Dokumentacja biurowa i jej rodzaje
Transkrypt
Dokumentacja biurowa i jej rodzaje
Dokumentacja biurowa i jej rodzaje Opracowała: Natalia Leszczyńska III HT Dokument biurowy Dokumentacja biurowa - obejmuje akta - to każde pismo, notatka, protokół, sprawozdanie, zestawienie liczbowe sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz. spraw bieżących (obejmują sprawy będące w toku załatwiania, czekające na załatwienie, na uzupełnienie lub wymagające wznowienia), i załatwionych (obejmują sprawy zamknięte, załatwione), oraz księgi, rejestry, kartoteki, dokumentację finansową i księgową, biuletyny itp. Akta spraw są zbiorem wszelkich dokumentów biurowych dotyczących określonej sprawy. Wyróżnia się m.in. tzw. akta spraw bieżących oraz załatwionych. Akta spraw bieżących to sprawy będące w toku załatwiania, wyczekujące na załatwienie, na uzupełnienie lub wymagające wznowienia. Akta spraw załatwionych obejmują sprawy zamknięte, załatwione. Układy tekstu blokowy Wszystkie wiersze pisane są od lewego marginesu, a każdą nową myśl (akapit) oddziela się dodatkową interlinią (pustą linią). Tytuły i podtytuły w układzie blokowym pisane są również od lewego marginesu. a linea (z wcięciem) Każdy nowy akapit zaczyna się od wcięcia. Tytuły i podtytuły pisze się na środku, symetrycznie nad tekstem. Układy pism Układ blokowy ❚ typowy dla korespondencji biurowej ❚ wszystkie wiersze rozpoczynają się równo z linią lewego marginesu ❚ interlinia pojedyncza Układ a linea ❚ wywodzi się z pisma ręcznego ❚ zwiększona interlinia (1,5 do 2) ❚ wcięcie pierwszego wiersza ❚ stosowany do pism specjalnych, zaproszeń, przemówień Podział pism ze względu na nadawcę i adresata korespondencja przychodząca, zewnętrzna, czyli pisma otrzymywane; korespondencja wychodząca, czyli pisma wysyłane; korespondencja wewnętrzna, czyli pisma wewnętrzne. Podział pism ze względu na treść zawartą w dokumencie pisma i notatki służące do wymiany myśli i przekazywania informacji; protokoły służące do rejestracji stanu zdarzeń, czynności, dokonanych działań; sprawozdania opisujące przebieg wypadków lub zdarzeń, przedstawiających relację z faktycznego stanu rzeczy; polecenia (w charakterze zarządzeń, okólników, regulaminów) określające czynności do załatwienia i sposób ich wykonania. Części składniowe pisma Nagłówek pisma Miejscowość i data Numer pisma Nazwa i adres odbiorcy Określenie sprawy treść podpis załączniki Nagłowek Zawiera nazwę i adres nadawcy pisma, ewentualnie dodatkowe informacje o nadawcy (tel., fax, nr konta). Zakłady Przemysłu Przemysłu Wełnianego Wełnianego „Polska „Polska Wełna” Wełna” Zakłady ul. Wrocławska Wrocławska 17, 17, 65-4001 65-4001 Zielona Zielona Góra Góra ul. tel.: 365 365 66 66 77, 77, faks: faks: 365 365 66 66 99 99 tel.: Numer pisma Numer pisma zgodny z zasadami oznaczania pism w danej instytucji. Umieszczany zwykle między datą a nazwą odbiorcy pisma. OH. 37/2003 37/2003 OH. Sprawa Zwięzłe określenie treści pisma, powinno być napisane w mianowniku, bez kropki na końcu, można podkreślić. Sprawa: reklamacja reklamacja Sprawa: Sprawa: oferta oferta handlowa handlowa Sprawa: Nazwa i adres odbiorcy Umieszczone są w polu adresowym (po prawej stronie blankietu). Nazwę odbiorcy należy pisać zawsze w mianowniku. Pomiędzy nazwą odbiorcy a jego siedzibą powinna być interlinia. W adresie odbiorcy nie stosuje się skrótów (wyjątki: ul., stopnie naukowe, zawodowe). Najpierw podajemy nazwisko osoby, do której kierowane jest pismo, a w następnie jej stanowisko. Zakłady Przemysłu Przemysłu Wełnianego Wełnianego Zakłady „Polska Wełna” Wełna” „Polska ul. Wrocławska Wrocławska 17 17 ul. 65-001 Zielona Zielona Góra Góra 65-001 Pan Pan mgr Jan Jan Zawada Zawada mgr Dyrektor Techniczny Techniczny Dyrektor Uniwersytetu Zielonogórskiego Zielonogórskiego Uniwersytetu ul. Podgórna Podgórna 50 50 ul. 65-401 Zielona Zielona Góra Góra 65-401 Podpis Jeśli dwie osoby podpisują pismo - podpis osoby zajmującej wyższe stanowisko (odpowiedzialnej) umieszcza się po prawej, drugiej osoby po lewej na tej samej wysokości. Jeżeli pismo ma podpisać jedna osoba - umieszczamy podpis po środku prawej połowy blankietu, dwie interlinie od tekstu. Najpierw podajemy stanowisko służbowe, a pod stanowiskiem nazwisko osoby podpisującej. Kierownik Działu Działu Kierownik Administracyjnego Administracyjnego Piotr Jackowski Jackowski Piotr Inne elementy Załączniki - zawsze przy lewym marginesie, na wysokości stanowiska podpisującego pismo lub pod podpisem po lewej (jeśli występuje). Rozdzielnik - jeśli pismo otrzymuje także inny odbiorca to informację tę umieszcza się także po lewej stronie (pod załącznikami). Treść załączników lub rozdzielników nie może przejść na prawą stronę blankietu, aby pod podpisem po prawej stronie nie było żadnej treści. Sprawozdanie Sprawozdanie to relacja z wydarzeń, opis tego, co się przeżyło. W sprawozdaniu nalezy opisywać wydarzenia w porządku chronologicznym - to znaczy w takiej kolejnośći, w jakiej występowały. Głównym celem sprawozdania jest wierne i dokładne zrelacjonowanie faktów i wydarzeń, których było się świadkiem lub w których się uczestniczyło. Elementy sprawozdania Stałe elementy sprawozdania to konkretne informacje na pytania: * kiedy? * kto? * gdzie? * co? * jak? Notatka służbowa Notatka służbowa jest dokumentem stosowanym w firmach, instytucjach i urzędach. Służy prawnemu udokumentowaniu bieżących ustaleń w celu kontroli realizacji czynności służbowych. Dlatego musi być precyzyjna. Notatka służbowa powinna uwzględniać: data sporządzenia notatki miejsce sporządzenia notatki czego dotyczy (dnia tego i tego, w okolicznościach takich miało miejsce zdarzenie, którego konsekwencją było...) podpis Notatka służbowa Białystok, 20.10.2005 Notatka służbowa ze spotkaniaw Hotelu Sheraton w Warszawie w dniu 19.10.2005. W spotkaniu udział wzieli: Jan Pismo - kierownik działu kadr Halina Pisemko - główna księgowa Celem spotkania było przyjęcie sprawozdania z działalności za drugi okres 2005 roku. W efekcie spotkania sprawozdanie za drugi okres 2005 roku zostało przyjęte. Notatkę sporządził: Jan Pismo