Zapytanie z formularzem

Łomża, 20 listopada 2008 r
Zaproszenie
do składania oferty cenowej
Podstawa prawna: zgodnie z przepisem art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo
zamówień publicznych do postępowania nie stosuje się przepisów niniejszej ustawy.
Wartość zamówienia nie przekracza 14.000 euro.
1
Informacje o Zamawiającym
1.1 Nazwa i adres Zamawiającego
Urząd Miejski w Łomży
Ul. Stary Rynek 14
18 – 400 Łomża
Tel. (0 86) 215 67 00, fax. (0 86) 215 67 06
1.2 Pracownicy Zamawiającego uprawnieni do
bezpośredniego kontaktowania się
z Wykonawcami:
1.3 Bogdan Pliszewski, nr telefonu: (0 86) 215 67 34, Urząd Miejski w Łomży, ul. Stary Rynek 14,
pokój nr 215, e-mail: [email protected].
1.4 Korespondencję dotyczącą zadania prosimy składać w formie pisemnej na adres: Urząd
Miejski w Łomży, ul. Stary Rynek 14, 18 – 400 Łomża. Dopuszcza się przesyłać
korespondencję w formie faksu na numer (0 86) 215 67 06, lub w formie wiadomości e-mail na
adres e-mail: [email protected]. W przypadku przesłania korespondencji w formie
e-mail lub faksem Wykonawca powinien przesłać tą samą wiadomość w formie pisemnej.
Prosimy o zatytułowanie korespondencji nazwą zadania „Kompleksowy system zarządzania
sesją Rady Miejskiej w Łomży”.
2
Opis przedmiotu zamówienia
Wykonanie w sali konferencyjnej (pokój 213) Urzędu Miejskiego w Łomży „Kompleksowego
systemu do obsługi sesji Rady Miejskiej w Łomży” zwany dalej Systemem.
2.1 System powinien zawierać
a) urządzenia do przeprowadzania głosowań dla 23 radnych,
b) mikrofony do obsługi 23 radnych, 3 prezydentów, mównicy,
c) urządzenia eliminujące powstawanie zakłóceń i sprzężeń w nagłośnieniu
d) urządzenia do identyfikacji i autoryzacji 23 radnych oraz 3 prezydentów,
e) aplikację do zarządzania Systemem,
f) urządzenia do obsługi aplikacji,
g) urządzenia do sterowania dźwiękiem oraz wizją,
h) urządzenia do adaptacji Systemu z urządzeniami multimedialnymi sali konferencyjnej,
i) możliwość rejestracji i archiwizacji przebiegu sesji,
j) urządzenia rezerwowe zapewniające ciągłość prac sesji w przypadku awarii,
2.2 Opis funkcjonalności Systemu.
a) System powinien wykorzystywać obecnie zastosowane urządzenia nagłośnienia
i wizualizacji sali konferencyjnej Urzędu Miejskiego w Łomży w skład których wchodzą:
głośniki (zamontowane w suficie podwieszanym), odtwarzacz CD Yamaha CDX-393,
magnetofon kasetowy YAMAHA CDX-W321, 2 mikrofony bezprzewodowe z nadajnikiem
LeSon LS82, dwa mikrofony przewodowe, wzmacniacz Rduch Elektroakustyka MWL-7E
200W, rzutnik multimedialny 3M X66, ekran do rzutnika.
b) przed rozpoczęciem oraz w trakcie sesji użytkownik zarządzający aplikacją do
zarządzania Systemem (Administrator) wprowadza i edytuje informacje dotyczące
przebiegu sesji oraz osób biorących udział w sesji,
c) System rejestruje przebieg sesji, sporządza informację z przebiegu sesji, nagrywa
przebieg sesji w formie cyfrowej, archiwizuje sesję w formie cyfrowej oraz posiada
możliwość zapisu na nośniki wymienne (CD, DVD, pendrive itp.),
d) cyfrowa rejestracja dźwięku zarówno z mikrofonów należących do Systemu jak również
z mikrofonów zewnętrznych podłączonych do systemu nagłośnieniowego sali
konferencyjnej Urzędu Miejskiego w Łomży,
e) logowanie autoryzowanych użytkowników jednoznacznie identyfikujących osobę,
f) konfiguracja poziomu funkcji dostępnych dla zalogowanego użytkownika,
g) rejestracja czasu obecności zalogowanego do Systemu użytkownika, ilości i czasu
aktywności zalogowanego użytkownika podczas sesji (np. ilości i czasu zabierania głosu
podczas sesji), statystyk i raportów z przeprowadzanych głosowań i aktywności osób
biorących udział w sesji,
h) zalogowani użytkownicy w ramach przyznanych uprawnień powinni mieć możliwość
oddania głosu (za, przeciw, wstrzymał się, rezygnacja z głosu), zabrania głosu w dyskusji
(prośba o głos, prośba o głos priorytetowy, prośba o głos w sprawie odpowiedzi „ad
vocem”, rezygnacja z głosu). Przewodniczący Rady Miejskiej lub osoba wyznaczona oraz
Administrator powinni mieć możliwość zarządzania przebiegiem dyskusji, czyli powinni
udzielać i odbierać głos. System powinien pozwalać na zmianę kolejności mówiących,
i) urządzenia służące do wizualizacji powinny mieć możliwość obsługi prezentacji
multimedialnych (np. MS Power Point, Open Office Impress) plików tekstowych,
kalkulacyjnych, graficznych, filmów multimedialnych (np. dvd, avi, mpeg), stron
internetowych oraz do podłączenia co najmniej jednego komputera (laptopa)
zewnętrznego,
j) aplikacja do obsługi Systemu powinna sporządzać i archiwizować w wersji elektronicznej
raporty i statystyki, a także posiadać możliwość ich prezentacji graficznej i wydruku,
k) System powinien być zabezpieczony przed nieautoryzowanym dostępem, szczególnie
przed możliwością zmiany wyników głosowań,
l) w przypadku awarii modułów głosowania powinna być możliwość sprawdzenia informacji
o głosowaniu przez Administratora,
m) System powinien mieć możliwość zmian w konfiguracji oraz wyboru opcji dostosowanych
do potrzeb Zamawiającego oraz uwzględniających obowiązujące przepisy prawa,
n) urządzenia Systemu powinny mieć możliwość łatwego montażu i demontażu oraz
przechowywania w opakowaniach eliminujących możliwość uszkodzeń oraz dających się
przenosić do innych pomieszczeń.
2.3 Informacje dodatkowe
a) dostosowanie nagłośnienia sali konferencyjnej do obsługi urządzeń zewnętrznych
audiofonicznych w celu możliwości zarejestrowania dźwięku przez np. prasę, telewizję
poprzez zamontowanie co najmniej 8 różnych złącz wyjścia dźwięku pochodzącego
z Systemu,
b) System powinien mieć możliwość rozbudowy o funkcje prezentacji obrazu
z zainstalowanych kamer (pokazanie z kadrowaniem osoby aktualnie przemawiającej,
pokazanie obrazu całej sali konferencyjnej), przekazanie obrazu na ekran odbiorników
telewizyjnych umieszczonych np. w pokojach ratusza, do rzutnika umieszczonego na holu
ratusza,
c) umożliwienie przekazywania obrazu i relacji z sesji poprzez serwisy internetowe,
d) rejestracja obrazu w formie cyfrowej. Przekazanie obrazu dla urządzeń zewnętrznych np.
w celu podłączenia prasy, telewizji.
e) Wykonawca przeprowadzi szkolenie dla wyznaczonych pracowników Urzędu z obsługi
Systemu,
f) System będzie wyposażony instrukcję montażu, konfiguracji i obsługi dla użytkowników
zarządzających pracą systemu,
g) Wykonawca udzieli gwarancji na funkcjonowanie Systemu przez okres 24 miesięcy od
daty przyjęcia Systemu przez Zamawiającego.
3
Wymagania dotyczące oferty
3.1 Oferta powinna być przygotowana zgodnie z formularzem oferty stanowiącym załącznik nr 1.
3.2 Do oferty należy dołączyć listę podmiotów , w których taki System działa
3.3 Oferta powinna być uzupełniona o opis Systemu.
4
Termin wykonania zamówienia
4.1 Wymagany termin wykonania zamówienia 14 dni od dnia podpisania umowy.
5
Miejsce oraz termin składania ofert.
Oferty należy składać w formie pisemnej do dnia 28 listopada 2008r do godziny 15.00 na adres: Urząd
Miejski w Łomży, ul. Stary Rynek 14, 18-400 Łomża, Sekretariat Zastępców Prezydenta Miasta Łomża
(pokój 101). Dopuszcza się przesyłać oferty w formie faksu na numer (0 86) 215 67 06, lub w formie
wiadomości elektronicznej na adres e-mail: [email protected]. W przypadku przesłania oferty
w formie e-mail lub faksem Wykonawca powinien przesłać tą samą ofertę w formie pisemnej. Prosimy
o zatytułowanie oferty „Oferta na kompleksowy system zarządzania sesją Rady Miejskiej w Łomży”.
6
Opis sposobu obliczenia ceny
6.1 Cena powinna być podana:
a) cyfrowo i słownie w złotych polskich,
b) zgodnie z załączonym formularzem oferty, tj.: cena netto, podatek VAT, cena brutto,
6.2 Cena oferty obejmująca podatek od towarów i usług (VAT) musi być wyrażona w złotych
z zaokrągleniem do dwóch miejsc po przecinku (grosze). Stawka VAT musi być określana
zgodnie z ustawą z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535).
6.3 Dla porównania ofert zamawiający przyjmie cenę brutto obejmującą podatek od towarów
i usług (VAT).
7
Termin związania ofertą.
Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni od daty złożenia formularza ofertowego
Załącznik nr 1
FORMULARZ OFERTY
w postępowaniu o wartości zamówienia
nie przekraczającej równowartości kwoty netto 14 000,00 euro
na wykonanie w „Kompleksowego systemu do obsługi sesji Rady Miejskiej w Łomży”
1. Nazwa i adres Wykonawcy
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
NIP:
……………………………………………………………………………………………………………………………………….
REGON: ……………………………………………………………………………………………………………………………………….
Numer
rachunku bankowego:
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
2. Kalkulacja cenowa Wykonawcy za realizację całości przedmiotu zamówienia:
a) oferujemy wykonanie całości przedmiotu zamówienia za cenę
netto: ……………………………… słownie …………………………………………………………………………………………….,
a wraz z należnym podatkiem VAT w wysokości………………… %
za cenę brutto: ……………………………… słownie ………………………………………………………….……………………;
b) oferujemy termin realizacji zamówienia: ……………..…………………, licząc od dnia podpisania umowy;
3. Oświadczamy, iż zapoznaliśmy się z opisem przedmiotu zamówienia i wymogami
Zamawiającego i nie wnosimy do nich żadnych zastrzeżeń.
5. Załącznikami do niniejszego formularza oferty stanowiącymi integralną część oferty są:
a)
...…………………………………………………………………………………………………………………………………….
b)
………………………………………………………………………………………………………………………………………
c)
………………………………………………………………………………………………………………………………………
d)
………………………………………………………………………………………………………………………………………
e)
………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………
Miejscowość , dnia
(pieczęć i podpis osoby uprawnionej do
składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy)