Microsoft Word Viewer - procedura_oznakowania

Microsoft Word Viewer - procedura_oznakowania

Załącznik Nr 1
Do Zarządzenia Nr 327/05
Kierownika Urzędu Miejskiego w Słubice
z dnia 30 sierpnia 2005r.
Procedura aktualizacji informacji w systemie oznakowania
wewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Słubicach, konserwacji
i utrzymania w czystości
I.
Cel wprowadzenia procedury
celem wprowadzenia procedury jest wdroŜenie systemu aktualizacji informacji
oznakowania wewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Słubicach oraz konserwacji
oznakowania i utrzymania go w czystości.
Oznakowanie wewnętrzne ma ułatwić interesantom urzędu poruszanie się po budynku
oraz identyfikację poszczególnych pracowników a takŜe zachowanie przy powstaniu
poŜaru i wskazać kierunek ewakuacji przy ewentualnych zagroŜeniach.
II.
Przedmiot procedury
przedmiotem procedury jest system aktualizacji informacji oznakowania wewnętrznego,
konserwacji i utrzymania go w czystości obejmujący:
1) wprowadzenie niniejszym zarządzeniem zasad i warunków aktualizacji informacji,
konserwacji i utrzymania go w czystości,
2) przypisanie poszczególnym pracownikom odpowiedzialności za aktualizację
informacji oznakowania wewnętrznego, konserwację i utrzymanie w czystości.
III.
Zakres stosowania procedury:
1) aktualizacja oznakowania wewnętrznego
wszelkie wnioski w sprawie zmian w systemie oznakowania wewnętrznego, aktualizacji
informacji oraz zamieszczania komunikatów, ogłoszeń itp. kierowane są do sekretarza
gminy.
Aktualizacja informacji w systemie oznakowania wewnętrznego dokonywana jest na
bieŜąco wg potrzeb zatwierdzonych przez sekretarza gminy.
Osobą odpowiedzialną za aktualizację informacji w systemie oznakowania wewnętrznego
jest pracownik urzędu miejskiego zatrudniony na stanowisku podinspektora ds.
administracyjno-technicznych.
Osoba ta prowadzi rejestr dokumentujący zmiany w systemie oznakowania
wewnętrznego.
Nadzór nad realizacją aktualizacji informacji w systemie oznakowania wewnętrznego
sprawuje kierownik referatu administracyjno-ogólnego
2) aktualizacja udostępniania informacji
osobą odpowiedzialną
za zamieszczanie komunikatów, ogłoszeń, zarządzeń itp.
informacji jest pracownik urzędu miejskiego zatrudniony na stanowisku podinspektora
1
ds. administracyjno-technicznych. Aktualizacja udostępniania informacji dokonywana jest
w następujący sposób:
- poszczególni pracownicy komórek organizacyjnych urzędu miejskiego udostępniający
informację podają (w lewym dolnym rogu)dane określające toŜsamość osoby, która
wytworzyła informację oraz określenie czasu jej udostępnienia. Pracownik dokonujący
aktualizacji informacji zobowiązany jest do zabezpieczenia moŜliwości identyfikacji czasu
rzeczywistego jej udostępnienia. Osoba odpowiedzialna za realizację zadania prowadzi
rejestr dokumentujący aktualizację informacji. Nadzór nad wykonaniem zadania prowadzi
kierownik referatu administracyjno-ogólnego.
3) aktualizacja oznakowania bhp i p.poŜ
aktualizację informacji w systemie oznakowania bhp i p. poŜ. odpowiedzialny jest
pracownik urzędu miejskiego zatrudniony na stanowisku podinspektora ds. wojskowych i
obronnych.
Nadzór nad realizacją zadania sprawuje kierownik biura reagowania kryzysowego.
4) konserwacja oznakowania wewnętrznego
osobą odpowiedzialną za konserwację oznakowania wewnętrznego jest pracownik
zatrudniony na stanowisku woźny- konserwator. Konserwacja dokonywana jest na
bieŜąco wg potrzeb. Przeprowadzenie konserwacji dokumentowane jest w ksiąŜce
konserwacji. Nadzór nad realizacją zadania prowadzi kierownik referatu administracyjnoogólnego.
5) konserwacja oznakowania bhp i p. poŜ
osobą odpowiedzialną za konserwację zabezpieczenia bhp i p.poŜ. jest pracownik urzędu
miejskiego zatrudniony na stanowisku podinspektora ds. wojskowych i obronnych.
Rozmieszczenie, konserwacja i aktualizacja oznakowania zabezpieczenia bhp i p.poŜ.
dokonywana jest zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Nadzór
nad realizacją tego zadania sprawuje kierownik biura reagowania kryzysowego.
6) utrzymanie w czystości oznakowania wewnętrznego
Za utrzymanie w czystości oznakowania wewnętrznego odpowiedzialne są pracownice
urzędu miejskiego zatrudnione na stanowisku sprzątaczek wg powierzonego zakresu
czynności. Nadzór nad realizacją zadania sprawuje pracownik urzędu miejskiego
zatrudniony na stanowisku podinspektora ds. administracyjno-gospodarczych.
IV.
Archiwizacja dokumentów w systemie aktualizacji informacji
oznakowania wewnętrznego urzędu
Dokumenty powstałe w wyniku realizacji zadań przechowywane są u poszczególnych
pracowników wg przypisanej w niniejszej procedurze odpowiedzialności.
2
V.
Schemat systemu oznakowania wewnętrznego w UM w Słubicach.
Front budynku Urzędu Miejskiego.
1.1.
Tablica przeszklona zamykana – zarządzeni Burmistrza Słubic.
1.2.
Informacja na drzwiach wejściowych do budynku – czas pracy urzędu.
1.3.
Tablice informacyjne – siedziby: Rady Miejskiej w Słubicach, Urzędu
Miejskiego, jednostek organizacyjnych gminy i innych instytucji
mieszczących się w budynku urzędu.
3
2.
Parter Urzędu Miejskiego.
2.1.
Tablica informacyjna przenośna dwustronna tzw. „Dzisiaj w Urzędzie” –
tablice w ilości 4 szt.(parter, Ip., IIp., słuŜą do umieszczania na nich
informacji dotyczącej bieŜącej pracy urzędy oraz wydarzeniach
odbywających się w UM w danym dniu.
2.2.
Tablica informacyjna ogólna
funkcjonujących w urzędzie.
2.3.
Tablica informacyjna kierunkowa z nazwami komórek organizacyjnych i
nr pokojów w których się znajdują – tablice kierunkowe umiejscowione
są we wszystkich skrzydłach korytarzy parteru, I i II piętra.
–
4
wykaz
komórek
organizacyjnych
2.4.
Tablica przeszklona zamykana wykorzystywana
informacji sądowych i komorniczych.
2.5.
Tablica informacyjna korkowa – informacje ogólne wydziałów, biur UM,
jednostek organizacyjnych urzędu oraz innych instytucji, tablice taki
znajdują się na holu kaŜdego pietra urzędu.
3.
3.1.
I piętro Urzędu Miejskiego.
Gablota promocyjna firm.
5
do
umieszczania
3.2.
4.
4.1.
5.
5.1.
Tablice informacyjne korkowe – uchwały oraz inne informacje Rady
Miejskiej (tablica z prawej str.), (tablica z lewej str.) informacje ogólne
wydziałów, biur UM, jednostek organizacyjnych Urzędu.
Tabliczki informacyjne przy wejściach do biur.
Przy drzwiach do poszczególnych pokoi umieszczone są informacje o
nazwie komórki, osobach, które w tym pokoju pracują oraz zakresie
załatwianych spraw, tabliczki znajdują się na terenie całego urzędu.
Zidentyfikowanie pracowników.
Pracownicy urzędu noszą identyfikatory z imieniem i nazwiskiem,
stanowiskiem oraz nazwą komórki, w której pracują.
6
VI.
Opis rozmieszczenia systemu oznakowania wewnętrznego –
oznakowanie bhp i p.poŜ
1. Na terenie budynku urzędu znajdują się tabliczki informujące o rozmieszczeniu :
1.1
sprzętu ochrony przeciwpoŜarowej:
- podręcznego sprzętu gaśniczego (gaśnice umieszczone są w punktach
ogólnie dostępnych, na kaŜdej kondygnacji znajdują się 2 gaśnice),
1. 2 na korytarzach znajdują się szafki hydrantowe,
1. 3
instrukcje alarmowe w przypadku powstania poŜaru ( umieszczone są przy
klatkach schodowych, na korytarzach, wejściach i wyjściach ewakuacyjnych),
1. 4. tablice kierunkowe ewakuacyjne:
- do wyjścia ( w lewo),
- do wyjścia ( w prawo),
- kierunek drogi ewakuacyjnej,
- wyjście ewakuacyjne,
- do wyjścia schodami w dół ( na lewo)
- do wyjścia schodami w dół ( na prawo)
7
Zarządzenie Nr 327/05
Kierownika Urzędu Miejskiego w Słubicach
z dnia 30 sierpnia 2005r.
w sprawie wprowadzenia procedury aktualizacji informacji w systemie oznakowania
wewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Słubicach.
Na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie
gminnym ( tj. z 2001 Dz.U. Nr 142, poz.1591 ze zmianami ), zarządzam, co następuje:
§ 1. Wprowadzam procedurę aktualizacji informacji w systemie oznakowania
wewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Słubicach, stanowiącą załącznik do niniejszego
zarządzenia.
§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy.
§ 3. Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem wydania.
8
INFORMACJA
W Urzędzie Miejskim w Słubicach w ramach programu „ Przejrzysta Polska”
opracowano i wdroŜono procedurę aktualizacji informacji w systemie oznakowania
wewnętrznego urzędu.
Celem tego zadania jest ułatwienie klientom poruszania się po urzędzie, identyfikacja
Pracowników urzędu a takŜe zachowanie bezpieczeństwa bhp i p. poŜ , podczas
Przebywania w budynku.
W urzędzie istnieją tablice informacyjne z nazwami komórek organizacyjnych
i numerami pokojów, w których są zlokalizowane, pracownicy urzędu noszą identyfikatory
z imieniem i nazwiskiem, stanowiskiem oraz nazwą komórki organizacyjnej, w której
pracują.
Przy drzwiach do poszczególnych pokoi umieszczone są informacje o nazwie komórki
organizacyjnej, osobach, które w tym pokoju pracują oraz zakresie załatwianych spraw
W urzędzie są umieszczone tablice ogłoszeń z rejestrem dokumentującym zamieszczane
Na niej komunikaty, zarządzenia, ogłoszenia itp.
Wprowadzona Zarządzeniem Nr 327/05 Kierownika Urzędu Miejskiego
w Słubicach z dnia 30 sierpnia 2005 roku (.www.slubice.binp.pl) procedura gwarantuje,
Ŝe na wszystkich oznaczeniach są aktualne informacje a takŜe gwarantuje konserwację
oznakowania i utrzymania go w czystości.
9