Optymalizacja obiegu dokumentów
Transkrypt
Optymalizacja obiegu dokumentów
Optymalizacja obiegu dokumentów Optymalizacja procesów łatwiejsza niż kiedykolwiek O ile automatyzacja na dobre zadomowiła się w przemyśle produkcyjnym, o tyle w wielu biurach praktycznie nie istnieje. Dokumenty przetwarzane są ręcznie i często nieuniknione jest dublowanie tych samych czynności, a to kosztuje czas i pieniądze, na co małe i duże firmy nie mogą sobie pozwolić. Narzędzie Develop convert+share pozwala wyeliminować takie nieefektywne praktyki przy niewielkim wysiłku. Jego funkcje są zarówno efektywne, jak i proste w użyciu eliminując prace wykonywanie ręczne oraz trwale optymalizując obieg dokumentów, np. poprzez skanowanie dokumentów takich jak pliki Word lub Excel i przesyłanie ich bezpośrednio z drukarki wielofunkcyjnej do folderów Windows, na adresy e-mail, do Google Drive, Ever note, Microsoft SharePoint lub do systemu zarządzania dokumentami Develop store+find. Optymalizacja procesów nigdy nie była prostsza. Wygodne edytowanie treści Nie ma nic bardziej irytującego niż otrzymać wydrukowany lub nieprzeszukiwalny i nieedytowalny dokument PDF, gdy musimy edytować jego treść. Jak dotąd wiązało się to zwykle z przepisaniem dokumentu w edytorze tekstu, czasochłonną czynnością obarczoną ryzykiem błędu. Obecnie funkcja convert+share’s skanowania do pliku Word lub Excel tworzy bezpośrednio plik .docx lub .xlsx z z możliwością edycji treści, natomiast niezawodny moduł OCR zapewnia dokładne rozpoznanie tekstu. Moduł OCR umożliwia również bezpośrednie skanowanie do przeszukiwalnego pliku PDF, co pozwala na kopiowanie akapitów tekstu do innego dowolnego dokumentu lub wyszukiwanie fragmentów tekstu w pliku. Wygodne zautomatyzowane skanowanie Faktury i zamówienia doręczane pocztą wymagają zeskanowania przed zarchiwizowaniem, często krok po kroku, dokument za dokumentem. Dzięki funkcji oddzielania kodów kreskowych convert+share przyspiesza ten proces. Kartkę z nadrukowanym kodem kreskowym umieszcza się na początku każdego dokumentu i wówczas cały plik dokumentów może być zeskanowany za jednym razem. convert+share automatycznie oddziela skany i tworzy poszczególne dokumenty w żądanym formacie pliku i przesyła je do określonego miejsca docelowego. Dzięki temu dokumenty łatwo się archiwizuje i wyszukuje. Uproszczone archiwizowanie Przechowywanie dokumentów w bibliotekach Google Drive lub Microsoft SharePoint często wymagało przesłania ich e-mailem na adres użytkownika, otwarcia odpowiedniej bazy danych i zapisania w niej dokumentu. Teraz convert+share upraszcza proces poprzez możliwość skanowania dokumentów bezpośrednio do systemu plików Google Drive, Microsoft SharePoint/SharePoint Online for Office 365, Evernote lub Windows. Żądany folder Windows można wybrać nawet z panelu urządzenia wielofunkcyjnego. Dokumenty mogą być również skanowane bezpośrednio przez store+find, wygodne rozwiązanie do zarządzania dokumentami oferowane przez Develop. Pomaga to w wyszukiwaniu żądanych dokumentów i w zarządzaniu współpracą przy dokumencie. Połączenie obu rozwiązań zapewnia rzeczywistą oszczędność czasu w codziennej pracy biurowej poprzez optymalizację interwencji ręcznych. Automatyzacja procesu oszczędzająca czas convert+share przyspiesza również proces wyodrębniania informacji poprzez strefowy OCR, np. rozpoznawanie nazwy klienta lub numeru rachunku w skanowanym dokumencie. Jest to szczególnie przydatne rozwiązanie w przypadku przechowywania dokumentu w systemie zarządzania dokumentami takim, jak store+find. Ponieważ strefowy OCR automatycznie rozpoznaje tekst w predefiniowanych strefach dokumentu, nie ma potrzeby wprowadzania słów kluczowych lub indeksów. Ułatwia to archiwizowanie i przyspiesza wyszukiwanie dokumentów. convert+share posiada nawet czytnik identyfikacyjnych kodów kreskowych, który jest szczególnie przydatny, gdy miejsca docelowe skanowanych dokumentów zostały wiarygodnie określone poprzez dodaną wartość kodu kreskowego. convert+share: Funkcje dla zoptymalizowanego procesu Skanowanie Konwertowanie Urządzenie ineo z OpenAPI Folder podręczny (PDF, TIFF, JPEG) Gotowość do elektronicznej archiwizacji Większość elektronicznych systemów archiwizacji wymaga formatu pliku PDF/A dla zapewnienia długoterminowej archiwizacji. Niestety wiele drukarek wielofunkcyjnych nie obsługuje tego formatu. Jednak convert+share rozwiązuje ten problem, gdyż narzędzie to skanuje dokumenty jako przeszukiwalne pliki PDF/A i od razu zapisuje je w systemie archiwizacji, takim jak store+find. Udostępnianie Rozpoznawanie tekstu store+find Konwersja do Word i Excel Dowolne miejsce w sieci Rozpoznawanie strefowe E-mail Konwersja do sPDF, PDF/A Złącze chmury dla SharePOint Online (Office 365), Google Drive, Evernote i Telekom Cloud Rozpoznawanie kodów kreskowych SharePoint Absolutna prostota obsługi Aplikacje oferujące tak liczne inteligentne funkcje są zwykle trudne w instalacji, zarządzaniu i obsłudze. Natomiast narzędzie convert+share jest zupełnie proste w konfiguracji i obsłudze nawet dla komputerowych laików. Przekonaj się sam! Wymagania systemowe Przegląd funkcji Minimalne wymagania sprzętowe Skanowanie dokumentów CPU: Dual core 1,8 GHz RAM: 2 GB Wolna pamięć: 20 GB Sieć: 100 MBit > Procesy związane z dokumentami zaczynają się bezpośrednio w drukarce wielofunkcyjnej > Predefiniowany folder podręczny automatycznie przekazuje dokumenty przychodzące do convert+share Oprogramowanie serwera Przetwarzanie dokumentów Windows XP Service Pack 2 (32/64-Bit) Windows Server 2003 Service Pack 2 (32/64-Bit) Windows Vista Service Pack 2 (32/64-Bit) Windows Server 2008 (32/64-Bit) Windows Server 2008 R2 (64-Bit) Windows 7 (32/64-Bit) Windows 8 (32/64-Bit) Windows Server 2012 Windows Server 2012 R2 > Tworzenie przeszukiwalnych plików PDF i PDF/A > Funkcja skanowania do pliku Word i Excel > Strefowy OCR rozpoznaje tekst w określonych strefach dokumentu > Czytnik kodów kreskowych rozpoznaje predefiniowane wartości kodów kreskowych w celu dalszego przetwarzania, lub rozdziela dokumenty w pojedynczym procesie skanowania Urządzenia wielofunkcyjne Urządzenia Develop z obsługą OpenAPI w celu integracji panelu Skanowanie do SMB z funkcją folderu podręcznego Dla złącza store+find > store+find 1.9.5 lub nowszy > Na tym samym serwerze wymagana jest instalacja złącza: store+find i convert+share > Więcej szczegółów znajduje się w informacjach o wersji Transfer dokumentów > Przechowywanie dokumentów systemie plików Microsoft SharePoint, SharePoint Online (Office 365), Evernote, Google Drive, Telekom Cloud i Windows > Przekazywanie dokumentów do serwera poczty elektronicznej w celu wysłania e-mailem > Przesyłanie dokumentów bezpośrednio do elektronicznego systemu zrządzania dokumentami Develop store+find Zarządzanie użytkownikami > Ograniczenie dostępu wymaga nazwy użytkownika Windows lub Active Directory i podania hasła Rozpoznawanie tekstu > Rozpoznawanie tekstu jest ograniczone do 5 000 lub 10 000 stron miesięcznie, w zależności od zamówionego pakietu skanowania Dodatkowe informacje uzyskasz u swojego dealera. Twój PartnerDevelop: Specyfikacja i dane wyposażenia dodatkowego oparte są na informacjach dostępnych w momencie wydruku i i mogą zostać zmienione bez uprzedniego powiadomienia Develop oraz ineo są zastrzeżonymi znakami handlowymi, których właścicielem jest Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH. Wszystkie inne nazwy marek i produktów mogą być zastrzeżonymi znakami handlowymi lub znakami handlowymi, które należą do odpowiednich właścicieli co niniejszym zostaje uznane. Luty, 2014 Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o. ul. Muszkieterów 15 02-273 Warszawa Polska www.develop.com.pl