doc1. Przejmowanie nieruchomości do zarządzania
download 
Reklamacja Transkrypt
1. Przejmowanie nieruchomości do zarządzania
PROCEDURY W ZARZĄDZANIU NIERUCHOMOŚCIAMI 1. Przejmowanie nieruchomości do zarządzania 1.1. Zakres przyjęcia nieruchomości Podmioty świadczące usługi w zakresie zarządzania Podmiotami uprawnionymi do świadczenia usług w zakresie zarządzania nieruchomościami są : - osoby fizyczne posiadające licencję zawodową - przedsiębiorcy prowadzący działalność w nieruchomościami zatrudniający zarządców nieruchomości zakresie zarządzania licencjonowanych Obowiązek posiadania licencji zawodowej przez osoby wykonujące usługowo czynności w zakresie zarządzania nieruchomościami wynika z art.184 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami. Ustawa ta w art. 187 określa warunki uzyskania licencji zarządcy nieruchomości jak również sankcje dla osób wykonujących ten zawód bez stosownych uprawnień (art.198 w/w ustawy). Podmioty na rzecz których świadczone są usługi zarządzania Licencjonowany zarządca nieruchomości może świadczyć usługi w zakresie zarządzania nieruchomościami na rzecz właścicieli każdego typu nieruchomości. Istotny natomiast jest tryb wyłaniania zarządcy; inny dla właścicieli nieruchomości prywatnych, a inny dla właścicieli zasobów Skarbu Państwa, gminnych, powiatowych i wojewódzkich. Czynności poprzedzające przejęcie nieruchomości Decyzja o przejęciu nieruchomości do zarządzania przez zarządcę powinna być poprzedzona czynnościami, które pozwolą mu zorientować się w faktycznych okolicznościach dotyczących nieruchomości. W ramach tych czynności zarządca powinien: - przeprowadzić oględziny nieruchomości w terenie zwracając szczególną uwagę na stan techniczny konstrukcji, instalacji, urządzeń, otoczenie nieruchomości, wykorzystanie nieruchomości. Właściwe jest sporządzenie notatek z oględzin; - odbyć spotkanie z właścicielem, w czasie którego powinien poznać plany właściciela wobec nieruchomości, poznać jego wiedzę na temat zarządzania, rynku nieruchomości oraz oczekiwania wobec zarządcy; - zapoznać się z dokumentacją nieruchomości; - dokonać analizy dotychczasowego systemu zarządzania ; - przygotować własną koncepcję zarządzania nieruchomością; PROCEDURY W ZARZĄDZANIU NIERUCHOMOŚCIAMI - przygotować, wynegocjować i podpisać umowę o zarządzanie; - przygotować protokół przejęcia nieruchomości. Umowa o zarządzanie jako czynność w procesie przejęcia nieruchomości Zawarcie umowy na zarządzanie nieruchomością jest podstawą do realnego przejęcia nieruchomości do zarządzania. Umowa o zarządzanie powinna być obszerna, szczegółowa a nawet zawierać zapisy dotyczące sytuacji hipotetycznych. Szczegółowe określenie stosunków pomiędzy zarządcą a właścicielem leży w interesie obydwu stron, gdyż w przypadku wystąpienia różnic zdań na tle wykonywanych obowiązków przez zarządcę, będzie ona podstawą rozstrzygającą spór. Umowa powinna określać warunki przejęcia nieruchomości oraz jej przekazania w przypadku zakończenia działalności zarządcy. Po jej podpisaniu zarządca przejmujący nieruchomość sporządza protokół przejęcia nieruchomości a następnie przystępuje do wykonywania czynności przejęcia nieruchomości. 1.2. Zakres i forma protokołu przejęcia nieruchomości Właściwe określenie stron w protokole przejęcia nieruchomości Właściwe określenie stron umowy jest niezbędne ze względu na ważność dokumentów, co wynika z przepisów Kodeksu Cywilnego. Ze strony właściciela, przekazania nieruchomości dokonuje bezpośrednio on sam lub upoważniona przez niego osoba prawna lub fizyczna. Podobnie strona przejmująca powinna dokonywać przejęcia bezpośrednio lub na podstawie pełnomocnictw. W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą powinna być właściwie zapisana reprezentacja – zgodnie z aktami prawnymi regulującymi ich działalność. Opis nieruchomości nieruchomości przejmowanej w oparciu o źródła informacji o Podstawowymi źródłami informacji o stanie prawnym nieruchomości są: - księgi wieczyste; - ewidencja gruntów i budynków. Informacje podane w tej części protokołu dotyczą: - właściciela lub właścicieli nieruchomości; - sądu i numeru księgi wieczystej nieruchomości; - obręb, numer i powierzchni działki; - podstawowe parametry użytkowe nieruchomości. Opis nieruchomości w oparciu o dokumentację techniczną Potrzebne informacje o stanie technicznym nieruchomości zawarte są w prawidłowo prowadzonej książce obiektu budowlanego jak również dokumentacji technicznej. W oparciu o te dokumenty dokonywany jest opis poszczególnych elementów budynku oraz wyposażenia technicznego. Z dokumentów tych uzyskuje się informacje o przeprowadzanych w nieruchomości remontach, inwestycjach, PROCEDURY W ZARZĄDZANIU NIERUCHOMOŚCIAMI obowiązkowych przeglądach i kontrolach stanu technicznego obiektu i jego elementów. Informacje zawarte w tej części protokołu dotyczą: - roku rozpoczęcia i zakończenia budowy; - daty odbioru i oddania do użytkowania obiektu; - system konstrukcyjno-materiałowy konstrukcyjnych, stropów i dachu; - rodzaju posadzek, schodów, tynków wewnętrznych, stolarki itp. - rodzaju urządzeń technicznych stanowiących wyposażenie budynku itp. fundamentów, ścian Opis nieruchomości w oparciu o inwentaryzację w terenie Informacje w tej części protokołu dotyczą : - wykaz urządzeń urządzeniach; pomiarowych z wartością wskazań na tych - wykazu pomieszczeń z ich opisem; - inne informacje będące następstwem przeglądu nieruchomości w terenie. Wykazy przejętej dokumentacji nieruchomości: o prawnej (ewidencje lokali, najemców, właścicieli, umowy na dostawy, usługi, najmu dzierżawy, regulaminy, dopuszczenie nieruchomości do użytkowania, itd.) o technicznej (książka obiektu, dokumentacja techniczna) o finansowej (ewidencje finansowe, sprawozdawczość finansowa itd.). zaświadczenie o NIP, REGON, Dokumentacja fotograficzna jako element protokołu przejęcia nieruchomości Dokumentację fotograficzną nieruchomości sporządza się w celu udokumentowania stanu technicznego nieruchomości w jakim jest ona przejmowana. Stanowi ona element dokumentowania realizacji jednego z podstawowych celów wykonywania czynności zarządzania a mianowicie utrzymywania jej w stanie nie pogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem oraz uzasadnionego inwestowania w nieruchomość 1.3. Cele właściciela wobec nieruchomości jako wytyczne działania zarządcy nieruchomości Głównym celem działalności zarządcy jest zarządzanie majątkiem właściciela. Wypełniając powierzone obowiązki zarządca winien przede wszystkim realizować cele wyznaczone przez właściciela nieruchomości a w szczególności utrzymywać i podnosić realną wartość nieruchomości. W przepisie Art.185 Ustawy o gospodarce nieruchomościami ustawodawca zdefiniował pojęcie zarządzania nieruchomością ale PROCEDURY W ZARZĄDZANIU NIERUCHOMOŚCIAMI nie odniósł wymienionych tam czynności do celów właściciela. Wydaje się jednak oczywiste, że zarządca w swojej działalności będzie traktował jako priorytetowe zadania ustanowione przez właściciela. Obowiązki zarządcy wynikające z Ustawy o Gospodarce Nieruchomościami Czynności, do wykonywania których zarządca jest zobowiązany przejmując zarządzanie nieruchomością zostały opisane w art.185 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym zarządzanie polega na podejmowaniu decyzji i podejmowaniu czynności mających na celu: - zapewnienie właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomości; - zapewnienie bezpieczeństwa nieruchomości; - zapewnienie właściwej gospodarki energetycznej w rozumieniu przepisów Prawa Energetycznego; - bieżące administrowanie nieruchomością; - utrzymywanie nieruchomości w stanie nie pogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem; - uzasadnione inwestowanie w nieruchomość. użytkowania i właściwej eksploatacji Oprócz w/w czynności zarządca wykonuje inne czynności zapisane w umowie o zarządzanie zawartej z właścicielem a także podejmuje działania wykraczające poza w/w zapisy jeżeli są zagrożenia dla życia i bezpieczeństwa osób, środowiska lub mienia. Cele właściciela wyrażone w zadaniach stawianych nieruchomościom Cele właściciela w stosunku do nieruchomości będącej jego własnością są zróżnicowane ze względu na: - rodzaj nieruchomości (mieszkaniowe, komercyjne, przemysłowe); - formę własności (prywatna własność, własność jednostek samorządu terytorialnego, spółdzielni mieszkaniowych, skarbu państwa); - sposób generowania dochodu (komercyjne, spekulacyjne, kapitałowe, rozwojowe). Istnieją pewne grupy zadań jakie właściciele stawiają nieruchomościom. Wynikają one z postrzegania nieruchomości przez właściciela jako: - obiekt zaspokojenia potrzeb mieszkaniowych; - miejsce prowadzenia działalności gospodarczej; - źródło uzyskiwania dochodów; - lokata środków finansowych; - sposób zabezpieczenia kredytu; - obiekt inwestowania. PROCEDURY W ZARZĄDZANIU NIERUCHOMOŚCIAMI Cele właściciela nieruchomości określają wyznaczonego celu: - cele finansowe; - cele użytkowe; - cele społeczno-gospodarcze. stosowną strategię osiągnięcia Cele właściciela przez zarządcę musi być realizowana w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa. Do ich wykonywania zarządca uzyskuje uprawnienia od właściciela polegające na przeniesieniu części praw wynikających z własności z właściciela na zarządcę. Wykonywanie czynności może odbywać się w ramach: - zarządu pełnego; - zarządu zwykłego. Podstawowym dokumentem regulującym umowa o zarządzanie. zarządzanie nieruchomością jest Umowa o zarządzanie określa formalne powiązania pomiędzy zarządcą a właścicielem nieruchomości ale powiązania te są efektem wzajemnych relacji pomiędzy właścicielem a zarządcą. To, jaki zakres obowiązków i odpowiedzialności zostanie przekazany zarządcy zależy od stopnia zaufania i dotychczasowych doświadczeń właściciela. 2. Procedury zarządzania operacyjnego Zarządzanie operacyjne – obejmuje podejmowanie decyzji i wykonywanie czynności, których zasadniczym celem jest bieżące utrzymanie nieruchomości we właściwym stanie, w szczególności w aspekcie ekonomiczno-finansowym, użytkowoeksploatacyjnym i techniczno-funkcjonalny. Elementem uruchamiającym zarządzanie jest planowanie. W przypadku zarządzania operacyjnego jest to planowanie krótkoterminowe, nie przekraczające okresu jednego roku. W ramach zarządzania operacyjnego dla nieruchomości sporządzany jest budżet operacyjny na okres jednego roku. Zawiera on planowane potencjalne i efektywne przychody, koszty operacyjne oraz dochód operacyjny. Czynności zarządzania operacyjnego można podzielić na: - czynności planowania; - czynności realizacyjne; - czynności kontrolne. Planowaniem objęte są wszystkie czynności powtarzalne i ciągłe zarządzania operacyjnego. Dodatkowo w planowaniu należy określić procedury postępowania w sytuacjach nadzwyczajnych, w tym zwłaszcza w przypadku awarii, pożaru, agresji z zewnątrz, kataklizmów. PROCEDURY W ZARZĄDZANIU NIERUCHOMOŚCIAMI Planowanie planowanie: w zakresie zarządzania operacyjnego można podzielić na - marketingowe; - finansowe; - administracyjne; - techniczne. Ze względu na przedział czasu, jaki obejmuje się planowaniem, można je podzielić na bieżące i okresowe. W planach, zwanych też często harmonogramami lub grafikami, zarządca ustala konkretny zakres czynności operacyjnych, ich częstotliwość, wykonawcę, elementy kontrolne i niekiedy rozliczeniowe. Na przykład plan finansowy zawiera: budżet, plany okresowych kontroli technicznych, badań i sprawozdań (wymaganych przez przepisy), plany przeglądów technicznych i konserwacji (wymaganych przez przepisy), harmonogramy utrzymania czystości, harmonogramy dostaw, plany windykacji należności. Z umowy o zarządzanie powinno wynikać, które z planów (harmonogramów) podlegają zatwierdzeniu przez właściciela. Z całą pewnością są to zawsze plany finansowe. Czynności realizacyjne dotyczą zarówno zarządzania operacyjnego, jak i operacyjnej realizacji przez zarządcę strategii sformułowanej w planie zarządzania lub innych opracowaniach o charakterze strategicznym. W celu sprawnego wykonywania czynności zarządzania operacyjnego opracowuje się procedury postępowania. Procedury regulują kwestie organizacyjne, sposób postępowania, podział i zakresy zadań i odpowiedzialności. Procedury takie mogą być składową systemu zarządzania jakością jeżeli (firma ma taki wdrożony) lub mają charakter regulaminów wewnętrznych, które warto opracować, wdrożyć i przestrzegać. Czynności kontrolne można podzielić na bieżące i okresowe. Zarządca i jego zespół powinni dokonywać na bieżąco samokontroli w zakresie realizowanych czynności. Wskazane jest również okresowe kontrolowanie wykonanych i wykonywanych czynności, najlepiej w formule kontroli okresowych czy audytu wewnętrznego. Oprócz samokontroli zarządcy i jego zespołu istnieje wiele czynności kontrolnych wykonywanych w samym budynku i jego otoczeniu. Są to wszelkie faktyczne sprawdzenia stanu nieruchomości, w tym: wizje, oglądy, przeglądy, obserwacje. Przeprowadzenie tego rodzaju czynności w niektórych przypadkach wymaga udokumentowania. W tym celu należy sporządzać notatki, protokoły czy wypełnić wzorcowe dokumenty z przeprowadzonej kontroli i włączać je do dokumentacji nieruchomości. 2.1. Zawieranie umów najmu i dzierżawy Najem i dzierżawa jako element zarządzania operacyjnego PROCEDURY W ZARZĄDZANIU NIERUCHOMOŚCIAMI Wynajem oraz dzierżawa części nieruchomości zaliczane są do podstawowych źródeł generowania przychodu. Dla określenia wielkości przychodu niezbędne jest ustalenie : - powierzchni najmu lub dzierżawy ; - wysokości czynszu lub opłaty; - opłat eksploatacyjnych; - przeprowadzenie analizy rynku oraz zarządzanej nieruchomości. Definicja najmu i dzierżawy Definicja najmu i dzierżawy zapisana jest w Kodeksie Cywilnym. Art. 659 KC określa najem a art. 695 i 709 KC dzierżawę. Najem skonstruowany jest jako umowa wzajemna, przez którą wynajmujący zobowiązuje się oddać rzecz najemcy do używania na czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić umówiony czynsz. Przedmiotem najmu mogą być rzeczy ruchome i nieruchome lub ich części. Przez dzierżawę rozumie się umowę wzajemną, w której wydzierżawiający zobowiązuje się oddać dzierżawcy rzecz lub prawo do używania i pobierania pożytków na czas oznaczony lub nieoznaczony, a dzierżawca zobowiązuje się płacić wydzierżawiającemu czynsz. Różnice pomiędzy najmem a dzierżawą: - w przypadku umów zawieranych na czas oznaczony z uwagi na produkcyjną funkcję dzierżawy stosunek ten został ukształtowany jako trwalszy od najmu. Maksymalny czas związania stron oznaczony został na 30 lat (dla najmu 10 lat); - w przypadku umów dzierżawy dzierżawca ma prawo nie tylko do używania cudzej rzeczy ale również do pobierania pożytków z jej używania. Szczególnie bliskie podobieństwo umowy najmu i dzierżawy zostało zaakcentowane w art. 694 KC, który każe odpowiednio stosować do dzierżawy przepisy o najmie. Umowa najmu, co do zasady, może być zawarta w dowolnej formie. Natomiast do umów najmu nieruchomości lub pomieszczeń na czas dłuższy niż rok przepis szczególny art.660 KC wymaga formy pisemnej, której niezachowanie powoduje, że umowę uważa się za zawartą na czas nieoznaczony. Umowa dochodzi do skutku w wyniku złożenia przez strony stosownych oświadczeń woli. Wydanie najemcy przedmiotu najmu nie należy do elementów konstruujących tę czynność prawną, lecz do obowiązków wynajmującego. Umowa najmu powinna określać - obowiązki wynajmującego; - obowiązki najemcy. PROCEDURY W ZARZĄDZANIU NIERUCHOMOŚCIAMI Umowa dzierżawy jest typem umowy bardzo zbliżonym do umowy najmu, dlatego ustawodawca odsyła do przepisów o najmie, które do dzierżawy stosuje się odpowiednio, poprzestając jedynie na uregulowaniu prawnych elementów dzierżawy związanych z jej cechami swoistymi. 2.2. Zawieranie umów o dostawę mediów Zawieranie umów na dostawy jako element zarządzania operacyjnego W celu zapewnienia właściwego funkcjonowania nieruchomości zarządca zobowiązany jest do zawarcia umów na dostawę mediów do nieruchomości. Umowy o dostawę mediów dotyczą: - dostawy energii cieplnej; - dostawy wody i odprowadzenia ścieków; - wywozu nieczystości; - dostawy energii elektrycznej. Koszty będące następstwem zawarcia w/w umów zaliczane są do kosztów operacyjnych. W skład kosztów operacyjnych, oprócz wymienionych, wchodzi również m.in.: utrzymanie czystości, ochrona obiektu, obsługa techniczna, ubezpieczenie nieruchomości, wynagrodzenie zarządcy. Rynek dostawców mediów i wpływ jego istnienia na warunki umów. Na rynku dostawców mediów mamy do czynienia z monopolistami. Jedynym rodzajem usług wyłączonych z tego monopolu jest usługa w zakresie wywozu nieczystości. W przypadku tej usługi, zarządca ma możliwość wyboru wykonawcy usługi jak również negocjowania ceny. Natomiast w pozostałych wypadkach takie możliwości są bardzo ograniczone. Aktualnie istnieje teoretycznie możliwość wyboru dostawcy energii elektrycznej, co jednak nie jest tak oczywiste ze względu na możliwości sieci wykorzystywanej do przesyłu energii. Zarządzanie mediami polega na wyborze na optymalnych warunkach dostawców w celu zapewnienia niezakłóconego korzystania z dostaw mediów na potrzeby budynku i jego użytkowników. Zarządzanie mediami obejmuje następujące grupy czynności: - analizę rynku dostaw energii, gazu i wody i usług z tym związanych; - przygotowanie do negocjacji i negocjowanie umów o dostaw i świadczenie usług; - zawieranie umów o dostawy i świadczenie usług; - kontrolę wykonywania umów przez dostawcę albo usługodawcę; - ewentualne renegocjacje polegające min. Na zmianie taryfy czy mocy zamówionej, ustaleniu korzystniejszych cen i innych warunków dostawy lub świadczenia usług; PROCEDURY W ZARZĄDZANIU NIERUCHOMOŚCIAMI - zawieranie aneksów do umów lub nowych umów, co czasem może być połączone z wyborem innego dostawcy lub usługodawcy (reorganizacja dostawy i usług), jeżeli warunki na rynku konkurencyjnym na to pozwalają. Ostatni punkt dotyczy sytuacji podpisania pierwszej umowy przez zarządcę przejmującego budynek. Czynności z zakresu zarządzania mediami stanowią jeden z elementów gospodarowania energią. Proces ten obejmuje również: - organizacyjno-techniczną restrukturyzację zużycia energii; - organizacyjno-techniczną restrukturyzację gospodarki cieplnej. Najbardziej znanym procesem związanym z poprawą parametrów cieplnych budynku, a w konsekwencji zmniejszeniem ilości ciepła potrzebnego na ogrzanie budynku jest termomodernizacja. Zadaniem zarządcy, oprócz optymalizacji warunków dostaw w ramach bieżącego zarządzania mediami, jest działanie mające na celu zapewnienie ich ciągłości i odpowiedniego poziomu, co wiąże się z zapewnieniem bezpieczeństwa i komfortu użytkowania budynku. Cel ten osiąga się nie tylko przez zawarcie właściwych umów z dostawcami ale również utrzymywanie w pełnej gotowości i sprawności technicznej urządzeń odbiorowych i instalacji w budynku. 2.3. Zawieranie umów na świadczenie usług przez podmioty zewnętrzne Zawieranie umów operacyjnego na świadczenie usług jako element zarządzania Umowy zawierane przez zarządcę na świadczenie usług przez podmioty zewnętrzne stanowi tak jak w przypadku umów na dostawę mediów element zarządzania operacyjnego, gdyż służy bieżącemu utrzymywaniu nieruchomości. Podobnie jak w przypadku umów na dostawę mediów efektem ekonomicznym świadczonych usług jest powstanie kosztów zaliczanych do grupy kosztów operacyjnych. Zarządca nieruchomości w procesie zarządzania nieruchomością w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania nieruchomości, zachowania właściwego stanu techniczno-użytkowego a także realizacji obowiązków właściciela i zarządcy wynikających z obowiązujących aktów prawnych zawiera szereg umów, które umożliwiają mu prawidłową realizację stawianych mu zadań. Są w szczególności umowy: - na świadczenie usług w zakresie stałej konserwacji, kontroli i przeglądów technicznych poszczególnych elementów wyposażenia technicznego (dźwigi, domofony, kotłownie, węzły ciepłownicze, hydrofornie, instalacje wodno-kanalizacyjne, instalacje elektryczne, elementy stolarki i ślusarki okiennej i drzwiowej, dachy itd.); PROCEDURY W ZARZĄDZANIU NIERUCHOMOŚCIAMI - na świadczenie usług w zakresie utrzymania czystości i wykonywania usług w zakresie konserwacji terenów zielonych; - na świadczenie usług w zakresie dezynsekcji i deratyzacji; - na świadczenie usług kominiarskich; - na roboty budowlane; - na świadczenie usług w zakresie ochrony obiektu; - ubezpieczenia nieruchomości; - bankowe – obsługa rachunków bieżących, lokaty, kredyty. Rynek usługodawców i wpływ jego istnienia na warunki umów W przypadku rynku podmiotów świadczących usługi na rzecz nieruchomości istnieje na nim konkurencja aczkolwiek w ostatnim okresie w pewnych obszarach ograniczona. Stwarza to zarządcy możliwości negocjowania warunków umów, w tym również w zakresie wartości usługi. Przy wyborze wykonawców usług należy przeprowadzić szczegółową analizę składanych przez nich ofert w zakresie ich wiarygodności, posiadanych uprawnień oraz decyzji pozwalających na prowadzenie działalności. Procedury przy wyborze usługodawców uzależnione są od rodzaju właściciela nieruchomości. Inne będą w przypadku, gdy mamy do czynienia z własnością prywatną a inne w przypadku gdy właścicielem nieruchomości jest podmiot zobowiązany do stosowania prawa zamówień publicznych. 2.4. Obsługa rachunkowo-księgowa Zakres obsługi rachunkowo- księgowej Zarządca w trakcie zarządzania nieruchomością w ramach zarządzania operacyjnego wykonuje ważne czynności odnoszące się do kwestii ekonomicznofinansowych. W skład ich wchodzą: - budżetowanie; - sprawozdania finansowe; - prowadzenie obsługi finansowo-księgowej; - windykacja zaległości. W praktyce dotyczą one wykonywania przez zarządcę elementów obsługi finansowo-księgowej, w tym przede wszystkim: sporządzania budżetu i sprawozdań finansowych. Zarządcy wykonują również, choć niezwykle rzadko całościową obsługę księgowo-finansową nieruchomości. Istotnymi grupami czynności są również pozasądowa lub sądowa windykacja należności oraz ubezpieczenie mienia. Zarządca czynności z zakresu obsługi finansowo-księgowej może wykonywać bezpośrednio, poprzez zatrudnionych przez siebie pracowników lub zlecać obsługę w tym zakresie podmiotom zewnętrznym. Przy przyjęciu każdego z wymienionych PROCEDURY W ZARZĄDZANIU NIERUCHOMOŚCIAMI wariantów musi posiadać wiedzę pozwalającą mu właściwie interpretować dane księgowe, płynnie je odróżniać jak również prezentować. Ponadto powinien mieć systematyczny wgląd w prowadzoną księgowość i sprawdzać księgowość pod kątem prawidłowości naliczania i rozliczania mediów oraz przygotowania raportów dla właściciela 2.5. Czynności administrowania nieruchomością Administrowania nieruchomością w Ustawie o Gospodarce Nieruchomościami W art. 185 ustawy o gospodarce nieruchomościami bieżące administrowanie nieruchomością jako jeden z elementów zarządzania nieruchomością. W związku z tym przyjmuje się, że administrowanie nieruchomością polega na wykonywaniu rutynowych czynności w zakresie obsługi nieruchomości, utrzymania jej w gotowości eksploatacyjnej i utrzymania w należytym stanie. Administrowanie obejmuje takie czynności jak: - bieżące kontrole i przeglądy techniczne; - naprawy i konserwacja bieżąca; - sprzątanie; - wywóz odpadów bytowych. 2.6. Regulaminy rozliczeń mediów, funkcjonowania nieruchomości, porządku domowego Regulamin rozliczeń energii cieplnej jako obowiązek wynikający z Prawa Energetycznego Zgodnie z zapisem art. 45a ust. 9 i 10 Prawa Energetycznego zarządca ma obowiązek rozliczania zużycia energii cieplnej w oparciu o przyjęty przez właściciela nieruchomości regulamin rozliczeń. Regulamin taki określa w oparciu o przepisy przywołanej ustawy zasady podziału kosztów dostawy energii cieplnej do nieruchomości pomiędzy użytkowników. Zapisy takiego regulaminu uzależnione są w dużym stopniu od wyposażenia technicznego nieruchomości i stosowanych urządzeń pomiarowych Regulamin rozliczeń zużycia wody jako obowiązek wynikający z Prawa Wodnego Zgodnie z art.26 ust.3 Prawa Wodnego zarządca nieruchomości zobowiązany jest do prowadzenia rozliczeń kosztów dostawy wody i odprowadzenia ścieków w oparciu o przyjęty przez właściciela regulamin rozliczeń. Zapisy takiego regulaminu są uzależnione w dużym stopniu od wyposażenia nieruchomości w urządzenia pomiarowe. Regulamin porządku domowego jako dokument określający korzystanie z nieruchomości przez najemców, właścicieli itd. PROCEDURY W ZARZĄDZANIU NIERUCHOMOŚCIAMI W zależności od rodzaju własności i rodzaju nieruchomości problematyka regulaminu porządku domowego może być różnie postrzegana i realizowana. Ustanowienie regulaminu porządku domowego należy do kompetencji właściciela. Regulaminy najczęściej uchwalane są przez rady gminy lub wspólnoty mieszkaniowe. Właściwie nie są ustalane przez prywatnych właścicieli. Istotą regulaminu porządku domowego jest ustalenie zbioru postanowień określający zasady postępowania lub funkcjonowania grupy osób, które znalazły się w określonej sytuacji i w określonym stanie prawnym. Postanowienia regulaminu są respektowane, gdy istnieje możliwość ich egzekwowania. W nieruchomościach komercyjnych opracowywane są regulaminy organizacyjno-porządkowe, w których określane są zasady funkcjonowania i zabezpieczenia budynku, obowiązki administratora, obowiązki użytkowników, zasady przechowywania i przekazywania kluczy, zasady korzystania z garażu lub miejsc postojowych. Regulaminy te stanowią załącznik do umów najmu. 2.7. Sporządzanie raportów Sprawozdawczość zarządcy z działalności wynikająca z umowy o zarządzanie i przepisów prawa Zakres oraz forma sprawozdawczości w formie raportów składanych przez zarządcę nieruchomości jej właścicielowi powinna być określona w umowie o zarządzanie. Przyjmuje się, że w przypadku nieruchomości komercyjnych raporty te przygotowywane są w cyklach miesięcznych. Wykonywane są wówczas raporty z obsługi technicznej i raporty finansowo-księgowe. W nieruchomościach wspólnot mieszkaniowych raporty takie najczęściej przedkładane są w trakcie zebrań wspólnot mieszkaniowych czyli raz do roku, chyba, że zapisy umowy o zarządzanie stanowią inaczej. Zarządca składa również raport właścicielowi z realizacji przyjętego budżetu. 3. Umowa o zarządzanie nieruchomościami 3.1. Obowiązkowe elementy umowy wymagane przez Kodeks Cywilny i Ustawę o Gospodarce Nieruchomościami Zawarcie umowy o zarządzanie nieruchomościami jako obowiązek ustawowy wynikający z ustawy o gospodarce nieruchomościami Obowiązek zawarcia umowy przez zarządcę z właścicielem nieruchomości wynika z zapisu art.185 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zgodnie z zapisem w/w artykułu przywołanej ustawy, umowa powinna być zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Ponadto w umowie powinien być wskazany zarządca odpowiedzialny zawodowo za wykonanie umowy, podany numer jego licencji. Niezbędne jest również załączenie do umowy oświadczenia o posiadanym ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej PROCEDURY W ZARZĄDZANIU NIERUCHOMOŚCIAMI Zapisy umowy o zarządzanie wynikające z kodeksu cywilnego Zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego dotyczącymi ogólnych zasad zawierania umów, powinny zawierać prawidłowe i precyzyjne zapisy w zakresie: - forma zawarcia umowy; - określenie stron umowy; - określenie przedmiotu; - terminu zawarcia i okresu obowiązywania; - obowiązków stron; - zasad odpowiedzialności; - zasad rozwiązania umowy; - zasad wynagradzania. 3.2. Formułowanie zakresu obowiązków zarządcy nieruchomościami Czynności poprzedzające zawarcie umowy i ich znaczenie dla zapisów umowy Przed podjęciem decyzji o przejęciu nieruchomości do zarządzania, zarządca powinien podjąć kilka czynności, które pozwolą mu na zorientowanie się w faktycznych okolicznościach związanych z nieruchomością. Są to: - oględziny nieruchomości w terenie; - ustalenie planów i celów właściciela nieruchomości; - zapoznanie się z dokumentacją nieruchomości. Czynności te zmierzają do osiągnięcia kilku celów: - analizy dotychczasowego systemu zarządzania; - oceny własnych doświadczeń w zarządzaniu nieruchomością; - przygotowaniu nieruchomością; - przygotowania ruchomością; - przygotowanie założeń do planu zarządzania. własnej postanowień koncepcji do umowy zarządzania o zarządzanie Elementy charakterystyczne umowy dla każdego rodzaju nieruchomości Umowa o zarządzanie winna być obszerna, szczegółowa i może zawierać nawet postanowienia dotyczące sytuacji hipotetycznych. PROCEDURY W ZARZĄDZANIU NIERUCHOMOŚCIAMI Treść umowy może być dowolnie kształtowana przez strony. Ustawodawca nie narzuca żadnych ram a jedynym ograniczeniem są ogólne przepisy dotyczące współżycia społecznego. Poszczególne postanowienia umowy o zarządzanie będą uzależnione od faktycznych okoliczności, a więc od: - rodzaju nieruchomości; - rodzaju prawa własności; - celów właściciela; - relacji pomiędzy właścicielem a zarządcą. Można jednak przedstawić pewne charakterystyczna elementy, które znajdują zastosowanie w każdym rodzaju umowy : - ustalenie stron umowy; - identyfikacja nieruchomości; - określenie praw i obowiązków zarządcy; - ustalenie wynagrodzenia zarządcy; - ustalenie wynagrodzenia dodatkowego; - organizacja inwestycji i prac remontowych; - ustalenie zakresu odpowiedzialności właściciela; - ustalenie zakresu spraw związanych z prowadzeniem postępowań sądowych, administracyjnych i windykacyjnych; - ustalenie obowiązku sporządzania planu zarządzania nieruchomością; - ustalenie terminu przejęcia czynności zarządzania oraz sposobu rozwiązania umowy; - określenie czasu trwania umowy; - postanowienia dodatkowe. Katalog czynności i warunki ich wykonywania Na katalog czynności wymienionych w umowie o zarządzanie składają precyzyjnie określone czynności i warunki ich wykonania z zakresu czynności - administracyjnych; - prawnych; - technicznych; - finansowych’ Pełnomocnictwa do wykonywania uzupełniający do umowy czynności jako dokument PROCEDURY W ZARZĄDZANIU NIERUCHOMOŚCIAMI Umowa o zarządzanie jest podstawowym dokumentem działalności zarządcy, ale jednocześnie jest dokumentem obszernym, nie zawsze nadającym się do okazywania na zewnątrz, a zarządca w swojej działalności musi legitymować się prawem do zarządzania nieruchomością. Ustawodawca nie przewiduje żadnej szczególnej formy pełnomocnictw do zarządzanie. Dokument ten określa osobę udzielającą pełnomocnictwa, identyfikację nieruchomości i wyznacza zakres spraw objętych pełnomocnictwem realizowanych w imieniu właściciela. Zarządca może otrzymać od właściciela pełnomocnictwa szczególne do wykonywania w jego imieniu czynności wymagających takiego pełnomocnictwa np. zawarcie umowy kredytowej, występowanie w postępowaniu sądowym, wykonywanie czynności notarialnych. 3.3. Wynagrodzenie zarządcy nieruchomości Kalkulacja stawki wynagrodzenia Wysokość stawki wynagrodzenia zarządcy determinowana jest przez wiele czynników, z których najistotniejszymi są: - wysokość stawek na rynku usług (otoczenie ekonomiczne); - analiza opłacalności wykonywania usługi dokonywana przez zarządcę. Zarządca powinien w umowie o zarządzanie zawrzeć szereg klauzul umownych i gwarancji mających na celu zabezpieczenie wypłaty wynagrodzenia: - o zapłatę wynagrodzenia; - prawo zatrzymania; - o skwitowanie zarządcy; - w razie śmierci właściciela. 3.4. Odpowiedzialność cywilna zarządcy nieruchomości Odpowiedzialność ustawowa zarządcy Odpowiedzialność ustawowa zarządcy wynika z realizacji czynności zapisanych w ustawach i przepisach określających obowiązki zarządcy. W przypadku zapisów ustawy o gospodarce nieruchomościami, naruszenie zasad określonych w ustawie zmierza w kierunku odpowiedzialności zawodowej, gdyż za wykonywanie tych czynności zarządca odpowiada przed właściwym ministrem a nie przed właścicielem. Natomiast za obowiązki wynikające z innych ustaw realizowanych w ramach zarządzania, zarządca odpowiada przed właścicielem a także powołanymi do tego organami. Odpowiedzialność umowna zarządcy PROCEDURY W ZARZĄDZANIU NIERUCHOMOŚCIAMI Odpowiedzialność umowna zarządcy wynika z realizacji czynności zapisanych w umowie o zarządzanie. Za czynności te zarządca odpowiada przed właścicielem. Obowiązkowe ubezpieczenie zarządcy Zarządca wykonując czynności w ramach działalności zawodowej zobligowany jest do posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności zarządzania ( art.186 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami). Warunki ubezpieczenia określone są w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 21 września 2004 roku.
