Plik źródłowy - Urząd Miejski w Bychawie

Plik źródłowy - Urząd Miejski w Bychawie

Usługa: Świadczenie usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i
doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów w obrocie krajowym i
zagranicznym dla Urzędu Miejskiego w Bychawie .
Data publikacji ogłoszenia:
23-09-2015
Termin składania dokumentów: 28-09-2015, do godz.15:00
Wydział Oświaty, Spraw Społecznych i Organizacyjnych
Komórka organizacyjna:
Zaproszenie do składania ofert
Rodzaj ogłoszenia:
Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie
usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek
pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów w obrocie krajowym i zagranicznym dla Urzędu
Miejskiego w Bychawie w okresie od 01.10.2015r. do 31.12.2016r.
W zakres przedmiotu zamówienia wchodzą:
a) usługi pocztowe w obrocie krajowym w zakresie przyjmowania, przemieszczania
i doręczania przesyłek listowych: ekonomicznych (zwykłych), priorytetowych, poleconych
i za zwrotnym potwierdzeniem odbioru oraz paczek ekonomicznych, priorytetowych i za
zwrotnym potwierdzeniem odbioru;
b) usługi pocztowe w obrocie zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania
i doręczania przesyłek listowych poleconych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru;
c) doręczanie lub wydawanie przesyłek, o których mowa w pkt. a i b zwracanych do
Zamawiającego
po
wyczerpaniu
możliwości
doręczenia
lub
wydania
odbiorcy.
Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki:
a) listy ekonomiczne (zwykłe) - przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej
kategorii w obrocie krajowym,
b) listy zwykłe priorytetowe - przesyłki nierejestrowane będące przesyłkami najszybszej
kategorii w obrocie krajowym,
c) listy polecone - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii
w obrocie krajowym,
d) listy polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie
krajowym,
e) listy polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru - przesyłki rejestrowane nie będące
przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone
za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym;
f) listy polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru - przesyłki rejestrowane,
najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem
odbioru w obrocie krajowym;
g) paczki pocztowe ekonomiczne, priorytetowe i za zwrotnym potwierdzeniem odbioru oraz
nadane na poste restante w obrocie krajowym.
Wymiary przesyłek listowych :
,,Gabaryt A'' - przesyłki o wymiarach:
- minimum: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm,
- maksimum: żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokość 20 mm, długość 325
mm, szerokość 230 mm.
,,Gabaryt B'' - przesyłki o wymiarach:
- minimum: jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm
lub szerokość 230 mm,
- maksimum: suma długości, szerokości i wysokości (grubości) 900 mm, przy czym
największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm.
Przyjmuje się tolerancje wszystkich wymiarów ± 2 mm.
Szacunkowe ilości przewidywanych przesyłek w okresie świadczenia usługi wskazane są w
zestawieniu ilościowym przesyłek. Ilość i rodzaj przesyłek jest szacunkowa i służy jedynie
orientacyjnemu określeniu wielkości przedmiotu zamówienia, która może ulec zmianie w
zależności od potrzeb Zamawiającego.
Wymagania dotyczące usługi:
1) Zamawiający wymaga
od Wykonawców realizacji
przedmiotu
zamówienia,
z zachowaniem wymogów, wynikających z przepisów ustawy z dnia 23 listopada 2012 r.
Prawo pocztowe (Dz.U. z 2012 r., poz.1529) oraz obowiązujących w tym zakresie aktów
wykonawczych.
2) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował stałą placówką nadawczą
w miejscowości, w której znajduje się jednostka Zamawiającego oraz wymaga,
aby
punkty
odbioru
niedoręczonych
pod
adres
przesyłek
(awizowanych)
znajdowały się na terenie każdej gminy w Polsce.
3) W ramach świadczenia
usług, o których mowa w Przedmiocie zamówienia,
Wykonawca zobowiązany będzie do wykonania m.in. następujących czynności:
a) dostarczania przesyłek do siedziby Zamawiającego codziennie (w dni robocze) do
godziny 9.30, odbierania jeden raz dziennie przesyłek pocztowych z siedziby
Zamawiającego od poniedziałku do piątku w godzinach 14.30-15.00, potwierdzania
w zestawieniach przesyłek pocztowych rejestrowanych i nie rejestrowanych a także
pocztowej książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych, przyjętych do
wyekspediowania w kraju i za granicę (odbiór przesyłek potwierdzać będzie upoważniony
przedstawiciel Wykonawcy),
b) doręczania zwrotnego potwierdzenia odbioru i zwrotów niedoręczonych przesyłek
pocztowych do siedziby Zamawiającego, w dni robocze od poniedziałku do piątku
w godzinach ustalonych w pkt. 3 litera a.
c) nadawania przesyłek w dniu ich przyjęcia przez Wykonawcę od Zamawiającego,
d) zwrotu otrzymanego od Zamawiającego zestawienia nadanych przesyłek pocztowych
w dniu następnym, potwierdzonego przez upoważnionego pracownika Wykonawcy
z podsumowaniem kwot nadanych przesyłek,
4) Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia lub zwiększenia ogólnej ilości
przesyłek pocztowych, wynikających z formularza ofertowego.
5) Wykonawca zobowiązuje się, że przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie
przesyłek wykonywane będzie zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23.11.2012r. Prawo
pocztowe (Dz. U. z 2012.poz.1529), Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji
z dnia 29.04.2013r. w sprawie warunków i wykonywania usług powszechnych przez
operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013r. poz. 545), a w przypadku usługi pocztowej
w obrocie zagranicznym – zgodnie z międzynarodowymi przepisami pocztowymi.
6) Doręczania części przesyłek pocztowych rejestrowanych do określonych przez
Zamawiającego na przesyłkach adresatów w tym, w trybie wynikającym z przepisów
Kodeksu postępowania administracyjnego (także z zastosowaniem art. 57 § 5 pkt. 2 ) oraz
Ordynacji Podatkowej.
7) W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawi
zawiadomienie ( pierwsze awizo) o próbie doręczenia przesyłki ze wskazaniem, gdzie
i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi
7 dni, licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia. W przypadku niepodjęcia
przesyłki w terminie przesyłka jest awizowana powtórnie poprzez pozostawienie drugiego
zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty
pierwszego zawiadomienia. Po upływie terminu odbioru przesyłka zwracana jest
niezwłocznie Zamawiającemu z podaniem przyczyny nieodebrania przez adresata.
8) Wykonawca za nienależyte wykonanie usługi tj. w przypadku utraty, ubytku,
uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonanie przedmiotu
zamówienia zapłaci Zamawiającemu należyte odszkodowania i inne roszczenia, zgodnie
z przepisami ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe ( Dz. U. z 2012r. poz. 1529)
i przepisami wykonawczymi, a w sprawach nieuregulowanych tymi przepisami stosuje się
odpowiednio przepisy ustawy z 23 kwietnia 1964r. Kodeks Cywilny ( Dz. U. z 1964r.
Nr 16, poz. 93 ze zm.).
9) Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata
"zwrotne potwierdzenie odbioru" niezwłocznie po wpłynięciu potwierdzenia odbioru do
urzędu oddawczego, doręczającego przesyłki od Zamawiającego.
10) Wykonawca dostarczy bezpłatnie Zamawiającemu druków zwrotnego potwierdzenia
odbioru dla przesyłek krajowych – nadanych w standardowym trybie przesyłek
rejestrowanych.
11) Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez
Wykonawcę podczas wykonywania przedmiotu zamówienia.
12) Wybrany Wykonawca dostarczy Zamawiającemu projekt umowy, zawierający
wszystkie istotne postanowienia zawarte w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz będzie
zobowiązany do podpisania umowy w terminie 2 dni od daty otrzymania informacji o
wyborze oferty
Obowiązki Zamawiającego:
1) Umieszczanie na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacji jednoznacznie
identyfikującej nadawcę i adresata.
2) Umieszczanie w górnym lewym rogu przesyłek swojej nazwy oraz adresu w pełnym
brzmieniu.
3) Wypełnianie zestawienia wysyłanych przesyłek rejestrowanych i nie rejestrowanych
a także na podstawie pocztowej książki nadawczej dla przesyłek rejestrowanych, w dwóch
egzemplarzach (oryginał zestawienia pozostanie u Wykonawcy, natomiast kopia, na której
Wykonawca kwituje odbiór wszystkich przesyłek oraz potwierdza ich wysłanie i kwotę za
ich wysyłkę (w przypadku przesyłek rejestrowanych: nadaje numer nadania i wskazuje datę)
zwracana będzie do Zamawiającego.
4) Stosowanie do przesyłek listowych z potwierdzeniem odbioru druków „zwrotnego
potwierdzenia odbioru” zgodnych ze wzorami Wykonawcy i dostarczonych przez
Wykonawcę.
5) Umieszczanie oznaczenia potwierdzającego wniesienie opłaty za usługę w postaci
napisu, nadruku lub odcisku pieczęci.
Zasady dokonywania rozliczeń:
Podstawą rozliczania kosztów świadczonych usług pocztowych będzie suma opłat za
przesyłki faktycznie nadane i zwrócone w okresie jednego miesiąca, stwierdzone na
podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych. Płatność za wykonanie usługi będzie
dokonywana w formie płatności „z dołu” w miesięcznym okresie rozliczeniowym.
Faktura z tytułu należności wynikających z realizacji umowy, wystawiana będzie przez
Wykonawcę wraz ze specyfikacją wykonanych usług w terminie 7 dni od zakończenia okresu
rozliczeniowego. Zamawiający dokona przelewem płatności kwoty określonej w fakturze
w terminie 21 dni od dnia wpływu do siedziby Zamawiającego prawidłowo wystawionej
przez Wykonawcę faktury na rachunek bankowy Wykonawcy określony na fakturze.
Termin wykonywania zamówienia: 01.10.2015r.-31.12.2016 r.
Opis kryteriów wyboru oferty: Kryterium decydującym o wyborze oferty jest cena
lub inne istotne elementy wskazane przez zamawiającego:
- posiadania uprawnień do wykonywania działalności pocztowej w zakresie
przyjmowania, przemieszczania i doręczania w obrocie krajowym i zagranicznym
przesyłek zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa,
- dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi
do wykonania zamówienia,
- sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej wykonanie zamówienia,
- posiadania wiedzy i doświadczenia w zakresie przedmiotu zamówienia, przy założeniu,
że wykonawca złoży ofertę zawierającą przedmiot zamówienia zgodny z wymaganiami
zamawiającego.
Termin oraz forma złożenia oferty: Wypełniony formularz ofertowy należy złożyć w
formie pisemnej (osobiście, pisemnie-listem), elektronicznie albo faxem do dnia
28. 09. 2015 r. do godziny 15:00.
Adres: Urząd Miejski W Bychawie, ul. Partyzantów 1, 23-100 Bychawa
fax 815660004, wew.10
email: [email protected]
Osoba do kontaktu: Edyta Wójcik , tel. 815660004
Załączniki:
Formularz ofertowy
Zestawienie ilościowe przesyłek-polecone
Zestawienie ilościowe przesyłek-priorytety
Zestawienie ilościowe przesyłek-zwykłe
Niniejsze zapytanie nie jest zamówieniem i otrzymane oferty nie powodują powstania żadnych zobowiązań
wobec stron. Urząd Miejski w Bychawie zastrzega sobie prawo modyfikacji i unieważnienia procedury wyboru
Wykonawcy bez podania przyczyny. Niniejsze zapytanie nie stanowi zapytania ofertowego w rozumieniu
przepisów ustawy - Prawo zamówień publicznych. O ewentualnym wybraniu Państwa oferty zostaniecie
Państwo poinformowani.