Elektroniczna wymiana dokumentów

Moduł Handlowo-Magazynowy – Elektroniczna wymiana
dokumentów
Wersja 3.59.305
4.04.2013 r.
Standard
EDI,
dostępny
w
module
Handlowo-Magazynowym,
umożliwia
eksport/import dokumentów w formie elektronicznej pomiędzy kontrahentami (firmami,
oddziałami itp.).
W systemie Streamsoft Prestiż obsługiwane są podstawowe formaty EDI takie jak:
EDIFACT, ECOD, EC-DIST. Obsługiwane są również kolejne wersje dla formatów EDI –
ustawiane w konfiguracji systemu w sekcji UstawieniaDokumentyEDI (Elektroniczna
wymiana dokumentów).
System Streamsoft Prestiż umożliwia import/eksport następujących dokumentów:
● Zamówienia do dostawców – eksport – za pomocą opcji Wyślij dokumenty do EDI
dostępnej
w menu
ZakupZamówienia
do
dostawcówmenu
podręczneImport/eksport.
● Zamówienia od odbiorców – import – za pomocą opcji Przyjmij dokumenty z EDI
dostępnej
w menu
SprzedażZamówienia
od odbiorcówmenu
podręczneImport/eksport.
● Faktury sprzedaży (także Korekty sprzedaży) – eksport – za pomocą opcji Wyślij
dokumenty do EDI
dostępnej w menu SprzedażDokumenty sprzedażymenu
podręczneImport/eksport.
● Faktury zakupu (także Korekty zakupu) – import – za pomocą opcji Przyjmij
dokumenty
z
EDI
dostępnej
w
menu
ZakupDokumenty
zakupumenu
podręczneImport/eksport.
● Dokumenty
WZ do plików
magazynowe
(format
–
eksport
XML)
–
za
dostępnej
pomocą
w
opcji
menu
Wyślij
dokumenty
MagazynDokumenty
magazynowemenu podręczneImport/eksport.
● Dokumenty magazynowe – import – za pomocą opcji Przyjmij dokumenty
PZ z plików
(format
XML)
dostępnej
w
menu
MagazynDokumenty
magazynowemenu podręczneImport/eksport.
● Cenniki kartotek – import – za pomocą opcji Przyjmij kartoteki z EDI, dostępnej
w Spis
kartotek
magazynowych
(także
Stany
magazynowe)menu
podręczneImport/eksport.
W menu SystemKonfiguracjaUstawieniaDokumentyEDI (Elektroniczna wymiana
dokumentów)
operator
systemu
określa
katalogi
plików,
do
których
zostaną
1
wyeksportowane i z których zostaną zaimportowane poszczególne rodzaje dokumentów.
Dla każdego formatu określony jest indywidualny katalog. Dany format staje się aktywny
przy imporcie i eksporcie w momencie, gdy określi się dla niego katalog plików.
W celu uruchomienia obsługi EDI, należy:
1. Zdefiniować kody EAN na kartotekach towarowych (w zakładce Kody EAN –
w przypadku,
gdy
w konfiguracji,
w
sekcji
Kartoteki
magazynoweKody
EANSposób edycji kodów EAN ustawiono na parametr: Lista kodów EAN dla
jednej kartoteki lub w zakładce Podstawowe, w polu EAN – gdy Sposób edycji
kodów EAN ustawiono na parametr: Jeden kod EAN dla jednej kartoteki). Kody EAN
definiuje
się
w
celu
zidentyfikowania
kartotek
towarowych
na
pozycjach
dokumentu.
2. Określić Globalny nr lokalizacyjny dla EDI w oknie edycyjnym kontrahenta,
w zakładce Inne. Za pomocą tego unikalnego numeru będzie identyfikowany
kontrahent.
3. W menu SystemDane firmy, w zakładce Działalność, należy wypełnić pole
Globalny nr lokalizacyjny dla EDI. Jest to unikalny numer, który umożliwia
identyfikację naszej firmy u kontrahenta, z którym wymieniamy dane za pomocą
EDI.
4. Jeśli jednostki organizacyjne firmy mają osobne Globalne nr lokalizacyjne dla EDI,
to w oknie definiowanie miejsca sprzedaży, w zakładce Miejsce, należy wypełnić
pole Globalny nr lokalizacyjny dla EDI. Takie samo pole, należy wypełnić w oknie
definiowania miejsca zakupu, w zakładce Podstawowe. Takie ustawienia stosujemy
w przypadku, gdy firma jest wielooddziałowa i ma nadane różne Globalne numery
identyfikacyjne dla EDI.
UWAGA!
W przypadku braku danych w systemie, podczas importu/eksportu za pomocą EDI
pojawi się komunikat o braku wymaganych danych.
UWAGA!
W systemie możliwy jest eksport i import faktur za pomocą formatu ebForm. Format
ten
umożliwia
przesyłanie
z wykorzystaniem
faktur
dodatkowego
drogą
elektroniczną
oprogramowania
pomiędzy
dostępnego
kontrahentami
na stronie
www.efaktura.com.pl.
● Przy eksporcie – Streamsoft Pro/Prestiż generuje pliki XML, w odpowiednim
formacie, do katalogu wskazanego na naszym komputerze. Następnie, przy pomocy
oprogramowania dostarczanego przez eFakrua, faktury można podpisać i przesłać
do kontrahenta.
2
● Podczas importu – oprogramowanie z eFaktura, przyjmuje i weryfikuje pliki faktur
otrzymanych z internetu i umieszcza je w odpowiednim katalogu na naszym
komputerze. Streamsoft Pro/Prestiż wczytuje pliki.
● Identyfikacja kontrahenta odbywa się po numerze NIP, natomiast identyfikacja
kartotek po kodzie EAN.
‫٭٭٭‬
Eksport dokumentów
Dokumenty
(faktury,
zamówienia),
dostępne
w
systemie
Streamsoft
Prestiż,
użytkownik wysyła do odpowiedniego katalogu, określonego w konfiguracji. Dalej eksport
odbywa się za pomocą aplikacji dostarczonej przez dostawcę usługi EDI. Aplikacja
ta komunikuje się z serwerem i przesyła pliki do kontrahenta. Jeżeli w konfiguracji
operator systemu wybrał więcej formatów do eksportu danych, to podczas eksportu
dokumentów, należy wybrać z listy rozwijanej odpowiedni format.
‫٭٭٭‬
Import dokumentów
Podczas importu dokumentów aplikacja dostarczona przez dostawcę EDI odbiera pliki
i kieruje je do odpowiedniego katalogu określonego w konfiguracji systemu Streamsoft
Prestiż. Następnie użytkownik systemu musi wybrać odpowiednią opcję importu
dokumentów z EDI i określić format. Zaimportowane pliki przenoszone są do katalogu
archiwalnego.
Katalog
archiwalny
jest
podkatalogiem
katalogu
określonego
w konfiguracji. Jeżeli w konfiguracji operator systemu wybrał więcej formatów do importu
danych, to podczas importu dokumentów, należy wybrać z listy rozwijanej odpowiedni
format.
3
Poniższy rysunek przedstawia schemat importu/eksportu dokumentów w EDI:
4