje Konsultacje w zakresie technicznego przygotowania do realizacji badania (rozpoznanie struktury i infrastruktury technicznej Urzędu, w oparciu o którą zbierane są dane); Analiza dokumentacji (m. in. zakresy czynności poddanych badaniu pracowników, wewnętrzne akty prawne Urzędu). Analiza Analiza wydajności pracy poszczególnych pracowników na podstawie danych zebranych za pomocą wewnętrznego oprogramowania pomiarowego; Realizacja 3 miesięcznego pomiaru efektywności czasu pracy przy określeniu faktycznych godzin pracy pracowników przy komputerze oraz dziennego zaangażowania dla każdego pracownika; Realizacja 3 miesięcznego pomiaru efektywności czasu pracy przy określeniu faktycznych godzin pracy pracowników przy wykonywaniu zadań nie wymagających pracy z użyciem komputera oraz dziennego zaangażowania dla każdego pracownika: zastosowanie dodatkowych narzędzi niezbędnych do przeprowadzenia kompletnego/rzetelnego badania typu: ankiety, wywiady, obserwacje; zastosowanie dodatkowych technik określających stan faktyczny realizowanych działań typu: zespoły robocze, procesy pracy. III. Raporty 1. Opracowanie raportów: a) Raport główny dla każdego departamentu - szczegółowo podsumowujący 3 miesięczny cykl badania zawierający: okres prowadzonego badania wyodrębniający dane poddane analizie; wkład pracy badanego wydziału w odniesieniu do departamentu; pochodzenie kluczowych danych, którą metodą zostały pozyskane; średnia wydajność pracy w departamencie oraz diagnoza najbardziej i najmniej wydajnych stanowisk; źródła/przyczyny zaistniałych zmian wraz z rekomendacjami usprawniającymi; b) Raporty dla kierowników zawierające: informacje dla kierowników o wydajności ich pracowników; wydajność pracy w wydziale oraz diagnoza najbardziej i najmniej wydajnych stanowisk; źródła zaistniałych zmian wraz z rekomendacjami usprawniającymi; c) Raporty indywidualne dla każdego badanego pracownika; raport podsumowujący 3 miesięczną analizę obciążenia stanowiska pracy; źródła zaistniałych zmian wraz z rekomendacjami usprawniającymi. IV. Rekomendacje Rekomendacje adekwatnych rozwiązań usprawniających pracę w ramach badanych departamentów i Urzędu. 3. Termin realizacji zamówienia: styczeń - czerwiec 2017 r. 4. Osoba do kontaktu celem uzyskania informacji określające szczegółowe wymogi dotyczące przedmiotu zamówienia: Sylwia Kowalewska tel. 22 597 95 87 mail: [email protected] 5. Kryteria oceny ofert (opis kryteriów i zasad przyznawania punktów) Zamawiający informuje, że oferty będą oceniane według następujących kryteriów: 5.1 5.2 Zakres badania (P) – 60 procent (maksymalnie 60 pkt) 41 – 60 pkt Zaproponowana koncepcja zakresu badania jest w pełni dostosowana do potrzeb ujętych w zapytaniu ofertowym. Poprzez zakres zostaną zrealizowane wszystkie wyznaczone cele wskazane w zapytaniu ofertowym. Oferent zaproponował adekwatne rozwiązania w zakresie przedmiotowych zagadnień. 21 – 40 pkt Zaproponowana koncepcja zakresu badania jest dostosowana do potrzeb ujętych w zapytaniu ofertowym. Poprzez zakres zostaną zrealizowane wszystkie wyznaczone cele wskazane w zapytaniu ofertowym. Brak propozycji dotyczących rekomendacji rozwiązań w zakresie przedmiotowych zagadnień. 0 – 20 pkt Zaproponowana koncepcja zakresu badania nie jest dostosowana do potrzeb ujętych w zapytaniu ofertowym. Zakres nie jest spójny z oczekiwaniami i wytycznymi zawartymi w zapytaniu ofertowym. Poprzez zaproponowany zakres nie zostaną zrealizowane wyznaczone cele badania. Cena badania (C) – 40 procent (maksymalnie 40 pkt) Najtańsza oferta uzyskuje 40 punktów, pozostałe oferty uzyskują proporcjonalnie mniej punktów przyznanych według wzoru: C = C. min. / C. oferty x 40 C = liczba punktów za kryterium „cena” C. min = najniższa cena wynikająca ze złożonych ofert C. oferty = cena oferty badanej 5.3 Liczba punktów możliwych do uzyskania (O) wynosi 100 Sumaryczna liczba punktów (O) możliwych do uzyskania przez każdą z nadesłanych ofert zostanie obliczona wg następującego wzoru: O = P+C P - Zakres badania - 60% C - Cena badania - 40% 6. Warunki spełnienia oferty Rozpatrzone zostaną tylko te oferty, które spełniają wymogi ujęte w przedmiotowym zapytaniu. 6.1 Koordynator projektu – wymogi formalne. Osoba pełniąca funkcję koordynatora projektu będzie odpowiedzialna za sprawy organizacyjne i kontakty bieżące z Zamawiającym. Od koordynatora wymaga się udokumentowania doświadczenia w koordynowaniu w okresie ostatnich trzech lat (licząc od dnia poprzedzającego dzień, w którym upływa termin składania oferty) min. 3 projektów konsultingowych w obszarze ZZL w tym min. jednego dotyczącego analizy obciążenia pracą. Ww. doświadczenie należy potwierdzić referencjami w formie skanu oraz ująć w Części IV Formularza oferty. Imienne referencje winny zawierać: tytuł/przedmiot badania termin realizacji Referencje nie pełne zostaną odrzucone. Konsultant – wymogi formalne. 6.2 Osoba odpowiedzialna za nadzór nad procesem merytorycznym oraz za realizację etapów badania określonych powyżej jak również za zapewnienie Zamawiającemu wsparcia merytorycznego w zakresie przedmiotowej oferty w całym okresie trwania umowy. Od konsultanta wymaga się: a) przedłożenia podpisanego CV dokumentującego posiadanie co najmniej wykształcenia wyższego magisterskiego z zakresu nauk społecznych oraz doświadczenia w przeprowadzeniu analizy obciążenia stanowisk pracy (wywiady, ankiety, tworzenie raportów i udzielanie informacji zwrotnych etc.), b) udokumentowania doświadczenia potwierdzającego przeprowadzenia w okresie ostatnich trzech lat (licząc od dnia poprzedzającego dzień, w którym upływa termin składania oferty) min. 3 badań dotyczących obciążenia pracą w organizacjach zatrudniających nie mniej niż 500 osób oraz potwierdzenia, iż każdorazowo badanie obejmowało nie mniej niż 50 stanowisk. Ww. doświadczenie należy potwierdzić referencjami w formie skanu oraz ująć w Części V Formularza oferty. Imienne referencje winny zawierać: tytuł/przedmiot badania termin realizacji Referencje nie pełne zostaną odrzucone. 6.3 Wypełniony formularz oferty wraz z wymaganymi dokumentami. 6.4 Wypełnione oświadczenie dla koordynatora projektu i konsultanta. Oświadczenie powinno być podpisane wyłącznie przez osoby wskazane w formularzu Oferty. 6.5 Wypełnione oświadczenie potwierdzające spełnianie warunków udziału w postepowaniu. 6.6 Przedłożenie aktualnego zaświadczenia o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub z Krajowego Rejestru Sądowego. 6.7 Rozpatrzone zostaną tylko te oferty, które wpłyną w terminie składania ofert wskazanym w niniejszym zapytaniu ofertowym - decyduje data i godzina wpływu do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie. Po upływie terminu nadsyłania ofert ich uzupełnienie nie jest możliwe, z wyjątkiem sytuacji, gdy Zamawiający prosi o złożenie dodatkowych dokumentów lub wyjaśnień od Oferenta. 6.8 Oferty złożone bez ww. oświadczeń będą niszczone. 6.9 Rozpatrzone zostaną wyłącznie oferty złożone wraz z wypełnionym elektronicznie i podpisanym formularzem oferty. 6.10 Cena badania nie ulegnie zmianie do końca trwania usługi. 7. W załączeniu wzór umowy. 8. Sposób przygotowania oferty: Ofertę z podaniem ceny w PLN (z VAT) oraz elementami zawartymi w pkt 6 należy sporządzić w języku polskim, w następujący sposób: nazwa i adres zamawiającego, nazwa i adres dostawcy, z adnotacją: „Zapytanie ofertowe nr sprawy (nr sprawy) do zamówienia na (tytuł przedmiotu zamówienia). 9. Miejsce i termin złożenia ofert: Ofertę należy złożyć do dnia: drogą elektroniczną na adres e-mail: Waldemar Kuliński Sekretarz Województwa Dyrektor Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie 14 lutego 2017 r., do godziny 09:00 [email protected]