Procedury kadrowe

Transkrypt

Procedury kadrowe

E - Procedury kadrowe
Bieżąca obsługa pracowników przez Zespół Asystentów ds. Kadr ........................................... 2
Kalendarz stałych elementów pracy Zespołu Asystentów ds. Kadr .......................................... 2
Zatrudnianie pracownika ............................................................................................................ 3
Zatrudnienie na stanowisko profesora w Politechnice Wrocławskiej ........................................ 5
Zatrudnienie na stanowisko lektora lub instruktora, wykładowcy, starszego wykładowcy,
asystenta, adiunkta, w wymiarze przewyższającym połowę etatu na czas określony lub
nieokreślony w Uczelni. ............................................................................................................. 6
Zatrudnienie w ramach grantu NCN .......................................................................................... 7
Zatrudnienie pracownika niebędącego nauczycielem akademickim ......................................... 8
Zatrudnienie na umowę cywilnoprawną .................................................................................. 10
Opisy stanowisk, zakresy obowiązków i szkolenia pracowników ........................................... 11
Zmiana warunków zatrudnienia pracownika ........................................................................... 12
Przedłużenie zatrudnienia pracownika ..................................................................................... 12
Zakończenie umowy o pracę oraz przejście na emeryturę z ponownym nawiązaniem stosunku
pracy ......................................................................................................................................... 13
Ewidencja czasu pracy ............................................................................................................. 14
Zwolnienia lekarskie ................................................................................................................ 14
Udzielanie urlopów .................................................................................................................. 15
Wyjazdy zagraniczne w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych........................ 18
Zagraniczne wyjazdy służbowe pracowników Politechniki Wrocławskiej w celach
dydaktycznych, szkoleniowych i organizacyjnych w ramach programu ERASMUS+ ........... 20
Ocena nauczycieli akademickich ............................................................................................. 21
Ocena okresowa pracowników niebędących nauczycielami akademickimi ............................ 23
Ponowna ocena nauczycieli akademickich .............................................................................. 24
Badania profilaktyczne pracowników - wstępne, okresowe, kontrolne i do celów sanitarnoepidemiologicznych ................................................................................................................. 25
Szkolenia okresowe z zakresu bhp dla pracowników .............................................................. 26
Organizacja szkoleń dla studentów rozpoczynających naukę .................................................. 26
Udział w przeprowadzaniu postępowań w związku z wypadkami pracowników przy pracy, w
drodze do/ z pracy) i wypadków studenckich .......................................................................... 27
Zebranie oświadczeń pracowników w związku z przygotowywaniem wniosku o przyznanie
środków finansowych na działalność statutową....................................................................... 27
Przygotowanie corocznej informacji o narażeniu pracowników na czynniki rakotwórcze i
mutagenne występujące na stanowiskach pracy ...................................................................... 28
Tworzenie sprawozdań, rejestrów i ewidencji ......................................................................... 29
Organizacja gospodarki odpadami niebezpiecznymi wytworzonymi na wydziale.................. 29
Przydział odzieży roboczej pracownikom oraz organizacja prania odzieży ............................ 30
Nagrody, premie i zwiększone wynagrodzenie ........................................................................ 30
Dofinansowanie do studiów ..................................................................................................... 31
Wnioskowanie o nadanie medali za długoletnią służbę, medalu komisji edukacji narodowej
oraz odznak i odznaczeń .......................................................................................................... 31
Postępowanie związane z przygotowywaniem prowizorium budżetowego lub korektą budżetu
.................................................................................................................................................. 32
Zmiana miejsca zameldowania/zamieszkania .......................................................................... 33
Obsługa systemu POL-on......................................................................................................... 34
Upoważnienia do przetwarzania danych .................................................................................. 35
Przekazywanie kopert utajnionych ........................................................................................... 35
1
PROCEDURA E1
Bieżąca obsługa pracowników przez Zespół Asystentów ds. Kadr
A. Organ wprowadzający procedurę:
Dziekan Wydziału Chemicznego Politechniki Wrocławskiej
B. Podstawa wydania procedury:
1. Ustalenia wewnętrzne
C. Opis postępowania w ramach procedury
1. Wystawiane zaświadczeń o stosunku pracy bez wynagrodzenia na prośbę
zainteresowanego. Zlecenie wystawienia zaświadczenia z wynagrodzeniem zostaje
przekazane przez Asystenta ds. Kadr do Sekcji Płac DZZL, przez Asystenta
odebrane i przekazane zainteresowanemu osobiści bądź w zaklejonej kopercie.
2. Zgłoszenie członków rodziny do ZUS-u (ZUS ZCNA)- pomoc przy wypełnieniu druku
oraz wpisanie odpowiednich dat i symboli pokrewieństwa
3. Podpisywanie wniosków o dofinansowanie do wypoczynku w zakresie potwierdzenia
należnych dni urlopu wypoczynkowego dla wszystkich pracowników Wydziału.
4. Przyjmowanie dokumentów przy zmianie miejsca zamieszkania/zameldowania przez
pracownika
5. Przyjmowanie kart urlopów wypoczynkowych i zwolnień lekarskich
6. Przekazywanie do Sekretariatu DZZL do wypełnienia zaświadczenia do banku,
złożonego przez pracownika u Asystenta ds. Kadr.
7. Przekazywanie do Sekcji Płac DZZL wypełnionego przez pracownika druku RP-7.
8. Przekazywanie nowo zatrudnionym, jak i kończącym zatrudnienie pracownikom kart
obiegowych. Wynoszenie wypełnionych kart obiegowych do DZZL.
9. Przekazywanie pracownikom skierowań na badania wstępne, okresowe, kontrolne.
10. Przekazywanie pracownikom informacji o konieczności odbycia szkolenia BHP.
PROCEDURA E2
Kalendarz stałych elementów pracy Zespołu Asystentów ds. Kadr
1. Zarządzenia, Pisma Okólne, Ustalenia Wewnętrzne
W obowiązkach Zespołu Asystentów ds. Kadr jest szereg czynności przeprowadzanych
periodyczne co roku lub co dwa lata. Najważniejsze z tych czynności oraz przybliżone
terminy ich wykonania podaje poniższa tabela.
RODZAJ CZYNNOŚCI
Ponowna ocena nauczycieli akademickich- oceny
dostateczne i negatywne
Ordery, Odznaczenia
PIT-11, RMUA- do przekazania pracownikom
Szkolenie studentów z zakresu BHP
2
TERMIN
STYCZEŃ-MARZEC (co dwa lata)
STYCZEŃ-MARZEC
STYCZEŃ-MARZEC
LUTY
Konkursy na stanowisko asystenta, adiunkta
Ocena pracowników niebędących nauczycielami
Erasmus plus- rekrutacja
Fundusz nagród (1% i 2%)- nagrody Rektora dla
nauczycieli akademickich i pracowników
niebędących nauczycielami
Plany urlopów
Korekta budżetu za poprzedni rok
Szkolenie studentów z zakresu BHP
Ocena nauczycieli akademickich
Prowizorium budżetowe
Zebranie informacji o narażeniu na czynniki
rakotwórcze pracowników- ankieta
LUTY- CZERWIEC
LUTY-KWIECIEŃ
MARZEC
MAJ-CZERWIEC
KWIECIEŃ
CZERWIEC
WRZESIEŃ
LISTOPAD-MARZEC (co dwa lata)
GRUDZIEŃ
GRUDZIEŃ
W ramach Zespołu Asystentów ds. Kadr opracowywane są także następujące ankiety:
1. Ranking szkół wyższych dla czasopisma Perspektywy - luty
2. Sprawozdanie do NIK - styczeń
3. Sprawozdanie dla Wicemarszałka Województwa Dolnośląskiego- styczeń
4. Sprawozdanie ogólne do GUS - marzec
5. Sprawozdanie do GUS u dla poszczególnych kierunków
6. Sprawozdanie dla Dziekana - kwiecień-maj
7. Kategoryzacja
8. Akredytacja
PROCEDURA E3
Zatrudnianie pracownika
1. Zarządzenie Wewnętrzna 23/2015r. z dnia 27 kwietnia 2015r. w sprawie terminów
obowiązujących przy zatrudnianiu w ramach stosunku pracy w Politechnice
Wrocławskiej.
2. Zarządzenie wewnętrzne 10/2013. Z dnia 31 stycznia 2013r. w sprawie
wprowadzenia procedury tworzenia opisów stanowisk pracowników Politechniki
Wrocławskiej niebędących nauczycielami akademickimi.
3. Pismo okólne 5/2013 z dnia 31 stycznia 2013r. w sprawie wprowadzenia instrukcji
opisu stanowiska pracy pracowników Politechniki Wrocławskiej niebędących
nauczycielami akademickimi.
4. Zarządzenie Wewnętrzne 22/2013 z dnia 26 marca 2013r. w sprawie
wprowadzenia procedury rekrutacji w Politechnice Wrocławskiej na stanowiska
pracowników niebędących nauczycielami akademickimi.
5. Zarządzenie Wewnętrzne 37/2013 z dnia 22 kwietnia 2013r. zmieniające
Zarządzenie Wewnętrzne 22/2013 w sprawie wprowadzenia procedury rekrutacji w
Politechnice Wrocławskiej na stanowiska pracowników niebędących nauczycielami
akademickimi.
6. Zarządzenie Wewnętrzne 38/2013 z dnia 25 kwietnia 2013r. w sprawie
wprowadzenia Procedury przeprowadzania naboru na stanowisko nauczyciela
akademickiego zatrudnionego w wymiarze nieprzekraczającym połowy etatu w
Politechnice Wrocławskiej
3
Kandydaci do zatrudnienia na wydziale są wyłaniani w drodze konkursu lub w drodze
rekrutacji.
Proces zatrudnienia odbywa się u Asystenta d.s Kadr lub jego zastępcy (wyjątkowo może
odbyć się u innej osoby w zespole wskazanej przez asystenta) i przebiega przez
następujące etapy:
1. Kandydat wypełnia następujące dokumenty:
a. Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie
b. Kwestionariusz osobowy dla pracownika
c. Oświadczenie o nr konta
d. Oświadczenie ZUS
e. Oświadczenie podstawowe/dodatkowe miejsce pracy/ dla nauczycieli
f. Oświadczenie nauczyciel mianowany/podstawowe miejsce pracy
g. Oświadczenie nauczyciela – art. 109 Ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym
h. PIT 2
i. ZUS ZUA
j. ZUS ZCNA
k. Oświadczenie o podwyższonych kosztach uzyskania przychodów ( dla osób
dojeżdżających spoza Wrocławia)
l. Oświadczenie o szkodliwości na stanowisku pracy poświadczone przez
przełożonego, u którego osoba zatrudniona będzie pracowała
m. Oświadczeniu o zaangażowaniu w projekty POKL- przy zatrudnianiu osoby do
POKL
2. Kandydat dołącza do dokumentów (kserokopie potwierdzone prze asystenta lub
zastępcę):
a. Dyplomy potwierdzające wykształcenie
b. Świadectwa pracy ( jeśli takie są)
c. Zaświadczenie z Urzędu Pracy potwierdzające okres pobierania zasiłkukserokopia potwierdzona za zgodność z oryginałem
2. Pracownik zajmujący się sprawami BHP wystawia skierowanie na badania wstępne,
podpisane przez Dziekana (w oparciu o oświadczenie o szkodliwości).
3. Przygotowane dokumenty wraz z wnioskiem o zatrudnienie ( wraz z zatwierdzonym
wnioskiem o etat w przypadku nowego miejsca pracy) jest składane przez asystenta
lub jego zastępcę w Działu Zarządzania Zasobami Ludzkimi (DZZL).
4. Przed datą zatrudnienia asystent lub zastępca wystawia kartę obiegową.
5. W dniu przyjęcia do pracy osoba zatrudniana dostaje kartę obiegową do przyjęcia do
pracy, oddaje zaświadczenie lub zaświadczenia lekarskie i udaje się do Działu BHP
na szkolenie wstępne. Po szkoleniu wstępnym jest przeprowadzane szkolenie na
stanowisku pracy. Szkolenie to jest przeprowadzane przez bezpośredniego
przełożonego. Wszystkie szkolenia potwierdzone są odpowiednimi podpisami.
6. Kartę obiegową oraz kartę szkoleń osoba nowo zatrudniana oddaje do asystenta ds.
kadr.
7. Asystent przekazuje do podpisania osobie nowo przyjętej umowę o pracę.
8. Asystent oddaje do DZZL w pierwszym lub drugim dniu zatrudnienia następujące
dokumenty:
a. Karta szkolenia wstępnego BHP i instruktażu stanowiskowego
b. Zaświadczenie/zaświadczenia lekarskie
c. Podpisaną umowę o pracę
d. Kartę obiegową
9. Asystent przekazuje dane o nowym pracowniku do:
e. Osoby prowadzącej ewidencję pracy
f. Zespołowi IT – założenie konta pocztowego
g. Zespołowi ds. Obsługi Procesu Dydaktycznego (jeśli zatrudnienie dotyczy
pracownika naukowo-dydaktycznego lub dydaktycznego).
4
h. Osoby obsługującej system POLON
Sposób postępowania przy zatrudnieniu nauczyciela akademickiego w wymiarze
nieprzekraczającym połowy etatu:
1. Dziekan występuje do Rektora z wnioskiem o wyrażenie zgody na utworzenie
stanowiska, którego dotyczy wniosek, załączając odpowiednie uzasadnienie
merytoryczne zasadności i celowości wniosku i wskazując źródło finansowania tego
stanowiska, a także okres na jaki ma zostać ono utworzone.
2. Po uzyskaniu zgody Rektora, wnioskodawca wszczyna procedurę naboru na
wnioskowane zatrudnienie.
3. Zespół Asystentów ds. Kadr występuje do JM Rektora z „Wnioskiem o etat”, w razie
braku wolnych etatów.
4. Informacja o naborze powinna zawierać:
a. - nazwę jednostki organizacyjnej
b. - nazwę kierunku, dyscypliny naukowej i specjalizacyjnej wymaganej od osoby
kandydującej do zatrudnieni
c. - nazwę stanowiska
d. - określenie wymagań stawianych kandydatowi
e. - wykaz wymaganych dokumentów
f. -termin składania dokumentów
g. - data, od której możliwe będzie objęcie danego stanowiska
h. - wymiar czasu pracy
i. - propozycję ogłoszenia w języku polskim
5. Informacja o naborze podawana jest do publicznej wiadomości na stronie
internetowej Uczelni przez okres co najmniej 7 dni kalendarzowych.
6. Po upływie terminu składania dokumentów, wnioskodawca weryfikuje dokumenty,
przeprowadza rozmowy i wyłania kandydata.
7. Zatrudnienie nauczyciela akademickiego po raz pierwszy na stanowisku profesora
zwyczajnego, profesora nadzwyczajnego, adiunkta oraz profesora wizytującego
poprzedza uchwała Rady Wydziału.
8. Dziekan przekazuje Rektorowi dokumentację przeprowadzonego naboru wraz z
wnioskiem o zatrudnienie wyłonionego kandydata.
9. Rektor podejmuje decyzję o zatrudnieniu lub nie zatrudnieniu kandydata.
PROCEDURA E4
Zatrudnienie na stanowisko profesora w Politechnice Wrocławskiej
1.Zarządzenie Wewnętrzne 43/2012 z dnia 23 maja 2012r. w sprawie wprowadzenia
Regulaminu konkursu otwartego na stanowisko profesora w Politechnice
Wrocławskiej
2. Po uzyskaniu zgody Rektora, wnioskodawca, wszczyna procedurę naboru na
wnioskowane zatrudnienie. Dziekan informuje o ogłoszeniu konkursu otwartego radę
5
wydziału. Jednocześnie w razie braku wolnych etatów Dziekan występuje do Rektora
z Wnioskiem o etat.
3. Informacja o konkursie w języku polskim i angielskim powinna zawierać:
a. - nazwę Uczelni oraz jej jednostki organizacyjnej
b. - nazwę dyscypliny naukowej i specjalizacji wymaganej od osoby
kandydującej do
zatrudnienia
c. - określenie wymagań stawianych kandydatowi
d. - wykaz wymaganych od kandydata dokumentów
e. - ostateczny termin składania zgłoszeń do udziału w konkursie.
4. Informacja o konkursie jest podana do publicznej wiadomości na stronie internetowej
Uczelni, urzędu obsługującego MNiSW, a także na stronach internetowych Komisji
Europejskiej w europejskim portalu dla mobilnych naukowców.
5. Dziekan powołuje komisję konkursową, która określa kryteria oceny dorobku
kandydatów na stanowisko profesora.
6. Komisja konkursowa wyłania w oparciu o przyjęte kryteria kandydata do zatrudnienia
na stanowisku profesora.
7. Rada wydziału opiniuje w głosowaniu tajnym wniosek komisji konkursowej o
zatrudnienie wyłonionego kandydata na stanowisku profesora.
8. Dziekan przekazuje Rektorowi pełną dokumentację przeprowadzonego postępowania
w konkursie otwartym wraz z opinią rady wydziału i wnioskiem o zatrudnienie
wyłonionego w konkursie kandydata.
9. Rektor, w wypadku podjęcia decyzji o nadaniu sprawie dalszego biegu, przedkłada
pełną dokumentację konkursową Komisji Senackiej ds. Akademickich, Kadry
Naukowej i Etyki, w celu uzyskania jej opinii o kandydacie do zatrudnienia.
10. Rektor przedkłada Senatowi albo wniosek o zgodę na nawiązanie stosunku pracy na
czas nieokreślony z wyłonionym w konkursie otwartym kandydatem na stanowisko
profesora zwyczajnego, albo o opinię w sprawie zatrudnienia kandydata na czas
określony na stanowisku profesora nadzwyczajnego.
11. Po uzyskaniu zgody bądź opinii Senatu Rektor zatrudnia kandydata wyłonionego w
konkursie otwartym na stanowisku profesora
PROCEDURA E5
Zatrudnienie na stanowisko lektora lub instruktora, wykładowcy, starszego
wykładowcy, asystenta, adiunkta, w wymiarze przewyższającym połowę etatu
na czas określony lub nieokreślony w Uczelni.
1. Zarządzenie Wewnętrzne 60/2012 z dnia 16 lipca 2012r. w sprawie wprowadzenia
Regulaminu przeprowadzania konkursu otwartego na stanowisko: lektora lub
instruktora, wykładowcy, starszego wykładowcy, asystenta, adiunkta w Politechnice
Wrocławskiej.
2. Zarządzenie Wewnętrzne 12/2013 z dnia 31 stycznia 2013r. zmieniające
Zarządzenie Wewnętrzne 60/2012 w sprawie Regulaminu przeprowadzania
konkursu otwartego na stanowisko: lektora lub instruktora, wykładowcy, starszego
wykładowcy, asystenta, adiunkta w Politechnice Wrocławskiej
6
2. Po uzyskaniu zgody Rektora, wnioskodawca, wszczyna procedurę naboru na
wnioskowane zatrudnienie i jednocześnie w razie braku wolnych etatów występuje do
Rektora z Wnioskiem o etat.
3. Informacja o naborze powinna zawierać:
a. nazwę jednostki organizacyjnej Uczelni
b. nazwę kierunku, dyscypliny naukowej i specjalizacji wymaganej od osoby
kandydującej do zatrudnienia
c. określenie wymagań stawianych kandydatowi
d. wykaz wymaganych dokumentów
e. termin składania dokumentów
f. datę, od której możliwe będzie objęcie danego stanowiska
g. wymiar czasu pracy
h. propozycję ogłoszenia w języku polskim i angielskim według wzorów
stanowiących załączniki do niniejszego regulaminu.
4. Informacja o konkursie podawana jest do publicznej wiadomości jednocześnie w
podanych poniżej źródłach przeznaczonych do publikacji ofert pracy dla naukowców:
a. strona internetowa Uczelni – przez okres co najmniej 7 dni
kalendarzowych
b. strona internetowa urzędu obsługującego MNiSW – przez okres co najmniej 7
dni kalendarzowych
c. strona internetowa Komisji Europejskiej w europejskim portalu dla
mobilnych naukowców – przez okres co najmniej 7 dni kalendarzowych.
5. Po upływie terminu składania dokumentów wnioskodawca przekazuje je komisji
konkursowej do dalszego postępowania.
6. Komisja konkursowa, oprócz weryfikacji dokumentów, może postanowić o potrzebie
przeprowadzenia rozmów kwalifikacyjnych.
7. Komisja konkursowa wyłania, w oparciu o przyjęte kryteria, kandydata do zatrudnienia.
8. Przewodniczący komisji konkursowej przedstawia wnioskodawcy przebieg i wyniki
przeprowadzonego konkursu otwartego, celem zatwierdzenia przez wnioskodawcę.
9. Dziekan przekazuje Rektorowi dokumentację przeprowadzonego postępowania w
konkursie otwartym, z wnioskiem o zatrudnienie wyłonionego przez komisję
konkursową kandydata.
10. Rektor podejmuje decyzję o zatrudnieniu lub niezatrudnienia kandydata wyłonionego
w wyniku przeprowadzonego konkursu otwartego.
PROCEDURA E6
Zatrudnienie w ramach grantu NCN
1. Ustalenia wewnętrzne
1. Po uzyskaniu promesy zostaje przez księgową obliczona: pensja, wymiar etatu i ilość
miesięcy zatrudnienia oraz podana informacja o tym czy konto jest wydzielone czy
nie.
2. Zainteresowany pisze podanie do Rektora z prośbą o zatrudnienie, podając wymiar
etatu i długość zatrudnienia- załącznik nr 1
7
3. Wydział pisze do Rektora „ Wniosek o etat”- załącznik nr 2
4. Po uzyskaniu zgody na etat zainteresowany wypełnia wszystkie dokumenty do
zatrudnienia.
5. Wydział pisze „Wniosek o zatrudnienie pracownika”- załącznik nr 3
6. Zainteresowany podpisuje umowę o pracę i wysyła jej kserokopię, potwierdzoną za
zgodność z oryginałem, do NCN.
7. Po otrzymaniu umowy z NCN, zainteresowany przekazuje wiadomość księgowej,
która otwiera zlecenie i na piśmie przekazuje na Wydział nr zlecenia. Jednocześnie
zainteresowany przekazuje na Wydział kserokopię umowy z NCN.
8. Wystawione zostaje skierowanie do lekarza na badania lekarskie dla
zainteresowanego.
9. Po otrzymaniu pisma od księgowej z nr zlecenia, Wydział pisze „Podanie o
przesunięcie terminu zatrudnienia” podając:
a. datę zatrudnienia
b. datę końca zatrudnienia, która musi być taka sama, jak data końcowa umowy z NCN
c. źródło finansowania- nr zlecenia - Załącznik nr 4
10. Z DZZL przychodzi aneks zmieniający datę i okres zatrudnienia.
11. Zainteresowany odbywa szkolenie BHP w pierwszym dniu zatrudnienia.
PROCEDURA E7
Zatrudnienie pracownika niebędącego nauczycielem akademickim
1. Zarządzenie Wewnętrzna 23/2015r. z dnia 27 kwietnia 2015r. w sprawie terminów
obowiązujących przy zatrudnianiu w ramach stosunku pracy w Politechnice Wrocławskiej.
2. Zarządzenie wewnętrzne 10/2013. Z dnia 31 stycznia 2013r. w sprawie wprowadzenia procedury tworzenia opisów stanowisk pracowników Politechniki Wrocławskiej niebędących nauczycielami akademickimi.
opisu stanowiska pracy pracowników Politechniki Wrocławskiej niebędących nauczycielami akademickimi.
4. Zarządzenie Wewnętrzne 22/2013 z dnia 26 marca 2013r. w sprawie
wprowadzenia procedury rekrutacji w Politechnice Wrocławskiej na stanowiska
pracowników niebędących nauczycielami akademickimi.
5. Zarządzenie Wewnętrzne 37/2013 z dnia 22 kwietnia 2013r. zmieniające Zarządzenie Wewnętrzne 22/2013 w sprawie wprowadzenia procedury rekrutacji w Politechnice Wrocławskiej na stanowiska pracowników niebędących nauczycielami
akademickimi.
6. Zarządzenie Wewnętrzne 38/2013 z dnia 25 kwietnia 2013r. w sprawie wprowadzenia Procedury przeprowadzania naboru na stanowisko nauczyciela akademickiego zatrudnionego w wymiarze nieprzekraczającym połowy etatu w Politechnice
Wrocławskiej
1. Kierownika danej jednostki, po akceptacji Dziekana, występuje do DZZL z wnioskiem o
wyrażenie zgody na utworzenie stanowiska, którego dotyczy wniosek, załączając
odpowiednie uzasadnienie merytoryczne zasadności i celowości wniosku i wskazując
źródło finansowania tego stanowiska, a także okres na jaki ma zostać ono utworzone.
8
2. Rekrutacja może odbywać się na stanowiska, na których powstał wakat w wyniku rotacji
pracowników lub stanowiska nowoutworzone. Dla stanowisk nowoutworzonych, przed
złożeniem wniosku o rekrutację, należy złożyć wniosek o etat.
3. Proces rekrutacji jest prowadzony w oparciu o opis stanowiska pracy wraz z ustalonym
profilem kompetencyjnym.
4. Obowiązkiem osób prowadzących rekrutację jest poddanie każdego kandydata, który
przeszedł etap wstępnej selekcji, takim samym etapom procesu mającym na celu
weryfikację jego predyspozycji do pracy na danym stanowisku.
5. W przypadku, gdy istnieje konieczność zweryfikowania wiedzy kandydata
z zakresu, który wykracza poza obszar merytoryczny DZZL, do spotkania
z kandydatem zostanie zaproszony kierownik, który zainicjował rekrutację lub osoba
przez niego wyznaczona.
6. Jednostka lub komórka organizacyjna zgłaszająca potrzebę wsparcia w procesie
rekrutacji może otrzymać pomoc DZZL w postaci:
a. umieszczenia ogłoszeń w portalach internetowych, na stronie
wewnętrznej PWr,
b. a także w prasie wg opracowanych wzorów
c. zebrania i selekcji nadesłanych aplikacji
d. selekcji telefonicznej kandydatów
e. przeprowadzenia rozmów, wywiadów kompetencyjnych, z wybranymi
kandydatami
f. uczestniczenia w rozmowach rekrutacyjnych
g. otrzymania raportu z przeprowadzonych rozmów w wersji pisemnej lub
ustnej
h. (w zależności od wcześniejszych ustaleń dokonanych z osobą
zlecającą rekrutację), wraz z rekomendacją najlepszych w ocenie DZZL
kandydatów.
7. Kandydat wewnętrzny, po uzyskaniu informacji, że jest rekomendowany do objęcia
stanowiska, na które aplikował, powinien poinformować swojego obecnego
przełożonego o udziale w procesie rekrutacyjnym i uzyskać jego opinię, w
szczególności co do terminu zatrudnienia w innej jednostce lub komórce organizacyjnej.
Następnie kandydat jest zobowiązany do przekazania do DZZL informacji o dopełnieniu
tego wymogu.
8. W wyniku wyboru kandydata z rekrutacji wewnętrznej, terminy zatrudnienia wybranego
pracownika w nowej jednostce lub komórce organizacyjnej, uzgadnia pracownik wraz
z bezpośrednimi przełożonymi – przyszłym i obecnym.
W przypadku braku porozumienia termin ten nie może być krótszy niż obowiązujący
pracownika okres wypowiedzenia umowy o pracę.
9. W przypadku, gdy pracownik odchodzący z jednostki lub komórki organizacyjnej ma
kluczowe znaczenie dla jej funkcjonowania i nie może być zastąpiony natychmiast
przez innego pracownika, aktualny przełożony może wnioskować, aby okres przejścia
pracownika do nowej jednostki lub komórki organizacyjnej został wydłużony do
momentu uzupełnienia wakatu, jednak nie dłużej niż na okres do trzech miesięcy od
dnia jego wyboru.
10. Proces rekrutacji inicjowany jest przez bezpośredniego przełożonego, akceptowany
przez kierownika jednostki lub komórki organizacyjnej, a następnie zatwierdzany do
realizacji przez Rektora, Kanclerza, Prorektora lub Dziekana i zlecany Działowi
Zarządzania Zasobami Ludzkimi.
11. Osobą podejmującą ostateczną decyzję o wyborze kandydata do zatrudnienia, po
otrzymaniu rekomendacji z DZZL i po spotkaniach z wybranymi kandydatami, jest jego
przyszły bezpośredni przełożony - kierownik jednostki lub komórki organizacyjnej, który
zainicjował proces rekrutacji.
12. Osoba, która zainicjowała proces rekrutacji, ma obowiązek najpóźniej do trzech tygodni
od otrzymania raportu rekrutacyjnego przekazać do Sekcji Rozwoju Zasobów Ludzkich
9
informację o kandydacie, któremu planuje złożyć propozycję zatrudnienia,
a także o tych, z których zatrudnienia zrezygnował.
13. Po otrzymaniu takiej informacji pracownik Sekcji Rozwoju Zasobów Ludzkich
poinformuje o wyniku rekrutacji te osoby, które nie otrzymają propozycji zatrudnienia.
14. Przyszły bezpośredni przełożony rekrutowanego pracownika ma obowiązek
skontaktować się z wybranym przez siebie kandydatem najpóźniej do dwóch tygodni od
spotkania z nim i poinformować go o swoim wyborze, a także ustalić wszystkie warunki
zatrudnienia w Politechnice Wrocławskiej – w tym wynagrodzenie oraz termin podjęcia
pracy.
15. Po ustaleniu warunków zatrudnienia z wybranym kandydatem, jego przyszły
bezpośredni przełożony składa, z zachowaniem drogi służbowej, wniosek
o zatrudnienie nowego pracownika.
16. Osoba, która zainicjowała rekrutację jest również zobowiązana do skoordynowania
czynności koniecznych do zatrudnienia kandydata, a więc do poinformowania go z kim i
w jaki sposób ma się kontaktować w celu dopełnienia formalności, a także do
przygotowania stanowiska pracy do dnia zatrudnienia nowego pracownika.
17. Ostateczną decyzję o zatrudnieniu kandydata podejmuje Rektor lub osoba przez Niego
upoważniona.
PROCEDURA E8
Zatrudnienie na umowę cywilnoprawną
1. Zarządzenie Wewnętrzne 46/2014 z dnia 9 maja 2014r. w sprawie zawierania
umów cywilnoprawnych w Politechnice Wrocławskiej.
2. Zarządzenie Wewnętrzne 21/2015 z dnia 27 kwietnia 2015r. zmieniające załącznik
nr 1 do Zarządzenia Wewnętrznego 46/2014 w sprawie zawierania umów
cywilnoprawnych w Politechnice Wrocławskiej
1. Umowy cywilnoprawne są sporządzane przez Asystentów ds. finansowych lub przez
osoby wyznaczone przez dysponenta środków.
2. Asystent ds. Kadr weryfikuje umowę pod względem kadrowym oraz rejestruje umowę
w „Rejestrze umów cywilnoprawnych Wydziału Chemicznego”. Rejestracja odbywa
się w dniu zawarcia umowy i trafia ona do Asystenta już podpisana przez osoby
zainteresowane oraz zaakceptowana przez Koordynatora ds. zamówień publicznych.
3. W przypadku umów zlecenia, do umowy załączone muszą zostać następujące
wypełnione dokumenty:
a. ZUS ZUA lub ZUS ZZA (przy zgłoszeniu członków rodziny- ZUS ZCNA)
b. oświadczenie zleceniobiorcy (nie dotyczy pracowników PWr)
c. ksero legitymacji w przypadku studentów i doktorantów
Powyższe dokumenty muszą zostać dostarczone przez Asystenta ds. Kadr do Sekcji
Płac DZZL w ciągu 7 dni od daty zawarcia umowy
4. Do każdego 9 lub 30/31 dnia miesiąca Asystent ds. finansowych musi dostarczyć do
Asystenta ds. Kadr następujące podpisane dokumenty do wypłaty wynagrodzenia z
tytułu umowy cywilnoprawnej:
a. dwa egzemplarze wykazu rachunków
b. rachunek do wypłaty
c. protokół odbioru
d. oryginał umowy
10
e. ZUS ZWUA- tylko przy umowach zlecenia- dokument ten musi zostać
dostarczony do Asystenta ds. Kadr w ciągu 7 dni od daty zakończenia umowy
5. Rola Asystenta ds. Kadr polega na weryfikacji powyższych dokumentów oraz
terminowym ich wyniesieniu ich do Sekcji Płac DZZL.
6. Asystenci ds. finansowych zgłaszają zapotrzebowania na zestawienia dotyczące
umów cywilnoprawnych Asystentowi ds. Kadr, który zgłasza to z kolei Sekcji Płac
DZZL i on też zestawienia te odbiera i dostarcza osobie zainteresowanej.
PROCEDURA E9
Opisy stanowisk, zakresy obowiązków i szkolenia pracowników
1. Zarządzenie wewnętrzne 10/2013. Z dnia 31 stycznia 2013r. w sprawie wprowadzenia procedury tworzenia opisów stanowisk pracowników Politechniki Wrocławskiej niebędących nauczycielami akademickimi.
opisu stanowiska pracy pracowników Politechniki Wrocławskiej niebędących nauczycielami akademickimi.
1. Opisy stanowisk pracy
Każde stanowisko pracownika nie będącego nauczycielem musi posiadać opis. Opis
jest to zbiór informacji pozwalający określić główny cel istnienia danego stanowiska,
jego najważniejsze zadania, miejsce w strukturze organizacyjnej, a także system
zależności i powiązań.
Opis stanowiska przygotowuje bezpośredni przełożony i jak zachodzi potrzeba
konsultowany z asystentem ds. kadr. Opisy stanowisk istniejących i nowych powinny
być przekazywane za pośrednictwem asystenta ds. kadr do DZZL.
2. Zakresy obowiązków pracowników
Każdy pracownik nie będący nauczycielem musi posiadać zakres obowiązków.
Zakres obowiązków ma być przygotowany przez bezpośredniego przełożonego ( na
podstawie opisu stanowiska) i skonsultowany z asystentem ds. kadr.
Zakres obowiązków w 3 egz. jest podpisany przez pracownika, bezpośredniego
przełożonego i Dziekana, z tego:.
1 egz. dostaje pracownik
1 egz. dostaje asystent ds. kadr
1 egz. jest dostarczany do DZZL do akt osobowych pracownika ( za pośrednictwem
asystenta)
3. Szkolenie pracowników
Wypełnione wnioski o szkolenie pracowników nie będących nauczycielami
akademickimi po zamieszczeniu informacji z jakich środków będą finansowane są
kierowane do asystenta ds. kadr celem weryfikacji i rejestracji. Wniosek o szkolenie
jest następnie przekazany do podpisu do Dziekan.
Kompletny wniosek jest składany w DZZL.
Jedna kopia wniosku zostaje u asystenta ds. kadr a druga kopia jest przekazana do
Zespołu asystentów ds. finansowych celem dalszego załatwienia.
11
PROCEDURA E10
Zmiana warunków zatrudnienia pracownika
1. Ustalenia wewnętrzne w oparciu na aktualne Zarządzenia i Pisma Okólne
Zmiany warunków zatrudnienia wynikają z polityki Dziekana lub z awansów i mają
następujący przebieg:
1. Wniosek o zmianę warunków zatrudnienia zostaje przygotowany na polecenie
Dziekana przez asystenta ds. kadr i przekazany do DZZL.
2. Przygotowany aneks lub nową umowę asystent odbiera z DZZL i przekazuje do
podpisania osobie zainteresowanej
3. Aneks lub podpisaną umowę asystent oddaje do DZZL.
4. Informację o zmianie warunków zatrudnienia asystent przekazuje:
a. Osobie prowadzącej ewidencję pracy (jeśli jest taka potrzeba)
b. Zespołowi ds. Obsługi Procesu Dydaktycznego ( jeśli jest taka potrzeba)
c. Osobie obsługującej system POLON (jeśli jest taka potrzeba)
d. Zespołowi ds. Badań Naukowych i Współpracy z Gospodarką (jeśli jest taka
potrzeba)
PROCEDURA E11
Przedłużenie zatrudnienia pracownika
Przedłużenie zatrudnienia może odbywać się w drodze konkursu lub bez. Decydują o tym
aktualne przepisy.
Etapy postępowania:
1. Dziekan podejmuje decyzję o przedłużeniu zatrudnienia pracowników w
porozumieniu z kierownikami jednostek wydziałowych.
2. Po podjęciu decyzji przez Dziekana o przedłużeniu zatrudnienia, zostaje
przygotowany wniosek o przedłużenie zatrudnienia ( poprzedzony jeśli jest taka
potrzeba nowym wnioskiem o etat)
3. Wniosek wraz z uzasadnieniem asystent ds. kadr przekazuje do DZZL
4. Przygotowaną nową umowę asystent odbiera z DZZL i przekazuje do podpisania
osobie zainteresowanej.
5. Umowę podpisaną oddaje do DZZL.
6. Informację o przedłużeniu zatrudnienia przekazuje:
12
a. Osobie prowadzącej ewidencję czasu pracy
b. Zespołowi ds. Obsługi Procesu Dydaktycznego ( jeśli przedłużenie dotyczy
pracownika naukowo-dydaktycznego lub dydaktycznego)
c. Osobie obsługującej system POLON
PROCEDURA E12
Zakończenie umowy o pracę oraz przejście na emeryturę z ponownym
nawiązaniem stosunku pracy
2. Statut Politechniki Wrocławskiej
Postępowanie w przypadku zakończenia umowy o pracę:
1. Asystent ds. kadr przygotowuje kartę obiegową do rozliczenia się z zakładem pracy.
Pracownik kończący umowę jest zobowiązany taką kartę załatwić i po załatwieniu
złożyć u asystenta.
2. Pracownik jest rozliczany pod kątem ewidencji czasu pracy i ewentualnym
wystąpieniem o ekwiwalent, jeśli z jakiegoś ważnego powodu nie może wykorzystać
urlop wypoczynkowego.
3. DZZL przygotowuje świadectwo pracy, które jest przekazywane dla pracownika za
pośrednictwem asystenta lub wysyłane bezpośrednio do pracownika na wskazany
adres.
Postępowanie w przypadku przejścia na emeryturę z ponownym nawiązaniem stosunku
pracy jest nieco odmienne dla nauczycieli akademickich i dla pozostałych pracowników.
1. W przypadku nauczyciela akademickiego - rozmowa osoby zainteresowanej (która
osiągnęła wiek emerytalny) z Dziekanem i uzyskanie zgody na przejście na
emeryturę i ponowne nawiązanie stosunku pracy- do czasu ustawowego przejścia na
emeryturę. Zatrudnienie na stanowisku adiunkta z habilitacją oraz profesora
nadzwyczajnego bez tytułu profesora może trwać do końca roku akademickiego, w
którym osoba ta ukończyła 67 rok życia (urodzeni do 30.09. przechodzą na
emeryturę w wieku 67 lat, natomiast urodzeni po 01.10. przechodzą na emeryturę w
wieku 68 lat- z końcem roku akademickiego). Nauczyciel posiadający tytuł profesora
może być zatrudniony w formie mianowania do końca roku akademickiego, w którym
ukończył 70 rok życia.
13
2. W przypadku nie nauczyciela - rozmowa bezpośredniego przełożonego , a następnie
osoby zainteresowanej (która osiągnęła wiek emerytalny) z Dziekanem o chęci pracy
przez określony czas, mimo osiągnięcia wieku emerytalnego.
3. Wypełnienie u Asystenta ds. Kadr druku RP-7 w celu naliczenia emerytury.
4. Dostarczenie przez Asystenta druku do Sekretariatu DZZL i umówienie osoby
zainteresowanej z osobą obsługującą W-3 w DZZL w celu wypełnienia dokumentów
niezbędnych do naliczenia emerytury.
5. Zainteresowana osoba, po naliczeniu emerytury i otrzymaniu legitymacji emeryta,
zgłasza się do Asystenta ds. Kadr w celu wypełnienia następujących dokumentów:
a. pismo-rozwiązanie umowy o pracę
b. pismo-nawiązanie nowej umowy o pracę (następny dzień po rozwiązaniu
umowy poprzedniej)
c. ZUS ZWUA- do wyrejestrowania pracownika
d. ZUS ZUA- do zarejestrowania pracownika jako emeryta
e. PIT-2- informacja o otrzymywaniu emerytury
f. Oświadczenie o podstawowym miejscu pracy
g. Oświadczanie ZUS- nr emerytury, data nadania
6. Przekazanie zainteresowanemu świadectwa pracy z informacją o konieczności jego
dostarczenia przez zainteresowanego do odpowiedniego oddziału ZUS
7. Uzupełnienie zestawień dotyczących emerytów pracujących- sprawdzenie ich statusu
w ZSI.
PROCEDURA E13
Ewidencja czasu pracy
1. Zarządzenie Wewnętrzne 58/2013 z dnia 24 czerwca 2013 w sprawie
ewidencjonowania urlopów wypoczynkowych, opieki nad dzieckiem, zwolnień od
pracy ( urlopów okolicznościowych) pracowników Politechniki Wrocławskiej
2. Zarządzenie Wewnętrzne 69/2013 z dnia 10 września 2013r. w sprawie
ewidencjonowania czasu pracy pracowników niebędących nauczycielami
akademickimi w Politechnice Wrocławskiej
3. Zarządzenie Wewnętrzne 51/2013 z dnia 28 maja 2013r. w sprawie zmian
dotyczących :Trybu udzielania urlopów wypoczynkowych nauczycielom
akademickim Politechniki Wrocławskiej
1. Złożenie harmonogramów przez pracowników inż.-techn., pracowników pracujących
w niepełnym wymiarze czasu i pracujących w ruchomym czasie pracy
2. Analizowanie i wprowadzanie do systemu TETA harmonogramów pracowników.
3. Przypisywanie indywidualnych harmonogramów pracy pracownikom w systemie
TETA.
PROCEDURA E14
Zwolnienia lekarskie
14
1. ustalenia wewnętrzne
1. Zwolnienie lekarskie jest dostarczane do asystenta ds. kadr. Asystent opisuje to
zwolnienie zamieszczając informację o jednostce, w której dany pracownik jest
zatrudniony, okres zatrudnienia, datę wpłynięcia zwolnienia.
2. Jeśli zwolnienie lekarskie jest opieką to pracownik wypełnia oświadczenie do celów
wypłaty zasiłku opiekuńczego.
3. Zwolnienie jest wpisane do zeszytu zwolnień i niezwłocznie przekazane do DZZL.
4. Zeszyt zwolnień przegląda osoba prowadząca ewidencję na wydziale i zwolnienie
wprowadza do karty ewidencji czasu pracy oraz do TETY.
5. Jeśli zwolnienie lekarskie jest dłuższe jak 30 dni, to asystent przekazuje informację
pracownikowi zajmującymi się sprawami BHP celem przygotowania skierowania na
badanie kontrolne.
PROCEDURA E15
Udzielanie urlopów
1. Kodeks Pracy
2. Zarządzenie Wewnętrzne 24/2008 z dnia 25 kwietnia 2008r. w sprawie
wprowadzenia warunków i trybu kierowania za granicę pracowników, doktorantów i
studentów Politechniki Wrocławskiej w celach naukowych, dydaktycznych i
szkoleniowych
3. Ustalenia Wewnętrzne
4. Pismo Okólne 22/2015 z dnia 11 czerwca 2015r. w sprawie udzielania
nauczycielom akademickim Politechniki Wrocławskiej urlopu dla podratowania
zdrowia
A. Obliczanie i planowanie urlopu
1.
2.
3.
4.
Informacja o zatrudnieniu pracownika przekazana zostaje od Asystenta ds. Kadr
Wyliczenie urlopu wypoczynkowego proporcjonalnie do etatu,
Założenie papierowej i elektronicznej karty ewidencji czasu pracy,
Poinformowanie nauczyciela, że przy pierwszym zatrudnieniu urlop wypoczynkowy
wykorzystuje dopiero w pierwszej przerwie semestralnej letniej,
5. Rejestracja w systemie TETA, wszystkich absencji: urlopy wypoczynkowe, zwolnienia
lekarskie, delegacje krajowe i zagraniczne.
6. Między kwietniem a czerwcem sporządzany jest plan urlopów wypoczynkowych, na
którym musi być zaplanowany cały urlop z wyłączeniem czterech dni „na żądanie”.
7. Przyjmowanie i ewidencjonowanie wniosków urlopowych jest zgodne z planem
urlopów.
15
8. Prowadzenie kart ewidencji czasu pracy przez cały rok i rozliczanie ich na dzień
31grudnia.
9. Raz w roku sporządza się zestawienie wykorzystanych urlopów do DZZL.
B. Urlop wypoczynkowy
1. Przedstawienie wniosku o urlop zaakceptowanego przez kierownika danej jednostki,
2. Akceptacja przez Dziekana,
3. Przekazanie ksera wniosku o urlop do Asystenta ds. Kadr;
C. Urlop okolicznościowy
1. Przedstawienie wniosku o urlop przez pracownika zaakceptowanego przez
kierownika danej jednostki,
2. Wypełnienie oświadczenia do urlopu okolicznościowego,
3. Akceptacja przez Dziekana,
4. Przekazanie ksera wniosku o urlop do Asystenta ds. Kadr.
D. Urlopy płatne szkoleniowe, bezpłatne stażowe, bezpłatne kodeksowe
1. Osoba zainteresowana pisze podanie skierowane do JM Rektora o zgodę na
udzielenie odpowiedniego urlopu, wraz ze wskazaniem typu urlopu, jego okresu i
miejsca wyjazdu. Nie dotyczy to urlopów bezpłatnych kodeksowych- wypełniane jest
to na specjalnym druku. Podanie lub druk składa zainteresowany osobiście u
Asystenta ds. Kadr.
2. W momencie składania podania, osoba zainteresowana jest proszona o podanie
podstawy prawnej urlopu (dotyczy tylko urlopu szkoleniowego płatnego oraz urlopu
bezpłatnego stażowego) zgodnie z ZW 24/2008.
3. Asystent przekazuje informację o urlopie do osoby zajmującej się organizacją Rad
Wydziału.
4. Po uzyskaniu akceptacji Rady Wydziału, protokół z jej posiedzenia zostaje
przekazany do osoby zajmującej się wyjazdami zagranicznym na Wydziale, w celu
zebrania od osoby zainteresowanej stosownych dokumentów.
5. Wypełnione dokumenty:
a. wniosek o skierowanie
b. podanie osoby zainteresowanej
c. protokół z Rady Wydziału
d. pismo od Dziekana do Rektora o udzieleniu urlopu (dotyczy urlopów
bezpłatnych powyżej 1 roku)
e. pismo od Dziekana informujące o udzieleniu urlopu pracownikowi (dotyczy
urlopów szkoleniowych płatnych do 1 miesiąca i urlopów bezpłatnych do 1
roku)
f. umowa na przyznane świadczenia
Powyższe dokumenty wynoszone są przez Asystenta ds. Kadr do Sekretariatu DZZL.
6. Po uzyskaniu akceptacji w DZZL, Asystent ds. Kadr odbiera pismo o udzieleniu
urlopu i przekazuje je do podpisu osobie zainteresowanej.
E. Urlop dla poratowania zdrowia
Urlop dla poratowania zdrowia przysługuje nauczycielom akademickim:
- zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy
- po przepracowaniu co najmniej 15 lat w uczelni (nie w konkretnej uczelni)
Łączny wymiar urlopu dla poratowania zdrowia w całym okresie zatrudnienia nie może
przekroczyć jednego roku. W przypadku gdy jest wykorzystywany w częściach, kolejnego
urlopu można udzielić nie wcześniej niż po upływie 3 lat od dnia zakończenia ostatnio
udzielonego urlopu.
16
W trakcie urlopu dla poratowania zdrowia nie można wykonywać pracy w ramach stosunku
pracy ani prowadzić działalności gospodarczej. Nie można podejmować żadnej pracy
zarobkowej , czyli zawierać także umów cywilnoprawnych.
Urlop dla poratowania zdrowia obniża proporcjonalnie wymiar urlopu wypoczynkowego.
Postępowanie związane z urlopem dla poratowania zdrowia:
1. Osoba zainteresowana składa u Asystenta ds. Kadr podanie skierowane do JM
Rektora z prośba o udzielenie urlopu dla poratowania zdrowia.
2. W momencie złożenia podania otrzymuje do wypełnienia „Skierowanie na badania
lekarskie”. Część dotyczącą „informacji o czynnikach szkodliwych i uciążliwych dla
zdrowia na stanowisku” wypełnia osoba odpowiedzialna za BHP na Wydziale.
3. Podanie wraz z wypełnionym skierowaniem zostaje skierowane do akceptacji
Dziekana, a następnie wyniesione przez Asystenta ds. Kadr do Sekretariatu DZZL.
4. Skierowanie zaakceptowane i podpisane przez JM Rektora zostaje przekazane za
pośrednictwem Asystenta ds. Kadr, osobie zainteresowanej.
5. Osoba zainteresowana dostarcza do Asystenta ds. Kadr oświadczenie lekarskie.
Oświadczenie zostaje przekazane do Sekretariatu DZZL.
6. Rektor udziela nauczycielowi akademickiemu urlopu na poratowanie zdrowia na
podstawie orzeczenia lekarskiego.
F. Urlop macierzyński, dodatkowy urlop macierzyński, urlop rodzicielski, urlop wychowawczy,
urlop ojcowskI
1. Kobieta w ciąży pracująca w warunkach szkodliwych musi zgłosić ten fakt osobie
zajmującej się BHP na Wydziale, która kieruje zainteresowaną na badania do
Medycyny Pracy.
2. Kobieta w ciąży przebywająca na zwolnieniu lekarskim, w momencie nie uzyskania
dalszego zwolnienia od lekarza, jest zobowiązana napisać podanie do JM Rektora z
prośbą o udzielenie urlopu macierzyńskiego przed porodem (maksymalnie 6 tygodni
urlopu macierzyńskiego przed porodem), który zostanie odliczony od wymiaru urlopu
macierzyńskiego przysługującego po urodzeniu dziecka.
3. W momencie urodzenia się dziecka, pracownica informuje Asystenta ds. Kadr o
terminie narodzin dziecka. Droga mailową wysłane zostają pracownicy następujące
dokumenty:
- łączny wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego, dodatkowego
macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego
- oświadczenie matki dziecka, że ojciec dziecka nie będzie korzystał z określonych
urlopów, w trakcie ich wykorzystywania przez matkę dziecka
- wniosek o dofinansowanie z tytułu urodzenia się dziecka
Przesłane zostają także informacje o terminie złożenia powyższych dokumentów
wraz z oryginałem aktu urodzenia dziecka oraz kompleksowe informacje o długości
każdego z urlopów oraz możliwości rezygnacji z wybranego urlopu.
4. Zainteresowana bądź osoba przez nią upoważniona dostarcza do Asystenta ds. Kadr
wypełnione dokumenty.
5. Dokumenty po uzyskaniu akceptacji Dziekana zostają przekazane do Sekretariatu
DZZL.
6. Po akceptacji JM Rektora, Asystent ds. Kadr informuje zainteresowaną osobą drogą
mailową o udzieleniu żądanych urlopów.
7. W momencie podjęcia przez pracownicę decyzji o konieczności skorzystania z urlopu
wychowawczego, fakt ten musi zostać zgłoszony Asystentowi ds. Kadr w celu
przesłania drogą mailową:
- wniosku o udzielenie urlopu wychowawczego
- oświadczenia dla celów ustalenia obowiązku ubezpieczeń społecznych
Zainteresowana musi złożyć powyższe dokumenty z dwutygodniowym
wyprzedzeniem. Może go już złożyć oczywiście wcześniej, już na etapie urlopu
17
macierzyńskiego. Pracownica musi także złożyć pisemne oświadczenia drugiego
rodzica o braku zamiaru korzystania z urlopu przez okres wskazany we wniosku.
8. Wniosek taki trafia do akceptacji bezpośredniego przełożonego, następnie Dziekana i
zostaje przekazany do Sekretariatu DZZL do akceptacji JM Rektora.
mailową o udzieleniu urlopu wychowawczego.
10. Jeżeli przed porodem, kobieta przebywała za zwolnieniu lekarskim powyżej 31 dni
kalendarzowych, wówczas będzie zobowiązana do zrobienia badań kontrolnych (na
podstawie skierowania wystawionego przez osobę zajmującą się BHP na Wydziale)
w pierwszym dniu przystąpienia do pracy.
URLOP OJCOWSKI
1. Ojciec dziecka składa u Asystenta ds. Kadr pisemny wniosek (najpóźniej na 7 dni
przed planowanym urlopem) o udzielenie urlopu ojcowskiego w wymiarze dwóch
tygodni . Urlop musi zostać wykorzystany do ukończenia przez dziecko 12 miesiąca
życia.
2. Po uzyskaniu akceptacji Dziekana, wniosek ten jest przekazywany do Sekretariatu
DZZL.
mailową o udzieleniu urlopu ojcowskiego.
4. Za okres urlopu ojcowskiego przysługuje ojcu zasiłek macierzyński, który jest
niezależny od zasiłku macierzyńskiego matki.
5. Matka dziecka nie musi pracować aby ojciec dostał urlop ojcowski. Decydujące jest
tu zatrudnienie ojca dziecka.
PROCEDURA E16
Wyjazdy zagraniczne w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych
1. Zarządzenie Wewnętrzne Rektora PWr. nr 24/2008 w sprawie wprowadzenia
warunków i trybu kierowania za granicę pracowników, doktorantów i studentów
Politechniki Wrocławskiej w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych.
A. Wyjazdy pracowników
1. Krótki wyjazd w celu udziału w konferencji, wykładach, konsultacjach, kontraktach
itp.:
a. przedstawienie dokumentów przez pracownika PWr:
b. - polecenie zagranicznego wyjazdu służbowego (zaakceptowane przez
kierownika zakładu lub katedry, księgową danego zakładu lub katedry),
- wniosek o bilet,
c. rejestracja wyjazdu,
d. akceptacja przez Dziekana,
e. przekazanie polecenia oraz wniosku o bilet do DWM (ubezpieczenie, dewizy,
transport);
18
2. Wyjazd szkoleniowy płatny do miesiąca:
a. przedstawienie dokumentów przez pracownika PWr
- polecenie zagranicznego wyjazdu służbowego ( zaakceptowane przez
kierownika zakładu lub katedry, księgową danego zakładu lub katedry), wniosek o bilet,
- podanie o udzielenie urlopu szkoleniowego płatnego,
- wniosek o skierowanie do DZZL z wpisanymi paragrafami,
- umowa z Dziekanem o finansowanie wyjazdu (jeśli kosztów nie pokrywa
strona zagraniczna),
b. rejestracja wyjazdu,
c. akceptacja przez Dziekana,
d. przekazanie polecenia oraz wniosku o bilet do DWM (ubezpieczenie, dewizy,
transport);
3. Wyjazd szkoleniowy płatny powyżej miesiąca:
- polecenie zagranicznego wyjazdu służbowego ( zaakceptowane przez
kierownika zakładu lub katedry, księgową danego zakładu lub katedry),
- wniosek o bilet,
- wniosek o skierowanie do Rektora wraz z paragrafami,
- umowa z Rektorem o finansowanie wyjazdu (jeśli kosztów nie pokrywa
strona zagraniczna),
- podanie o udzielenie urlopu szkoleniowego płatnego (zostaje rozpatrzone na
Radzie Wydziału o czym decyduje Dziekan),
b. wniosek Dziekana do Rektora o udzielenie urlopu szkoleniowego płatnego
c. rejestracja wyjazdu,
d. przekazanie do DWM polecenia i wniosku o bilet (ubezpieczenie, transport),
e. przekazanie pozostałych dokumentów do asystenta ds. kadr do podpisu
Dziekana i dostarczenia do DZZL.
4. Wyjazd bezpłatny (staż naukowy) do roku:
- polecenie zagranicznego wyjazdu służbowego, zaakceptowane przez
kierownika zakładu lub katedry, księgowej danego zakładu lub katedry,
- wniosek o bilet;
- prośba pracownika o udzielenie urlopu szkoleniowego bezpłatnego
do Dziekana,
- wniosek o skierowanie do DZZL wraz z paragrafami,
- umowa z Rektorem o finansowanie wyjazdu, jeśli kosztów nie pokrywa
strona zagraniczna;
b. Po zaakceptowaniu przez Radę Wydziału (Dziekan decyduje o Radzie
Wydziału) Dziekan informuje Rektora o udzieleniu urlopu szkoleniowego
bezpłatnego pracownikowi PWr,
c. Pracownik administracji po akceptacji przez Radę wydziału, rejestruje wyjazd
i przekazuje komplet dokumentów do podpisu do Dziekana,
d. Polecenie oraz wniosek o bilet przekazane zostają do DWM w celu
ubezpieczenia osoby wyjeżdżającej, organizacji dewiz oraz transportu,
e. Pozostałe dokumenty przekazane zostają do asystenta ds. kadr w celu
dostarczenia do DZZL;
5. Wyjazd bezpłatny (staż naukowy) powyżej roku:
- polecenie zagranicznego wyjazdu służbowego, zaakceptowane przez
kierownika zakładu lub katedry, księgowej danego zakładu lub katedry,
- wniosek o bilet;
19
b. Prośba pracownika o udzielenie urlopu szkoleniowego bezpłatnego do
Rektora, wniosek o skierowanie do Rektora, umowę z Rektorem o
finansowanie wyjazdu, jeśli kosztów nie pokrywa strona zagraniczna;
c. Po zaakceptowaniu przez Radę Wydziału (Dziekan decyduje o Radzie
Wydziału) Dziekan zwraca się do Rektora z prośbą o udzielenie urlopu
szkoleniowego bezpłatnego pracownikowi PWr,
d. Pracownik administracji po akceptacji przez Radę wydziału, rejestruje wyjazd
i przekazuje komplet dokumentów do podpisu do Dziekana;
e. Polecenie oraz wniosek o bilet przekazane zostają do DWM w celu
ubezpieczenia osoby wyjeżdżającej, organizacji dewiz oraz transportu.
f. Pozostałe dokumenty przekazane zostają do asystenta ds. kadr w celu
dostarczenia do DZZL.
6. Wyjazd doktoranta:
a. przedstawienie dokumentów przez doktoranta PWr:
b.
c.
d.
e.
- zlecenie zagranicznego wyjazdu służbowego, zaakceptowane przez
kierownika i księgową danego zakładu lub katedry,
- wniosek o bilet,
- wniosek o skierowanie za granicę (po uzyskaniu pozytywnej opinii
kierownika studiów doktoranckich i promotora),
- umowę z Prorektorem ds. Nauczania;
rejestracja wyjazdu,
akceptacja przez Dziekana,
przekazanie do Działu Nauczania wniosku o skierowanie za granicę
oraz umowy (nadanie numeru, akceptacja Prorektora),
przekazanie do DWM zlecenia oraz wniosku o bilet (ubezpieczenie,
dewizy, transport).
PROCEDURA E17
Zagraniczne wyjazdy służbowe pracowników Politechniki Wrocławskiej w
celach dydaktycznych, szkoleniowych i organizacyjnych w ramach programu
ERASMUS+
1. Pismo Okólne Rektora PWr. nr 34/2014 w sprawie zasad postępowania przy realizacji
zagranicznych podróży służbowych
1.
Krótki wyjazd (dofinansowanie przyznawane jest na wyjazdy od 3 do 5 dni) w celu
prowadzenia zajęć dydaktycznych (STA) lub odbycia szkolenia (STT)
a. przygotowanie dokumentów programu ERASMUS+ odpowiednich dla aktywności
i przedstawienie do podpisu Koordynatora Wydziałowego
- wniosek o stypendium (podpisany dodatkowo przez Dziekana)
- Mobility Agreement (STA - program wykładów, STT - program szkolenia)
zatwierdzone przez uczelnię partnerską
20
b. przedstawienie dokumentów przez pracownika PWr (do ok. 3 tyg. przed
wyjazdem):
- polecenie zagranicznego wyjazdu służbowego (zaakceptowane przez Dziekana,),
- wniosek o bilet (jeżeli są Koszty Wydziałowe)*
* [są 2 źródła finansowania: stypendium ERASMUS+ (zakwaterowanie i ryczałt na
dojazd) lub stypendium ERASMUS+ (zakwaterowanie bez ryczałtu na dojazd) oraz
Koszty Wydziałowe (koszt transportu, ubezpieczenie) dla osób, które znalazły się na
liście osób zakwalifikowanych do wyjazdów ERASMUS+ i Grantów Transportowych
W3]
c. rejestracja wyjazdu
d. akceptacja przez Dziekana
e. przekazanie polecenia oraz wniosku o bilet do DWM* (ubezpieczenie, dewizy,
transport)
* Osoby, które korzystają z ryczałtu na transport w ramach programu ERASMUS+
nie muszą załatwiać biletów w DWM
2.
Krótki wyjazd do 2 dni w celach organizacyjnych (Organizacja Mobilności OM)
[jak typowa delegacja]
a. Złożenie podania do kierownika Działu Współpracy Międzynarodowej z
akceptacją Dziekana Wydziału, uzasadniającego potrzebę wyjazdu
b. przedstawienie dokumentów przez pracownika PWr (do ok. 3 tyg. przed
wyjazdem):
- polecenie zagranicznego wyjazdu służbowego (zaakceptowane Dziekana)
--> źródło finansowania Grant OM ERASMUS+ (transport, diety,…)
- wniosek o bilet,
c. rejestracja wyjazdu
d. akceptacja przez Dziekana
e. przekazanie polecenia oraz wniosku o bilet do DWM (ubezpieczenie, dewizy,
transport)
Wszyscy wyjeżdżający przedstawiają:
- zmianę organizacji dydaktyki na czas pobytu
- po powrocie zwięzłe sprawozdanie z efektów wyjazdu do Koordynatora Wydziałowego
ds. programu Erasmus+
PROCEDURA E18
Ocena nauczycieli akademickich
1. Ustawa o szkolnictwie wyższym
2. Zarządzenie Wewnętrzne nr 32/2014 z dnia 15 kwietnia 2014 roku w sprawie
przeprowadzenia oceny nauczycieli akademickich na Politechnice Wrocławskiej w 2015 roku
3. Zarządzenie Wewnętrzne nr 51/2015 z dnia 25 czerwca 2015 roku w sprawie
wprowadzenia tekstu jednolitego Regulaminu oceny nauczycieli akademickich Politechniki
Wrocławskiej
21
1. Wyznaczenie 14-dniowego terminu jednostkom organizacyjnym: Zespołowi ds.
obsługi procesu dydaktycznego oraz Centrum Wiedzy i Informacji NaukowoTechnicznej- Oddział przy Wydziale Chemicznym- na przygotowanie
dokumentacji potrzebnej do oceny poszczególnych pracowników:
a. Zespół ds. obsługi procesu dydaktycznego przygotowuje: wykaz
wykonanego pensum dydaktycznego (wykaz powierzeń) oraz posiada do
wglądu wyniki hospitacji i opinie studentów
b. OCW3- przekazuje pracownikom wykaz publikacji
2. Dostarczenie do Kancelarii Rektora obowiązujących zasad oceny nauczycieli
akademickich uchwalonych przez Radę Wydziału.
3. Stworzenie tabeli obowiązujących terminów oceny oraz tabel zawierających
wykaz pracowników z podziałem na jednostki organizacyjne dla osób
oceniających.
4. Poinformowanie na piśmie (mail) pracowników będących nauczycielami
akademickimi o rozpoczęciu procedury oceny z wyznaczeniem 14-dniowego
terminu złożenia dokumentacji do bezpośredniego przełożonego. Przesłanie
druku „Ankiety oceny nauczyciela akademickiego Wydziału Chemicznego
Politechniki Wrocławskiej”.
5. Poinformowanie na piśmie (mail) wszystkich osób oceniających o rozpoczęciu
procedury oceny wraz wykazem obowiązujących terminów oraz przesłanie:
a. wykazu osób podlegających ocenie w danym okresie
b. zasad oceny nauczycieli akademickich
c. informacji o konieczności odesłania w ciągu 7 dni (od daty złożenia
wypełnionej Ankiety przez nauczyciela), wypełnionej tabeli zawierającej
następujące informacje:
i. Sumę punktów działalności naukowo-badawczej ocenianych
pracowników
ii. Ocenę z działalności dydaktycznej
iii. Ocenę z działalności organizacyjnej
6. Sporządzenie tabel (na podstawie przesłanych prze Kierowników danych) z
wyliczoną średnią dla wszystkich ocenianych grup pracowniczych.
7. Przesłanie do osób oceniających wyliczonej średniej dla ocenianych grup
pracowniczych uwzględniającej podział na nauki podstawowe i techniczne wraz z
wyznaczeniem terminu na odesłanie tabeli z wystawionymi ocenami za
działalność naukowo-badawczą i ocenę końcową. Oceniający ma 14 dni
kalendarzowych (od otrzymania pełnej dokumentacji od pracownika) na
przedstawienie wyników oceny podległym pracownikom.
8. Sporządzenie zbiorczych wyników oceny.
9. Przedstawienie w ciągu 7 dni od daty przekazania wyników ocen nauczycieli,
zbiorczych wyników oceny dziekanowi i przekazanie całości dokumentacji do
Komicji Oceniającej Wydziału.
10. Złożenie odwołania przez nauczycieli.
11. Przygotowanie wszystkich dokumentów oraz prezentacji multimedialnej na
zebranie Komisji Oceniającej.
12. Przedstawienie Dziekanowi przez Komisję Oceniającą, zatwierdzonych ocen
wystawionych przez oceniających (14 dni od daty otrzymania dokumentacji; w
przypadku wpłynięcia odwołania- 21 dnia kalendarzowych).
13. Sporządzenie protokołu z posiedzenia Komisji Oceniającej i zebranie podpisu
członków komisji.
14. Podjęcie decyzji przez Dziekana o wyniku oceny po zapoznaniu się z opinią
Komisji.
15. Poinformowanie na piśmie osób, które złożyły odwołanie, bądź których ocena
została zmieniona przez Komisję, o decyzji podjętej przez Komisję i Dziekana.
22
16. Wystawienie świadectw oceny oraz protokołów z posiedzenia Komisji Oceniającej
dla każdego ocenianego pracownika.
17. Przekazanie przez Dziekana świadectw oceny pracownikom wraz z protokołami.
18. Przekazanie dokumentacji do Działu Zarządzania Zasobami Ludzkimi.
19. Wpisanie wszystkich zatwierdzonych ocen do zbiorczej tabeli oraz do
wprowadzenie ich do ZSI.
20. Przygotowanie zestawienia osób, które w wyniku przeprowadzonej oceny,
uzyskały ocenę negatywną bądź dostateczną i w związku z tym podlegają
kolejnej ocenie po upływie:
a. ocena negatywna- po upływie 12 miesięcy, ale nie dłużej niż 18 miesięcy
od zakończenia okresu pierwszej oceny
b. ocena dostateczna- po upływie 12 miesięcy od zakończenia okresu
pierwszej oceny
21. Bieżąca weryfikacja osób, które nie mogły zostać ocenione w wyznaczonym
terminie (urlop bezpłatny, urlop zdrowotny, urlop macierzyński, urlop
wychowawczy), a które po zakończeniu danego urlopu, muszą zostać poddane
ocenie w ciągu 30 dni od daty powrotu do pracy.
PROCEDURA E19
Ocena okresowa pracowników niebędących nauczycielami akademickimi
1. Zarządzenie Wewnętrzne 93/2013 z dnia 10 grudnia 2013r. w sprawie
wprowadzenia Regulaminu oceny okresowej pracowników Politechniki Wrocławskiej
niebędących nauczycielami akademickimi
1. Przygotowanie przez bezpośredniego przełożonego 2-3 zadań dla każdego z
podległych pracowników i przekazanie tych zadań do końca marca (na rok przed
oceną)
2. Ocenie podlegają jedynie pracownicy, którzy na Politechnice Wrocławskiej są
zatrudnieni od co najmniej 6-ciu miesięcy przed terminem rozpoczęcia oceny
okresowej.
3. Pracownicy nieobecni w momencie rozpoczęcia procesu oceny, zostają poddani
ocenie niezwłocznie po powrocie do pracy. Pracownik nieobecny przez trzy pełne
miesiące lub dłużej w ciągu sześciu miesięcy bezpośrednio poprzedzających ocenę
okresową, nie podlega ocenie.
4. Przekazanie przez pracowników do 10 marca Arkuszów Samooceny do
bezpośredniego przełożonego. Jeżeli 10 marca wypadnie w dzień wolny od pracy,
wówczas należy przekazać Arkusz w pierwszy dzień roboczy po tym terminie. Arkusz
musi być wypełniony w wersji elektronicznej, wydrukowany w dwóch egzemplarzach
i podpisany.
5. Przełożeni otrzymujący Arkusz Samooceny od swoich podwładnych są zobowiązani
do potwierdzenia przyjęcia dokumentu podpisem na dwóch egzemplarzach, z których
jeden otrzymuje pracownik.
6. Po otrzymaniu Arkusza Samooceny i zapoznaniu się z nim, przełożony wypełnia
Arkusz Oceny Okresowej.
23
7. Po wypełnieniu Arkusza Oceny Okresowej przełożeni planują spotkania z
pracownikami i informują ich o terminie oraz miejscu z przynajmniej dwudniowym
wyprzedzeniem.
8. Rozmowa podsumowująca kończy się podpisaniem dwóch egzemplarzy Arkusza
Oceny Okresowej przez bezpośredniego przełożonego oraz pracownika- podpisanie
dokumenty przez pracownika nie oznacza, iż zgadza się on z oceną.
9. Jeżeli w trackie rozmowy okaże się, że bezpośredni przełożony nie wziął pod uwagę
wszystkich ważnych wydarzeń, które mają znaczny wpływa na ocenę końcową
pracownika, przełożony ustala wówczas z pracownikiem kolejny termin spotkania, na
którym przedstawi Arkusz Oceny w nowym brzmieniu.
10. Po zgromadzeniu wszystkich Arkuszy Samooceny Okresowej, jak również Arkuszy
Oceny Okresowej, przełożeni zobowiązani są przekazać ją w zaklejonej kopercie do
Asystenta ds. Kadr. Na kopercie należy umieścić opis: ”Ocena okresowa- poufne”
oraz informację, z jakiej jednostki lub komórki organizacyjnej są te dokumenty.
11. Zaklejone i opisane arkusze należy przekazać do Asystenta ds. Kadr do 4 kwietnia.
12. Zaklejone i opisane koperty Asystent ds. Kadr przekazuje do DZZL do 5 kwietnia.
PROCEDURA E20
Ponowna ocena nauczycieli akademickich
1. Ustawa o szkolnictwie wyższym
2. Zarządzenie Wewnętrzne nr 32/2014 z dnia 15 kwietnia 2014 roku w sprawie
przeprowadzenia oceny nauczycieli akademickich na Politechnice Wrocławskiej w
2015 roku
3. Zarządzenie Wewnętrzne nr 51/2015 z dnia 25 czerwca 2015 roku w sprawie
wprowadzenia tekstu jednolitego Regulaminu oceny nauczycieli akademickich
Politechniki Wrocławskiej
1. Weryfikacja zestawienia osób podlegających ponownej obligatoryjnej ocenie,
które w wyniku poprzedniej oceny, uzyskały ocenę negatywną bądź dostateczną i
w związku z tym podlegają kolejnej ocenie po upływie:
- ocena negatywna - po upływie 12 miesięcy, ale nie dłużej niż 18 miesięcy od
zakończenia okresu pierwszej oceny
- ocena dostateczna - po upływie 12 miesięcy od zakończenia okresu pierwszej
oceny
2. Poinformowanie na piśmie (lub pocztą elektroniczną) pracowników będących
nauczycielami akademickimi o rozpoczęciu procedury oceny z wyznaczeniem 14dniowego terminu złożenia dokumentacji do bezpośredniego przełożonego.
Przesłanie druku „Ankiety oceny nauczyciela akademickiego Wydziału
Chemicznego Politechniki Wrocławskiej”.
3. Poinformowanie na piśmie (lub pocztą elektroniczną) wszystkich osób
oceniających o rozpoczęciu procedury oceny wraz wykazem obowiązujących
terminów oraz przesłanie wykazu osób podlegających ocenie w danym okresie.
Oceniający ma 14 dni kalendarzowych (od otrzymania pełnej dokumentacji od
pracownika) na przedstawienie wyników oceny podległym pracownikom.
4. Sporządzenie zbiorczych wyników oceny.
24
5. Przedstawienie w ciągu 7 dni od daty przekazania wyników ocen nauczycieli,
zbiorczych wyników oceny Dziekanowi i przekazanie całości dokumentacji do
Komicji Oceniającej Wydziału.
6. Składanie odwołań przez nauczycieli.
7. Przedstawienie Dziekanowi przez Komisję Oceniającą, zatwierdzonych ocen
wystawionych przez oceniających (14 dni od daty otrzymania dokumentacji; w
przypadku wpłynięcia odwołania - 21 dnia kalendarzowych).
8. Sporządzenie protokołu z posiedzenia Komisji Oceniającej i zebranie podpisów
członków komisji.
9. Podjęcie decyzji przez Dziekana o wyniku oceny po zapoznaniu się z opinią
Komisji.
10. Poinformowanie na piśmie osób, które złożyły odwołanie, bądź których ocena
została zmieniona przez Komisję, o decyzji podjętej przez Komisję i Dziekana.
11. Wystawienie świadectw oceny oraz protokołów z posiedzenia Komisji Oceniającej
dla każdego ocenianego pracownika.
12. Przekazanie przez Dziekana świadectw oceny pracownikom wraz z protokołami.
13. Przekazanie dokumentacji do Działu Zarządzania Zasobami Ludzkimi.
14. Wpisanie wszystkich zatwierdzonych ocen do zbiorczej tabeli oraz do
wprowadzenie ich do ZSI.
PROCEDURA E21
Badania profilaktyczne pracowników - wstępne, okresowe, kontrolne i do celów
sanitarno-epidemiologicznych
1. Zarządzenie Wewnętrzne Rektora PWr. nr 10/2009 w sprawie przeprowadzania
badań z zakresu medycyny pracy dla pracowników Politechniki Wrocławskiej
1. Przed przyjęciem pracownik do pracy jest kierowany na badania wstępne. Badanie to
przeprowadzane jest na podstawie imiennie wydanego skierowania, określającego
charakterystykę stanowiska, które ma zajmować pracownik oraz narażenia na
czynniki szkodliwe, uciążliwe występujące w środowisku pracy.
2. Po przeprowadzonym badaniu lekarz medycyny określa termin badania okresowego,
na które pracownik musi być skierowany.
3. Skierowania na badania okresowe przygotowywane są w oparciu o prowadzony
rejestr badań lekarskich uwzględniający daty kolejnych badań profilaktycznych, które
pracownik obowiązany jest wykonać.
4. Według obowiązujących przepisów pracownicy, którzy są zatrudnieni na
stanowiskach związanych z ciągłym kontaktem z innymi osobami, stwarzających
zagrożenie przeniesienia zakażenia drogą powietrzno-kropelkową (pracownicy
dydaktyczni, pracownicy administracyjni na stanowiskach związanych z obsługą
studentów) kierowani są również na badania sanitarno-epidemiologiczne.
5. W przypadku, gdy pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim z tytułu choroby
przez co najmniej 31 dni, przed powrotem do pracy musi zostać skierowany na
badanie kontrolne. W takich sytuacjach odpowiednie skierowanie jest wysyłane do
pracownika na jego adres domowy. Badanie kontrolne pracownik wykonuje w
pierwszym dniu po zwolnieniu lekarskim.
25
6. Po przeprowadzonych badaniach, pracownik otrzymuje orzeczenie lekarskie
stwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na zajmowanym
stanowisku, wraz z ewentualnymi ograniczeniami, zaleceniami dotyczącymi
wykonywanej pracy oraz z określeniem daty kolejnego badania.
7. Pracownicy są obowiązani przekazać orzeczenia lekarskie po wykonanych badaniach
Asystentowi ds. kadr. Wszystkie orzeczenia lekarskie przechowywane są w aktach
osobowych pracowników.
PROCEDURA E22
Szkolenia okresowe z zakresu bhp dla pracowników
Zarządzenie Wewnętrzne Rektora PWr. nr 56/2012 w sprawie zasad szkolenia
w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników Politechniki
Wrocławskiej
1. Szkolenia z zakresu bhp dla pracowników organizowane są przez Dział BHP i PPOŻ.
2. Zgodnie z prowadzonym rejestrem szkoleń z zakresu bhp pracowników Wydziału
Chemicznego i częstotliwością określoną w przepisach, pracownicy są kierowani na
szkolenia okresowe z zakresu właściwe dla odpowiedniej grupy pracowniczej w
terminach określonych przez Dział BHP i PPOŻ.
3. Po zrealizowanym szkoleniu organizator szkolenia wydaje dwa egzemplarze
zaświadczeń potwierdzających ukończenie szkolenia, z których jeden przekazywany
jest pracownikowi, drugi - do jego akt osobowych.
PROCEDURA E23
Organizacja szkoleń dla studentów rozpoczynających naukę
Zarządzenie Wewnętrzne Rektora PWr. nr 5/2012 w sprawie organizowania
szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy studentów rozpoczynających
naukę w Politechnice Wrocławskiej
26
1. Do udziału w szkoleniach obowiązani są studenci rozpoczynający naukę na Wydziale
Chemicznym - wszystkich rodzajach i stopniach studiów. Szkolenia odbywają się w
przed rozpoczęciem zajęć dydaktycznych we wrześniu oraz w lutym, w terminach
uzgodnionych z pracownikami Dziekanatu.
2. Studenci, którzy z różnych przyczyn nie brali udziału w zorganizowanym szkoleniu
obowiązani są do indywidualnego zaliczenia szkolenia na podstawie otrzymanych
materiałów szkoleniowych.
3. Po zrealizowaniu szkolenia dla każdego studenta sporządzana jest informacja,
potwierdzająca odbycie szkolenia, która przekazywana jest do Dziekanatu i
przechowywana jest w aktach studenta.
PROCEDURA E24
Udział w przeprowadzaniu postępowań w związku z wypadkami pracowników
przy pracy, w drodze do/ z pracy) i wypadków studenckich
1. Zarządzenie Wewnętrzne Rektora PWr. nr 30/2012 w sprawie postępowania
dotyczącego ustalenia okoliczności i przyczyn wypadków studentów oraz
sposobu ich dokumentowania.
2. Zarządzenie Wewnętrzne Rektora PWr. nr 28/2012 w sprawie postępowania
dotyczącego ustalenia okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz
wypadków w drodze do lub z pracy.
1. Po uzyskaniu wiadomości o zaistniałym zdarzeniu wypadkowym zbierane są
informacje od poszkodowanego i świadków, mające na celu wyjaśnienie okoliczności
i przyczyn wypadku.
2. Na podstawie zebranych danych, dokumentacji medycznej tworzony jest protokół
powypadkowy.
3. Dalsze postępowanie wypadkowe oraz wnioskowanie do Zakładu Ubezpieczeń
Społecznych o odszkodowanie prowadzone jest przez Dział BHP i PPOŻ.
PROCEDURA E25
Zebranie oświadczeń pracowników w związku z przygotowywaniem wniosku o
przyznanie środków finansowych na działalność statutową
27
1. Zarządzenie Wewnętrzne Rektora PWr. nr 92/2015 w sprawie wprowadzenia
zasad przygotowania wniosków o przyznanie dotacji statutowej oraz podziału,
wydatkowania i rozliczania przyznanych środków finansowych
1. Oświadczenia są przygotowywane i przekazywane każdemu z pracowników
zatrudnionych przy prowadzeniu badań naukowych lub pracach rozwojowych.
2. Po otrzymaniu podpisanych przez pracowników oświadczeń, są one kompletowane
jako dokumentacja niezbędna do sporządzenia wniosku o przyznanie środków
finansowych na działalność statutową.
PROCEDURA E26
Przygotowanie corocznej informacji o narażeniu pracowników na czynniki
rakotwórcze i mutagenne występujące na stanowiskach pracy
1.Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 24 lipca 2012 r. w sprawie substancji
chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o
działaniu rakotwórczym lub mutagennym w środowisku pracy (Dz.U. 2012 poz.
890)
1. Informacje na temat narażenia pracowników na czynniki rakotwórcze i mutagenne są
przygotowywane w oparciu o wytyczne przekazywane przez Dział BHP i PPOŻ.
2. W celu uzyskania aktualnych danych na temat narażeń pracowników na ww. czynniki
do Kierowników poszczególnych Zakładów przekazywane są odpowiednie formularze
do wypełnienia.
3. Na podstawie danych, otrzymanych od Kierowników, corocznie tworzony jest Rejestr
Pracowników narażonych na substancje, preparaty, czynniki o działaniu
rakotwórczym lub mutagennym na Wydziale Chemicznym Pwr.
4. Informacje na temat narażeń pracowników przekazywane są do Działu BHP i PPOŻ.,
skąd zbiorcze dane dotyczące Politechniki Wrocławskiej wysyłane są do Państwowej
Inspekcji Pracy oraz do Wojewódzkiego Inspektoratu Sanitarnego.
28
PROCEDURA E27
Tworzenie sprawozdań, rejestrów i ewidencji
Kodeks pracy
1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami i wytycznymi przekazywanymi przez organy
nadzorujące (PIP, PIS) prowadzona jest dokumentacja dotycząca narażenia
pracowników na działanie czynników szkodliwych, uciążliwych występujących w
miejscu pracy (czynniki rakotwórcze, mutagenne, biologiczne, zamknięte użycie
GMM).
2. Okresowo przeprowadzana jest aktualizacja dokumentacji, w tym celu do
Kierowników Zakładów kierowana jest prośba przekazywanie nowych informacji na
temat narażeń podległych pracowników.
3. Używanie przez pracowników określonych substancji (np. substancje kontrolowane zubażające warstwę ozonową, prekursory narkotyków) podlega ewidencji i
sprawozdawczości, co jest regulowane przez odpowiednie przepisy środowiskowe i
sanitarne. Po uzyskaniu od Kierowników Zakładów aktualnych informacji na ten
temat tworzona jest właściwa dokumentacja.
PROCEDURA E28
Organizacja gospodarki odpadami niebezpiecznymi wytworzonymi na wydziale
Ustawa z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (t.j. Dz.U. 2013 poz. 21)
D. Opis postępowania w ramach procedury
1. Gospodarka odpadami niebezpiecznymi realizowana jest zgodnie z obowiązującymi
przepisami, we współpracy z pracownikiem zatrudnionym na Stanowisku ds.
Gospodarowania Odpadami.
2. Odpady niebezpieczne (odczynniki chemiczne, opakowania po odczynnikach i in.)
zbierane są w wyznaczonych miejscach i odbierane przez uprawnione do tego firmy
zewnętrzne zgodnie z zawartymi umowami.
3. Odpady biologiczne z pomieszczeń w bud. A-2 odbierane są dwa razy w tygodniu
przez firmę zewnętrzną, która dostarcza również odpowiednie pojemniki
przystosowane do prawidłowej gospodarki odpadami.
4. Przed planowanym odbiorem odpadów zbierane są informację o rzeczywistych
potrzebach odbioru.
5. Każdorazowo odbiór odpadów potwierdzany jest wypełnieniem karty przekazania
odpadu, niezbędnej dla potrzeb ewidencji odpadów.
29
PROCEDURA E29
Przydział odzieży roboczej pracownikom oraz organizacja prania odzieży
Zarządzenie Wewnętrzne Rektora PWr. nr 39/2004 w sprawie zasad
przydzielania środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego oraz
norm przydziału środków higieny osobistej pracownikom Politechniki
Wrocławskiej
1. Zamawianie odzieży i środków ochrony osobistej pracowników realizowane jest
według potrzeb (zgodnie z tabelą przydziału środków na określonych stanowiskach).
2. Przydział każdorazowo jest odnotowywany w Karcie ewidencyjnej wyposażenia
pracownika.
3. Pranie i znakowanie odzieży roboczej i ręczników realizowane jest przez firmę
zewnętrzną, według zawieranej corocznie umowy. Pracownikom z tego względu nie
przysługuje ekwiwalent za pranie odzieży roboczej.
4. Po zawarciu nowej umowy na usługi pralnicze, pracownicy zostają poinformowani o
trybie postępowania i terminach, w jakich prowadzone jest przekazywanie i odbiór
rzeczy przeznaczonych do prania.
PROCEDURA E30
Nagrody, premie i zwiększone wynagrodzenie
1.Ustalenia wewnętrzne
2. Zarządzenie Wewnętrzne 72/2012 z dnia 14 września 2012r. w sprawie
wprowadzenia Regulaminu premiowania pracowników Politechniki Wrocławskiej
niebędących nauczycielami akademickimi
3. Zarządzenie Wewnętrzne 9/2016 z dnia 19 stycznia 2016r. w sprawie możliwości
zwiększenia w roku 2016 wynagrodzeń pracowników Uczelni
I. Nagrody
1. Na przełomie maja i czerwca Dziekan przedstawia kandydatury pracowników
będących nauczycielami (2% funduszu nagród) i pracowników niebędących
nauczycielami (1% funduszu nagród) do otrzymania nagrody Rektora.
2. Wykaz osób do przyznania nagrody wraz z pismem przewodnim jest przygotowywany
przez Asystenta ds. Kadr i wynoszony do Kancelarii Rektora.
II. Premie
30
Asystent ds. kadr co miesiąc przygotowuje wykaz premii do DZZL wg uzgodnionych
wytycznych. Do systemu TETA wprowadzane są premie również w systemie miesięcznym
przez asystenta ds. kadr.
III. Zwiększone wynagrodzenie
1. Druki zwiększonego wynagrodzenia przygotowują asystenci ds. finansowych
potwierdzając swoją osobistą pieczątką dostępność środków finansowych.
2. Druki te analizuje asystent ds. kadr – sprawdzając:
a. Okres zatrudnienia
b. Ewidencję pracy w czasie pobierania zwiększonego wynagrodzenia
c. Określenie konta ( podstawowe czy wydzielone)
d. Prawa autorskie
e. Datę wypłaty
3. Jeśli druk jest dobrze wypełniony, zostaje zarejestrowany nr asystenta ds.kadr i
oddany do podpisu dziekana.
4. Podpisany druk jest przekazany przez asystenta ds. Kadr do DZZL.
5. Jeśli druk jest wypełniony źle, zostaje wycofany i oddany do osoby, która ten druk
przygotowywała.
PROCEDURA E31
Dofinansowanie do studiów
Ustalenia Wewnętrzne
1. Pracownicy wydziału mają możliwość dokształcania się na studiach i studiach
podyplomowych.
2. Pracownik może wystąpić do Dziekana z prośbą o dofinansowanie takich studiów,
jeśli są one związane z wykonywaniem pracy na danym stanowisku.
3. Dziekan może dofinansować studia max w 50%, potwierdzając taką decyzję na
podaniu pracownika.
4. Zaakceptowane podanie wraz z załączoną umową o świadczenie usługi edukacyjnej
jest przekazywane przez asystenta ds. kadr do DZZL. Tam przygotowana jest umowa
dla pracownika, w której jest napisane o sfinansowaniu części opłaty za naukę oraz
informacja, że trzeba przepracować w uczelni co najmniej 3 lata po zakończeniu
kształcenia.
PROCEDURA E32
Wnioskowanie o nadanie medali za długoletnią służbę, medalu komisji edukacji
narodowej oraz odznak i odznaczeń
31
1. Pismo Okólne 2/2016 z dnia 13 stycznia 2016 r. w sprawie trybu wnioskowania o
ordery lub odznaczenia państwowe
2. Pismo okólne 3/2016 z dnia 13 stycznia 2016 r. w sprawie wnioskowania o nadanie
Medalu Komisji Edukacji Narodowej
1. Na początku stycznia ukazują się dwa Pisma Okólne, wyznaczające termin (pierwszy
tydzień marca) składania do Kancelarii JM Rektora, wniosków o nadanie
odpowiednich medali.
2. Rozesłanie do kierowników jednostek oraz komórek organizacyjnych informacji o
proponowaniu kandydatów do odznaczeń, z wyznaczeniem 14-dniowego terminu na
przesłanie propozycji pocztą elektroniczną.
3. Zweryfikowanie przesłanych propozycji oraz stworzenie dla Dziekana wykazu
kandydatów wraz z informacją o: zajmowanym stanowisku, stażu pracy, poprzedniej
ocenie, uzyskanych wcześniej medalach, odznaczeniach, orderach
4. Po otrzymaniu listy zaakceptowanych kandydatów przez Kolegium Dziekańskie,
przygotowanie danych posiedzenie Rady Wydziału.
5. Po otrzymaniu akceptacji kandydatów przez Radę Wydziału, rozesłanie do
wytypowanych osób dwóch wniosków do wypełnienia (Wniosek o nadanie Medalu za
Długoletnią Służbę, Zapytanie o niekaralność), natomiast do osób wytypowanych do
odznaczenia Medalem Komisji Edukacji Narodowej - wniosku o nadanie tego medalu.
6. Rozesłanie do kierowników jednostek oraz komórek organizacyjnych, prośby o
przesłanie uzasadnienia nadania odpowiedniego medalu dla zaakceptowanych przez
Radę Wydziału kandydatów.
7. Weryfikacja nadesłanych wniosków, uzupełnieni danych w zakresie stażu pracy,
zebranie podpisów bezpośrednich przełożonych (tylko Wniosek o nadanie Medalu
Komisji Edukacji Narodowej) oraz Dziekana. Dostarczenie podpisanych wniosków do
Kancelarii JM Rektora.
8. Uzupełnienie zbiorczej tabeli.
PROCEDURA E33
Postępowanie związane z przygotowywaniem prowizorium budżetowego lub
korektą budżetu
1. W grudniu Asystent ds. Kadr tworzy prowizorium budżetowe. Budżet ten zostaje
podzielony na jednostki organizacyjne i zawiera następujące informacje:
- nowe zatrudnienia
- przedłużenia zatrudnienia
- podwyżki
- awanse
- koniec zatrudnienia
- emerytura, nagroda
- urlopy
32
- uwagi
2. Prowizorium budżetowe zostaje uzgodnione z Dziekanem.
3. Prowizorium zaakceptowane przez Dziekana zostaje przekazane Kierownikowi
Asystentów ds. finansowych.
4. W czerwcu dokonuje się korekty budżetu w oparciu o powyższe zasady.
PROCEDURA E34
Zmiana miejsca zameldowania/zamieszkania
1. Osoba zainteresowana osobiście lub pocztą elektroniczną informuje o zmianie
adresu zameldowania/zamieszkania.
2. Osoba zainteresowana otrzymuje do wypełnienia następujące druki:
- ZUS ZUA
- Oświadczenie o zmianie miejsca zamieszkania
- Oświadczenie o podwyższonych kosztach uzyskania- dla osób mieszkających poza
Wrocławiem
3. Wypełnione i podpisane druki trafiają do Asystenta ds. Kadr, który weryfikuje druki i
uzupełnia o następujące dane w druku ZUS ZUA:
a. „Data powstania obowiązku ubezpieczeń”- pola (VI i VII):
i. Jeżeli zatrudnienie nastąpiło przed 31.12.1998 i 01.01.1999 to wtedy
w polu (VI) dotyczącym obowiązkowych ubezpieczeń społecznych
wpisujemy datę 31.12.1998, natomiast w polu (VII) dotyczącym
obowiązkowych ubezpieczeń zdrowotnych wpisujemy datę 01.01.1999
ii. Jeżeli zatrudnienie nastąpiło po datach:31.12.1998 i 01.01.1999 to
wtedy wpisujemy datę przyjęcia do pracy na PWr
b. „Kod oddziału NIZ.” - pole VII pkt 02:
01R- dolnośląski NFZ
09R- podkarpacki NFZ
02R- kujawsko-pomorski NFZ
10R- podlaski NFZ
03R- lubelski NIZ.
11R- pomorski NFZ
04R- lubuski NFZ
12R- śląski NFZ
05R- łódzki NFZ
13R- świętokrzyski NFZ
06R-małopolski NFZ
14R- warmińsko-mazurski NFZ
07R- mazowiecki NIZ.
15R-wielkopolski NFZ
08R-opolski NFZ
16R- zachodniopomorski NFZ
4. Druki wynoszone są do DZZL do osoby obsługującej W-3.
33
PROCEDURA E35
Obsługa systemu POL-on
1. Zarządzenie Wewnętrzne 18/2015 z dnia 13 kwietnia 2015r. w sprawie zasad
dotyczących realizacji obowiązku przekazywania danych do Zintegrowanego
Systemu Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on w Politechnice
Wrocławskiej
2. Zarządzenie Wewnętrzne 83/2015 z dnia 9 listopada 2015r. zmieniające
Zarządzenie Wewnętrzne 18/2015 w sprawie zasad dotyczących realizacji
obowiązku przekazywania danych do Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce i
Szkolnictwie Wyższym POL-on w Politechnice Wrocławskiej.
1. Informacje do POLONU zgłasza asystent ds. Kadr.
2. Asystent ma dostęp do przeglądania (tj. podglądu), z użyciem Systemu Informacji o
Szkolnictwie Wyższym w ramach Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce i
Szkolnictwie Wyższym, zwanego dalej Systemem POL-on w zakresie Politechniki
Wrocławskiej, który:
a. dotyczy nauczycieli akademickich i pracowników naukowych Politechniki
Wrocławskiej, o których mowa w art. 129a ust.2 ustawy Prawa o szkolnictwie
wyższym,
b. z wyłączeniem uprawnienia do ich wprowadzania, aktualizowania,
archiwizowania i usuwania.
3. Dostęp jest wydany dla Pani Danuty Piechowskiej w formie upoważnienia od Rektora
ważne w okresie od dnia 2 lutego 2015 roku do dnia odwołania.
4. Zgłoszenia do POLONU dotyczą procesów:
a. Zatrudnienie pracownika
b. Przedłużenie zatrudnienia pracownika
c. Zmiany warunków zatrudnienia pracownika
d. Zgoda na dodatkowe zatrudnienie
e. Rozwiązanie umowy/mianowania
f. Funkcje kierownicze
g. Stopnie i tytuły naukowe
5. Na każdy rodzaj zmian jest przygotowany odpowiedni druk.
6. Zmiany naniesione na odpowiednim druku w formie elektronicznej są przesyłane do
osoby zajmującej się POLONEM w DZZL, najpóźniej do 14 dni od chwili zmian.
7. Kopie zgłoszeń do POLONU są gromadzone w segregatorze POLON i przechowywane u
asystenta.
8. Asystent na bieżąco sprawdza w systemie POLON dane, które przekazał do
wprowadzenia.
9. Minimum kadrowe do POLONU zgłasza Zespół ds. Obsługi Procesu Dydaktycznego
34
PROCEDURA E36
Upoważnienia do przetwarzania danych
1. Pismo Okólne 8/2007 z dnia 23 kwietnia 2007 r. w sprawie wprowadzenia w
Politechnice Wrocławskiej sposobu prowadzenia dokumentacji dotyczącej
przetwarzania danych osobowych oraz instrukcji dotyczącej trybu zapoznawania się
osób fizycznych z ich danymi osobowymi
2. Zarządzenie Wewnętrzne 66/2011 z dnia 10 listopada 2011 r. w sprawie zasad
ochrony danych osobowych i organizacji systemu ochrony danych osobowych w
Politechnice Wrocławskiej
3. Ustawa o ochronie danych osobowych
1. Wystawienie, w porozumieniu z bezpośrednim przełożonym, upoważnienia do
przetwarzania danych dla nowo zatrudnionego pracownika, jeżeli jego zakres
obowiązków będzie wymagał ochrony danych osobowych.
2. Upoważnienie jest również wystawiane dla osób już zatrudnionych na polecenie
bezpośredniego przełożonego, jeżeli pojawiła się konieczność wystawienia takiego
dokumentu.
3. Upoważnienie wystawiane jest w dwóch egzemplarzach i zostaje zaewidencjonowane w
prowadzonym przez Asystenta ds. Kadr „Rejestrze upoważnień do przetwarzania
danych na Wydziale Chemicznym”.
4. Dwa egzemplarze upoważnienia przekazywane są do podpisu osoby zainteresowanej, a
następnie do akceptacji Dziekana.
5. Jeden egzemplarz dokumentu zostaje oddany osobie zainteresowanej, natomiast drugi
trafia do akt osobowych.
PROCEDURA E37
Przekazywanie kopert utajnionych
1. Ustalenia Wewnętrzne
1. Odebranie przez Asystent ds. Kadr z Sekcji Płac DZZL, tzw. pasków wypłat oraz list płac
- dwa razy w miesiącu.
2. Rozdzielenie pasków wypłat na jednostki i komórki organizacyjne i przekazanie ich w
zaklejonych kopertach do jednostek i komórek organizacyjnych za pomocą osób
zajmujących się obsługą administracyjną Wydziału. Koperty są adresowane na
kierowników jednostek/komórek organizacyjnych.
3. Przekazanie list płac Kierownikowi Asystentów ds. Finansowych.
35
4. Przekazywanie wszelkich imiennych dokumentów do osób zainteresowanych w
zaklejonych kopertach.
36

Procedury kadrowe

Transkrypt

Podobne dokumenty

Politechnika Wrocławska

J. Mroczka

Asystent naukowo-dydaktyczny

słowo od redakcji - Acta Bio-Optica et Informatica Medica