Komunikat dotyczący odpraw elektronicznych!!!

Komunikat dotyczący odpraw elektronicznych!!!
Uprzejmie informujemy, że od dłuższego czasu prowadzimy odprawę w formie
elektronicznej. Pomysł ten sprawdził się doskonale i zaoszczędził klientom czas oraz usprawnił całą
procedurę.
Minimum 2 dni przed wylotem klienci otrzymują dokumenty podróżne na podany w
rezerwacji adres mailowy. Dokumenty te wysyłane są także e-mailem do Państwa. Przy ofertach z
ostatniej chwili, klienci będą otrzymywać dokumenty zaraz po potwierdzeniu rezerwacji.
Przekazywanie dokumentów podróżnych dla Klientów Best Reisen Group odbywa się
wyłącznie drogą elektroniczną, na wskazany adres e-mail klienta oraz agenta.
Państwa obowiązki związane z przekazywaniem dokumentów drogą elektroniczną:
• Posiadanie aktualnego i potwierdzonego adresu e-mail biura (prosimy o jego sprawdzenie w
systemie BlueVendo i o ew. korektę);
• Wprowadzenie wszystkich poprawnych danych Klientów wraz z aktualnym adresem
korespondencyjnym, telefonem kontaktowym oraz adresem e-mail;
• Przekazanie klientom informacji o procedurze dostarczenia dokumentów, a także
umożliwienie odbioru wydruków w Państwa biurze agencyjnym;
Gdy klient nie może skorzystać z ww. procedury, Państwo są zobowiązani poinformować o tym
fakcie Best Reisen Group, wpisując wiadomość do rezerwacji, w chwili jej potwierdzenia
(nowe rezerwacje) lub w ciągu 2 dni od otrzymania tego komunikatu (rezerwacje już istniejące
w systemie). Gdy Best Reisen Group nie otrzyma żadnej wiadomości, nie będzie uwzględniać
reklamacji w tej sprawie.
Procedura:
• Klienci oraz Państwo otrzymują od nas komplet dokumentów podróżnych: voucher, bilety
lotnicze (wylotowe i powrotne), polisa ubezpieczeniowa z numerami alarmowymi w wersji
HTML oraz PDF.
• Państwa powinnością jest sprawdzenie, czy klient otrzymał i wydrukował komplet
dokumentów (sugerujemy, aby umożliwiać klientom odbiór powyższych dokumentów w
Państwa biurze);
• Klient z dokumentami stawia się na lotnisku 2h przed wylotem;
• Na tablicy wylotów każdego lotniska podane są numery bramek, przy których odbędzie się
odprawa bagażowa (najłatwiej rozpoznać przelot po numerze rejsu i trasie przelotu, nr rejsu
podany jest w 3 kolumnie na bilecie)
• Z wydrukowanymi dokumentami oraz przygotowanym paszportem należy podejść do
odpowiedniej bramki, gdzie odbywa się odprawa bagażowa. Tam klienci otrzymują kartę
pokładową, kierują się do odprawy celnej, a następnie do odpowiedniej bramki – podanej na
karcie pokładowej;
• Na lotnisku docelowym, będzie czekał nasz przedstawiciel z tabliczką informacyjną, który
zabierze klientów do hotelu.
Poniżej wzory obowiązujących biletów oraz voucherów dla przelotów
czarterowych.
Bilet elektroniczny / e-Ticket
Informacje dotyczące Pasażera / Passenger information
Imię i nazwisko pasażera / Passenger's name: tytuł imię nazwisko
Numer rezerwacji / Booking number: numer
Data wylotu / Departure date: data wylotu
Informacje dotyczące organizatora / Tour-operator information
Organizator / Tour-operator: Best Reisen Group Sp. z o. o.
Adres / Adress: ul. Zwycięzców 28. lok. 32, 03-938 Warszawa
Telefon / Phone : 22-622-20-65, 604-35-56-74; Fax: 22-622-20-66
E-mail: [email protected]
Informacje dotyczące agencji / Agency information
Agencja / Agency: nazwa agencji z pola „firma”
Agent / Agent: nazwa agenta z pola „agent”
Telefon / Phone: telefon oddziału; Fax: fax oddziału
E-mail: mail oddziału
Szczegóły podróży / Itinerary
Z/From:
Do/To:
Lot/Flight:
Data/Date:
Wylot/Dep.:
Przylot/Arr.:
Bagaż/Bag.:
WAW
HRG
NMA3344
2011-09-01
15:00
18:00
20
HRG
WAW
NMA3445
2011-09-08
10:00
14:10
20
---------------------------------------------------------------------
Bilet lotniczy - powrót / Flight coupon no.1
tytuł imię nazwisko
Z/From:
Do/To:
Lot/Flight:
Data/Date:
Wylot/Dep.:
Przylot/Arr.:
Bagaż/Bag.:
WAW
HRG
NMA3344
2011-09-01
15:00
18:00
20
HRG
WAW
NMA3445
2011-09-08
10:00
14:10
20
--------------------------------------------------------------------Bilet lotniczy - wylot / Flight coupon no.2
tytuł imię nazwisko
Z/From:
Do/To:
Lot/Flight:
Data/Date:
Wylot/Dep.:
Przylot/Arr.:
Bagaż/Bag.:
WAW
HRG
NMA3344
2011-09-01
15:00
18:00
20
HRG
WAW
NMA3445
2011-09-08
10:00
14:10
20
Vouchery / Vouchers
Informacje dotyczące Klientów / The Clients information
Imiona i nazwiska uczestników / Name of the clients: tytuł imię nazwisko, tytuł imię nazwisko, tytuł imię nazwisko,
tytuł imię nazwisko, tytuł imię nazwisko
Numer rezerwacji / Booking number: numer
Data wylotu / Departure date: data wylotu
Informacje dotyczące organizatora / Tour-operator information
Organizator / Tour-operator: Best Reisen Group Sp. z o. o.
Adres / Adress: ul. Zwycięzców 28. lok. 32, 03-938 Warszawa
Telefon / Phone : 22-622-20-65, 604-35-56-74; Fax: 22-622-20-66
E-mail: [email protected]
Informacje dotyczące agencji / Agency information
Agencja / Agency: nazwa agencji z pola „firma”
Agent / Agent: nazwa agenta z pola „agent”
Telefon / Phone: telefon oddziału; Fax: fax oddziału
E-mail: mail oddziału
--------------------------------------------------------------------Hotel voucher
Name of the clients: tytuł imię nazwisko, tytuł imię nazwisko, tytuł imię nazwisko, tytuł imię nazwisko, tytuł imię
nazwisko
Booking number: numer
Hotel / Program: nazwa hotelu / pokoju / wyżywienie
Stay from: data od
Stay to: data do
Departure from: lotnisko wylotowe
Departure at: godzina powrotu
--------------------------------------------------------------------Transport voucher
Name of the clients: tytuł imię nazwisko, tytuł imię nazwisko, tytuł imię nazwisko, tytuł imię nazwisko, tytuł imię
nazwisko
Booking number: numer
Hotel / Program: nazwa hotelu / pokoju / wyżywienie
Stay from: data od
Stay to: data do
Departure from: lotnisko wylotowe
Departure at: godzina powrotu
Ważne informacje
> Zgodnie z międzynarodowymi przepisami doba hotelowa kończy się o godz. 12, a rozpoczyna się o godzinie 14.
> Na lotnisku na miejscu będzie czekał przedstawiciel Best Reisen Group.