Studium przypadku - Controlling Systems

Studium przypadku
Klient
Firma MGGP S.A. powstała w 1998 roku, jednak początki jej działalności sięgają
końca lat 80-tych. Siedziba Spółki mieści się w Tarnowie, Firma posiada również
oddziały w Warszawie, Krakowie, Gorlicach, Nowym Sączu, Rzeszowie i oddział
zagraniczny w Libii. W Spółce pracuje obecnie 301 osób.
MGGP specjalizuje się w realizacji złożonych projektów z zakresu inżynierii, architektury i geoinformacji. Oferta MGGP jest kierowana zarówno na rynek polski jak i rynki zagraniczne (Europa Środkowo-Wschodnia, Libia, Bliski Wschód).
MGGP jest także współwłaścicielem firmy MGGP Aero Sp. z o.o. specjalizującej
się w zakresie wykonywania i przetwarzania zdjęć lotniczych.
Wśród najważniejszych klientów Spółki można wymienić m.in.: Generalną Dyrekcję Dróg Krajowych i Autostrad, Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, Główny Urząd Geodezji i Kartografii, Narodowy Fundusz Gospodarki
Wodnej i Ochrony Środowiska, Instytut Meteorologii i Gospodarki Wodnej, Regionalne Zarządy Gospodarki Wodnej, Zarządy Dróg Wojewódzkich, Telekomunikację Polską, starostwa powiatowe, urzędy miast i gmin.
MGGP jest nowoczesną Firmą, która pomimo ugruntowanej pozycji rynkowej wciąż
stawia na rozwój. Z myślą o potrzebach i wymaganiach rynku i klientów stale poszerza ofertę o nowe usługi a także doskonali wewnętrzne procesy i strukturę.
Przed wdrożeniem: specyfika controllingowa i wybrane problemy
Rodzaj działalności prowadzonej przez MGGP S.A. ma istotny wpływ na organizację procesów, w tym na zarządzanie finansami i controlling. Z racji typowo
projektowego charakteru działalności, model budżetowy MGGP musi być opracowany nieco inaczej niż w wielu innych, nawet usługowych firmach.
Najistotniejszymi elementami struktury budżetowej MGGP są oczywiście budżety projektów. Do tego dochodzą budżety zakładów oraz przebiegające w
poprzek struktury organizacyjnej firmy budżety poziome. W tym ostatnim elemencie mamy do czynienia np. z budżetami wynagrodzeń, szkoleń czy inwestycji (w tym takie „podbudżety” jak: środki transportu, sprzęt geodezyjny, oprogramowanie, sprzęt komputerowy itp.).
Ta dość złożona struktura powoduje szereg komplikacji na etapie tworzenia i
rozliczania poszczególnych budżetów. Jeśli do tego dodamy dosyć liczny i rozproszony terytorialnie zespół uczestniczący w planowaniu: dyrektorów zakładów, kierowników projektów czy osoby odpowiedzialne za budżety poziome,
łatwo sobie wyobrazić, że budżetowanie to całkiem spore wyzwanie organizacyjne dla wszystkich uczestników tego procesu. Wyzwanie tym większe, bo posiadane systemy informatyczne nie pozwalały na wyeliminowanie mało istotnych prac odtwórczych, takich jak: ręczne wyciąganie i obróbka danych czy sklejanie wielu arkuszy kalkulacyjnych. Controllerzy finansowi MGGP i inni uczestnicy budżetowania, zamiast zajmować się optymalizacją posiadanych przez firmę
zasobów, coraz więcej czasu musieli poświęcać na zadania niemające bezpośredniego wpływu na wyniki firmy. Przez wdrożeniem systemu EURECA zmagano się np. z niewydajnymi bazami danych o projektach, czasochłonnością tworzenia raportów czy wreszcie z brakiem porównywalności danych odnoszących
się do poszczególnych okresów budżetowych. Tymczasem firma rosła, realizowała coraz więcej dużych i długofalowych kontraktów, zatem dotychczasowe
metody pracy i sposoby rozwiązywania problemów z budżetowaniem i wielowymiarowymi analizami musiały zostać zmienione.
Kierownictwo firmy postanowiło znaleźć system, który pozwoli wyeliminować
dotychczasowe utrudnienia, będzie elastyczny, funkcjonalnie zbliżony do obecnie używanych narzędzi, wreszcie: w pełni niezależny od posiadanej infrastruktury IT, a jednocześnie potrafiący bezproblemowo pobierać i przetwarzać dane
zgromadzone w dotychczasowych systemach transakcyjnych.
EURECA!
Przed rozpoczęciem współpracy z Controlling Systems, rozważano różne opcje
usprawnienia pracy controllerów i innych uczestników budżetowania. Ostatecznie jednak wybór padł na firmę Controlling Systems i jej system EURECA. Zaoferowane przez tego wrocławskiego producenta oprogramowanie umożliwia tworzenie i kontrolę realizacji wszystkich budżetów w przedsiębiorstwie,
np.: budżetów kosztów, sprzedaży, produkcji, gospodarki magazynowej itp.
oraz prowadzenie wielowymiarowych analiz zarządczych. Jednym z jego atutów jest możliwość pobierania danych źródłowych z dowolnych systemów
wspomagających zarządzanie, baz danych czy innych źródeł, np. w postaci
aplikacji dedykowanych do obsługi wybranego segmentu rynku lub obszarów
funkcjonalnych przedsiębiorstwa. EURECA jest wyposażona we własną hurtownię danych oraz mechanizm gromadzenia i wyszukiwania danych występujący w postaci tzw. wielowymiarowych kostek OLAP (ang.: Online Analytical Processing). Dzięki takiej architekturze, analiza informacji może być prowadzona
znacznie szybciej i dokładniej niż w przypadku pracy na tradycyjnych systemach transakcyjnych.
Wybór EUREKI opierał się na kilku kluczowych dla kierownictwa cechach tego
systemu:
Elastyczność i możliwość integracji z obecnym środowiskiem IT, w tym
także z arkuszem kalkulacyjnym MS Excel,
Własna Hurtownia Danych, która pozwala uniknąć zbędnego obciążania
baz danych systemów transakcyjnych,
Intuicyjny interfejs, oraz wykorzystane w aplikacji komponenty arkusza
MS Excel,
Możliwość pełnej kontroli zmian w planach poszczególnych budżetów,
Łatwość śledzenia odchyleń od przyjętych założeń wraz z możliwością
zagłębiania się w szczegóły pojedynczych transakcji składowych wpływających na ostateczną wartość danego wskaźnika,
Dostęp do aplikacji za pośrednictwem Excel-a i WWW.
Ponadto, bardzo ważne były też kompetencje i doświadczenie dostawcy: historia dotychczasowych wdrożeń, rekomendacje innych klientów czy koncentracja
na tworzeniu i rozwoju tylko jednego systemu.
Przebieg wdrożenia
W czerwcu 2007 roku zarządy MGGP S.A. i Controlling Systems podpisały umowę wdrożeniową, projekt systemu powstał miesiąc później, a od sierpnia 2007
do lutego 2008 trwały główne prace wdrożeniowe. W ich trakcie zostały zainstalowane i skonfigurowane hurtownia danych oraz sama aplikacja EURECA.
W trakcie trwania prac wdrożeniowych pojawiła się konieczność przebudowy
części struktur budżetowych. Zmiany te były wynikiem modyfikacji koncepcji
ich przyszłego funkcjonowania. Niemniej jednak fakt ten nie miał wpływu na
harmonogram prac i projekt zakończył się zgodnie z przyjętymi wcześniej ustaleniami. Obecnie system jest używany przez ponad 60 osób, wymiana danych
odbywa się za pośrednictwem trybu przeglądarkowego i arkuszy Excel (tzw.
„cienki klient”), natomiast controllerzy finansowi pracują bezpośrednio na aplikacji (tzw. „gruby klient”).
Korzyści z nowego systemu
Zanim wybraliśmy i wdrożyliśmy EUREKĘ doświadczaliśmy wielu problemów
z naszymi budżetami, raportami czy analizami. Również w trakcie wyboru i później w czasie wdrożenia zastanawialiśmy się czy nowy system się sprawdzi? Jak
sobie poradzi z poufnością i spójnością danych?... Tego typu wątpliwości są chyba normalne w trakcie podobnych projektów – mówi Irena Gutkowska-Miczek
Studium przypadku
Dyrektor finansowy/Członek Zarządu w MGGP S.A. Na szczęście szybko okazało się, że wszystko przebiega w należytym porządku, a tempa prac nie zmieniła nawet przebudowa struktur budżetowych. Dzięki EURECE mamy teraz bieżące informacje o wykonaniu poszczególnych budżetów. Kierownicy projektów w dalszym ciągu mogą pracować na znanych sobie formatkach Excela, ale wszystkie dane trafiają teraz z lub do ich arkuszy, bezpośrednio z hurtowni Eureki. Jeżeli chcemy dokonywać różnorodnych analiz, EURECA świetnie sobie
z tym radzi na szereg sposobów, choćby za pomocą tabel przestawnych. Warto przy
tym dodać, że analizy takie są dostępne w każdej chwili i nie wymagają angażowania do tego żadnych dodatkowych osób. Wcześniej menedżerowie byli zmuszeni prosić o pomoc pracowników działu controllingu. Tworzenie wymaganych raportów często się przeciągało ze względu na wspominane wcześniej problemy z dotarciem do danych, często niepełnych i niespójnych. Teraz każdy z menedżerów może
analizy robić samodzielnie i bez obciążania systemów źródłowych. Jest to możliwe
dzięki wyposażeniu EUREKI w hurtownie danych, która w regularnych odstępach
czasu pobiera z naszych systemów transakcyjnych wszelkie niezbędne dane. To jednak nie wszystko: nasi użytkownicy mogą korzystać z możliwości EUREKI za pośrednictwem trzech kanałów dostępu: arkuszy Excel-a, za pośrednictwem przeglądarki WWW i pracując bezpośrednio na aplikacji. Szczególnie dwa pierwsze kanały są
dla nas ważne, bo umożliwiają pracę na odległość: wielu naszych uczestników procesów budżetowania pracuje w oddziałach terenowych i korzystając z przeglądarki WWW czy Excela, za pośrednictwem sieci VPN mogą pobierać niezbędne im dane
lub zapisywać je od razu do bazy EUREKI. To eliminuje żmudne sklejanie dziesiątek
czy setek arkuszy przesyłanych mailem. – Kontynuuje Irena Gutkowska-Miczek.
Inne cenne i ciekawe dla nas cechy EUREKi to np.
Bezpośredni dostęp do szczegółów wykonania poszczególnych budżetów
czy dokumentów źródłowych składających się na koszty czy przychody,
Możliwość błyskawicznego, w porównaniu do dotychczasowych metod
tworzenia bieżących zestawień i raportów dla zarządu, a dotyczących np.
należności, zobowiązań, kosztów, przepływów finansowych itp.
Zdecydowanie łatwiejsza i wręcz komfortowa kontrola błędów, jakie mogą
się pojawić podczas księgowania na poszczególnych kontach.
Zalet jest oczywiście więcej. Prawdopodobnie każdy z użytkowników mógłby wymienić te wyżej wymienione i od siebie dodać inne. Kończy Irena Gutkowska-Miczek .
Środowisko IT po wdrożeniu EUERKI
Źródłem danych dla EUREKI są funkcjonujące w MGGP S.A. systemy: „Teta 2000”
zastąpiona później przez nową wersję „TETA Constellation” oraz „Teta Personel”
– mówi Krzysztof Łoś –Kierownik Działu Informatyki w MGGP S.A.
Będzie wydajnie i optymalnie wykorzystywał sprawdzoną technologię hurtowni danych,
Będzie łatwy w zarządzaniu i skalowaniu,
Będzie działał w rozproszonej strukturze zasobów ,
Umożliwi użytkownikom łatwy i szybki - ale bezpieczny dostęp do gromadzonych danych.
Początkowo obawialiśmy się, czy system EURECA spełni nasze kryteria stawiane
przez pracowników MGGP S.A. oraz kontrolerów finansowych. Dlatego, wspólnie
z doświadczonymi specjalistami z firmy Controlling Systems w pierwszej kolejności opracowany został szczegółowy projekt oraz model zasobów IT potrzebnych do
uruchomienia systemu dla kilkudziesięciu użytkowników.
Projekt ten zakładał zbudowanie odpowiedniej przestrzeni dyskowej oraz uruchomienie na osobnych systemach komputerowych serwera bazy danych oraz serwera aplikacji. Zapewnieniem szybkości operacji dostępu do danych okazały się dyski Fibre Channel’owe umieszczone na zewnętrznej macierzy gwarantującej również
wysoki poziom odporności na ich uszkodzenia. Jako serwer bazy danych został wybrany system MS SQL Server, który cechuje się na dzień dzisiejszy bardzo wysoką wydajnością oraz najlepszym wsparciem dla hurtowni danych i aplikacji Business Intelligence.
Zbudowane w ten sposób środowisko IT w żaden sposób nie zakłócało naszej dotychczasowej architektury, a wręcz przeciwnie – bardzo sprawnie się z nią integrowało i dzięki temu w chwili obecnej system EURECA praktycznie wymaga tylko konserwacji oraz oczywiście modyfikacji w zakresie dostarczania użytkownikom odpowiednich danych z systemów dziedzinowych w momencie, gdy w tych ostatnich
wprowadzane są większe modyfikacje struktur.
Bazując na naszych kilkunastomiesięcznych doświadczeniach pozytywnie jesteśmy
zaskoczeni również stabilnością – system EURECA oraz wszystkie z nim związane
usługi działają bardzo poprawnie nie powodując praktycznie żadnych przerw w dostępności do danych czy to z poziomu aplikacji – grubego klienta, czy z poziomu
strony internetowej.
Podsumowując środowisko IT, chcę jeszcze zaznaczyć, iż bardzo ważnym elementem, na który należy zwrócić uwagę udostępniając użytkownikom w odległych lokalizacjach tak zaawansowany system controllingowy jest przepustowość łącz internetowych. Należy pamiętać, iż można mieć najlepsze serwery, najszybsze dyski
twarde i macierze czy świetnie zoptymalizowaną hurtownię danych – jednak nie
zapewniając odpowiednio szybkiego łącza internetowego nie będziemy w stanie
optymalnie wykorzystać pozostałych zasobów – choć i w tym zakresie EURECA oferuje mechanizmy optymalizacyjne np. w postaci kostek uruchamianych lokalnie na
dyskach twardych użytkowników. – Kończy K. Łoś
Bardzo istotnym elementem wyboru systemu controllingowego było środowisko zasobów IT wymaganych do jego uruchomienia, a co za tym idzie oczywiście koszty
związane z jego pozyskaniem, wdrożeniem oraz utrzymaniem. Analizując tą płaszczyznę poszukiwaliśmy systemu, który:
Więcej opisów wdrożeń
w ww.c-systems.pl/wdrozenia
CONTROLLING
SYSTEMS Sp. z o.o.
tel.:+48 (71) 325 38 70
e-mail: [email protected]