Zasady - wydarzenia oraz przejawy gościnności

SPO/COM/004-E01 Współpraca z Organizacjami Pacjentów
Załącznik nr 2
WSPÓŁPRACA Z ORGANIZACJAMI PACJENTÓW
WYDARZENIA ORAZ ZWIĄZANE Z NIMI PRZEJAWY GOŚCINNOŚCI
Podróże oraz przejawy gościnności towarzyszące organizowanym wydarzeniom muszą być zgodne z
poniższymi zasadami bądź z przepisami krajowymi, w zależności od tego, które z nich są bardziej
restrykcyjne.
Wszelkie imprezy sponsorowane bądź organizowane przez spółki Grupy Sanofi-Aventis lub w jej imieniu
muszą odbywać się w odpowiednim miejscu, sprzyjającym realizacji głównego celu danego wydarzenia.
Należy unikać lokalizacji znanych z oferowanego zaplecza rozrywkowego lub uznawanych za
ekstrawaganckie.
Przejawy gościnności oferowane w związku z takimi wydarzeniami powinny mieć racjonalny charakter,
muszą odgrywać drugorzędną rolę w stosunku do celu spotkania oraz powinny być ograniczone do
pokrycia kosztów podróży, posiłków, zakwaterowania i opłat rejestracyjnych. Płatność z tytułu podróży
oraz udziału w spotkaniu może być dokonana wyłącznie na rzecz Organizacji pacjentów, do której należy
dany przedstawiciel oraz po przedstawieniu stosownych rachunków. Podstawą rozliczenia kosztów
zakwaterowania jest zawsze cena noclegu w jednoosobowym pokoju ze śniadaniem. Nie należy
przeznaczać dodatkowych środków pieniężnych z tytułu ilości spędzonego czasu.
W przypadku podróży obowiązują następujące warunki:
• Przejazdy kolejowe – pierwsza klasa
• Przeloty trwające krócej niż 3 godziny – klasa ekonomiczna
• Przeloty trwające dłużej niż 3 godziny – klasa biznesowa
Zakwaterowanie jest bezpośrednio związane z długością podróży oraz terminem wydarzenia. Musi mieć
racjonalny charakter oraz być zgodne z politykami i wymaganiami zarówno obowiązującymi w Grupie, jak
i na szczeblu lokalnym. Ponadto zakwaterowanie podlega następującym ograniczeniom:
• Wyklucza się korzystanie z hoteli 5-gwiazdkowych lub luksusowych,
• Wyklucza się korzystanie z hoteli „znanych” bądź „ekstrawaganckich”, które w powszechnej opinii
są kojarzone z wydarzeniami sportowymi, luksusem lub mają ekskluzywny charakter,
• Standard hotelu nie może być wyższy niż standard, za który uczestnicy zazwyczaj zapłaciliby we
własnym zakresie,
• Wydatki uboczne (bar, minibar, telefon) nie mogą obciążać rachunku spółki Grupy Sanofi-Aventis,
lecz muszą być pokrywane indywidualnie przez każdego gościa w chwili wymeldowania się.
Sponsorowane posiłki nie mogą obejmować rozrywek; nie zezwala się na sponsorowanie korzystania z
obiektów rozrywkowych.
Nie zezwala się na udział w danym wydarzeniu małżonków ani innych osób towarzyszących, chyba że
taka osoba jest również członkiem Organizacji pacjentów albo odpowiedniego personelu
administracyjnego i – w oparciu o przysługujące jej prawa – kwalifikuje się do udziału w spotkaniu. W
wyjątkowych okolicznościach, w przypadku wyraźnej potrzeby zdrowotnej uczestnika (na przykład
niepełnosprawności), istnieje możliwość pokrycia kosztów podróży, posiłków, zakwaterowania oraz opłat
rejestracyjnych osoby towarzyszącej, uznawanej za opiekuna danego uczestnika.
Małżonkowie lub inne osoby (nieuznawane za opiekunów) towarzyszące osobom zaproszonym nie mogą:
(i) uczestniczyć w jakiejkolwiek części spotkania, niezależnie od jego miejsca i terminu; (ii) korzystać z
jakichkolwiek związanych z tym przejawów gościnności na koszt Grupy; (iii) wszelkie koszty związane z
ich obecnością ponoszą osoby, którym takie osoby towarzyszą.
grudzień 2010 r.