z kontroli przeprowadzonej w trybie zwykłym, ujętej w Planie kontroli

Warszawa, dnia
października 2012 r.
MINISTER
ADMINISTRACJI I CYFRYZACJI
DKSiW-092-5 -„4/12
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
z kontroli przeprowadzonej w trybie zwykłym, ujętej w Planie kontroli do realizacji przez
Departament Kontroli, Skarg i Wniosków MAC w 2012 r., pn.: Realizacja poliiyki kadrowej,
przeprowadzonej w terminie od dnia 6 sierpnia 2012 r. do 10 sierpnia 2012 r.
w Wielkopolskim Urzędzie Wojewódzkim z siedzibą w Poznaniu (61-713) przy
Al. Niepodległości 16/18.
Czynności kontrolne zostały przeprowadzone na podstawie ustawy z dnia 15 lipca 2011 r.
o kontroli w administracji rządowej
1 przez zespół kontrolny MAC w składzie:
w Wydziale Kontroli i Nadzoru
DKSiW MAC posiadający upoważnienie Nr 50/2012 z dnia 31 lipca 2012 r.,
-
w Wydziale Kontroli i Nadzoru
DKSiW MAC posiadający upoważnienie Nr 51/2012 z dnia 31 lipca 2012 r.
-
Kontrolą zostały objęte następujące zagadnienia:
1. Identyfikacja potrzeb kadrowych.
2. Nabór pracowników.
3. Ocena pracowników.
4. Utrzymanie pracowników
5. Rozwój pracowników
—
—
wynagrodzenia, awanse, nagrody.
indywidualne programy rozwoju zawodowego, szkolenia.
Celem kontroli była ocena realizacji polityki kadrowej pod względem legalności, celowości
rzetelności.
W niniejszej kontroli zespół kontrolny dokonał oceny realizacji polityki kadrowej w oparciu
o analizę dotyczącą funkcjonowania w Wielkopolskim Urzędzie Wojewódzkim trzech
komórek organizacyjnych:
1. Biura Organizacyjno-Administracyjnego,
2. Wydziału Finansów i Budżetu,
1
Dz. U. Nr 185, poz. 1092.
3. Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców.
Na podstawie analizy dokumentacji źródłowej oraz otrzymanych pisemnych wyjaśnień,
pozytywnie oceniono realizację polityki kadrowej w Wielkopolskim Urzędzie
Wojewódzkim w 2011 r. Powyższa ocena wynika ze stwierdzonych w toku kontroli
następujących ustaleń:
W Wieikopolskim Urzędzie Wojewódzkim obowiązuje „Program Zarządzania Zasobami
Ludzkimi” wprowadzony zarządzeniem Dyrektora Generalnego Wielkopolskiego Urzędu
Wojewódzkiego w Poznaniu Nr 14/10 z dnia 5 marca 2010 r.
W badanym okresie Zespół Audytu Wewnętrznego UW wykonał w Wielkopolskim Urzędzie
Wojewódzkim w Poznaniu czynności doradcze w zakresie stopnia realizacji zadań przez
pracowników w odniesieniu do stanu zatrudnienia z uwzględnieniem opisów stanowisk pracy
w delegaturach w Kaliszu, Koninie, Lesznie i Pile. Ponadto w marcu 2011 r. kierownicy
poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu na ustne polecenie Dyrektora Generalnego
dokonali analizy stanu zatrudnienia pod kątem realizowanych zadań. Wyżej wymienione
analizy wykazały w niektórych komórkach organizacyjnych mniejsze obciążenie stanowisk
pracy w delegaturach niż w Poznaniu. Powyższa analiza była podstawą do podjęcia przez
Dyrektora Generalnego w porozumieniu z Wojewodą Wielkopolskim decyzji o optymalizacji
zatrudnienia.
(
W 2011 r. w Wielkopolskim Urzędzie Wojewódzkim przeprowadzono 36 nabory do służby
cywilnej, z czego ponad 47% dotyczyło naboru do Wydziału Spraw Obywatelskich
i Cudzoziemców, Wydziału Finansów i Budżetu oraz Biura OrganizacyjnoAdministracyjnego. W odniesieniu do trzech wolnych stanowisk jeden nabór unieważniono,
zaś w przypadku drugiego naboru odstąpiono od zatrudnienia kandydata w ramach
optymalizacji zatrudnienia.
Zespół kontrolny poddał analizie dokumentację dotyczącą 16 naborów. Po analizie
dokumentów stwierdzić należy, że:
-
-
-
nabory nr 12/l 1, 25/li i nr 35/l 1 zakończyły się bez wyłonienia najlepszego kandydata;
nabór 13/11 został anulowany w związku z wypowiedzeniem umowy o pracę przez
pracownika zatrudnionego na przedmiotowym stanowisku;
w przypadku naboru 22/li odstąpiono od zatrudnienia w związku z optymalizacją
zatrudnienia;
przygotowanie procesu było zgodne z ustawą o służbie cywilnej;
ogłoszenia o wolnych stanowiskach pracy ukazały się w Biuletynie Służby Cywilnej;
zachowany został termin do składania dokumentów, który nie może być krótszy niż 10 dni,
a dla ogłoszenia o naborze w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej
5 dni od dnia opublikowania tego ogłoszenia w Biuletynie Informacji Publicznej.
Pracownicy Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego podlegają ocenie okresowej zgodnie
z wymogami ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej
. Zgodnie z ustawą ocena
2
pracownicza jest przeprowadzana co 2 lata, zaś jednym z jej elementów jest rozmowa
oceniająca. W kontrolowanym urzędzie przekazywanie informacji przez przełożonego na
temat sposobu wykonywania pracy przez pracownika nie ma charakteru sformalizowanej
-
-
-
—
2
Dz. U. Nr 227, poz. 1505, z późn.
zm.
oceny śródokresowej i odbywa się na bieżąco, w zależności od potrzeb i przyjętego przez
kierownika stylu kierowania. Odzwierciedleniem bieżącej oceny pracowników
i przekazywania im informacji zwrotnej na temat realizowanej pracy jest przyjęty w Urzędzie
tryb przyznawania nagród z obowiązkowym uzasadnieniem dla przyznanej nagrody
i prowadzonej przy tej okazji rozmowy oceniającej.
W badanym okresie w Wielkopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Poznaniu przeprowadzono
15 pierwszych ocen oraz 2 oceny okresowe na zasadach określonych w ustawie o służbie
cywilnej.
Oceny okresowe zawierały wnioski dotyczące indywidualnego programu rozwoju
zawodowego, zaś pierwsze oceny w służbie cywilnej były przeprowadzone w terminie
określonym w art. 38 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej.
W 2011 r. czterokrotnie (w Biurze Organizacyjno-Administracyjnym- 3, w Wydziale Spraw
Obywatelskich i Cudzoziemców -1) doszło do ponownej oceny w wyniku istotnej zmiany
zakresu obowiązków pracownika.
W badanych komórkach organizacyjnych w 2011 r. wystąpiły trzy przypadki utworzenia
nowych stanowisk pracy, w wyniku czego podjęto proces wartościowania stanowisk pracy.
Od 2008 r. W Wielkopolskim Urzędzie Wojewódzkim wynagrodzenia na poszczególnych
stanowiskach pracy są powiązane z wartością punktową stanowisk pracy. W oparciu
o wartość punktową poszczególnych stanowisk jest ustalany poziom wynagrodzenia przy
uruchamianiu naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej. Każdorazowo przy
wniosku o wszczęcie procedury naboru analizie poddawana jest wartość punktowa danego
stanowiska oraz rozpiętość wynagrodzeń zarówno w ramach przedziału punktowego, jak
i w ramach komórki organizacyjnej.
W 2011 r. dla członków korpusu służby cywilnej zorganizowano 13 szkoleń w ramach
indywidualnego programu rozwoju zawodowego. Odbyte szkolenia odpowiadały zadaniom
realizowanym na poszczególnych stanowiskach pracy.
W związku z pozytywną oceną z kontroli dotyczącej realizacji polityki kadrowej
w Wielkopolskim Urzędzie Wojewódzkim w 2011 roku odstępuje się od formułowania
zaleceń pokontrolnych, o których mowa w art. 46 ust. 3 pkt 1 ustawy o kontroli
w administracji rządowej.
z upoważnienia Ministra
D Y R E. K
CR
Depaiarn”-ł iroJ Sk!